ACUERDO AOG 17 DE 2019

(marzo 12)

Diario Oficial No. 50.901 de 20 de marzo 2019

JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ

Por el cual se adoptan los lineamientos para rendición de cuentas de la JEP a la ciudadanía.

EL ÓRGANO DE GOBIERNO DE LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ (JEP),

en ejercicio de sus facultades constitucionales, legales y reglamentarias, en especial el parágrafo 2 del artículo transitorio 5o del Acto Legislativo número 01 de 2017, precisado en sus alcances por la Corte Constitucional en Sentencia C-674 de 2017, el artículo 12 del Reglamento General de la Jurisdicción Especial para la Paz, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 5o transitorio del Acto Legislativo número 01 del 2017 creó la Jurisdicción Especial para la Paz con autonomía administrativa, presupuestal y técnica;

Que respecto de su naturaleza jurídica, el citado acto legislativo señala en el artículo transitorio 5o que la JEP estará sujeta a un régimen legal propio y se encargará de administrar justicia de manera transitoria y autónoma, con conocimiento preferente sobre las demás jurisdicciones;

Que el artículo 15 del Acto Legislativo número 01 del 2017 estipula que la Jurisdicción Especial para la Paz “(...) entrará en funcionamiento a partir de la aprobación de este Acto Legislativo sin necesidad de ninguna norma de desarrollo, sin perjuicio de la aprobación posterior de las normas de procedimiento y lo que establezca el reglamento de dicha jurisdicción (...)”;

Que el inciso 6 del artículo transitorio 12 del Acto Legislativo número 01 de 2017 dispone que los Magistrados de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP), sin incluir normas procesales, adoptarán el reglamento de funcionamiento y organización de la JEP;

Que a través del Acuerdo número 001 del 9 de marzo de 2018 proferido por la Plenaria de la JEP adoptó su Reglamento General. En el mismo se estableció que el Órgano de Gobierno de la JEP tendría como funciones las señaladas en la Constitución, la ley estatutaria de la JEP, la ley de procedimiento de la JEP, la ley y las referidas en el artículo 12 de ese Reglamento;

Que el artículo 12 del Reglamento General de la Jurisdicción Especial para la Paz señala que le corresponde al Órgano de Gobierno de la JEP establecer los objetivos, planificación, orientación de la acción y fijación de la estrategia general de la Jurisdicción;

Que el artículo 3o de la Ley 1712 de 2014 “por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones” establece, entre otros, los principios de transparencia y de divulgación proactiva de la información;

Que los artículos 41 y 43 del Decreto número 103 de 2015 reglamentario de la Ley 1712 de 2014, establecen que el esquema de publicación de información es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar, de forma ordenada, a la ciudadanía, interesados y usuarios, sobre la información publicada y que publicará, conforme al principio de divulgación proactiva; y que el mencionado esquema se adopta y actualiza con procedimientos participativos que incluyen mecanismos de consulta ciudadana;

Que la rendición de cuentas es una buena práctica de la administración pública que contribuye a garantizar los principios de transparencia y de divulgación proactiva de la información;

Que por lo anterior, la Jurisdicción Especial para la Paz en ejercicio de su autonomía considera fundamental adoptar los lineamientos que aseguren una óptima rendición de cuentas a la ciudadanía que corresponda a la naturaleza, estructura, procesos y régimen legal de la Jurisdicción;

En mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

ARTÍCULO 1o. Adoptar los lineamientos para rendición de cuentas de la JEP a la ciudadanía, cuyo texto se anexa y forma parte integral del presente Acuerdo.

ARTÍCULO 2o. Este Acuerdo rige a partir de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a 12 de marzo de 2019.

La Presidenta,

Patricia Linares Prieto,

Jurisdicción Especial para la Paz.

La Magistrada, Sección de Apelación,

Sandra Rocío Gamboa Rubiano,

Ausente con excusa.

El Magistrado, Sección de Revisión de Sentencias,

Adolfo Murillo Granados.

