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CIRCULAR EXTERNA 9 DE 2006
(25 mayo)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA
<NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia>
<NOTA DE VIGENCIA: Circular derogada por la Circular 38 de 2014>
Señores
REPRESENTANTES LEGALES Y REVISORES FISCALES DE ENTIDADES VIGILADAS
Referencia: Instrucciones sobre el envío de correspondencia
Apreciados señores:
Considerando que mediante Decreto 4327 de 2005 se fusionó la Superintendencia Bancaria de Colombia en la Superintendencia de Valores, denominándose Superintendencia Financiera de Colombia (SFC), este Despacho estima pertinente modificar la codificación de los trámites y actividades necesarios para el envío de correspondencia a esta Superintendencia.
Por lo anterior se anexa a la presente circular la tabla contentiva del código y descripción de cada uno de los trámites y actividades, para lo cual deberán considerarse los siguientes principios básicos de envío:
a. Todo documento dirigido a la SFC, independientemente de la forma de envío, debe radicarse en el Grupo de Correspondencia de esta Entidad.
b. Toda comunicación debe tratar sobre un sólo trámite. En consecuencia, si la correspondencia hace referencia a un asunto que ha sido previamente radicado, se le debe asignar el número de radicación anterior.
c. Toda documentación que se radique ante la SFC debe suscribirse por quienes ostenten la calidad de representantes legales o de apoderados debidamente constituidos por las entidades y, eventualmente, por los revisores fiscales cuando así se requiera.
Para la mejor comprensión del presente instructivo se ajunta el Anexo 1 – Instrucciones para el diligenciamiento de las comunicaciones dirigidas a la SFC.
La presente Circular rige a partir de su expedición, deroga todas aquellas disposiciones que le sean contrarias, en especial, la Circular Externa No. 057 de 1991 de la Superintendencia Bancaria y la Circular Externa No. 002 de 2005 de la Superintendencia de Valores.
Cordialmente,
AUGUSTO ACOSTA TORRES
Superintendente Financiero de Colombia
040170
ANEXO
ANEXO 1
INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LAS COMUNICACIONES DIRIGIDAS A LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
1 PRINCIPIOS BÁSICOS
El manejo de la correspondencia dirigida a la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) debe cumplir las siguientes reglas:
a. Todo documento dirigido a esta entidad, independientemente de la forma de envío, debe ser radicado en el Grupo de Correspondencia.
b. Toda comunicación debe tratar sobre un sólo trámite. En consecuencia, si la correspondencia se refiere a un asunto que ha sido previamente radicado, se debe asignar a ésta el número de radicación anterior.
c. Toda documentación que se radique ante la SFC debe ser firmada por quienes actúen como representantes legales o apoderados debidamente constituidos por las entidades y, eventualmente, por los revisores fiscales cuando así se requiera.
2 PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Todas las comunicaciones enviadas a la SFC deben tener los datos necesarios para la radicación de entrada, los cuales deben estar citados en la referencia, tal como se indica a continuación:
REFERENCIA:
- Número de radicación anterior con derivado, si existe. (Ver numeral 2.1).
- Código del tipo de entidad, código y nombre o sigla de la entidad.
- Código y nombre del trámite.
- Código y nombre de la actividad.
- Con (Sin) anexos, según el caso.
En todos los procesos, al radicarse un documento, el sistema genera un rótulo que contiene los datos de la referencia.
2.1 Número de Radicación
El número de radicación es asignado a cada documento registrado en la entidad de forma consecutiva, y se refleja en el rótulo que se adhiere a la comunicación radicada.
Dicho número está compuesto por la raíz y el derivado:
| Raíz | Derivado | |
| 2005000285 | - | 000 |
La raíz, conformada por los diez primeros dígitos, identifica el asunto desde el momento mismo en que se origina y es el único dato que permite conocer la ruta seguida por un trámite. El derivado, un número consecutivo de tres dígitos, se asocia al número de actividades radicadas en los procesos de entrada, traslado (entre dependencias) o salida del trámite.
En la referencia, siempre debe citarse el número de radicación impreso en el rótulo adhesivo del documento anterior enviado por o a la SFC, o el número señalado en las circulares externas que indiquen la remisión de información, dependiendo del caso.
Si la comunicación no lleva número de radicación anterior se entiende que no tiene antecedentes y que se está dando entonces origen a un nuevo trámite.
2.2 Código de Entidad
Número asignado para identificar el tipo y código del remitente del trámite.
2.3 Código del Trámite
Número asignado para identificar el asunto que el remitente adelanta o solicita ante la SFC. Ver numeral 5 Codificación de Trámites.
Todo documento deberá hacer referencia a un trámite, es decir, a un sólo asunto especifico, con el fin de poder identificarlo y controlarlo. El sistema asigna automáticamente la dependencia encargada de atenderlo.
2.4 Código de Actividad
Número asignado a cada una de las tareas necesarias para llevar a cabo un asunto desde su inicio hasta su finalización. Cada actividad radicada genera un derivado, soportada con algún documento (Cartas, Oficios, Memorandos, Proformas) (ver numeral 6 Codificación de Actividades).
2.5 Anexos
En la referencia se debe especificar si la comunicación tiene o no anexos.
2.6 Folios
Toda comunicación que se vaya a radicar deberá venir debidamente foliada con la indicación en cada página del número respectivo, utilizando para ello el formato “Página X de Y”.
