Resolución 420 de 2013 IDEANT

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RESOLUCIÓN 420 DE 2013

(julio 11)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA – IDEA

Por medio de la cual se adopta el Manual del Programa Gestión Documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA

Resumen de Notas de Vigencia

Concordancias IDEA

EL GERENTE GENERAL DEL INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA - IDEA,

en uso de sus atribuciones legales, y en especial de las conferidas por la Resolución de la H. Junta Directiva No. 090 del 11 de agosto de 2000 “Por medio de la cual se reforman y adicionan los estatutos del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA" y,

CONSIDERANDO:

1. Que el Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA, reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y ¡a administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.

2. Que teniendo en cuenta que la gestión documental es un proceso trasversal a toda la Institución, los diferentes-aspectos y componentes de la gestión de documentos deben ser lo ampliamente coordinados y estructurados con el fin de fortalecer la gestión archivística al interior del Instituto.

3. Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

4. Que el artículo 22 de la Ley 594 de 2000, entiende la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, que comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

5. Que mediante Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012 se reglamentó el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictaron otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado, en cuanto a la responsabilidad, coordinación y principios del proceso de gestión documental.

6. Que el artículo 8 y 10 del Decreto 2609 de 2012, señaló que el Programa de Gestión Documental PGD es un instrumento archivístico para la gestión documental, el cual debe ser formulado obligatoriamente por las Entidades del Estado.

7. Que el artículo 12 del Decreto 2609 de 2012, insta a la publicación del Programa de Gestión Documental en la página web del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

PRIMERO. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 872 de 29 de diciembre de 2015 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Adoptar el Manual del Programa de Gestión Documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA.

SEGUNDO. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 872 de 29 de diciembre de 2015 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Publicar el Manual del Programa de Gestión Documental en la página web del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA (www.idea.gov.co)

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE,

Dada en Medellín, a los 11 de Julio de 2013

IVÁN MAURICIO PÉREZ SALAZAR

Gerente General

MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA

Fecha de aprobación: 15 de febrero de 2013.

Fecha de Vigencia: 2013

Instancia de aprobación: Comité de Archivo

Dependencia: Secretaría General

Versión del documento: Primera

Responsables de su elaboración:

Luz Ángela González Gómez, Directora Administrativa

Andrés Sáenz Giraldo, Técnico Operativo Administración Documental

Elaborado por el Centro de Investigaciones en Ciencia de la Información -CICINF de la Universidad de Antioquia, mediante contrato Interadministrativo 0131 de 2012.

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ..........................................................................................................	6
OBJETIVOS ..................................................................................................................	8
OBJETIVO GENERAL ..................................................................................................	8
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................	8
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA IDEA ........................................................................	9
1. PRODUCCIÓN ..........................................................................................................	9
1.1 FIRMAS AUTORIZADAS ........................................................................................	11
1.2 CODIFICACIÓN DE LAS DEPENDENCIAS .........................................................	11
1.3 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS .................................	12
1.3.1 CARTA ..................................................................................................................	12
1.3.2 MEMORANDO .....................................................................................................	19
1.3.3 CIRCULARES ......................................................................................................	24
1.3.4. ACTAS .................................................................................................................	33
1.3.5. CERTIFICADOS Y CONSTANCIA ....................................................................	39
1.3.5.1. Certificado .........................................................................................................	42
1.3.5.2. Constancia ........................................................................................................	42
1.3.6 INFORMES ...........................................................................................................	45
1.3.7 ELABORACIÓN DE SOBRES COMERCIALES ................................................	50
2. RECEPCIÓN .............................................................................................................	51
2.1 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS ...................................................	51
2.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS ....................................................	54
3. DISTRIBUCIÓN .........................................................................................................	58
3.1 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS ..............................................	58
3.2 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS ................................................	62
3.3 DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS ENVIADOS ................................................	62
4. TRÁMITE ...................................................................................................................	65
4.1 FLUJO QUE DEBEN TENER LOS DOCUMENTOS ............................................	65
5. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ...........................................................................	67
5.1 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ..........................................................................	67
5.2 ORDENACIÓN DOCUMENTAL .............................................................................	67
5.2.1 SISTEMAS DE ORDENACIÓN ...........................................................................	68
5.2.1.1 Sistemas de Ordenación Numéricos ................................................................	68
5.2.1.2 Sistemas de Ordenación Alfabéticos ................................................................	68
5.1.2.3 Sistemas de Ordenación Mixtos .......................................................................	69
5.2.2 ORDENACIÓN DEL EXPEDIENTE ....................................................................	70
5.2.2.1 DEPURACIÓN DOCUMENTAL .......................................................................	70
5.2.2.2 FOLIACIÓN DOCUMENTAL ............................................................................	71
5.3 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL ............................................................................	73
5.3.1 INVENTARIO DOCUMENTAL ............................................................................	73
5.4 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ...............................................................	77
5.4.1 Transferencias Primarias .....................................................................................	77
5.4.2 Transferencias Secundarias .................................................................................	79
5.5 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN .................................................	79
5.5.1 ORGANIZACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES ESPECIALES ....................	81
5.5.1.1 Organización de Historias Laborales ................................................................	81
5.5.1.2. Organización de las Series Contratos y Convenios .........................................	83
5.6 ORGANIZACIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL ....................................................	84
5.7 ORGANIZACIÓN ARCHIVO HISTÓRICO ............................................................	88
5.8 SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL .............................................................................................................	89
5.9 APLICACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ..........................	89
6. CONSULTA DOCUMENTAL ....................................................................................	90
7. CONSERVACIÓN DOCUMENTAL ..........................................................................	93
7.1 INFRAESTRUCTURA-EDIFICIO ...........................................................................	93
7.2 DEPÓSITOS DE ARCHIVO ...................................................................................	93
7.3 MOBILIARIO Y UNIDADES DE CONSERVACIÓN ..............................................	94
7.3.1 Estantes ................................................................................................................	94
7.3.2 Mobiliarios para Otros Soportes ...........................................................................	94
7.3.3 Carpetas ................................................................................................................	95
7.3.4 Cajas .....................................................................................................................	95
7.3.5 Condiciones Ambientales .....................................................................................	95
7.3.5.1. Iluminación ........................................................................................................	96
7.3.5.2 Ventilación ..........................................................................................................	96
7.4 Almacenamiento-Mantenimiento .............................................................................	96
7.5 Seguridad de la Información ....................................................................................	97
8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS ....................................................	98
8.1 CONSERVACIÓN TOTAL ......................................................................................	98
8.2 ELIMINACIÓN DOCUMENTAL ..............................................................................	99
8.3 SELECCIÓN DOCUMENTAL .................................................................................	99
8.4 MICROFILMACIÓN DOCUMENTAL ......................................................................	100
Ventajas de la microfilmación ........................................................................................	100
Desventajas de la microfilmación ..................................................................................	101
8.5 DIGITALIZACIÓN ....................................................................................................	101
Ventajas de la digitalización ...........................................................................................	102
Desventajas de digitalización .........................................................................................	102
8.6 CARACTERÍSTICAS DE LOS SOPORTES ..........................................................	103
8.6.1 Disco Compacto ...................................................................................................	103
8.6.1. DVD ......................................................................................................................	103
8.6.2 VHS .......................................................................................................................	103
8.6.3 Casete ...................................................................................................................	103
8.6.4 Cinta Magnética ....................................................................................................	104
8.6.6 Memoria USB ........................................................................................................	104
8.6.7 Disquete ................................................................................................................	104
8.6.8 Tarjeta de Memoria ...............................................................................................	104
9. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ..........................................................................	107
9.1 MANEJO DE CORREO ELECTRÓNICO ..............................................................	108
Anexo No 01: Anexos en otros formatos y/o soportes ..................................................	110
Anexo No 02: Registro de documentos para recorridos internos .................................	111
Anexo No 03: Programación de pago de facturas .........................................................	112
Anexo No 04: Formato de recepción de respuestas .....................................................	113
Anexo No 05: Formato devolución en la producción de documentos ...........................	114
Anexo No 06: Formato acta de aclaración en la radicación ..........................................	115
Anexo No07: Formato “Registro de documentos para recorridos externos” ................	116
Anexo No 08: Formato “Solicitud de Información” .........................................................	117
Ver Anexo No 09: “Afuera de Préstamo” .......................................................................	118
Ver Anexo No10: Formato Control temperatura y humedad relativa ............................	119
Ver Anexo No 11: GLOSARIO ......................................................................................	120

INTRODUCCIÓN.

Las políticas y normas archivísticas en Colombia son relativamente nuevas, y gracias a la carencia de estas, en las entidades públicas no se tuvo ningún control sobre los documentos y su tratamiento, sé constituye entonces, lo que se conoce, en el ámbito archivístico, como fondos acumulados[1].

A partir de la promulgación de la ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, se ha procurado por no incurrir en los mismos errores del pasado. Esta Ley, básicamente está orientada a racionalizar el trámite de los documentos de la Administración Pública, promover la organización técnica de los archivos de gestión, garantizar la conservación de los documentos de valor histórico de las entidades oficiales y estimular la conservación y consulta de los archivos históricos.

Es por esto, que en el Título V de la Ley 594 - Gestión de documentos-, se hace obligatorio para las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, la elaboración de programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido o estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

Por tal razón el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, se ve en la necesidad de cumplir con esta disposición y se pone en la tarea de desarrollar un Programa de Gestión Documental de acuerdo a las normas dadas por el Archivo General de la Nación y qué dé cuenta de todas las actividades que se llevan a cabo para dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en la norma.

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben almacenarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

De acuerdo a lo planteado, el Programa de Gestión Documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, presenta una serie de normas y técnicas utilizadas en los procesos, actividades y flujos de información que se implementan durante el ciclo vital de los documentos, logrando así agilidad y normalización en los procesos que se desarrollan, desde la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos, sujetándose al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública.

Es de advertir, que el programa de Gestión Documental requiere ser aplicado en todas las unidades administrativas del IDEA ya que contiene los lineamientos para la documentación producida por el Instituto, con el fin de lograr eficiencia en el desarrollo de las actividades y en la toma de decisiones institucionales.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Presentar el Programa de Gestión Documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, con el fin de normalizar los procesos archivísticos llevados a cabo en esta Institución con los documentos, desde su recepción o producción hasta su disposición final.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Estandarizar los formatos y determinar las características para la producción de los documentos teniendo en cuenta las Normas Técnicas Colombianas, con el fin de controlar la generación de documentos en el Instituto.

- Identificar las características de recepción y aceptación de documentos, con el fin de iniciar los trámites según las funciones indicadas para cada unidad administrativa.

- Identificar el flujo de los documentos para garantizar la distribución adecuada y la entrega correcta a sus destinatarios.

- Agilizar el trámite de los documentos al interior de la Institución, por medio de controles efectivos que permitan dar respuesta rápida a los usuarios.

- Identificar y estandarizar criterios que permitan la clasificación, organización y conservación de los documentos y soportes documentales, teniendo en cuenta lo establecido en las Tablas de Retención y Valoración Documental.

- Establecer criterios y mecanismos que faciliten el acceso a la información, agilicen y garanticen el servicio de consulta a todos los usuarios en el Centro de Administración Documental.

- Establecer los mecanismos y los diferentes elementos que garanticen la conservación de la documentación en las diferentes fases de archivo.

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DEL INSTITUTO PARA EL

DESARROLLO DE ANTIOQUIA IDEA

El Programa de Gestión Documental según el Archivo General de la Nación (AGN) es el “conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.

A continuación, se muestran los procesos, actividades y flujos de información que se implementan durante el ciclo vital de los documentos propios del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA.

1. PROCESOS

Los procesos del Programa de Gestión Documental, habitualmente se presentan en forma secuencial, pero en algunas ocasiones se dan simultáneamente. A continuación se presenta cada uno de los procesos con las características y actividades que se desarrollan en cada uno.

1. PRODUCCIÓN.

La producción documental en el IDEA está enmarcada tanto en el Sistema de Gestión de la Calidad como en los procedimientos archivísticos, de esta manera se dictan normas para la elaboración de documentos administrativos como las cartas, memorandos, circulares, actas, entre otros, teniendo en cuenta la guía técnica colombiana ICONTEC GTC185.

- ASPECTOS GENERALES:

En la producción de los documentos se deben tener presentes los siguientes aspectos:

- Se empleará papelería pre-impresa o diseñada en el computador de acuerdo con el modelo adoptado en el Manual de Identidad Institucional.

- Utilizar letra arial, tamaño entre 10 y 12, de acuerdo al contenido

- Utilizar papel bond blanco de 75 gramos.

- Imprimir por ambos lados de la hoja.

- Firmar en tinta seca negra, en ningún caso se debe utilizar micropunta, esteros de tinta mojada o de color.

- Se sugiere no utilizar negrilla o texto resaltado en la redacción de los

documentos.

- Según el Decreto 2150 de 1995. Artículo 29. Expedición de actos y comunicaciones de las entidades públicas. “Todos los actos administrativos a través de los cuales se exprese la administración pública por escrito, deberán adelantarse en original y un máximo de dos copias. Una de éstas deberá ser enviada para su conservación y consulta al archivo central de la entidad”.

- Las comunicaciones oficiales enviadas, solo se imprimen en original y una copia, excepto en los casos en los cuales se anuncien copias para otros destinatarios, esta última reposará en el expediente correspondiente.

- Todos los documentos producidos deben tener identificado, en el encabezado, el código de la dependencia según se haya asignado en la Tabla de Retención Documental.

- Todo documento producido, relacionado con un contrato o convenio, debe indicar en la parte final a que contrato o convenio pertenece, registrando el número, el año en que se suscribió y la entidad con la cual se suscribió, de la siguiente manera: Archivar en: Contrato o Convenio XXXX de XXXX, suscrito con XXXXX. Esto después de la línea donde se identifica el transcriptor.

- Se numeran o radican en el Centro de Administración Documental, las comunicaciones oficiales enviadas, Circulares Generales, Carta Circular y Resoluciones de Gerencia. La numeración de la Actas de Junta Directiva la establecen desde la elaboración, y la numeración de las actas de los demás Comités o Grupos Primarios será responsabilidad de la Dependencia o grupo de trabajo.

- Evitar el uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados que afectan la preservación y conservación del documento, por lo tanto, nunca debe afectarse los documentos con este procedimiento. Se debe optar por emplear notas adhesivas.

- El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos aceleran el deterioro del documento. Una forma de evitar el contacto directo será emplear una tirilla de papel entre el documento y el gancho.

- El formato de actas, presentado en este Programa de Gestión Documental, no se utilizará para registrar los errores en la numeración de Contratos, Comunicaciones Oficiales, Resoluciones, Actas y demás documentos institucionales a los cuales se les asigna numeración y fecha en el Centro de Administración Documental, debido a la información específica que se requiere para aclarar la situación presentada con estos tipos documentales. Se anexa el formato que se utilizará y se menciona en la parte de Producción Documental.

1.1. FIRMAS AUTORIZADAS:

Con base en el Manual de Autorizaciones del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, están autorizados a firmar las comunicaciones oficiales el Gerente General, el Secretario General, Subgerentes, Directores Operativos y Jefes de Oficina, la secretaria de la Unidad de Control Disciplinario, funcionarios del comité Asesor y de Seguimiento.

En general todos los funcionarios vinculados al Instituto podrán firmar documentos, siempre y cuando lleve el visto bueno del jefe inmediato.

Los memorandos pueden ser producidos por todos los funcionarios vinculados al Instituto.

1.2. CODIFICACIÓN DE LAS DEPENDENCIAS:

No.	DECODIFICACIÓN	COD
1	GERENCIA GENERAL	1000
2	OFICINA ASESORA JURÍDICA	1100
3	OFICINA DE CONTROL INTERNO	1200
4	OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES	1300
5	OFICINA DE MERCADEO ESTRATÉGICO	1400
6	OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN	1500
7	SUBGERENCIA COMERCIAL DE FOMENTO Y DESARROLLO	1600
8	SUBGERENCIA FINANCIERA	1700
9	DIRECCIÓN OPERATIVA DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO	1710
10	DIRECCIÓN OPERATIVA DE TESORERIA	1720
11	DIRECCIÓN OPERATIVA DE CARTERA	1730
12	DIRECCIÓN OPERATIVA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Y CONVENIOS	1740
13	SECRETARIA GENERAL	1800
14	DIRECCIÓN OPERATIVA DE GESTIÓN HUMANA	1810
15	DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA	1820
16	DIRECCIÓN OPERATIVA DE SISTEMAS	1830
17	SUBGERENCIA DE INVERSIONES Y COOPERACIÓN	1900

1.3. ELABORACION DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.

A continuación se describen uno a uno los tipos de documentos administrativos y los lineamientos que deberán seguir los funcionarios del Instituto para su elaboración:

1.3.1 CARTA:

Es una comunicación escrita utilizada para interrelacionarse entre empresas, con personas naturales o con los empleados.

