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SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
CIRCULAR EXTERNA 38 DE 2014
( Diciembre 22 )
Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 324 de 22 de diciembre de 2014
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA
Señores
REPRESENTANTES LEGALES DE LAS ENTIDADES VIGILADAS Y CONTROLADAS
Referencia: Creación y modificación de códigos de trámites para la remisión de correspondencia dirigida a la SFC.
Apreciados señores:
Este Despacho, en ejercicio de sus facultades, en especial la señalada en el numeral 9° del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, considera necesario impartir las siguientes instrucciones relacionadas con la correspondencia dirigida a esta Superintendencia:
1. Adicionar el numeral 13 y el Anexo 1 “Instrucciones para el diligenciamiento de las comunicaciones dirigidas a la Superintendencia Financiera de Colombia” al Capítulo II del Título IV de la Parte I de la Circular Básica Jurídica, con el fin de incorporar y consolidar las instrucciones impartidas a través de la Circular Externa No. 009 de 2006 y demás modificatorias de la misma. El anexo correspondiente, continuará siendo publicado en una sección destacada de la página de internet de la Superintendencia para facilitar la consulta del mismo.
2. Adicionar y modificar la codificación de trámites relacionados con:
a. La creación de los códigos de trámite No. 449 y 450 para la inscripción y cancelación en el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores –RNPMV-.
b. La creación del código de trámite No. 451 para la autorización de la actividad de custodia de valores.
c. La creación del código de trámite No. 452 para la no objeción de los reglamentos, manuales y contratos para la realización de las operaciones a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.
d. La realización de ajustes relacionados con los códigos de trámite No. 113, 114 y 772.
e. La creación del código de trámite No. 777 Solicitudes de Entes de Control o Autoridades relacionadas con quejas contra entidades vigiladas.
f. La creación de los códigos de actividad No. 47 Prórroga salida y 150 Queja Exprés.
Se anexan las páginas objeto de modificación y adición.
La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones contrarias, especialmente la Circular Externa No. 009 de 2006 y demás modificatorias de la misma.
Cordialmente,
GERARDO HERNÁNDEZ CORREA
Superintendente Financiero de Colombia
/050000
ANEXO No. 1
INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LAS COMUNICACIONES DIRIGIDAS A LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
1. Principios básicos
El manejo de la correspondencia dirigida a la SFC debe cumplir las siguientes reglas:
1.1. Todo documento dirigido a esta entidad, independientemente de la forma de envío, debe ser radicado en el Grupo de Correspondencia.
1.2. Toda comunicación debe tratar sobre un sólo trámite. En consecuencia, si la correspondencia se refiere a un asunto que ha sido previamente radicado, se debe asignar a ésta el número de radicación anterior.
1.3. Toda documentación que se radique ante la SFC debe ser firmada por quienes actúen como representantes legales o apoderados debidamente constituidos por las entidades y, eventualmente, por los revisores fiscales cuando así se requiera.
2. Presentación de la información
Todas las comunicaciones enviadas a la SFC deben tener los datos necesarios para la radicación de entrada, los cuales deben estar citados en la referencia, tal como se indica a continuación:
2.1. Referencia
2.1.1. Número de radicación anterior con derivado, si existe. (Ver numeral 2.2).
2.1.2. Código del tipo de entidad, código y nombre o sigla de la entidad.
2.1.3. Código y nombre del trámite.
2.1.4. Código y nombre de la actividad.
2.1.5. Con (Sin) anexos, según el caso.
En todos los procesos, al radicarse un documento, el sistema generará un rótulo que contendrá los datos de la referencia.
2.2. Número de Radicación
El número de radicación será asignado a cada documento registrado en la entidad de forma consecutiva, y se reflejará en el rótulo que se adhiera a la comunicación radicada.
Dicho número se encuentra compuesto por una raíz y un derivado:
| Raíz | Derivado | |
2005000285 | - | 000 |
La raíz, conformada por los diez primeros dígitos, identifica el asunto desde el momento mismo en que se origina y es el único dato que permite conocer la ruta seguida por un trámite. El derivado, un número consecutivo de tres dígitos, se asocia al número de actividades radicadas en los procesos de entrada, traslado (entre dependencias) o salida del trámite.
En la referencia, siempre debe citarse el número de radicación impreso en el rótulo adhesivo del documento anterior enviado por o a la SFC, o el número señalado en las circulares externas que indiquen la remisión de información, dependiendo del caso.
Si la comunicación no lleva número de radicación anterior se entiende que no tiene antecedentes y que se está dando entonces origen a un nuevo trámite.
2.3. Código de Entidad
Número asignado para identificar el tipo y código del remitente del trámite.
2.3.1. Código del Trámite
Número asignado para identificar el asunto que el remitente adelanta o solicita ante la SFC. Ver numeral 2.8 Codificación de Trámites.
Todo documento deberá hacer referencia a un trámite, es decir, a un sólo asunto especifico, con el fin de poder identificarlo y controlarlo. El sistema asigna automáticamente la dependencia encargada de atenderlo.
2.3.2. Código de Actividad
Número asignado a cada una de las tareas necesarias para llevar a cabo un asunto desde su inicio hasta su finalización. Cada actividad radicada genera un derivado, soportada con algún documento (Cartas, Oficios, Memorandos, Proformas) (ver numeral 2.9 Codificación de Actividades).
2.3.3. Anexos
En la referencia se debe especificar si la comunicación tiene o no anexos.
2.3.4. Folios
Toda comunicación que se vaya a radicar deberá venir debidamente foliada con la indicación en cada página del número respectivo, utilizando para ello el formato “Página X de Y”.
2.4. Ejemplo para el diligenciamiento de la correspondencia dirigida a la Superintendencia Financiera
Ciudad, fecha
Señor(a)
Nombre
Cargo
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
Calle 7ª. No. 4-49
Bogotá, D.C.
REFERENCIA:
2005000225-001
1 - 70 ENTIDAD FICTICIA
30 ESTADOS FINANCIEROS INTERMEDIOS
36 RESPUESTA A REQUERIMIENTOS
CON ANEXOS
(Número de radicación anterior)
(Identificación de la Entidad )
(Código y nombre del trámite)
(Código y nombre de la actividad)
Apreciado (apelativo)
TEXTO:
FIRMA, NOMBRE Y CARGO
Página X de Y”
2.5. Número de copias
Se radica el original y una copia del documento enviado a la SFC, haciendo entrega al remitente de la copia radicada, cuando es recibido por ventanilla.
2.6. Recomendaciones
A partir de la entrada en vigencia de la presente circular, para todos los efectos, se deberá utilizar ante la SFC, la codificación establecida en este anexo.
Es importante tener en cuenta que con ocasión de la fusión de las Superintendencias Bancaria y de Valores algunos códigos de trámites y actividades fueron modificados; por tal razón, estos deben ser verificados en el presente anexo.
En toda comunicación a la SFC, los datos estándares deben estar debidamente referenciados.
Los errores más comunes en la correspondencia son los siguientes:
- No se relaciona o se relaciona mal el número de radicación anterior.
- Se relaciona el mismo número de radicación para diferentes trámites presentados ante la entidad, cuando el mismo corresponde a un trámite nuevo.