2.7 Ejemplo para el diligenciamiento de la correspondencia dirigida a la Superintendencia Financiera
Ciudad, fecha
Señor(a)
Nombre
Cargo
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
Calle 7ª. No. 4-49
Bogotá, D.C.
REFERENCIA:
2005000225-001
1 - 70 ENTIDAD FICTICIA
30 ESTADOS FINANCIEROS INTERMEDIOS
36 RESPUESTA A REQUERIMIENTOS
CON ANEXOS
(Número de radicación anterior)
(Identificación de la Entidad )
(Código y nombre del trámite)
(Código y nombre de la actividad)
Apreciado (apelativo)
TEXTO:
FIRMA, NOMBRE Y CARGO
Página X de Y”
3 NÚMERO DE COPIAS
Se radica el original y una copia del documento enviado a la SFC, haciendo entrega al remitente de la copia radicada, cuando es recibido por ventanilla.
4 RECOMENDACIONES
A partir de la entrada en vigencia de la presente circular, para todos los efectos, se deberá utilizar ante la SFC, la codificación establecida en este anexo.
Es importante tener en cuenta que con ocasión de la fusión de las Superintendencias Bancaria y de Valores algunos códigos de trámites y actividades fueron modificados; por tal razón, estos deben ser verificados en el presente anexo.
En toda comunicación a la SFC, los datos estándares deben estar debidamente referenciados.
Los errores más comunes en la correspondencia son los siguientes:
- No se relaciona o se relaciona mal el número de radicación anterior.
- Se relaciona el mismo número de radicación para diferentes trámites presentados ante la entidad, cuando el mismo corresponde a un trámite nuevo.
- No se identifica correctamente el trámite o la actividad.
- Se diligencian dos o más asuntos en la misma comunicación.
Teniendo en cuenta lo anterior, cuando se vaya a radicar un documento, el operario de la ventanilla revisará el contenido de la referencia. En caso de detectar algún error o inconsistencia en la correspondencia, se lo hará saber al portador del documento para que se comunique con la respectiva entidad vigilada y aclare o corrija el error o inconsistencia.
Por consiguiente, es necesario que las personas naturales o jurídicas que se comunican con la SFC adopten mecanismos internos que garanticen un adecuado diligenciamiento de los documentos enviados a esta Entidad, especialmente en lo que tiene que ver con la referencia de los mismos.
5 CODIFICACIÓN DE TRÁMITES
<Numeral sustituido por el incluido en la Circular 43 de 2010>
<El texto original es el siguiente:>
| TRÁMITE | DESCRIPCIÓN | |
| 1 | Acción de Tutela | Correspondencia remitida por la rama judicial originada por una acción de tutela. |
| 5 | Negociación de acciones | Información presentada para que esta Superintendencia apruebe las transacciones relacionadas con las acciones suscritas por parte de las entidades vigiladas. Incluye, autorización de los reglamentos de suscripción, transacciones de inversionistas que tengan por objeto la adquisición del 10% o más de las acciones suscritas de una entidad vigilada, o aquellas por medio de las cuales se incremente dicho porcentaje. |
| 7 | Posición Propia | Petición presentada para afectar la posición propia por parte de las entidades. |
| 16 | Estados financieros fin de ejercicio / Asambleas | Presentación de los estados financieros de corte o cierre de ejercicio. Solicitudes de retransmisión Igualmente, se reportará toda la información relacionada con las asambleas, incluyendo la convocatoria. |
| 21 | Riesgo Crediticio | Presentación del informe o las modificaciones del Sistema de Administración del Riesgo Crediticio (SARC) desarrollado y adoptado por las entidades vigiladas. |
| 22 | Gestión de activos y pasivos | Hace referencia a la información que tiene como propósito la medición permanente de los riesgos de líquidez, tasas de interés y tasa de cambio por parte de las entidades, así como su proyección |
| 23 | Gestión de activos y pasivos - metodología | Hace referencia a la revisión de la metodología utilizada por las entidades para la medición de la gestión de activos y pasivos. |
| 28 | Títulos de reducción de deuda | Manejo de la información reportada por las entidades vigiladas respecto a éste control de ley. |
| 29 | Estados Financieros Consolidados - Matriz | Envío de los estados financieros consolidados, acompañados de la opinión del respectivo revisor fiscal por parte de las entidades vigiladas y controladas que se constituyan en matrices de un grupo económico, sin considerar el sector de la economía al que pertenecen sus subordinadas. Solicitudes de retrasmisión. |
| 30 | Estados Financieros Intermedios | Presentación de los estados financieros por parte de las entidades vigiladas y controladas, cuando no sean de corte de ejercicio. De igual forma, tal indicación aplica para los conceptos enviados por los revisores fiscales sobre los estados financieros. Solicitudes de retrasmisión |
| 47 | Informes especiales - Comisionistas de Bolsa | Envío de los informes sobre operaciones cruzadas del fondo de valores con bocas (boceas) y acciones por parte de las sociedades comisionistas de bolsa. |
| 48 | Inscripción Automática en el Registro de Valores y Emisores | Corresponde a la inscripción automática de valores en donde no media acto administrativo y adelantada por los emisores del sector financiero, la nación y el Banco de la República ante el Registro de Valores y Emisores. |
| TRÁMITE | DESCRIPCIÓN | |
| 49 | Inscripción en el Registro de Valores y Emisores | Corresponde a las solicitudes de inscripción de valores en el Registro de Valores y Emisores para realizar oferta pública o su negociación en bolsa y que no se encuentre sujeta a ningún mecanismo especial de inscripción. |
