RESOLUCIÓN 533 de 2002
(abril 5)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUÍA - IDEA
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 12 de 29 de septiembre de 2011>
Por la cual se reestructura el Comité de Archivo perteneciente al Instituto para el Desarrollo de Antioquía - IDEA
EL GERENTE GENERAL DEL INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUÍA -IDEA,
en uso de sus atribuciones legales, en especial de las consagradas en las resoluciones 090 del 11 de agosto de 2000 y 013 del 20 de marzo de 2002, emanadas de la H. Junta Directiva del IDEA, y:
CONSIDERANDO:
A. Que mediante resolución de Gerencia No. 116 de 1980 se creó el comité de archivo del Instituto para el desarrollo de Antioquía - IDEA.
B. Que la resolución de Gerencia No. 189 del 19 de mayo de 1993 determina quienes son los miembros del comité de archivo y microfilmación e igualmente define funciones del mismo.
C. Que la resolución de Gerencia N. 1525 de 02 de junio de 1999 suprimió algunos comités existentes en el Instituto, entre ellos el de microfilmación; pero al mismo tiempo trasladó las funciones del mismo comité al de Gerencia.
D. Que el acuerdo No. 12 de octubre 18 de 1995, emanado de la junta directiva del Archivo General de la Nación, en su artículo 4o dice "el artículo 19 del Reglamento General de Archivos, quedará así: Artículo 19. Creación del Comité de Archivo. Cada entidad debe establecer un Comité de Archivo legalizado mediante acto administrativo correspondiente, como grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos”
PARÁGRAFO. El comité de archivo estará conformado, entre otras, por las siguientes personas: El Funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma mediata el archivo de la entidad (secretario General, entre otros) o su delegado, quien lo presidirá, el jefe de la oficina jurídica, el jefe de la oficina de planeación o su delegado, el jefe de la unidad de organización y métodos o su delegado, el jefe de la dependencia productora de los documentos que se evaluaran y el jefe de la unidad administrativa u operativa del archivo, quien actuará como secretario. Además, podrán asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes (jefe unidad Control Interno, técnicos, historiadores o usuarios externos entre otros)
E. Que en el año 2000 se expidió la ley 594 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y otras disposiciones, por lo que se hace necesario llevar a cabo una adecuación normativa, con el fin de ubicar el comité de archivo de acuerdo a las exigencias legales actuales y a las políticas institucionales.
F. Que la H. Junta Directiva en su reunión del 20 de marzo de 2002, tal como consta en el acta 015 de la misma fecha, concedió facultades al Señor Gerente General hasta por el término de seis (6) meses para crear comités y reglamentar algunos que ya existen en el IDEA, según la resolución de Junta Directiva 013 del 20 de marzo de 2002.
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 12 de 29 de septiembre de 2011 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Crear el Comité de Archivo del Instituto para el Desarrollo de Antioquía - IDEA, el cual estará conformado de la siguiente manera:
- Secretario General del Idea o su delegado, quien lo presidirá
- El jefe de la División Jurídica o su delegado
- El Subgerente de Planeación o su delegado.
- El jefe de la unidad administrativa de Archivo, quien actuará como secretario.
- El jefe de la dependencia productora de los documentos que se evaluarán.
PARÁGRAFO. pueden asistir como invitados los servidores públicos o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones o cuando se estudien series documentales de la dependencia o área de su respectiva competencia.
ARTÍCULO SEGUNDO. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 12 de 29 de septiembre de 2011 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> serán funciones del comité de archivo:
a. Trazar políticas y delineamientos generales sobre la conservación, tramitación y recuperación de la información documental institucional.
b. Estudiar y aprobar las Tablas de Retención Documental institucionales y velar por su actualización y verificación permanente.
c. Definir parámetros sobre la selección y eliminación de los documentos que han cumplido su ciclo vital, considerando el análisis referente a los asuntos relativos a los valores primarios y secundarios de los documentos y las Tablas de Retención Documental.
d. Estudiar y recomendar cuando sea conveniente programas específicos relacionados con el manejo técnico de la correspondencia, digitalización, microfilmación o eliminación de algunas series documentales o cualquier otro que con lleve a mejorar el manejo, control y recepción de la documentación institucional.
e. Aprobar el reglamento interno del archivo, como las normas sobre conservación traslado, selección y almacenamiento por medios ópticos o magnéticos de los documentos sometidos a estudio u otro tipo de reglamentación necesaria para el cumplimiento de los objetivos del área.
f. Conceptuar, con base en disposiciones legales y las necesidades del instituto, sobre documentos que deben ser conservados o que pueden ser incinerados o destruidos mediante el procedimiento que se establezca para este fin
g. Reunirse periódicamente o las veces que sean necesarias con el fin de cumplir lo anteriormente expuesto.
h. Evaluar anualmente el servicio y programas de archivo con el fin de tomar medidas preventivas y correctivas que se consideren necesarias.
ARTÍCULO TERCERO. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 12 de 29 de septiembre de 2011 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Esta resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las anteriores o contrarias a ésta, en especial las resoluciones de gerencia números 116 de 1980 y 189 de 1993.
PARÁGRAFO. Suprimir además por esta resolución la palabra “microfilmación” del artículo primero de la resolución de Gerencia N. 1525 de 1999.
CÚMPLASE
Dada en Medellín a los,05 de abril 2002
EUGENIO PRIETO SOTO
Gerente General
HERNÁN DARIO TORRES ALZATE
Secretario General
