CIRCULAR EXTERNA 3 DE 2022
(abril 06)
Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 625 de 13 de abril de 2022
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA
Señores
REPRESENTANTES LEGALES, MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA Y REVISORES FISCALES DE EMISORES DE VALORES, AGENTES DEL MERCADO DE VALORES, ORGANISMOS DE AUTORREGULACIÓN DEL MERCADO DE VALORES Y PROFESIONALES DEL MERCADO DE VALORES.
Referencia: Instrucciones relacionadas con la modernización del Sistema Integral de Información del Mercado de Valores (SIMEV)
Apreciados señores:
Con el propósito de que el SIMEV aporte mayor valor como fuente de información oficial en el mercado de valores, se optimice su acceso y consulta para la toma de decisiones de los diferentes participantes, esta Superintendencia considera necesario impartir instrucciones para requerir información adicional a los emisores de valores y a los agentes del mercado de valores, así como habilitar nuevas herramientas tecnológicas para la remisión de información por parte del Autorregulador del Mercado de Valores (AMV) de los profesionales del mercado de valores.
En consecuencia, en ejercicio de las facultades previstas en el literal a) del artículo 6 de la Ley 964 de 2005, el numeral 5 del artículo 97 y el literal a) del numeral 3 del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, los artículos 5.2.1.1.4, 5.2.4.1.1, 5.3.3.1.2, 5.3.4.1.4, 5.4.1.1.3 y el numeral 4 del artículo 11.2.1.4.2. del Decreto 2555 de 2010, se imparten las siguientes instrucciones:
PRIMERA: Modificar el subnumeral 1.2.9 del Capítulo VI del Título I de la Parte III de la Circular Básica Jurídica “Prácticas inseguras y no autorizadas”, con el fin de señalar que las medidas correctivas y de saneamiento serán comunicadas a través del Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE). <ANEXO 1>
SEGUNDA: Modificar los numerales 1 y 2 y crear los numerales 3, 4 y 5 del Capítulo I del Título V de la Parte III de la Circular Básica Jurídica “Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE)”, para adicionar la información que debe mantenerse actualizada en el RNVE por los emisores de valores y señalar los deberes del representante legal principal frente al suministro de información al RNVE.<ANEXO 2>
TERCERA: Modificar los numerales 2, 3 y 4 del Capítulo II del Título V de la Parte III de la Circular Básica Jurídica “Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores (RNAMV)”, con el fin de requerir información adicional a los agentes del mercado de valores. <ANEXO 3>
CUARTA: Derogar los siguientes anexos del Capítulo II del Título V de la Parte III de la Circular Básica Jurídica a partir del 17 de abril de 2023:
- Anexo 1 Proforma F.8000-12 “Formulario para Inscripción de Intermediarios en el Registro de Agentes del Mercado de Valores”.
- Anexo 2 “Actualización de Información de Agentes del Mercado por Internet”.
QUINTA: Adicionar el subnumeral 4.3 al Capítulo III del Título V de la Parte III de la Circular Básica Jurídica “Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores (RNPMV)”, con el fin de incluir el evento en el cual procede la cancelación del registro por inactividad del profesional del mercado de valores. <ANEXO 4>
SEXTA: Implementar la estructura del web service “Transmisión de información profesionales del mercado de valores”, de acuerdo con las especificaciones contenidas en el documento técnico publicado en la página web de la Superintendencia Financiera de Colombia: www.superfinanciera.gov.co en la ruta: Industrias supervisadas / Interés del Vigilado / Reportes / Índice de reportes de información a la Superintendencia Financiera / Guías para el Reporte de Información / Documentos Técnicos / Construcción Web Service Inscripción en el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores.
Para la correcta transmisión de la información a través de este nuevo canal, el AMV debe realizar pruebas obligatorias entre el 1 de junio y el 31 de julio del 2023. La primera transmisión oficial de la información se deberá realizar a partir del 3 de octubre 2023.
SÉPTIMA: Derogar las siguientes proformas a partir del 3 de octubre de 2023:
- Proforma F.800047 (formato 446) “Certificación”,
- Proforma F.800048 (formato 447) “Información Básica del Profesional”,
- Proforma F.800049 (formato 448) “Identidad y cargo postulado”,
- Proforma F.800050 (formato 449) “Estudios”,
- Proforma F.800051 (formato 450) “Preguntas revelación”, y
- Proforma F.800042 (formato 451) “Experiencia”.
OCTAVA: Para la correcta transmisión de la información al RNVE y al RNAMV, atendiendo las modificaciones introducidas en la presente Circular, los emisores de valores y los agentes del mercado de valores deben realizar pruebas obligatorias entre el 10 de enero y el 17 de febrero de 2023.
NOVENA: Los emisores de valores y los agentes del mercado de valores deben transmitir y actualizar la información en el RNVE y en el RNAMV, atendiendo las modificaciones introducidas en la presente Circular, a partir del 13 de marzo de 2023.