- No se identifica correctamente el trámite o la actividad.
- Se diligencian dos o más asuntos en la misma comunicación.
Teniendo en cuenta lo anterior, cuando se vaya a radicar un documento, el operario de la ventanilla revisará el contenido de la referencia. En caso de detectar algún error o inconsistencia en la correspondencia, se lo hará saber al portador del documento para que se comunique con la respectiva entidad vigilada y aclare o corrija el error o inconsistencia.
Por consiguiente, es necesario que las personas naturales o jurídicas que se comunican con la SFC adopten mecanismos internos que garanticen un adecuado diligenciamiento de los documentos enviados a esta Entidad, especialmente en lo que tiene que ver con la referencia de los mismos.
2.7. Codificación de Trámites
PROCESO | No. | TRAMITE | DESCRIPCIÓN |
1. Planeación | 118 | Encuestas / Sugerencias | Comunicaciones enviadas y recibidas por la SFC relacionadas con encuestas, sugerencias y/o medición de las mismas, respecto de los servicios que presta (No son quejas). |
2. Diseño y Desarrollo de Soluciones | 759 | Apoyo Normativo | Comunicaciones relacionadas con el apoyo respecto de estudios y propuestas normativas específicas. Solo debe emplearse para solicitudes externas provenientes de Presidencia, Ministerios, Departamentos Administrativos y otras entidades del Estado. |
3. Autorizaciones | 4 | Conversión de Acciones | Información presentada por las entidades para la aprobación de la conversión de acciones. |
3. Autorizaciones | 5 | Reglamentos de emisión y suscripción de acciones y bonos convertibles en acciones | Información presentada para aprobar los reglamentos de emisión y colocación de acciones y bonos convertibles en acciones, que se pretendan colocar, mediante oferta privada o mediante oferta pública. |
3. Autorizaciones | 6 | Negociación de acciones de una sociedad vigilada | Información presentada para la aprobación de la negociación de acciones de una entidad vigilada. |
3. Autorizaciones | 16 | Estados financieros de fin de ejercicio | Información presentada para autorizar a las entidades vigiladas a someter a consideración de la asamblea general de accionistas los estados financieros de fin de ejercicio. |
3. Autorizaciones | 21 | Modelos internos para la estimación o cuantificación de pérdidas esperadas | Información presentada para obtener la aprobación o modificación del SARC desarrollado y adoptado por las entidades vigiladas. |
3. Autorizaciones | 29 | Estados financieros consolidados | Información presentada para autorizar a la matriz del grupo financiero vigilado a someter a consideración de la asamblea general de accionistas los estados financieros consolidados. |
3. Autorizaciones | 46 | Contratos de cuentas de margen | Información presentada para aprobar la utilización del modelo de contrato marco que celebren las Sociedades Fiduciarias y las Sociedades Comisionistas de Bolsa de Valores, para la realización de operaciones de cuentas de margen, a través de Contratos de Fiducia Mercantil o Encargo Fiduciario, Administración de Portafolios de Terceros y Contratos de Comisión. |
3. Autorizaciones | 49 | Inscripción en el RNVE | Información presentada para autorizar la inscripción de un emisor y de sus respectivas emisiones de valores en el Registro Nacional de Valores y Emisores. |
3. Autorizaciones | 50 | Inscripción en el RNAMV | Información presentada para autorizar la inscripción de una entidad en el Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores. |
3. Autorizaciones | 60 | Cancelación de la inscripción en el RNVE | Información presentada para ordenar la cancelación de la inscripción de un emisor y de sus respectivas emisiones de valores en el Registro Nacional de Valores y Emisores. |
3. Autorizaciones | 71 | Cancelación voluntaria de la inscripción en el RNAMV | Información presentada para ordenar la cancelación voluntaria de la inscripción de un agente en el Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores. |
3. Autorizaciones | 449 | Inscripción en el RNPMV | Información presentada para autorizar la inscripción de un profesional en el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores RNPMV. |
3. Autorizaciones | 450 | Cancelación de la inscripción en el RNPMV | Cancelación de la inscripción de un profesional en el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores RNPMV. |
3. Autorizaciones | 77 | Actividades - Sociedades Comisionistas de Bolsa | Información presentada para autorizar que una Sociedad Comisionista de Bolsa desarrolle operaciones propias de su objeto social. (No aplica para la autorización de la actividad de administración de portafolios de terceros). |
3. Autorizaciones | 96 | Reglamentos de los proveedores de infraestructura y del AMV | Información presentada para la aprobación los reglamentos generales y operativos de los proveedores de infraestructura y los organismos de autorregulación. |
3. Autorizaciones | 451 | Custodia de Valores | Información presentada para autorizar la actividad de custodia de valores |
3. Autorizaciones | 147 | Constitución de Entidades Vigiladas | Información presentada para la aprobación de la constitución de una entidad vigilada. |
3. Autorizaciones | 148 | Conversión de entidades vigiladas y Transformación de entidades bajo control exclusivo (salvo FMI) | Información presentada para la aprobación de la conversión de una entidad vigilada en otra vigilada de diferente especie, o para la no objeción de la transformación de una entidad sujeta a control exclusivo. |
3. Autorizaciones | 149 | Escisión de entidades vigiladas o bajo control exclusivo, o segregación o escisión impropia de entidades bajo control exclusivo (salvo FMI controlados) | Información presentada para la aprobación de la escisión o segregación de una entidad vigilada o sujeta a control exclusivo. |
3. Autorizaciones | 150 | Adquisición de Entidades Vigiladas | Solicitud presentada con el fin de obtener autorización para que una entidad vigilada adquiera la totalidad de las acciones en circulación de otra vigilada. |
3. Autorizaciones | 152 | Fusión de entidades vigiladas o bajo control exclusivo (salvo FMI) | Solicitud presentada por las entidades vigiladas con el fin de obtener autorización para la fusión de una entidad con otra. |
3. Autorizaciones | 153 | Cesión de Activos, Pasivos y Contratos | Información presentada con el fin de obtener la autorización para que una entidad vigilada ceda a otra vigilada sus activos, pasivos y contratos, en los eventos en que la cesión comprenda el 25% o más de los activos, pasivos o contratos. |
3. Autorizaciones | 154 | Autorización de actas orgánicas y estatutos de fondos mutuos de inversión | Información remitida por los fondos mutuos de inversión con el fin de obtener la autorización del acta orgánica de constitución, los estatutos y la inscripción en el RNAMV. |
3. Autorizaciones | 157 | Conversión y especialización de Cooperativas de Ahorro y Crédito, Multiactivas o Integrales en Cooperativas Financieras | Solicitud efectuada por una cooperativa de ahorro y crédito, multiactiva o integral, para convertirse o especializarse en una cooperativa financiera. |
3. Autorizaciones | 158 | Reducción de capital social cuando implique reembolso efectivo de aportes | Información remitida por una entidad vigilada con el fin de obtener autorización para efectuar una reducción del capital social que implique reembolso efectivo de aportes. |
