CIRCULAR EXTERNA 100-000007 DE 2023

(octubre 31)

Diario Oficial No. 52.565 de 31 de octubre de 2023

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Señores

PRESIDENTES EJECUTIVOS

CÁMARAS DE COMERCIO

Referencia: Adición y modificación de la Circular Externa 100-000002 del 25 de abril de 2022 de instrucciones a las cámaras de comercio.

La Superintendencia de Sociedades, en ejercicio de sus funciones y competencias⁽¹⁾, expidió la Circular Externa 100-000002 del 25 de abril de 2022 mediante la cual impartió instrucciones a las cámaras de comercio.

Como parte del ejercicio de revisión constante de las instrucciones expedidas y de acuerdo con las oportunidades de mejora identificadas sobre la inscripción de oficios, resoluciones y providencias cuando cursa un proceso de extinción de dominio, surgió la necesidad de adicionar y modificar la mencionada Circular, en los siguientes términos:

1. Aspectos a tener en cuenta en la inscripción de oficios, resoluciones y providencias relacionadas con el proceso de extinción de dominio

Las cámaras de comercio están en la obligación de inscribir las órdenes que se impartan en un proceso de extinción de dominio por parte de la autoridad competente que afecten a sus matriculados e inscritos en sus registros públicos en los términos que las autoridades lo señalen.

Las medidas cautelares ordenadas en un proceso de extinción de dominio, tienen como finalidad evitar que los bienes puedan ser ocultados, negociados, transferidos o puedan sufrir deterioro, extravío o destrucción; de ahí la importancia de su inscripción y certificación por parte de las cámaras de comercio.

A su vez, debe tenerse en cuenta que las medidas cautelares en los procesos de extinción de dominio, según la naturaleza de cada una de ellas, no solo limitan la libre disposición del bien por parte del propietario, sino que pueden además despojar del ejercicio de la administración, dirección, representación y/o gestión hasta tanto se declare la pérdida del derecho de dominio, se ordene la devolución del bien al propietario que probó su legítimo derecho o en general se ordene el levantamiento de la medida cautelar.

Siendo así, los oficios, resoluciones y providencias proferidos por la autoridad competente dentro del proceso de extinción de dominio y los oficios expedidos por el administrador de los bienes, se deben inscribir en los registros que llevan las cámaras de comercio en los términos que se emitan. Estas medidas pueden estar referidas al embargo, secuestro, toma de posesión y suspensión del poder dispositivo y según su naturaleza, pueden recaer sobre personas jurídicas, cuotas, partes de interés, acciones y/o establecimientos de comercio y se inscribirán en los Libros VIII del Registro Mercantil, I del Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro o III del Registro de Entidades de Economía Solidaria, según el caso. La medida cautelar de suspensión del poder dispositivo es de inscripción inmediata, sin ser sometida a turno o restricción por parte de la entidad registral y sin consideración a la persona que alega ser el titular del bien.

Las demás órdenes o decisiones que se emitan en torno a los procesos de extinción de dominio serán inscritas en los registros que llevan las cámaras de comercio en el libro y registro correspondiente, según la naturaleza de la orden.

Por lo anterior, se deben impartir instrucciones a las cámaras de comercio sobre la inscripción de las medidas cautelares dictadas dentro de los procesos de extinción de dominio, adicionándose y modificándose la Circular Externa 100-000002 del 25 de abril de 2022.

2. Certificación de las personas jurídicas o establecimientos de comercio que se encuentren afectados por un proceso de extinción de dominio

Con el fin de dar a conocer a los terceros los procesos de extinción de dominio, las cámaras de comercio deben registrar y certificar sobre la existencia de los mismos, cuando le sean comunicados por la autoridad competente como parte de las medidas cautelares ordenadas.

Esta comunicación se dejará de certificar en el momento en que la autoridad competente cancele la medida y solicite su retiro del respectivo certificado.

