CIRCULAR EXTERNA 44 DE 1997
(Septiembre 2)
<NOTA DE VIGENCIA: Derogada por la Circular 137 de 2002>
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
PARA: Representantes legales, juntas directivas, contadores, revisores fiscales de empresas solidarias de salud - ess -
DE: Superintendente nacional de salud
ASUNTO: Informacion contable, administrativa y estadistica
<NOTA: Esta Circular contiene varios anexos, que por sus características
no pueden ser incluidos en esta base de datos. Sin embargo para los
usuarios que dispongan de la base de datos en CD-ROM, dichos anexos
pueden ser consultados en la carpeta
"- ANEXOS- CIRCULARES-97-EPS.>
El Superintendente Nacional de Salud en ejercicio de la facultad de "instruir a las entidades vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que regulan su actividad en cuanto sujetos vigilados, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de las normas que le compete aplicar y señalar los procedimientos para su cabal aplicación" (Numeral 6o. Artículo 7o. Decreto 1259/94), y conforme a las facultades conferidas en el Decreto 2357 de 1995 y la Ley 344 de 1996, y con el fin de fijar criterios en materia de reportes de tipo contable, administrativo y estadístico que las Empresas Solidarias de Salud (ESS) deben suministrar a la Superintendencia Nacional de Salud, se permite impartir las siguientes instrucciones.
Para la presentación de Estados Financieros con los cortes de ejercicio que se señalan más adelante, este Despacho precisa el contenido mínimo de información que deben remitir las Empresas Solidarias - ESS - de Salud a la Superintendencia Nacional de Salud, en el siguiente orden:
1-1- Estados Financieros Básicos.
Los Estados Financieros deben cumplir con las normas de contabilidad establecidas de manera tal, que se suministre una información comprensible, útil, pertinente, comparable y confiable sobre la situación financiera y económica de la empresa y el resultado de sus operaciones, mediante los siguientes estados básicos:
1.1.1 Balance General (Comparativo con el período inmediatamente anterior)
1.1.2 Estados de Resultados (comparativo con el período inmediatamente anterior)
1.1.3. Estados de Cambios en el Patrimonio
1.1.4. Estados de Cambios en la Situación Financiera
1.1.5. Estados de Flujo de Efectivo
Adicionalmente, los estados financieros 1.1.1. y 1.1.2. con cortes a Diciembre 31 de 1995, 1996 y siguientes, se deberán presentar en los formatos SNS-4030-004 (Balance General) y SNS-4030-005 (Perdidas y Ganancias) y se debe acompañar como anexo los saldos a nivel de subcuenta, de acuerdo con los reportes que arroje el sistema contable.
1-2- Notas a los Estados financieros.
Con los Estados Financieros básicos, es necesaria la presentación de las notas como parte integral de los mismos, las cuales estarán debidamente tituladas, identificadas e incluirán como mínimo la siguiente información:
1.2.1. Empresa reportante
1.2.2. Principales políticas y practicas contables
1.2.3. Políticas, manejo y conformación de las cuentas, empleando secuencia lógica que guarde la misma presentación de los estados financieros.
A los reporte de fin de período se deberá anexar la siguiente información a los Estados Financieros Básicos y a las notas de los mismos:
1.3.1 Proyecto de distribución de utilidades.
1.3.2. Extracto del acta de la reunión de Junta Directiva en la cual se sometió a su consideración los estados financieros básicos, así como el informe presentado por este órgano; de la misma manera el informe del Representante Legal sobre su gestión y las medidas que recomienda se deben adoptar.