La Magistrada, Sección de Ausencia de Reconocimiento de Verdad y Responsabilidad,

Reinere de los Ángeles Jaramillo Chaverra.

El Magistrado, Sección de Reconocimiento de Verdad y Responsabilidad,

Camilo Suárez Aldana.

La Sala de Reconocimiento de Verdad, de Responsabilidad y de Determinación de los Hechos y Conductas,

Catalina Díaz Gómez.

El Magistrado, Sala de Definición de Situaciones Jurídicas,

Mauricio García Cadena.

El Magistrado, Sala de Amnistía o Indulto,

Juan José Cantillo Pushaina.

El Director, Unidad de Investigación y Acusación,

Giovanni Álvarez Santoyo,

Ausente con excusa.

La Secretaria Ejecutiva,

María del Pilar Bahamón Falla.

LINEAMIENTOS PARA RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA JEP A LA CIUDADANÍA

Introducción

La Jurisdicción Especial para la Paz (JEP) es el componente de justicia del Sistema Integral de Verdad, Justicia, Reparación y No Repetición, creado por el Acuerdo Final para la Terminación del Conflicto y la Construcción de una Paz Estable y Duradera entre el Gobierno nacional y las FARC-EP (en adelante el “Acuerdo Final”). La JEP tiene la función de administrar justicia transicional y conocer de los delitos cometidos en el marco del conflicto armado que se hubieran cometido antes del 1 de diciembre de 2016.

La JEP conoce judicialmente de los delitos más graves y representativos del conflicto armado, de acuerdo con los criterios de selección definidos por la ley y la política de priorización establecida por la Sala de Reconocimiento de Verdad, de Responsabilidad y Determinación de los Hechos y Conductas. El propósito de la JEP es satisfacer los derechos de las víctimas a la justicia, ofrecerles verdad y contribuir a su reparación para construir una paz estable y duradera, garantizando la centralidad de las víctimas.

La JEP se constituyó como entidad con autonomía administrativa, presupuestal y técnica. Entró en funcionamiento el 15 de enero de 2018 y empezó a atender al público el 15 de marzo de 2018. A partir de esa fecha, la entidad ha trabajado en generar una comunicación reglada con la ciudadanía como mecanismo de divulgación de sus actividades y de diálogo para entender las necesidades de información y atención.

Además, la Jurisdicción ha considerado necesario establecer los lineamientos para rendición de cuentas a la ciudadanía para garantizar la participación ciudadana y la transparencia.

Los lineamientos tienen como objetivo definir el marco conceptual y estratégico que permita a la JEP establecer los canales, instrumentos y periodicidad a través de los cuales ha de divulgar a sus grupos de interés y a la ciudadanía en general los resultados de su gestión para que sea visible y permita la generación de espacios de comunicación con los grupos de interés de la JEP sobre su gestión, en aplicación de la normatividad vigente.

Los lineamientos que establece la JEP, se suman a aquellos que definió el Manual Único de Rendición de Cuentas de la Secretaría de Transparencia, el DNP y el Departamento Administrativo de la Función Pública, acogidos por la entidad como referentes.

La rendición de cuentas de la JEP cubre dos ámbitos diferenciados: i) el ejercicio de las funciones jurisdiccionales y de investigación y acusación, con respeto a la autonomía constitucional que les es propia; y ii) el ejercicio gestión judicial en sus tres niveles: gobierno judicial, gerencia judicial y servicios judiciales.

De acuerdo con los anteriores ámbitos y los grupos de interés, la JEP tendrá una estrategia anual de rendición de cuentas, con eficiente uso de canales e instrumentos.

Para la elaboración e implementación de la estrategia anual, la JEP ha diseñado un procedimiento de rendición de cuentas como parte del proceso de direccionamiento estratégico. Tal procedimiento surtirá la adopción y actualizaciones pertinentes.

