ACUERDO 62 DE 2007

(diciembre 19)

Diario Oficial No. 46.857 de 30 de diciembre de 2007

INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR, ICETEX

<NOTA DE VIGENCIA: Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 14 de 2023>

Por el cual se adopta el Reglamento Interno del Comité de Auditoría del Icetex.

LA JUNTA DIRECTIVA,

en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias y en especial las que le confiere la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, el artículo 9o del Decreto 1050 del 6 de abril de 2006, el Acuerdo 013 del 21 de febrero de 2007, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005 transformó al Icetex en una entidad financiera de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, cuyo objeto es el fomento social de la educación superior, priorizando la población de bajos recursos económicos y aquella con mérito académico en todos los estratos a través de mecanismos financieros que hagan posible el acceso y la permanencia de las personas a la educación superior, la canalización y administración de recursos, becas y otros apoyos de carácter nacional e internacional, con recursos propios o de terceros;

Que el numeral 7 del Decreto 1050 de 2006 establece como función de la Junta Directiva designar a su representante ante el Comité de Riesgos y demás Comités que requieran representación de la misma;

Que el Numeral 18 del artículo 9o del Decreto 1050 de 2006 faculta a la Junta Directiva para integrar el Comité de Auditoría, de conformidad con las disposiciones legales y las emanadas de la Superintendencia Financiera;

Que de conformidad con los lineamientos de la Superintendencia Financiera de Colombia, establecidos en el numeral 7.7.4 del Capítulo IX del Título I, de la Circular Básica Jurídica, Circular Externa No. 007 de 1996, las Juntas Directivas de las entidades vigiladas deberán adoptar un reglamento de funcionamiento de los Comités de Auditoría.

Que de conformidad con el artículo 4o del Acuerdo No. 009 de 2007, establece que la Junta Directiva deberá adoptar un reglamento de funcionamiento que incluirá además de las funciones señaladas en las circulares de la Superintendencia Financiera, todas aquellas que en su criterio sean propias de la Institución y se adapten a sus necesidades;

Que el Sistema de Control Interno se define como el conjunto integrado por la estructura administrativa, los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la Entidad, teniendo en cuenta las metas y objetivos previstos;

Que son objetivos del Sistema de Control Interno los siguientes:

a) Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten;

b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional;

c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad;

d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional;

e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros;

f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que pueden afectar el logro de sus objetivos;

g) Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación;

h) Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características;

Que a la Junta Directiva le corresponde adoptar las decisiones relativas a la adecuada organización de la gestión del Sistema de Control Interno y en particular las que corresponden a la aprobación de políticas, procedimientos y metodologías de control al interior de la entidad, teniendo en cuenta lo señalado en la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera, en el Capítulo IX, del Título I, Obligaciones Especiales de las Entidades Vigiladas;

Que sin perjuicio de la responsabilidad atribuible a la Junta Directiva en la definición de políticas y en la ordenación del diseño de la estructura del Sistema de Control Interno, los que deberán ser motivados, constar por escrito y divulgarse a nivel directivo de la organización, es pertinente resaltar el deber que les corresponde a todos y cada uno de los funcionarios dentro de la organización, quienes en desarrollo de sus funciones y con la aplicación de procesos operativos apropiados deberán procurar el cumplimiento de los objetivos trazados por la Alta Dirección, siempre sujeto a los límites por ella establecidos;

Que el reglamento interno del Comité de Auditoría del Icetex estará a disposición de la Superintendencia Financiera cuando esta lo solicite;

En virtud de lo anterior,

ACUERDA:

ARTÍCULO 1o. <Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 14 de 2023> El Comité de Auditoría del Icetex tiene como finalidad apoyar a la Junta Directiva en la supervisión de la efectividad de los controles, así como en la definición de las políticas y en la ordenación del diseño de los procedimientos del Sistema de Control Interno en la Organización, el cual debe servir de soporte en la toma de decisiones.

ARTÍCULO 2o. <Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 14 de 2023> El Comité de Auditoría vigilará que los procedimientos del Sistema de Control Interno se enmarquen en los objetivos, metas y estrategias determinadas por el Icetex, en cumplimiento de:

a) La eficiencia y efectividad en las operaciones, de manera que se reduzcan los riesgos de pérdidas de activos operacionales y financieros propios del Icetex, y de los bienes de terceros que se encuentran en poder de la entidad;

b) Suficiencia y confiabilidad en la información financiera, en conjunto con la preparación y difusión de los estados financieros;

c) Dar aplicación a las disposiciones legales vigentes.

PARÁGRAFO. El Comité de Auditoría no sustituye la responsabilidad que le corresponde a la Junta Directiva y a la Administración de la entidad, sobre la supervisión e implementación del Sistema de Control Interno y, en tal sentido, su responsabilidad quedará limitada a servir de apoyo en la toma de decisiones relacionadas con dicho Sistema y en el cumplimiento de la misión institucional.

