CIRCULAR EXTERNA 100-000003 DE 2022
(mayo 3)
Diario Oficial No. 52.023 de 3 de mayo de 2022
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
<NOTA DE VIGENCIA: Circular derogada por la Circular 100-000009 de 2023>
Señores
Representantes Legales, Contadores, Revisores Fiscales de las Empresas en Negociación o Ejecución de un Acuerdo de Reestructuración cuyo Nominador sea la Superintendencia de Sociedades
Referencia: Presentación de información periódica por parte de empresas que estén en proceso de negociación o de ejecución de un acuerdo de reestructuración en los términos de la Ley 550 de 1999, cuyo nominador sea la Superintendencia de Sociedades
Estimados Empresarios:
En el marco de la estrategia Estado Simple, Colombia Ágil(1), que tiene como finalidad que las relaciones del ciudadano con las instituciones del Gobierno sean más ágiles y sencillas, a través de la simplificación y racionalización de trámites(2), la Superintendencia de Sociedades considera pertinente ajustar las instrucciones impartidas mediante la Circular 100-000004 de 2016, sobre el asunto de la referencia, en el sentido de reducir la periodicidad y volumen de la información exigida, así como su universo, con el objetivo de permitir a los empresarios destinar recursos y tiempo para el desarrollo de sus negocios, sin descuidar la información mínima y necesaria que requiere esta autoridad para la fiscalización de las empresas destinatarias de la misma.
En ese orden, teniendo en cuenta nuestra Misión de contribuir al crecimiento económico y social, mediante la supervisión, protección y fortalecimiento de las sociedades para generar legalidad y equidad; así como nuestra Visión de ser una Entidad referente en términos de generación de valor a las sociedades, mediante prácticas, instrumentos y tecnologías innovadoras y formativas: Más Empresa, Más Empleo, se expide la presente Circular.
1. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Con base en las atribuciones de Inspección, Vigilancia y Control otorgadas por la ley, esta Superintendencia está facultada para solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica o administrativa de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras, empresas unipersonales y clubes con deportistas profesionales que sean corporaciones o asociaciones (en adelante conjuntamente denominadas las “Empresas'), en la forma, detalle y términos que considere procedentes, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, la Ley 1445 de 2011 y el Decreto 1736 de 2020, modificado parcialmente por el Decreto 1380 de 2021.
2. SUJETOS OBLIGADOS Y FORMA DE PRESENTACIÓN
La información periódica requerida en esta Circular deberá ser presentada por las Empresas que estén en proceso de negociación o de ejecución de un acuerdo de reestructuración en los términos de la Ley 550 de 1999, cuyo nominador sea la Superintendencia de Sociedades3(3).
Con el objeto de facilitar la presentación de la información, se ha diseñado el Informe denominado “Acuerdos de Recuperación”, cuya codificación corresponde al código 03A-punto de entrada 10 - Información Acuerdos de Recuperación.
Este Informe deberá ser diligenciado por las Empresas en miles de pesos, con fecha de corte a 30 de junio de cada año.
Los términos y condiciones para la presentación de los estados financieros de fin de ejercicio se determinarán en la circular externa que se emite cada año para el efecto. Dicha información se deberá reportar mediante el sistema XBRL Express, en el Informe “Estados Financieros de Fin de Ejercicio - Informe 01”.
3. DOCUMENTOS ADICIONALES
La información requerida en esta Circular solo se entenderá recibida en la medida en que, además de la presentación de la información financiera, se alleguen, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a tal presentación, la totalidad de los documentos adicionales relacionados a continuación:
a. El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que la información remitida a la Superintendencia de Sociedades cumple con lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995.
b. Las notas a los estados financieros, que forman parte del conjunto completo de estados financieros. Estas deberán incluir un resumen de las políticas contables más significativas y cualquier otra información explicativa que se considere pertinente.
c. Una certificación suscrita conjuntamente por el representante legal y el contador o el revisor fiscal (en caso de que exista la obligación legal de tenerlo), en la que se indique si el deudor ha cumplido con el pago oportuno de las obligaciones causadas con posterioridad al inicio del proceso. De existir obligaciones vencidas de este tipo, se deberá indicar el concepto y la fecha de origen y de vencimiento de la obligación.
Adicionalmente, la certificación deberá incluir la fecha de la última reforma al acuerdo aprobada, en caso de que se hubiese presentado, así como la fecha final de terminación del acuerdo, la verificación de la renovación de la matrícula mercantil y el término de duración de la sociedad.