3. Autorizaciones | 159 | Modelos de contratos por adhesión o para la prestación masiva del servicio y Cuentas de Margen | Información remitida para autorizar la utilización del modelo de contratos por adhesión que celebren las Sociedades Fiduciarias o para la prestación masiva del servicio y cuentas de margen. |
3. Autorizaciones | 179 | Oferta Pública de Adquisición (OPA) | Trámite que tiene por objeto autorizar la realización de una oferta pública de adquisición (OPA). |
3. Autorizaciones | 180 | Ofertas Públicas de Valores | Información remitida por una entidad con el fin de obtener autorización para la realización de una oferta pública de valores. |
3. Autorizaciones | 198 | Administración de portafolios de terceros | Trámite que tiene por objeto autorizar el modelo de contrato de administración de portafolios de terceros. |
3. Autorizaciones | 204 | Reglamentos de los Fondos obligatorios y voluntarios de Pensiones y de Cesantías | Información remitida con el fin de obtener la aprobación de los reglamentos de los fondos obligatorios y voluntarios de pensiones y de cesantías y las modificaciones de los mismos. |
3. Autorizaciones | 238 | Apertura de sucursales en el exterior | Solicitud de autorización para la apertura de sucursales de las entidades vigiladas en el exterior. |
3. Autorizaciones | 240 | Apertura o cierre de oficinas de representación, representaciones o contratos de corresponsalía de entidades financieras, de reaseguros y del mercado de valores del exterior | Solicitud que tiene por objeto la autorización de la apertura o cierre de oficinas de representación, representaciones o contratos de corresponsalía de entidades financieras, de reaseguros y del mercado de valores del exterior. |
3. Autorizaciones | 241 | Posesiones | Solicitud que tiene por objeto la autorización de la posesión de los postulados para ocupar cargos como representantes legales, miembros de junta directiva, consejos directivos o de administración, defensores del consumidor financiero, revisores fiscales y oficiales de cumplimiento de las entidades vigiladas. |
3. Autorizaciones | 250 | Aprobación de inversiones | Solicitud de aprobación para la realización de una inversión de capital o en activos fijos. |
3. Autorizaciones | 317 | Autorización individual de oficinas | Solicitud de aprobación de la apertura, traslado, conversión o cierre de oficinas. |
3. Autorizaciones | 318 | Modelos de contratos con corresponsales | Solicitud de autorización de los contratos con corresponsales. |
3. Autorizaciones | 339 | Modificación de metodologías de cálculo de reservas técnicas | Información relacionada con el cambio en la metodología de cálculo de la reserva técnica de entidades aseguradoras. |
3. Autorizaciones | 345 | Certificado de funcionamiento | Trámite que tiene por objeto autorizar el funcionamiento de una entidad vigilada. |
3. Autorizaciones | 368 | Disolución y liquidación voluntaria de entidades vigiladas o anticipada para entidades bajo control exclusivo (salvo FMI) | Solicitud de autorización para la disolución y liquidación de una entidad vigilada, o la liquidación anticipada de una entidad bajo control exclusivo (siempre que no se trate de un fondo mutuo de inversión sometido a control). |
3. Autorizaciones | 376 | Reglamentos de Carteras Colectivas - Régimen Individual | Solicitud para aprobar los reglamentos de administración de carteras colectivas o sus modificaciones, cuando no se reúnan los requisitos previstos para la aplicación del régimen de autorización general. |
3. Autorizaciones | 400 | Programas publicitarios - Régimen individual | Solicitud para la aprobación de los proyectos de programas publicitarios que quiera difundir una entidad vigilada por cualquier medio, siempre y cuando no reúnan los requisitos previstos para la aplicación del régimen de autorización general, así como los que tengan por objeto promover valores que se ofrezcan al público, cuando al emisor se le haya suspendido u ordenado rectificar una campaña publicitaria. |
3. Autorizaciones | 413 | Convocatorias a las asambleas de tenedores de bonos u otros títulos | Solicitud de autorización para la convocatoria a una asamblea de tenedores de bonos o de otros valores. |
3. Autorizaciones | 414 | Títulos de capitalización | Solicitud de autorización de los modelos de títulos de capitalización que comercialicen las sociedades de capitalización. |
3. Autorizaciones | 415 | Ramos de Seguros | Solicitud de autorización de la operación de un ramo de seguros. |
3. Autorizaciones | 419 | Exoneración de la constitución del depósito de reserva a los reaseguradores | Solicitud de autorización para la exoneración a las entidades aseguradoras y reaseguradoras de la obligación de constituir el depósito de reserva a los reaseguradores del exterior. |
3. Autorizaciones | 430 | Reglamentos de depósitos de ahorro, certificados de ahorro a término y cuentas de ahorro | Solicitud para la aprobación de reglamentos de los depósitos de las secciones de ahorro de los establecimientos de crédito y de las cajas de compensación familiar, o la expedición de certificados de ahorro a término. |
3. Autorizaciones | 434 | Avalúos de aportes en especie | Solicitud de aprobación del avalúo de aportes en especie que reciba un emisor de valores sujeto a control exclusivo de la SFC. |
3. Autorizaciones | 446 | Normalización del pasivo pensional en los acuerdos de reestructuración | Solicitud de autorización de los mecanismos de normalización del pasivo pensional, solicitados por un emisor de valores en reestructuración; según lo previsto en Art. 41 de la Ley 550 de 1999. |
3. Autorizaciones | 448 | Cálculos actuariales - Emisores bajo control exclusivo | Solicitud de autorización del cálculo actuarial de los emisores de valores sujetos a control exclusivo de la SFC. |
3. Autorizaciones | 452 | Sistemas Electrónicos de Ruteo de Órdenes | Solicitud de no objeción de los reglamentos, manuales y contratos para la realización de las operaciones a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes. |
4. Seguimiento | 7 | Posición Propia | Solicitud presentada para afectar la posición propia por parte de las entidades y/o agentes objeto de supervisión. |
4. Seguimiento | 15 | Informes Fin de Ejercicio de Emisores | Información de los estados financieros de corte ó cierre de ejercicio de emisores, e informes anuales que deben presentar los agentes de manejo sobre patrimonios autónomos por parte de las sociedades fiduciarias. |
4. Seguimiento | 17 | Asambleas - Actas | Información remitida por las entidades y/o agentes objeto de supervisión relacionada con la publicación de los avisos de convocatorias a asambleas de accionistas ordinarias y extraordinarias, y las actas de las sesiones correspondientes. |
4. Seguimiento | 20 | Riesgo Crediticio Información | Remisión de la información general de la administración del riesgo crediticio (SARC). |
4. Seguimiento | 27 | Retransmisión de Información | Solicitud de retransmisión de información por parte de las entidades y/o agentes objeto de supervisión. |
4. Seguimiento | 28 | Títulos de Reducción de Deuda | Información reportada por las entidades vigiladas respecto a éste control de ley. |
4. Seguimiento | 30 | Estados Financieros Intermedios | Documentación de los estados financieros de entidades y/o agentes objeto de supervisión que no requieren autorización, cuando no son de corte de ejercicio. Aplica para los conceptos y/o dictamen enviados por los revisores fiscales sobre los estados financieros. Se incluyen estados financieros intermedios, combinados, consolidados que no requieren autorización, anexos de información financiera trimestral que remiten las entidades públicas, emisores de valores, entre otras. |
