CARTA CIRCULAR 39 DE 2024
(junio 25)
Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 722 de 12 de julio de 2024
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA
| Señores | Secretarios Generales, Vicepresidentes Jurídicos o Representantes Legales de entidades vigiladas, designados como responsables de adelantar ante La SFC Los Trámites de posesión de las personas que sean postuladas para desempeñar Cargos de Dirección y Control |
| Referencia: | Cumplimiento de las instrucciones relativas al trámite de posesión con procedimiento abreviado de las personas que sean postuladas para desempeñar cargos de dirección y control de entidades vigiladas. |
Apreciados señores:
Como es de su conocimiento, mediante la Circular Externa 036 de 2017 esta Superintendencia modificó el Capítulo II, Título IV, Parte I de la Circular Básica Jurídica (CBJ), relativo a las actuaciones ante la SFC e impartió instrucciones para la implementación del trámite de posesión de aquellas personas postuladas para desempeñar cargos de dirección y control, en las entidades vigiladas, mediante el procedimiento abreviado. Lo anterior, con el propósito de proporcionar mecanismos eficientes y prácticos para facilitar el cumplimiento de este trámite por parte de las entidades vigiladas.
Según lo previsto en la citada Circular Externa, corresponde a las entidades vigiladas, a través del funcionario responsable del trámite de posesión, antes de solicitar la posesión de la persona postulada, verificar el cumplimiento de los requisitos allí contenidos para aplicar el procedimiento abreviado, exclusivamente para la autorización de posesión en los cargos y presupuestos que allí se listan. Adicionalmente, la información que suministra la persona postulada se considera presentada bajo la gravedad de juramento, lo que implica que el uso del trámite de posesión mediante el procedimiento abreviado supone una actuación veraz, comprometida, responsable y estricta, tanto de la entidad vigilada como del postulado al cargo.
A pesar de lo anterior, durante el periodo comprendido entre julio de 2023 y lo corrido del 2024, se han identificado varios trámites de posesión de personas posesionadas en cargos de dirección y control, en distintas entidades vigiladas, realizados a través del procedimiento abreviado, que no cumplían con los requisitos para utilizar dicho procedimiento.
En virtud de lo anterior, esta Superintendencia estima necesario recordar que:
1. Es deber de la entidad vigilada, a través del funcionario responsable del trámite de posesión, verificar que la persona postulada cumpla con los requisitos contemplados en el numeral 1.4.1. del Capítulo II, Título IV, Parte I de la CBJ, modificada por la Circular Externa 036 de 2017, para utilizar el trámite de posesión mediante procedimiento abreviado.
En caso contrario, esto es, en el evento de no cumplimiento de tales requisitos, corresponderá surtir el trámite de posesión bajo el procedimiento ordinario, independientemente de si se trata de una reelección de una persona ya posesionada o uSjde un nuevo nombramiento.
2. Así mismo, es de recordar que los cargos a los que aplica el procedimiento abreviado se encuentran listados en el numeral 1.4.1.2. del Capítulo II, Título IV, Parte I de la CBJ, entre estos: para la reelección de los revisores fiscales, miembros de junta directiva, consejo directivo o de administración y representantes legales, que hayan sido posesionados a través del procedimiento ordinario y que sean reelegidos para el ejercicio del mismo cargo, con independencia de la condición de principal o suplente.
Tratándose de reelecciones, corresponde a la entidad vigilada, a través del funcionario responsable, verificar que las personas postuladas en cargos de dirección y control que vayan a adelantar posesión a través del procedimiento abreviado conserven los requisitos objetivos y las calidades subjetivas valoradas por esta Superintendencia al momento de autorizar su posesión inicial.
3. Para las personas que sean postuladas en cargos sujetos al trámite de posesión con procedimiento abreviado ante la SFC, las entidades vigiladas deben establecer y tener a disposición de la SFC los criterios, condiciones mínimas o recomendaciones que debe cumplir el postulado, considerando la naturaleza de las funciones desempeñadas, el tipo de actividad que desarrolla la vigilada y la responsabilidad que demanda el ejercicio de las mismas.
4. Es deber de las entidades vigiladas verificar que la persona postulada no se encuentre incursa en inhabilidades o incompatibilidades previstas en la ley o en eventuales conflictos de interés.
5. Para establecer que la persona postulada cumple con las calidades requeridas para el ejercicio idóneo y responsable del cargo, el responsable del trámite de posesión debe verificar que el candidato no presente ninguna de las situaciones señaladas en la CBJ, las cuales se transcriben a continuación. Si el aspirante presenta al menos uno de los siguientes antecedentes, deberá adelantar el trámite de posesión mediante el procedimiento ordinario:
- Sanciones en firme proferidas por la SFC, la Superintendencia de la Economía Solidaria o la Superintendencia de Sociedades, así como por los órganos disciplinarios de los organismos de autorregulación.
- Sanciones disciplinarias impuestas por los organismos que ejercen la supervisión y/o control sobre el adecuado ejercicio de la profesión cuyo título acredite el postulado.
- Reportes negativos de operadores de información financiera, crediticia y comercial.
- Antecedentes de la Procuraduría General de la Nación, Fiscalía General de la Nación, Contraloría General de la República, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), antecedentes penales.
- Reportes en la lista OFAC y lista del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas.
6. La entidad vigilada o el funcionario responsable del trámite de posesión debe informar a la SFC, de manera inmediata, cualquier situación que conozca y afecte las condiciones y requisitos que permitieron formarse el criterio favorable del postulado que fue objeto de procedimiento abreviado para el ejercicio del cargo.
7. Si un candidato posesionado mediante el procedimiento abreviado es reelegido para el mismo cargo, en la misma entidad, debe surtir nuevamente el procedimiento de posesión.
8. El procedimiento abreviado solo puede ser utilizado por entidades vigiladas transcurridos dos (2) años después de la autorización para su funcionamiento.
9. El procedimiento abreviado no puede ser utilizado por entidades sometidas a alguno de los institutos de salvamento previstos en el EOSF, ni durante los seis (6) meses siguientes a su levantamiento.
10. El trámite de posesión mediante el procedimiento abreviado no restringe la facultad de la Superintendencia para determinar, en cualquier momento, las posesiones que deben adelantarse siguiendo el trámite de posesión con procedimiento ordinario. Para lo anterior, es suficiente con el requerimiento que haga la SFC a la respectiva entidad y/o a la persona designada informando dicha circunstancia.
En esa medida, se recuerda a los destinatarios de la presente Carta Circular que el incumplimiento de los requisitos relativos al trámite de posesión mediante el procedimiento abreviado conlleva las consecuencias establecidas en la CBJ, tales como: La revocatoria de la posesión cuando no se cumplan los requisitos objetivos o subjetivos para el ejercicio del cargo, la imposibilidad de acceder al procedimiento abreviado por dos (2) años y el eventual inicio de acciones penales y civiles a que haya lugar. Lo anterior, sin perjuicio de las sanciones administrativas que pueda imponer esta Superintendencia en ejercicio de sus atribuciones legales en los casos en que se demuestre que se reportó información falsa, engañosa, inexacta o incompleta.
Cordialmente,
CÉSAR FERRARI, Ph.D.
Superintendente Financiero