ARTÍCULO 3o. <Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 14 de 2023> El Comité de Auditoría estará conformado por tres (3) miembros de la Junta Directiva, cada uno de los cuales será independiente y ajeno a cualquier relación que, en opinión de la Junta, pudiere interferir con el ejercicio de su juicio independiente como miembro del Comité de Auditoría.

Quienes tendrán pleno derecho a voz y voto en las atribuciones y facultades del Comité de Auditoría.

PARÁGRAFO. Los miembros designados por la Junta Directiva para conformar este Comité podrán, de requerirse, designar personas independientes a la administración del Icetex, para apoyar la labor del Comité. Estos tendrán voz pero no voto.

ARTÍCULO 4o. <Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 14 de 2023> A las reuniones del Comité podrán ser citados el Presidente de la Entidad, el Vicepresidente Financiero, el Jefe de la Oficina de Control Interno, el Revisor Fiscal así como cualquier otro funcionario que el Comité considere conveniente, quienes tendrán voz pero no voto.

ARTÍCULO 5o. <Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 14 de 2023> El Vicepresidente Financiero y el Jefe de la Oficina de Control Interno del Icetex, colaborarán con el Comité, en que la información requerida sea suministrada de manera ágil y oportuna.

ARTÍCULO 6o. <Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 14 de 2023> Cualquier miembro de la Junta Directiva que no pertenezca al Comité de Auditoría podrá asistir a sus reuniones, siempre y cuando el Comité lo autorice, pero no tendrá derecho a voto en sus opiniones.

ARTÍCULO 7o. <Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 14 de 2023> Los miembros del Comité de Auditoría serán elegidos por la Junta Directiva, por un periodo de un (1) año y podrán ser reelegidos por un período igual, o hasta que sus sucesores sean elegidos y ratificados.

PARÁGRAFO. No obstante lo anterior, se procurará que los períodos de permanencia no sean coincidentes, de forma tal que el Comité siempre pueda contar con un miembro experimentado en las funciones del mismo.

ARTÍCULO 8o. <Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 14 de 2023> Cuando el período dentro del Comité de Auditoría no haya concluido pero sí el período correspondiente al establecido para ocupar un puesto en la Junta Directiva, lo reemplazará quien ocupe el cargo en la Junta Directiva, hasta que concluya el período para el que fue nombrado en el Comité.

ARTÍCULO 9o. <Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 14 de 2023> En el evento en que un miembro del Comité de Auditoría renuncie a su cargo como miembro de la Junta Directiva, o al que lo hace merecedor de ser miembro de la misma, antes de finalizar su período en el Comité, se entiende necesariamente que también renuncia al Comité y lo sucederá en el cargo quien lo reemplace en la Junta Directiva, hasta que finalice el período para el cual fue designado en el Comité.

ARTÍCULO 10. <Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 14 de 2023> En el evento en que un miembro del Comité de Auditoría renuncie a su cargo en este Comité o le sobrevenga una imposibilidad de ejercerlo, corresponderá a la Junta Directiva designar el nuevo miembro del Comité, el cual permanecerá en sus funciones por un año.

ARTÍCULO 11. <Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 14 de 2023> Los miembros del Comité de Auditoría podrán ser removidos con o sin causa con el voto mayoritario de la Junta Directiva quién podrá designar su reemplazo, por un período de un año.

ARTÍCULO 12. <Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 14 de 2023> El Presidente del Comité será designado por sus integrantes y en esa calidad, es a quien le corresponde coordinar las actividades del Comité, por el término en su permanencia en el Comité de Auditoría.

PARÁGRAFO. El Presidente del Comité presidirá todas las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité de Auditoría.

ARTÍCULO 13. <Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 14 de 2023> Se designará como Secretario del Comité de Auditoría al Secretario General del Icetex, quien citará a sus sesiones.

ARTÍCULO 14. <Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 14 de 2023> La labor del Secretario del Comité de Auditoría será redactar las actas y seguir el calendario que establezca el Comité para sus sesiones, debiendo efectuar el seguimiento de los temas a tratar, en el entendido que el Secretario no tendrá función de voto respecto de los temas tratados por los miembros del Comité de Auditoría y mantendrá la absoluta confidencialidad.

ARTÍCULO 15. <Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 14 de 2023> El Comité de Auditoría sesionará, en forma ordinaria, por lo menos una (1) vez cada tres (3) meses, o tantas veces estimen necesario los miembros del Comité, frente a circunstancias tales como: cuando se detecten deficiencias en el Sistema de Control Interno, cuando existan cambios significativos en las políticas de la entidad, o en la normatividad que regula las operaciones de las mismas.

PARÁGRAFO. Se podrá convocar a sesiones extraordinarias previa citación mediante aviso del Presidente del Comité de Auditoría, a cualquier miembro de la Junta Directiva, la Presidencia del Icetex, o solicitado al Presidente del Comité por el Revisor Fiscal de la Entidad.