3. Adición y modificación de la Circular Externa 100-000002 del 25 de abril de 2022

Conforme a lo expuesto en los numerales 1 y 2 de la presente Circular, se procede a modificar y adicionar la Circular Externa 100-000002 del 25 de abril de 2022 proferida por esta entidad, en los siguientes términos:

PRIMERO. Se adiciona al numeral 1.3.1.8. “Libro VIII. De las medidas cautelares y demandas civiles” de la Circular Externa 100-000002 del 25 de abril de 2022, así:

“- Los oficios, resoluciones y providencias que comuniquen la existencia de un proceso de extinción de dominio y las medidas cautelares de embargo, toma de posesión o suspensión del poder dispositivo decretadas en estos procesos y demás cautelas que determine la autoridad competente”.

SEGUNDO. Se adiciona al numeral 1.3.6. “Aspectos relativos a la inscripción de embargos y órdenes de autoridad competente” de la Circular Externa 100- 000002 del 25 de abril de 2022, el siguiente subnumeral:

“1.3.6.7. Las cámaras de comercio inscribirán y certificarán los oficios, resoluciones y providencias que den cuenta de la existencia de medidas cautelares dentro de un proceso de extinción de dominio cuando así lo determine la Fiscalía General de la Nación o el juez de conocimiento y estas medidas recaigan sobre una persona jurídica, establecimiento de comercio, acciones, cuotas o partes de interés.

La certificación sobre las medidas cautelares decretadas dentro del proceso de extinción de dominio la podrá solicitar la SOCIEDAD DE ACTIVOS ESPECIALES S. A. S. - SAE S. A. S., quien para el efecto deberá aportar el oficio, resolución o providencia proferidos por la autoridad competente en donde se ordene su registro, situación que será inscrita y certificada en la matrícula de la persona jurídica y/o sus establecimientos de comercio.

Cuando la medida cautelar recae sobre el 100% de la participación accionaria, la SAE está habilitada para solicitar a la cámara de comercio la inscripción de la medida cautelar.

Los oficios, resoluciones o providencias proferidos dentro del proceso de extinción de dominio serán inscritos en los libros del registro correspondiente según la materia en la que recaiga y los términos que la autoridad competente emita en la respectiva orden.

En las solicitudes de inscripción que se presenten con ocasión de los procesos de extinción de dominio las cámaras de comercio no enviarán a sus usuarios las alertas a las que hace referencia el SIPREF.

También se inscribirán las medidas cautelares de suspensión del poder dispositivo y embargos, sobre los establecimientos de comercio, cuotas o partes de interés, así como los nombramientos de los depositarios provisionales, mandatarios o liquidadores, la pérdida del derecho de dominio o el levantamiento de la medida cautelar y las demás decisiones que ordene inscribir la autoridad competente.

Las cámaras de comercio registrarán la medida de embargo sobre establecimientos de comercio, cuotas o partes de interés social.

Si la medida cautelar consiste únicamente en el embargo de las acciones, esta no se inscribirá en el registro público correspondiente, pero la cámara de comercio deberá informar a la respectiva autoridad, que si así lo estima, procede la inscripción de cualquier otra medida innominada, como por ejemplo, la existencia del proceso de extinción de dominio, a efectos de dar publicidad del mismo frente a terceros.

La medida de suspensión del poder dispositivo de personas jurídicas, acciones, cuotas, partes de interés y/o establecimientos de comercio será sujeta a registro. La suspensión del poder dispositivo determina que estos bienes quedan a disposición del administrador del FRISCO a través de la SOCIEDAD DE ACTIVOS ESPECIALES S. A. S. - SAE S. A. S. o del depositario provisional y por ello, estos ejercerán los derechos que les corresponden a los titulares de los bienes, hasta que se produzca la decisión definitiva de pérdida del derecho de dominio o se levante la medida cautelar.

Las medidas cautelares de suspensión del poder dispositivo se inscribirán de manera inmediata, sin ser sometidas al derecho al turno y sin consideración de la persona titular del bien. Una vez inscrita, la cámara de comercio informará a la autoridad que emitió la orden sobre dicha situación.

