OFICIO 220-213198 DE 2026
(enero 2)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
| Asunto: | Aspectos generales sobre el derecho de inspección |
Me refiero a su escrito radicado en esta entidad mediante el cual formula una consulta relacionada con los aspectos generales sobre el derecho de inspección.
Previo a atender lo propio, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 de la Ley 1437 de 2011, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, de manera que, sus respuestas a las consultas no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la entidad.
Así mismo, se aclara que los pronunciamientos emitidos en esta instancia no constituyen asesoría a particulares sobre procesos judiciales, o sugieren actuaciones administrativas, ni conceptúan sobre asuntos de carácter particular y concreto[1].
Con el alcance indicado, esta Oficina procede a responder su consulta en los siguientes términos:
"1. ¿Puede un acuerdo de accionistas limitar válidamente el ejercicio del derecho de inspección, exigiendo que sea ejercido de manera personal por el accionista y prohibiendo su delegación a terceros profesionales o asesores externos?
Respecto de los acuerdos entre accionistas, la Ley 222 de 1995 estipula:
"Artículo 70. Acuerdos entre accionistas. Dos o más accionistas que no sean administradores de la sociedad, podrán celebrar acuerdos en virtud de los cuales se comprometan a votar en igual o determinado sentido en las asambleas de accionistas. Dicho acuerdo podrá comprender la estipulación que permita a uno o más de ellos o a un tercero, llevar la representación de todos en la reunión o reuniones de la asamblea. Esta estipulación producirá efectos respecto de la sociedad siempre que el acuerdo conste por escrito y que se entregue al representante legal para su depósito en las oficinas donde funcione la administración de la sociedad. En lo demás, ni la sociedad ni los demás accionistas, responderán por el incumplimiento a los términos del acuerdo."
Sobre los acuerdos de accionistas, esta Entidad en sede jurisdiccional ha manifestado:
"Con la promulgación de la Ley 222 de 1995, se reconoció, por primera vez en nuestro ordenamiento legal, que los acuerdos de accionistas podían surtir efectos más allá de las partes que los suscriben. En el artículo 70 de la Ley 222 se consagró una excepción legal al postulado de la relatividad de los actos jurídicos, por cuya virtud, las estipulaciones contenidas en un convenio parasocial 'producirá[n] efectos respecto de la sociedad. Claro que, para ello, el respectivo acuerdo debe cumplir con las múltiples exigencias mencionadas en la norma citada. Se trata de 'requisitos sustanciales de índole subjetiva y objetiva y de condiciones de forma cuyo cumplimiento se exige de modo imperativo. La restricción subjetiva consiste en que los accionistas suscriptores no ostenten la calidad de administradores, al paso que la de naturaleza objetiva tiene que ver con las materias sobre las cuales puede versar el acuerdo, vale decir, el sentido en que los suscriptores deberán votar en las reuniones de la asamblea o la representación de tales accionistas en las sesiones del máximo órgano social. Además, debe cumplirse con la formalidad consistente en que el acuerdo conste por escrito y 'que se entregue al representante legal para su depósito en las oficinas donde funcione la administración de la sociedad'. De no cumplirse con alguna de las exigencias mencionadas, parece suficientemente claro que el respectivo acuerdo sólo tendrá efectos entre los accionistas que lo celebraron. "[2]
En relación con el asunto esta Oficina ha indicado:
"Situación diferente se presenta frente a pactos privados celebrados entre accionistas tendientes a fijar condiciones en la negociabilidad de sus acciones, los cuales no pueden ser confundidos con los pactos entre accionistas a que se refiere el artículo 70 de la Ley 222 de 1995, cuya única materia de pacto será la posibilidad de votar en igual o determinado sentido durante una reunión de Asamblea General de Accionistas, entre otros de los asuntos específicamente previstos en tal precepto. Sobre este particular, es criterio de esta superintendencia, que no es viable, al amparo del artículo 70 de la mencionada Ley 222, celebrar acuerdos sobre temas distintos a los señalados taxativamente. Se debe precisar en todo caso, que ello no obsta para que los asociados en ejercicio de la autonomía de la voluntad privada puedan celebrar discrecionalmente acuerdos sobre otros asuntos, como serían los que contengan condiciones relacionadas con la enajenación de acciones, caso en el cual éstos, que la doctrina ha denominado tradicionalmente acuerdos privados, resultarán plenamente válidos entre los socios que los suscriben, pero a diferencia de los anteriores, no tendrán carácter vinculante frente a la compañía ni a los demás asociados."[3]
De lo anterior se colige que para las sociedades anónimas y demás del Código de Comercio, no resulta viable la adopción de un acuerdo entre accionistas en los términos del artículo 70 de la Ley 222 de 1995 respecto de la forma de ejercer el derecho de inspección, toda vez que sólo podrán celebrarse acuerdos respecto de los temas señalados taxativamente en la norma.