CARACTERISTICAS:

Márgenes: Se deben tener las siguientes márgenes:

Superior entre 3cm y 4 cm
Inferior entre 2cm y 3 cmLateral Izquierdo entre 3cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2cm y 3cm

PRESENTACIÓN DE LA CARTA: La carta se escribirá en estilo “Bloque extremo”, que consiste en iniciar todas las líneas en el margen izquierdo de las hojas.

ELEMENTOS QUE DEBEN CONSIGNARSE EN LA CARTA:

Código: se debe dejar una interlinea después del logotipo del IDEA, se consigna el código numérico de la dependencia, la serie y subserie que se asigna en la Tabla de Retención Documental

Lugar de origen y fecha de elaboración: se deja una o dos interlineas debajo del código, se consiga la ciudad donde se elabora el documento, seguido de una coma (,). La fecha de elaboración se asigna en el Centro de Administración Documental, en el momento en que se radica la comunicación.

Medellín,

Datos del destinatario: dejar de dos a tres interlineas después del lugar de origen y consignar los siguientes datos en líneas independientes:

1. Título académico en mayúscula inicial

2. Nombre del destinatario debe ir en mayúscula sostenida

3. Cargo en mayúscula inicial

4. Nombre de la entidad u organización, este debe ir en mayúscula inicial y su acrónimo o sigla en mayúscula sostenida

5. Dirección: se escribe sin abreviaturas, si contiene información complementaria como bloque, apartamento, se debe escribir la palabra completa.

6. Nombre del lugar de destino: se identifica la ciudad y, seguido de una coma (,) el departamento. Si el lugar de destino es el exterior, debe identificarse el país en la misma interlinea.

Asunto: Se colocará a dos interlíneas de los datos del destinatario la palabra “Asunto” con mayúscula inicial, seguida de dos puntos y sin subrayar. Es un resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se deben omitir artículos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el sentido de la frase. Se recomienda producir una comunicación para cada asunto.

En ningún momento debe anotarse como asunto el número que trae la comunicación a la cual se da respuesta. Si es necesario destacar esta información se puede hacer en el primer párrafo del texto.

Asunto: Respuesta solicitud préstamo auditorio

Saludo: Se inicia dos interlineas abajo del asunto. Para las damas se acostumbra el nombre sencillo o compuesto, y para los caballeros los apellidos. Estimado o Apreciado se utilizan solo con personas de confianza. Se pueden utilizar como saludo independiente o como parte inicial del texto. Por ejemplo:

Texto: Comienza a dos interlineas del asunto o del saludo independiente, si existe. El párrafo debe estar en interlineado sencillo y una interlinea libre separando cada párrafo, distribuyendo el texto de acuerdo a la extensión del contenido y tener en cuenta los siguientes puntos.

- Escribir de forma breve, concisa, sencilla y respetuosa.

- Redactar en primera persona del plural y usar tratamiento de usted.

- Tener especial cuidado en no dejar la firma en una hoja aparte.

- Para utilizar segundas hojas se debe pasar a la siguiente, como mínimo, un párrafo de tres renglones.

- No debe contener errores ortográficos, gramaticales o de puntuación.

Despedida: se utiliza a dos interlineas del último párrafo del texto de la comunicación. Se recomienda la despedida seguida de una coma, con palabras sencillas.

Remitente: Se dispone a cuatro interlineas de la despedida. Nombre completo de quien va a firmar la carta en mayúscula sostenida, y en el siguiente renglón el cargo que ocupa, en mayúscula inicial.

Anexos: Se deberán detallar en el texto y al final de la carta, a dos interlineas de los datos del remitente; se enunciará la cantidad, y entre paréntesis se relaciona el número de folios y el tipo de anexo.

Copias: Se escribe la palabra copia seguida de dos puntos a dos interlineas de los datos del remitente o de la relación de anexos, si existe. Deben relacionarse los datos en este orden: tratamiento de cortesía o título, nombre y apellidos, cargo y nombre de la entidad. Si es para un funcionario de la misma entidad no se registra el nombre de esta.

Identificación del transcriptor. Se debe poner a dos interlineas del remitente o a una de anexos o copias. Se escribirá el nombre y apellido del o la trascriptora, seguido de la palabra transcriptor en mayúscula inicial. Se utiliza letra Arial, tamaño 8. Si hay más participantes en la elaboración del documento se debe aclarar el papel desempeñado por cada uno.

Archivar en: Todo documento producido, relacionado con un contrato o convenio, debe indicar en la parte final, a una interlinea del transcriptor, en letra arial tamaño 8, a que contrato o convenio pertenece, registrando el número de este y el año en el que se suscribió, de la siguiente manera: Escribir la frase “Archivar en:” y luego de los dos puntos poner la palabra Contrato o Convenio, según sea el caso, seguido, el número que identifica a cada uno, y luego el año de suscripción.

Archivar en: Convenio 0164 de 2011

Archivar en: Contrato 0143 de 2010

NOTA: La carta original debe ir con la rúbrica del remitente y las copias pueden ir con facsímil, bajo la responsabilidad de cada funcionario, de acuerdo a lo relacionado en el Decreto 2150 de 1995 Artículo 12. FIRMA MECÁNICA. Los jefes de las entidades que integran la Administración Pública podrán hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, en tratándose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto administrativo de carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre las características del medio mecánico.

No se remplazará las copias por fotocopias.

Identificación de páginas subsiguientes: La calidad, color y tamaño del papel deberán ser los mismos en todas las hojas. A 4 cm del borde superior del papel, de las siguientes hojas, se identificará, con el tratamiento y el nombre del destinatario del documento y el código del área. Al frente contra el margen derecho se escribe el número de la página. Tres renglones después se continúan con el texto.

Se debe pasar un bloque completo de datos, no se debe utilizar segundas hojas para la despedida y el remitente y cargo.

EJEMPLO DE CARTA

1.3.2 MEMORANDO:

Es el documento utilizado para la comunicación que se da entre las dependencias de la Institución, este se realiza a través del Software de Administración de Documentos.

PROCEDIMIENTO:

Elaborar memorando: A través del software Administrador de Documentos, el jefe de área o funcionario que requiera enviar un memorando deberá seguir los siguientes pasos:

- Elaborar el texto en un procesador de texto (Word), hasta la despedida, guardar con un nombre de fácil recordación, con el fin de recuperarlo posteriormente.

- Abrir la plantilla de memorando del software QF Document y seleccionar la opción completar datos del memorando:

- Diligenciar “PARA” y seleccionar el destinatario del memorando, si se va a enviar con copia a otro funcionario, seleccionar y ubicar en el espacio indicado. No utilizar la opción CCO.

- “ASUNTO” Es un resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se deben omitir artículos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el sentido de la frase. Se recomienda producir un memorando para cada asunto.

- “EXAMINAR” en el recuadro de Documento, llevarlo al PC, para ubicar la carpeta y guardar el texto del memorando, seleccionar abrir y simultáneamente pegar a la plantilla del texto del memorando que va a enviar.

- “RADICAR” Una vez lista la información, en la parte superior de la plantilla seleccionar la opción radicar. Con este proceso se consigna la fecha, el número del radicado, el nombre y el cargo del funcionario que envió el memorando, lo integra al sistema como consecutivo y lo envía electrónicamente al destinatario seleccionado.

- "VISTO BUENO”: cuando deba ser firmado junto con otro funcionario:

Para dar el “visto bueno” se da un clic en la opción Visto Bueno, luego sale una ventana de confirmación de la acción y se da clic en Aceptar.

Una vez se da clic en Aceptar, ya nos queda el documento con el visto bueno. Para pasarlo se ejecuta:

Clic en la opción Pasar.

- Buscar el funcionario en la ventana que aparece para pasar el documento y se selecciona.

- Dar clic en Enviar.

Para radicado ejecutar lo siguiente:

- Dar clic en la opción Radicar.

- Dar clic en la opción Aceptar, y el sistema arroja el número del memorando.

Nota: La casilla del usuario DE no se escribe de ninguna forma, el sistema automáticamente escribe los nombres de los usuarios o usuarios que correspondan al documento y no es necesario modificarla, puesto que con el login de usuario aparecerá dicho documento. Si se escribe en esta casilla texto sin percatarse, el sistema radicará el documento, pero la firma de dicho documento no aparecerá, puesto que esta opción ha sido creada para que cuando alguien externo al IDEA necesite realizar un documento de memorando, pueda escribir el usuario DE y el documento quede dentro del QF Document al momento de darle radicar.

Si se tienen anexos y no se pueden anexar electrónicamente, se deben llevar o enviar al Centro de Administración Documental por medio de la planilla de control de correspondencia interna. El Funcionario de ventanilla recibe y firma en la planilla de Control y pasa al encargado de tramitar la información, éste verifica que los anexos correspondan al memorando electrónico, escanea los anexos y envía al destinatario por medio de carpeta de entregas internas. Se utiliza el formato “anexo memorando” relacionando el número del radicado del memorando, asunto, remitente y destinatario.

Cuando el sistema no permita elaborar los documentos electrónicamente, se deberán hacer de forma manual, con las siguientes indicaciones, además, remitir al Centro de Administración Documental dos copias una para el destinatario y otra para la carpeta de registros realizados en el proceso de contingencia.

ELEMENTOS QUE DEBEN CONSIGNARSE EN EL MEMORANDO:

Denominación del documento: Bajo el logo, a una interlinea, se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada, si es posible asignarle número consecutivo.

- Código: se consigna el código numérico de la dependencia, la serie y subserie que se asigna en la Tabla de Retención Documental

- Fecha: Se pone la fecha del día de redacción

- PARA: Poner denominación o título, nombre y cargo separados por coma

De: Registrar el nombre y cargo separados por coma

ASUNTO: Es un resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se deben omitir artículos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el sentido de la frase. Se recomienda producir un memorando para cada asunto.

TEXTO: contenido del documento con las siguientes indicaciones:

- Escribir de forma breve, concisa, sencilla y respetuosa.

- Redactar en primera persona del plural y usar tratamiento de usted.

- Tener especial cuidado en no dejar la firma en una hoja aparte.

- Para utilizar segundas hojas se debe pasar a la siguiente, como mínimo, un párrafo de tres renglones.

- No debe contener errores ortográficos, gramaticales o de puntuación.

DESPEDIDA: Palabras cortas como: Atentamente, Cordialmente, entre otras.

REMITENTE: Debe aparecer solo la firma del funcionario que envía el memorando.

ANEXOS: Se deberán detallar en el texto y al final del memorando, se enunciará la cantidad, y entre paréntesis se relaciona el número de folios y el tipo de anexo.

IDENTIFICACIÓN DEL TRANSCRIPTOR: Se debe poner a dos interlineas del remitente o a una de anexos o copias. Se escribirá el nombre y apellido del o la trascriptora, seguido de la palabra transcriptor en mayúscula inicial. Se utiliza letra Arial, tamaño 8. Si hay más participantes en la elaboración del documento se debe aclarar el papel desempeñado por cada uno.

EJEMPLO DE MEMORANDO

1.3.3 CIRCULARES.

Son comunicaciones de interés común y con el mismo contenido, dirigidas a un grupo de personas, pueden ser internas o externas. También pueden ser generales o dirigirse de manera personalizada.

CIRCULAR GENERAL

ELEMENTOS PARA CONSIGNAR EN LA CIRCULAR:

Encabezado: Bajo el logo, a una interlinea, se escribe la palabra circular en mayúscula sostenida y centrada, si es posible asignarle número consecutivo.

Código: a una o dos interlineas del encabezado. Se consigna el código numérico de la dependencia, la serie y subserie que se asigna en la Tabla de Retención Documental.

Destinatarios: se escribe a dos interlineas del lugar de origen. Cuando son circulares generales, se escribe la palabra para, en mayúscula sostenida, seguida del grupo destinatario. Cuando son cartas circulares se utilizan los mismos datos que en la carta.

Asunto: Es un resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se deben omitir artículos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el sentido de la frase.

Saludo: Se escribe como parte inicial del texto.

Texto: Dejar dos interlineas después del asunto. Contenido del documento con las siguientes indicaciones:

- Escribir de forma breve, concisa, sencilla y respetuosa.

- Redactar en primera persona del plural y usar tratamiento de usted.

- Tener especial cuidado en no dejar la firma en una hoja aparte.

- Para utilizar segundas hojas se debe pasar a la siguiente, como mínimo, un párrafo de tres renglones.

- No debe contener errores ortográficos, gramaticales o de puntuación.

Despedida: se consigna a una o dos interlineas del texto. Palabras cortas como Atentamente, Cordialmente, entre otras.

Identificación de páginas subsiguientes, la calidad, color y tamaño del papel deberán ser los mismos en todas las hojas. A 4 cm del borde superior del papel, identificación contra el margen izquierdo y número de página contra el margen derecho, sin adornos. Tres renglones después se continúan con el texto.

Se debe pasar un bloque completo de datos, no se debe utilizar segundas hojas para la despedida o el remitente.

EJEMPLO DE CIRCULAR

CARTA CIRCULAR

ELEMENTOS PARA CONSIGNAR EN LA CIRCULAR:

Encabezado: Bajo el logo, a una interlinea, se escribe la palabra circular en mayúscula sostenida y centrada, junto a la cual le será registrado el número de radicado en la Ventanilla del CAD.

Código: a una o dos interlineas del encabezado. Se consigna el código numérico de la dependencia, la serie y subserie que se asigna en la Tabla de Retención Documental.

Destinatarios: se escribe a dos interlineas del lugar de origen, la palabra PARA, en mayúscula sostenida, seguida del grupo destinatario. Se debe anexar el listado de las personas a las que va dirigida la carta circular.

Para individualizar la circular, se utilizan los mismos datos de destinatario que en las comunicaciones enviadas.

Asunto: Es un resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se deben omitir artículos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el sentido de la frase.

Saludo: Se escribe como parte inicial del texto.

Texto: Dejar dos interlineas después del asunto. Contenido del documento con las siguientes indicaciones:

- Escribir de forma breve, concisa, sencilla y respetuosa.

- Redactar en primera persona del plural y usar tratamiento de usted.

- Tener especial cuidado en no dejar la firma en una hoja aparte.

- Para utilizar segundas hojas se debe pasar a la siguiente, como mínimo, un párrafo de tres renglones.

- No debe contener errores ortográficos, gramaticales o de puntuación.

Despedida: se consigna a una o dos interlineas del texto. Palabras cortas como Atentamente, Cordialmente, entre otras.

Remitente: Se dispone a cuatro interlíneas de la despedida. Nombre completo de quien va a firmar la carta en mayúscula sostenida, y en el siguiente renglón el cargo que ocupa, en mayúscula inicial.

Anexos: Se deberán detallar en el texto y al final de la carta, a dos interlíneas de los datos del remitente; se enunciará la cantidad, y entre paréntesis se relaciona el número de folios y el tipo de anexo.

Identificación del transcriptor: Se debe poner a dos interlineas del remitente o a una de anexos o copias. Se escribirá el nombre y apellido del o la trascriptora, seguido de la palabra transcriptor en mayúscula inicial. Se utiliza letra Arial, tamaño 8. Si hay más participantes en la elaboración del documento se debe aclarar el papel desempeñado por cada uno.

Identificación de páginas subsiguientes: La calidad, color y tamaño del papel deberán ser los mismos en todas las hojas. A 4 cm del borde superior del papel, de las siguientes hojas, se identificará, con el tratamiento y el nombre del destinatario del documento y el código del área. Al margen derecho se anota el número de página, sin adornos. Tres renglones después se continúan con el texto.

Se debe pasar un bloque completo de datos, no se debe utilizar segundas hojas para la despedida o el remitente.

EJEMPLO DE CARTA CIRCULAR

Anexo Listado de destinatarios de Carta Circular

MUNICIPIO	SECRETARIADO HACIENDA TESORERO
ABEJORRAL	GLORIA CECILIA BERNAL RUIZ (Secretario de hacienda)
ABRIAQUI	BEATRIZ EUGENIA LOPEZ SEPÚLVEDA (Secretario de hacienda)
ALEJANDRIA	SANDRA MILENA GUTIERREZ GIRALDO (Secretario de hacienda)
AMAGÁ	FRANCISCO JAVIER OSSA ARBELÁEZ (Secretario de hacienda)
AMALFI	YAIRIS RODRÍGUEZ MOSQUERA (Secretario de hacienda9
ANDES	MARTHA IRENI ACEVEDO AGUDELO (Secretario de hacienda)
ANGELÓPOLIS	NORA MARIA ACEVEDO RESTREPO (Secretario de hacienda)
ANGOSTURA	DIANA MARCELA PIEDRAHITA PARRA (Tesorera)
ANDRI	MARIA NOHEMY ZAPATA MARÍN (Tesorera)
ANZÁ	NORA DEL SOCORRO TORRES IBARRA (Secretaria de hacienda)
APARTADÓ	DIANA PATRICIA MONSALVE ZAPATA (Secretaria de hacienda)
ARBOLETES	ELEUDI MESA HERRERA (Secretario de hacienda)
ARGELIA	ANTONIO JOSE GARCÍA GUTIERREZ (Secretario de hacienda)
ARMENIA	WILLIAM ANDES CARDENAS SANMARTÍN (Secretario de hacienda)
BARBOSA	HUMBERTO LEON SÁNCHEZ GÓMEZ (Secretario de hacienda)
BELLO	ANGELA MARÍA MORALES URIBE (Secretario de hacienda)
BELMIRA	CARLOS ALBERTO RIVAS RIJA (Secretario de hacienda)
BETANIA	CARLOS ENRIQUE PÉREZ CASTRILLON (Secretario de hacienda)
BETULIA	IMELDA DE JESÚS VARGAS VARGAS (Tesorera)
BRICEÑO	CARLOS MARIO MENESES (Tesorero)
BURITICÁ	JUAN MANUEL LOPERA ZAPATA (Tesorero) ARGENIS HIGUITA TUBERQUIA (Asistente 312 2605957)
CÁCERES	(Tesorera)
CAICEDO	JAIRO ANTONIO GÓMEZ GARCÍA (Secretario de hacienda)

1.3.4. ACTAS.

Son documentos que dan fe de lo tratado en una reunión y adquieren valor administrativo, legal, jurídico y algunas actas adquieren valor histórico desde que se crean.