ARTÍCULO 16. <Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 14 de 2023> El Comité o su Presidente podrá solicitar a la Vicepresidencia Financiera y al Revisor Fiscal informes trimestrales de los estados financieros de la Entidad.

PARÁGRAFO. Sin perjuicio de lo anterior, el Comité de Auditoría no es responsable de certificar los estados financieros de la Entidad, ni es responsable de la información contenida en los informes emitidos por la Revisoría Fiscal.

ARTÍCULO 17. <Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 14 de 2023> Al menos dos (2) miembros del Comité de Auditoría con derecho a voto constituirán quórum para sesionar y aprobar los temas de su competencia.

PARÁGRAFO. En caso de empate, la mayoría la constituirá el voto dirimente del Presidente del Comité de Auditoría.

ARTÍCULO 18. <Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 14 de 2023> Cuando se implemente en el Icetex, el sistema de teleconferencias, cualquier sesión del Comité de Auditoría podrá ser celebrada mediante este mecanismo.

ARTÍCULO 19. <Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 14 de 2023> Las decisiones del Comité de Auditoría quedarán contenidas por escrito en un acta que se levantará de la respectiva sesión; será preparada por el Secretario del Comité y deberá contener una descripción sucinta de los temas tratados, así como de las acciones a adoptar, estableciendo un mecanismo de seguimiento sobre el cumplimiento de las decisiones aprobadas.

ARTÍCULO 20. <Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 14 de 2023> Las actas respectivas se entenderán aprobadas una vez firmadas por el Presidente y Secretario del Comité de Auditoría. Serán presentadas a la Junta Directiva y cuando se detecten situaciones que revistan importancia significativa, se deberá remitir un informe especial a la Administración de la Entidad.

PARÁGRAFO. Las Actas del Comité de Auditoría se mantendrán bajo la custodia del Secretario del Comité de Auditoría.

ARTÍCULO 21. <Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 14 de 2023> Los documentos e información que se maneje en el Comité son parte integral de las operaciones y controles del Icetex y por lo tanto, es responsabilidad de los miembros del Comité velar por su correcta conservación, utilización y divulgación.

ARTÍCULO 22. <Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 14 de 2023> El Comité de Auditoría tendrá como funciones primordiales las siguientes:

1. Supervisar la estructura del Sistema de Control Interno de la entidad, de forma tal que se pueda establecer si los procedimientos diseñados protegen razonablemente los activos de la entidad y si existen controles para verificar que las transacciones estén siendo adecuadamente autorizadas y registradas.

2. Supervisar las funciones y actividades de la Auditoría Interna, con el objeto de determinar su independencia en relación con las actividades que auditan y verificar que el alcance de sus labores satisfacen las necesidades de la entidad.

3. Velar por la transparencia de la información financiera que prepara la entidad y su apropiada revelación. Para ello, deberá vigilar que existan los controles necesarios y los instrumentos adecuados para verificar que los estados financieros revelen la situación del Icetex y el valor de sus activos.

4. Velar porque existan los controles necesarios para evitar que la entidad sea utilizada como instrumento para la realización de actividades delictivas, en especial para el lavado de activos, revisando para el efecto los informes que el Oficial de Cumplimiento debe presentar a la Junta Directiva.

5. Evaluar los informes de Control Interno practicados por los auditores internos y los Revisores Fiscales, verificando que la administración haya atendido sus sugerencias y recomendaciones.

6. Confirmar o reprobar el concepto de la Revisoría Fiscal frente al informe de suficiencia y adecuación de las medidas de control interno de la entidad, que debe presentar a la Junta Directiva.

7. Solicitar los informes que considere convenientes para el adecuado desarrollo de sus funciones.

8. El Comité de Auditoría deberá conocer y/o evaluar cuando menos el siguiente material documental:

a) El borrador de los Estados Financieros de la Entidad;

b) El informe de los Estados Financieros dictaminados por el Revisor Fiscal;

c) Los informes de Control Interno emitidos por el Revisor Fiscal y/o las Cartas de Recomendaciones u observaciones emitidos por los mismos;

d) El Plan de Auditoría del Jefe de la Oficina de Control Interno y del Revisor Fiscal;

e) Los oficios de observaciones que remita la Superintendencia Financiera a la entidad como consecuencia de deficiencias detectadas;

f) Las actas donde conste la evaluación periódica de la cartera de créditos del Icetex;

g) Los informes que presenta el Oficial de Cumplimiento en relación con la observancia del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo - Sarlaft (Anteriormente Sipla);

h) Los demás que consideren pertinentes para el buen desarrollo del Comité.

9. Las demás que las normas legales establezca, modifique o aclare.

ARTÍCULO 23. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese y Cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a 19 diciembre de 2007.

El Presidente,

GABRIEL BURGOS MANTILLA.

La Secretaria,

MARÍA EUGENIA MÉNDEZ MUNAR.