CIRCULAR EXTERNA CONJUNTA No: 015 MS - 039 SNS
(junio 27)
MINISTERIO DE SALUD - SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
PARA: Gobernadores, alcaldes, directores de salud departamentales, distritales y municipales, representantes legales de entidades promotoras de salud, cajas de compensación familiar y empresas solidarias salud que administran recursos del régimen subsidiado.
DE: MINISTRA DE SALUD Y SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD.
ASUNTO: Proceso de afiliación e inscripción al régimen subsidiado. formulario único.
<NOTA: Esta Circular contiene varios anexos, que por sus características
no pueden ser incluidos en esta base de datos. Sin embargo para los
usuarios que dispongan de la base de datos en CD-ROM, dichos anexos
pueden ser consultados en la carpeta
"- ANEXOS- CIRCULARES-97-EPS.>
El Ministerio de Salud cumpliendo funciones de dirección del Sistema General de Seguridad Social en Salud y para garantizar la observancia de los principios consagrados en la Constitución, los artículos 2 y 153 de la ley 100 de 1.993 y en las disposiciones que regulan el régimen subsidiado de salud; y la Superintendencia Nacional de Salud en ejercicio de las funciones y facultades legales que en materia de inspección, vigilancia y control le competen según el Decreto ley 1259 de 1994, y en concordancia con el literal ñ del artículo 2 del Decreto 1919 de 1994, el Decreto 2357 de 1995 y la Ley 344 de 1996, se permiten impartir instrucciones de obligatorio cumplimiento sobre el proceso de afiliación al régimen subsidiado en los siguientes términos:
1- RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO.
Las responsabilidades del departamento relacionadas con el proceso de afiliación e inscripción al régimen subsidiado de salud son las siguientes:
1.1. Colaborar con los municipios no certificados en la operatividad del régimen subsidiado bajo el principio de subsidiariedad sin exceder los limites de la propia competencia y en procura de fortalecer la autonomía local, teniendo en cuenta la concertación y coordinación de competencias y actuaciones.
1.2. Suscribir en coordinación con el representante legal del municipio los contratos o convenios necesarios para la administración de los recursos del régimen subsidiado, salvo que se trate de municipios certificados como descentralizados.
1.3. Colaborar en la adopción del Plan Obligatorio de Salud Subsidiado POS-S y garantizar la complementariedad en la prestación de los servicios correspondientes a niveles superiores de atención con cargo al subsidio a la oferta.
1.4. Garantizar la libre escogencia de la Entidad administradora de los recursos del régimen subsidiado - ARS - por parte de los beneficiarios, para lo cual, se difundirá ampliamente que deben elegir una ARS, dando a conocer a cada Municipio de su Jurisdicción las ARSs autorizadas y a la población con sus direcciones respectivas, a través de campañas periódicas de divulgación y orientación.
1.5. Realizar el giro oportuno de los recursos, previa incorporación al presupuesto, que le corresponda pagar de conformidad con lo pactado en los contratos o convenios firmados para la administración de los recursos del régimen subsidiado.
1.6. Realizar el seguimiento e interventoría correspondiente a los contratos o convenios para la administración de los recursos del régimen subsidiado suscritos con las diferentes Entidades Promotoras de Salud, Cajas de Compensación Familiar y Empresas Solidarias de Salud (ARSs), con el fin de garantizar el cumplimiento del objeto de los mismos por parte del contratista.
1.7. Cumplir con las funciones de inspección, vigilancia y control que le corresponden de conformidad con la normatividad vigente. ( Ver Circular Externa No. 22 del 13 de noviembre de 1996 de la Superintendencia Nacional de Salud).
2- RESPONSABILIDADES DEL MUNICIPIO.
Las responsabilidades del municipio relacionadas con el proceso de afiliación e inscripción al régimen subsidiado en salud son las siguientes:
2.1. Desarrollar y aplicar de manera objetiva, imparcial y transparente los mecanismos de identificación de beneficiarios de subsidios definidos en el artículo 3 del Acuerdo 23 de 1995 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud y de acuerdo a lo estipulado en la Circular 11 de 1996, expedida por la Superintendencia Nacional de Salud.
2.2. Identificar entre el potencial total de beneficiarios, aquellos a quienes se les subsidiará la afiliación a la Seguridad Social en Salud, teniendo en cuenta la prelación establecida en los Acuerdos 23 de 1995, 28 y 32 de 1996 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, en la Circular Externa 011 del 3 de julio de 1996 emanada de la Superintendencia Nacional de Salud y conforme a la capacidad financiera. En la selección de beneficiarios debe preservarse el criterio de afiliación familiar.
