RESOLUCIÓN 12 DE 2011
(septiembre 29)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA IDEA
«Por la cual se modifica la conformación del Comité de Archivo del IDEA y se reglamenta su funcionamiento»
LA HONORABLE JUNTA DIRECTIVA DEL INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA - IDEA,
en uso de sus atribuciones legales, en especial las conferidas por la Resolución 090 del 11 de agosto de 2000, emanada de la Honorable Junta Directiva del Instituto y;
CONSIDERANDO:
A. Que el Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación en su artículo cuarto, establece que: “Creación del comité de archivo. Cada entidad establecerá un Comité de Archivo legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.”
B. Que mediante Resolución de Gerencia 533 de 2002, se reestructuró el Comité de Archivo perteneciente al Instituto para el Desarrollo de Antioquia -IDEA-, reglamentándose su conformación y funciones.
C. Que se hace necesario modificar la conformación del Comité de Archivo, incluyendo a la Oficina de Control Interno como miembro permanente y redefinir sus funciones, con el fin de ajustar el Comité de Archivo a las disposiciones legales actuales y a las políticas institucionales.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. El comité de Archivo, estará integrado por.
1. El Secretario General, o su delegado, quien lo presidirá
2. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, o su delegado
3. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación o su delegado,
4. El Jefe de la Oficina de Control Interno o su delegado,
5. El Jefe de la Dirección Administrativa, quien actuará como Secretario
PARÁGRAFO PRIMERO. El Secretario se apoyará en el Técnico de Archivo, quien se encargará de preparar el orden del día y la documentación que deba presentarse a la respectiva sesión, de levantar el acta de cada reunión y someterla a la aprobación y firma de todos los que en ella intervengan y de comunicar las decisiones adoptadas por el Comité.
PARÁGRAFO SEGUNDO. El Comité de Archivo invitará a las reuniones a los Jefes de las oficinas productoras de los documentos de los cuales se tratará la reunión y a otros servidores que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes, así como a los representantes de otras entidades y profesionales de distintas áreas, cuando a su juicio, el concepto de éstos sea necesario para la toma de decisiones. Los invitados tendrán voz pero no voto.
PARÁGRAFO TERCERO. El Comité de Archivo se reunirá ordinariamente una vez (1) cada cuatro (4) meses y la convocatoria a sus miembros la hará el Secretario, en forma escrita, con una antelación no inferior a tres (3) días hábiles o cuando las circunstancias lo ameriten extraordinariamente.
ARTÍCULO SEGUNDO. El Comité deliberará con la asistencia de la mitad más uno de sus miembros y las decisiones se tomarán por mayoría de votos.
ARTÍCULO TERCERO. Son funciones del Comité de Archivo:
1. Definir las políticas y los programas de trabajo sobre producción; trámite, ordenación, clasificación, retención, producción, sistematización de documentos y archivos.
2. Aprobar los manuales y reglamentos internos, relacionados con la materia para su aplicación.
3. Establecer programas y procesos acordes con los avances tecnológicos y las necesidades del IDEA, que permitan agilizar la consulta de los diferentes soportes documentales, difundir la información y conservar el patrimonio documental.
4. Actualizar las normas, procedimientos, tablas de retención y demás, que faciliten la gestión documental y el control de material, siguiendo los procedimientos internos del IDEA.
5. Estudiar, aprobar y actualizar las tablas de retención documental realizando estudios selectivos de valor de los documentos y su selección de acuerdo a lo estipulado en el Reglamento General de Archivos de la nación.
6. Definir niveles de acceso a la información dentro del IDEA.
7. Aprobar la adquisición y la contratación de servicios especializados para garantizar la continuidad de los procesos de modernización y racionalización de la administración documental a través de medios técnicos, electrónicos, informáticos o telemáticos de conformidad con los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación.
8. Conceptuar sobre cualquier asunto involucrado con el tema de Gestión Documental.
9. Proponer e implementar la organización y conservación del patrimonio documental histórico del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA.
10. Presentar planes y programas de capacitación para los funcionarios encargados del manejo y conservación de la correspondencia y documentos de la entidad, siempre que la normatividad lo permita.
11. Expedir su propia reglamentación.
12. Impartir instrucciones tendientes al cumplimiento de sus decisiones.
ARTÍCULO CUARTO. La presente Resolución rige a partir de su publicación y deroga la Resolución de Gerencia No. 533 de 2002 y las disposiciones que le sean contrarias.
PUBLÍQUESE, COMUNIQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Medellín a los 29 SEP 2011
REINALDO DELGADO CORREA
Presidente
MARISOL OROZCO GIRALDO
Secretaria