Ahora bien, en ejercicio de la autonomía de la voluntad, los accionistas podrán pactar acuerdos que versen sobre otros temas, como aquellos materia de consulta, los cuales resultarán plenamente válidos entre los socios que los suscriben, pero a diferencia del acuerdo consignado el artículo ampliamente mencionado, no tendrán carácter vinculante frente a la compañía ni a los demás asociados.
Finalmente, en lo que respecta a las sociedades por acciones simplificadas, de conformidad con el artículo 24 de la Ley 1258 de 2008, los acuerdos entre accionistas podrán versar sobre "cualquier otro asunto lícito", por lo que, a juicio de esta Oficina, bien puede pactarse vía acuerdo paraestatutario, la forma en la que deberá ejercerse el derecho de inspección.
"2. ¿Constituye uso indebido del derecho de inspección solicitar información con el fin de obtener una valoración externa de acciones cuando existe en estatutos o pactos de socios un procedimiento obligatorio para tal valoración?
7. ¿Puede considerarse abuso del derecho que un accionista utilice la inspección como mecanismo para obtener información en un contexto de compraventa interna o externa de acciones?
17. ¿Puede considerarse un uso indebido o desviado del derecho de inspección cuando un accionista solicita nuevamente acceso a información confidencial dentro de un lapso inferior a tres (3) meses después de haber ejercido dicho derecho, particularmente cuando existen indicios de que su verdadera finalidad –aunque no manifestada expresamente– es obtener elementos para tasar el valor de sus acciones fuera del procedimiento societario establecido?"
Debe precisarse que el derecho de inspección, consagrado en el artículo 48 del Código de Comercio, constituye una facultad legal de los asociados orientada a permitir la verificación de la situación administrativa, contable y financiera de la sociedad. En ese sentido, la Superintendencia de Sociedades ha señalado que dicho derecho no tiene carácter absoluto y que su ejercicio puede ser regulado por los estatutos sociales.
En ese sentido la Circular Básica Jurídica 100-000008 de 2022 señala:
"3.8.1. El derecho de inspección se circunscribe a aquellos asuntos y documentos que tengan relación directa con las materias o asuntos propios de la reunión ordinaria del máximo órgano social y siempre que no se trate de documentos que versen sobre secretos industriales o información que de ser divulgada pueda ser utilizada en detrimento de la sociedad.
Al respecto, la Comunidad Andina - CAN - ha definido el secreto empresarial, como cualquier información no divulgada que una persona natural o jurídica legítimamente posea, que pueda usarse en alguna actividad productiva, industrial o comercial y que sea susceptible de transmitirse a un tercero, en la medida que dicha información cumpla con los requisitos establecidos en el artículo 260 de la Decisión 486 de 2000.
Lo anterior cobra relevancia en los eventos en que los accionistas de una sociedad tengan a su vez la calidad de competidores, por lo que dependiendo del caso habrá que revisar si existen razones válidas y suficientes para restringir el acceso a cierta información por pertenecer éstos a un mismo sector productivo y/o mercado, resultando evidente la posibilidad de competencia entre los mismos y, por tanto, de que la información que conozcan en ejercicio del derecho de inspección sea utilizada en detrimento de la sociedad sobre la que se ejerce la inspección, y en beneficio de los accionistas competidores, en cuyo caso resultaría razonable imponer la restricción de acceso a determinada información de relevancia comercial y que de darse a conocer a terceros puede perjudicar los intereses de la sociedad y sus asociados.
(...)
3.8.6. El máximo órgano social podrá reglamentar el ejercicio del derecho de inspección a fin de evitar el entorpecimiento de la actividad comercial de la empresa y disponer aspectos como el horario para su ejercicio, los mecanismos para la consulta de la documentación, la necesidad de programar citas para el ejercicio individual del mismo, sin que tal reglamentación pueda, en ningún caso, comportar una violación de las normas que amparan el derecho de inspección de los accionistas.