TIPOS DE ACTAS QUE SE GENRAN EN LA INSTITUCION:

Actas de comités

Actas de Junta Directiva

Actas de reuniones administrativas (grupos primarios)

Actas de baja de inventarios

Actas de entrega

Actas de eliminación de documentos.

SE DEBE TENER LAS SIGUIENTES PARTES:

Título: Se consigna el nombre del grupo que se reúne, centrado a dos interlíneas por debajo del logo. Identificar si es una reunión ordinaria o extraordinaria.

REUNION EXTRAORDINARIA JUNTA DIRECTIVA

Denominación y número: se ubica la palabra acta, en mayúscula sostenida, centrado y acompañada del número consecutivo que le corresponda. No debe ponerse el símbolo número o la abreviatura No.

ACTA 015

Lugar de origen y fecha de la reunión, se dejan dos interlíneas, se ubica en el margen izquierdo, se escribe la palabra fecha en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, y se consigna, al frente, la ciudad y la fecha (día, mes, año).

FECHA: Medellín, 20 de septiembre de 2012

Hora: a una interlinea de la fecha, se escribe la palabra hora en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, y se escribe la hora de inicio y de finalización de la reunión.

HORA: De las 9:00 am a las 11:00 am

Lugar: se deja una interlinea y se consigna el sitio de la reunión.

LUGAR: IDEA, Sala de Juntas

Asistentes: se continúa en el margen izquierdo, dejando una interlinea. Se escribe la palabra asistentes en mayúscula sostenida y después de los dos puntos, se ingresan los nombres de los asistentes. Así: título o vocativo, nombres y apellidos completos en mayúscula inicial, luego el cargo que desempeña en la reunión precedido de una coma, y se ubican de forma jerárquica. Si no hay nivel jerárquico se escriben en orden alfabético por apellido.

Ejemplo 1:	Doctora Claudia Patricia Wilches Mesa, Presidenta Doctora Luz Ángela González, Secretaria
Ejemplo 2:	Doctora Luz Marina Betancur Doctora Luz Ángela González Doctora Claudia Patricia Wilches

Es importante aclarar cuando un asistente está representando a otra persona, se deben poner los nombres y apellidos completos, las palabras en representación de, y el nombres y apellidos completos de quien está representando.

ASISTENTES:

Doctora Adriana Álvarez Trujillo en representación de Doctor Iván Mauricio Pérez Salazar

Invitados: después de la lista de asistentes, a una interlínea, se escribe la palabra invitado, siempre y cuando los haya, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos. Se consigna el nombre y apellido completo y precedido de coma se registra el tratamiento del invitado.

INVITADOS

Andrés Sáenz Giraldo, Técnico de Archivo
Luz Ester Gallego, Auxiliar Administrativa

Ausentes: Si los hay, se registran después de la palabra ausentes en mayúscula sostenida, y es conveniente decir si tiene excusa o no. Se debe dejar una interlínea después del último asistente o invitado.

AUSENTES

Edison Uriel Ossa Giraldo, Subgerente Comercial de Fomento y Desarrollo (Sin Excusa)
Darío García Ospina, Jefe Oficina Asesora Control Interno (Con Excusa)

Orden del día: Se continúa con el margen izquierdo a dos interlineas del último nombre y con mayúscula sostenida se escribe la frase ORDEN DEL DÍA seguida de dos puntos, se deja una interlínea libre y se comienzan a enumerar los temas que se trataran en la reunión, con mayúscula inicial y se identifican con números arábigos. Entre tema y tema se deben dejar dos interlíneas.

Desarrollo: Se dejan dos interlíneas después del último tema citado en el orden del día, con mayúscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO acompañada de dos puntos.

Se inicia el desarrollo con la primera actividad, a dos interlineas del título la verificación del quorum, la segunda actividad debe ser la lectura del acta anterior donde debe consignarse si se aprueba y si se le hacen modificaciones.

El tercer punto debe ser el primer tema del orden del día y siguiendo en orden con los demás propuestos, se deben registrar las decisiones tomadas con respecto a cada tema.

La última actividad, normalmente, se designa proposiciones y varios.

Entre tema y tema se deben dejar dos interlíneas libres, entre párrafos se deja una interlínea. Entre el título de la actividad y el desarrollo de cada una se deja una interlínea.

Compromisos: Son las actividades o tareas a las que se comprometen cada asistente o algunos de ellos para realizar o desarrollar los temas tratados. Se registra el nombre del funcionario, la actividad y la posible fecha de entrega de resultados o avances.

Convocatoria: Este punto se registra si se programa nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA en mayúscula sostenida y después de los dos puntos se pone el lugar, dirección, fecha y hora de la próxima reunión.

Firmas: Los nombres y cargos de los firmantes autorizados sé distribuyen de forma jerárquica, es decir, el de mayor jerarquía queda contra el margen izquierdo y el que le sigue, en el mismo renglón hacia la derecha.

Se escribe en mayúscula sostenida los nombres y apellidos completos, y a una interlínea sencilla, el cargo en mayúscula inicial, sin centrar. Si el número de firmantes es impar, el último se debe centrar.

Anexos: Opcional. Si se tienen deben registrase como se hace en las cartas.

Transcriptor: Registrar nombre y apellido de quien transcribe el acta.

EJEMPLO DE ACTA

1.3.5. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS:

1.3.5.1 CERTIFICADO:

Es un documento público o privado que permite acreditar, asegurar o afirmar la verdad de un hecho. Poseen valor jurídico; por lo tanto en algunas ocasiones es necesario hacerlas autenticar ante un Notario. En el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, se hacen certificados para:

- Monto de créditos, préstamos u otras transacciones comerciales.

- Relación de retenciones de impuestos.

- Paz y Salvos

Estos son expedidos por las siguientes unidades administrativas:

- Dirección Operativa de Cartera

- Dirección Operativa de Contabilidad y Presupuesto

- Dirección Operativa de Tesorería

- Subgerencia Comercial de Fomento y Desarrollo

PARTES:

Código: Se escribe a una interlinea del logo. Se consigna el código numérico de la dependencia, la serie y subserie que se asigna en la Tabla de Retención Documental.

Lugar de origen y fecha de elaboración: se consigna la ciudad seguida de una coma y el día, mes y año, a dos interlíneas del código.

Cargo: Se escribe en mayúscula sostenida el cargo de la persona responsable, centrada, precedida de los artículos el o la, a cuatro interlíneas del lugar y fecha.

Identificación del documento: a cuatro interlineas del cargo, se registra la expresión “CERTIFICA” en mayúscula sostenida, centrada y seguida de dos puntos.

Texto: a dos interlineas libres de la identificación, se inicia con el párrafo del texto, se debe escribir la conjunción Que, escrita en mayúscula inicial.

En el primer párrafo debe incluirse el tratamiento, nombre completo del solicitante, en mayúscula sostenida y el número de documento de identidad.

En los siguientes párrafos, al referirse al solicitante, se debe hacer por el tratamiento y el apellido.

En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación y de preferencia se incluye el destinatario.

Remitente y firmas responsables: Se dispone a cuatro interlineas del último párrafo. Nombre completo de quien va a firmar la certificación en mayúscula sostenida.

Transcríptor: Se debe poner a dos interlineas del remitente Se escribirá el nombre y apellido del o la trascriptora, se utiliza el tamaño de letra Arial 8.

Estos documentos deben elaborarse en papel membrete, de acuerdo al manual de identidad institucional.

EJEMPLO CERTIFICADO

1.3.5.2. CONSTANCIA:

Documento escrito de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias presentes o pasadas. Pueden servir para sustentar:

- Tiempo de servicio

- Experiencia laboral

- Salarios u honorarios

- Clase de trabajo

- Jornada laboral

- Cumplimiento de comisiones

- Comportamiento del trabajador

Las unidades administrativas que generan las constancias en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA son:

- Dirección Operativa de Gestión Humana

- Centro de Administración Documental

- En general todos los funcionarios que tengan en sus funciones supervisión o interventorías de contratación.

PARTES:

Código: Se escribe a una interlinea del logo. Se consigna el código numérico de la dependencia, la serie y subserie que se asigna en la Tabla de Retención

Documental.

Lugar de origen y fecha de elaboración: se consigna la ciudad seguida de una coma (,) y el día, mes y año, a dos interlíneas del código.

Cargo: Se escribe en mayúscula sostenida el cargo de la persona responsable,

centrada, precedida de los artículos el o la, a cuatro interlineas del lugar y fecha.

Identificación del documento: a cuatro interlíneas del cargo, se registra la expresión “hace constar”, en mayúscula sostenida, centrada y seguida de dos puntos.

Texto: a dos interlíneas libres de la identificación, se inicia con el párrafo del texto, se debe escribir la conjunción que, escrita en mayúscula inicial.

En el primer párrafo debe incluirse el tratamiento, nombre completo del solicitante, en mayúscula sostenida y el número de documento de identidad.

En los siguientes párrafos, al referirse al solicitante, se debe hacer por el tratamiento y el apellido.

En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación y de preferencia se incluye el destinatario.

Remitente y firmas responsables: Se dispone a cuatro interlíneas del último párrafo. Nombre completo de quien va a firmar la carta en mayúscula sostenida.

Transcríptor: Se debe poner a dos interlineas del remitente Se escribirá el nombre y apellido del o la trascriptora, se utiliza letra arial, tamaño 8.

Estos documentos deben elaborarse en papel membrete, de acuerdo al manual de identidad institucional.

EJEMPLO CONSTANCIA

1.3.6 INFORMES:

Es un texto escrito donde se expone información coherente y ordenada sobre un tema, un evento o investigación. Los Informes que se producen en el Instituto son, Informes de Gestión, informes de visitas, entre otros.

ASPECTOS GENERALES PARA LA REDACCION DE INFORMES:

- Tratar un solo tema por informe

- Redactar de forma clara, precisa y concreta

- Redactar en forma impersonal

- Redactar en un lenguaje técnico adecuado para las personas a las que se dirige

- Seguir un orden lógico para presentar las actividades realizadas

PARTES DEL INFORME:

Razón social: solo se consigna si el papel no tiene logo símbolo o membrete. Se dispone en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo y a tres o cuatro centímetros del margen superior de la hoja.

INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA IDEA

Dependencia: nombre de la dependencia donde se origina el informe. Se consigna en mayúscula inicial a una interlinea del logo o de la razón social, según sea el caso.

Dirección Administrativa

Código: Se consigna el código numérico de la dependencia, la serie y subserie que se asigna en la Tabla de Retención Documental, en la misma línea de la dependencia.

Dirección Administrativa 1820.22.17

Título: Se escribe a dos interlíneas libres de la dependencia, en mayúscula inicial y centrado. Es el tema sobre el que se trata el informe.

Informe de Bienes de Consumo

Lugar de origen y fecha de elaboración: a tres interlíneas del título, contra el margen izquierdo, se escribe en mayúscula inicial y seguida de dos puntos, nombre del lugar de origen en mayúscula inicial, y luego, día (en número), mes (en minúscula), y año, sin separarlo con punto.

Medellín, 25 de septiembre de 2012

Autor (es): contra el margen izquierdo y a dos interlineas del lugar, se registran las palabras elaborado por, preparado por o responsable, seguido de dos puntos y tabulado, se escriben en orden alfabético los nombres y apellidos de quien(es) elaboraron el informe.

ELABORADO POR

Jenny Faisulieth López Mejia
Luz Ester Gallego Zapata

Objetivo: Puede tener uno o varios, se escribe, a dos interlineas del autor, la palabra objetivo(s) en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, contra el margen izquierdo, se describen en forma breve y pueden estar integrados en un párrafo. Cuando son varios objetivos, se numeran y se ponen a una interlínea cada uno.

Temas desarrollados: se inicia con el despliegue de los puntos a tratar en el informe, a dos interlineas de los objetivos y entre párrafo y párrafo se deja una interlinea libre.

Paginas subsiguientes: A 4 cm del borde superior del papel, de las siguientes hojas, se identificará, con la dependencia y el código, al frente contra el margen derecho se escribe el número de la página, sin adornos. Tres renglones después se continúa con el texto.

Conclusiones: a dos interlineas del último párrafo de los temas desarrollados, se escribe la palabra recomendaciones, conclusiones o sugerencias en mayúscula sostenida, para iniciar con los párrafos se deja una interlínea libre después del título y contra el borde izquierdo.

Firmas: a cuatro interlineas de la última conclusión o sugerencia, se escriben en mayúscula sostenida, el nombre(s) del autor(es), distribuyéndose por parejas o una debajo de la otra.

Si hay anexos se deberán detallar en el texto y al final del informe, a dos interlineas de las firmas de los autores; se enunciará la cantidad, y entre paréntesis se relaciona el número de folios y el tipo de anexo.

EJEMPLO DE INFORME

1.3.7 ELABORACIÓN DE SOBRES COMERCIALES.

Los sobres son las cubiertas que guardan y protegen un documento para su entrega o envío.

ASPECTOS GENERALES SOBRES

- Los datos de destinatario deben ser iguales al de la comunicación, en forma clara y completa.

- El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño de la papelería, descritos en el Manual de Identidad Institucional.

- El tamaño debe ser el adecuado según anexos, que permita guardarlos sin ningún doblez.

- Se recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida a interlineación de uno y medio.

- La impresión de los datos del destinatario y remitente en sobres grandes puede hacerse en sentido vertical u horizontal, en el último caso se deja la solapa al lado derecho.

- Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir número telefónico antes de la ciudad.

- Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera al documento.

- El sobre debe llegar al Centro de Administración Documental debidamente diligenciado.

PARTES DEL SOBRE:

Para la distribución, el sobre se visualiza en tercios

- En el tercio izquierdo se hacen observaciones tales como confidencial, personal, contiene disquete, contiene videocinta, CD-ROM, etc., en mayúscula sostenida.

- Tercio central para ubicar datos del destinatario.

- Tercio derecho para uso exclusivo de la oficina de correo.

2. RECEPCIÓN:

Conjunto de operaciones de verificación y control que se realizan en la ventanilla única del Centro de Administración Documental del IDEA para la admisión de los documentos y envíos postales que son remitidos por otras entidades o personas naturales.

Medios de recepción: Ingresan documentos al Instituto por entrega personal, empresas de mensajería, fax, correo electrónico y cualquier otra forma de envío de documentos que se desarrollen de acuerdo con los avances tecnológicos.

Horarios en ventanilla única: De 07:30 a.m. a 12:00 meridiano y de 01:15 p.m. a 5:00 p.m.

2.1 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS:

En la ventanilla única del Centro de Administración Documental, se recibe la documentación externa, verificando la competencia, firmas, los anexos, el destinatario y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad se procederá a separar la documentación oficial en radicable y documentación que se registra en la planilla control de recorridos internos.

Cuando se trate de documentos recibidos por fax, el funcionario de cada área debe sacar fotocopia, o imprimir (en el CAD se imprimen y radican los fax que ingresen), según el caso, y llevarlo a ventanilla única. Si es correo electrónico, no se debe imprimir, se debe reenviar al buzón admindocumental@idea.qov.co registrando en la descripción “COR para radicar”. Una vez se radique el correo electrónico se enviará nuevamente desde el buzón a su destinatario.

Constancia de recibido (radicación): Es el procedimiento por medio del cual, el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas, clasificadas como radicables, dejando constancia de la fecha y hora de recibo, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

En esta actividad se debe imprimir sticker que genera el software de administración documental con el número consecutivo de radicado, fecha y hora de recibido, al documento original y a una copia. Igualmente, se pone un sello manual donde se registra el nombre y nuevamente la fecha. De ser necesario dejar constancia en más copias se pondrá solo este sello manual y se escribirá con lapicero el número de radicado a un costado.

