CIRCULAR EXTERNA 28 DE 2021
(Diciembre 13)
Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 609 de 17 de diciembre de 2021
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA
Señores
REPRESENTANTES LEGALES Y REVISORES FISCALES DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE CRÉDITO Y ENTIDADES ASEGURADORAS
Referencia: Instrucciones respecto de la información relacionada con las solicitudes de apertura de cuentas únicas para el manejo de recursos de las campañas electorales y disponibilidad de canales especiales de atención al público para atender las inquietudes y consultas relacionadas con las solicitudes de aperturas de cuentas únicas y otorgamiento de pólizas de seriedad de la candidatura
Apreciados señores:
El Consejo Nacional Electoral (en adelante CNE) en desarrollo de sus funciones constitucionales y legales regula, inspecciona, vigila y controla la actividad electoral de los partidos y movimientos políticos, de los grupos significativos de ciudadanos y de sus representantes legales, directivos y candidatos, en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 265 de la Constitución Política.
De conformidad con lo establecido en el artículo 113 de la citada Carta Política, el cual dispone que los diferentes órganos del Estado deben colaborar armónicamente para la realización de sus fines, el CNE solicitó a la Superintendencia Financiera de Colombia instruir a las entidades vigiladas sobre la disponibilidad de la información relacionada con las solicitudes de apertura de las cuentas únicas para el manejo de recursos de las campañas electorales con el fin de atender lo dispuesto en el artículo 25 de la Ley 1475 de 2011, el cual establece que los recursos en dinero de las campañas electorales se recibirán y administrarán a través de una cuenta única que el gerente de la campaña abrirá en una entidad financiera legalmente autorizada.
En desarrollo de lo anterior, esta Superintendencia estima necesario instruir a las entidades vigiladas respecto de la conservación y disponibilidad de la información relacionada con las solicitudes y negativas de apertura de cuentas únicas para el manejo de los recursos de las campañas electorales.
Adicionalmente, esta Superintendencia imparte instrucciones para que las entidades vigiladas dispongan de canales especiales de atención al público a través de los cuales se tramiten las inquietudes y consultas relacionadas con estos asuntos.
De igual manera, esta Entidad considera necesario crear un canal especial para la atención de quejas e inconformidades relacionadas con la solicitud de aperturas de cuentas únicas para el manejo de los recursos de campañas electorales y el otorgamiento de pólizas de seriedad de la candidatura.
En virtud de lo anterior, esta Superintendencia, en ejercicio de las facultades establecidas en el literal a) del numeral 3º del artículo 326 del EOSF, el artículo 9 de la Ley 1328 de 2009 y el numeral 4º del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, imparte las siguientes instrucciones:
PRIMERA: Adicionar el subnumeral 1.4.2 al Capítulo I del Título III de la Parte I de la Circular Básica Jurídica respecto del deber que les asiste a los establecimientos de crédito frente a la conservación y disponibilidad de la información relacionada con las solicitudes y negativas de apertura de cuentas para el manejo de recursos de las campañas electorales. <ANEXO 1>
SEGUNDA: Adicionar el subnumeral 1.4.3 al Capítulo I del Título III de la Parte I de la Circular Básica Jurídica respecto del deber que les asiste a los establecimientos de crédito de disponer de un canal de atención especial a través del cual se tramiten y resuelvan las inquietudes y consultas relacionadas con las solicitudes de apertura de cuentas únicas para el manejo de los recursos de las campañas electorales. <ANEXO 1>
TERCERA: Adicionar el subnumeral 3.12.4 al Capítulo II del Título IV de la Parte II de la Circular Básica Jurídica respecto del deber que les asiste a las entidades aseguradoras de disponer de un canal de atención especial a través del cual se tramiten y resuelvan las inquietudes y consultas relacionadas con el otorgamiento de pólizas de seriedad de la candidatura. <ANEXO 2>
CUARTA: Establecer un canal especial en la Superintendencia Financiera de Colombia exclusivo para la atención de quejas e inconformidades relacionadas con las solicitudes de apertura de cuentas únicas para el manejo de los recursos de campañas electorales y el otorgamiento de pólizas de seriedad de candidatura, a través del correo procesoselectorales@superfinanciera.gov.co
La presente circular rige a partir de su publicación.