3.8.7. La información que el administrador debe poner a disposición es por regla general, la correspondiente al último ejercicio, pues los documentos propios a ejercicios anteriores, en principio fueron objeto de fiscalización individual en la oportunidad legal correspondiente.
Sin embargo, es preciso señalar que el legislador ha definido los límites frente al alcance, la oportunidad y los sujetos a quienes les asiste el derecho de inspección; por tanto, le corresponde a la administración estudiar la información que será presentada a la asamblea de accionistas con el fin de determinar cuál será la extensión del derecho de inspección, determinando la razonabilidad de la información y la documentación puesta a disposición de los accionistas, teniendo en cuenta que podrían existir operaciones o registros que para su entendimiento, análisis y comprensión, requieren de la exhibición de documentos que eventualmente pueden abarcar un periodo de tiempo mayor al ejercicio que actualmente se presenta a consideración de la asamblea.[4]"
En virtud de lo anterior, el derecho de inspección se podrá ejercer de manera personal por el accionista o por un representante, en la medida en se busca preservar la confidencialidad de la información societaria y no se impide el acceso del socio a los documentos que hayan sido dispuestos por la administración y se consideren necesarios para cumplir la finalidad legal del derecho.
Con respecto al uso de la información dispuesta para el ejercicio del derecho de inspección esta Oficina ha señalado:
Sin perjuicio de lo anterior, debe recordarse que de conformidad con la reserva de que gozan los libros y papeles comerciales en los términos del artículo 61 del Código de Comercio y el carácter excepcional que representa frente a aquella el derecho de inspección consagrado en favor de los asociados, de suministrase la información solicitada por los accionistas en ejercicio del derecho de inspección, estos están obligados a mantener la información recibida en absoluta confidencialidad, so pena de incurrir en las infracciones correspondientes, por lo que el único destino que pueden darle a ésta es el de su propia ilustración con miras a ejercer el voto en las deliberaciones de la asamblea ordinaria de accionistas."[5] (Negrita y subraya fuera de texto).
"(...) 4. El ejercicio abusivo del derecho de inspección por parte de los socios o accionistas puede llegar a comprometer su responsabilidad extracontractual y a generar la consecuente indemnización por los perjuicios que se le pudieren llegar a causar a la sociedad, sin perjuicio de las acciones penales a que hubiere lugar. (...)"[6].
Por lo anterior, los socios en el ejercicio del derecho de inspección deben mantener la información recibida, incluida aquella relacionada con la correspondencia recibida o enviada por la sociedad en el giro ordinario de sus negocios, en absoluta reserva, so pena de incurrir en las infracciones civiles o penales correspondientes.
Finalmente, esta Oficina, en instancia consultiva, no puede emitir juicios de valor respecto del uso de la información por parte de los asociados en el ejercicio del derecho de inspección, pero se reitera que el único destino que pueden darle a la información dispuesta para el ejercicio del derecho de inspección es el de su propia ilustración con miras a ejercer el voto en las deliberaciones de la asamblea ordinaria de accionistas.
"3. ¿Puede la administración negar o limitar el derecho de inspección cuando existen indicios de que el accionista busca evadir el procedimiento societario de venta o valoración de acciones previamente acordado?"
4. ¿Es legítimo que una sociedad excluya del derecho de inspección el acceso a información confidencial, estratégica, técnica, industrial o sensible, especialmente cuando su divulgación pueda afectar secretos industriales o ventajas competitivas?"
El artículo 48 de la Ley 222 de 1995 dispone:
"Artículo 48. Derecho de Inspección. Los socios podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, en los términos establecidos en la ley, en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad. En ningún caso, este derecho se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad.
Las controversias que se susciten en relación con el derecho de inspección serán resueltas por la entidad que ejerza la inspección, vigilancia o control. En caso de que la autoridad considere que hay lugar al suministro de información, impartirá la orden respectiva.
Los administradores que impidieren el ejercicio del derecho de inspección o el revisor fiscal que conociendo de aquel incumplimiento se abstuviere de denunciarlo oportunamente, incurrirán en causal de remoción. La medida deberá hacerse efectiva por la persona u órgano competente para ello o, en subsidio, por la entidad gubernamental que ejerza la inspección, vigilancia o control del ente."
De la norma transcrita se colige que la administración podrá restringir el ejercicio del derecho de inspección respecto de documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que, de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad.