2.3. Entregar a las ARSs debidamente autorizadas para administrar los recursos del régimen subsidiado en su jurisdicción, sin costo alguno, los listados de la población priorizada para recibir los subsidios en salud,
2.4. Suscribir los contratos o convenios necesarios para la administración de los recursos del régimen subsidiado, cuando se encuentren certificados como descentralizados, en caso contrario, concurrir sin dilación a la firma conjuntamente con la Dirección Seccional de Salud.
2.5. Garantizar la libre escogencia de la Entidad administradora de los recursos del régimen subsidiado - ARS - por parte de los beneficiarios, para lo cual, se difundirá ampliamente que deben elegir una ARS, dándoles a conocer las posibles entidades que se encuentran inscritas con sus direcciones respectivas, a través de campañas de divulgación y orientación.
2.6. Validar el contenido del formulario único de afiliación e inscripción de los beneficiarios al régimen subsidiado que les presenten las ARSs.
2.7. Realizar el cruce de listados de los afiliados a las diferentes ARSs a fin de dar cumplimiento integral a las instrucciones impartidas en el numeral 3.5.1 de la Circular Externa 11/96 expedida por la Superintendencia Nacional de Salud.
2.8. Comprobar la entrega efectiva de los carnet de afiliación a los beneficiarios que obligatoriamente debe hacer la Entidad administradora de los recursos del régimen subsidiado. El ente territorial reconocerá a la ARS únicamente el valor de UPC-S correspondiente a los afiliados que efectivamente recibieron el carnet. Si transcurrido un plazo máximo de 2 meses no ha sido posible la entrega de algunos carnets, el ente territorial sustituirá a estos afiliados, para lo cual suministrará a la ARS los datos de los nuevos beneficiarios, respetando y dando cumplimiento al principio de la libre escogencia.
2.9. Realizar directa y oportunamente el giro de los recursos de participación de ingresos corrientes de la nación destinados a financiar los subsidios en salud a cada una de las ARSs con las cuales haya suscrito los contratos para la atención de la población beneficiaria de los subsidios.
2.10. Realizar el seguimiento e interventoría correspondiente a los contratos o convenios que directamente suscriba o en coordinación con la Dirección Seccional de Salud cuando concurra a la firma para la administración de los recursos del régimen subsidiado suscritos con las diferentes Entidades Promotoras de Salud, Cajas de Compensación Familiar y Empresas Solidarias de Salud (ARSs), con el fin de garantizar el cumplimiento del objeto de los mismos por parte del contratista.
2.11. Cumplir con las funciones de inspección, vigilancia y control asignadas.
3- RESPONSABILIDADES DE LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE LOS RECURSOS DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO - ARSs.
Las responsabilidades de las Entidades administradoras de los recursos del régimen subsidiado de salud - ARSs-, relacionadas con el proceso de afiliación e inscripción de beneficiarios son las siguientes:
3.1. Fomentar y promover la inscripción de la población beneficiaria del régimen subsidiado.
3.2. Verificar con los municipios si los solicitantes inscritos son efectivamente beneficiarios del subsidio en salud.
3.3. Inscribir y afiliar a la población beneficiaria de subsidios de conformidad con los establecido en el Decreto 2357 de 1995, utilizando el formulario único de afiliación e inscripción que establezca la Superintendencia Nacional de Salud.
3.4. Informar periódicamente a sus beneficiarios afiliados sobre la normatividad del régimen subsidiado, en aspectos tales como: derechos y deberes, el Plan Obligatorio de Salud Subsidiado POS-S, la red de instituciones prestadoras de servicios de salud, la forma de financiación, los copagos, trámite de quejas, el sistema de referencia de pacientes y los mecanismos con que cuenta para garantizar una atención en salud en condiciones de calidad, oportunidad y eficiencia.
3.5. Asesorar a los beneficiarios en el diligenciamiento del formulario de afiliación e inscripción al régimen subsidiado.
3.6. Diligenciar y remitir al Alcalde los formularios de afiliación e inscripción al régimen subsidiado para su validación.
3.7. Garantizar a los afiliados la prestación de los servicios contenidos en el POS-S, así como las acciones de prevención y promoción.