| 50 | Inscripción en el Registro Nacional de Agentes o Profesionales del Mercado | Corresponde a las solicitudes de inscripción de personas naturales o jurídicas dedicadas a labores de intermediación en el SIMEV |
| 51 | Inscripción Temporal | Corresponde a las solicitudes de inscripción en los procesos de enajenación de acciones de las entidades de carácter público u oficial y las sociedades en proceso de liquidación o en concordato. |
| 53 | Informes de Calificación | Identifica las calificaciones que envían las sociedades calificadoras a la Superintendencia en cumplimiento de sus deberes de divulgación. |
| 58 | Información Eventual de Emisores no sometida a reserva | Corresponde a la información relacionada con cualquier hecho jurídico, económico o financiero que sea de trascendencia respecto de los emisores, de sus negocios o para la determinación del precio o para la circulación en el mercado de los valores que tengan inscritos en el en el Registro de Valores y Emisores. Incluye informes de asambleas extraordinarias |
| 59 | Información Eventual de Emisores Sometida a Reserva | Corresponde a la solicitud por parte del emisor para no divulgar información al mercado. Aplica siempre que existan razones claras para suponer que con dicha publicación se causa un perjuicio innecesario a los inversionistas o se pone en peligro la estabilidad del mercado público de valores. |
| 60 | Cancelación Voluntaria de la Inscripción de Valores en el Registro de Valores y Emisores | Corresponde a las solicitudes de los emisores para cancelar la inscripción de valores en el Registro de Valores y Emisores. |
| 61 | Cancelación por sanción de la Inscripción de Valores en el Registro de Valores y Emisores | Corresponde a la cancelación de valores en el registro respectivo, cuando no se realiza la inscripción en bolsa o no se realiza la oferta pública dentro de los tres (3) meses siguientes a la ejecutoria de la resolución que ordenó la inscripción. |
| 62 | Bodegas Planos / Contratos - Almacenes | Envío de las actas de visita efectuadas a las bodegas que sirven para el almacenamiento de mercancías y hace referencia a los planos, contratos y convenios. |
| 64 | Cancelación por vencimiento | Corresponde a la cancelación de inscripción en el Registro de Valores y Emisores de títulos de contenido crediticio, colocados mediante oferta pública, cuyo plazo de maduración ha expirado. |
| 65 | Cancelación por sanción en el registro de Agentes y Profesionales del Mercado | Corresponde a la cancelación de inscripción en el Registro de Agentes y Profesionales del Mercado por causa de una sanción |
| 71 | Cancelación Voluntaria en el registro de de Agentes y Profesionales del Mercado | Corresponde a la cancelación de la inscripción de los intermediarios en el Registro de Agentes y Profesionales del Mercado |
| 72 | Endeudamiento de Clientes | Presentación del reporte sobre las deudas que tengan todas las personas naturales o jurídicas con las entidades vigiladas a corte trimestral. |
| 74 | Informe sobre Castigo de Activos | Presentación de la información sobre activos castigados que hayan sido debidamente aprobados conforme a las disposiciones legales vigentes. |
| 75 | Informe sobre Castigo de Cartera | Presentación de la información sobre cartera castigada que haya sido debidamente aprobada conforme a las disposiciones legales vigentes. |
| 76 | Informe de la Cámara de Compensación | Envío de reporte con los bancos que presentan cheques devueltos en el canje, remitido por el Banco de la República. |
| 77 | Régimen de Autorización de Actividades - Intermediarios de Valores | Corresponde al estudio y eventual autorización de actividades cuando los intermediarios de valores no cumplen con los requisitos para acogerse al régimen de autorización general o se encuentran sancionadas y envío de información sobre trámites respecto de las cuales las entidades controladas y/o vigiladas cumplen con los requisitos establecidos para la autorización general. |
| 80 | Certificados - Existencia y Representación Legal | Corresponde a solicitudes de certificaciones de existencia legal de una entidad y su representación legal. |
| 82 | Certificado Cámara de Comercio | Envío del certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio por parte de las entidades vigiladas donde conste la inscripción de situaciones de control o de grupo empresarial. |
| 85 | Certificados - Tasas de Interés | Solicitud presentada sobre certificados de las tasas de interés cobradas por las entidades vigiladas. |
| 86 | Autorización Portafolios de Inversión | Corresponde a la solicitud de autorización para constituir y administrar un fondo de valores, fondos mutuos de inversión, fondos de inversión, fondo común ordinario o fondo común especial. |
| 87 | Autorización Fondo | Solicitud de autorización para constituir y administrar Fondos de Pensiones Obligatorias, Fondos de Pensiones Voluntarias o Fondos de Cesantías |
| 88 | Autorización de Contratos | Autorización para la celebración de contratos de promoción, de prestación masiva, contratos de adhesión, etc., por parte de las Sociedades Fiduciarias y Administradoras de Pensiones y Cesantías. |
| 91 | Certificados - Otros | Solicitud de certificados. |
| 94 | Asignación de códigos para transmisión de información | Corresponde a la asignación de códigos de transmisión y para los reporte de la constitución de los negocios administrados por las entidades vigiladas, para efectos de la transmisión de sus estados financieros. |
| 96 | Aprobación reglamentos generales y operativos de proveedores de infraestructura | Envío para aprobación de reglamentos y sus respectivas reformas de los proveedores de infraestructura. |
