CIRCULAR EXTERNA 42 DE 2025
(diciembre 23)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE SALUD Y DE PROTECCIÓN SOCIAL
| Para: | Entidades promotoras de salud (EPS). Instituciones prestadoras de servicios de salud (IPS), empresas sociales del estado (ese) y entidades que administran planes voluntarios de salud - EAPB. o las entidades que respecto de cualquiera de las anteriores hagan sus veces. |
| De: | Ministro de salud y protección social. |
| Asunto: | Acceso a información de historias clínicas por parte la unidad de búsqueda de personas dadas por desaparecidas (UBPD). |
| Fecha: | 23 DIC 2025 |
El Ministerio de Salud y Protección Social, en adelante el Ministerio o MSPS, en ejercicio de las competencias que le han sido conferidas principalmente por las Leyes 715 de 2001 y 1751 de 2015, el Decreto Ley 4107 de 2011 y Decreto Único Reglamentario 780 de 2016, propendiendo la garantía de los derechos fundamentales a la verdad, justicia y reparación de quienes buscan a sus desaparecidos en razón y en el contexto del conflicto armado y, conforme al análisis de viabilidad jurídica, se permite impartir directrices frente al acceso a la información obrante en historias clínicas por parte de la Unidad de Búsqueda de Personas dadas por Desaparecidas - UBPD, con fundamento en las facultades que le otorgan los artículos 11 y 12 del Decreto Ley 589 de 2017, cuando la tal entidad considere que esta información es necesaria para la búsqueda humanitaria y extrajudicial que adelanta.
1. VIABILIDAD JURÍDICA
1. Historia clínica del paciente
En consonancia con el artículo 15 [1] de la Constitución Política de Colombia, el artículo 34 de la Ley 23 de 1981[2] define la historia clínica como un “(...) registro obligatorio ele las condiciones de salud del paciente. Es un documento privado sometido a reserva[3] que únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la Ley". Esta naturaleza reservada fue reforzada en el literal g del artículo 10 de la Ley 1751 de 2015[4], al reconocer el derecho de las personas a que la historia clínica sea manejada con estricta confidencialidad y solo divulgada con autorización del paciente o en los supuestos legales, garantizando además el acceso gratuito y la entrega de copias al titular Este derecho ya había sido previsto en el literal a) del artículo 1 de la Resolución 1995 de 1999[5], que definió la historia clínica como un documento privado, obligatorio y sometido a reserva [que] únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley". Dicha resolución, además, asignó en sus artículos 13 y 14 la custodia de la historia clínica al proveedor de servicios de salud responsable de su elaboración y limitó su acceso al usuario, al equipo de salud, a las autoridades judiciales[6] y de salud en los casos legales, y a los demás sujetos autorizados por la normatividad. En línea con esta función de custodia, el artículo 5 de la Ley 2015 de 2020[7] dispuso que los prestadores de servicios de salud –públicos y privados– deben conservar y custodiar la historia clínica en sus sistemas tecnológicos, obligación que se extiende a todos los actores que participen en el esquema de interoperabilidad, quienes tienen prohibido[8] divulgar la información y deben garantizar medidas de seguridad y privacidad[9].
Finalmente, la Sentencia T-402 de 2024 reiteró que la historia clínica es un documento estrictamente reservado, accesible a terceros solo cuando: (i) exista autorización expresa del titular: (ii) medie orden de autoridad judicial competente; (iii) los familiares cumplan requisitos específicos; o (tv) el acceso se produzca por el rol del actor dentro del Sistema de Seguridad Social en Salud. Por tanto, divulgar datos de la historia clínica con fines distintos a los señalados desconoce su carácter reservado y vulnera el derecho a la intimidad del paciente.