DÉCIMA: Los emisores de valores y los agentes del mercado de valores tienen plazo hasta el 17 de abril de 2023 para actualizar la nueva información que se requiere a partir de la presente Circular. Después de transcurrida dicha fecha, los emisores de valores y los agentes del mercado de valores deben mantener actualizada la información del RNVE y RNAMV, de conformidad con lo previsto en la presente Circular.
Se anexan las páginas objeto de modificación.
La presente Circular rige a partir de su publicación.
Cordialmente,
JORGE CASTAÑO GUTIÉRREZ
Superintendente Financiero de Colombia
PARTE III - TÍTULO I - CAPÍTULO VI.
PARTE III
MERCADO DESINTERMEDIADO
TÍTULO I
EMISORES DE VALORES
CAPÍTULO VI: PRÁCTICAS INSEGURAS Y NO AUTORIZADAS
1. PRÁCTICAS ILEGALES, NO AUTORIZADAS E INSEGURAS DE LOS EMISORES DE VALORES
1.1. En relación con la representación de sus accionistas en las asambleas
En la medida en que pueden constituir contravención a lo dispuesto en los arts. 184 y 185 del C.Cio. y el art. 23 de la Ley 222 de 1995, en particular los numerales 2, 6, y 7, los emisores de valores deben abstenerse de realizar directa o indirectamente las siguientes conductas:
1.1.1. Incentivar, promover o sugerir a los accionistas el otorgamiento de poderes donde no parezca claramente definido el nombre del representante para las asambleas de accionistas de las respectivas sociedades.
1.1.2. Recibir de los accionistas poderes para las reuniones de asamblea, donde no aparezca claramente definido el nombre del respectivo representante.
1.1.3. Admitir como válidos poderes conferidos por los accionistas, sin el lleno de los requisitos establecidos en el art. 184 del C.Cio, para participar en asambleas de accionistas.
1.1.4. Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad, de los liquidadores, y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, sugerir o determinar el nombre de quienes actuarán como apoderados de los accionistas en las asambleas.
1.1.5. Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad, de los liquidadores, y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, recomendar a los accionistas que voten por determinada lista.
1.1.6. Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad, de los liquidadores, y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, sugerir, coordinar, convenir con cualquier accionista o con cualquier representante de accionistas, la presentación en la asamblea de propuestas que hayan de someterse a su consideración.
1.1.7. Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad, de los liquidadores, y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, sugerir, coordinar o convenir con cualquier accionista o con cualquier representante de accionistas, la votación a favor o en contra de cualquier proposición que se presente en la misma.
En todo caso los administradores o los empleados de la sociedad emisora de acciones, pueden ejercer los derechos políticos inherentes a sus propias acciones y a aquellas que representen cuando actúen en calidad de representantes legales.
1.2. Medidas correctivas y de saneamiento
En el evento en que se presente alguna de las situaciones previstas en el subnumeral anterior debe procederse de la siguiente manera:
1.2.1. Los administradores deben devolver a sus poderdantes los poderes que pudieren contravenir lo prescrito en el numeral anterior.
1.2.2. Los administradores deben informar a los accionistas que los poderes no pueden conferirse a personas vinculadas directa o indirectamente con la administración o con los empleados de la sociedad.
1.2.3. Los administradores no pueden recibir poderes especiales antes de la convocatoria por medio de cual se informe los asuntos a tratar en la asamblea respectiva.
1.2.4. Los administradores deben adoptar todas las medidas necesarias para que los funcionarios de la respectiva sociedad obren con neutralidad frente a los distintos accionistas.
1.2.5. Los administradores deben, previa a la celebración de la asamblea de accionistas, adoptar todas las medidas apropiadas y suficientes para garantizar la participación efectiva de los accionistas en la asamblea y el ejercicio de sus derechos políticos.
1.2.6. Las juntas directivas de las sociedades emisoras de acciones están obligadas a establecer por escrito medidas apropiadas y suficientes, orientadas a asegurar que no se incurra en las prácticas inseguras y no autorizadas señaladas en el subnumeral 1.1. del presente Capítulo. Tales medidas deben estar dirigidas a los representantes legales, administradores y demás funcionarios de la respectiva sociedad, para asegurar que éstos den un trato equitativo a todos los accionistas de la misma.
1.2.7. Para tal efecto, la respectiva junta directiva debe adoptar por escrito mecanismos de control y diseñar y poner en práctica procedimientos específicos y designar funcionarios responsables de verificar el adecuado cumplimiento de dichos procedimientos.
1.2.8. Los miembros de la junta directiva deben requerir antes de cada asamblea a los funcionarios responsables de verificar el cumplimiento de los procedimientos a los que se refiere el inciso anterior, con el fin de que se les informe sobre el cumplimiento de lo dispuesto en desarrollo del presente subnumeral, y deben tomar las medidas necesarias para remediar las posibles falencias detectadas por los mencionados funcionarios responsables de la verificación.