| 101 | Aprobación reglamentos generales y operativos de autorreguladores y fondos de garantías | Envío para aprobación de reglamentos y sus respectivas reformas de los autorreguladores, como documentos de las cámaras disciplinarias y los códigos de conducta de las Bolsas. |
| 102 | Aprobación reglamentos generales y operativos de titularizadora y calificadora | Envío para aprobación de reglamentos y sus respectivas reformas de la titularizadora y las calificadoras |
| 103 | Certificados de Inscripción - Valores y Emisores | Corresponde a solicitudes de certificaciones de Inscripción en el registro de Valores y Emisores. |
| 104 | Certificados de Inscripción - Agentes y Profesionales del Mercado | Corresponde a solicitudes de certificaciones de Inscripción en el registro de Agentes y Profesionales del Mercado |
| 105 | Composición accionaria | Solicitud o envío de la información correspondiente a la composición accionaria |
| 110 | Constancias de Ejecutoria | Solicitud de copia de las resoluciones que se encuentran en firme. |
| 111 | Aprobación Reglamentos - Martillos | Corresponde al envío de los documentos (aviso de oferta, reglamento operativo y cuadernillo) que deben enviar las bolsas a fin de obtener el visto bueno de la Superintendencia, sobre los martillos a realizar. |
| 115 | Consultas Generales y Administrativas | Solicitud de concepto o aclaración sobre normas aplicables al ámbito de competencia general de toda la Superintendencia. |
| 116 | Consultas Específicas | Solicitud de concepto o aclaración respecto de una norma aplicable específicamente al ámbito de competencia de un área de la Superintendencia. |
| 117 | Protección al consumidor | Corresponde a las recomendaciones que expida esta Superintendencia de oficio a las entidades vigiladas o a algunas de ellas, tendientes a asegurar o mejorar la protección a los consumidores. |
| 118 | Protección al consumidor - Encuestas | Corresponde a las encuestas y/ó medición de la mismas, relacionadas con la satisfacción del ciudadano o de los servicios que presta esta Superintendencia y/ó las entidades vigiladas. |
| 120 | Investigación | Actuaciones propias de la Superintendencia Financiera para adelantar investigaciones sobre el comportamiento de las entidades en los sectores vigilados. |
| TRÁMITE | DESCRIPCIÓN | |
| 125 | Proceso sancionatorio | Actuaciones propias de la Superintendencia Financiera respecto a la actuación administrativa sancionatoria frente a las entidades vigiladas. |
| 130 | Solicitud de Copias | Solicitud de fotocopias de documentos que reposan en la Superintendencia Financiera. |
| 131 | Copias - rama judicial | Solicitud presentada exclusivamente por parte de los organismos de la rama judicial, por la Contraloría General de la República y el Ministerio Público, de copias de documentos que reposan en la Superintendencia Financiera. |
| 132 | Demandas | Corresponde a los procesos judiciales en contra de la Superintendencia Financiera. |
| 133 | Pago Condenas Judiciales | Corresponde a la sustentación y pago de obligaciones dinerarias, derivadas de sentencias condenatorias a cargo de la Superintendencia Financiera. |
| 135 | Solicitud Tablas Mortalidad | Solicitud de la resolución vigente expedida por la Superintendencia Financiera sobre la "Tabla Colombiana de Mortalidad". |
| 143 | Transferencias de seguros | Información relacionada con transferencias y contribuciones del SOAT y transferencias a bomberos por el ramo de incendio |
| 147 | Constitución de Entidades | Corresponde a la solicitud presentada por personas naturales o jurídicas con el fin de obtener autorización de la Superintendencia Financiera, para la creación o constitución de entidades. |
| 150 | Procesos de organización - Entidades | Corresponde a la solicitud presentada por las entidades con el fin de obtener autorización de la Superintendencia Financiera, para la fusión, adquisición de entidades, escisiones y cesiones de activos y pasivos. |
| 151 | Fondos de capital extranjero | Comunicaciones enviadas y recibidas relacionadas con los fondos de capital extranjero tales como informar el inicio de operaciones en Colombia, ordenar la liquidación de posiciones y el cierre de operaciones en Colombia |
| 155 | Cuentas financieras en moneda extranjera | Información de apertura, constitución de depósitos, prórroga y cancelación de cuentas financieras en moneda extranjera; traslado de fondos y de sede. |
| 165 | Autorización Inversiones de Capital | Solicitud de autorización de inversiones de capital que pretendan realizar los vigilados en otras sociedades o entidades nacionales o extranjeras. |
| 180 | Ofertas Públicas en el Mercado Primario | Solicitud de autorización para colocar mediante oferta pública de valores en el mercado primario, acciones, bonos, papeles comerciales u otros títulos. |
| 182 | Segundo mercado | Ofertas públicas y/ó inscripciones en el registro de emisores de valores a ser colocadas o negociadas entre inversionistas calificados. |
| 183 | Autorización de Titularización | Solicitud de autorización de ofertas públicas y/o inscripción en el Registro de Valores y Emisores de procesos de titularización. |
| 184 | Novedades Directivos Entidades | Envío de información referente a renuncias, despidos por justa causa y dirección de ex-funcionarios para el envío de correspondencia futura y cualquier otra comunicación que se asimile a una novedad relacionada con los directivos, oficiales de cumplimiento o revisores fiscales de una entidad vigilada. |
| 185 | Modificación de Autorización de Oferta | Solicitud de modificación de las condiciones bajo las cuales se expidió una autorización de oferta de valores en el mercado. |