Luego de radicar, se debe asignar el código de la dependencia a la cual va dirigida la comunicación y el código de la serie documental que corresponda, de acuerdo a la Tabla de Retención Documental. Escanea el documento completo y si hay anexos que no se pueden digitalizar (cd, libros empastados, argollados, periódicos, afiches publicitarios, pendones, etcétera) se diligencia el formato “Anexos que no se pueden digitalizar” (Anexo 1) y se escanea con la comunicación.

Si por alguna eventualidad el sistema sufre inconvenientes o colapsos, se debe procederá radicar manualmente, conservando el consecutivo, igualmente se levantará un acta donde se consigne los números radicados manualmente, ¡a fecha de inicio y la terminación de este procedimiento.

Una vez terminado el escaneo, se procederá a registrar la información relacionada con la comunicación, de acuerdo con los campos establecidos en la planilla “Registro de documentos para recorridos internos” (Ver anexo 2), hora recorrido, fecha (dd/mm/aaaa), numero de radicado, tipo documental, descripción, nombre de quien recibe.

Para la recepción de facturas y cuentas de cobro externas, se utiliza un estiquer pre impreso (Ver anexo 3) donde se consigna la fecha de recibido, fecha de pago y numero de factura (cuando es cuenta de cobro, se consigna el número de la cuenta, si lo trae). Se escanea en la Subserie “comprobantes de egreso e ingreso y se relacionan en la planilla “Registro de documentos para recorridos internos”.

En el caso de las facturas y/o cuentas de cobro de servicios públicos (UNE, EPM, Claro) no se utiliza sticker sino el sello “pase a”.

A las cuentas de cobro de los contratistas (Prestación de Servicios) se les debe poner con sello manual, al original y a la copia, donde queda registrada la fecha de recibo, el código del área de Contabilidad (según codificación de las dependencias) y el nombre de quien recibe. El original se relaciona en la planilla “Registro de documentos para recorridos internos”, la copia y los anexos se pasan a la persona encargada de actualizar los expedientes contractuales.

Para la recepción de las propuestas de los procesos de selección pública se debe utilizar un formato donde se selecciona la modalidad del proceso (Licitación, Invitación pública, Concurso Público, selección), objeto del proceso, el nit y nombre del proponente y remitente, el nombre de quien recibe, entre otros datos. (Ver anexo 4), este formato es el que se escanea como constancia de recibido. Las propuestas se dejan dispuestas en la caja destinada para el proceso y son abiertas para la apertura de sobres.

Los documentos que no son objeto de radicación y que tienen un tratamiento especial en la institución, como por ejemplo: las revistas, ofertas de productos, folletos y boletines informativos, periódicos, tarjetas de agradecimiento o invitación, son verificados por el funcionario del CAD, quien verifica el contenido y a quién van dirigidos y relaciona en la planilla “Registro de documentos para recorridos internos”.

Nota: no todas las invitaciones que llegan a nombre del Gerente General son radicables, sólo se radican las invitaciones a reuniones de junta directiva en donde el IDEA es inversionista, o las invitaciones de la Asamblea Departamental o Concejos Municipales.

2.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS:

En la ventanilla única del Centro de Administración Documental, se recibe la documentación interna: comunicaciones oficiales enviadas, Resoluciones de Gerencia y Circulares. Antes de asignar consecutivo y fecha, se verifican, según la guía técnica colombiana GTC 185, datos como: código de la dependencia, tipo de letra, firmas y nombre del transcriptor. Igualmente, se reciben y numeran los contratos y convenios suscritos en el Instituto.

- Comunicaciones oficiales enviadas: Se deben elaborar en original para el destinatario y una copia para el asunto correspondiente, ambos con anexos completos, siguiendo las indicaciones de la guía GTC 185.

Se asigna el consecutivo impreso en sticker que genera el software de administración documental con el número consecutivo de radicado, fecha y hora de radicación, además el campo de fecha se pone con sello manual donde se registra día en número, tres primeras letras del mes y año en número así: 26 SEP 2012.

Cuando se encuentran errores en la estructura de la comunicación, se devuelve el documento al funcionario para que lo corrija, se utiliza el formato “Devolución en la producción de documentos” (Anexo 5), allí se consigna el motivo de la devolución.

Cuando existan errores en la radicación de comunicaciones enviadas, se debe realizar un acta (Anexo 6) donde se aclare lo sucedido y se digitaliza con el documento.

Cuando se radiquen las comunicaciones, se deberán entregar al funcionario o a la persona encargada de realizar planillas de envío, ya sea por la empresa de mensajería Servicios Postales o al mensajero interno para realizar la distribución.

- Circulares: Se elaboran en original, siguiendo las indicaciones de la guía GTC 185. Se verifica que las firmas sean de las personas autorizadas.

Se asigna radicado de cuatro dígitos de forma manual, se inicia cada año en 0001.

En la base de datos en Excel nombrada “Consecutivos” se registran los siguientes datos:

- Año de suscripción

- Numero asignado (consecutivo)

- Asunto o descripción de la circular

- Fecha de la circular

Este archivo es compartido con todos los funcionarios del Centro de Administración Documental.

- Resoluciones de Gerencia: Se verifica que las firmas sean de las personas autorizadas, según el Manual de Autorizaciones del IDEA

Se debe asignar número consecutivo de cuatro dígitos de forma manual, se inicia cada año en 0001.

El original se debe conservar en el Centro de Administración Documental en carpeta desacidificada, los demás ejemplares se distribuyen a los funcionarios según el tema tratado en la Resolución, se digitaliza en el software de administración documental.

En la base de datos en Excel nombrada “Consecutivos” se registran los siguientes datos:

- Año de suscripción

- Numero asignado (consecutivo)

- Asunto o descripción de la Resolución

- Fecha de la Resolución

- Observaciones

- Resoluciones de Junta Directiva: la numeración es asignada por la Secretaría General, y son recibidas en el Centro de Administración Documental por medio de Transferencias Documentales Primarias.

- Contratos y Convenios: una vez legalizado el contrato o convenio debe ser remitido al Centro de Administración Documental (CAD) donde se le asigna número consecutivo y fecha, datos que corresponden al ingreso en el CAD, como forma de control y seguimiento a los contratos generados en la Institución.

Los convenios interadministrativos, convenios de cooperación, contratos interadministrativos, entre otros, generalmente llegan al CAD con fecha y número de radicado de la otra entidad. Sin embargo, por control y buen manejo de estos expedientes, se asignará número consecutivo y se hará la anotación del número y fecha que traen en una casilla anexa.

Para los contratos empréstitos se debe manejar un consecutivo independiente, dada la diferencia en el manejo de este expediente.

Para ambos consecutivos se debe manejar sello radicador de cuatro dígitos, iniciando cada año en 0001, para la fecha se utiliza sello manual con el siguiente formato, día, primeras tres letras del mes y año. (21 SEP 2012).

Cada vez que se numera un contrato se registra en una base de datos en Excel, denominada “consecutivos”, esta base de datos se maneja en carpeta compartida.

Para los contratos administrativos, convenios interadministrativos, convenios de cooperación, contratos interadministrativos, se registran los siguientes datos:

- Año

- Numero de orden (consecutivo)

- Nombre Contratista

- Fecha de suscripción

- Valor

- Objeto

- Dependencia responsable

- Fecha asignación CAD (cuando ya viene con fecha de la otra entidad)

- Observaciones

Para los contratos empréstitos se registra:

- Año

- Numero de orden (consecutivo)

- Nombre Contratista

- Fecha de suscripción

- Valor

- Objeto

- Dependencia responsable

- Fecha asignación CAD (cuando ya viene con fecha de la otra entidad)

- Modificaciones, adiciones, ampliaciones

- Notas

NOTA: Cuando se haya tramitado un documento no habrá lugar a modificación en el documento inicial; se debe hacer mediante una aclaración con documento nuevo, utilizando la misma tipología documental del primero o anulando el documento inicial.

3. DISTRIBUCIÓN:

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior del Instituto, de modo que estos lleguen a su destinatario de una forma correcta y eficiente.

SE DEBE TENER EN CUENTA QUE:

- Las comunicaciones oficiales que vienen dirigidas al Gerente General, no siempre se envían para Gerencia, se distribuyen a las unidades administrativas relacionadas con el trámite; si llegan con copia, se dirige la original al Gerente y la copia a la dependencia, de lo contrario, solo se dirige el original a la dependencia.

- Cuando se reciba una comunicación oficial o un documento que no corresponda a las actividades de la unidad administrativa, se devolverá al Centro de Administración Documental para que sea reenviado a la dependencia que se debe encargar del trámite.

- Las comunicaciones que se deben enviar por correo certificado deben ser remitidas a más tardar en el recorrido de la 1:30 p.m. La empresa de mensajería, solo recibe los paquetes que serán enviados, hasta las 3:00 p.m.

- Las comunicaciones que se envían por servicio al día (se entregan al destinatario el mismo día), deben ser entregadas en el Centro de Administración Documental antes de las 9:00 a.m.

3.1 DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS EXTERNOS.

Para la distribución de los documentos en las diferentes unidades administrativas, se presentan los siguientes temas, en los que se indica que documentos deben ser enviados a cada una para realizar el trámite correspondiente:

GERENCIA	- Se envían todas las comunicaciones que estén dirigidas al Gerente y con copia a otro funcionario del Instituto, se radican y se envía la copia a la dependencia que deba resolver el asunto. - Invitaciones a reuniones de Junta Directiva de las entidades en las que el Instituto tenga inversiones o tenga algún interés en particular. - Invitaciones formales e informales para eventos en general, (no se radican)
OFICINA ASESORA JURIDICA	- Derechos de petición - Acciones de Tutela - Acciones populares - Certificados de fiduciarias que tengan que ver con los créditos de los municipios - Documentos para legalización de contratos (pólizas, remisiones de minutas firmadas, etc.)
OFICINA DE CONTROL INTERNO	- Requerimientos de Contraloria (Planes de mejoramiento) - Informes de auditorías de entidades de control
OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES	- Solicitudes de vinculación a eventos - Solicitud de publicidad - Cuentas de cobro de los Municipios (vinculación a eventos)
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN	- Informes de auditorías externas
SUBGERENCIA COMERCIAL DE FOMENTO Y DESARROLLO	- Solicitudes de crédito - Solicitudes de desembolso - Remisión de documentos para créditos
SUBGERENCIA FINANCIERA	- Solicitud de información financiera - Vigilancia de la bolsa de inversiones - Valores de intereses en los bancos
DIRECCIÓN OPERATIVA DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO	- Solicitud de certificados de retención en la fuente - Documentos relacionados con operaciones recíprocas (transacciones económicas entre empresas)
DIRECCIÓN OPERATIVA DE TESORERIA	- Solicitud de extractos - Transferencias electrónicas con cupones - Traslado de recursos - Actualización de CDT - Solicitud anulación de cheques - Autorizaciones para reclamar cheques
DIRECCION OPERATIVA DE CARTERA	- Solicitud certificados de deuda - Acuerdos de pago - Periodos de gracia para exempleados - Restructuración de pasivos J Informes de fiducias
DIRECCIÓN OPERATIVA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Y CONVENIOS	- Solicitudes de contratos o convenios para administración de pagos - Pagos por convenios de manejo de recursos - Pagos a contratistas
SECRETARIA GENERAL	- Documentos relacionados con la administración del Centro cívico Plaza de la Libertad - Junta Directiva del IDEA
DIRECCIÓN OPERATIVA DE GESTION HUMANA	- Solicitudes de vacaciones de empleados - Solicitudes de certificados laborales o cuotas partes pensiónales - Solicitudes de certificados de prácticas académicas - Solicitudes de cesantías - Solicitudes de visitas domiciliaras para la adquisición de créditos de vivienda - Invitaciones a capacitaciones - Solicitudes de permisos - Solicitudes de compensatorios
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA	- Solicitudes préstamo de espacios - Documentos relacionados con la administración del Centro Cívico Plaza de la Libertad - Documentos relacionados con la contratación, en su fase precontractual. - Documentos relacionados con la administración de bienes inmuebles. - Ejecución contractual de los contratos de administración del IDEA.
DIRECCIÓN OPERATIVA DE SISTEMAS	- Documentos relacionados con el proyecto de internet de los municipios de Antioquia
SUBGERENCIA DE COOPERACIÓN Y NEGOCIOS INTERNACIONALES	Documentos relacionados con las inversiones de renta variable, y convenios de cooperación internacional

Para la distribución a cada unidad administrativa, se debe diligenciar, como se mencionaba en el proceso de recepción, la planilla “Registro de documentos para recorridos internos” (Ver anexo 2) y ubicar en la carpeta correspondiente. Esta planilla deberá ser firmada por la persona encargada de recibir las comunicaciones oficiales en cada unidad administrativa, dejando constancia del recibo de la misma.

Para la distribución de los documentos a las dependencias, tanto internos como externos, se tienen establecidos los siguientes horarios:

En la mañana: 08:00 a.m. y 10:30 a.m.

En la tarde: 1:30 p.m. y 3:45 p.m.

3.2 DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS INTERNOS.

Cuando los funcionarios deban enviar documentos a otras dependencias, deben diligenciar la planilla “Registro de documentos para recorridos internos” (Anexo 2), y en la ventanilla única, se verificará el contenido de las carpetas de distribución, y nuevamente relacionará el documento para la dependencia correspondiente.

3.2.1 DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS ENVIADOS.

En el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, se tienen establecidos dos medios de distribución, para los documentos que pasan por el Centro de Administración Documental: por mensajería del Instituto y por mensajería especializada.

El Técnico Operativo del Centro de Administración Documental revisa los paquetes, sobres y demás envíos y decide por qué medio se distribuyen.

3.2.1.1 Mensajería del Instituto: Distribución de algunas comunicaciones dirigidas a personas y a otras entidades con domicilio en la misma ciudad y el Área Metropolitana cercana.

- Se tienen dos turnos para los recorridos externos, a las 8:30 a.m. y a la 2:00 p.m.

- El mensajero diligencia la planilla “Registro de documentos para recorridos externos”, con los siguientes datos: número de radicado, destinatario (Nombre - entidad), descripción tipo documental, fecha- hora, nombre de quien recibe, firma y sello, observaciones.

- La persona que recibe el documento original, debe firmar la copia, el mensajero la devuelve al Centro de Administración Documental para realizar los controles necesarios.

- Cuando no es posible entregar la comunicación, el mensajero la entrega a la persona encargada de la recepción y numeración de las comunicaciones enviadas, para que sean devueltas a la dependencia correspondiente, con la justificación de por qué no se hizo la entrega.

3.2.1.2 MENSAJERÍA ESPECIALIZADA:

- Por la empresa de mensajería con la que suscriba contrato el Instituto, se envían los documentos que el mensajero interno no alcanza a distribuir en el Área Metropolitana y los documentos enviados a otras ciudades y municipios. Cuando se reciben los envíos (sobres, paquetes, documentos) por parte del Técnico del CAD, quien decide que se va por este medio, se seleccionan los que se van por correo certificado^[2], por postexpres^[3] o correo al día^[4].

- Se diligencia una planilla electrónica en Excel, establecida por la empresa de mensajería especializada, con los siguientes campos: nombre, dirección, ciudad, departamento y descripción y cuando se hallan registrado los envíos del día, se remite esta información por correo electrónico, se debe diferenciar en qué tipo de servicio es: certificado, postexpress o correo al día.

- Cuando la empresa de mensajería especializada llega por los envíos se debe hacer una verificación de entrega del correo, con el reporte que se envía al IDEA.

- Para envíos a Bogotá, de entrega inmediata, se cuenta con el servicio “correo al día”, que consiste en entregar el sobre, paquete o documento el mismo día. Se controla por medio de guías físicas que debe diligenciar el funcionario del Centro de Administración Documental, encargado de los envíos, posteriormente, la copia de esta guía es entregada al funcionario que solicito el servicio.

- Se debe realizar una revisión aleatoria de los envíos, esto con el fin de hacer control a la empresa de mensajería y corroborar la entrega de los envíos.

- Devoluciones de comunicaciones oficiales no entregadas (por errores en dirección y/o otras causales): la empresa de mensajería especializada entrega en la ventanilla del CAD las comunicaciones oficiales no entregadas, acompañadas de los sobres con una relación donde figura el número de guía. Luego se procede a escanear y a registrar cada devolución con los siguientes datos: destinatario, dirección, fecha de devolución, motivo de la devolución y dependencia a la que pertenece. Se devuelve a la dependencia productora y será el funcionario de ésta el responsable de la respectiva corrección o verificación de dirección.

4. TRÁMITE.

Es el curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. El trámite de una comunicación puede estar relacionado con una respuesta escrita, con la atención personal o telefónica de una solicitud y con enterarse del asunto.

Los documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible después de que el Centro de Administración Documental haya distribuido la información a todas las dependencias.

De acuerdo con lo previsto en las normas legales, el plazo para el trámite oportuno de las comunicaciones oficiales será el siguiente:

- Manifestaciones, quejas y reclamos 15 días hábiles

- Solicitudes de Información 10 días hábiles

- Consultas 30 días calendario

- Las solicitudes de los organismos de control, Tribunales o Juzgados se atenderán en el plazo establecido en la solicitud correspondiente.