"5. ¿Puede la sociedad negar el acceso a terceros (contadores externos, asesores financieros, abogados) durante el ejercicio del derecho de inspección cuando el acuerdo de socios o estatutos lo prohíben expresamente?
6. ¿Debe prevalecer el procedimiento contractual de valoración de acciones sobre el ejercicio del derecho de inspección cuando este último pretende sustituirlo o desnaturalizarlo?"
Respecto de estas inquietudes, el artículo 369 del Código de Comercio, establece: "Los socios tendrán derecho a examinar en cualquier tiempo, por sí o por medio de un representante, la contabilidad de la sociedad, los libros de registro de socios y de actas y en general todos los documentos de la compañía".
En línea con lo anterior, la Superintendencia de Sociedades, por medio de la Circular Básica Jurídica[7], ha indicado:
"3.6.1. Personas autorizadas para ejercer el derecho de inspección: Los asociados podrán ejercer este derecho por conducto de un representante debidamente facultado o asistir acompañado de un profesional con el conocimiento técnico para examinar los papeles de la sociedad. En este caso el asociado será responsable del uso indebido que de la información llegue a hacer ese tercero".
Finalmente se recuerda que el máximo órgano social podrá reglamentar el ejercicio del derecho de inspección a fin de evitar el entorpecimiento de la actividad comercial de la empresa y disponer aspectos como el horario para su ejercicio, los mecanismos para la consulta de la documentación, la necesidad de programar citas para el ejercicio individual del mismo, sin que tal reglamentación pueda, en ningún caso, comportar una violación de las normas que amparan el derecho de inspección de los accionistas.
"8. ¿Es válida la imposición de acuerdos de confidencialidad previos al ejercicio de la inspección, aun cuando ya existan acuerdos de accionistas con cláusulas de confidencialidad?"
En lo que tiene que ver con las consultas referentes a la interpretación de cláusulas contractuales de confidencialidad, así como otras disposiciones pactadas en negociaciones privadas, es preciso señalar que, a este Despacho en función consultiva, le está vedado pronunciarse al respecto.
Sin perjuicio de lo anterior, debe recordarse que de conformidad con la reserva de que gozan los libros y papeles comerciales en los términos del artículo 61 del Código de Comercio y el carácter excepcional que representa frente a aquella el derecho de inspección consagrado en favor de los asociados, de suministrase la información solicitada por los accionistas en ejercicio del derecho de inspección, estos están obligados a mantener la información recibida en absoluta confidencialidad, so pena de incurrir en las infracciones correspondientes, por lo que el único destino que pueden darle a ésta es el de su propia ilustración con miras a ejercer el voto en las deliberaciones de la asamblea ordinaria de accionistas.
"9. ¿Puede la sociedad implementar medidas de control como supervisión presencial, limitación de dispositivos electrónicos, prohibición de fotografías o copias, e incluso retención temporal de dispositivos, para evitar reproducción no autorizada de información durante la inspección?"
Para dar respuesta a esta inquietud, basta con transcribir lo dispuesto por la Superintendencia de Sociedades en la Circular Básica Jurídica, donde señala lo siguiente:
"3.11. Solicitud de copias durante ejercicio del derecho de inspección. La inspección apunta a verificar el contenido de los documentos sin que tengan derecho a pedir copias, por lo que el hecho de que la administración de la sociedad se niegue a suministrarlas a los socios no configura violación alguna del citado derecho; no obstante, la Junta de Socios o la Asamblea General de Accionistas, podrá determinar la viabilidad de conceder cierta libertad a favor de los asociados, para que al examinar los distintos papeles de la empresa en el ejercicio del derecho de inspección, se les permita sacar directamente o solicitar a la administración las copias que a bien tengan.
Cuando se tengan repositorios de información digital con ocasión de reuniones virtuales o mixtas, no podrán los asociados o sus representantes, reproducir su contenido, salvo autorización expresa del administrador de la sociedad y se reitera que incluso en estos casos se mantiene el deber de preservar la reserva de esa información.
Así mismo, como se trata de una labor de fiscalización con finalidades puramente informativas, los socios no están facultados para hacer anotaciones de ninguna clase sobre los documentos facilitados ni para conocer y mucho menos difundir la información amparada con reserva documental, como los secretos técnicos, industriales, empresariales o de política comercial ni entorpecer la marcha administrativa de la gerencia.