4. Seguimiento | 48 | Inscripción Automática en el RNVE | Información para la inscripción automática de valores en el Registro Nacional de Valores y Emisores, donde no media acto administrativo y es adelantada por los emisores del sector financiero, la nación y el Banco de la República. |
4. Seguimiento | 51 | Inscripción Temporal | Solicitud de inscripción en los procesos de enajenación de acciones de las entidades de carácter público u oficial y las sociedades en proceso de liquidación o en concordato. |
4. Seguimiento | 53 | Informes de Calificación | Información sobre las calificaciones que envían las sociedades calificadoras a la SFC en cumplimiento de sus deberes de divulgación. |
4. Seguimiento | 58 | Información relevante de emisores no sometida a reserva | Información relacionada con cualquier hecho jurídico, económico o financiero que sea de trascendencia respecto de los emisores, de sus negocios o para la determinación del precio o para la circulación en el mercado de los valores que tengan inscritos en el RNVE. Incluye informes de asambleas extraordinarias. |
4. Seguimiento | 59 | Información relevante de emisores sometida a reserva | Solicitud por parte del emisor para no divulgar información al mercado. Aplica siempre que existan razones claras para suponer que con dicha publicación se causa un perjuicio innecesario a los inversionistas o se pone en peligro la estabilidad del mercado público de valores. |
4. Seguimiento | 61 | Cancelación oficiosa de la inscripción de valores en el RNVE | Información relacionada la cancelación de la inscripción de valores en el registro respectivo, cuando no se realiza la inscripción en bolsa o no se realiza la oferta pública dentro de los tres (3) meses siguientes a la ejecutoria de la resolución que ordenó la inscripción. |
4. Seguimiento | 64 | Cancelación por vencimiento | Información relacionada con la cancelación de la inscripción en el Registro Nacional de Valores y Emisores de títulos de contenido crediticio, colocados mediante oferta pública, cuyo plazo de maduración ha expirado. |
4. Seguimiento | 72 | Endeudamiento de Clientes | Reporte sobre las deudas que tengan todas las personas naturales o jurídicas con las entidades vigiladas a corte trimestral. |
4. Seguimiento | 74 | Informe sobre castigo de activos | Información sobre activos castigados que hayan sido debidamente aprobados, conforme a las disposiciones legales vigentes. |
4. Seguimiento | 75 | Informe sobre castigo de cartera | Información sobre cartera castigada que haya sido debidamente aprobada, conforme a las disposiciones legales vigentes. |
4. Seguimiento | 87 | Reclasificación del Portafolio de Inversiones | Información relacionada con la reclasificación de inversiones del portafolio de inversiones, de acuerdo con los lineamientos del Capítulo I de la Circular Básica Contable y Financiera, Circular Externa 100 de 1995. |
4. Seguimiento | 94 | Asignación de códigos para transmisión de información | Corresponde a la asignación de códigos para la transmisión de información de las entidades y/o agentes objeto de supervisión. |
4. Seguimiento | 117 | Protección al Consumidor Financiero | Información relacionada con los procesos y conductas de las entidades vigiladas en desarrollo de su objeto social y que son importantes para el consumidor financiero, tales como: información, atención, tarifas, contratos, educación, servicio, seguridad, otros. |
4. Seguimiento | 119 | Defensor del Consumidor Financiero | Comunicación relacionada con la actividad del Defensor del Consumidor Financiero, tales como el Informe de Gestión, las recomendaciones a las entidades vigiladas y sus inquietudes, comentarios o sugerencias sobre temas de protección al consumidor financiero. |
4. Seguimiento | 120 | Investigaciones de Conductas | Corresponde a actuaciones propias de la Dirección de Conductas para adelantar investigaciones sobre el comportamiento de entidades (Información relacionada con la documentación de visitas in situ y extra situ no programada hasta el Informe de Inspección) |
4. Seguimiento | 121 | Actuación Administrativa – Recomendaciones | Documentación relacionada con el traslado de recomendaciones, seguimiento a la implementación de recomendaciones hasta la finalización del seguimiento. |
4. Seguimiento | 122 | Actuación Administrativa – Órdenes | Información relacionada con las órdenes administrativas o de ajustes inmediatos que deben ser realizados por las entidades. (Oficios, comunicaciones internas, recursos etc.) |
4. Seguimiento | 123 | Medidas Cautelares en el curso de una investigación administrativa. Ley 964 de 2005 | Hace referencia a la información relacionada con las medidas ordenadas por la SFC respecto a Embargo y Secuestro - Suspensión de la oferta Pública Registro SIMEV y Ofertas Públicas, Caución - Entrega Temporal de Activos contempladas en la Ley 964 y otras que se establezcan por la regulación en esta categoría. |
4. Seguimiento | 124 | Solicitud de Información de Interés de la Dirección de Conductas | Información de requerimientos formulados por la Dirección de Conductas diferentes a requerimientos formulados dentro del trámite Investigaciones de Conductas. |
4. Seguimiento | 125 | Actuación Administrativa Proceso Sancionatorio | Actuaciones propias de la Superintendencia Financiera de Colombia respecto a la actuación administrativa sancionatoria frente a las entidades vigiladas. Incluye información relacionada con el pliego de cargos, respuesta, explicaciones y solicitudes de pruebas y cualquier otra documentación hasta la finalización de la actuación. Amonestación o llamado de atención, Sanción pecuniaria, Suspensión o inhabilitación, Remoción de los administradores, Clausura de oficinas de representación de instituciones financieras, de reaseguros y del mercado de valores. Sanción Administrativa Personal - Remoción del Revisor Fiscal o llamado de atención impuesta por la SFC, Suspensión de la inscripción de cualquiera de los registros, Cancelación de la inscripción en cualquiera de los registros, Renuencia a Suministrar Información u otras establecidas en la Ley 964 de 2005. |
4. Seguimiento | 126 | Solvencia para Establecimientos de Crédito | Remisión y recepción de las solicitudes de clasificación de instrumentos de capital regulatorio para efectos del cómputo de los mismos en el Patrimonio Básico Ordinario, Patrimonio Básico Adicional o Patrimonio Adicional; y para la aprobación de los compromisos a los que hace referencia el artículo 2.1.1.1.13 del Decreto 2555 de 2010. |
4. Seguimiento | 137 | Solicitudes y peticiones a autoridades de control | Información de solicitudes de autoridades de control (Fiscalía, Procuraduría, Policía Nacional), solicitudes de conceptos aplicable exclusivamente y de competencia del Grupo de Prevención y Control del Ejercicio Ilegal de la Actividad Financiera. |
4. Seguimiento | 143 | Transferencias de Seguros | Información relacionada con transferencias y contribuciones del SOAT y transferencias a bomberos por el ramo de incendio, margen de solvencia y patricio técnico. |
4. Seguimiento | 151 | Fondos de inversión de capital extranjero - Inicio de operaciones | Evaluación de la información presentada para la aprobación del inicio de operaciones de los Fondos de Capital Extranjero. |
4. Seguimiento | 155 | Cuentas Financieras en Moneda Extranjera | Información sobre apertura, constitución de depósitos, prórroga y cancelación de cuentas financieras en moneda extranjera, traslado de fondos y de sede. |