A continuación, se desarrollan los lineamientos para rendición de cuentas de la JEP a la ciudadanía en ocho secciones: (i) descripción de la rendición de cuentas, (ii) marco normativo y de política pública, (iii) objetivos específicos de la rendición de cuentas, (iv) grupos de interés de la JEP, (v) ámbitos para la rendición de cuentas de la JEP, (vi) temas generales de la rendición de cuentas, (vii) canales de comunicación y (viii) elementos de la rendición de cuentas. Además, se anexa el procedimiento propuesto para seguir cada año en la elaboración de la estrategia anual de rendición de cuentas.

Contenido

1. Descripción de la rendición de cuentas

Uno de los componentes del Plan Anticorrupción y de Atención a la Ciudadanía es la rendición de cuentas, entendida como una práctica de interlocución entre una entidad que cumple funciones públicas y ejecuta recursos públicos, la ciudadanía, las organizaciones sociales y otras entidades públicas para generar confianza y promover el control social a través de la transparencia activa⁽¹⁾.

La definición legal de rendición de cuentas para la Rama Ejecutiva, contenida en el artículo 48 de la Ley 1757 de 2015, sirve de punto de partida para formular los lineamientos: “[p]or rendición de cuentas se entiende el proceso conformado por un conjunto de normas, procedimientos, metodologías, estructuras, prácticas y resultados mediante los cuales las entidades estatales informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión, a partir de la promoción del diálogo”.

El documento Conpes 3654 de 2010 denominado “Política de rendición de cuentas de la Rama Ejecutiva a los ciudadanos” y el Manual Único de Rendición de Cuentas⁽²⁾ son buenas prácticas a las que se suman estos lineamientos con el fin de planear los instrumentos, canales, eventos y espacios de rendición de cuentas que la JEP tendrá anualmente. La revisión de estrategias de rendición de cuentas ya formuladas por otras entidades y de los ejercicios de rendición efectuados en desarrollo de las mismas permiten tener elementos adicionales para la formulación de los lineamientos de rendición de cuentas de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP).

Finalmente, es importante tener en cuenta que los lineamientos de rendición de cuentas constituyen un documento estratégico de la organización, por lo cual debe ser coherente y consistente con la estrategia general, y hacer parte del mapa de procesos y procedimientos de la misma.

2. Marco normativo y de política pública en materia de rendición de cuentas

La JEP, como entidad de reciente creación constitucional, sigue su proceso de puesta en marcha de acuerdo con el marco normativo y de política pública que le es propio.

A continuación, se presentan las normas sobre rendición de cuentas a la ciudadanía y otros mecanismos para brindar información pública. En todo caso, es importante señalar que, aunque hay normas de aplicación a la Rama Ejecutiva y otros órganos que no cubren a la JEP, en virtud de las competencias del Órgano de Gobierno de la JEP se han acogido buenas prácticas derivadas de la aplicación de tales normas, con el fin de asegurar una óptima rendición de cuentas que corresponda a la naturaleza, estructura, procesos y régimen legal de la Jurisdicción.

Entonces, una vez se surta el trámite legislativo respectivo, se podrán integrar estas normas al marco que rige la rendición de cuentas en la JEP.

De otra parte, se señalan los referentes de política pública más relevantes en materia de rendición de cuentas:

3. Objetivos de la rendición de cuentas

Los objetivos específicos de la rendición de cuentas en la JEP son:

1. Identificar los instrumentos, canales, espacios y oportunidades de las actividades de rendición de cuentas de la JEP.

2. Informar y explicar la gestión de la JEP en sus tres componentes (Magistratura, UIA y Secretaría Ejecutiva) y sus resultados, a los grupos de interés y a la ciudadanía en general.

3. Informar y explicar el papel misional de la JEP y su importancia para el cumplimiento del Acuerdo Final.

4. Establecer los criterios para la participación de la JEP en eventos convocados por entidades del sector público, privado, organismos multilaterales o internacionales, y organizaciones de la sociedad civil, para rendir cuentas de la gestión de la JEP a la ciudadanía.

5. Establecer las bases para crear un espacio de diálogo con los grupos de interés de la JEP y los criterios para seleccionar los instrumentos, a fin de garantizar participación ciudadana, transparencia y divulgación proactiva.