A su vez, respecto del alcance del derecho de inspección, es preciso tener en cuenta que este derecho apunta a verificar el contenido de los documentos sin que se tenga derecho a pedir copias ni a realizar anotaciones, enmendaduras o comentarios sobre los documentos que se colocan a disposición. En consecuencia, la administración de la sociedad podría negarse a suministrar copias y, a su vez, podría impedir la realización de las referidas anotaciones sobre los documentos objeto de inspección, sin que esto constituya una violación al ejercicio del derecho de inspección.
Sin embargo, teniendo en cuenta que de manera particular la normatividad no prohíbe tomar notas en otro documento distinto de los que son objeto de análisis, a juicio de esta Superintendencia, tal conducta resultaría viable, desde luego sin perjuicio de la responsabilidad del asociado por el uso indebido de la información que haga tanto el mismo como el tercero en quien delegue o acompañe el ejercicio del derecho de inspección. Lo anterior, no podría ser de otra forma por cuanto en un ejercicio de verificación, análisis e inspección de documentación societaria, es apenas lógico que el asociado tome notas que le permitan enterarse y estudiar la situación administrativa, financiera, contable y jurídica de la compañía para, por ejemplo, formular preguntas en la respectiva asamblea de accionistas y en general, para obtener la ilustración suficiente para participar de las deliberaciones y ejercer el derecho al voto en las reuniones del máximo órgano social".
"10. ¿Puede la Superintendencia de Sociedades conocer disputas relacionadas con el alcance del derecho de inspección si existe una cláusula compromisoria que obliga a llevar los conflictos a arbitraje?"
Respecto de este interrogante, es preciso señalar que los pronunciamientos que se profieren en esta instancia no están dirigidos a prestar asesoría a los particulares sobre temas específicos de los negocios a los cuales están vinculados. En este sentido, no le está permitido a este Despacho en función consultiva, conceptuar sobre asuntos de orden particular y concreto.
El artículo 48 de la Ley 222 de 1995 citado con antelación contempla la función de resolver las controversias que se susciten en relación con el derecho de inspección por parte de la entidad que ejerza la inspección, vigilancia o control del ente societario, esto en sede administrativa.
Ahora bien, en los términos del artículo 3 de la Ley 1563 de 2012, el pacto arbitral "es un negocio jurídico por virtud del cual las partes someten o se obligan a someter a arbitraje controversias que hayan surgido o puedan surgir entre ellas. El pacto arbitral implica la renuncia de las partes a hacer valer sus pretensiones ante los jueces. (...)", de lo cual resulta claro que la aplicación del compromiso procede únicamente en los casos en los que se pretende el acceso a la administración de justicia y en ese sentido, no puede alegarse su existencia para evitar el trámite de procedimientos de naturaliza netamente administrativa. En conclusión, las controversias que se susciten en relación con el derecho de inspección serán resueltas en sede administrativa por la entidad que ejerza la inspección, vigilancia o control, aun cuando en los estatutos sociales se hubiere pactado una cláusula compromisoria.
"11. ¿Qué criterios debe considerar la administración para determinar cuándo una solicitud de inspección es legítima y cuándo configura una desviación del propósito legal del derecho?
12. ¿Es admisible que un accionista invoque el derecho de inspección con el objetivo de preparar demandas, reclamaciones o litigios contra la sociedad o su administración?
13. ¿Cuál es el alcance de la autonomía contractual de los socios para regular, limitar, extender o complementar el derecho de inspección mediante acuerdos de accionistas?
14. ¿Puede la sociedad negarse parcialmente a entregar información si con ello protege secretos industriales, información técnica sensible o propiedad intelectual?
15. ¿Cómo deben armonizarse el derecho de inspección, la confidencialidad reforzada y el interés social cuando estos entran en tensión?"
Para dar respuesta a estas inquietudes, es importante recordar los conceptos dispuestos en la Circular Básica Jurídica, respecto de alcance del derecho de inspección:
"Para ejercer y permitir el ejercicio del derecho de inspección, se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos:
3.8.1. El derecho de inspección se circunscribe a aquellos asuntos y documentos que tengan relación directa con las materias o asuntos propios de la reunión ordinaria del máximo órgano social y siempre que no se trate de documentos que versen sobre secretos industriales o información que de ser divulgada pueda ser utilizada en detrimento de la sociedad.