3.8. Realizar el seguimiento e interventoría correspondiente a los contratos o convenios para la prestación del Plan Obligatorio de Salud Subsidiado POS-S suscritos con las diferentes Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud - IPSs-, con el fin de garantizar el cumplimiento del objeto de los mismos por parte del contratista.
3.9. Expedir y entregar dentro de los dos (2) meses siguientes a la suscripción del contrato con el ente territorial el carnet de afiliación a cada uno de los beneficiarios asegurados. Sí no hace efectiva su entrega dentro de este plazo, el ente territorial no reconocerá a la Entidad administradora de recursos del régimen subsidiado el valor de las UPC-S correspondientes a ese período. Sí en un plazo máximo de 2 meses no ha sido posible su entrega, la ARS en coordinación con el respectivo ente territorial reemplazará a ese beneficiario observando las prioridades del régimen subsidiado y el principio de libre escogencia.
3.10. Excepcionalmente, sólo durante los dos (2) primeros meses y entre tanto se cumple con la obligación de expedir el carnet, deberá garantizar la prestación de servicios del POS-S a la población afiliada con la presentación del formulario único de afiliación e inscripción, instruyendo al efecto a su red de prestadores de servicios de salud.
3.11. Suscribir contratos con los entes territoriales para la administración de los recursos del régimen subsidiado.
3.12. Suscribir contratos con la red prestadora de servicios de salud para garantizar la prestación de los servicios contemplados en el POS-S. y contratar como mínimo el 40% del valor total de la UPC-S destinada efectivamente a la prestación de servicios de salud con las instituciones prestadoras de servicios de salud de carácter público, en cumplimiento de lo establecido en el parágrafo del artículo 22 de la Ley 344 de 1996 y el artículo 9o. del Decreto No. 723 de 1997 y demás normas que los adicionen o modifiquen.
3.13. Destinar como mínimo de los ingresos totales efectivamente recibidos por concepto de UPC-S, el 80% para financiar la prestación de los servicios de Salud de sus afiliados al régimen subsidiado, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 4o. del Acuerdo 56 de 1997 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud y demás normas que lo adicionen o modifiquen.
3.14. Realizar el pago oportuno a las instituciones prestadoras de servicios de salud - IPS - y demás proveedores de acuerdo con lo pactado en los contratos o convenios suscritos y teniendo en cuenta el Decreto No. 723 del 14 de marzo de 1997 del Ministerio de Salud, para garantizar la prestación de los servicios contemplados en el POS-S.
3.15. Adelantar programas de capacitación en forma adecuada, periódica y oportuna a los promotores, agentes o personas que realicen las actividades de inscripción y afiliación a la ARS, en cuanto a la normatividad reglamentaria del régimen subsidiado, en procura de su idoneidad y expedir el carnet correspondiente que lo identifique como promotor de la ARS ante la comunidad.
3.16. Mantener a disposición de la Superintendencia Nacional de Salud una relación de sus promotores, agentes o personas que realicen las actividades de inscripción y afiliación a la ARS.
3.17. Responder por cualquier infracción, error u omisión, en especial aquellos que impliquen perjuicio a los intereses de los afiliados, en que incurran sus promotores, agentes, gestores o personas que realicen las actividades de inscripción y afiliación a la ARS, en desarrollo de su actividad.
3.18. Suministrar oportunamente la información que requiera el Ministerio de Salud y la Superintendencia Nacional de Salud.
4- RESPONSABILIDADES DE LOS PROMOTORES.
Las responsabilidades mínimas de los promotores, agentes, gestores o personas que realicen las actividades relacionadas con el proceso de afiliación e inscripción a las ARSs son las siguientes:
4.1. Informar a las personas beneficiarias sobre la normatividad del régimen subsidiado, en aspectos tales como: derechos y deberes, el Plan Obligatorio de Salud Subsidiado POS-S, la red de instituciones prestadoras de servicios de salud, copagos, trámite de quejas, sistema de referencia de pacientes y los mecanismos con que cuenta para que se le garantice una atención en salud oportuna, eficiente, humanizada y de calidad, entre otros.
4.2. Informar a los afiliados de la Entidad Administradora de los recursos del régimen subsidiado sobre los procedimientos o trámites para acceder a los servicios de salud en las instituciones prestadoras de los mismos; entre otros, que deberá presentar el carnet de afiliación al igual que el documento de identificación reportado en el formulario de afiliación e inscripción.