Frente a los diferentes trámites y actuaciones que se presenten para registro, las cámaras de comercio tendrán en cuenta que los propietarios de los bienes sobre los que recaigan las medidas cautelares de extinción de dominio no pueden ejercer derechos sociales ni ningún acto de disposición, administración o gestión, a menos que sean autorizados por el administrador del FRISCO, previa autorización del funcionario judicial, la cual será sujeta a registro si así lo dispone la misma autoridad.

La SOCIEDAD DE ACTIVOS ESPECIALES S. A. S. - SAE S. A. S. al ejercer los derechos sociales derivados de las acciones, cuotas o partes de interés en personas jurídicas de derecho privado objeto de medida cautelar en el proceso de extinción de dominio, estará facultada para participar en las deliberaciones de la asamblea general de accionistas o junta de socios y votar en ellas.

Si la medida cautelar recae sobre el cien por ciento (100%) de las cuotas, acciones o partes de interés o sobre un porcentaje de participación que confiera el control de la persona jurídica, la dirección, administración y representación legal de la misma quedará en cabeza de la SOCIEDAD DE ACTIVOS ESPECIALES S. A. S. - SAE S. A. S. o la persona que ella designe. La cámara de comercio procederá a certificar esta situación en el módulo de nombramientos de los administradores. En los demás casos, la SAE ejercerá los derechos sociales que le otorgan las cuotas, acciones o partes de interés en el porcentaje correspondiente.

La medida cautelar que recaiga sobre el cien por ciento (100%) de las acciones, cuotas, partes o derechos de una sociedad o persona jurídica, o sobre un porcentaje de participación accionaria que confiera el control de la sociedad, se extiende a todos los activos que conformen el patrimonio de la sociedad y deberá ser inscrita en todos los establecimientos de comercio de la sociedad, por expresa disposición del artículo 100 de la Ley 1078 de 2014, a menos que la autoridad determine otro efecto. Si los establecimientos de comercio no se encuentran inscritos en la jurisdicción de la cámara de comercio, esta deberá remitir la orden de autoridad competente a las demás cámaras de comercio que corresponda para su inscripción.

Cuando se inicia una acción de extinción de dominio sobre los bienes de una sociedad, acciones, cuotas o partes de interés que integren su capital social, la sociedad quedará incursa en causal de sometimiento a vigilancia por parte de la SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES en los términos definidos por la ley, salvo que se encuentre vigilada por otra Superintendencia, lo cual debe tener en cuenta la cámara de comercio frente a posteriores solicitudes de registro, por ejemplo, en caso de solicitarse la inscripción de una fusión, escisión, entre otros actos que determine la ley, se requerirá autorización de la respectiva entidad que ejerce vigilancia.

Cuando estén inscritas las medidas cautelares ordenadas en los procesos de extinción de dominio, las cámaras de comercio no pueden inscribir ningún acto o documento que determine disposición, administración o gestión de los accionistas o socios sobre los que recaiga la medida, ni tampoco podrán tramitar los recursos en sede administrativa que interpongan dichos socios o accionistas en nombre propio o a través de sus representantes, apoderados, agentes oficiosos o alegando la calidad de tercero interesado, en contra de los nombramientos o las decisiones que adopte el administrador del FRISCO o el depositario provisional en ejercicio de sus funciones, en este caso la cámara de comercio procederá a rechazar los recursos por falta de legitimación dentro del término previsto en el numeral 1.12.1.3.3. “Acto administrativo de negativa o rechazo del recurso” de la Circular Externa 100-000002 del 25 de abril de 2022.

La SOCIEDAD DE ACTIVOS ESPECIALES S. A. S. - SAE S. A. S. podrá realizar los nombramientos de los representantes legales y administradores de la sociedad de manera directa, mediante resolución o en reuniones del máximo órgano social.

Cuando las cámaras de comercio reciban de la autoridad competente la solicitud de inscripción del depositario, mandatario o liquidador dentro del proceso de extinción de dominio, si aún no se encuentra inscrita ninguna medida cautelar (embargo, toma de posesión y suspensión del poder dispositivo), se inscribirá el depositario, mandatario o liquidador y se informará a la autoridad competente, que si así lo estima, procede la inscripción de cualquier otra medida nominada o innominada, como por ejemplo, la existencia del proceso de extinción de dominio, a efectos de dar publicidad del mismo frente a terceros.