1.2.9. Las medidas y mecanismos a que se refiere el presente subnumeral deben ser comunicadas al Registro Nacional de Valores y Emisores – RNVE, a través del mecanismo dispuesto para el suministro de la información relevante, de manera previa a la celebración de la respectiva asamblea de accionistas. En ningún caso, el uso de este mecanismo otorga a la información comunicada la calidad de información relevante.
PARTE III - TÍTULO V - CAPÍTULO I.
PARTE III
MERCADO DESINTERMEDIADO
TÍTULO V
SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN DEL MERCADO DE VALORES - SIMEV
CAPÍTULO I: REGISTRO NACIONAL DE VALORES Y EMISORES – RNVE
CONTENIDO
1. AMBITO DE APLICACIÓN
2. ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN BÁSICA DE EMISORES
2.1. Forma de ingreso
2.2. Usuario y contraseña
2.3. Procedimiento
3. INFORMACIÓN GENERAL QUE HACE PARTE DEL RNVE
4. INFORMACIÓN QUE DEBE REMITIRSE POR LOS EMISORES DE VALORES Y QUE NO HACE PARTE DEL RNVE
5. DEBERES DEL REPRESENTANTE LEGAL PRINCIPAL PARA REMITIR INFORMACIÓN AL RNVE
6. REVELACIÓN DE INFORMACIÓN DE ASUNTOS SOCIALES Y AMBIENTALES, INCLUIDOS LOS CLIMÁTICOS, POR PARTE DE LOS EMISORES
PARTE III
MERCADO DESINTERMEDIADO
TÍTULO V
SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN DEL MERCADO DE VALORES – SIMEV
CAPÍTULO I: REGISTRO NACIONAL DE VALORES Y EMISORES - RNVE
1. AMBITO DE APLICACIÓN
Los emisores de valores a los que se refiere el art. 5.2.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010 que deseen adelantar una oferta pública de sus valores o que los mismos vayan a ser objeto de negociación en un sistema de negociación y que por tales circunstancias deban inscribirse en el RNVE, están obligados a inscribirse ellos mismos y las emisiones de las diferentes clases de valores que realicen.
En desarrollo de esa condición, corresponde a todo emisor la obligación de mantener permanentemente actualizado el RNVE remitiendo a la SFC los reportes de información periódica y relevante de que tratan el Título 4 del Libro 2 de la Parte 5 del Decreto 2555 de 2010 y la información general definida en el numeral 3 del presente Capítulo.
2. ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN DE EMISORES EN EL RNVE A TRAVÉS DE LA PÁGINA WEB DE LA SFC
2.1. Forma de ingreso
Para actualizar la información en el RNVE, los emisores de valores deben ingresar al icono correspondiente en la página web de la SFC.
2.2. Usuario y contraseña
Para actualizar la información en el RNVE, los emisores de valores deben identificarse con el usuario y la contraseña que les fueron asignados para su autenticación.
Los emisores de valores que no cuenten con el usuario y contraseña deben atender lo dispuesto en la Guía “Autogestión de Usuarios A-GU-GTI-039” para solicitar la asignación de usuario, que se encuentra disponible en la página web www.superfinanciera.gov.co.
2.3. Procedimiento
Cumplidos los pasos descritos en los subnumerales 2.1 y 2.2. del presente Capítulo, los emisores de valores pueden actualizar la información en el RNVE.
Al ingresar al icono correspondiente, el sistema muestra la información que en la actualidad se encuentra registrada en la base de datos del RNVE.
En la página web de la SFC www.superfinanciera.gov.co se encuentra disponible el manual de usuario donde se explica cada uno de los pasos que debe realizar el emisor de valores para actualizar la información en el RNVE.
Adicionalmente, la SFC ha elaborado el Anexo I “Manual actualización información básica de emisores” donde se explica en detalle cada uno de los pasos que debe realizar el emisor para la utilización del módulo “Actualización Básica de Emisores”.
3. INFORMACIÓN GENERAL QUE HACE PARTE DEL RNVE
La siguiente información hace parte del RNVE. Debe ser remitida y mantenerse actualizada por cada emisor de valores y su representante legal principal, se debe verificar y actualizar frente a las decisiones adoptadas por la asamblea general de accionistas, la junta directiva, o el representante legal de la entidad, o quien haga sus veces en cada uno de estos, y debe ser fiel reflejo de éstas.
3.1. Una breve descripción de la actividad económica principal, por ejemplo, producción, distribución y comercialización de cemento. En ningún caso se podrá transcribir el objeto social del emisor de valores.
3.2. Si se encuentra en un proceso de insolvencia o de reorganización empresarial como: disolución, fusión, escisión, adquisición o transformación. En dicho evento, se debe incluir una breve y suficiente descripción del proceso de insolvencia o reorganización empresarial en lenguaje claro, sencillo y de fácil entendimiento para el público en general, la cual debe ser actualizada a medida que se van surtiendo las etapas del proceso.