4. Seguimiento | 184 | Novedades Directivos Entidades | Información referente a renuncias, despidos por justa causa, dirección de ex-funcionarios para el envío de correspondencia futura y cualquier otra comunicación que se asimile a una novedad relacionada con los directivos, oficiales de cumplimiento o revisores fiscales de una entidad vigilada. |
4. Seguimiento | 185 | Modificación Prospectos | Solicitud de modificación de las condiciones bajo las cuales se expidió una autorización de oferta de valores en el mercado. |
4. Seguimiento | 189 | Reformas Estatutarias | Solicitud para reformar o protocolizar las escrituras y estatutos por parte de las entidades vigiladas. |
| 4. Seguimiento | 190 | Traspaso acciones inscritas en sistemas de negociación | Información relacionada con el traspaso en el mercado secundario de acciones o BOCEAS inscritos en bolsa. |
4. Seguimiento | 199 | Reglamentos de Fondos de Capital Privado | Evaluación de la información remitida para obtener la no objeción de la SFC respecto de los reglamentos de los FCP y/o sus modificaciones. |
4. Seguimiento | 201 | Informe de colocación de títulos en circulación y Aviso de ofertas públicas de valores autorizadas | Información sobre la colocación de los títulos en circulación, la publicación de los avisos de oferta y la certificación sobre el cumplimiento del mecanismo de colocación, cuando sea del caso, por parte de los emisores a los que se ha autorizado una oferta pública. |
4. Seguimiento | 220 | Institutos de Salvamento | Hace referencia a la información relacionada con las medidas ordenadas por el supervisor respecto a: vigilancia especial, recapitalizaciones, administración fiduciaria, cesión total de activos, pasivos y contratos y enajenación de establecimientos de comercio a otra institución así como fusión, programas de recuperación, exclusión de activos pasivos y desmonte progresivo contempladas en el art. 113 del EOSF y otros que se establezcan por la regulación en esta categoría. |
4. Seguimiento | 239 | Novedades de oficinas de representación de organismos financieros del exterior | Información relacionada con la actualización de datos y financiaciones otorgadas, entre otras, de oficinas de representación de entidades financieras, de reaseguros y del mercado de valores del exterior. |
4. Seguimiento | 299 | Inversiones Obligatorias | Comunicación contentiva del reporte de inversiones obligatorias que deben realizar los vigilados y controlados. |
4. Seguimiento | 316 | Novedades de oficinas - Régimen General | Información referente a la apertura (temporal o permanente), traslado, conversión, cambio de dependencia contable y cierre de oficinas, o de cajeros automáticos, o de cualquier otra modalidad mediante la cual la entidad vigilada preste servicios similares a éstos. |
4. Seguimiento | 326 | Horarios de Oficina | Comunicación referente al horario básico de atención al público, horarios adicionales o extendidos - cierres especiales. |
| 4. Seguimiento | 340 | Cálculo actuarial - Reserva matemática y pasivo pensional | Información del cálculo de la reserva matemática de las aseguradoras y de las sociedades de capitalización. Incluye la información del cálculo actuarial del pasivo pensional de las vigiladas. |
4. Seguimiento | 341 | TES Ley 546 | Información mensual remitida por los establecimientos de crédito que recibieron, del Gobierno Nacional, Títulos de Tesorería TES (establecidos en la Ley 546) destinados a la financiación de vivienda individual a largo plazo. |
| 4. Seguimiento | 358 | Inspección Extra situ No programada | Información relacionada con inspecciones extra situ NO PROGRAMADAS realizadas en la SFC. Se refiere, entre otros, a los documentos relacionados con la Planeación, la carta de solicitud de información de entidad vigilada, las comunicaciones y/o requerimientos de información adicional, comunicaciones internas, el informe de inspección, etc. |
4. Seguimiento | 359 | Control Interno de Entidades Supervisadas | Comunicación contentiva de evaluaciones o requerimientos relacionados con el sistema de control interno de las entidades supervisadas. |
| 4. Seguimiento | 360 | Pólizas y tarifas de Seguros | Información relacionada con los modelos de las pólizas de seguros y las respectivas tarifas de las Compañías de Seguros. |
4. Seguimiento | 361 | Operaciones Activas de Crédito | Información que deben reportar los establecimientos de crédito, referente a los créditos aprobados por cada entidad y que superan los límites establecidos por las normas vigentes. |
| 4. Seguimiento | 362 | Revisoría Fiscal | Información relacionada con las evaluaciones o requerimientos a la revisoría fiscal o el revisor fiscal de las entidades supervisadas, excepto lo correspondiente al dictamen sobre estados financieros de fines de ejercicio (individuales o consolidados). |
| 4. Seguimiento | 363 | Monitoreo | Información relacionada con evaluaciones a varias entidades y/o agentes de un sector o de varios temas incluidos en la actividad de monitoreo. |
| 4. Seguimiento | 364 | Inspección Extra situ – Programada | Información relacionada con inspecciones Extra situ programadas (las incluidas en el plan de supervisión) realizadas por la SFC. Se refiere, entre otros, a los documentos relacionados con la Planeación, la carta de solicitud de información de entidad vigilada, las comunicaciones y/o requerimientos de información adicional, comunicaciones internas, el informe de inspección, etc. |
| 4. Seguimiento | 365 | Inspección In Situ | Información relacionada con el manejo de inspecciones realizadas directamente en las entidades supervisadas. Se refiere, entre otros, a los documentos relacionados con la Planeación, la carta de presentación a la entidad vigilada, las solicitudes de información y el informe de inspección. |
| 4. Seguimiento | 366 | Captación ilegal y Operaciones no autorizadas | Información de inspecciones realizadas para determinar la existencia de actos de captación masiva y habitual de dineros al tenor de lo dispuesto en el decreto 1981 de 1988 en concordancia con el decreto 4334 de 2008. Documentos relacionados con la Planeación, la carta de presentación, las solicitudes de información y el informe de inspección., Notificación/Comunicación Recurso. Remisión de información. Requerimientos. Respuesta Final. |
| 4. Seguimiento | 367 | Infracciones al régimen cambiario | Comunicación generada por infracciones al régimen cambiario por parte de los intermediarios del mercado cambiario, de conformidad con la Resolución 57 de 1991 de la Junta de Monetaria y de las Resoluciones Externas 21 de 1993 y 8 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República y demás normas que la modifiquen o adicionen. |
4. Seguimiento | 369 | Toma de Posesión | Corresponde al manejo de información derivada de actuaciones de la Superintendencia Financiera respecto a tomas de posesión realizadas en las entidades. |
| 4. Seguimiento | 375 | Nuevas operaciones y/ó servicios | Manejo de información de nuevos productos y servicios a ser prestados por las entidades y/o agentes objeto de supervisión. |
| 4. Seguimiento | 377 | Reglamentos de Carteras Colectivas - Régimen General | Solicitud para aprobar los reglamentos de administración de carteras colectivas o sus modificaciones, cuando se encuentren dentro del régimen de autorización general. |
| 4. Seguimiento | 380 | Prorroga venta bienes recibidos en dación en pago | Solicitud de una prórroga del término legal para la enajenación o venta de los bienes recibidos en dación de pago por parte de las entidades vigiladas. |
| 4. Seguimiento | 399 | Seguimiento Publicidad | Información relacionada con el seguimiento a las actividades de publicidad de las entidades vigiladas. |