Para fines estadísticos, las cámaras de comercio asignarán un código interno para las inscripciones relacionadas con los oficios, providencias o resoluciones que comuniquen medidas cautelares relacionadas con el proceso de extinción de dominio. A través del RUES, la SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES y la SOCIEDAD DE ACTIVOS ESPECIALES S. A. S. - SAE S. A. S. podrán descargar un reporte en el que se identifiquen la persona jurídica o establecimiento de comercio afectadas con procesos de extinción de dominio, para lo cual CONFECÁMARAS les asignará un usuario para su consulta”.

TERCERO. Se adiciona a las “normas concordantes” de los numerales 1.3.1. “Libros del Registro Mercantil” y el numeral 1.3.6. “Aspectos relativos a la inscripción de embargos y órdenes de autoridad competente” de la Circular Externa 100-000002 del 25 de abril de 2022 las relacionadas con el proceso de extinción de dominio, así:

“1.3.1. Libros del Registro Mercantil.

(…)

Normas concordantes:
Artículos 27, 28 y 38 del Código de Comercio.
Artículo 75 del Código General del Proceso.
Artículo 175 del Decreto Ley 019 de 2012.
Artículos 30, 88 (modificado por la Ley 1708 de 2014, por la Ley 1849 de 2017 y la Ley 2010 de 2019), 100 (modificado por la Ley 1849 de 2017 y la Ley 1955 de 2019), 102, 103, 104 y 105 de la Ley 1708 de 2014.
Artículo 2.5.5.2.1.3. del Decreto 1068 de 2015.

1.3.6. Aspectos relativos a la inscripción de embargos y órdenes de autoridad competente.

(…)

Normas concordantes:

Artículos 27, 28, numeral 8 y artículo 42 del Código de Comercio.

Artículos 30, 88 (modificado por la Ley 1708 de 2014, por la Ley 1849 de 2017 y la Ley 2010 de 2019), 100 (modificado por la Ley 1849 de 2017 y la Ley 1955 de 2019), 102, 103, 104 y 105 de la Ley 1708 de 2014.

Artículo 2.5.5.2.1.3. del Decreto 1068 de 2015.

CUARTO. Se modifica el subnumeral 2.1.5.3. y se adiciona el subnumeral 2.1.5.4. al numeral 2.1.5. “Módulo órdenes de autoridad competente” y el subnumeral 2.1.11.11 al numeral 2.1.11 del Anexo 2 “instructivo para los certificados que expidan las cámaras de comercio” de la Circular Externa 100- 000002, así:

“2.1.5. MÓDULO ÓRDENES DE AUTORIDAD COMPETENTE

(…)

2.1.5.3.

En este módulo se incluirán los oficios, resoluciones o providencias relacionadas con el proceso de extinción de dominio.

Cuando la medida cautelar recaiga sobre acciones, las cámaras de comercio certificarán:

Mediante XXX (oficio, resolución o providencia) n.° XXX del XX (fecha) la xx (autoridad competente) dentro del PROCESO DE EXTINCIÓN DE DOMINIO que se adelanta contra XXXX, ordenó inscribir la suspensión del poder dispositivo del XX% de las acciones que conforman el capital de la sociedad, orden que fue inscrita en esta Cámara de Comercio el (fecha) con el n.° xx del Libro VIII.

Si la medida cautelar recae sobre más del 50% del capital, certificarán:

Mediante XXX (oficio, providencia o resolución) n.° XXX del XX (fecha) la xx (autoridad competente) dentro del PROCESO DE EXTINCIÓN DE DOMINIO que se adelanta contra XXXX, ordenó inscribir la xx (suspensión del poder dispositivo y/o embargo) del XX% de las XX (acciones, cuotas o partes de interés social) que conforman el capital de la sociedad, orden que fue inscrita en esta Cámara de Comercio el (fecha) con el n.° xx del Libro VIII.