3.3. Si es resultado de un proceso de reorganización empresarial en los últimos 5 años, se debe incluir una breve descripción de dicho proceso en lenguaje claro, sencillo y de fácil entendimiento para el público en general.
3.4. Los datos de cada uno de los miembros de la junta directiva o el órgano que haga sus veces: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de identificación, (iii) tipo de cargo: principal o suplente, (iv) número y fecha del acta de nombramiento, (v) su calidad de independiente o no independiente, (vi) fecha de inicio del ejercicio del cargo, (vii) período de ejercicio, (viii) número y fecha del acta de reelección, cuando aplique, (ix) género y (x) su participación en órganos de administración o control de sociedades distintas al emisor de valores, cuando aplique. Adicionalmente, se debe indicar cuál de los miembros ostenta la calidad de presidente de la junta directiva. Los emisores de valores que tengan la calidad de entidades vigiladas por la SFC y que actualicen la información contenida en el presente subnumeral en otros aplicativos de la SFC, no deben actualizarla a través del RNVE.
3.5. Los datos de cada uno de los miembros del comité de auditoría, si aplica: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de identificación, (iii) su calidad de independiente o no independiente, (iv) fecha de inicio del ejercicio del cargo, (v) período de ejercicio y (vi) tipo de cargo: principal o suplente. Adicionalmente, se debe indicar cuál de estos ostenta la calidad de presidente del comité.
3.6. Los datos básicos de cada uno de los representantes legales o el órgano que haga sus veces: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de identificación, (iii) cargo que desempeña al interior de la entidad, (iv) número y fecha del acta de nombramiento, (v) fecha de inicio del ejercicio del cargo, (vi) su calidad de principal o suplente, (vii) número y fecha del acta de reelección, cuando aplique, (viii) género y (ix) su participación en órganos de administración o control de sociedades distintas al emisor de valores, cuando aplique. Los emisores de valores que tengan la calidad de entidades vigiladas por la SFC y que actualicen la información contenida en el presente subnumeral en otros aplicativos de la SFC, no deben actualizarla a través del RNVE.
3.7. El nombre y la fecha de designación del representante legal principal que sea el funcionario responsable de suministrar la información al RNVE, en los casos en que exista pluralidad de representantes legales principales (en adelante, el “representante legal principal designado”). Lo anterior, sin perjuicio de la obligación que le asiste al emisor de valores y al representante legal principal de informar tal designación, así como cualquier modificación temporal o definitiva de la misma, en la forma establecida para la divulgación de la información relevante.
3.8. Los datos básicos del revisor fiscal o auditor externo: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de identificación, (iii) número del acta de designación, (iv) tipo de cargo: principal o suplente, (v) número de tarjeta profesional, (vi) la razón social de la firma de contadores, (vii) fecha de nombramiento, (viii) fecha de inicio del ejercicio del cargo, (ix) número y fecha del acta de reelección, cuando aplique, y (x) su participación en órganos de administración o control de sociedades distintas al emisor de valores, cuando aplique. Los emisores de valores que tengan la calidad de entidades vigiladas por la SFC y que actualicen la información contenida en el presente subnumeral en otros aplicativos de la SFC, no deben actualizarla a través del RNVE.
3.9. Los datos básicos del contador titular: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de identificación, (iii) número de tarjeta profesional y (iv) fecha de inicio del ejercicio del cargo.
3.10. El domicilio social y la dirección de la sede administrativa u oficina principal del emisor de valores indicando la ciudad respectiva.
3.11. El correo institucional y las URL de la página web y de los perfiles de redes sociales con las que cuente el emisor de valores, por ejemplo, Twitter, Facebook e Instagram.
3.12. Los Códigos de Buen Gobierno Corporativo, los Códigos de Conducta o Ética, los reportes de mejores prácticas corporativas, el informe anual de Gobierno Corporativo, los reglamentos internos de asamblea general de accionistas, de Junta Directiva y de los distintos comités creados, o los documentos equivalentes previstos en sus políticas de gobierno corporativo, en caso en que el emisor de valores cuente con los mismos.
3.13. Los estatutos sociales, reglamentos o los documentos equivalentes, vigentes del emisor.
3.14. Las situaciones de control, grupo empresarial o conglomerado financiero en las cuales esté o haga parte el emisor de valores, cuando aplique.
3.15. El organigrama de la estructura organizacional hasta el quinto nivel jerárquico contado desde el máximo órgano social.
3.16. El nombre del representante legal de los tenedores de bonos de las emisiones vigentes identificando la emisión correspondiente.