Se anexan las páginas modificadas.
Cordialmente,
JORGE CASTAÑO GUTIÉRREZ
Superintendente Financiera de Colombia
050000
PARTE I - TÍTULO III – CAPÍTULO I
1.4 Reglas especiales para la apertura de cuentas para el manejo de los recursos de las campañas políticas
1.4.1. Conforme a lo establecido en el subnumeral 1.1. del presente Capítulo, las entidades vigiladas deben abstenerse de abusar de su posición contractual y evitar incurrir en prácticas que, conforme a causales subjetivas, impidan el acceso a los productos y servicios ofrecidos. Adicionalmente, las entidades vigiladas deben establecer los requisitos para la apertura de cuentas únicas para el manejo de los recursos de campañas electorales las cuales deben atender las reglas contenidas en el subnumeral 4.2.2.2.1.7. del Capítulo IV Título IV Parte I de la CBJ relacionadas con el SARLAFT, deben fijarse conforme a los principios de igualdad y proporcionalidad y ser de conocimiento de sus funcionarios.
La anterior información debe ser publicada en un lugar visible y de fácil acceso en la página web de la entidad, referenciando el marco normativo aplicable al otorgamiento de este tipo de cuentas. En adición a lo anterior, las entidades deben publicar en su página web, el modelo de contrato de cuenta única para el manejo de los recursos de campañas electorales para que sea de conocimiento del consumidor financiero.
En concordancia con esta disposición, tratándose de la apertura de la cuenta única para el manejo de los recursos de las campañas políticas a que se refiere el artículo 25 de la Ley 1475 de 2011, las entidades deben evitar la solicitud de requisitos excesivos o desproporcionados, y cuentan un plazo máximo de 5 días hábiles para pronunciarse de forma definitiva respecto de la solicitud de apertura de la referida cuenta.
1.4.2 Las entidades vigiladas deben mantener a disposición de esta Superintendencia y del Consejo Nacional Electoral la siguiente información respecto de las solicitudes de apertura de cuentas únicas para el manejo de los recursos de las campañas electorales: i) la fecha de la solicitud de apertura de la cuenta única, ii) fecha en la que el solicitante cumplió con la entrega de la totalidad de la documentación requerida por la entidad vigilada y en caso de que el solicitante no haya aportado la documentación necesaria, señalarlo de manera expresa, iii) la identificación y nombre del solicitante, y iv) la decisión adoptada por la entidad vigilada respecto de dicha solicitud. Adicionalmente, en caso de que la entidad vigilada niegue la solicitud, se deberá incluir la causal objetiva que fundamentó la decisión.
1.4.3. Las entidades vigiladas deben disponer de un canal especial de atención al público a través del cual se tramiten y resuelvan las inquietudes y consultas relacionadas con la apertura de cuentas únicas. En adición a lo anterior, las entidades vigiladas deben publicar, en un lugar visible y de fácil acceso en su página web y en su red de oficinas, la información clara y actualizada sobre este canal y la forma como operará el mismo.
1.5. Medidas preventivas para el manejo los recursos públicos a través de canales transaccionales por parte de los Entes Territoriales y Empresas Sociales del Estado (ESE).
Con el propósito de fortalecer la gestión del riesgo operativo asociado al manejo de las cuentas de los Entes Territoriales y de las Empresas Sociales del Estado (ESE) es necesario que los Establecimientos de Crédito suministren información a los alcaldes, gobernadores y gerentes públicos, y a los demás funcionarios que se encuentren autorizados para manejar los recursos públicos en las mencionadas cuentas, sobre las características y condiciones de los productos y servicios contratados, las funciones de los aplicativos de las entidades (perfiles de usuarios, opciones de consulta, etc.). Así mismo deberán informar acerca de los requisitos de seguridad implementados para la realización de operaciones de consulta, pagos y trasferencias entre otras, en particular los siguientes.
1.5.1. Procedimientos definidos para registrar las direcciones IP fijas desde las cuales operaran, cuando ello sea posible.