Los Derechos de Petición, en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, están regulados por acto administrativo, donde se estipula que “Toda solicitud o derecho de petición que se radique en el -IDEA-, se debe direccionar, de manera inmediata a la Oficina Asesora Jurídica, dicha oficina analizará la solicitud o petición presentada a la materia y objeto de consulta e información y remitirá al área respectiva para que proyecte su respuesta..."

4.1 FLUJO QUE DEBEN TENER LOS DOCUMENTOS:

- La unidad administrativa o dependencia verifica que el documento entregado si corresponda a sus funciones.

- Se verifica si se debe iniciar un trámite, en caso afirmativo darle inicio, en caso contrario conservarlo en el expediente correspondiente o devolverlo al Centro de Administración Documental para que sea archivado en el asunto adecuado esto se debe hacer en los dos días siguientes a la entrega del documento en la dependencia.

- Dependiendo del trámite iniciado, el funcionario proyectará la respuesta o el documento que continúe, por ejemplo, la solicitud de crédito que llega a la Subgerencia Comercial, debe pasar a un estudio, donde el Asesor debe verificar que la información anexa sea completa y adecuada, en caso de no estar completa, envía comunicación a la entidad solicitando los documentos faltantes, si los documentos están completos, pasan al Comité de Crédito para su estudio y aprobación.

Si es una solicitud de vinculación a un evento y es aprobada, continúa en trámite para contratación, de lo contrario, el funcionario proyecta respuesta y se envía al solicitante.

- Se envía la respuesta al Centro de Administración Documental, en el caso que sea necesario radicar y enviar.

5. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL.

Según la definición dada por el Archivo General de la Nación en la Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental, la organización archivística es el “conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos”.

Con la organización de los documentos se facilita la identificación de los documentos que se producen en cada unidad administrativa del IDEA, aportando elementos para la valoración y planificación de las funciones y necesidades operacionales, contando con un sistema de ordenación fácil de entender por los usuarios, agilizando el proceso de consulta, transferencia y/o disposición final.

La organización se implementa en cada fase, Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico, y deben implementarse las Tablas de Retención Documental o Tabla de Valoración Documental. Para ello, el Centro de Administración Documental es la unidad administrativa encargada de asesorar en los lineamientos y políticas que para el caso se divulguen.

La organización archivística se da mediante tres procesos, a saber, la clasificación, la ordenación y la descripción.

5.1 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.

- Actividad que consiste en agrupar los documentos según la Tabla de Retención

- Documental, e identificar las series, subseries, unidades y tipologías documentales definidas para cada unidad administrativa según las funciones estipuladas.

5.2 ORDENACIÓN DOCUMENTAL.

Actividad que refleja la ubicación de los documentos dentro de las unidades documentales, la ordenación determina qué documento va primero y cuáles van después. Para la ordenación se debe tener en cuenta los siguientes principios archivísticos:

Principio de Orden Original: consiste en ordenar los documentos de acuerdo a la secuencia del trámite que los produjo, el documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta, y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

Principio de Procedencia: consiste en separar los documentos producidos por cada unidad administrativa del IDEA, lo que indica que no se pueden mezclar. Para los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación, se debe acoger el que más se acomode a la serie y subserie documental:

5.2.1 SISTEMAS DE ORDENACIÓN.

5.2.1.1 SISTEMAS DE ORDENACIÓN NUMÉRICOS.

- Ordinal: consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente. Ejemplo: cuenta de cobro No 01, cuenta de cobro No. 02, cuenta de cobro No 03 y así sucesivamente.

- Cronológico: Consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en la que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido el mes y al final el día. Ejemplo: Serie consecutivo de comunicaciones:

2012-01-31

2012-02-01

5.2.1.2 SISTEMAS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICOS.

Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto y pueden ser:

- Onomástico: Se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por grandes lapsos de tiempos: Ejemplo:

Historias laborales

ALVARÉZ, SOSA, Carlos

CARDONA AGUIRRE, Lina

PINEDA CARDONA, María

- Toponímico (o alfabético geográfico): Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. Ejemplo: el Plan de capacitación al cliente externo, servicios que se presta por municipios o regiones de Antioquia:

Guarne

La Ceja

Marinilla

Rionegro

- Temático: Se ordenan las series documentales por el contenido. Ejemplo:

Actas

Informes

Resoluciones

5.1.2.3 Sistemas de Ordenación Mixtos:

- Alfanuméricos: Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico. Ejemplo: Contratos de prestación de servicios:

0132 RAMIREZ DURÁN, Luis

0133 GALLEGO FRANCO, Luz Elena

0134 ARIAS CARDONA, Lucero

0135 ARIAS OCHOA, Daniel

- Orden cronológico: Aplica este sistema a series documentales cuyas unidades documentales son numéricas y a la vez cronológicas. Ejemplo: Resoluciones, Actas.

Resolución 001 2012-01 -20

Resolución 002 2012-02-10

Resolución 003 2012-03-01

5.2.2 ORDENACIÓN DEL EXPEDIENTE.

En la ordenación del expediente se deben tener en cuenta aspectos como la depuración y la foliación

5.2.2.1 DEPURACIÓN DOCUMENTAL:

Es la operación que consiste en la destrucción organizada de documentos carentes de valor, por ejemplo: copias, invitaciones, borradores de documentos, manuales externos, normas tanto internas como externas en copia.

Las categorías más usuales de documentos depurables son:

- Formatos en blanco -no utilizados- y que ya se encentran en desuso o desactualizados (de encuestas, de estudios, para surtir trámites).

- Portafolios de publicidad de empresas privadas (ofreciendo productos, seminarios, congresos, eventos, bienes y servicios). Siempre y cuando estos documentos no se encuentren asociados a contratos u órdenes contractuales.

- Copias de normatividad interna y externa (Leyes, Decretos, Circulares, Acuerdos, Resoluciones) si bien es cierto que estos documentos son un apoyo muy valioso para la gestión de muchas unidades, pues orientan e informan sobre los procedimientos, requisitos, formas de adelantar aspectos de la gestión, cada oficina y/ o unidad debe tener absoluta claridad respecto a que estos documentos no se registran en la Tabla de Retención Documental, no se organizan por tanto de la misma manera que los Archivos de Gestión y lo más importante, deben ser revisados periódicamente (p. Ej. mensual, semestral o anualmente) por el jefe y/ o director y el personal de la oficina para seleccionar cuáles de ellos han perdido vigencia y por tanto valor para la consulta y pueden ser destruidos.

- Fotocopias de artículos y extractos de libros duplicados varias veces.

- Documentos de carácter social (invitaciones, tarjetas de felicitación).

- Documentos en borrador cuya versión definitiva se encuentre en alguna (s) de las series de la oficina.

- La responsabilidad de efectuar la depuración le corresponde al personal de cada una de oficinas o a los archivos de gestión.

- Este tipo de depuración no requiere autorización del Comité de Archivo ni de otra oficina.

- Es indispensable solicitar asesoría por parte del Centro de Administración Documental, para lograr identificar los documentos depurables, evitar que erróneamente se eliminen documentos de TRD y garantizar que las oficinas y funcionarios comprendan correctamente cual es el concepto de los documentos facultativos.

- Si se encuentran escritos o usados por sus dos caras, se destruirán mediante el picado manual o con máquina en caso de ser ello posible.

- Si los documentos solo ocupan una cara de la hoja, pueden utilizarse para impresión de borradores por su cara limpia en las mismas oficinas.

5.2.2.2 FOLIACIÓN DOCUMENTAL.

Consiste en enumerar continuamente todos los folios de una carpeta.

Dentro del proceso de ordenación debe aplicarse la foliación, es parte imprescindible de los procesos de organización archivística pues da fe de la responsabilidad de los productores de los documentos. Tiene como finalidad controlar la cantidad de documentos de una carpeta, así mismo permite la conservación e integridad de la misma y también permite ubicar y localizar de manera puntual los documentos.

Es necesaria para la elaboración del Inventario Único Documental y requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al Archivo Central), como secundarias (Archivo Central al archivo histórico).

Para realizar la foliación de los documentos de una carpeta, esta debe estar debidamente clasificada según la Tablas de Retención Documental o Tabla de Valoración Documental, ordenada según el sistema elegido y depurada.

Procedimientos:

- Se debe foliar de manera consecutiva, una vez se halla verificado el orden cronológico de los documentos.

- Cuando se esté llevando a cabo la foliación debe tenerse cuidado de no repetir números o de omitirlos como tampoco dejar de numerar algún folio.

- Si existe otra foliación, ésta se anulará con una línea diagonal (/) y quedará como válida la última realizada.

- Los suplementos como 1A, 1B, 1 Bis, no deben utilizarse en la foliación.

- En el caso de expedientes contenidos en más de una carpeta, la foliación de la segunda será continuación de la primera, si por ejemplo, un Contrato de Obra X, está contenido en dos carpetas y el último folio de la primera terminó en 200, la segunda carpeta iniciará con el folio 201.

- Las respectivas carpetas se controlan también consecutivamente, para nuestro ejemplo, la carpeta que contiene los folios 1 a 200 será la No. 1 del contrato de obra y la carpeta que contiene los folios del 201 en adelante será la No. 2 del mismo contrato.

- Cuando se registren anexos tales como planos, mapas, fotografías, impresos (periódicos, revistas), etc., éstos deberán foliarse en el orden consecutivo que les corresponda y separarse de la carpeta de donde proceden dejando un testigo en el lugar de origen, como referencia cruzada, en donde debe constar fondo, sección, subsección, serie documental, unidad de conservación y folio al que corresponde; para efectos de recuperación y acceso, el mismo testigo o referencia cruzada debe dejarse donde se ubique el soporte anotado (plano teca, mapoteca, fototeca, hemeroteca, etc.).

- Cuando existan anexos en soportes diferentes al papel como discos, cintas de audio y de video, negativos de fotografías, acetatos, disquetes, corresponde hacer la respectiva referencia cruzada y ubicación de destino. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.

- Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la hoja.

- Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

- No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.

- Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio.

- En caso de unidades de conservación (legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de re foliar a mano. De todos modos debe registrarse en el instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene.

- Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación.

- La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).

- La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el contrario, se encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva en el área de notas del instrumento de control o de consulta.

- No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar.

- La foliación debe efectuarse utilizando lapicero de tinta negra insoluble, según la Norma Técnica Colombiana NTC 5397 ítem 4.6 y Circular Interna No. 13 de 1999 del Archivo General de la Nación. No se deben utilizar micropuntas o bolígrafos de tinta húmeda.

5.3 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL.

La descripción documental es el registro que se hace en el Formato Único de Inventario Documental, y se realiza en el momento que se hacen transferencias primarias y secundarias, es de gran ayuda en el Centro de administración Documental para la localización de unidades documentales. Además, en la extracción de información para registrar en los índices del software de 73 administración documental.

5.3.1 INVENTARIO DOCUMENTAL: Para asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases, todas las dependencias del IDEA, deberán elaborar los inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones en el formato único de inventario documental regulado por el Archivo General de la Nación.

Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación”. El formato regulado es el siguiente:

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DELFORMATO ÚNICO DE

INVENTARIO DOCUMENTAL

- Entidad remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.

- Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produce o produjo los documentos.

- Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

- Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

- Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias, inventarios individuales.

- Hoja___ de__: Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. De__: Se registrará el total de hojas del inventario.

- Registro de entrada: Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se anotará el número de la transferencia.

- Número de orden: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad documental.

- Código: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos relacionados.

- Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.

Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.

- Fechas extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita, (asiento). Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.

- Unidad de conservación: Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna otro se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.

- No. de folios: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.

Soporte: Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentación: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos, soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.

- Frecuencia de consulta: Se debe citar si la documentación registra un alto, medio, bajo o ninguno índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.

- Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografías sueltas: luego el número consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.

Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información.

A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen.

Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas, soporte débil) y/o biológico (ataque de hongos, insectos, roedores).

- Elaborado por: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza la elaboración del mismo.

- Entregado por: Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega.

- Recibido por: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se 77 recibió.

5.4 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.

La transferencia documental es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes para el Instituto.

La transferencia de documentos del archivo de gestión al central se nombra como transferencias primarias. Y la remisión de documentos que se realiza del central alhistórico se denomina como transferencia secundaria.

5.4.1 TRANSFERENCIAS PRIMARIAS:

Se habla de estas transferencias cuando los archivos de gestión u oficinas envían la documentación al archivo central para que sean conservados allí. Para estas transferencias debe tenerse en cuenta el cronograma de transferencias estipulado por el Centro de Administración Documental para cada área.

Procedimiento:

- La transferencia según el cronograma de transferencias del IDEA, diseñado por el CAD.

- En cada oficina o Archivo de Gestión se debe estar atento a los tiempos de retención estipulados en la Tablas de Retención Documental para cada serie y subserie documental.

- Seleccionar los expedientes de las series y subseries documentales que hayan cumplido su tiempo de retención.

- Realizar la depuración de las carpetas: retirar documentos en blanco, fotocopias, siempre y cuando exista el original, normatividad, y no sea parte del expediente.

- Conformar expedientes y/o carpetas atendiendo a los principios archivísticos de: procedencia y orden original. El primer documento al abrir el expediente y/o carpeta debe ser el de la fecha más antigua y el último sea el de la fecha más reciente.

- Realizar la foliación de los documentos en orden ascendente.

- Rotular las carpetas según las series y subseries reflejadas en la Tabla de Retención Documental del Instituto.

- Legajar la documentación debe ser con gancho legajadores plástico.

- Las carpetas deben ser ordenadas por años, teniendo en cuenta el código de las Tablas de Retención Documental y cronológicamente.

- Retirar ganchos metálicos tales como: legajadores, clips o de cosedora.

- Cuando las carpetas estén ordenadas, proceder a enumerarlas comenzando en (1) consecutivamente, hasta (n) tantas carpetas se vayan a transferir.

- Solicitar la asesoría y revisión de la transferencia por parte de los funcionarios del Centro de Administración Documental.

- Elaborar original y copia del Formato Único de Inventario y/o Transferencias Documentales.

- Entregar en el CAD los documentos a transferir con el original y la copia del Formato Único de Inventario y/o Transferencias Documentales; una de estas copias será firmada y devuelta por el funcionario del CAD responsable de recibir las transferencias primarias, certificando así la revisión de la misma y señalando cuando se producen observaciones.

- El funcionario a cargo de las transferencias del Centro de Administración Documental devolverá a cada oficina, una copia del inventario documental firmado, certificando lo recibido.

5.4.2 TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS:

Son las transferencias que se realizan del archivo central al archivo histórico, según lo estipulado en las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental, para aquellas series y subseries que son de conservación total.

Procedimientos:

- Identificar las series y subseries documentales que ya han cumplido su tiempo de retención en el archivo central y que son de conservación total.

- Registrar las series y subseries documentales en el formato único de inventario documental, registrando en el objeto que se trata de una transferencia secundaria.

5.5 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN.

Se entiende como Archivo de Gestión el archivo que se encuentra en cada oficina del IDEA, donde reposan los documentos que se encuentran en trámite o función.

ACTIVIDADES: 79

- Tome la Tabla de Retención Documental (TRD) correspondiente a su dependencia e identifique las series y subseries y unidades documentales que están establecidas en ella.

- Identifique de igual forma el cuadro de clasificación correspondiente a su dependencia.

- No se debe abrir un expediente con un nombre de serie ó subserie si no se encuentra registrado en la Tablas de Retención Documental.

- Ordene la documentación de acuerdo al sistema de ordenación escogido: numérico, alfabético o mixto. Los documentos deben ordenarse dentro del expediente de manera que se evidencie el desarrollo de la producción y trámite, el documento con la fecha más antigua será el primer documento que se vea al abrir la carpeta y la fecha más reciente debe quedar al final.

- Realice la depuración de la documentación: Retire hojas en blanco, fotocopias si existe el original, documentos que son de apoyo: Normatividad interna y externa etc.

- Debe realizarse una depuración de copias de documentos, cerciorándose que existe el original

- Los expedientes no pueden exceder de los 200 folios por conservación y agilidad en la consulta.

- Realice la foliación de los documentos según indicaciones anteriormente dadas.

- Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. - Rotule la carpeta con la siguiente información:

Código y nombre de la dependencia
código y nombre de serie
código y nombre de subserie, con mayúscula sostenida
unidad documental
número de carpeta
fechas extremas
números de folios
Marcar con la siguiente marca si el expediente se encuentra digitalizado esa información debe diligenciarse con lapicero rojo en mayúscula sostenida.

- Para legajar la documentación debe ser con gancho legajadores plástico, puesto como se muestra a continuación:

- Debe realizarse la transferencia documental según el plan de transferencias dados por el Centro de Administración Documental, y según lo indicado en las Tablas de Retención Documental.