4. INFORMACIÓN QUE DEBE REMITIRSE POR LOS EMISORES DE VALORES Y QUE NO HACE PARTE DEL RNVE
La siguiente información debe ser remitida y permanecer actualizada por los emisores de valores, pero no se publica en la página web de la SFC: (i) copia de las actas de asamblea de accionistas mediante las cuales se aprueban los nombramientos de cada uno de los miembros de junta directiva y los informes de gestión, así como en las que se presentan los informes anuales de Gobierno Corporativo, y (ii) copia del certificado de existencia y representación legal del emisor de valores expedido por la autoridad competente, el cual no debe tener una fecha de expedición superior a 3 meses. Las entidades vigiladas por la SFC no deben remitir el certificado de existencia y representación legal al que hace referencia el presente subnumeral.
5. DEBERES DEL REPRESENTANTE LEGAL PRINCIPAL PARA REMITIR INFORMACIÓN AL RNVE
El representante legal principal o el representante legal principal designado es el responsable de mantener permanentemente actualizada la información que hace parte del RNVE, la cual debe ser veraz, clara, suficiente y oportuna.
Adicionalmente, el representante legal principal o el representante legal principal designado debe nombrar a un agente de cumplimiento, quien será el encargado de transmitir la información relevante de que trata el Título 4 del Libro 2 de la Parte 5 del Decreto 2555 de 2010. Lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad que le asiste al emisor de valores y al representante legal principal o al representante legal principal designado conforme a las normas que regulan el mercado público de valores.
6. REVELACIÓN DE INFORMACIÓN DE ASUNTOS SOCIALES Y AMBIENTALES, INCLUIDOS LOS CLIMÁTICOS, POR PARTE DE LOS EMISORES
Los emisores deben cumplir con las instrucciones previstas en el Anexo 2 del presente Capítulo sobre la revelación de la información sobre asuntos sociales y ambientales, incluidos los climáticos.
PARTE III - TÍTULO V - CAPÍTULO II.
PARTE III
MERCADO DESINTERMEDIADO
TÍTULO V
SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN DEL MERCADO DE VALORES – SIMEV
CAPÍTULO II: REGISTRO NACIONAL DE AGENTES DEL MERCADO DE VALORES - RNAMV
CONTENIDO
1. ÁMBITO DE APLICACIÓN
2. TRÁMITE DE INSCRIPCIÓN
3. ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
4. ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN DE LOS AGENTES DEL MERCADO A TRAVÉS DE LA PÁGINA WEB DE LA sfc
5. ASIGNACIÓN INICIAL DE CÓDIGO DE USUARIO Y CONTRASEÑA
PARTE III
MERCADO DESINTERMEDIADO
TÍTULO V
SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN DEL MERCADO DE VALORES – SIMEV
CAPÍTULO II: REGISTRO NACIONAL DE AGENTES DEL MERCADO DE VALORES - RNAMV
1. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Las entidades señaladas en el numeral 1 del parágrafo 3 del art. 75 de la Ley 964 de 2005, las personas que realicen actividades de intermediación en el mercado de valores, los fondos mutuos de inversión sometidos al control de la SFC, las entidades que desarrollen la actividad de suministro de información al mercado de valores, los organismos de autorregulación y las entidades que administren sistemas de registro de operaciones sobre valores, deben inscribirse en el RNAMV, como requisito para desarrollar el objeto social permitido.
2. TRÁMITE DE INSCRIPCIÓN
La inscripción en el RNAMV debe atender los requisitos señalados en los Títulos 1 y 2 del Libro 3, Parte 5 del Decreto 2555 de 2010, según corresponda, de conformidad con la naturaleza de cada entidad.
En todos los casos el trámite debe adelantarse por el representante legal de la entidad respectiva allegando los siguientes documentos:
2.1. Formulario para la inscripción de intermediarios en el RNAMV debidamente diligenciado, el cual se encuentra disponible en la página web www.superfinanciera.gov.co.
2.2. Documentación que acredite el cumplimiento de los requisitos generales y específicos establecidos para cada tipo de entidad en el Decreto 2555 de 2010, de conformidad con las siguientes instrucciones:
2.2.1. Toda persona que pretenda inscribirse como intermediario de valores en el RNAMV debe acreditar la información requerida en el art. 5.3.2.1.1. del Decreto 2555 de 2010. Para acreditar el cumplimiento del requisito previsto en el numeral 1 Ibidem debe allegarse a esta Superintendencia una certificación expedida por el respectivo órgano de autorregulación en la que conste que el agente ha solicitado la admisión como miembro.
En el caso de las sociedades comisionistas de bolsas de bienes y productos agropecuarios que ejerzan funciones de autorregulación, el requisito se cumple allegando a esta Superintendencia una certificación expedida por la bolsa respectiva, en la que conste que el agente le ha acreditado la totalidad de la información necesaria para ser admitido como miembro de la misma.
El acto administrativo en que se ordene la inscripción del agente en el RNAMV se entiende condicionado a que se acredite por parte del intermediario la membresía en el organismo de autorregulación. El término para acreditar dicha situación se establece para cada caso en el respectivo acto administrativo.