1.5.2. Mecanismos de autenticación fuerte (OTP, Biometría, certificados digitales, entre otros) ofrecidos por el establecimiento de crédito para la realización de operaciones.
1.5.3. Opciones dispuestas en el portal transaccional para administrar las cuentas de recursos públicos con el fin de implementar una estricta segregación de funciones que garantice la independencia entre los funcionaros que registran las operaciones los que las autorizan.
1.5.4 Políticas establecidas para la administración de usuarios y claves (contraseñas).
1.5.5. Procedimientos definidos para la personalización efectiva de las condiciones para la realización de las operaciones financieras (montos, cantidad, horarios -días y horas hábiles-, entre otros).
1.5.6. Procedimientos y mecanismos para registrar oportunamente el cambio de los números telefónicos o correos electrónicos donde se notifican las operaciones realizadas.
1.5.7. Canales y mecanismos establecidos para alertar las operaciones desconocidas y para presentar las quejas o reclamaciones sobre las operaciones repudiadas.
1.5.8. Capacitación que se debe impartir a los funcionarios encargados de realizar las operaciones sobre las medidas de seguridad que deben acoger.
1.5.9. Medidas que se deben adoptar sobre los equipos donde se realizan las operaciones, después de identificar transacciones no autorizadas.
En adición, tratándose de cambios de administración y procesos de empalme entre las Entidades Territoriales y las Empresas Sociales del Estado (ESE) y las administraciones salientes, los Establecimientos de Crédito deben adoptar como mínimo las siguientes medidas:
1.5.10. Suministrar toda la información requerida por la Entidad Territorial y la ESE para la conciliación de la totalidad de las cuentas.
1.5.11. Establecer medidas que ayuden a evitar inconvenientes operativos en el uso de los recursos públicos derivados del proceso de transición, por ejemplo, por el cambio de firmas y bloqueo de usuarios. Las medidas deben ser previamente informadas a la Entidad Territorial y ESE.
1.5.12. Revisar y, si es necesario, ajustar los procedimientos internos para los trámites de apertura, cancelación, cambio de firmas de cuentas de ahorro o corrientes o de administradores de estas, establecidos para el manejo de los recursos propios y especiales, con el fin de mantener el adecuado registro y control de las cuentas.
1.5.13. Optimizar los mecanismos de monitoreo de transacciones inusuales.
1.5.14. Capacitar a los nuevos administradores de las cuentas sobre los productos, canales y los mecanismos de seguridad para la protección de los recursos.
PARTE II TÍTULO IV CAPÍTULO II
3.12. Reglas aplicables a la póliza de seriedad de la candidatura
Las entidades aseguradoras que comercialicen pólizas de seriedad de la candidatura a las que se refiere el art. 9 de la Ley 130 de 1994 deben:
3.12.1. Establecer los requisitos generales para el otorgamiento de estas pólizas, los cuales deben atender criterios de viabilidad y proporcionalidad para el tomador y ser de conocimiento de sus funcionarios. Así mismo, deben publicar en un lugar visible y de fácil acceso de su página web tal información.
3.12.2. Abstenerse de exigir como requisito para esta clase de pólizas la constitución de contragarantías de cualquier naturaleza por el riesgo asegurable.
3.12.3. Las entidades aseguradoras cuentan un plazo máximo de 10 días hábiles para pronunciarse de forma definitiva respecto de la solicitud de la póliza de seriedad de la candidatura y respecto de los términos asociados a la misma.
3.12.4. Disponer de un canal especial de atención al público a través del cual se tramiten y resuelvan las inquietudes y consultas relacionadas con el otorgamiento de estas pólizas. En adición a lo anterior, las entidades aseguradoras deben publicar, en un lugar visible y de fácil acceso en su página web y en su red de oficinas, la información clara y actualizada sobre este canal y la forma como operará el mismo.
3.13. Reglas aplicables al seguro de terremoto
3.13.1. Evento sísmico
Para la definición de evento sísmico establecida en el literal a) del art. 2.31.5.1.1. del Decreto 2555 de 2010, el periodo específico de referencia es de mínimo 72 horas.