4. Grupos de interés de la JEP

La identificación de los grupos de interés de la JEP es fundamental en las tareas que desempeña la JEP como soporte para la realización de la divulgación y pedagogía entre sus distintas audiencias, para mantener activas las relaciones con todos ellos y lograr el posicionamiento institucional de la entidad; el reconocimiento de la importancia de la justicia transicional en la construcción de paz y la producción de una memoria institucional permanente, con apoyo del área de comunicaciones, quien contribuirá a la plena comprensión por parte de la ciudadanía del Sistema Integral de Verdad, Justicia, Reparación y No Repetición (SIVJRN).

Esto permitirá los objetivos específicos antes presentados y tendrá un impacto deseado; posicionar la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP) entre sus titulares de derechos y la opinión pública como una institución confiable, creíble, seria, independiente, transparente, efectiva y eficiente, que es componente del SIVJRN y pieza fundamental en la reconciliación y la construcción de paz.

Los siguientes son los grandes grupos de interés:

Adicionalmente, la estrategia de comunicaciones de la JEP ha establecido grupos de interés más segmentados, a los que se alinearán las distintas formas, espacios, instrumentos y oportunidades que desarrolle la estrategia anual de rendición de cuentas.

5. Ámbitos para la rendición de cuentas de la JEP

La rendición de cuentas de la JEP cubre dos (2) ámbitos diferenciados:

i) el ejercicio de las funciones jurisdiccionales y de investigación y acusación, con total respeto a la autonomía constitucional que les es propia, y

ii) el ejercicio gestión judicial en sus tres niveles: gobierno judicial, gerencia judicial y gestión de despachos y servicios judiciales.

De estos tres niveles, se especifica la gestión de gobierno judicial, a cargo del órgano de Gobierno, y se profundiza en la gerencia judicial a cargo de la Secretaría Ejecutiva en cuanto a la gestión, administración y ejecución de los recursos.

Los anteriores ámbitos tienen en cuenta la distinción entre el ejercicio de las funciones jurisdiccionales del juez (como juzgador en un caso puesto en su conocimiento) y de investigación y acusación de los fiscales, de la función administrativa que cumplen algunos funcionarios judiciales respecto al funcionamiento administrativo al interior de los despachos judiciales y de los servicios administrativos de apoyo a las funciones jurisdiccionales (Secretaría General Judicial y secretarías judiciales de salas y secciones) y otros funcionarios administrativos.

En la siguiente gráfica, se representan los dos ámbitos y las respectivas dependencias de la JEP que los desarrollan:

Ilustración 1. Administración de justicia y gestión judicial

Fuente: PNUD y CFJA. Estudio comparado sobre gestión presupuestaria y gestión administrativa de cortes y tribunales y tratamiento estadístico de la información sobre el funcionamiento del sistema judicial.

Creación: JEP - Planeación.

Para apoyar la reflexión, se presentan los siguientes conceptos:

Administración de justicia

“[E]s la parte de la función pública que cumple el Estado encargada por la Constitución Política y la ley de hacer efectivos los derechos, obligaciones, garantías y libertades consagrados en ellas, con el fin de realizar la convivencia social y lograr y mantener la concordia nacional” (L.E. 270/96, artículo 1o).

Función jurisdiccional

Es la relacionada con las actuaciones judiciales y la toma de decisiones judiciales respecto a los procesos judiciales puestos en conocimiento de los jueces.

Gestión judicial

La gestión judicial está integrada por los siguientes niveles:

Gobierno judicial

“En este nivel de gestión se deben tomar las decisiones más relevantes, de carácter estratégico y que impactan el desempeño global tanto actual como futuro de los tribunales. Entre estas decisiones se encuentran las de planificación y desarrollo institucional; las de introducir reformas a la estructura, funcionamiento y procesos y procedimientos más relevantes de operación de los tribunales (número y localización de tribunales, competencias asignadas, roles de los funcionarios, etc.); la de definir los criterios que se emplearán para la asignación y gasto de recursos; y las decisiones respecto a la carrera judicial, tales como designaciones, evaluación y control disciplinario de los miembros del Poder Judicial. En este nivel se ejerce también la representación política de las instituciones del Poder Judicial”⁽³⁾.