Mientras no se acredite la admisión en el organismo de autorregulación, el intermediario no puede actuar en el mercado de valores, de conformidad con lo establecido en el inciso segundo del art. 11.4.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010.
2.2.2. El reglamento de operación de que trata el numeral 3 del parágrafo del art. 5.3.2.1.1 del Decreto 2555 de 2010 debe presentarse a esta Superintendencia para su respectiva aprobación, junto con la solicitud de registro y el nombre de la persona designada para velar por su cumplimiento.
2.2.3. Los demás requisitos que se enumeren en los arts. 5.3.2.3.2. y 5.3.2.1.1 del Decreto 2555 de 2010.
Los requisitos acreditados en las actuaciones de constitución y expedición del certificado de autorización por parte de las entidades señaladas en el numeral 1 del parágrafo 3 del art. 75 de la Ley 964 de 2005, se entienden cumplidos automáticamente como requisitos generales para su inscripción en el RNAMV.
3. ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
De conformidad con lo establecido en el parágrafo primero del art. 5.1.1.1.3 y 5.3.3.1.2 del Decreto 2555 de 2010, los agentes que se encuentren inscritos en el RNAMV serán responsables de la actualización permanente y de la veracidad de la información que reportan a dicho registro.
Así las cosas, cualquier cambio en la información que repose en el RNAMV implica para el agente el deber de realizar la respectiva actualización de manera inmediata.
Para lo anterior, cada agente debe designar un representante legal como responsable de la actualización RNAMV, en los términos señalados en el citado Decreto y en el presente instructivo.
3.1. Información que hace parte del RNAMV
La información relacionada a continuación hace parte del RNAMV, y por lo tanto, debe mantenerse actualizada por cada agente, según corresponda:
3.1.1. Nombre o razón social, naturaleza e identificación del agente, sigla, NIT, domicilio, página web, dirección, teléfonos, el correo institucional, y la URL del perfil de redes sociales con las que cuente, por ejemplo, Twitter, Facebook e Instagram.
3.1.2. Los estatutos sociales vigentes, así como el histórico de todas las reformas realizadas con el número de escritura pública y una breve descripción de cada modificación en lenguaje claro, sencillo y de fácil entendimiento para el público en general. Adicionalmente, cada vez que se realice una reforma estatutaria, se deberá adjuntar la escritura pública que protocolizó la respectiva reforma.
3.1.3. Estados financieros intermedios y de fin de ejercicio, presentados a nivel de cuenta. Los estados financieros intermedios y de fin de ejercicio deben transmitirse con la periodicidad y por los medios definidos en el Capítulo VIII - Estados financieros intermedios de la CBCF.
3.1.4. Las personas naturales inscritas en el RNAMV deben remitir sus estados financieros con una periodicidad semestral.
3.1.5. Proyecto de distribución de utilidades que se debe presentar a consideración de la asamblea general de accionistas o al órgano que haga sus veces, así como las decisiones que se adopten al respecto.
3.1.6. Los datos básicos de cada uno de los representantes legales: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de identificación, (iii) cargo que desempeña al interior de la entidad, (iv) número y fecha del acta de nombramiento, (v) fecha de inicio del ejercicio del cargo, (vi) facultades y calidades, de acuerdo con lo previsto en el acto de nombramiento y en los estatutos sociales, (vii) su calidad de principal o suplente, (viii) número y fecha del acta de reelección, cuando aplique, y (ix) género. Los agentes que tengan la calidad de entidades vigiladas por la SFC y que actualicen la información contenida en el presente subnumeral en otros aplicativos de la SFC, no deben actualizarla en el RNAMV.
3.1.7. Actividades autorizadas.
3.1.8. Sucursales, agencias y oficinas. Para el caso de los intermediarios de valores diferentes a los enunciados en el numeral 1 del parágrafo 3 del art. 75 de la ley 964 de 2005 deben informar con destino al RNAMV solamente las sucursales, agencias y oficinas en donde se realicen las actividades de intermediación de valores para las cuales esté autorizado el respectivo agente.
3.1.9. Los reglamentos generales y operativos que requieran de autorización por la SFC y sus modificaciones. Los proveedores de infraestructura obligados a inscribirse, las sociedades calificadoras de valores y/o riesgos y los organismos de autorregulación deben mantener en el registro el texto compilado y actualizado de sus reglamentos.
3.1.10. Las sanciones administrativas por infracciones en el mercado de valores que se encuentren en firme y que hayan sido impuestas por los sistemas de negociación, bolsas o por los organismos de autorregulación de los cuales sea miembro o afiliado, según corresponda, así como las sanciones administrativas impuestas por la Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República y demás autoridades que ejercen funciones de inspección vigilancia y control. El representante de dichas entidades debe informar las condiciones de la sanción, a más tardar dentro de los 3 días siguientes a la ejecutoria de la medida.