En caso de que para la fecha de la certificación ya se hubiese suscrito el acuerdo de reestructuración, en los mismos términos indicados se deberá certificar si la Empresa ha cumplido con el pago oportuno de las obligaciones derivadas del acuerdo.
Igualmente, se deberá señalar si se ha cumplido con el Código de Conducta Empresarial y si el Comité de Vigilancia se ha reunido con la periodicidad establecida en el acuerdo. Así mismo se deberá informar la fecha de la próxima reunión del mencionado comité.
Finalmente, la certificación deberá señalar si respecto del acuerdo concurre alguna de las causales de terminación, sea que se trate de las generales establecidas en la ley o de las especiales pactadas en el mismo.
Los documentos adicionales deberán enviarse escaneados del original, en formato.pdf, a través de la pestaña “Envío de documentos adicionales” del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co.
Para el envío de los documentos adicionales, se deberá utilizar el número de radicación al que hace referencia el literal g del numeral 5 siguiente. Este número de radicación es suministrado por el sistema como consecuencia del reporte de la información financiera en el archivo con extensión XBRL.
Cada documento deberá corresponder a un archivo que tenga la extensión.pdf, al cual deberá asignársele un nombre de una sola palabra. El tamaño de cada archivo no deberá exceder de 1 MB. El sistema creará un número de radicación para cada archivo remitido correctamente, con lo que se entenderá cumplido el requisito de presentación de la información.
Para escanear los documentos adicionales, en la configuración de su escáner se deberá habilitar la resolución de 90 ppp (puntos por pulgada). Esto permitirá que los documentos sean escaneados en baja resolución de manera que el tamaño del archivo final no exceda 1 MB. Debido a que no es necesario que las notas explicativas estén firmadas, puede seleccionarse la opción de guardar como archivo tipo.pdf desde los archivos Word o Excel.
4. PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA PERIÓDICA
El plazo para presentar la información financiera en el informe 03A es el siguiente:
| Informe 03A y todos los documentos adicionales | Plazo para la presentación |
| Del 1 de enero a 30 de junio | 5 primeros días hábiles de agosto |
Los documentos adicionales deben enviarse escaneados del original suscrito, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la presentación del informe 03A, esto es, dentro de los siete (7) primeros días hábiles de agosto, en formato.pdf a través del correo electrónico webmaster@supersociedades.gov.co.
Adicionalmente, la certificación indicada en el literal c) del numeral 3 deberá enviarse, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes de marzo en formato PDF a través del correo electrónico webmaster@supersociedades.gov.co.
5. REGISTRO Y ACCESO A LOS SERVICIOS ELECTRÓNICOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Para presentar la información requerida en esta Circular es indispensable que la Empresa esté registrada en la sección de “Servicios Electrónicos” del portal web de la Entidad. Para tales fines se deberán seguir los siguientes pasos:
a. Servicios Electrónicos: en la página www.supersociedades.gov.co está disponible la sección “Servicios Electrónicos - persona jurídica” para el registro de la Empresa y la creación de la contraseña. El registro es obligatorio para el envío de la información y de los documentos adicionales.
b. Sistema Integrado de Reportes Financieros - SIRFIN: El reporte de la información deberá hacerse a través del Sistema Integrado de Reportes Financieros - SIRFIN, para la presentación de la información de acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera y el Lenguaje Extensible de Reportes de Negocios XBRL.
En el portal web www.supersociedades.gov.co, sección Presentación de Informes Empresariales, está disponible la opción SIRFIN que cuenta con funciones que permiten a los usuarios preparar y enviar la información requerida.
Así mismo, a través de esta opción podrá realizar las siguientes acciones:
- Iniciar el proceso de solicitud de licencia, descarga, instalación y activación de módulo de diligenciamiento de información XBRL Express.
- Enviar el archivo XBRL generado mediante XBRL Express o cualquier otra herramienta que produzca archivos XBRL.
- Consultar el resultado del procesamiento de un archivo XBRL enviado por la Empresa.
- Consultar el contenido del archivo XBRL que ha sido procesado y ha creado un número de radicación.
- Consultar los manuales, videos e instructivos sobre el uso de XBRL Express y el sistema SIRFIN.
c. Instalación y uso del XBRL Express: En la opción SIRFIN está disponible el vínculo que permite descargar XBRL Express para iniciar el proceso de instalación y activación del mismo.
Para activar el sistema, es necesario realizar el proceso de solicitud de la licencia mediante el generador de licencias. Una vez ejecutado este, se enviará la licencia al correo electrónico digitado por el usuario en la solicitud.
En el correo electrónico encontrará los pasos para finalizar el proceso, incluida la ruta para descargar el instalador (ver “Manual de descarga e instalación XBRL Express”).