| 189 | Reformas Estatutarias | Solicitud para reformar o protocolizar sus escrituras y estatutos por parte de las entidades vigiladas. |
| 190 | Autorización traspasos en el Mercado Secundario | Solicitud de autorización para el traspaso de acciones o boceas inscritos en bolsa en el mercado secundario. |
| 201 | Informes de Colocación de Títulos en Circulación y Avisos de Ofertas Publicas de Valores Autorizadas | Envío de informes sobre la colocación de los títulos en circulación, la publicación de los avisos de oferta y la certificación sobre el cumplimiento del mecanismo de colocación cuando sea del caso, por parte de los emisores a los que se ha autorizado una oferta pública. |
| 202 | Reporte de Enajenación de Acciones | Envío de información de transferencia de acciones que no requieren autorización. |
| 210 | Garantías - Valores en Custodia | Garantías de funcionamiento que deben constituir las entidades, en valores y bienes nominativos a favor del Superintendente Financiero. |
| 216 | Información Estadística | Corresponde a la remisión o solicitud de información estadística. |
| 217 | Estadística - Base Gravable Impuesto Industria y Comercio | Información enviada por las entidades vigiladas relacionada con el impuesto de industria y comercio. |
| 218 | Plan de Recuperación, de ajuste o desmontes de operaciones | Programa que envían las entidades vigiladas y controladas a la Superintendencia Financiera sobre el desarrollo de las medidas adoptadas dentro del proceso de saneamiento y/o recuperación que adoptará en el campo financiero y económico. |
| 220 | Institutos de salvamento | Hace referencia a la información relacionada con las medidas ordenadas por el supervisor respecto a: vigilancia especial, recapitalizaciones, administración fiduciaria, cesión total de activos, pasivos y contratos y enajenación de establecimientos de comercio a otra institución así como fusión, programas de recuperación, y demás contempladas en el art. 113 del EOSF. |
| 240 | Oficinas de Representación de Organismos Financieros Exterior | Envío de información relacionada con: apertura, cierre, traslado, cambio de razón social, actualización de datos y financiaciones otorgadas, entre otras, de los organismos financieros del exterior. |
| 241 | Posesiones | Adelantar el trámite de posesión de directivos, representantes legales, revisores fiscales y oficiales de cumplimiento. |
| 242 | Novedades - Registro de Agentes y Profesionales del Mercado | Envío o solicitud de información para actualizar datos existentes en el Registro de Agentes y Profesionales del Mercado. |
| 243 | Novedades - Registro de Valores y Emisores | Envío o solicitud de información para actualizar datos existentes en el Registro de Valores y Emisores. |
| 245 | Estadística - Informe Semanal | Envío de información semanal sobre: Principales fuentes y usos; encaje; tasas de interés; operaciones repo; fondos interbancarios; depósitos de otras corporaciones y descomposición de la cartera, entre otros. |
| 247 | Reporte Diario Tasas de Interés | Información diaria de las instituciones financieras relacionada con las tasas de interés pasivas en todos los plazos de captación. |
| 299 | Inversiones Obligatorias | Reportes de inversiones obligatorias que deben realizar los vigilados y controlados como Finagro, TDA, reservas, entre otros. |
| 305 | Manuales – Entidades | Envío de los manuales operativos y de procedimientos de las entidades vigiladas exigidos por la Superintendencia Financiera así como los planes de continuidad de negocios. |
| 312 | Mercancías - Autorizaciones / Avisos | Envío de información de expedición de títulos, división en lotes y traslados de mercancías de una bodega a otra de los almacenes generales de depósito |
| 316 | Novedades de oficinas | Envío de información referente a apertura (temporal o permanente), traslado, conversión, cambio de dependencia contable y cierre de oficinas, o de cajeros automáticos, o de cualquier otra modalidad que preste servicios similares a éstos, por parte de las entidades vigiladas. |
| 326 | Horarios de Oficina | Comunicaciones referentes al horario básico de atención al público, horarios adicionales o extendidos - cierres especiales. |
| 339 | Metodología - Reservas técnicas de seguros | Información relacionada con el cambio en la metodología de cálculo de la reserva técnica de entidades aseguradoras |
| 340 | Cálculo actuarial - Reserva matemática y pasivo pensional | Información del cálculo de la reserva matemática de las aseguradoras y de las sociedades de capitalización. También incluye la información del cálculo actuarial del pasivo pensional de las vigiladas. |
| 341 | TES Ley 546 | Información mensual remitida por los establecimientos de crédito que recibieron del Gobierno Nacional Títulos de Tesorería TES establecida en la Ley 546, destinados a la financiación de vivienda individual a largo plazo. |
| TRÁMITE | DESCRIPCIÓN | |
| 360 | Pólizas y Tarifas de seguros | Información relacionada con los modelos de las pólizas de seguros y las respectivas tarifas de las Compañías de Seguros, independientemente de que se requiera o no la autorización previa de la SFC. En un mismo oficio se debe remitir una (1) sola póliza (producto) |
| 365 | Visitas | Corresponde al manejo de procesos y subprocesos derivados de visitas por parte de la Superintendencia Financiera. Por este trámite se radican entre otros, los documentos relacionados con la previsita, la carta de presentación a la entidad vigilada y el informe de visita, etc. |
| 366 | Captación ilegal y Operaciones no autorizadas | Corresponde al manejo de información derivada de actuaciones de la Superintendencia Financiera respecto al control de captadores ilegales ó ejercicio de operaciones no autorizadas |