3.1.11. Indicación de las bolsas de valores o de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities y los sistemas de negociación o registro de los cuales sea miembro o afiliado, según corresponda.
3.1.12. Indicación del nombre e identificación de las personas naturales que al interior del agente se dediquen a la actividad de intermediación de valores con independencia de su forma de vinculación o contratación.
3.1.13. Organismo u organismos de autorregulación de los cuales sea miembro, cuando a ello haya lugar.
3.1.14. Las situaciones de control, grupo empresarial o conglomerado financiero de las cuales haga parte el agente, cuando aplique.
3.1.15. Si es resultado de un proceso de reorganización empresarial, por ejemplo: fusión, disolución, transformación o escisión, en los últimos 5 años. En dicho evento debe incluir una breve descripción del proceso de reorganización empresarial en lenguaje claro, sencillo y de fácil entendimiento para el público en general.
3.1.16. Los datos básicos de cada uno de los miembros de la junta directiva: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de identificación, (iii) tipo de cargo: principal o suplente, (iv) número y fecha del acta de nombramiento, (v) su calidad de independiente o no independiente, (vi) fecha de inicio del ejercicio del cargo, (vii) período de ejercicio, (viii) número y fecha del acta de reelección, cuando aplique, y (ix) género. Adicionalmente, se debe indicar cuál de los miembros ostenta la calidad de presidente de la junta directiva. Los agentes que tengan la calidad de entidades vigiladas por la SFC y que actualicen la información contenida en el presente subnumeral en otros aplicativos de la SFC, no deben actualizarla en el RNAMV.
3.1.17. Los datos básicos de cada uno de los miembros del comité de auditoría: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de identificación, (iii) su calidad de independiente o no independiente, (iv) fecha de inicio del ejercicio del cargo, (v) período de ejercicio y (vi) tipo de cargo: principal o suplente. Adicionalmente, se debe indicar cuál de estos ostenta la calidad de presidente del comité.
3.1.18. Los datos básicos de los revisores fiscales: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de identificación, (iii) número del acta de designación, (iv) tipo de cargo: principal o suplente, (v) número de tarjeta profesional, (vi) razón social de la firma de contadores, (vii) fecha de nombramiento, (viii) fecha de inicio del ejercicio del cargo, y (ix) número y fecha del acta de reelección, cuando aplique. Los agentes que tengan la calidad de entidades vigiladas por la SFC y que actualicen la información contenida en el presente subnumeral en otros aplicativos de la SFC, no deben actualizarla en el RNAMV.
3.1.19. Los datos básicos de los oficiales de cumplimiento: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de identificación, (iii) cargo que desempeña al interior de la entidad, (iv) tipo de cargo: principal o suplente, (v) número y fecha del acta de designación, (vi) fecha de inicio del ejercicio del cargo, y (vii) número y fecha del acta de reelección, cuando aplique. Los agentes que tengan la calidad de entidades vigiladas por la SFC y que actualicen la información contenida en el presente subnumeral en otros aplicativos de la SFC, no deben actualizarla en el RNAMV.
3.1.20. Los datos básicos del contralor normativo: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de identificación y (iii) fecha del acta de designación por parte del órgano competente.
3.1.21. Los datos básicos del contador titular: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de identificación, (iii) fecha del acta de designación por parte del órgano competente, y (iv) número de tarjeta profesional.
3.1.22. Los datos básicos de los defensores del consumidor financiero: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de identificación, (iii) tipo de cargo: principal o suplente, (iv) número y fecha del acta de designación, (v) fecha de inicio del ejercicio del cargo, y (vi) número y fecha del acta de reelección, cuando aplique. Los agentes que tengan la calidad de entidades vigiladas por la SFC y que actualicen la información contenida en el presente subnumeral en otros aplicativos de la SFC, no deben actualizarla en el RNAMV.
3.1.23. Los Códigos de Buen Gobierno Corporativo y los Códigos de Conducta y Ética, o los documentos equivalentes previstos en sus políticas de gobierno corporativo.
3.2. Información que debe remitirse por los agentes y que no hace parte del RNAMV
La siguiente información debe ser transmitida y permanecer actualizada por las entidades inscritas en RNAMV, pero no hace parte de dicho registro:
3.2.1. Cuentas abiertas en establecimientos bancarios, nacionales o del exterior, destinadas al manejo de recursos utilizados para el desarrollo de actividades de intermediación de valores. Los intermediarios de valores que en desarrollo de su objeto social manejen o administren recursos de terceros, de manera temporal o permanente deben atender lo señalado en el numeral 2 del Cap. I, Título II de la Parte III de esta Circular.
3.2.2. Composición accionaria definiendo los beneficiarios reales del capital del agente en los términos establecidos en el art. 6.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010. Tratándose de socios o accionistas que sean personas jurídicas, se debe acreditar la composición accionaria de los mismos, así como los datos de domicilio y el nombre del representante legal.