| 4. Seguimiento | 401 | Utilización red de oficinas | Información relacionada con los contratos que celebren las entidades vigiladas para la utilización de redes de oficinas de otras entidades vigiladas. |
| 4. Seguimiento | 408 | Informe representante legal tenedores de bonos | Comunicación contentiva de informes por parte de entidades que actúan como representantes legales de tenedores de bonos. |
4. Seguimiento | 420 | Información reaseguros | Información relacionada con contratos de reaseguros, nómina de reaseguradores, funcionarios facultados para suscribir reaseguros, depósito de reaseguradores y cúmulo de terremotos. |
4. Seguimiento | 421 | REACOEX y oficinas de representación de reaseguradores del exterior | Correspondencia relacionada con la inscripción y actualización de la inscripción en el Registro de Reaseguradores y Corredores de Reaseguro del Exterior REACOEX. Incluye información relacionada con las oficinas de representación de reaseguradores el exterior. |
4. Seguimiento | 422 | Modificación de Notas Técnicas | Información relacionada con las modificaciones y/o ajustes que se realicen a las notas técnicas y que no generan cambios en los modelos de las pólizas de seguros ya radicados en esta Superintendencia. Este trámite debe ingresar finalizado y debe radicarse con el CD que contiene los soportes correspondientes. |
4. Seguimiento | 423 | RAIMAT | Correspondencia relacionada con la inscripción y actualización de la inscripción en el Registro de Aseguradoras del Exterior que ofrezcan Seguros Asociados al Transporte Marítimo Internacional, la Aviación Comercial Internacional, y el Lanzamiento y Transporte Espacial (incluyendo satélites), así como Seguros que Amparen Mercancías en Tránsito Internacional – RAIMAT. |
| 4. Seguimiento | 443 | Actuaciones de control sobre emisores | Información relacionada con la verificación del adecuado cumplimiento de las normas, formulación de requerimientos, órdenes o adopción de medidas administrativas relacionadas con las funciones de control sobre emisores, ya sea de oficio o a petición de accionistas o el público en general. |
| 4. Seguimiento | 444 | Seguimiento y verificación de información emisores | Información tendiente al mantenimiento de un sistema de seguimiento a la evolución de los emisores con títulos inscritos en el registro, y la verificación del adecuado cumplimiento a las normas en materia de calidad, oportunidad y suficiencia de la información divulgada. |
| 4. Seguimiento | 445 | Declaratoria de Situaciones de Control / Grupo Empresarial | Comunicación relacionada con la declaración de situaciones de subordinación o existencia de grupos empresariales, su inscripción en el registro mercantil o cualquiera de las otras funciones asignadas. |
| 4. Seguimiento | 498 | Información Portafolios de inversiones | Información relacionada con el portafolio de inversión de las entidades vigiladas o administrados por éstas. |
| 4. Seguimiento | 499 | Instrumentos Financieros Derivados | Información de las entidades vigiladas relacionada con los instrumentos financieros derivados, acorde con los lineamientos del Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera, Circular Externa 100 de 1995. |
| 4. Seguimiento | 510 | Gobierno Corporativo | Información relacionada con las encuestas sobre políticas y procedimientos adoptados por los órganos de administración de las entidades vigiladas dirigidas a garantizar el buen gobierno de las sociedades. |
| 4. Seguimiento | 520 | SARLAFT | Información relacionada con las políticas, procedimientos y demás aspectos inherentes al desarrollo y adopción de sistemas de prevención y control del riesgo de lavado de activos, por parte de las entidades vigiladas. |
| 4. Seguimiento | 530 | Riesgo Operacional | Información relacionada con las políticas, procedimientos y demás aspectos inherentes al desarrollo y adopción de sistemas de prevención y control del riesgo operacional, por parte de las entidades vigiladas. |
| 4. Seguimiento | 540 | Riesgos de Seguros | Información relacionada con las políticas, procedimientos y demás aspectos inherentes al desarrollo y adopción de sistemas de prevención y control de los riesgos de seguros, por parte de las entidades aseguradoras. |
| 4. Seguimiento | 550 | Riesgo de Mercado | Información relacionada con las reglas relativas a la Gestión de Riesgos de Mercado de las entidades vigiladas y/o de los negocios administrados por éstas, acorde con el Capítulo XXI de la Circular Básica Contable y Financiera, Circular Externa 100 de 1995. |
| 4. Seguimiento | 560 | Riesgo de Liquidez | Información relacionada con las reglas relativas al Sistema de Administración de Riesgo de Liquidez, acorde con los lineamientos del Capítulo VI de la Circular Básica Contable y Financiera, Circular Externa 100 de 1995. |
| 4. Seguimiento | 753 | Controles de Ley | Requerimiento hecho por la SFC a las entidades vigiladas y controladas por el incumplimiento de una disposición legal. Se exceptúan los trámites que tienen asignado un código específico. |
| 4. Seguimiento | 757 | Encaje | Solicitud de explicaciones por la SFC a los establecimientos de crédito sobre el incumplimiento de la posición de encaje. |
| 4. Seguimiento | 758 | Estudios Especiales | Información relacionada únicamente con estudios especiales, no periódicos y que no ameritan la creación de un trámite de inspección in situ, extra situ o de monitoreo. (Libros, compendio de normas y circulares, entre otros) |
| 4. Seguimiento | 761 | Corresponsalía local | Información sobre contratos y servicios de corresponsalía de las sociedades comisionistas de bolsa. |
| 4. Seguimiento | 775 | Gobierno Corporativo de los Emisores de valores | Información relacionada con las políticas, procedimientos y demás aspectos inherentes al desarrollo y adopción de sistemas de gobierno corporativo, por parte de las entidades sujetas a control de la SFC. |
| 4. Seguimiento | 781 | Informes especiales sobre operaciones cruzadas | Comunicación contentiva del informe sobre operaciones cruzadas. |
4. Seguimiento | 782 | Convergencia a las NIF y NAI | Información remitida por las entidades supervisadas y los requerimientos hechos por la SFC a las mismas en relación con la aplicación de las NIF y las NAI de acuerdo con lo previsto por la Ley 1314 de 2009 y demás normas que la adicionen, modifiquen, reglamenten o sustituyan para el periodo de preparación obligatoria, transición y el primer período de aplicación. |
| 4. Seguimiento | 783 | Calificación Carteras Colectivas | Información remitida por las sociedades calificadoras sobre las calificaciones obtenidas por las carteras colectivas. |
| 5. Generación y Divulgación de Información | 105 | Composición Accionaria | Información correspondiente a la composición accionaria. |
| 5. Generación y Divulgación de Información | 202 | Reporte de Enajenación de Acciones | Información sobre la transferencia de acciones que no requiere autorización. |
| 5. Generación y Divulgación de Información | 216 | Información Estadística | Comunicación contentiva de información estadística. |
| 5. Generación y Divulgación de Información | 245 | Estadística - Informe Semanal | Información semanal sobre: Principales fuentes y usos; encaje; tasas de interés; operaciones repo; fondos interbancarios; depósitos de otras corporaciones y descomposición de la cartera, entre otros. |
| 5. Generación y Divulgación de Información | 247 | Reporte Diario Tasas de Interés | Información diaria de las instituciones financieras relacionada con las tasas de interés pasivas en todos los plazos de captación. |