1.3.3. Dictamen del Revisor Fiscal
1.3.4. Copia de la convocatoria a la reunión ordinaria de Asamblea General o Junta de Asociados.
1.3.5. Información y documentación exigida por los artículos 291 y 446 del Código de Comercio
1.3.6 La información solicitada por esta Superintendencia a través de los formatos anexos a la presente Circular y que se relacionan a continuación:
Formato Tema
SNS-4030-006 Relación de Inversiones
SNS-4030-007 Cargos Diferidos
SNS-4030-008 Valorización Propiedades Planta y Equipo
SNS-4030-009 Obligaciones Financieras y Cuentas por Pagar
SNS-4030-010 Proveedores Servicios de Salud
SNS-4030-011 Cuentas por Cobrar
SNS-4030-012 Cuentas de Orden
SNS-4030-013 Corrección Monetaria
SNS-4030-014 Relación Asociados
No obstante y con el propósito de agilizar el proceso de evaluación de la información financiera, las empresas podrán enviar cualquier otra aclaración que permita establecer los cambios relevantes observados en los estados financieros.
Conforme a lo establecido en las Leyes 100 de 1993 y 344 de 1996, el Decreto 2357 de 1997, los Acuerdos del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud y las Circulares de esta Superintendencia; suscritos los respectivos contratos de administración de recursos del régimen subsidiado con las entidades territoriales, la respectiva Empresa Solidaria de Salud -ESS-, deberá observar las siguientes instrucciones para el registro contable de los ingresos y egresos derivados de la administración de los recursos del régimen subsidiado:
1-4-1- En materia de Ingresos.
* Los ingresos derivados de los contratos con las entidades territoriales (departamentos, distritos y/o municipios), cualquiera que sea su denominación, constituyen ingresos operacionales por concepto de unidades de pago por capitación subsidiada UPC-S.
* Tales ingresos se deben registrar en una Cuenta de Orden por contrato, las cuales se afectan con la causación mensual del respectivo contrato, llevándolas a Ingresos UPC-S contra Cuentas por Cobrar. Cuando el ingreso sea efectivo, se debe registrar el movimiento en las cuentas del Disponible, según sea el caso, y en las Cuentas por Cobrar.
* La causación mensual de los ingresos por los contratos de administración de los recursos del régimen subsidiado, deberá efectuarse por el valor equivalente a los beneficiarios efectiva y debidamente afiliados y carnetizados, conforme a las normas, y según la UPC-S mensual de su grupo de edad o grupo etáreo y ubicación geográfica.
* En razón a que el recaudo de los ingresos por los meses causados en los contratos no pagados puede ser lento o incierto, deben tenerse en cuenta los principios contables de realización y prudencia. En tal sentido, la causación de los ingresos se hará hasta por (3) tres meses; si al cuarto mes no se obtiene el recaudo de los ingresos, deberá registrarse una provisión por el cien por ciento (100%) del valor del primer mes causado. En el quinto mes, se causará el cuarto mes y se provisiona el segundo mes causado, si no se ha hecho efectivo el recaudo de meses anteriores, y así sucesivamente.
<NOTA DE VIGENCIA: Este numeral fue modificado por la Circular No. 52 de 1997, parte 1 y 2. El texto original de este numeral es el siguiente:>
* Los contratos suscritos por la ESS para la prestación de los servicios de salud incluidos en el Plan Obligatorio de Salud Subsidiado (POS-S), con las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) y/o con los Profesionales de la Salud, cualquiera sea su denominación o su naturaleza jurídica, constituyen costos.
* Tales contratos se deben registrar en una Cuenta de Orden por contrato. Si el contrato es por capitación se deberá efectuar la causación mensual del respectivo contrato, llevándolas al Costo en la cuenta respectiva contra Cuentas por Pagar POS-S; cuando se efectúe el pago, se debe registrar el movimiento en las cuentas del Disponible y en las Cuentas por Pagar POS-S. Si el contrato es por evento, se deberá causar en el momento de la presentación de la factura y cuenta de cobro respectiva, observando lo señalado en la Circular Externa 015 de 1996 de esta Superintendencia y en el Decreto 723 de 1997, registrando los movimientos en las cuentas señaladas; si al final del mes no se han presentado las facturas o cuentas de cobro por la totalidad de los servicios de salud autorizados en el mes o fecha de corte, se deberá efectuar una provisión equivalente al 60% de las autorizaciones otorgadas, valoradas a tarifas SOAT.