| 367 | Infracciones al régimen cambiario | Recepción y envío de las comunicaciones por infracciones al régimen cambiario, por parte de los intermediarios del mercado cambiario, de conformidad con la Resolución 57 de 1991 de la Junta de Monetaria y de las Resoluciones Externas 21 de 1993 y 8 de 2000 la Junta Directiva del Banco de la República y demás normas que la modifiquen o adicionen. |
| 368 | Liquidación voluntaria | Manejo de información relacionada con procesos de liquidación voluntaria de las entidades |
| 369 | Toma de posesión | Corresponde al manejo de información derivada de actuaciones de la Superintendencia Financiera respecto a tomas de posesión realizadas en las entidades |
| 375 | Nuevas operaciones y/ó servicios | Manejo de información para la autorización por parte de la Superintendencia de nuevos productos y servicios a ser prestados por las entidades |
| 376 | Autorización de reglamentos de productos | Manejo de información para la autorización por parte de la Superintendencia de reglamentos de los productos ofrecidos por las entidades así como sus modificaciones |
| 380 | Prorroga Venta Bienes Recibidos en Pago | Solicitud por parte de las entidades vigiladas que han recibido bienes en dación de pago, de una prórroga del término legal para la enajenación o venta de los mismos. |
| 399 | Seguimiento publicidad | Manejo de la información relacionada con el seguimiento a las actividades de publicidad de las entidades vigiladas. |
| 400 | Aprobación Publicidad | Solicitud por parte de las entidades vigiladas, de la aprobación de los proyectos de publicidad, que quieran difundir, cualquiera sea el medio. |
| 401 | Autorización Utilización Red de Oficinas | Envío de contratos que celebren las entidades vigiladas para la utilización de redes de oficinas de otras vigiladas. |
| 408 | Informe Representante Legal Tenedores de Bonos | Presentación de informes por parte de entidades que actúan como representantes legales de tenedores de bonos. |
| 409 | Reliquidaciones | Solicitud de revisión de la reliquidación de los créditos de vivienda. |
| 410 | Quejas | Petición por parte de cualquier persona natural o jurídica, con el fin de que se investigue la actuación de una entidad vigilada o sus funcionarios. |
| 411 | Proceso Resoluciones u Otras Providencias | Utilizado por la Superintendencia Financiera para notificar actos administrativos y cualquier actividad que de ella se derive. |
| 412 | Informe Agente de Manejo de la Titularización y Patrimonio Autónomo | Presentación de informes que actúen como agentes de manejo de tenedores de títulos. |
| 413 | Convocatoria Asamblea Procesos de Titularización | Solicitud de autorización de los proyectos de convocatorias a asambleas de tenedores de títulos que presentan los emisores. |
| 414 | Títulos de capitalización | Información relacionada con el envío de modelos de títulos de capitalización |
| 415 | Autorización Ramos de Seguros | Solicitud de autorización por parte de las compañías de seguros para operar en los diversos ramos, de acuerdo con lo dispuesto legalmente. |
| 416 | Convocatoria Asamblea Tenedores de Bonos | Solicitud de autorización de los proyectos de convocatorias a asambleas de tenedores de bonos que presentan los emisores |
| 420 | Información reaseguros | Información relacionada con contratos de reaseguros, nómina de reaseguradores, funcionarios facultados para suscribir reaseguros, depósito de reaseguradores y cúmulo de terremotos |
| 421 | REACOEX y Oficinas de Representación de Reaseguradores del Exterior | Correspondencia relacionada con la inscripción y actualización de la inscripción en el Registro de Reaseguradores y Corredores de Reaseguro del Exterior REACOEX. También incluye información relacionada con Oficinas de Representación de Reaseguradores el Exterior. |
| 422 | Estadísticas de Riesgos Profesionales | Información estadística relacionada con el ramo de riesgos profesionales |
| 430 | Reglamentos de Ahorro | Solicitud de un establecimiento de crédito, en relación con la modificación o aprobación de reglamentos de ahorro. |
| 434 | Avaluos de Aportes en Especie | Solicitudes de autorización del avalúo de aportes en especie que reciban de sus accionistas los emisores de valores. |
| 438 | Solicitudes Especiales Accionistas | Solicitudes de los accionistas de sociedades emisoras de valores para que se les protejan sus derechos legales, se designen peritos para el reembolso de aportes o cualquier otra función que corresponda a la Superintendencia de Financiera en ejercicio del control sobre emisores. |
| 440 | Requerimientos de Organismos | Traslado o atención de solicitudes de diferentes autoridades para entidades vigiladas. |
| 441 | Designación de peritos, asesores y/o policía judicial | Corresponde a la designación de peritos, asesores y/o policía judicial |
| 443 | Actuaciones de control sobre emisores | Se utiliza para verificar el adecuado cumplimiento de las normas y formular requerimientos, impartir ordenes o adoptar medidas administrativas relacionadas con las funciones de control sobre emisores ya sea de oficio o a petición de accionistas o el público en general. |
| 444 | Seguimiento y verificación de información emisores | Comprende las labores que se ejecuten para mantener un sistema de seguimiento a la evolución de los emisores con títulos inscritos en el registro, como también para las comunicaciones recibidas o enviadas con el fin de verificar el adecuado cumplimiento a las norma en materia de calidad, oportunidad y suficiencia de la información divulgada.. |