Es importante tener en cuenta que solamente se concederá una licencia por cada supervisado, ligada al computador desde el cual fue solicitada. Si en un computador se registra la información de diferentes Empresas, no es necesario solicitar licencia por cada una de ellas, pues el aplicativo permite diligenciar información de distintas Empresas con una misma licencia.
El sistema instalado y activado contiene un listado con todos los informes requeridos por la Superintendencia de Sociedades. No es necesario instalar el programa más de una vez para diligenciar cualquier otro informe ni para diligenciar información de otra Empresa. Para este efecto bastará con crear el nuevo informe dentro del mismo programa.
d. Ubicación y estructura de archivo XBRL: El archivo generado por el aplicativo XBRL Express quedará ubicado en la ruta, documentos/mis archivos XBRL, con la estructura o nombre de archivo:
T03A_E10_NIT de la sociedad fecha de corte.xbrl Envío de archivos XBRL:
e. Envío de archivos XBRL: En la opción SIRFIN del portal web de la Entidad está disponible la subsección “Envío de Información bajo XBRL y documentos adicionales” y dentro de esta, la pestaña “Envío de Archivos XBRL”. Al ingresar con la contraseña generada al registrar la Empresa, se podrá enviar el archivo XBRL con la información correspondiente al informe 03A.
f. Envío de documentos adicionales: En la subsección “Envío de Información bajo XBRL y documentos adicionales” está la pestaña “Envío de documentos adicionales” a través de la que se podrán anexar cada uno de los documentos adicionales, escaneados en extensión.pdf, como se indicó en el numeral 3 anterior.
g. Verificar estado del envío: En la misma subsección “Envío de Información bajo XBRL y documentos adicionales” está la pestaña para consultar el estado del envío del informe en XBRL que, al ser procesado correctamente, creará el número de radicación por tener en cuenta para el envío de los documentos adicionales.
Para facilidad en el envío de la información se pueden consultar los videos de capacitación que están disponibles en el portal web de la Superintendencia de Sociedades, sección “Presentación Informes Empresariales”, opción SIRFIN - videos de capacitación. En estos videos se explica, entre otros asuntos, cómo descargar el sistema y solicitar la licencia XBRL Express.
6. VIGENCIA DE LAS INSTRUCCIONES IMPARTIDAS MEDIANTE ESTA CIRCULAR
El cumplimiento imperativo de lo previsto en esta Circular se extiende hasta la fecha en que se inscriba en el registro mercantil la noticia sobre la terminación del acuerdo de reestructuración.
7. ASUNTOS VARIOS
a. La presentación de las cifras en los estados financieros deberá hacerse en miles de pesos. Por lo tanto, se deben eliminar los tres últimos dígitos de las cifras. Por ejemplo: si la cifra es $2.567.450, se debe diligenciar $2.567.
b. No se podrán hacer modificaciones al sistema obtenido vía Internet o por cualquier medio, ni tampoco se podrá alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.
c. Los archivos con extensiones XBRL, XBRLT, XML y XLSX que se crean a partir del aplicativo XBRL Express, no deben ser modificados en estructura, en nombre ni en ubicación. De lo contrario, podrán crearse inconvenientes para el acceso y uso de los mismos.
d. Debe advertirse que, conforme al artículo 43 Ley 222 de 1995 y demás disposiciones concordantes, quienes suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas, incurren en la responsabilidad penal correspondiente prevista en el referido artículo.
e. La utilización de los medios electrónicos en el portal empresarial
www.supersociedades.gov.co está disponible las veinticuatro horas del día.
Los siguientes mecanismos adicionales de soporte estarán también disponibles para todas las Empresas:
- Correo electrónico: efinancieros@supersociedades.gov.co
- Atención telefónica en los siguientes números: Bogotá: 3245777-2201000
Soporte técnico: ext. 7177
Diligenciamiento: ext. 4151/3085
Esta Circular rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Circular Externa número 100-000004 de 2016, expedida por la Superintendencia de Sociedades.
Publíquese y cúmplase.
El Superintendente de Sociedades,
Billy Escobar Pérez.
NOTAS AL FINAL:
1. https://www.colombiaagil.gov.co/preguntas-frecuentes/26-preguntas-frecuentes-sobre-estadosimple-colomb.
2. Bases del Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 https://ccong.org.co/files/867_at_ BasesPND2018-2022.pdf.
3. La negociación o ejecución de acuerdos de reestructuración en los que actúan las cámaras de comercio u otras autoridades como nominadoras, son de competencia de aquellas según lo dispuesto en el artículo de la Ley 550 de 1999.