A partir de 1997, se deberán observar, además, las siguientes directrices:
* Las Administradoras del Régimen Subsidiado deberán destinar, como mínimo el 80% de los ingresos totales efectivamente recibidos por concepto del importe de la UPC-S, para financiar la prestación de los servicios de salud de su población afiliada.
* Al finalizar cada ejercicio anual, deberá efectuarse un balance entre la cuenta Ingresos UPC-S menos la provisión de Cuentas por Cobrar UPC-S (A) y la cuenta Costos POS-S más la provisión por los servicios de salud autorizados no facturados (B), incluyendo en costos el valor de las actividades de promoción, prevención y el valor por el reaseguro de las enfermedades de alto costo.
* Si el valor efectivamente gastado es inferior al 80% de la UPC-S recibidas, es decir, si B/A es menor a 0,8, la ESS deberá constituir un fondo reserva por el valor equivalente a la diferencia entre el 80% de A y el resultado obtenido en el balance. Dicho valor será igual a: (A x 0,8) - B.
* El valor del fondo reserva señalado en el punto anterior, deberá registrarse de la siguiente forma: crear una provisión denominada "Gastos Fondo Reserva Acuerdo 56" dentro de la cuenta Costos POS-S y un crédito en el pasivo en la cuenta "Fondo Reserva Acuerdo 56".
* Los recursos con los que se constituya el fondo reserva, deberán invertirse de conformidad con las normas aplicables al margen de solvencia de las Entidades Promotoras de Salud, esto es: cuentas de ahorro, CDT o TES, y sólo podrán utilizarse en prestación de servicios de salud. Las inversiones constituidas con este fondo reserva podrán ser utilizadas por las ESS para acreditar trimestralmente su margen de solvencia. Cuando se utilicen estos recursos en prestación de servicios de salud, deberán observarse las siguientes reglas: a) los servicios de salud deberán ser distintos a los financiados con la UPC-S de la vigencia en curso; b) se podrán financiar actividades de salud incluidas en el POS-S y actividades de promoción y prevención; c) en estos casos se deberá debitar la cuenta "Fondo Reserva Acuerdo 56" y afectar la provisión efectuada en la cuentas Costos POS-S.
* Adicionalmente, el 40% del total de ingresos por UPC-S, deberá ser utilizado para contratar la prestación de servicios de salud con las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud - IPS - (Hospitales, ESE's, Centros y Puestos de Salud) de carácter público.
1-5- Copia del Acta de Asamblea General o Junta de Asociados.
Copia del acta de la reunión de la asamblea general, junta de asociados y/o el órgano que haga sus veces, en la que se presenten y discutan los estados financieros de fin de ejercicio, elaborada y aprobada conforme lo establecen las normas vigentes, deberá ser enviada a esta Superintendencia por el Representante Legal dentro de los 15 días hábiles siguientes a la reunión.
Es de advertir, que la información solicitada en los numerales 1.1., 1.2. y 1.3., debe ser enviada a esta Superintendencia treinta (30) días hábiles antes de la realización de la asamblea general, junta de asociados y/o el órgano que haga sus veces. Sobre esta información, la Superintendencia Nacional de Salud podrá pronunciarse.
1-6- Publicación de Estados Financieros.
El Balance General y el Estado de Resultados a 31 de diciembre de cada año, comparados a igual fecha del año anterior, deberán ser publicados dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados por el órgano competente, previa autorización de esta Superintendencia, en un periódico de amplia circulación en el lugar de domicilio de la entidad, expresado en miles de pesos.
2- Información Administrativa.
2-1- Modificaciones Estatutarias.