| 445 | Declaratoria de Situaciones de Control / Grupo Empresarial | Comprende las actuaciones que adelante la Superintendencia con el propósito de declarar situaciones de subordinación o existencia de grupos empresariales, ordenar su inscripción en el registro mercantil o cualquiera de las otras funciones asignadas. |
| 446 | Solicitud Autorización Promoción Acuerdo de Reestructuración Ley 550/99 | Solicitudes para efectuar dentro de un acuerdo de reestructuración las operaciones a que se refieren los artículos 17 y 41 de la Ley 550 de 1999. La solicitud puede ser presentada por las sociedades emisoras, los promotores del acuerdo o los acreedores interesados. |
| 447 | Solicitud Autorización de Pagos y Ventas Activos Ley 550/99 | Solicitudes para efectuar pago o venta de activos dentro del acuerdo de reestructuración. |
| 454 | Solicitud de Información Esporádica | Solicitud de información diferente a la manejada en los trámites existentes, así como la información que se encuentre procesada, impresa o elaborada, ya sea de la entidad, entre dependencias, ó de una dependencia a cualquier ente externo, siempre y cuando no sea periódica ni permanente. |
| 470 | Correspondencia Protocolaria | Corresponde a información relacionada con la participación de funcionarios a eventos en representación de la Superintendencia Financiera, como foros, seminarios, conferencias etc... |
| 488 | Acción Popular | Correspondencia remitida por la rama judicial originada por una acción popular. |
| 489 | Acción de cumplimiento | Correspondencia remitida por la rama judicial originada por una acción de cumplimiento. |
| 490 | Derecho de petición de información | Se utiliza para las comunicaciones que cualquier persona presenta a esta entidad en virtud del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Nacional. |
| 491 | Tasas de Interés | Información enviada sobre el promedio de la tasa de interés de colocación por los establecimientos bancarios y demás entidades obligadas. |
| 498 | Riesgo de Mercado | Envío de información relacionada con el portafolio de inversión de las entidades vigiladas o administrados por éstas, así como lo relacionado con valor en riesgo y gestión de tesorería. |
| 503 | Cobro Coactivo | Corresponde al cobro de las acreencias a favor de la superintendencia. |
| 506 | Atribución Jurisdiccional Ley 446 | Ejercicio de las atribuciones del Superintendente Financiero en los términos de la Ley 446 de 1998. |
| 510 | Gobierno Corporativo–Encuestas | Información relacionada con las encuestas sobre políticas y procedimientos adoptados por los órganos de administración de las entidades vigiladas dirigidas a garantizar el buen gobierno de las sociedades. |
| 511 | Orden de Convocatoria a Asamblea Extraordinaria de Accionistas | Corresponde a la solicitud por parte del minoritario para que la Superintendencia, ordene la convocatoria de la asamblea general de accionistas. Art. 423 C. de Co. |
| 512 | Declaratoria de procedencia de causal de retiro de socios o accionistas | Corresponde a la solicitud por parte del accionista en caso de controversia sobre la procedencia o inexistencia de la causal de retiro. Art. 14 y 16 de la Ley 222/95. |
| 513 | Definición respecto del ejercicio al derecho de inspección. | Corresponde a las solicitudes hechas por el accionista para que la Superintendencia, declare la procedencia del Derecho de Inspección. Art. 48 Ley 222/95. |
| 514 | Pronunciamiento sobre el pago de Dividendos. | Corresponde a la solicitud de los tenedores de acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto para establecer la existencia del derecho de voz y voto de los accionistas. Art. 64 de la Ley 222/95 |
| 520 | SIPLA | Manejo de la información relacionada con las políticas, procedimientos y demás aspectos inherentes al desarrollo y adopción de sistemas de prevención y control del riesgo de lavado de activos, por parte de las entidades vigiladas. Incluye el reporte de transacciones en efectivo |
| 530 | Riesgo operacional | Manejo de la información relacionada con las políticas, procedimientos y demás aspectos inherentes al desarrollo y adopción de sistemas de prevención y control del riesgo operacional, por parte de las entidades vigiladas así como las pólizas de riesgos operativos asegurables. |
| 540 | Riesgos de Seguros | Manejo de la información relacionada con las políticas, procedimientos y demás aspectos inherentes al desarrollo y adopción de sistemas de prevención y control de los riesgos de seguros, por parte de las entidades aseguradoras. |
| 620 | Programas y Actividades de Bienestar Social | Se utiliza para las comunicaciones relacionadas con la planeación, organización e invitación a las actividades o programas de bienestar social de la Superintendencia Financiera. |
| 690 | Personal / Situaciones Administrativas | Se utiliza para las comunicaciones relacionadas con solicitudes y autorizaciones de licencias, permisos remunerados, compensatorios y vacaciones, movimiento de personal. |
| 720 | Capacitación - Programas | Solicitud, aprobación y organización de las diferentes formas de capacitación para ser suministradas a grupos de personas de la Superintendencia Financiera, las entidades vigiladas y/o del público en general. |
| 753 | Controles de Ley | Requerimiento hecho por esta Superintendencia a las entidades vigiladas y controladas por el incumplimiento de una disposición legal, se exceptúan los trámites que tienen asignado un código específico como encaje, posición propia, Finagro, TDA, Reservas entre otros. |
| 757 | Encaje | Solicitud de explicaciones a los establecimientos de crédito sobre el incumplimiento de la posición de encaje por parte de Superintendencia Financiera a las entidades vigiladas. |