4.3. Participar en los programas de capacitación que adelante la Entidad administradora de recursos del régimen subsidiado para lo cual debe acreditar la certificación expedida por el representante legal las cuales deben estipular el nombre completo e identificación de la persona, la constancia de asistencia y la aprobación del respectivo programa.
4.4. Abstenerse de diligenciar el formulario de afiliación e inscripción a personas que están afiliadas al régimen contributivo o que estén afiliadas a otra Entidad administradora de los recursos del régimen subsidiado y que no han cumplido el período mínimo de un (1) año, para así poder decidir sobre su permanencia o cambio de ARS; igualmente, abstenerse de retener o destruir los carnet que poseen los afiliados a otra ARS, actuación que es considerada como una práctica ilegal y no autorizada.
Cualquier infracción, error u omisión, en especial aquellos que impliquen perjuicio a los intereses de los afiliados, en que incurran los promotores, agentes o personas que realicen las actividades relacionadas con el proceso de afiliación e inscripción a las ARSs, en el desarrollo de su actividad, compromete a la ARS, respecto de la cual adelanten sus labores de promoción, sin perjuicio de la responsabilidad de los promotores frente a la misma ARS.
5- RESPONSABILIDADES DEL AFILIADO.
Las responsabilidades del afiliado, relacionadas con el proceso de afiliación e inscripción al régimen subsidiado de salud son las siguientes:
5.1. Garantizar que la información consignada al diligenciar el formulario de afiliación e inscripción al régimen subsidiado es veraz y fidedigna.
5.2. Cumplir cabalmente con los deberes como beneficiario del subsidio en salud de acuerdo a la normatividad vigente.
5.3. Presentar el carnet (o formulario único de afiliación de afiliación durante un término máximo de dos meses como identificación válida para acreditar el derecho y obtener servicios), al igual que el documento de identificación reportado en el formulario de afiliación e inscripción, a la institución prestadora de servicios de salud -IPS- cuando requiera de ella.
5.4. Informar oportunamente a la Entidad administradora de recursos del régimen subsidiado -ARS- sobre el cambio de residencia a otro municipio o departamento.
5.5. Hacer un uso racional de los servicios de salud a que da derecho su afiliación, teniendo en cuenta que el carnet es de uso personal e intransferible.
5.6. Informar a la ARS cuando él o su cónyuge o compañero(a) permanente celebre contrato de trabajo ( verbal o escrito) o sea nombrado como funcionario del sector público.
5.7. Devolver inmediatamente el carnet por cambio de ARS o afiliación al régimen contributivo a través de una Entidad Promotora de Salud - EPS-.
6-1- Formulario único de afiliación e inscripción al régimen subsidiado.
6.1.1. La Superintendencia Nacional de Salud establece el formulario único de afiliación e inscripción al régimen subsidiado según formato SNS-4030-003 (V1) anexo a esta circular, el cual es de obligatoria aplicación debiendo ser diligenciado conforme al instructivo que hace parte integrante del mismo.
6.1.2. La información que se consigne en este formulario no podrá utilizarse para fines distintos a los previstos en el proceso de afiliación e inscripción a las Entidades Administradoras de recursos del régimen subsidiado -ARSs-.
6.1.3. Las Entidades administradoras de recursos del régimen, así como los entes territoriales, deberán ceñirse estrictamente al formulario de afiliación e inscripción establecido en esta Circular Externa, el cual no podrá ser modificado o adicionado, sin perjuicio del derecho que les asiste de solicitar información adicional al afiliado en forma separada.
6.1.4. Para la plena vigencia de la afiliación e inscripción a la ARS se requiere, además del correcto diligenciamiento del formulario, la validación de su carácter de beneficiario por la respectiva Alcaldía y la suscripción del respectivo contrato entre el municipio y la ARS conforme a las normas vigentes sobre la materia; verificado lo anterior, el afiliado tendrá el derecho a la prestación del Plan Obligatorio de Salud Subsidiado POS-S.
6.2.1. Las Entidades administradoras de recursos del régimen subsidiado - ARSs- están en la obligación de expedir a cada uno de sus afiliados, documento ( carnet) por medio del cual tendrán derecho a exigir los servicios del Plan Obligatorio de Salud Subsidiado - POS-S. La entrega del carnet a cada uno de los beneficiarios es responsabilidad exclusiva e indelegable de la ARS.
6.2.2. El carnet que expidan las ARSs no tendrá ningún costo a cargo del afiliado, excepto en caso de perdida o deterioro.