Gerencia judicial

“En este nivel de gestión se toman las decisiones de carácter táctico, que tiene que ver en la forma en cómo se implementarán las decisiones estratégicas o de gobierno, que afectan a la generalidad del sistema. Generalmente requieren de un fuerte sustento técnico. Usualmente el tipo de decisiones que se toma en este nivel tiene que ver con: realización de inversiones y adquisiciones; asignación específica de recursos, tanto humanos como materiales y financieros, a las distintas unidades de la organización (tribunales, oficinas administrativas, etc.); la creación y mantenimiento de los sistemas de información y estadísticas judiciales; la provisión de servicios administrativos a los tribunales (tales como mantenimiento edilicio, pago de remuneraciones, administración de personal, etc.): la confección y ejecución del presupuesto, entre otras. Se trata de decisiones que por economías de escala es conveniente sean centralizadas y no desperdigadas en cada una de las unidades que integran el sistema judicial”⁽⁴⁾.

Gestión de despachos y servicios judiciales

“Es en los despachos judiciales, cualquiera sea su estructura: con uno o muchos jueces, con o sin servicios comunes, en donde se provee el servicio de justicia a quienes acuden a los Tribunales, por lo tanto constituye el nivel más decisivo para la eficacia y eficiencia del funcionamiento del sistema. Las decisiones de gestión que se toman en este nivel son, entre otras, las de distribución de causas; manejo de la agenda del Tribunal y de los jueces; definición de procedimientos o rutinas de trabajo que se seguirán; definición de las labores que cumplirá cada funcionario del Tribunal; definición de cómo se organizará la atención del público; atención misma del público, entre otras. Estas decisiones son tomadas en la mayor parte de los casos por uno o más jueces, en algunos casos con el apoyo de uno o más profesionales de la administración”⁽⁵⁾.

De acuerdo con los anteriores ámbitos y los grupos de interés, la JEP tendrá una agenda anual de rendición de cuentas, que enfoque el ejercicio de manera adecuada, con eficiente uso de instrumentos y canales.

6. Temas de la rendición de cuentas

De acuerdo con los ámbitos señalados, los temas de la rendición de cuentas son:

a) Función jurisdiccional

A cargo de Presidencia, cada sala de justicia y sección del Tribunal para la Paz.

- Logros.

- Principales estadísticas sobre demanda, trámite y producción judicial.

b) Función de investigación y acusación

A cargo de la UIA.

- Logros.

- Principales estadísticas sobre demanda, trámite y producción investigativa.

c) Gestión judicial

i. Gobierno judicial: Órgano de Gobierno

- Información de las funciones y conformación del Órgano de Gobierno.

- Principales asuntos tratados, que no estén sujetos a reserva ni clasificación.

- Principales cifras de gestión: número de sesiones, número de acuerdos y materias de que tratan los acuerdos.

ii. Gerencia judicial: Secretaría Ejecutiva

Para esta temática, de acuerdo con las disposiciones del reglamento interno y la importancia de rendir cuentas a la ciudadanía sobre los recursos de la entidad, se acompañará de un informe escrito.

Los principales temas que deben incluirse, de acuerdo con la evolución de la entidad, son:

- Gestión, administración y ejecución de recursos

- Aspectos estratégicos

- Funciones misionales a cargo

- Acciones de mejoramiento de la entidad

iii. Gestión de despachos y servicios judiciales: Relatoría

- Publicación de providencias judiciales.

7. Canales de comunicación

- Página web

- Redes sociales

- Ruedas y comunicados de prensa

- Informes escritos o audiovisuales

- Audiencias públicas

- Boletines y otros instrumentos de comunicación interna y externa

- Presentaciones públicas

- Canal de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones (PQRSF)

8. Elementos de la rendición de cuentas

La rendición de cuentas anual en la JEP deberá integrar los siguientes elementos:

1. Información de contexto de la JEP. ¿Qué es la JEP? ¿Cuáles son sus funciones? ¿Por qué es importante la rendición de cuentas de la JEP? Precisar que la JEP es un componente del Sistema Integral de Verdad Justicia Reparación y No Repetición y que cumple el Acuerdo Final.