Al respecto, la Comunidad Andina - CAN - ha definido el secreto empresarial, como cualquier información no divulgada que una persona natural o jurídica legítimamente posea, que pueda usarse en alguna actividad productiva, industrial o comercial y que sea susceptible de transmitirse a un tercero, en la medida que dicha información cumpla con los requisitos establecidos en el artículo 260 de la Decisión 486 de 2000.
Lo anterior cobra relevancia en los eventos en que los accionistas de una sociedad tengan a su vez la calidad de competidores, por lo que dependiendo del caso habrá que revisar si existen razones válidas y suficientes para restringir el acceso a cierta información por pertenecer éstos a un mismo sector productivo y/o mercado, resultando evidente la posibilidad de competencia entre los mismos y, por tanto, de que la información que conozcan en ejercicio del derecho de inspección sea utilizada en detrimento de la sociedad sobre la que se ejerce la inspección, y en beneficio de los accionistas competidores, en cuyo caso resultaría razonable imponer la restricción de acceso a determinada información de relevancia comercial y que de darse a conocer a terceros puede perjudicar los intereses de la sociedad y sus asociados.
3.8.2. En materia de reserva documental, los asociados podrán examinar libros y papeles del comerciante, con la obligación de mantener en confidencialidad la información que tenga carácter reservado. No es posible solicitar que se ponga a disposición de los accionistas documentos distintos de los señalados en las normas comerciales.
3.8.3. En materia de protección de datos personales, conforme a lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012, los datos personales podrán suministrarse a terceros autorizados por el Titular o por la Ley, lo anterior significa que respecto de asuntos tales como el salario o remuneración que reciben los administradores de una sociedad, el legislador ha incluido a los asociados como sujetos autorizados para conocer, en ejercicio del derecho de inspección, la información detallada e individualizada sobre su remuneración con cargo al patrimonio social.
3.8.4. Respecto de operaciones específicas que se realicen en el marco del giro ordinario de los negocios de la sociedad, bastará con que los asociados sean informados adecuadamente sobre la gestión de la administración y el aspecto económico de la sociedad y tengan el conocimiento suficiente para poder participar activamente en la reunión del máximo órgano social en lo que a esos temas se refiera. El objetivo es que los asociados puedan documentarse suficiente y adecuadamente de forma que esto permita una activa participación y un ejercicio informado de derechos políticos en la asamblea general de accionistas.
3.8.5. Los libros de contabilidad y documentos de la sociedad no pueden ser sacados de las oficinas de la sociedad, so pretexto de poder ejercer el derecho de inspección, por cuanto, de una parte, la ley no prevé dicha posibilidad y de otra, dichos libros y documentos deben estar a disposición de los demás asociados en forma permanente o dentro del término señalado en la ley, dependiendo el tipo de sociedad de que se trate, para garantizarle a los asociados la posibilidad de ejercer su derecho adecuadamente. Esa restricción, en especial en cuanto a los documentos de la sociedad resultaría naturalmente morigerada si una sociedad decide poner a disposición de los asociados información por medios virtuales, sin que esa circunstancia los releve del deber de mantener la reserva sobre la misma.
3.8.6. El máximo órgano social podrá reglamentar el ejercicio del derecho de inspección a fin de evitar el entorpecimiento de la actividad comercial de la empresa y disponer aspectos como el horario para su ejercicio, los mecanismos para la consulta de la documentación, la necesidad de programar citas para el ejercicio individual del mismo, sin que tal reglamentación pueda, en ningún caso, comportar una violación de las normas que amparan el derecho de inspección de los accionistas.
3.8.7. La información que el administrador debe poner a disposición es por regla general, la correspondiente al último ejercicio, pues los documentos propios a ejercicios anteriores, en principio fueron objeto de fiscalización individual en la oportunidad legal correspondiente.
Sin embargo, es preciso señalar que el legislador ha definido los límites frente al alcance, la oportunidad y los sujetos a quienes les asiste el derecho de inspección; por tanto, le corresponde a la administración estudiar la información que será presentada a la asamblea de accionistas con el fin de determinar cuál será la extensión del derecho de inspección, determinando la razonabilidad de la información y la documentación puesta a disposición de los accionistas, teniendo en cuenta que podrían existir operaciones o registros que para su entendimiento, análisis y comprensión, requieren de la exhibición de documentos que eventualmente pueden abarcar un periodo de tiempo mayor al ejercicio que actualmente se presenta a consideración de la asamblea".
