CREACIÓN PLAZAS EN PLANTA DE CARGOS DEL INSTITUTO
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA
En lo que va corrido del año de 1.989, ha sido necesario contratar la prestación de servicios permanentes de varias personas, con el fin de atender actividades indispensables para el buen funcionamiento del Instituto.
La administración, después de analizar cuidadosamente esta situación, ha llegado a la conclusión de que es necesario proceder a crear los cargos respectivos, ya que es de justicia tener dicho personal con todas las garantías laborales que otorga el IDEA a sus empleados, y no es dable sostener en el tiempo, la situación que se viene dando.
Por lo expuesto y teniendo en cuenta el crecimiento del IDEA en los últimos años, en su actividad financiera y de asesoría a los Municipios, como que; se ha pasado de entregar $ 5.670 millones de pesos, de enero a octubre del año pasado a $ 8.636 millones en el mismo lapso de este año, y mientras que en el año 1.988 de enero a noviembre se aprobaron créditos por $ 6.595 millones, durante igual período de 1.989 se han otorgado empréstitos por valor, de $ 11.585 millones, por lo tanto, la administración propone a la H.Junta Directiva, crear los cargos.que a continuación se relacionan:
| a) Nombre del Cargo: | Auxiliar de Microfilmación |
Dependencia a la que pertenece: | Archivo y Correspondencia |
Jefe Inmediato: | Jefe de Archivo y Correspondencia |
Área Administrativa: | Secretaría General |
Nivel: | Administrativo y Asistencial |
Grado: | 5 |
Sueldo: | $ 81.150.00 |
Función Básica: | Efectuar los estudios necesarios, en concordancia con el Jefe Inmediato, para la Microfilmación de los documentos del Archivo, que de acuerdo con la reglamentación de la materia, pueden someterse a dicho proceso. |
Funciones Específicas:
1- Restaurar la documentación que se vaya a Microfilmar
2- Revisar y clasificar los documentos respectivos
3- Elaborar los formularios de soporte
4- Clasificar el archivo de rollos y microfichas
5- Revisión de las películas fotograma por fotograma.
6- Atender al público y expedir copias y certificaciones relativas a los documentos microfilmados.
7- En general, realizar todo lo relacionado con la microfilmación y las demás actividades que le sean encomendadas.
Justificación
En noviembre de 1.986 fue implantada la microfilmación en el Instituto, mediante la resolución 111 y se contrató una persona, temporalmente, para iniciar los trabajos del caso.
En junio de 1.988, la H. Junta, autoriza contratar dos personas para la prestación de sus servicios en la labor de microfilmación y dispone se estudie la necesidad de crear el respectivo cargo.
Se ha tenido entonces, un personal por contrato y vemos la necesidad urgente de crear el cargo, por requerirse permanentemente.
| b) Nombre del Cargo | Auxiliar de Archivo y Correspondencia. |
Dependencia: | Archivo y Correspondencia |
Jefe Inmediato: | Jefe de Archivo y Correspondencia |
Área Administrativa: | Secretaría General |
Nivel: | Administrativo y Asistencial |
Grado: | 3 |
Sueldo Mensual: | $ 78.788.00 |
Función Básica: | Mantener actualizado el Archivo de toda la documentación de la Entidad, conforme a las normas establecidas en los manuales de procedimiento para esta clase de labores. |
Funciones Específicas:
1- Colaborar en el mantenimiento de los sistemas establecidos para el control de la correspondencia tanto recibida como despachada.
2- Mantener actualizado el archivo de los documentos relacionados con los temas puestos bajo su cuidado, velando porque al final de cada día todo lo recibido quede legajado en sus respectivos sitios, ordenados y debidamente colocados con pulcritud y estética.
3- Preparar las cartulinas y carpetas para formar los legajos y conservar el archivo conforme a las necesidades de la Entidad.
4- Relacionar, cada que sea necesario, la correspondencia a despachar por correo.
5- Elaborar semanalmente el informe de correspondencia recibida
6- Elaborar quincenalmente los recordatorios de correspondencia estancada en las dependencias.
7- Facilitar en forma oportuna y segura al personal de la Entidad, los documentos o legajos requeridos para su consulta, elaborando corre£ tamente las respectivas tarjetas de afuera.
8- Colaborar en la labor de fotocopiado.
9- Responder por todos lós documentos, equipos y elementos devolutivos puestos bajo su cuidado.
10- Mantener absoluta reserva sobre los detalles e información de todos los documentos, comunicaciones y archivos de la Empresa conocidos en el desempeño de sus funciones.
11- Cumplir con las demás funciones inherentes a su cargo que le asigne su Jefe inmediato.
Justificación:
Para que un Archivo desempeñe su verdadera función como la de disponer de la información requerida en el menor lapso de tiempo posible, entre otras, es indispensable tener suficiente personal.
La centralización del Archivo del IDEA, abarca además del trámite diario de la documentación, otros aspectos como son: Recibo, inspección, radicación reparto, control y archivo de la documentación tramitada, manejo de fotocopiadora y organización de archivo inactivo.
Cuenta para ello con el siguiente personal:
1 Jefe de Archivo
2 Mensajeros Patinadores
Como se puede deducir» el Archivo requiere de una distribución secuencial del trabajo para que cada documento cumpla su finalidad y preste el servicio oportunamente. Además, un procedimiento va ligado a otro y en el Archivo del Instituto se dispone de una sola persona para desarrollar las funciones de oficina, circunstancia esta que genera gran des estancamientos de información por archivar y aunque trate de darse un rápido servicio, físicamente es imposible.