- Las transferencias deben diligenciarse en el formato Único de Inventario Documental para que desde el Centro de Administración Documental se verifique lo que se transfiere. Debe quedar una copia del formato para la dependencia y otra para el Centro de Administración Documental firmada por quien recibe y quien entrega.

- Además del soporte físico de la transferencia debe enviarse al centro de Administración Documental el inventario Diligenciado electrónicamente, que este sirva para alimentar el inventario documental elaborado por el Centro de Administración Documental.

- Cuando la transferencia se realice en cajas, estas deben rotularse con los siguientes campos:

Nombre de la dependencia y código
Nombre de Series y subseries documentales con sus respectivos códigos.
Número de expedientes
Fechas extremas de los expedientes

- Los documentos de apoyo como lo son normatividad interna y externa no deben transferirse al Centro de Administración Documental, estos deben ser conservados o eliminados en la misma oficina.

5.5.1 ORGANIZACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES ESPECIALES.

5.5.1.1 Organización de Historias Laborales: debe basarse en la circular 004 del 2003 dada por el Archivo General de la Nación.

- La Dirección Operativa de Gestión Humana, será la única encargada del manejo, control, archivo y conservación del expediente de historias laborales, durante el tiempo que según lo establecido en las Tablas de Retención Documental se encuentren cumpliendo en el Archivo de Gestión.

- Los documentos de cada expediente de historia laboral se deben archivar en unidades de conservación (carpetas) individuales, ordenados según la secuencia de su producción, de manera que al revisar el expediente el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que refleje la fecha más reciente.

- En el archivo de gestión las carpetas se almacenaran alfabéticamente, tomando como referencia el primer apellido del empleado.

- Elaborar lista de chequeo para identificar los diferentes tipos documentales que contiene el expediente.

- Los documentos deben ser ordenados, depurados y foliados para facilitar el control y acceso.

- Los espacios destinados al archivo de expedientes de historias laborales, deben ser de acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones Medioambientales necesarias para garantizar la integridad y conservación física de los documentos.

- Se utilizarán carpetas de yute en el almacenamiento de las historias laborales de: personal retirado, jubilado y activo.

- Los expedientes de historia laboral deben tener el orden señalado en la lista de chequeo y contener los siguientes documentos:

Por comisión nacional de registro civil- vinculación directa:

Resolución de comisión
Lista elegibles
Tutelas del cargo
Comunicaciones
Resolución gerencia nombramiento
Notificación nombramiento periodo de prueba
Aceptación de nombramiento
Fotocopia cédula
Fotocopia libreta militar
Fotocopia tarjeta profesional
Hoja de vida de la función publica
Certificados de estudios
Certificados laborales
Acta de posesión
Certificados de antecedentes (policía - contraloría)
Certificado juramentado de bienes y rentas
Exámenes de ingreso
Afiliación a seguridad social
Afiliación a fondo de pensión y cesantías
Afiliación aportes parafiscales
Afiliación ARP
Documentos beneficiarios (fotocopia de registro civil-fotocopia cedula registro de matrimonio etc.)
Original de paz y salvo de centro de administración documental y biblioteca Resolución de gerencia de liquidación y retiro.

Documentos historia laboral jubilados:

Resolución Seguro Social
Acto administrativo
Renuncia
Resolución de gerencia de aceptación de renuncia
Liquidación
Egreso de seguro de vida por parte de jurídica
Certificado de ingresos de la Dian
Comunicaciones
Certificados laborales
Situaciones administrativas: permisos por más de dos días se da por medio de resolución al igual que las vacaciones

5.5.1.2. Organización de ¡as Series Contratos y Convenios: El Centro de Administración Documental hace las veces de archivo de gestión para la Oficina Asesora Jurídica que dentro de sus funciones es el encargado de los contratos y es allí donde se le deben realizar los diferentes procedimientos para su organización:

- La subserie del contrato debe estar estipulada dentro de la Tabla de Retención Documental.

- Cuando se le da apertura a un expediente, debe generarse un número consecutivo, el cual corresponde al número del contrato.

- Los expedientes ingresan al CAD por medio de transferencia primaria, previo registro en el FUID.

- La transferencia debe realizarse antes de las 9:00 am los días martes y jueves.

- En el Centro de Administración Documental se debe verificar que la documentación coincida con la reflejada en el Formato Único de Inventario Documental y firmado por quien entrega y quien recibe y la fecha de recibido.

- Al expediente se le realiza una depuración, retirando las copias de los documentos, si se requiere.

- Si la transferencia son tipos documentales y el expediente se encuentra ya almacenado, debe irse a buscar el expediente correspondiente y actualizarlo debidamente foliado.

- Pasa a ser digitalizado e indizado al software de administración documental, con el fin de gestionar su consulta.

- Cuando se remitan anexos como (Planos-mapas-cd- dvd - fotografías), deben ser retirados de los expedientes y generar un testigo donde se registre la ubicación donde se conservará este tipo de soportes.

- La ordenación de los documentos dentro de la carpeta debe reflejar la consecución del trámite, el primer documento que se vea cuando se abra la carpeta es el de la fecha más antigua, y el documento con la fecha más reciente debe quedarse ubicase en la última hoja.

- El expediente debe ubicarse en los estantes de manera consecutiva en la sección de la Oficina Asesora Jurídica.

- De acuerdo con el tipo documental conformado, convenio o contrato, se sugiere elaborar una hoja de control. Esta hoja no hace parte integral del expediente, es decir no se folia; sólo es un instrumento de información y verificación y se ubicará al inicio del expediente.

5.6 ORGANIZACIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL.

En el Archivo Central reposa toda la documentación que es transferida por cada uno de los archivos de gestión y aunque los documentos ya han terminado su trámite aún siguen siendo objeto de frecuente consulta.

- El CAD debe tener calculada la proyección aproximada de transferencias para cada año, según las transferencias recibidas; esto con el fin de disponer de unidades de conservación suficientes para continuar con el almacenamiento de las unidades documentales que son objeto de conservación, según las directrices dadas en las TRD del Instituto.

- Se debe tomar la Tabla de Retención Documental para organizar la documentación por dependencias-series y subseries documentales con sus respectivos códigos.

- Al iniciar cada año, se debe calcular la cantidad de expedientes que se deben abrir para cada serie y subserie, proyectando el crecimiento de cada uno de ellos y así reservar el espacio necesario para evitar que su crecimiento disminuya la facilidad de consulta por efecto de reducción de espacio.

- Las transferencias primarias deben recibirse en el Centro de Administración Documental diligenciadas en el formato único de inventario documental.

- Además de la transferencia en soporte físico, debe recibirse también en soporte electrónico para alimentar el inventario general manejado en el Centro de Administración Documental.

- El funcionario en el centro de Administración Documental, debe cerciorar que lo registrado en el formato único de inventario documental sea lo que se transfiere.

- El formato debe ser firmado por quien entrega la transferencia y quien la recibe.

- La documentación que se recibe debe ser inventariada en el inventario documental al Centro de Administración Documental.

- Ordenar la documentación en los estantes, de acuerdo a las Tablas de Retención Documental.

La ordenación topográfica de los estantes debe identificarse según criterios establecidos en el “Sistema de Ordenación Archivo Central IDEA 2012”.

SIGNATURA TOPOGRÁFICA: Para la asignación del control de las ubicaciones de las unidades documentales almacenadas en los contenedores del archivo central, se utilizará la siguiente estructura de ordenación con el objetivo de agilizar la búsqueda rápida de las unidades documentales ya almacenadas.

El Punto de Asignación Topográfica PAT se conformará de la siguiente manera.

PUNTO DE ASIGNACIÓN TOPOGRAFICA PAT

No. ELEMENTO	No. ENTREPAÑO	CÓDIGO TRD	No. De orden
Dependencia		Seria	Subserie
1000		08	01	138

ESTRUCTURA FÍSICA DEL ARCHIVO

Cada módulo se divide en dos elementos, y cada elemento se divide en 6 entrepaños.

Gráfica 1.

A cada elemento se le asignará un número en el Archivo Central siendo 21 elementos, con seis entrepaños cada uno, donde se identificará así:

01: número del elemento

01: número del entrepaño

1000: código dependencia según TRD

08: código de la serie según TRD

01: código de la subserie

Nro. De orden: Es el consecutivo de la unidad documental. Para el caso de los contratos será el mismo número consecutivo que llevan, ejemplo 0138.

Cuando el expediente contractual esté conformado por varias carpetas, se registrará el número de carpeta, ejemplo 0138-1, 0138-2, 0138-3...

Gráfica 2

Resultado final asignación topográfica PAT:

02-01-1000-08-01-138

Es decir que en el elemento 2, entrepaño 1, se ubica el convenio interadministrativo 0138.

Igualmente, se identificarán los elementos por colores y su ordenación corresponde a las agrupaciones documentales reflejadas en la Tablas de Retención Documental.

Colores de identificación para cada dependencia

1	Gerencia General	1000	Anaranjado
2	Oficina Asesora Jurídica	1100	Fucsia
3	Oficina de Control Interno	1200	Verde
4	Oficina Asesora de Comunicaciones	1300	Amarillo
5	Oficina de Mercadeo Estratégico	1400	Amarillo
6	Oficina Asesora de Planeación	1500	Rojo
7	Subgerencia Comercial de Fomento y Desarrollo	1600	Lila
8	Subgerencia Financiera	1700	Rosado
9	Dirección Operativa de Contabilidad y Presupuesto	1710	Café
10	Dirección Operativa de Tesorería	1720	Vino Tinto
11	Dirección Operativa de Cartera	1730	Verde
12	Dirección Operativa de Convenios y Proyectos	1740	Blanco
13	Secretaria General	1800	Azul Rey
14	Dirección Operativa de Gestión Humana	1810	Gris
15	Dirección Administrativa	1820	Azul Claro
16	Dirección Operativa de Sistemas	1830	Morado
17	Subgerencia de Cooperación y Negocios Internacionales	1900	Agua Marina

En el diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental FUID, estos datos serán las tres primeras columnas, así:

5.7 ORGANIZACIÓN ARCHIVO HISTÓRICO.

Se conserva la documentación que ha sido transferida desde el Archivo Central para ser de conservación total, los documentos adquieren valores históricos, culturales y científicos. También pueden conservarse documentos históricos recibidos por donaciones, depósitos voluntarios, adquisición o expropiación.

- La organización para un fondo acumulado debe basarse en las Tablas de Valoración Documental.

- Las transferencias deben diligenciarse en el formato único de inventario documental, identificados los documentos que tienen deterioros ambientales y antropogénicos.

- Verificar por parte del funcionario que recibe que lo registrado en el formato coincida con lo físico y debe ser firmado el documento por quien entrega y recibe.

- Las unidades de almacenamiento deben conservarse en carpetas desacidificadas que permitan la conservación de los documentos durante el tiempo.

- Se debe realizar una descripción de la documentación de manera más específica, para responder la necesidad de los investigadores.

5.8 SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL:

- La modificación de funciones o cambios estructurales del IDEA, requieren que las Tablas de Retención Documental sean actualizadas.

- Los jefes de dependencia deben requerir al Centro de Administración Documental el anexo de las series, subseries o unidades documentales actualizadas.

- Esta actualización debe ser aprobada por el comité de archivo del IDEA y adoptado por medio de una Resolución.

En caso de realizarse alguna modificación o reestructuración con respecto a las funciones de las dependencias y esto genere la producción de una nueva serie, subserie o unidad documental, los jefes de dependencia deben solicitar al Centro de Administración Documental esta actualización a la Tabla de Retención Documental.

5.9 APLICACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL.

Previa aprobación por parte del Consejo Departamental de Archivos, y acto administrativo proferido por las instancias correspondientes del Instituto, el Centro de Administración Documental procederá a aplicar las Tablas de Valoración Documental de conformidad con el manual de Tablas de Valoración Documental.

6. CONSULTA DOCUMENTAL.

La consulta es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen, esta puede darse en cualquier fase del ciclo vital del documento.

Requisitos para la consulta interna:

- Se dará estricto cumplimiento al Reglamento de Consulta.

- Todo documento, expediente físico o electrónico, deberá ser solicitado por medio del formato “Solicitud de Consultas” el cuál está dispuesto con la secretaria de cada oficina y en la ventanilla única del Centro de Administración Documental

- El horario de consulta es de 8:00 a.m. a 11:00 a.m. y de 2:00 pm a 5:00 pm.

- Las consultas tendrán un tiempo de respuesta de 1 hora, a través de notificación vía correo electrónico por el Centro de Administración Documental.

- Los préstamos se harán por un periodo de 10 días hábiles, los cuales no son renovables.

- Una vez cumplido el período del préstamo se debe realizar la devolución de los expedientes al CAD, para facilitar la oportuna actualización del mismo.

- En caso de requerir el expediente por más tiempo, el funcionario debe proceder a solicitarlo nuevamente, diligenciando el formato “Solicitud de Consultas”.

- Los expedientes no deben ser trasladados entre dependencias, lo correcto es hacer devolución al CAD, para que quien lo requiera lo solicite mediante el diligenciamiento del formato “Solicitud de Consultas”.

- Los documentos se devolverán al Centro de Administración Documental, en las mismas condiciones en que se entregaron al momento del préstamo, por eso, los funcionarios de Centro de Administración Documental (CAD) entregarán el expediente foliado, con los documentos correspondientes y la carpeta en condiciones óptimas. Al momento de la devolución al CAD, los funcionarios se encargarán de revisar el expediente antes de realizar el descargue en la base de datos, si presenta algún inconveniente se notificará vía correo electrónico con copia al jefe de área, para solucionarlo a la menor brevedad posible.

- Cuando se realiza el préstamo, el usuario debe firmar el afuera de préstamo (único para cada expediente). El funcionario del CAD, inmediatamente registrara los datos en la “base de datos de consultas y préstamos” y al momento de la devolución, se sellará “cancelado” el afuera y se descargará en la base de datos con la fecha de devolución.

- El diligenciamiento del afuera deberá ser completo y legible, contendrá, Nombre de carpeta, cantidad de folios, fechas extremas de los documentos, fecha de salida, solicitado por, firmado por, enviado a, fecha de devolución, recibido por y observaciones.

- Solo se prestan documentos o expedientes al personal vinculado al IDEA, o a sus contratistas con previa autorización de su supervisor o de la persona que coordine sus actividades y que sea funcionario del Instituto. Los contratistas no deberán solicitar su propio contrato, este deberá ser solicitado por el supervisor del mismo o por personal vinculado al área a la cual presta sus servicios.

Se muestra a continuación el formato de la planilla para solicitar la consulta interna y seguidamente se encuentra el formato de afuera de préstamo:

El trámite de las consultas externas se hará a través de comunicación escrita personal o vía correo electrónico al buzón admindocumental@idea.gov.co. En el Centro de Administración Documental se hará el análisis correspondiente con el fin de establecer las características de la consulta y de su posible respuesta, y si es del caso, establecer comunicación con la Oficina Asesora Jurídica si se trata de una solicitud de información cuya respuesta debe estar enmarcada en las actividades inherentes al proceso número 3, Trámite. Estas respuestas serán atendidas de conformidad con los requerimientos de Ley.

7.CONSERVACIÓN DOCUMENTAL.

Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas por el Centro de Administración Documental para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, establecer las condiciones adecuadas para los edificios, depósitos y unidades de conservación.

7.1 INFRAESTRUCTURA-EDIFICIO.

El edificio debe conservarse sin humedad.
Tener en cuenta que el Instituto para el Desarrollo de Antioquia se encuentra ubicado en el Centro Administrativo la Alpujarra (oficialmente Centro Administrativo José María Córdova), donde se encuentra ubicado la Gobernación de Antioquia, Alcaldía de Medellín, la Asamblea Departamental y el Concejo de Medellín. En la misma área se ubican el edificio de las Empresas Departamentales de Antioquia, la Administración de Impuestos Nacionales, el Palacio Nacional (Palacio de Justicia), la sede de Tele Antioquia, la Plaza de la Libertad, se encuentra cerca del Edificio Inteligente de las Empresas Públicas de Medellín (EPM). Lugar que puede ser epicentro de atentados, y que debe estar incluido dentro del Plan de Emergencia del Instituto.

7.2 DEPÓSITOS DE ARCHIVO:

Se debe tener en cuenta la manipulación, transporte y seguridad de la documentación.
Los depósitos deben ser adecuados climáticamente según los lineamientos para la conservación.
Identificar el crecimiento documental de acuerdo a los parámetros archivísticos establecidos en las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.
Los depósitos para la custodia deben contar con elementos que garanticen la seguridad de la información.
Las zonas de consulta y prestación de servicios archivísticos deben estar fuera del lugar de almacenamiento de la documentación, para asegurar las condiciones ambientales en las áreas de depósito.

7.3 MOBILIARIO Y UNIDADES DE CONSERVACIÓN.

7.3.1 ESTANTES:

- Garantizar con el archivador rodante la resistencia a la documentación generada, que pueda soportar carga mínima por cuerpo de 1.200 kilogramos.