En conclusión, el derecho de inspección se limita a los asuntos y documentos que tengan relación directa con las materias propias de la reunión del máximo órgano social y no comprende documentos que versen sobre secretos industriales ni información cuya divulgación pueda utilizarse en detrimento de la sociedad. Los asociados pueden examinar los libros y papeles del comerciante dentro de los términos legales, con la obligación de mantener la confidencialidad de la información reservada, sin que sea posible exigir documentos distintos de los previstos en las normas comerciales.
Así mismo se pone de presente la facultad del máximo órgano social consistente en reglamentar el ejercicio del derecho de inspección.
"16. ¿Teniendo en cuenta que la sociedad en sus estatutos firmados por todos los socios tiene una cláusula compromisoria para acudir a un tribunal de arbitramento, en caso de conflicto por la interpretación de los acuerdos societarios y el derecho de inspección, deben acudir al tribunal de arbitramento escogido o esta superintendencia seria la competente para conocer de dicho conflicto?"
La respuesta a esta pregunta se encuentra subsumida en respuesta dada a los puntos anteriores.
"18. ¿Es jurídicamente razonable que una sociedad limite la frecuencia del ejercicio del derecho de inspección cuando el propósito real corresponde a etapas propias de un "due diligence", entendido que estos procesos suelen tener una periodicidad mínima de tres (3) meses y máxima de seis (6) meses, con el fin de evitar la utilización fragmentada del derecho como mecanismo de presión o prueba para valoración externa?"
Sobre el particular, esta Oficina mediante Oficio 220-160661 de 2016[8], se ha pronunciado en ellos siguientes términos:
"(...) es dable reiterar que los accionistas tienen acceso directo a la información de la sociedad en las circunstancias de modo, tiempo, y lugares definidos expresamente por el Legislador, derecho que se encuentra restringido a cierto tipo de información, de manera tal que no es posible afirmar que éste pueda ejercitarse de manera aislada, en condiciones distintas, ni en periodos diferentes a los previstos en las normas invocadas, cualquiera sea el motivo que se invoque. (Art 445, 446 y 447 del Código de Comercio, y 48 de la Ley 222 de 1995)
(...)
En ese propósito el ordenamiento comercial deja a discreción de los interesados en laventa, la labor de determinar el justiprecio, quienes lo acordarán atendiendo a los procedimientos de valoración que estimen adecuados, tales como los "due diligence", o procesos que según el common law, suponen el examen, investigación, detección de problemas y diagnóstico, adelantados por expertos en derecho sobre bienes o negocios, a instancias usualmente de la parte adquirente, inversionista o financiador, con el objeto de verificar los supuestos que ha asumido para efectos de la propuesta que habrá de efectuar, sin que ello en manera alguna suponga hacer uso de un derecho de inspección adicional, toda vez que las disposiciones legales no lo permiten.
Desde luego, que el proceso de valoración, puede comportar eventualmente la colaboración de la administración siempre que se pertinente y que adicionalmente medie la anuencia del máximo órgano social, a quien le compete en últimas adoptar, o autorizar las medidas que considere adecuadas, para lo cual ha de considerar el interés del vendedor, el interés común de los asociados, como la confidencialidad, protección y seguridad de la empresa, todo lo anterior en los términos de artículo 4o, 118 y numeral 6° del artículo 187 del Código de Comercio".
"19. ¿Puede la sociedad negar o aplazar el ejercicio del derecho de inspección cuando se evidencia que el accionista pretende obtener información sensible en lapsos reducidos que no corresponden a la periodicidad ordinaria de procesos de debida diligencia, aplicando criterios de racionalidad, razonabilidad y proporcionalidad para proteger el interés social y los acuerdos de socios?"
La respuesta a esta pregunta se encuentra subsumida en respuesta dada a los puntos anteriores.
"20. ¿Es jurídicamente válido que, dentro de un escenario en el que la sociedad y los socios han suscrito una Carta de Intención (LOI) aprobada por unanimidad y que contiene una cláusula de exclusividad mientras se adelanta un proceso de negociación, la sociedad limite el derecho de inspección para evitar que un accionista acceda a información que pueda afectar dicha exclusividad o tergiversar el proceso de negociación?"
21. En presencia de una LOI con cláusula de exclusividad, ¿puede la administración restringir el derecho de inspección a los libros obligatorios de comercio y a los estados financieros debidamente preparados, excluyendo información técnica, estratégica, industrial, operativa o sensible, con el fin de evitar un eventual fraude a la ley o la vulneración de acuerdos preliminares unánimemente aprobados por la asamblea?"