| TRÁMITE | DESCRIPCIÓN | |
| 758 | Estudios Especiales | Como su nombre lo indica, se utiliza únicamente en los casos en que se vayan a realizar estudios especiales, no periódicos y que no ameritan la creación de un trámite, cualquiera que sea el resultado final. (libros, compendio de normas y circulares, entre otros.) |
| 759 | Regulación | Actividades relacionadas con la expedición de normas de carácter general por la Superintendencia o el Ministerio de Hacienda. |
| 761 | Corresponsalía | Envío de información sobre contratos y servicios de corresponsalía de los comisionistas de bolsa. |
773 | Correspondencia Informativa | Corresponde a las comunicaciones enviadas y recibidas por y a la Superintendencia Financiera cuyo único objeto es el de dar a conocer información, sin que implique respuesta posterior. |
| 774 | Reglamento de colocación de acciones | Corresponde a al solicitud de autorización para el reglamento de colocación de acciones de las entidades emisoras sujetas a control exclusivo de la Superintendencia Financiera. |
| 775 | Gobierno corporativo de los emisores de valores | Manejo de información relacionada con las políticas, procedimientos y demás aspectos inherentes al desarrollo y adopción de sistemas de gobierno corporativo, por parte de las entidades sujetas a control de la Superintendencia. |
| 781 | Informes especiales sobre operaciones cruzadas | Corresponde al informe sobre operaciones cruzadas |
| 783 | Calificación fondos de valores | Corresponde a la información remitida por las sociedades calificadoras sobre las calificaciones obtenidas por los fondos de valores, fondos de inversión y fiduciarias. |
6 CODIFICACIÓN DE ACTIVIDADES
| ACTIVIDAD | DESCRIPCIÓN | DE USO EXCLUSIVO DE LA SFC | |
| 1 | Acuso Recibo | Utilizada para informar al remitente que su comunicación ha sido recibida y se encuentra en proceso de respuesta. | X |
| 2 | Desistimiento | Utilizada para informar el desistimiento de una solicitud. | |
| 9 | Concepto / Evaluación / Estudio | Actividad utilizada entre dependencias, para solicitar un concepto, una evaluación o un estudio, a otra(s) dependencia(s). Se debe esperar respuesta con la actividad 35 Respuesta a Concepto / Evaluación / Estudio. | X |
| 21 | Notificación / Comunicación | Utilizada para informar a un tercero (entidad vigilada, funcionario, público en general) sobre un acto administrativo emanado de la Superintendencia Financiera. | X |
| 28 | Recurso | Se utiliza para la presentación de los recursos interpuestos por las entidades vigiladas, los particulares y funcionarios de la Superintendencia Financiera sobre un acto administrativo. | |
| 31 | Remisión de Información y/o Ajustes | Utilizada para el envío de documentos a nivel informativo y que no requiere respuesta final. | |
| 33 | Requerimientos | Utilizada para efectuar requerimientos de información, solicitar explicaciones o formular glosas, según el caso; una vez estudiada la información presentada por una entidad vigilada, un particular, un funcionario, o una dependencia de la Superintendencia. | X |
| 35 | Respuesta a Concepto / Evaluación / Estudio | Es respuesta a una solicitud de Concepto / Evaluación / Estudio entre dependencias | X |
| 36 | Respuesta a Requerimientos | Utilizada para dar respuesta a los requerimientos exigidos por la Superintendencia. | |
| 37 | Respuesta a Solicitud de Prorroga Positiva | Utilizada para dar respuesta positiva, a una solicitud de prórroga presentada por parte de las entidades vigiladas u otro particular. Mantiene el trámite en estado vigente | X |
| 38 | Respuesta a Solicitud Prorroga Negativa | Utilizada para dar respuesta negativa, a una solicitud de prórroga presentada por parte de las entidades vigiladas u otro particular. Mantiene el trámite en estado vigente | X |
| 39 | Respuesta Final | Utilizada por ésta Superintendencia para dar finalización a un trámite mediante una respuesta. | X |
| 40 | Respuesta Final a favor del peticionario | Utilizada por ésta Superintendencia para dar finalización a un trámite mediante respuesta a favor del peticionario. Aplica para el trámite de quejas. | X |
| 46 | Solicitud de Prorroga | Utilizada con el fin de solicitar la ampliación de los plazos fijados por la Superintendencia, para dar respuesta a los trámites adelantados por parte de las entidades sujetas a su control, inspección y vigilancia u otro particular. Mantiene el trámite en estado vigente | |
| 50 | Solicitud / Presentación | Da inicio a todo trámite presentado ante la Superintendencia. Se debe solamente cuando no exista número de radicación anterior. | |
| 51 | Replica a Una Solicitud | Utilizada para reiterar una solicitud realizada por las entidades vigiladas o por un particular. | |
| 57 | Pago de multa | Utilizado por las entidades para manejar aspectos relacionados con pagos de multas. | |
| 60 | Traslado de Competencia | Utilizada para efectuar el traslado de un trámite a otra que, por razones de las funciones que allí se desarrollan, le corresponde conocer el contenido del trámite para su diligenciamiento y/o autorización. El trámite queda bajo responsabilidad de quien lo recibe. | X |
| 61 | Pliego de cargos | Utilizado por ésta Superintendencia con el objeto de formular pliegos de cargos. | X |
| 62 | Solicitud Entidades de Control | Utilizada para efectuar solicitudes de documentos a entes de control, dentro de un trámite en desarrollo. | |
| 70 | Interrupción de Términos Judiciales | Utilizada para interrumpir los plazos fijados por un ente judicial para dar respuesta a un requerimiento o solicitud. | X |
| 90 | Anulado | X | |