| 6. Atención de quejas o reclamos contra entidades vigiladas | 404 | Asuntos propios de las vigiladas - Intervención de la defensoría del consumidor financiero | Trámites que inicialmente son puestos en conocimiento de la SFC por consumidores financieros, que la SFC traslada a las DCF para su pronunciamiento, por considerar que son asuntos internos de las vigiladas y por tanto están fuera de la competencia del supervisor y no tienen trascendencia administrativa. |
| 6. Atención de quejas o reclamos contra entidades vigiladas | 407 | Habeas Data Queja | Manifestación de inconformidad expresada por un consumidor financiero respecto del motivo de reporte a centrales de riesgo - Habeas Data. |
| 6. Atención de quejas o reclamos contra entidades vigiladas | 410 | Quejas o Reclamos | Manifestación de inconformidad expresada por un consumidor financiero respecto de un producto o servicio adquirido, ofrecido o prestado por una entidad vigilada. |
| 6. Atención de quejas o reclamos contra entidades vigiladas | 774 | Copia informativa - Quejas | Comunicación presentada por los consumidores financieros, dirigida a las entidades supervisadas. |
| 6. Atención de quejas o reclamos contra entidades vigiladas | 777 | Solicitudes de Entes de Control o Autoridades relacionadas con quejas contra EV | Comunicación mediante la cual los entes de control y autoridades en general, diferentes al Congreso de la República, solicitan información y/o trasladan asuntos relacionados con quejas de los consumidores financieros contra entidades vigiladas por esta Superintendencia. |
| 7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información | 80 | Certificados - Existencia y Representación Legal | Comunicación mediante la cual se solicita el certificado de existencia y representación legal de una entidad vigilada. |
| 7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información | 85 | Certificados - Tasas de Interés | Comunicación mediante la cual se solicita el certificado de la tasa de interés bancario corriente. |
| 7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información | 91 | Certificados - Otros | Comunicación mediante la cual se solicita certificar cualquier acto o situación que le consta a la SFC, diferente de aquellas que tienen código propio. |
| 7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información | 115 | Consultas Generales y Administrativas | Comunicación mediante la cual se solicita concepto sobre aspectos aplicables al ámbito de competencia general de la SFC. |
| 7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información | 116 | Consultas Específicas | Comunicación mediante la cual se solicita concepto aplicable específicamente al ámbito de competencia de una dependencia de la SFC. |
| 7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información | 130 | Solicitud de Copias | Comunicación mediante la cual se solicita copia de documentos que reposan en la SFC y que corresponde a la Secretaría General expedir. |
| 7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información | 135 | Solicitud Tablas Mortalidad | Comunicación mediante la cual se solicita la Tabla Colombiana de Mortalidad. |
| 7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información | 406 | Reestructuración de créditos hipotecarios | Comunicación mediante la cual el deudor o acreedor de un crédito de vivienda solicita que la SFC se pronuncie sobre la reestructuración de su crédito. |
| 7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información | 409 | Reliquidaciones | Comunicación mediante la cual se solicita la revisión de la reliquidación de los créditos de vivienda. |
| 7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información | 440 | Solicitud información – Productos | Comunicación mediante la cual se solicita información sobre los productos que las personas tengan en las entidades vigiladas. |
| 7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información | 441 | Designación de peritos, asesores y/o policía judicial | Comunicación mediante la cual se solicita la designación de peritos, asesores y/o policía judicial. |
| 7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información | 454 | Solicitud de Información Esporádica | Comunicación mediante la cual se solicita información que se encuentra procesada, impresa o elaborada en la SFC que puede implicar o no solicitud de copias. |
| 7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información | 485 | Certificado Tasa de cambio Representativa del Mercado - TCRM | Comunicación mediante la cual se solicita el certificado de la tasa de cambio representativa del mercado. |
| 7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información | 490 | Petición | Comunicación mediante la cual se pide determinado actuar o proceder de la SFC. Puede ser en interés general o interés particular. |
| 7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información | 701 | Solicitud de información - Biblioteca | Comunicación mediante la cual se solicita información que reposa en el acervo bibliográfico y/o en la página Web de la SFC. |
| 8. Representación judicial | 1 | Acción de Tutela | Correspondencia remitida por la rama judicial originada por una acción de tutela. |
| 8. Representación judicial | 132 | Demandas | Información de los procesos judiciales en contra de la SFC. |
| 8. Representación judicial | 133 | Sentencias | Sentencias derivadas de demandas en las que fue parte la SFC, incluyendo las que corresponden al pago de las obligaciones dinerarias. |
| 8. Representación judicial y funciones jurisdiccionales | 506 | Funciones Jurisdiccionales | Información relacionada con el ejercicio de las atribuciones del Superintendente Financiero en los términos de la Ley 446 de 1998. |
| Trámite común a procesos misionales | 773 | Correspondencia Informativa | Comunicación cuyo único objeto es dar a conocer información, sin que implique respuesta posterior. Aplica para los procesos misionales. |
| Trámite común a varios procesos | 470 | Correspondencia Protocolaria | Información relacionada con la participación de funcionarios a eventos en representación de la SFC, como foros, seminarios, conferencias, etc. |
| Trámite común a varios procesos | 206 | Correspondencia sobre créditos a víctimas | Comunicación relacionada con los créditos a víctimas de los que tratan las Leyes 418 de 1997 y 1448 de 2011, entre otras disposiciones. Se exceptúan las quejas relacionadas con los créditos a víctimas. |
| Trámite común a varios procesos | 772 | Asuntos que no son competencia de la SFC | Comunicación mediante la cual se manifiesta una inconformidad respecto de entidades no sometidas a supervisión de la SFC o se plantean asuntos que no son de competencia de la SFC. |
| Trámite común a varios procesos | 114 | Correspondencia Congreso de la República | Comunicaciones provenientes del Congreso de la República suscritas por los Senadores, Representantes a la Cámara, sus asesores o por funcionarios del Congreso de la República en general, relacionadas entre otros, con solicitudes de informes, documentos, remisión de información, correspondencia protocolaria. |
2.8. Codificación de Actividades
| ACTIVIDAD | DESCRIPCIÓN | DE USO EXCLUSIVO DE LA SFC | |
| 1 | Acuso Recibo | Utilizada para informar al remitente que su comunicación ha sido recibida y se encuentra en proceso de respuesta. | X |
| 2 | Desistimiento | Utilizada para informar el desistimiento de una solicitud. | |