3.13.2. Plan Integral de Gestión de Terremoto
Las entidades aseguradoras que tengan autorización para comercializar el ramo de terremoto, deben diseñar e implementar un Plan Integral de Gestión de Terremoto (PIGT). El PIGT y sus respectivas modificaciones deben ser aprobadas por la junta directiva de la entidad aseguradora y estar a disposición de la SFC para su revisión. Cuando se realicen dichas modificaciones, la entidad aseguradora debe notificar a la SFC. Las modificaciones al PIGT deben estar debidamente justificadas y documentadas.
Toda la información, documentación, parámetros y supuestos del modelo empleado en la ejecución del PIGT deben ser conservados por un plazo mínimo de 5 años mediante cualquier medio que asegure su integridad. Durante este mismo periodo las entidades aseguradoras deben mantener a disposición de la SFC los datos de entrada del modelo y los resultados de la modelación de la cartera indicando la versión del software del modelo utilizado, con el fin de que la SFC lleve a cabo actividades de supervisión. Adicionalmente, se deben conservar por este mismo plazo las distintas versiones documentales del PIGT y todos los documentos que evidencien la ejecución, cumplimiento y resultados de las actividades incluidas en el PIGT tales como: i) recolección y verificación de la calidad de la información, ii) ejecución de los procesos de modelación de la cartera, incluida la validación de las gestiones y procesos de los terceros asesores contratados para la modelación de la cartera, entre otras.
El PIGT debe ser actualizado por lo menos semestralmente, y contar con los siguientes elementos:
3.13.2.1. Caracterización de los riesgos
Las entidades aseguradoras deben recopilar la información relacionada con los seguros que cubren el riesgo de terremoto. La información mínima que deben recopilar es la indicada en el Formato 506 (Proforma F.3000-87).
Para bienes asegurados mediante pólizas del ramo de terremoto relacionadas con obras civiles, riesgos industriales, entre otros bienes diferentes de los susceptibles de reporte en el Formato 506 (Proforma F.3000-87) las entidades aseguradoras deben recopilar la siguiente información: i) valor asegurado; ii) valor asegurable; iii) ubicación (longitud y latitud); iv) deducibles; v) porcentaje de coaseguro; vi) la fecha de inicio y fin de vigencia de la póliza; vii) número de póliza, entre otros. En el caso de maquinaria que se encuentre en obra, la ubicación debe corresponder a la última conocida a la fecha de corte de la información. Esta información debe ser conservada por un plazo mínimo de 5 años mediante cualquier medio que asegure su integridad y debe permanecer a disposición de la SFC para su revisión.
La información que trata este subnumeral debe coincidir con la empleada y remitida a corredores de reaseguro y/o reaseguradores para la suscripción de contratos de reaseguro que cubran la pérdida máxima probable del ramo de terremoto.
3.13.2.2. Gestión de información
Para garantizar una adecuada gestión del riesgo en el ramo de terremoto, las entidades aseguradoras deben desarrollar procedimientos que garanticen la calidad de la información para un adecuado cálculo de la pérdida máxima probable de la cartera (PMP). La entidad aseguradora debe implementar procesos que permitan la evaluación continua de la calidad de la información que obtiene a través de red propia y/o de terceros, sean estos contratistas, intermediarios de seguros, a través de contratos de uso de red, aseguradores en pólizas suscritas a través de coaseguro y aseguradores en riesgos aceptados en reaseguro, entre otros.
En caso de que la entidad aseguradora no pueda completar la información relacionada en el inciso primero del subnumeral 3.13.2.1. de este Capítulo, debe incluir en el PIGT un informe de diagnóstico y un plan de recolección de información de los riesgos, el cual debe contener los siguientes elementos:
3.13.2.2.1. Caracterización de los riesgos con información incompleta
Cuando la entidad aseguradora carezca de la información relacionada en el Formato 506 (Proforma F.3000-87), ésta debe construir un informe que contenga como mínimo lo siguiente:
3.13.2.2.1.1. Información del número y valor asegurado de riesgos con información incompleta, la cual debe ser presentada como mínimo para las siguientes variables:
3.13.2.2.1.1.1. Georeferenciación (longitud y latitud)
3.13.2.2.1.1.2. Zona sísmica