- Para el archivador rodante se debe utilizar las paralelas y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad, además se debe anclar los estantes al piso.

- Así mismo realizarle mantenimiento a este tipo de estantería, para no tener accidentes.

- Los estantes deben estar debidamente identificados de acuerdo a la signatura topográfica.

- Se recomienda el uso de separadores metálicos con el fin de evitar deslizamiento de la documentación.

- La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20 cm entre éstos y la estantería

- El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm y un corredor central mínimo de 120 cm.

7.3.2 MOBILIARIOS PARA OTROS SOPORTES:

- Para el diseño del mobiliario para planos, como lo son las planotecas debe dimensionarse el peso y volumen para no dificultar su manipulación.

- Las gavetas de las planotecas tendrán una profundidad de 5 cms, o menos, cada una de ellas debe poseer sistemas de rodamiento que disminuyan la fricción y vibraciones, eliminando el riesgo de atascamiento o caída de la gaveta.

- Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros o digital como disquetes, C.D. principalmente, se deben contemplar sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseños desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar.

- Para las fotografías y negativos deben almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH neutro.

- Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete, deberán estar debidamente identificadas y ubicadas en estanterías diseñadas acorde con el formato para garantizar la preservación.

- Los disquetes y CD podrán contar con una unidad de conservación plástica que no desprendan vapores ácidos.

- Utilizar mobiliario de oficina, para los archivos de gestión elaborado en materiales estables para la conservación y proyectado de acuerdo con la producción documental.

7.3.3 CARPETAS:

- Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación de la documentación almacenada.

7.3.4 CAJAS:

- Utilizar cajas de archivo para proteger la documentación del polvo, la contaminación, los cambios bruscos de humedad relativa y temperatura que contribuyen a una adecuada manipulación y organización.

- Las cajas que se deben utilizar para el Centro de Administración Documental no deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo e insectos, debe estar fabricada con cartón kraft corrugado de pared sencilla, con pH menor a 7, tamaño X 300.

7.3.5 CONDICIONES AMBIENTALES:

- Realizar control de temperatura de manera periódica y debe estar entre 15 a 20 oC con una fluctuación diaria de 4 oC.

- Igualmente realizar control de Humedad relativa y debe permanecer entre 45% y 60% con una fluctuación diaria de 5%.

Esta medición debe realizarse por medio de un termohigrómetro, el cual después de su medición, y si se presentan condiciones ambientales inadecuadas, se enviará esta información a la Dirección Administrativa para que efectúen los trámites pertinentes.

Para el control se va a establecer este formato: Anexo No 10: “Formato de control de temperatura y humedad relativa”.

INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA - IDEA FORMATO DE CONTROL TEMPERATURA Y HUMEDAD RELATIVA CENTRO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

NOMBRE DEPÓSITO
FECHA	HUMEDAD RELATIVA	TEMPERATURA	FIRMA
AÑO	MES	DIA

7.3.5.1. ILUMINACIÓN:

- Los depósitos deben contar con iluminación natural, además la iluminación artificial fluorescente de baja intensidad.

- Se debe evitar la luz directa sobre la documentación.

7.3.5.2 VENTILACIÓN:

- Se debe dar ventilación natural a la documentación por medio de las puertas y ventanas.

- Permanentemente el depósito deberá contar con ventilación continua y permanente.

7.4 ALMACENAMIENTO-MANTENIMIENTO.

- Dotar a los funcionarios del Centro de Administración Documental con tapabocas, guantes, delantal.

- Se debe contar con medidas de seguridad en los depósitos en cuanto a daños producidos por inundaciones e incendios, agentes vandálicos y hurto.

- Disponer de extintores de CO2, Solkaflamo Multipropósito, renovados, además los funcionarios deberán estar capacitados para su utilización en caso de emergencia.

- Deberán incluir dentro del plan de capacitación y entrenamiento periódico del personal al que se debe indicar entre otros, la ubicación y operación de válvulas de cierre de tuberías de agua o conducciones eléctricas, el manejo de los extintores, sistemas de alarma y de evacuación.

- Deberá contar con detector de humo conectado con los servicios de extintores de urgencias.

- Contar con personal de vigilancia.

- Los depósitos deben tener puertas cortafuegos.

- Realizar mantenimiento a las instalaciones eléctricas.

- Procurar que las salidas de emergencia del Instituto sean de fácil acceso.

- El Instituto debe contar con brigadas de emergencia, mapa de riesgos, planes de evacuación, señalización de rutas de evacuación y vigilancia las 24 horas del día, en el que se incluya al Centro de Administración Documental.

- La zona de consulta y la prestación de servicios de asesoría debe estar fuera de la zona de almacenamiento, tanto por razones de seguridad e integridad de la información, como también regulando las condiciones ambientales del área de depósito.

- Realizar el procedimiento de fumigación y/o desinfección de forma uniforme en las áreas de depósitos de los documentos.

- Programa de limpieza de espacios sin ocasionar humedad.

- Las unidades de conservación (carpetas) y los documentos debe limpiarse periódicamente, para quitar el polvo acumulado, se recomienda emplear aspiradora.

7.5 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:

- Se recomienda almacenar copias de respaldo de la información y realizar la migración a nuevos soportes, en lugares diferentes al depósito de archivo, identificando cuáles son los documentos esenciales para el mantenimiento de los servicios suministrados o para la reanudación de las actividades en caso de desastre. Que sean estos documentos para contribuir a garantizar los derechos fundamentales de la administración, así como las obligaciones legales y 97 financieras. Esta información puede conservarse en cualquier soporte, pero asegurar su durabilidad e integridad.

- Las cintas magnéticas soporte en el cual se realiza el Backup de la información del Instituto deben ser rebobinadas periódicamente para asegurar el largo período de conservación de este soporte.

- El IDEA cuenta con 4 depósitos, asignados para la parte administrativa y la conservación documental, los requerimientos anteriormente mencionados para conservar la documentación, deben ser aplicados en todos ellos.

8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS.

Para darle disposición final a los documentos, ésta debe basarse según lo estipulado en las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental, defiendo los documentos que son de CONSERVACIÓN TOTAL- ELIMINACIÓN- SELECCIÓN, siendo estas decisiones aceptadas y aprobadas por el Comité de Archivo del Instituto.

8.1 CONSERVACIÓN TOTAL.

La conservación total se le da a aquellos documentos que tienen valores secundarios o permanentes, que por su contenido dan cuenta del origen, evolución, políticas del Instituto, convirtiéndose en testimonio de sus actividades en años anteriores. Además se deben tener como patrimonio histórico aquellos documentos que por su creación dan fe de un evento cultural importante para el Instituto y la Nación.

Para bridar la garantía a los documentos para su conservación debe tenerse en cuenta:

- Que los documentos que van a ser de conservación total, no estén infectados por hongos o la humedad, de ser así deben realizarse el respectivo procedimiento de restauración con las instancias correspondientes y el aislamiento como medida preventiva.

- Se encuentren clasificados, ordenados y descritos según lo que indique las Tablas de Retención y/o Valoración Documental.

- Estar almacenados en unidades de conservación óptimos para asegurar su perdurabilidad.

Si es soporte papel, tratar de que se almacenen en carpetas desacidificadas, evitando el deterioro y garantizando la durabilidad del soporte.

Si los documentos se encuentran en otros soportes, tener en cuenta el tiempo de duración, la capacidad, plan de Backups de la información, además de la perdurabilidad del equipo lector de estos soportes.

- Contar con el mobiliario indicado para los diferentes soportes, planotecas para los planos, gabinetes o armarios para los documentos en imagen análoga, como microfilmación, cintas fotográficas, cintas de video, fotografías, o soportes digitales como disquetes, CD.

- Las diferentes unidades de conservación deben estar debidamente rotuladas.

- Manejar el inventario documental actualizado para la consulta de estos documentos.

- Los depósitos deben contemplar las condiciones ambientales adecuadas para preservar la memoria Institucional.

8.2 ELIMINACIÓN DOCUMENTAL:

Debe basarse en lo estipulado en la Tabla de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental, para no llegar a eliminar documentación erróneamente.

Se eliminan los documentos que pierden los valores primarios y secundarios y que no es necesario conservar para la historia.

PROCEDIMIENTO:

- Los documentos a eliminar deben ser registrados en el inventario documental, como requisito previo a la elaboración del acta de eliminación.

- Los documentos que se van a eliminar deben de estar aprobados por el Comité de Archivo de IDEA, respaldada esta decisión por medio de una acta de eliminación documental.

- No se deben eliminar documentos que no estén estipulados dentro de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.

- La eliminación debe realizarse tanto para documentos en soporte papel, análogo digitales, se debe reutilizar los soportes.

- La eliminación debe realizarse en el Centro de Administración Documental, ya que esa allí donde se reciben las transferencias primarías y se emprenden las transferencias secundarias.

8.3 SELECCIÓN DOCUMENTAL:

Igualmente este procedimiento se establece en las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental, consiste en dejar una muestra de un porcentaje de una serie o subserie documental, y eliminar el resto de estos documentos. PROCEDIMIENTO:

- La selección debe realizarse a documentación que tiene características homogéneas.

- Al momento de realizar la selección debe realizarse valoración a series documentales que contienen información que pueden tener relevancia para la historia Institucional y poder dejar así la muestra con este tipo de información.

- Como se encuentra estipulado en el procedimiento de las Tablas de Retención Documental, cuando una serie y subserie documental se valla a eliminar se debe dejar una muestra del 1%.

8.4 MICROFILMACIÓN DOCUMENTAL.

La microfilmación es la técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. Los documentos que deben microfilmarse son los documentos que son para conservación total.

CRITERIOS PARA MICROFILMAR:

- Realizar la preparación de los documentos: retirar ganchos, dobleces y arrugas en los documentos.

- Normalizar los criterios para indización de los documentos, así agilizar la búsqueda.

- Utilizar Microformas, tipos de cámaras, reducción y formato de filmación de acuerdo con el tamaño, color y estado de conservación del documento a microfilmar.

- Usar películas de buena calidad y adquirirlas con fechas se vencimiento no menores a un año.

- Almacenar las películas en condiciones de humedad relativa de 35%y temperatura de 17oC.

- Mantener el equipo en buen estado mediante el programa de visitas preventivas bimensuales y correctivas cuando sea necesario.

- Instalar los equipos en lugares secos, alejados de vibración y con estabilizadores de corrientes. Las cámaras planetarias requieren adicionalmente de penumbra.

- Adiestrar debidamente a los operarios sobre los conceptos básicos de la tecnología y sobre la operación del equipo.

- Realizar un control de calidad minucioso teniendo en cuenta los parámetros establecidos por las Normas Técnicas Internacionales, en especial las ISO, ANSI, NMA, etc., y las Normas Técnicas Nacionales expedidas por el ICONTEC.

- Utilizar los microfilmes originales o master únicamente para obtener copias en película y no para hacer consultas o copias en papel.

- Evitar la utilización de carretes o cajas metálicas para el almacenamiento definitivo de microfilmes.

- Disponer de equipos lectores que posean sistemas de magnificación acordes con las reducciones utilizadas en el momento de microfilmar.

- Disponer, en lo posible, de bases de datos con la información referencial de los documentos que faciliten su búsqueda.

Ventajas de la microfilmación

Aspectos técnicos

- Durabilidad: En condiciones de almacenamiento adecuado a los microfilmes pueden durar 100 años o más sin que se altere su composición física y química.

- Tecnología estable: La evolución de esta tecnología ha sido estable en estos últimos 30 años, otorgándole seguridad y permanencia.

- Versatilidad: Puede manejar diferente tipo de documentación con excelente calidad reproducción

Aspectos legales

- Los decretos ley 2527 de 1950 y 3354 de 1954 establecen los parámetros y procedimientos que se deben tener en cuenta para que un microfilm se constituya como medio valido para transferir documentación, incluso cuando se descarta los papeles.

Desventajas de la microfilmación

Aspectos Técnicos

- Imposibilidad de mejorar la imagen por su carácter fotográfico, el microfilm no puede mejorar la legibilidad de la información que tiene problemas en soporte papeles.

- Lentitud en la búsqueda: Aun partiendo de documentación organizada y con apoyo de bases de datos, la recuperación de un documento microfilmado puede ser hasta 100 veces más lenta que en los sistemas informáticos.

- Consulta única: “Un microfilme solo puede ser consultada por un usuario a la vez”.

8.5 DIGITALIZACIÓN.

Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilm y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador. El Instituto cuenta con un software de administración documental que permite la digitalización de la información como medida de consulta y agilidad en la recuperación de información.

CRITERIOS DE LA DIGITALIZACIÓN:

La digitalización de documentos en soporte papel, de archivos de gestión y centrales, se debe hacer para agilizar su búsqueda en casos de consulta permanente, remota o por varios usuarios a la vez. En caso de los documentos y archivos históricos se debe utilizar para mejorar la legibilidad y facilitar el acceso remoto, pero sin destruir la documentación original

El manejo de documentos electrónicos debe incluir procedimientos de migración, Backus, transferencia a formatos analógicos como el microfilm o el papel que permita asegurar la permanencia de la información accesible, en especial aquella que por su valor testimonial así lo requiera, por lo cual las series de documentos digitales también deben ser contempladas en las tablas de retención documental.

Al aplicar sistemas computacionales se debe ser consiente de los problemas de la obsolescencia tecnológica y archivistas e ingenieros de sistemas deben trabajar en equipo, para crear estrategias y procedimientos que eviten la pérdida de la información.

Estudiar la posibilidad de creación de centros de almacenamiento de información digital que la mantengan actualizada y accesible o que los archivos centrales e históricos cumplan esta función, tal como sucede con los documentos en papel.

Presionar a los fabricantes como lo han planteado muchos técnicos y especialistas para que se creen estándares que eviten la rápida obsolescencia de los medios, programas y equipos.

Ventajas de la digitalización:

Aspectos técnicos

- Velocidad y facilidad de consulta.

- Distribución en red.

- Capacidad de mejorar imágenes de documentos en mal estado.

- Versatilidad en el manejo de diferentes tipos de documentación.

- Consulta de una misma información por varios usuarios a la vez.

Desventajas de digitalización:

Aspectos técnicos

Conservación: los medios de almacenamiento digitales no han sido diseñados con miras a una larga permanencia.

- Requieren personal altamente calificados para adelantar procesos de digitalización exitosos.

- Vertiginoso obsolescencia tecnológica.

- Dependencia tecnológica: los diseñadores de programas no dan la posibilidad de cambiar elementos para mejorar el rendimiento.

- Accesibilidad: el cambio en los formatos de almacenamiento puede impedir la consulta cuando no se cuenta con las mismas herramientas usadas al ingreso.

Aspectos legales

- Aun cuando la ley 527 de 1999 o la ley de comercio electrónico y la ley 594 de 2000 o la ley general de archivo, utilización de nuevas tecnologías en el manejo de los documentos contables y los de las entidades del estado respectivamente, es importante considerar que el Párrafo 1 del artículo 19 de esta última estable la obligación de garantizar la autenticidad, integridad y la inalterabilidad de la información allí consignada, aspectos no del todo resueltos por la tecnología.

8.6 CARACTERISTICAS DE LOS SOPORTES.

8.6.1 Disco Compacto: es un soporte digital óptico utilizado para almacenar cualquier tipo de información (audio, imágenes, vídeo, documentos y otros datos). Tipos de disco compacto.

Cuidados y preservación de los discos compactos:

La oxidación, la cubierta y las reacciones químicas entre sus componentes, además del calor y el maltrato, pueden destruir los "datos digitales". Por lo tanto, hay que revisar periódicamente la información para detectar las fallas Para evitar el deterioro temprano de los compactos sólo hay que tratarlos bien evitando exponerlos al calor y la humedad, sujetarlos por los bordes o el centro, no doblarlos y guardarlos siempre en sus cajas. Debe evitarse que las placas entren en contacto constante con cualquier material. Los CD-R, basados en tinturas orgánicas, son más perecederos y volátiles que los compactos y los CD-ROM. Hay que verificar el Backup cada dos años o menos. No es mala idea, el hacer doble copia de todo y respaldar la información cada dos años.

8.6.2 DVD: es un disco óptico de almacenamiento de datos, con una capacidad promedio entre 4.7 Gigabytes.

8.6.3 VHS: es un sistema de grabación y reproducción analógica de audio y video con capacidad de almacenamiento de 45 Gigabytes.

8.6.4 Casete: es un formato de grabación de sonido de cinta magnética, las cintas contienen partes móviles como rodamientos que pueden deteriorarse, haciendo que se atasque o rompa la cinta magnética. Esto no significa el fin de lo que allí está grabado: Se puede sacar la cinta de la carcasa y trasplantarla a otra carcasa. Las cintas que se ha comido el aparato reproductor, tal y como se describe a continuación, pueden ser recuperadas en muchos casos, por ejemplo, enrollándolas de nuevo sobre una superficie circular, como puede ser un bolígrafo, y dejando la superficie lo más lisa posible.