Fuera de ello, a medida que el Instituto va creciendo en sus servicios, también va aumentando la documentación tramitada, al igual que las fotocopias que hay que despachar.
| c) Nombre del Cargo: | Programador de Computador |
Depende de: | Jefe de Sistematización |
Área: | Gerencia |
Nivel: | Profesional y Técnico |
Grado: | 7 |
Sueldo Mensual: | $ 148.284.oo |
Función Básica: | Elaborar los programas específicos de una aplicación, de acuerdo a las especificaciones impartidas por el Jefe de la dependencia. |
Funciones Específicas:
1- Elabora diagramas detallados de las aplicaciones cuando sea requerido.
2- Codificar los programas en el lenguaje especificado.
3- Elaborar documentos de entrada (diseño y papelería), diseño de registros e informe de salida, de acuerdo a las necesidades del sistema formuladas por el usuario.
4- Revisar y corregir las pruebas y ensambles de los programas hasta dejar los en perfecto funcionamiento.
5- Colaborar con los usuarios en la solución de los problemas que se presenten en la ejecución de los programas.
6- Actualizar los programas cuando se requiera, bien por cambio en el Sistema Operacional de los equipos o por necesidad de la administración.
7- Elaborar manuales de operación para los programas y aplicaciones.
8- Velar por el correcto reporte de la información, ciñéndose a las especificaciones requeridas en los documentos de entrada.
9- Mantener al día los conocimientos en materia de sistematización.
10- Colaborar en el desarrollo de los cursos de capacitación que se dicten al personal de las otras dependencias.
11- Comunicar al jefe inmediato las anomalías que observe en el desarrollo de sus labores y que pongan en peligro la integridad del sistema de in formación.
12- Rendir, por escrito, informes periódicos sobre las actividades desarro liadas.
13- Las demás funciones inherentes al cargo que le sean asignadas en forma regular u ocasional.
Requisitos para desempeñar el cargo
- Educación: Grado de Tecnólogo en Sistematización de Da tos o carrera similar.
- Experiencia: Un (1) año en labores de programación en diferentes lenguajes
Justificación
Actualmente solo existen en la Sección de Sistemas del Instituto, un Je fe de Sistemas y un Analista, personal que se debe aumentar por el incrementó de trabajo que generó la adquisición del equipo Unisys U6000/50 ya que es necesario rediseñar, implementar y administrar las aplicaciones con las que se viene trabajando (Contabilidad, Cartera, Presupuesto y nómina); también es necesario diseñar, implementar y poner en marcha nuevas aplicaciones (Ficha municipal, inventarios, biblioteca, etc.) para satisfacer todas las necesidades de los usuarios. Adicional a esto se debe tener en cuenta que la liberación para los usuarios del paquete Ofis Manager que incluye Procesador de Palabra, Hoja de Cálculo, Correo Electrónico, Agenda, etc. requiere de constante asesoría por parte del personal de Sistemas a los usuarios finales.
Es necesario tener en cuenta, además, que con la creación de la Financiera de Desarrollo Territorial, el trabajo se va a aumentar en forma considerable en esta Dependencia.
| d) Nombre del cargo: | Auxiliar Crédito y Cobranzas |
Jefe Inmediato: | Jefe de Crédito y Cobranzas |
Área Administrativa: | Subgerencia Financiera |
Nivel: | Administrativo y Asistencial |
Grado: | 4 |
Sueldo: | $ 99.838.oo |
Función Básica: | Efectuar registros, suministrar información, elaborar informes y realizar las demás actividades auxiliares para el correcto manejo de los créditos y los cobros en el Instituto. |
Funciones específica:
1- Control diario de depósitos y desembolsos
2- Control de pagarés Departamento, Municipio y Entidades.
3- Control diario de pagos Municipios y Entidades
4- Revisión de documentos de cartera y entrega de créditos.
5- Organizar y enviar cuentas de cobro a Municipios y Entidades
6- Elaborar flujo de fondos mensuales
7- Mecanografiar la información de aportes y participaciones que llegan al Departamento para los Municipios.
8- Control de contratos de créditos para Municipios, Departamento y Entidades.
9- Sacar anualmente listado de pagarés cancelados del Departamento, Municipios y Entidades.
10- Formular y controlar las cuentas de cobro de créditos no sistematizados.
11- Ingresar información de cartera al computador cuando sea necesario.
12- Colaborar con la liquidación de pagarés.
13- Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que se sean asig nadas en forma regular u ocasional por su superior inmediato.
Justificación:
Desde que se inició el Departamento de Crédito y Cobranzas, se asignó la siguiente planta de cargos:
- Un Jefe
- Una Auxiliar de Crédito y Cobranzas
- Una Secretaria.
Como en los últimos cinco (5) años se ha presentado un alto crecimiento de actividades en el IDEA y por ende en el Departamento de Crédito y C£ branzas y además por los programas que se desarrollan de captación de depósitos en los municipios, etc. se hizo necesario solicitar a la Gerencia el nombramiento de una persona por un período de seis (6) meses, para que colaborara en esta dependencia, con las demás personas adscritas.
Como durante este tiempo se observó que sí es necesaria la creación de este cargo, es por esto, que se solicita a la H.Junta Directiva, acceder a ésta petición.
ERNESTO ARANGO PELÁEZ
Secretario General