| 9 | Concepto / Evaluación / Estudio | Actividad utilizada entre dependencias, para solicitar un concepto, una evaluación o un estudio, a otra(s) dependencia(s). Se debe esperar respuesta con la actividad 35 Respuesta a Concepto / Evaluación / Estudio. | X |
| 21 | Notificación / Comunicación | Utilizada para informar a un tercero (entidad vigilada, funcionario, público en general) sobre un acto administrativo emanado de la Superintendencia Financiera. | X |
| 28 | Recurso | Se utiliza para la presentación de los recursos interpuestos por las entidades vigiladas, los particulares y funcionarios de la Superintendencia Financiera sobre un acto administrativo. | |
| 31 | Remisión de Información y/o Ajustes | Utilizada para el envío de documentos a nivel informativo y que no requiere respuesta final. | |
| 33 | Requerimientos | Utilizada para efectuar requerimientos de información, solicitar explicaciones o formular glosas, según el caso; una vez estudiada la información presentada por una entidad vigilada, un particular, un funcionario, o una dependencia de la Superintendencia. | X |
| 35 | Respuesta a Concepto / Evaluación / Estudio | Es respuesta a una solicitud de Concepto / Evaluación / Estudio entre dependencias | X |
| 36 | Respuesta a Requerimientos | Utilizada para dar respuesta a los requerimientos de la Superintendencia. | |
| 37 | Respuesta a Solicitud de Prórroga Positiva | Utilizada para dar respuesta positiva, a una solicitud de prórroga presentada por parte de las entidades vigiladas u otro particular. Mantiene el trámite en estado vigente | X |
| 38 | Respuesta a Solicitud Prórroga Negativa | Utilizada para dar respuesta negativa, a una solicitud de prórroga presentada por parte de las entidades vigiladas u otro particular. Mantiene el trámite en estado vigente | X |
| 39 | Respuesta Final-E a favor de la entidad | Utilizada por ésta Superintendencia para dar finalización a un trámite mediante una respuesta. | X |
| 40 | Respuesta Final-P a favor del peticionario | Utilizada por ésta Superintendencia para finalizar un trámite mediante respuesta a favor del peticionario. | X |
| 46 | Solicitud de Prorroga | Utilizada con el fin de solicitar la ampliación de los plazos fijados por la Superintendencia, para dar respuesta a los trámites adelantados por parte de las entidades sujetas a su control, inspección y vigilancia u otro particular. Mantiene el trámite en estado vigente. | |
| 47 | Prórroga salida | Utilizado por la Superintendencia para prorrogar el término de respuesta a una consulta, solicitud o petición, dirigida al respetivo cliente. | X |
| 50 | Solicitud / Presentación | Da inicio a todo trámite presentado ante la Superintendencia. Se debe solamente cuando no exista número de radicación anterior. | |
| 51 | Replica a Una Solicitud | Utilizada para reiterar una solicitud realizada por las entidades vigiladas o por un particular. | |
| 57 | Pago de multa | Utilizado por las entidades para manejar aspectos relacionados con pagos de multas. | |
| 60 | Traslado de Competencia | Utilizada para efectuar el traslado de un trámite a otra que, por razones de las funciones que allí se desarrollan, le corresponde conocer el contenido del trámite para su diligenciamiento y/o autorización. El trámite queda bajo responsabilidad de quien lo recibe. | X |
| 61 | Pliego de cargos | Utilizado por ésta Superintendencia con el objeto de formular pliegos de cargos. | X |
| 62 | Solicitud Entidades de Control | Utilizada para efectuar solicitudes de documentos a entes de control, dentro de un trámite en desarrollo. | |
| 70 | Interrupción de Términos Judiciales | Utilizada para interrumpir los plazos fijados por un ente judicial para dar respuesta a un requerimiento o solicitud. | X |
| 90 | Anulado | X | |
| 150 | Queja Exprés | Se utiliza de manera exclusiva por esta Superintendencia para identificar un procedimiento especial asociado al Proceso de “Atención de quejas o reclamos contra entidades vigiladas”, en el que, previo análisis (según el tipo de entidad, naturaleza o tipología del asunto), se da traslado a la entidad vigilada de las quejas interpuestas por los consumidores financieros, cuando se advierta que los asuntos pueden ser atendidos en un tiempo inferior al otorgado en un requerimiento normal. La respuesta que suministre la entidad vigilada debe darse dentro del plazo otorgado, cumplir la normatividad aplicable al caso y acatar lo señalado en el Proceso de “Atención de quejas o reclamos contra entidades vigiladas”. | X |
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PARTE I
INSTRUCCIONES GENERALES APLICABLES A LAS ENTIDADES VIGILADAS
TÍTULO IV
DEBERES Y RESPONSABILIDADES
CAPÍTULO II: ACTUACIONES ANTE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
CONTENIDO
12.2.1. De acuerdo con las modalidades propias de la naturaleza y estructura de las entidades vigiladas, expedir las certificaciones sobre su existencia y representación legal.
12.2.2. La tasa de interés bancario corriente con base en la información financiera y contable que le sea suministrada por los establecimientos de crédito, analizando la tasa de las operaciones activas mediante técnicas adecuadas de ponderación, y se cumple con la periodicidad que recomiende la JDBR.
Esta función, de conformidad con el art. 29 del Decreto 019 de 2012, se cumple mediante la publicación en la página web de la SFC, junto con los datos históricos para consulta permanente.
La tasa de interés bancario corriente que certifique la SFC se tendrá en cuenta para los efectos establecidos en el artículo 305 del Código Penal.
12.2.3. La tasa de captación más representativa a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior al gravable, para efectos de establecer el componente inflacionario de los rendimientos financieros percibidos por los contribuyentes distintos de personas naturales.
12.2.4. La tasa de colocación más representativa a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior al gravable, para efectos de determinar el componente inflacionario de los intereses, y demás costos y gastos financieros.
12.2.5. La tasa de cambio representativa del mercado.
12.2.6. La calidad de Defensor del Consumidor Financiero, principal o suplente, de las entidades sujetas a inspección y vigilancia de la SFC.
12.2.7. El interés promedio reconocido a los depósitos en cuentas de ahorro a ser aplicados en el cálculo de los rendimientos de los depósitos judiciales con periodicidad semestral, de conformidad con el art. 20 de la Ley 1285 de 2009.
Adicionalmente, la SFC puede certificar sobre los hechos o actos de su autoría, entre otros, la realización de visitas y la toma de posesión de los negocios, bienes y haberes de una entidad vigilada.
12.3. Trámite para la solicitud de certificaciones
Las solicitudes de certificación deben ser dirigidas a la Secretaría General, con excepción de las siguientes:
12.3.1. Las de existencia y representación legal de las entidades vigiladas, las cuales deben ser dirigidas al Grupo de Registro;
12.3.2. Las que se refieran a la tasa de cambio representativa del mercado, deben dirigirse a la Dirección de Investigación y Desarrollo.
13. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LAS COMUNICACIONES DIRIGIDAS A LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
Toda correspondencia que se dirija a la Superintendencia Financiera de Colombia deberá ser radicada ante el Grupo de Correspondencia, atendiendo los principios, requisitos sobre presentación de la información y demás requerimientos que se señalan en el Anexo No. 1 del presente capítulo, el cual se encuentra publicado en nuestra página de internet.