Cuando la Empresa Solidaria de Salud, efectúe reformas de cualquier naturaleza que conlleve a la modificación de los estatutos como cambios en la razón social, objeto, y otros aspectos de los mismos, el Representante Legal de la Empresa deberá enviar una copia del Acta de la Asamblea General, Junta de Asociados o del órgano que haga sus veces, donde conste la decisión tomada, y una copia de los estatutos modificados, cumpliendo las normas vigentes sobre la materia.
2-2- Cambio de representante legal, miembros junta directiva, administradores y revisores fiscales.
Cuando hayan cambios de representante legal, revisores fiscales y otros directivos de la Empresa, se deberá informar por escrito a la Dirección General para Entidades Promotoras de Salud y Entidades de Prepago, dentro de los cinco días siguientes al registro de dicho cambio.
Al ocurrir cambio de representante legal, a esta información se deberá adjuntar el certificado de Existencia y Representación Legal expedido por autoridad competente.
Al ocurrir cambio del revisor fiscal, éste deberá adelantar, además, las gestiones para su posesión, conforme a lo establecido en la Circular Externa No. 023 de 1996, expedida por esta Superintendencia Nacional de Salud.
2-3- Contratos de Administración de Recursos del Régimen Subsidiado.
Cuando la ESS suscriba un contrato de administración de recursos del régimen subsidiado con una entidad territorial (departamento, distrito o municipio), deberá remitir una copia del mismo a la Superintendencia Nacional de Salud, Dirección General para Entidades Promotoras de Salud y Entidades de Prepago, dentro de los quince (15) días siguientes a su perfeccionamiento o legalización, reportando en el oficio remisorio los siguientes datos:
* Razón Social y Código de la ESS asignado por SUPERSALUD.
* Nombre y Código del Departamento y Distrito o Municipio con el que se suscribió el contrato.
* Número del Contrato.
* Vigencia del contrato (desde: día/mes/año - hasta: día/mes/año).
* Valor total del contrato.
* Fuentes de financiamiento del contrato (ICN municipio, Fosyga, transformación oferta-demanda).
* Número de beneficiarios contratados, por grupos de edad.
Además deberá remitir una relación de las IPS y/o Profesionales de la Salud, con los cuales haya suscrito contratos para la prestación de los servicios del POS-S, conforme al formato SNS-4030-015 anexo a la presente circular.
2-4- Reaseguro para Enfermedades de Alto Costo.
La ESS deberá informar a la Superintendencia Nacional de Salud, Dirección General para Entidades Promotoras de Salud y Entidades de Prepago, el mecanismo adoptado para garantizar el cubrimiento de las enfermedades de alto costo. Tal información deberá ser reportada en el mes de febrero de cada año, y posteriormente se comunicarán las novedades que se presenten en el transcurso del año. La información correspondiente a 1997, deberá reportarse a más tardar el 30 de septiembre del año en curso.
Cuando se trate de pólizas de seguro, deberá informarse, como mínimo, los siguientes datos:
* Razón Social y Código de la ESS asignado por SUPERSALUD.
* Razón Social de la Entidad de Seguros que expide la Póliza.
* Número de la Póliza.
* Vigencia de la Póliza.
* Valor total e individual asegurado.
* Valor de la prima mensual que debe pagar la ESS a la Entidad de Seguros.
* Servicios de Salud asegurados.
* Número de afiliados por los que se suscribe la Póliza.
Respecto a la información de beneficiarios de subsidios, las ESS, tendrán que mantener una base de datos con la información por beneficiario que se señala a continuación:
* Nombres y apellidos completos de cada beneficiario.
* Documento de identidad.
* Fecha de nacimiento y edad.
* Sexo.
* Lugar de residencia (municipio, barrio, vereda, corregimiento, etc)
* Dirección y/o teléfono.
* Fecha de afiliación
* Estrato (indígena, indigente, nivel 1 no indigente, nivel 2, nivel 3, según SISBEN)
* Número Encuesta SISBEN.
* Número del Carnet.
* Número del Contrato con el ente territorial.
* Vigencia del Contrato con el ente territorial.