8.6.5 Cinta Magnética: cinta magnética es un tipo de medio o soporte de almacenamiento de datos que se graba en pistas sobre una banda plástica con un material magnetizado, generalmente óxido de hierro o algún cromato. Las más avanzadas son capaces de almacenar menos de 300 MB., algo que no es suficiente en la mayor parte de sistemas actuales.

Las cintas magnéticas han sido durante años (y siguen siendo, en la actualidad) el dispositivo de Backup por excelencia.

8.6.6 Memoria USB: Una memoria USB (de Universal Serial Bus), es un dispositivo que utiliza una memoria flash para guardar información.

Teóricamente pueden retener los datos durante unos 20 años y escribirse hasta un millón de veces.

A pesar de su bajo costo y garantía, hay que tener muy presente que estos dispositivos de almacenamiento pueden dejar de funcionar repentinamente por accidentes diversos.

El cuidado de las memorias USB es similar al de las tarjetas electrónicas; evitando caídas o golpes, humedad, campos magnéticos y calor extremo.

8.6.7 Disquete: Un disquete o disco flexible es un medio de almacenamiento o soporte de almacenamiento de datos formado por una pieza circular de material magnético, fino y flexible. Su fiabilidad es muy baja: la información almacenada se puede borrar fácilmente si el disco se aproxima a aparatos que emiten cualquier tipo de radiación, como un teléfono móvil o un detector de metales. Además, la capacidad de almacenamiento es muy baja, de poco más de 1 MB por unidad; esto hace que sea casi imposible utilizarlos como medio de Backus de grandes cantidades de datos, restringiendo su uso a ficheros individuales.

8.6.8 Tarjeta de Memoria: Una tarjeta de memoria o tarjeta de memoria flash es un dispositivo de almacenamiento que conserva la información que le ha sido almacenada de forma correcta aun con la pérdida de energía, es decir, es una memoria no volátil.

Súper Frágiles: La fragilidad de los discos ópticos es tal, que ante un pequeño rasguño, una mancha e incluso una huella pueden provocar daños irreparables que causarán la imposibilidad de realizar la lectura o reescritura de los mismos.

- Es recomendable tener en cuenta una serie de precauciones que nos permitirán seguir utilizando para evitar este tipo de inconvenientes estos tipos de soportes ópticos sin temor a posibles pérdidas de información.

- Lo primero que debemos hacer, cuando requerimos de un medio para almacenar material importante es adquirir un soporte de buena calidad, es decir fabricado por alguna de las marcas líderes del mercado, evitando utilizar soportes de marcas desconocidas y de los llamados alternativos.

- La importancia de elegir un buen DVD o CD soporte radica en que la mayoría de las empresas desconocidas que ofrecen medios a bajo costo, emplean en la fabricación de sus productos materiales y mano de obra de baja calidad, y a veces hasta procesos de inspección de calidad inexistentes.

- Por el contrario, aquellos fabricantes líderes utilizan en la manufacturación de sus productos tecnología de punta y materiales de altísima calidad, asegurando de esta manera discos más duraderos y resistentes a su manipulación diaria.

Una vez que hayamos adquirido el disco correcto y lo hayamos grabado, es importante implementar algunas precauciones para extender su durabilidad:

Precauciones:

- Se debe evitar tomar los discos apoyando los dedos sobre la superficie grabable. La forma correcta es tomarlo por los bordes o bien por el orificio central, para evitar de esta manera dejar impregnadas las huellas de nuestros dedos, y por ende la acumulación de humedad y suciedad.

- Es recomendable utilizar sobres y fundas protectoras para guardar los discos, y cuando deben ser manipulados jamás debemos colocarlos sobre cualquier lugar apoyando hacia abajo la superficie correspondiente a los datos, es decir que el modo correcto es dejando siempre hacia arriba la superficie de grabación del mismo.

- Es aconsejable almacenarlos en algún lugar donde no reciban excesivo calor o cambios bruscos de temperatura, como así también evitar la acumulación de polvo en el sitio donde solemos colocar nuestros discos.

- Lo ideal es realizar periódicamente una limpieza de los soportes, sobre todo luego de haberlos utilizados, para lo cual se debe emplear un paño suave que no desprenda pelusas, apenas humedecido con agua o algún producto especial para dicha tarea.

- También es importante mantener una limpieza constante de los reproductores donde pueden llegar a ser utilizados los discos.

- Tengamos en cuenta que la conservación del buen estado de los soportes es similar a la que empleábamos para mantener en buenas condiciones.

- Desafortunadamente, no se cuenta con suficiente documentación sobre la esperanza de vida de los soportes, el método estándar para determinar la duración de los medios magnéticos aún no se ha establecido.

- Las tecnologías de grabación y reproducción sobre soportes consisten en dos componentes independientes, los soportes y el equipo de reproducción, pero ninguno de estos está diseñado para durar eternamente. Por lo que en el caso de los archivos de audio la trascripción es inevitable. En vez de tratar de preservar formatos de grabación viejos y obsoletos, puede ser más práctico transcribir la información regularmente. La copia vieja podría preservarse hasta que la nueva copia fuese transcrita a la próxima generación de sistemas de grabación.

9. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS.

Los documentos electrónicos es información en soporte informático, que es registrada, producida y recibida en este formato.

Para que un documento electrónico sea considerado documento de archivo, debe contener información suficiente para la función del IDEA, y además provee valor probatorio de las actividades ó funciones.

Algunas de las problemáticas de los documentos electrónicos son la identificación, la localización y el control.

Actividades:

- Identificar por medio de la Tabla de Retención Documental los documentos que hacen parte del archivo.

- Obtener por medio de un inventario la información necesaria para facilitar el

acceso a la información. 107

- Establecer controles para asegurar la fiabilidad y autenticidad de los documentos, para que su información no sea alterada.

- No se deben guardar los documentos de archivo mezclados con otros documentos personales.

- Hacer referencia al asunto o trámite que le da origen al documento.

- Indicar si los documentos se trata de un documento preliminar, borrador o si es la versión definitiva.

- Referenciar el nombre de la persona o grupo que elabora el documento.

- Si el documento requiere de firmas para su validez y autenticidad, deberá imprimirse para efectuar la firma. O utilizar medios electrónicos que validen la autenticidad del envío de la información.

- Convertir los documentos electrónicos a formatos protegidos. Documento electrónico de archivo NO es el que se crea en Word, Excel, PowerPoint o demás plantillas de creación de documentos (Microsoft Office, Open Office, Works, entre otros). Para que dichos documentos se constituyan en documentos electrónicos de archivo, debemos convertirlos a formatos electrónicos protegidos (por ejemplo pdf), que nos permitan mantener, a lo largo de todo el ciclo vital del documento, la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información que el documento contiene.

- Eliminar borradores, versiones preliminares y copias de los documentos. Una vez se tenga aprobada la versión definitiva de un documento, eliminar todos archivos electrónicos con borradores, versiones preliminares y copias que se crearon durante el proceso de elaboración y ajustes de los documentos.

- Imprimir el documento electrónico cuando este deba constituirse en documento de archivo y esté vinculado con un expediente o serie documental, clasificados en TRD como de conservación permanente, se deberá imprimir el documento y archivar en su respectivo expediente o unidad documental en soporte papel.

- Los documentos electrónicos de archivo se organizan atiendo a la clasificación en series y subseries establecida a través de la Tabla de Retención Documental. La organización en los PC de los documentos electrónicos de archivo permite la utilización de carpetas y subcarpetas, que se estructuran a partir de la clasificación de los documentos en categorías de series y subseries, del mismo modo que se hace con los documentos en formato papel.

9.1 MANEJO DE CORREO ELECTRÓNICO:

El correo electrónico desarrolla actividades en la medida en que mejoran las comunicaciones internas y externas, elimina el “papeleo”.

Algunas recomendaciones que deben tenerse en cuenta son:

- Separar los mensajes que se constituyen en documentos de archivo de los mensajes que son informales y no proporcionan trámites dentro del IDEA.

- Los documentos deben ser guardados y clasificados en carpetas según el indicado en las Tablas de Retención Documental para cada dependencia.

- Cuando los documentos deban conservarse en el expediente físico, debe imprimirse el mensaje y sus documentos anexos. O en su caso, y si han sido radicados, vincularlos digitalmente a su expediente, o solicitar al CAD la vinculación archivística.

- Archivar los mensajes que se constituyen en documentos de archivo por fuera del programa de correo, convirtiéndolos a formatos protegidos (por ejemplo PDF) y vinculándolos al expediente o unidad documental del que hacen parte.

- Cuando se trate de documentos vinculados con expedientes o series de conservación permanente se aconseja imprimir el mensaje y sus documentos anexos y guardarlos en el respectivo expediente en formato papel.

- Realizar una copia periódica (en el sistema de backup empleado en la institución, o en CD, DVD no reescribibles) de las carpetas con sus mensajes y documentos anexos.

ANEXOS.

ANEXO NO 01: ANEXOS EN OTROS FORMATOS Y/O SOPORTES.

En el espacio después de la palabra “Fecha”, se pone con sello manual la misma fecha en que se recibe el documento, se selecciona una de las cuatro casillas que argumentan la no digitalización de los anexos; en caso de seleccionar la última, se debe aclarar en el siguiente renglón cuál es ese otro formato. Si hay algo más que decir sobre el documento o el soporte se utiliza el espacio “Observaciones adicionales”

ANEXO NO 02: REGISTRO DE DOCUMENTOS PARA RECORRIDOS INTERNOS.

INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA – IDEA REGISTRO DE DOCUMENTOS PARA RECORRIDOS INTERNOS CENTRO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

HORA RECORRIDO

FECHA DDMMAAAA

NÚMERO RADICADO

TIPO DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN

NOMBRE DE QUIEN RECIBE

Hora recorrido: Se debe consignar la hora en que se realiza el recorrido, uno de los siguientes: a). 07:30 a.m., b).12:00 m, c). 01:15 p.m. d). 5:00 p.m.

Fecha (dd/mm/aaaa): Se pone sello manual donde se registra día en número, tres primeras letras del mes y año en número así: 26 SEP 2012

Número de radicado: Se consigna el número consecutivo dado por el reloj radicador, el software QfDocument, (para el caso de los memorandos), o el dado manualmente.

Tipo documental: Se escribe el nombre del tipo documental que se envía por medio de la planilla, por ejemplo, Comunicación recibida (enviada por otras entidades o personas naturales), memorando, circular, comunicación enviada (producida por la Institución), derecho de petición.

Descripción: realizar un resumen corto del tema del documento.

Nombre de quien recibe: la secretaria o encargado de recibir el recorrido en cada dependencia, debe consignar el nombre legible de su puño y letra.

ANEXO NO 03: PROGRAMACIÓN DE PAGO DE FACTURAS.

Fecha de recibido: se consigna fecha en la que se recibe la factura o cuenta de cobro, en este orden día, iniciales del mes, y año. (22 SEP 2012)

Fecha de pago: se tiene estipulados que el pago se realiza a los quince días, si cae sábado o domingo se corre hasta el lunes siguiente, se consigna día, iniciales del mes, y año. (22 SEP 2012)

Factura No: Se consigna número de factura o número de cuenta de cobro si la tiene, sino se deja en blanco.

ANEXO NO 04: FORMATO DE RECEPCIÓN DE RESPUESTAS.

ANEXO NO 05: FORMATO DEVOLUCIÓN EN LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS.

ANEXO NO 06: FORMATO ACTA DE ACLARACIÓN EN LA RADICACIÓN.

ANEXO NO. 07: FORMATO “REGISTRO DE DOCUMENTOS PARA RECORRIDOS EXTERNOS”.

ANEXO NO 08: FORMATO “SOLICITUD DE INFORMACIÓN”.

ANEXO NO 09: “AFUERA DE PRÉSTAMO”.

ANEXO NO. 10: FORMATO CONTROL TEMPERATURA Y HUMEDAD RELATIVA.

ANEXO NO. 11: GLOSARIO.

Acceso a documentos de archivo. Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la ley.

Acervo documental. Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

Administración de archivos. Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

Almacenamiento de documentos. Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

Archivista. Profesional del nivel superior, graduado en archivística.

Archivística. Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.

Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo central. Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo de gestión. Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo del orden departamental. Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos del orden departamental y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo electrónico. Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

Archivo General de la Nación. Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.

Archivo histórico. Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Asiento descriptivo. Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación.

Asunto. Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

Catálogo. Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

Certificación de documentos. Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos.

Ciclo vital del documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

Clasificación documental. Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Código. Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

Colección documental. Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al orden original.

Comité de archivo. Grupo asesor del alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Comité evaluador de documentos. Órgano asesor del Archivo General de la Nación y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar sobre.

El valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de las privadas que cumplen funciones públicas.

La eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración documental

La evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración documental.

Comités del sistema nacional de archivos. Comités técnicos y sectoriales, creados por el Archivo General de la Nación como instancias asesoras para la normalización y el desarrollo de los procesos archivísticos.

Comunicaciones oficiales. Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término "correspondencia", hasta el momento en que se adoptó la definición de "comunicaciones oficiales" señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

Conservación de documentos. Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Conservación preventiva de documentos. Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.

Consulta de documentos. Acceso a un documentó o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

Copia. Reproducción exacta de un documento.

Copia de seguridad. Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.

Cuadernillo. Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado por la costura de uno o varios cuadernillos.

Cuadro de clasificación. Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

Custodia de documentos. Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

Depósito de archivo. Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.

Depuración. Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.

Descripción documental. Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

Descriptor. Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.

Deterioro. Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.

Digitalización. Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (soportes, papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Digitar. Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.

Diplomática documental. Disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia.

Disposición final de documentos. Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.

Distribución de documentos. Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Documento. Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento activo. Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

Documento de apoyo. Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Documento esencial. Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

Documento electrónico de archivo. Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento facilitativo. Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades.

Documento histórico. Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico

Documento inactivo. Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.

Documento misional. Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social.

Documento original. Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Documento público. Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

Documento semiactivo. Documento de uso ocasional con valores primarios.

Eliminación documental. Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Empaste. Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma de libro. La unidad producto del empaste se llama "legajo".

Encuadernación. Técnica mediante la cual se cosen uno o varios cuadernillos de formato uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la encuadernación se llama "libro".

Estantería. Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación.

Expediente. Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

Facsímil. Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.

Fechas extremas. Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

Foliar. Acción de numerar hojas.

Folio. Hoja.

Folio recto. Primera cara de un folio, la que se numera.

Folio vuelto. Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

Fondo abierto. Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente.

Fondo acumulado. Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.

Fondo cerrado. Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban.

Fondo documental. Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

Fuente primaria de información. Información original, no abreviada ni traducida. Se llama también "fuente de primera mano".

Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Guía. Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.

Identificación documental. Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.

índice. Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización.

índice cronológico. Listado consecutivo de fechas.

índice onomástico. Listado de nombres de personas naturales o jurídicas.

índice temático. Listado de temas o descriptores.

índice toponímico. Listado de nombres de sitios o lugares.

Inventario documental. Instrumento de recuperación de información que describe de 127 manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Legajo. Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación

Legislación archivística. Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país.

Manuscrito. Documento elaborado a mano.

Marca de agua (Filigrana). Señal transparente del papel usada como elemento distintivo del fabricante.

Microfilmación. Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.

Muestreo. Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos.

Normalización archivística. Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística.

Ordenación documental. Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

Organigrama. Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.

Organización de archivos. Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

Organización documental. Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Principio de orden original. Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Principio de procedencia. Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Producción documental. Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

Protocolo. Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.

Radicación de comunicaciones oficiales. Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

Recepción de documentos. Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

Recuperación de documentos. Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

Registro de comunicaciones oficiales. Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

Registro de ingreso de documentos. Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.

Reglamento de archivo. Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.

Reprografía. Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.

Retención documental. Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

Sección. En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

Selección documental. Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también "depuración" y "expurgo".

Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Signatura topográfica. Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.

Sistema integrado de conservación. Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital

Sistema nacional de archivos. Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.

Subserie. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características específicas.

Tabla de retención documental. Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de valoración documental. Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Testigo. Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.

Tipo documental. Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

Tomo. Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión.

Trámite de documentos. Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Transferencia documental. Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

Unidad administrativa. Unidad técnico-operativa de una institución.

Unidad de conservación. Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación.

Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

Unidad documental. Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

Valor administrativo. Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Valor científico. Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.

Valor contable. Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

Valor cultural. Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

Valor fiscal. Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.

Valor histórico. Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.

Valor jurídico o legal. Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.

Valor permanente o secundario. Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

Valor primario. Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.

Valor técnico. Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional.

Valoración documental. Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

2. Correo Certificado: Servicio que permite comunicarse a través del correo, con una certificación válida judicialmente, con prueba de entrega bajo firma de los envíos

3. Postexpress: Servicio de mensajería especializada con el cual los envíos llegan a las principales poblaciones del país, acompañados siempre por una gula en la que se registran los datos del remitente, destinatario y la entrega del envío.

4. Correo al día: Servicio de correo expreso que le permite a sus envíos llegar a su destino el mismo día, siempre y cuando el envío sea entregado antes de las 10:00 a.m. y el envío sea Impuesto y entregado en los destinos vigentes.

Resolución 420 de 2013 IDEANT

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