2. Protección de datos personales y el tratamiento de datos sensibles
La Ley 1581 de 2012, Ley de Protección de Datos Personales", dispone en su artículo 1 que su objeto es desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos[10] y en su artículo 2 establece que sus reglas se aplican a cualquier dato personal contenido en bases de datos públicas o privadas[11]. En esa línea, el articulo 5 define como 'Datos Sensibles'[12] aquellos cuya indebida utilización podría generar discriminación, incluyendo los relacionados con la salud, lo cual se armoniza con el numeral 3 del artículo 24 de la Ley 1437 de 2011, que considera documentos reservados'[13] los que involucran derechos asociados a la vida privada y a la intimidad, entre ellos la historia clínica. Aunque el tratamiento de estos datos se encuentra prohibido, la ley contempla excepciones[14] en situaciones de especial vulnerabilidad, como cuando sea indispensable para proteger el interés vital del titular que no puede autorizar, supuesto en el que se incluyen personas dadas por desaparecidas. De igual forma, el suministro de datos personales por responsables y encargados exige, por regla general, autorización del titular[15], salvo que la información sea solicitada por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o exista orden judicial[16], conforme al artículo 27 de la Ley 1437 de 2011[17].
En desarrollo de estas previsiones, la Sentencia C-748 de 2011 precisó que las entidades públicas no requieren autorización del titular para tratar sus datos personales siempre que: i) la solicitud esté sustentada en una competencia funcional concreta y claramente definida, y ii) al acceder al dato, la entidad asuma la condición de usuario dentro del proceso de gestión de datos personales, con las obligaciones de protección de derechos fundamentales que ello implica[18]. A su vez, el artículo 2.2,2.25.2.1 del Decreto 1074 de 2015[19] añadió que la recopilación de información debe limitarse exclusivamente a los datos pertinentes y apropiados para la finalidad que motiva su obtención, conforme con la normativa vigente, reforzando así el carácter restrictivo y garantista del tratamiento de datos personales y, particularmente, de los datos sensibles
3. La Unidad de Búsqueda de Personas dadas por Desaparecidas en el contexto y en razón del conflicto armado
El Acuerdo Final para la Terminación del Conflicto y la Construcción de una Paz Estable y Duradera[20] creó en el punto 5.1.1.2, la Unidad de Búsqueda de Personas dadas por Desaparecidas (UBPD) como un mecanismo humanitario y extrajudicial, excepcional y transitorio, encargado de esclarecer lo ocurrido a personas desaparecidas por hechos atribuibles a agentes del Estado, integrantes de las FARC-EP u otros actores del conflicto armado Su misión incluye la localización en vida y, cuando corresponda, la identificación y entrega digna de restos, garantizando acceso suficiente y oportuno a la información necesaria y apoyándose en organizaciones de víctimas, entidades de derechos humanos e instituciones especializadas, con base en las mejores prácticas nacionales e internacionales. El artículo transitorio 3 del Acto Legislativo 01 de 2017[21] consolidó su naturaleza como entidad nacional con autonomía administrativa, presupuestal y técnica, reafirmando su mandato humanitario y extrajudicial.
En desarrollo de lo anterior, el Decreto Ley 589 de 2017[22] dispuso en su artículo 2 que la UBPD debe "dirigir, coordinar y contribuir" a las acciones humanitarias de búsqueda y localización de personas desaparecidas, tanto en vida como en fallecimiento, mediante recuperación, identificación y entrega digna de restos óseos. Este mandato incorpora un enfoque territorial, diferencial y de género, fortaleciendo la centralidad de las víctimas y la dimensión de derechos humanos de su labor. Conforme al numeral 1 del artículo 5 del mismo Decreto, la UBPD debe obtener toda la información indispensable para la búsqueda, contraste e identificación, pudiendo requerir datos de particulares, entidades estatales y organizaciones sociales y de víctimas, incluidas bases oficiales, lo que amplía su capacidad de articulación interinstitucional y la construcción del universo[23] de personas desaparecidas.
En esta línea, los artículos 11 y 12 del Decreto Ley 589 de 2017 garantizan a la UBPD acceso pleno a la información necesaria. El articulo 11 le permite acceder a bases de datos oficiales y celebrar convenios con organizaciones de víctimas y de derechos humanos, imponiendo a todas las entidades estatales el deber de suministrar información relacionada con personas desaparecidas. Por su parte, el artículo 12 establece que la UBPD puede requerir información a instituciones públicas "sin que pueda oponérsele reserva alguna", incluso si se trata de información clasificada o reservada[24], debiendo preservar dicha reserva y aplicar los niveles de protección previstos en la Ley Estatutaria 1621 de 2013, la Ley 1712 de 2014 y su normativa reglamentaria. Interpretadas sistemáticamente, estas normas eliminan obstáculos históricos de acceso a archivos sensibles y hacen del acceso amplio y no restrictivo una condición esencial para su mandato humanitario.