* Fecha de desafiliación.
Con la periodicidad que se determina en el numeral siguiente, la Empresa Solidaria de Salud, deberá reportar a la Superintendencia Nacional de Salud, la información estadística de beneficiarios de subsidios por contrato con cada entidad territorial (departamentos, distritos y municipios) por grupos de edad, conforme al formato SNS-4030-016.
4-1- Información Financiera, Administrativa y Estadística de 1995 y 1996.
La información solicitada en los numerales 1, 2 y 3, con corte a 31 de diciembre de 1995 y 1996, deberá ser presentada ante esta Superintendencia Nacional de Salud, Dirección General para Entidades Promotoras de Salud y Entidades de Prepago, en los formatos establecidos en la presente circular, en un plazo IMPRORROGABLE que vence el 20 de septiembre de 1997.
4-2- Información Financiera, Administrativa y Estadística de 1997 y Años Siguientes.
La información relacionada en los numerales 1.1., 1.2., 1.3.6. y 3., en los formatos establecidos en la presente circular, deberá presentarse ante esta Superintendencia Nacional de Salud, Dirección General para Entidades Promotoras de Salud y Entidades de Prepago, con corte a Junio 30 de 1997, en un plazo IMPRORROGABLE que vence el 20 de septiembre de 1997. En adelante, esta información con corte a junio 30 de cada año deberá presentarse dentro del mes siguiente, es decir el 31 de julio.
La información relacionada en los numerales 1.1., 1.2. y 1.3., en los formatos establecidos en la presente circular, deberá presentarse ante esta Superintendencia, con corte a Diciembre 31 de 1997 y años siguientes, en un plazo IMPRORROGABLE que vence el 28 de febrero del año siguiente.
La información relacionada en el numeral 3. de la presente circular, en el formato SNS-4030-015, deberá presentarse ante esta Superintendencia Nacional de Salud, Dirección General para Entidades Promotoras de Salud y Entidades de Prepago, con cortes a marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31, dentro del mes siguiente a la fecha de corte, es decir en abril 30, julio 31, octubre 31 y enero 31 respectivamente.
La información solicitada en la presente circular deberá ser presentada en forma impresa y en medio magnético. La forma impresa deberá contener la totalidad de la información solicitada debidamente refrendada con las firmas del representante legal de la empresa y su revisor fiscal cuando sea de su competencia. El medio magnético deberá contener la misma información de la forma impresa, elaborada en Lotus, Qpro o Excel, en diskette "3 1/2" de alta densidad 1.44 MB.
Con el objeto de garantizar la confianza pública en el sector de la salud, se hace necesario fortalecer la institución de la Revisoría Fiscal para que en su carácter de órgano de fiscalización, vigile integralmente las operaciones de las Administradoras del Régimen Subsidiado y la gestión de sus administradores, mediante una actividad de inspección asidua, permanente, oportuna y general de todos los entes, sobre los actos de los administradores, sobre los bienes y sobre la totalidad de las operaciones y áreas que componen las ESSïs.
Los Revisores Fiscales de acuerdo con la Circular Externa 023 de diciembre 20 de 1996, expedida por esta Superintendencia, deberán solicitar a la Superintendencia Nacional de Salud la autorización para su posesión ante la ESS. Si la designación del Revisor Fiscal recae en una asociación o firma de contadores, la diligencia procederá con relación al contador público que sea designado para tal fin, según lo dispuesto por el código de comercio, Ley 43 de 1990 y Ley 100 de 1993.
Los Revisores Fiscales para cumplir con su labor deberán ejercer, al menos las siguientes funciones:
1. Cerciorarse que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la entidad objeto de su fiscalización, se ajusten a las prescripciones legales y estatutarias y a las decisiones de la asamblea general, del consejo de administración, junta directiva o quien haga sus veces.
2. Dar oportuna cuenta por escrito, a la asamblea general, consejo de administración, junta directiva o quien haga sus veces o al gerente de las irregularidades que se presenten en el funcionamiento de la entidad y de sus negocios.