Como consecuencia de lo anterior, la dirección, administración y representación de la sociedad la ejerce (xxx).

Si la autoridad competente hace referencia a la administración de la sociedad, se certificará así:

Atendiendo lo ordenado en el XXX (oficio, resolución o providencia) n.° XXX del XX (fecha) de xx (autoridad competente), inscrito mediante registro n.° XXXXXX del Libro XXXX del Registro XXXX, la dirección, administración y representación de la sociedad la ejerce (xxx).

La información comunicada por la SOCIEDAD DE ACTIVOS ESPECIALES S. A. S. - SAE S. A. S. respecto de las personas jurídicas que se encuentren dentro de un proceso de extinción de dominio, se certificará así:

La SOCIEDAD DE ACTIVOS ESPECIALES S. A. S. - SAE S. A. S. aportó XXX (oficio, resolución o providencia) n.° XXX del XX (fecha) proferida por la xx (autoridad competente) en el que se ordenó la inscripción de la existencia de un PROCESO DE EXTINCIÓN DE DOMINIO, el cual fue inscrito en esta Cámara de Comercio el (fecha) con el n.° xx del Libro VIII.

En el XXX (oficio, resolución o providencia) n.° XXX del XX (fecha) proferida por la xx (autoridad competente) se ordenaron las siguientes medidas cautelares XXX [cuando el oficio, resolución o providencia así las decrete].

2.1.5.4. Cuando no existan órdenes de autoridad competente o comunicación de la SOCIEDAD DE ACTIVOS ESPECIALES S. A. S. - SAE S. A. S. relacionadas con el proceso de extinción de dominio, este módulo no se incluirá en el Certificado.

2.1.11. MÓDULO NOMBRAMIENTOS

(…)

2.1.11.11. Cuando en los procesos de extinción de dominio la SOCIEDAD DE ACTIVOS ESPECIALES S. A. S. - SAE S. A. S. ejerza el control de la sociedad, si designa a los órganos de administración, en el módulo de nombramientos únicamente se certificará:

Atendiendo lo ordenado en el XXX (oficio, resolución o providencia) n.° XXX del XX (fecha) de xx (autoridad competente), inscrito mediante registro n.° XXXXXX del Libro XXXX del Registro XXXX, la dirección, administración y representación de la sociedad la ejerce (xxx).

2.1.11.12. Cuando en los procesos de extinción de dominio la SOCIEDAD DE ACTIVOS ESPECIALES S. A. S. - SAE S. A. S. ejerza el control de la sociedad, si esta entidad no ha designado a los órganos de administración, en el módulo de nombramientos se certificará únicamente lo siguiente:

Atendiendo lo ordenado en el XXX (oficio, resolución o providencia) n.° XXX del XX (fecha) de xx (autoridad competente), la dirección, administración y representación de la sociedad la ejerce el administrador del Frisco o quien este designe como depositario provisional de conformidad con los artículos 100 y 104 de la Ley 1708 de 2014”.

QUINTO. Las demás órdenes que se deriven del proceso de extinción de dominio se certificarán en los términos descritos en la Circular Externa 100- 000002 del 25 de abril de 2022.

SEXTO. Lo dispuesto en esta Circular rige a partir de su publicación en el Diario Oficial, salvo los requerimientos tecnológicos que deberán implementar para identificar las inscripciones que den cuenta de la existencia de procesos de extinción de dominio, lo cual se deberá ejecutar dentro de los seis (6) meses siguientes, contados a partir de la entrada en vigencia del presente acto administrativo. Las demás instrucciones impartidas en la Circular Externa 100- 000002 del 25 de abril de 2022, no son modificadas y mantienen su vigencia.

Publíquese y cúmplase.

El Superintendente de Sociedades,

Billy Escobar Pérez.

NOTAS AL FINAL:

1. Artículo 70 de la Ley 2069 de 2020 y numeral 21 del artículo 8o del Decreto 1736 de 2020 modificado por el artículo 5o del Decreto 1380 de 2021