La Sentencia C-067 de 2018 de la Corte Constitucional reforzó este entendimiento al señalar que. en contextos de transición, los órganos extrajudiciales deben tener acceso completo y directo a la información pública, necesaria para sus funciones, sin importar su naturaleza o clasificación. Este acceso es indispensable para materializar los derechos de las víctimas, especialmente la verdad y la reparación integral, y se sustenta en la doctrina constitucional que ha establecido que las reservas legales no son oponibles cuando se trata de graves violaciones de derechos humanos o delitos de lesa humanidad, dada la obligación reforzada del Estado de garantizar su esclarecimiento[25]. Así. el acceso sin restricciones –incluida la información reservada– resulta vital para que la UBPD pueda buscar, localizar e identificar personas desaparecidas y entregar dignamente sus restos, fortaleciendo su misión humanitaria y extrajudicial dentro del Sistema Integral de Verdad, Justicia, Reparación y No Repetición.
Finalmente, la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP), mediante el numeral 4 del Auto SAR-AT- 367 del 19 de junio de 2024, ordenó al Ministerio de Salud y Protección Social establecer una mesa técnica con la UBPD[26] para articular los mecanismos necesarios para ejecutar sus propuestas, cuyos resultados deben remitirse al despacho judicial. Esta orden, de naturaleza vinculante, reafirma la obligación de coordinación interinstitucional, remoción de obstáculos y diseño de estrategias conjuntas que garanticen el acceso efectivo a la información y, con ello, la operatividad del mandato de la UBPD y la satisfacción del derecho a la verdad de las víctimas de desaparición forzada en el conflicto armado.
II. DIRECTRIZ
Las entidades destinatarias de la presente circular, sin importar que sean públicas o privadas, deben conceder pleno, directo e inmediato acceso a la historia clínica de las personas desaparecidas y de los familiares que las buscan cuando sea requerida por la UBPD en desarrollo de sus funciones. La Unidad, por su parte, será garante de la reserva, confidencialidad, seguridad y protección de la información contenida en las historias clínicas, debiendo observar, en todo caso, lo previsto en la “Política de Protección de Datos Personales[27]" y la "Política General de Seguridad de la Información[28]”. Por tanto, no revelará, divulgará, filtrará ni comercializará dicha información, disponiéndola exclusivamente a personas y servidores autorizados mediante las herramientas tecnológicas habilitadas.
La Unidad de Búsqueda de Personas dadas por Desaparecidas accederá a la información obrante en las historias clínicas de las personas dadas por desaparecidas y de los familiares y/o personas buscadoras. Por su parte, las Entidades a quienes se dirige la presente Circular concederán tal acceso, de conformidad con el siguiente procedimiento:
1. El Ministerio de Salud y Protección Social aportará a la UBPD la información de notificación de las Entidades a quienes se dirige la presente Circular y la actualizará siempre que sea pertinente. Tales medios de contacto, en tanto, serán los canales mediante los que se radicarán las solicitudes de acceso a la información obrante en las historias clínicas de las personas dadas por desaparecidas y de los familiares y/o personas que las buscan.
2. La UBPD, a través de sus Grupos Internos de Trabajo Territorial, identificará las necesidades de información que puede obrar en las historias clínicas de las personas dadas por desaparecidas y de los familiares y/o personas que las buscan y, las 'escalarán' al interior de la UBPD, mediante correo electrónico dirigido a la Subdirección de Gestión de Información para la Búsqueda, que especificará (como mínimo) los nombres y apellidos, el tipo y número de identificación y especialmente la relevancia de dicha información para la búsqueda, localización o identificación en el curso de la Investigación humanitaria y extrajudicial correspondiente.
3. La Subdirección de Gestión de Información de Unidad de Búsqueda de Personas dadas por Desaparecidas, según el periodo de afiliación de interés para la búsqueda, localización o identificación, oficiará a las Entidades a quienes se dirige la presente Circular, para acceder, de conformidad con la "Política de Protección de Datos Personales" y la "Política General de Seguridad de la Información", a la información obrante en las historias clínicas de las personas dadas por desaparecidas y de los familiares y/o personas que las buscan.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., a los 23 DIC 2025
GUILLERMO ALFONSO JARAMILLO MARTÍNEZ
Ministro de Salud y Protección Social
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