3. Velar que se lleve regularmente la contabilidad de la entidad e igualmente que se lleven y conserven debidamente la correspondencia y los libros y actas y registros de los asociados.
4. Velar porque al final de cada ejercicio contable se preparen, presenten y difundan oportunamente los estados financieros de propósito especial junto con sus notas, debidamente certificados, de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Igualmente verificar que los libros oficiales de contabilidad se encuentren sustentados en comprobantes soportes y documentos reales y fidedignos.
5. Revisar, evaluar e informar periódicamente sobre el sistema de control interno adoptado por la entidad
6. Emitir el dictamen respectivo sobre los estados financieros de propósito especial preparados, presentados y certificados por la administración
7. Colaborar con la Superintendencia Nacional de Salud rindiendo oportunamente los informes a que haya lugar o los que le sean solicitados.
8. Ejercer un estricto control en el cumplimiento de las normas que rigen el Sistema General de Seguridad Social en Salud y de las Circulares e instrucciones expedidas por la Superintendencia Nacional de Salud.
9. Ejercer estricta vigilancia en el cumplimiento de las normas tributarias, en especial sobre aquellas relativas a la retención en la fuente e impuesto al valor agregado IVA
10. Cumplir con las atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las demás que, siendo compatibles con los anteriores, le encomiende la asamblea.
11. Velar que como mínimo el 80% de los ingresos totales efectivamente recibido por concepto de UPC-S, se destine para financiar la prestación de los servicios de Salud de sus afiliados al régimen subsidiado.
12. Velar porque al menos el 40% de los ingresos totales efectivamente recibido por concepto de UPC-S, se contrate con IPS de carácter publico, para la prestación de los servicios de salud.
Con base en el resultado del examen efectuado, y de acuerdo con las funciones realizadas, los revisores fiscales de las ESSïs deben preparar y poner a disposición de la asamblea general un informe escrito en el cual expliquen en forma detallada la labor desempeñada. Dicho informe deberá contener el dictamen correspondiente. Se entiende por dictamen, el concepto u opinión emitido con base en juicio profesional independiente, el cual deberá contener por lo menos:
1. Si ha obtenido las informaciones necesarias para cumplir sus funciones.
2. Si en el curso de la revisión se han seguido los procedimientos aconsejados en la interventora de cuentas, que incluye las normas de auditoria generalmente aceptadas
3. Si en su concepto la contabilidad se lleva conforme a las normas legales y a la técnica contable y, si las operaciones registradas se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la asamblea, consejo de administración o junta directiva o el órgano que haga sus veces.
4. Si los estados financieros han sido tomados fielmente de los libros; y si en su opinión estos presentan en forma fidedigna, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, la respectiva situación financiera al terminar el periodo revisado
5. Si los actos de los administradores se ajustan a los estatutos y a las ordenes o mandatos de la asamblea, consejo de administración o junta directiva o el órgano que haga sus veces.
6. Si la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas y de registros de los asociados en su caso, se llevan y se conservan debidamente.
7. Si hay y son adecuadas las medidas de control interno, de conservación y custodia de los bienes de la entidad o de terceros que estén en poder de la misma
8. Si las actuaciones, operaciones y decisiones de la ESS se ajustan a la Ley 100 de 1993, a sus decretos reglamentarios, a los Acuerdos del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud y a las demás normas sobre el régimen subsidiado.
9. Las reservas o salvedades que fueren pertinentes.
La presente Circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Boletin del Ministerio de Salud, Capítulo Superintendencia Nacional de Salud y su incumplimiento dará lugar a las sanciones consagradas en el artículo 233 de la Ley 100 de 1993, y en los numerales 23 y 24 del artículo 5 del Decreto 1259 de 1994.
DARIO ANGARITA MEDELLIN
Superintendente Nacional de Salud
Incluye lo enunciado