6.2.3. El carnet que expidan ARSs deberá tener la siguientes características y contener como mínimo las siguientes especificaciones:
1.- Tamaño del carnet: Como mínimo deben ser de 8,5 centímetros por 5,5 centímetros.
2.- Encabezamiento: El carnet deberá encabezarse con "REPÚBLICA DE COLOMBIA SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD - RÉGIMEN SUBSIDIADO"
3.- Identificación de la administradora del régimen subsidiado: Debe ser el Logotipo, nombre y código de la ARS asignado por Supersalud.
4.- Identificación del afiliado: Nombres, apellidos, sexo, fecha de nacimiento, tipo de documento de identificación del afiliado ( CC = Cédula de ciudadanía, TI = Tarjeta de Identidad, RC = Registro Civil, ASI = Adulto sin identificación, MSI = Menor sin identificación ), número del documento de identificación, si es ASI o MSI el número asignado como tal según las instrucciones para el diligenciamiento del formulario de inscripción. Deberá indicarse si el beneficiario es discapacitado.
5.- Estrato socio económico: conforme aparezca clasificado en el formulario de inscripción.
6.- Fecha de afiliación: Debe ser la fecha del contrato con el ente territorial.
7.- Vigencia: Debe ser la del contrato firmado entre la ARS y el ente territorial.
8.- Municipio: Cabecera municipal a la cual pertenece el lugar de residencia del afiliado.
9.- Servicios de atención: Debe tener el nombre de la o las IPSs donde acceder a los servicios de salud a que tiene derecho según el POS-S, y un teléfono de la ARS donde el afiliado obtenga ayuda y orientación las veinticuatro (24) horas del día.
10.- Indicar que el carnet es de uso personal e intransferible.
11.- Indicar que es una entidad vigilada por la Superintendencia Nacional de Salud y la resolución de autorización de funcionamiento.
La ARS podrá incluir la información de carácter general que considere pertinente, así como mecanismos de seguridad (Código de barras, fluorescencia u otros observando normas Incontec)
Las Entidades administradoras de recursos del régimen subsidiado - ARSs- deben ajustar sus programas publicitarios a la realidad jurídica y económica del servicio promovido, prevenir la propaganda comercial que tienda a establecer competencia desleal y contribuir al desarrollo de un mercado transparente en un marco de protección a los derechos de los afiliados al régimen subsidiado del sistema general de seguridad social en salud. En tal sentido, se consideran como prácticas no autorizadas las siguientes:
7.1. Utilizar expresiones o información que tienda a desviar o desvirtuar el principio de libre escogencia, induciendo a confusión o a error a los beneficiarios.
7.2. Ponderar la red de prestadores de servicio adscrita bajo elementos o bondades carentes de sustento económico, jurídico, técnico o profesional.
7.3. Enunciar profesionales o entidades adscritas que no hagan parte de la red de prestadores de servicios de la entidad.
7.4. Apropiarse o publicitar como suyas, políticas productos o servicios que han sido nombrados o reglamentados por el Gobierno Nacional, sin citar en la publicidad respectiva su origen o fuente legal correspondiente.
Si los textos comprenden el empleo de superlativos, términos de permanencia, o cifras o datos específicos, ellos deben corresponder fielmente a hechos objetivos reales, comprobados y verificables a la fecha que difunda la campaña publicitaria, los cuales podrán ser constatados directamente y en cualquier momento por la Superintendencia Nacional de Salud.
Las afirmaciones y representaciones visuales o auditivas deben ofrecer claridad, fidelidad y precisión respecto al tipo de servicios que se promueve; en este orden de ideas deberán tenerse en cuenta los alcances o limitaciones a que legal o económicamente se encuentre sujeto el servicio respectivo.
En la difusión de programas publicitarios deberá anotarse la circunstancia de hallarse la entidad, vigilada por la Superintendencia Nacional de Salud, colocando el numero y fecha de la resolución de aprobación como administradora de los recursos del régimen subsidiado.
En la publicidad debe utilizarse la denominación o razón social completa de la entidad o su sigla, tal como aparece en la resolución de aprobación de la Superintendencia Nacional de Salud.
La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el boletín del Ministerio de Salud, Capitulo Superintendencia Nacional de Salud, y su incumplimiento dará lugar a las sanciones previstas en los numerales 23 y 24 del artículo 5o. del Decreto No. 1259 de 1994.
MARIA TERESA FORERO de SAADE
Ministra de Salud
DARIO ANGARITA MEDELLIN
Superintendente Nacional de Salud
incluye lo enunciado.