3.2.3. Las personas inscritas como intermediarios de valores en el RNAMV en calidad de corredores de valores o por la realización de operaciones habituales de adquisición y enajenación de valores ejecutadas directamente y por cuenta propia, de acuerdo con lo establecido en la Parte 7 del Decreto 2555 de 2010 deben cumplir con las siguientes obligaciones de reporte de información:
3.2.3.1. Remitir quincenalmente una relación diaria de las operaciones que tengan por finalidad o efecto el acercamiento de demandantes y oferentes para la adquisición o enajenación de valores en el mercado público de valores, indicando tipo de operación, valor transado, precio, tasa, montos de cada operación, mercado en el que se lleva a cabo, indicación de si es a plazo o de contado y contraparte de las operaciones, siempre que fichas operaciones no se hayan registrado en un sistema dispuesto para tal fin.
3.2.3.2. Copia de los manuales de procedimiento y de organización interna que se tengan para efectos de realizar labores de intermediación en el mercado público de valores.
3.2.4. El reglamento de funcionamiento de la junta directiva y de sus comités, o los documentos que hagan sus veces.
4. ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN DE LOS AGENTES DEL MERCADO A TRAVÉS DE LA PÁGINA WEB DE LA sfc
Con el propósito de simplificar y agilizar la remisión de la información que debe ser actualizada en el RNAMV, los agentes deben realizar las correspondientes actualizaciones de acuerdo con las especificaciones contenidas en el manual de usuario que se encuentra publicado en la página web www.superfinanciera.gov.co.
5. ASIGNACIÓN INICIAL DE CÓDIGO DE USUARIO Y CONTRASEÑA
Las entidades destinatarias del presente Capítulo deben solicitar al correo electrónico soporte@superfinanciera.gov.co el código de usuario y la contraseña inicial para acceder al trámite de actualización de información agentes del mercado de valores, por internet. Dicha solicitud debe estar firmada digitalmente por el representante legal, especificando el tipo, código y nombre de la entidad; nombre, tipo y número de documento de identificación, cargo, teléfono y correo electrónico de la persona designada como funcionario responsable del trámite que se requiere de conformidad con el numeral 3 del presente Capítulo. El responsable del trámite debe recibir el código de usuario asignado a la entidad y una contraseña inicial que por seguridad debe ser cambiada por una nueva de conocimiento y uso exclusivo del mismo.
PARTE III - TÍTULO V - CAPÍTULO III.
4.1.4. Sin perjuicio de lo establecido en el art. 31 de la Ley 964 de 2005, el trámite de certificación vale para los propósitos de admisión de personas naturales vinculadas a intermediarios de valores a un organismo autorregulador, siempre que dicho el organismo de autorregulación haya expedido dicha certificación y previsto en sus estatutos o reglamentos tal procedimiento.
4.1.5. Sin perjuicio de la facultad discrecional de la SFC para requerir y evaluar la información adicional que considere necesaria para decidir las solicitudes de inscripción en el RNPMV, se entiende que las personas certificadas, han acreditado la capacidad técnica, profesional y personal necesaria para proceder a su inscripción en el registro de profesionales, de conformidad con el procedimiento señalado en el numeral 8 de la presente circular.
4.2. Vigencia del examen de idoneidad
El examen de idoneidad profesional aprobado en los términos definidos en el reglamento del organismo certificador tiene una vigencia de 3 años, contados a partir de la aprobación de dicho examen.
Cada examen tiene una vigencia independiente. Para que la certificación en una modalidad y especialidad dada se considere vigente, debe estar vigente el examen básico y el examen especializado que corresponda, de conformidad con lo establecido en el reglamento de certificación.
La documentación de soporte, entregada por los aspirantes a la certificación durante el proceso, debe ser conservada por la entidad certificadora, por lo menos durante la vigencia de la certificación.
De conformidad con el inciso segundo del art. 5.4.3.1.3 del Decreto 2555 de 2010 la certificación en la modalidad de directivos tiene una vigencia de 4 años contados a partir del momento de la aprobación del examen. Los reglamentos de certificación deben incorporar esta modalidad de certificación.
A la certificación en la modalidad de directivos y su correspondiente inscripción en el RNPMV, no les es aplicable el método de extensión de la vigencia de la certificación de que trata el presente subnumeral.
4.3. Cancelación de la inscripción en el RNPMV por inactividad
En aquellos eventos en que se informe a la SFC de la desvinculación del profesional del mercado de valores, en los términos del parágrafo del art. 5.4.1.1.3. del Decreto 2555 de 2010 y no se acrediten los supuestos contenidos en el art. 5.4.1.1.2 del referido decreto dentro del mes siguiente al informe sobre la desvinculación del profesional, se procederá a la cancelación de la inscripción en el RNPMV. La cancelación de la inscripción en el RNPMV por este motivo no configura una sanción y el profesional podrá, en cualquier momento y a través de la entidad certificadora, solicitar su inscripción en el RNPMV.