2. Información de calidad, clara y en el lenguaje adecuado al público y grupos poblacionales a los que se quiere llegar, el cual indique los procedimientos y resultados de la función jurisdiccional e investigativa y la gestión judicial de la JEP.

3. Presentación de datos, estadísticas y contenidos de la gestión de la JEP.

4. Información sobre la gestión del gasto público.

5. Diálogo con los grupos de interés para explicar la gestión, recibir comentarios, inquietudes y sugerencias, responder y aclarar al público con un contacto directo de acuerdo con la modalidad de interacción.

6. Participación activa de los grupos de interés a través de la creación de instrumentos que la incentiven, motivando la realización del proceso de rendición de cuentas, promoviendo comportamientos institucionales para su cualificación mediante la capacitación, el acompañamiento y el reconocimiento de experiencias.

7. Gestión del cambio organizacional y de representaciones sociales de la justicia, dado que es necesario que los grupos de interés y la ciudadanía en general entienda la diferencia del modelo de justicia de la JEP y el modelo que se conoce, tengan claro cuándo y cómo opera la JEP.

8. Explicación clara de los activos de información y de la información sujeta a reserva, sobre lo cual la ley de procedimiento y otras leyes determinan qué actuaciones procesales de las que corresponde desarrollar a la JEP deben estar protegidas por la reserva con el fin de garantizar los derechos fundamentales al buen nombre y a la intimidad de todos aquellos cuyas conductas sean competencia de la JEP.⁽⁶⁾ Este elemento, está en proceso de construcción en la entidad, así que se desarrollará de acuerdo con los avances.

9. Enfoque orientado a principios constitucionales y enfoque basado en derechos: la JEP rinde cuentas considerando el enfoque basado en derechos, especialmente considerando el contenido de los derechos que tiene como garante y los principios constitucionales y legales que le rigen.

10. Convocatoria a la rendición de cuentas.

La JEP debe definir qué mecanismos empleará para cada actividad de rendición de cuentas y qué información quiere abarcar en cada una, preparar la agenda preliminar e invitar a hacer comentarios indicando la fecha de definición de la agenda, los instrumentos, canales y mecanismos a utilizar y el calendario de actividades.

La convocatoria debe ser publicada en la página web y difundida entre los servidores de la JEP y la ciudadanía. Debe contener:

(i) agenda de la rendición de cuentas

(ii) informe de la gestión de la JEP que va a ser objeto de la rendición de cuentas

(iii) dirección electrónica a la cual los interesados pueden enviar preguntas. Es importante identificar el instrumento y oportunidad mediante la cual la JEP atenderá preguntas.

(iv) dirección en la cual será la audiencia o las especificaciones para seguir la audiencia en streaming (enlace directo, Facebook live, Webex, etc.) o el canal establecido.

9. ANEXO 1 Procedimiento de rendición de cuentas

El procedimiento que se anexa hace parte del sistema de gestión de calidad de la JEP, de manera que seguirá los mecanismos de adopción y actualización que corresponden a tal sistema.

NOTAS AL FINAL:

1. Zuleta, María Margarita. Documento presentado a la JEP.

2. http://www.funcionpublica.gov.co/eva/admon//files/empresas/ZWIwcmVzYV83Ng__/imgproductos/1450051661_3ad287_e3be4ef4dde655d44cec6168c8.pdf.

3. PNUD y CFJA. Estudio comparado sobre gestión presupuestaria y gestión administrativa de Cortes y tribunales y tratamiento estadístico de la información sobre el funcionamiento del sistema judicial, p. 6.

4. Ibídem. p. 6.

5. Ibídem. p. 6.

6. Acto Legislativo 01 de 04/04/2017 - Artículo transitorio 12, Procedimiento y reglamento.