22. ¿Es válido que la sociedad limite el alcance del derecho de inspección cuando se evidencia que el accionista podría estar utilizando dicho derecho para obtener información no necesaria para su condición de socio, sino para preparar –directa o indirectamente– procesos de venta, tasación o negociación paralelos, contrariando el procedimiento estatutario y contractual diseñado para la enajenación de acciones?"
23. ¿Puede considerarse fraude de ley que un accionista invoque el derecho de inspección con la finalidad aparente de revisar libros, pero con el propósito real de recopilar información necesaria para valoraciones, escenarios de negociación o estrategias comerciales ajenas al interés social y a las reglas establecidas por los acuerdos societarios?"
24. En un escenario donde coexisten acuerdos de socios que regulan detalladamente el proceso de valoración de acciones, una LOI en ejecución con exclusividad, y solicitudes reiteradas de inspección, ¿puede la administración restringir el acceso únicamente a los libros de contabilidad obligatorios y al libro de actas, excluyendo cualquier otra información no esencial para verificar la gestión administrativa?"
25. ¿Puede la sociedad exigir que el accionista manifieste expresamente el propósito del ejercicio del derecho de inspección cuando su frecuencia, contenido o comportamiento previo sugieren que el verdadero objetivo es una valoración unilateral o externa de las acciones fuera del procedimiento estatutario?"
26. ¿Qué parámetros puede utilizar la sociedad para determinar si existe una desnaturalización del derecho de inspección cuando este se ejerce repetidamente dentro de un mismo año con la finalidad implícita de recopilar información propia de un due diligence, sin respetar los procedimientos societarios para valoración o negociación?"
Respecto de estos interrogantes, es preciso señalar que los pronunciamientos que se profieren en esta instancia no están dirigidos a prestar asesoría a los particulares sobre temas específicos de los negocios a los cuales están vinculados. En este sentido, no le está permitido a este Despacho en función consultiva, conceptuar sobre asuntos de orden particular y concreto.
En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo sustituido por el artículo 1o de la Ley 1755 de 2015, no sin antes señalar que puede consultarse en la página web de la Entidad, la normatividad, los conceptos jurídicos respecto de los temas de su interés, así como se coloca a su disposición la herramienta Tesauro donde podrá encontrar mayor información al respecto de la doctrina y la jurisprudencia emitida por la entidad.
1. El ejercicio de funciones judiciales por las superintendencias invariablemente exige, que los funcionarios administrativos que ejercen funciones judiciales, estén dotados de independencia e imparcialidad, doctrina que reitera la Sentencia C-1641 del 29 de noviembre de 2000, M.P. Alejandro Martínez Caballero, en la que la H. Corte Constitucional advierte que no le es dable a esta Superintendencia como autoridad administrativa, intervenir en asuntos que haya de conocer en ejercicio de facultades jurisdiccionales o administrativas, en relación con los cuales se debe pronunciar como juez en las instancias procesales a que haya lugar.
2. COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Sentencia 801-000016. (23 de abril de 2013). Proedinsa Calle & Cía S. en C. Vs. Inversiones Vermont Uno S. en C. y otros. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/39295
3. COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-002294. (13 de enero de 2014). Asunto: Estatutariamente una sociedad anónima no pueden contemplarse limitaciones a la libre negociabilidad de las acciones distintas de las contempladas en el artículo 403 del Código de Comercio. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/gXQA8IQBwA8Rhfy3J6JC#/
4. COLOMBIA. SUPERINTENDENCA DE SOCIEDADES. Circular 100-000008. (12 de julio de 2022). Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/documents/107391/161153/Circular+100-000008+de+12+de+julio+de+2022.pdf/64cf7caa-14590c5c-65b8-b4c1d744569d?version=1.3&t=1743207446639
5. COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-036884 (6 de abril de 2021). Asunto: Derecho de inspección. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/JkDVNYsBVXsUG3mmcfjj#/
6. COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-027008. (3 de abril de 2019). Asunto: Derecho de inspección en archivos electrónicos. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/_0Bc3YkBVXsUG3mmTfa5
7. Ídem.
8. Superintendencia de Sociedades. Oficio 220-160661 (25 de agosto de 2016). Asunto: Acceso a la información por parte de los accionistas en – De los procesos de "due diligence" en los negocios. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/ekBxGIgBVXsUG3mmIfSP
