DIRECTIVA 8 DE 2023

(mayo 5)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

La Procuradora General de la Nación, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, especialmente las conferidas por los numerales 1,3 y 5 del artículo 277 de la Constitución Política y los numerales 3, 5 y 31 del artículo 7 del Decreto Ley 262 de 2000, modificado por el artículo 2 del Decreto 1851 de 2021, y

CONSIDERANDO

Que el artículo 15 de la Constitución Política prevé que todas las personas tienen derecho a su intimidad personal, familiar y a su buen nombre. Igualmente, que tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones recogidas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Además, que en la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetará la libertad y demás garantías contenidas en la Constitución.

Que el artículo 74 ibidem señala que "[t]odas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley".

Que la Ley 594 de 2000^[1] establece las reglas y principios generales de la función archivística del Estado para toda la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos que regula.

Que el literal c del artículo 6 de la Ley 594 de 2000 dispone que "[l]a ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serán responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado".

Que el Título IV de la Ley 594 de 2000 reglamenta la obligatoriedad de la conformación de archivos públicos y las responsabilidades de la administración pública en cuanto a la gestión de documentos y su administración, específicamente, su artículo 13 ordena a las administraciones públicas garantizar los espacios e instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos.

Que el artículo 51 de la mencionada ley precisa que la Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República apoyarán, en lo de su competencia, al Archivo General de la Nación, en relación con el cumplimiento de la Ley General de Archivo.

Que la Ley 1581 de 2012^[2] desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información recogida sobre ellas en bases de datos o archivos, así como el derecho a la información enunciado en el artículo 20 de la Constitución Política de Colombia.

Que la Ley 1712 de 2014^[3] regula el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para su ejercicio y garantía y las excepciones a la publicidad de la información.

Que el Acuerdo No. 009 de 2018 del Archivo General de la Nación rige la gestión documental de los expedientes de las licencias urbanísticas y otras actuaciones relacionadas con la expedición de las licencias a cargo de las autoridades municipales o distritales competentes o por los curadores urbanos.

Que el artículo 8 del Acuerdo 09 de 2018 del Archivo General de la Nación se refiere a las transferencias documentales y precisa en el parágrafo 2 lo siguiente:

Los expedientes de los trámites desistidos no serán remitidos al archivo y permanecerán en los archivos de gestión durante treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha en que quede en firme el acto administrativo en que se declare el desistimiento y se notifique la situación al solicitante. Luego de este tiempo, serán devueltos al mismo, de acuerdo a lo estipulado en el artículo 17 de la ley 1755 de 2017. De no ser reclamados en este periodo, estos expedientes podrán ser eliminados, dejando constancia por medio de acta de eliminación de documentos.

A su vez, el artículo 17 de la Ley 1755 de 2015^[4] indica el término para que el peticionario complemente las peticiones radicadas que estén incompletas o requieran un trámite a su cargo. De igual forma, dispone que "[s]e entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud o de la actuación cuando no satisfaga el requerimiento, salvo que antes de vencer el plazo concedido solicite prórroga hasta por un término igual".

Que el artículo 2.2.6.1.2.3.13. del Decreto 1077 de 2015^[5] que el expediente de la licencia urbanística otorgada está compuesto por:

[L]os actos administrativos que se expidan, los documentos presentados y expedidos durante el trámite y los planos definitivos, así como aquellos presentados o expedidos posteriormente relacionados con las aclaraciones, prórrogas, revalidaciones y modificaciones, entre otros", adicionalmente, el mencionado artículo dispone que: "(e)l manejo, organización y conservación de los documentos de que trata el inciso anterior atenderá lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 o la norma que la adicione, modifique o sustituya y su reglamento. Corresponde a las oficinas de planeación municipal o distrital, la preservación, manejo y custodia de los archivos remitidos por los curadores urbanos.

Que el artículo 2.2.6.6.5.5. ibidem prevé, respecto a la entrega de archivos, que:

Sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 y su reglamento, el curador urbano saliente deberá entregar a quién se haya posesionado en su reemplazo, definitiva o provisionalmente, los expedientes que estuvieran cursando trámite. En caso de faltas absolutas y cuando no se hubiere designado el reemplazo del curador urbano saliente, este último deberá remitir los expedientes que estuvieren en curso, de manera inmediata, a la autoridad municipal o distrital de planeación, o la entidad que haga sus veces, la cual podrá asignar el asunto o distribuirlo por reparto entre los curadores urbanos que continúen prestando esta función.

Que el artículo 2.2.6.6.5.4 del decreto alude a la designación de reemplazo en caso de falta absoluta del curador urbano, así:

En caso de falta absoluta del curador urbano, el alcalde municipal o distrital designará en su reemplazo, y por un nuevo período individual, al siguiente candidato de la lista de elegibles vigente. Si no hubiere candidatos disponibles en la lista de elegibles o cuando dicha lista hubiese perdido vigencia, el alcalde deberá convocar a un nuevo concurso [...]mientras se surte el concurso, designará provisionalmente hasta que tome posesión el nuevo curador a alguno de los integrantes del grupo interdisciplinario especializado que haya apoyado la labor del curador saliente que reúna las mismas calidades exigidas para ser curador urbano o, en su defecto a uno de los demás curadores del municipio o distrito [...] Ante la falta absoluta de todos los curadores urbanos de un municipio o distrito, y cuando no fuere posible cumplir con lo previsto en este artículo para la designación provisional de los mismos, la administración municipal o distrital asumirá de manera inmediata la prestación del servicio hasta tanto se designen los curadores urbanos en propiedad [...]

Que el parágrafo 1 del artículo 2.8.2.3.1. del Decreto 1080 de 2015^[6] determina que es responsabilidad de las superintendencias y los ministerios, en sus respectivos sectores, establecer normas para el manejo de los archivos de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y las demás normas reglamentarias, previa coordinación con el Archivo General de la Nación.

Que el artículo 20 de la Ley 1796 de 2016^[7] define las funciones de la Superintendencia de Industria y Comercio en relación con los curadores urbanos, así:

1. Fijar las directrices del concurso para la designación de curadores urbanos, en cuanto a, entre otros, la forma de acreditar los requisitos, la fecha y lugar de realización del concurso y el cronograma respectivo.

2. Tramitar y hacer seguimiento a las peticiones, quejas y reclamos que formulen los usuarios en relación con el servicio de los curadores urbanos.

3. En cualquier momento, de manera oficiosa o a petición de las entidades de control, adelantar los procesos disciplinarios a los curadores urbanos, a través de la Superintendencia Delegada para Curadores Urbanos, según lo dispuesto en la presente ley.

4. Imponer sanciones a los curadores urbanos, sin perjuicio del poder preferente de la Procuraduría General de la Nación en asuntos disciplinarios. En primera instancia por la Superintendencia Delegada para Curadores Urbanos y en segunda instancia por el Superintendente de Notariado y Registro.

5. Realizar visitas generales y/o especiales a los curadores urbanos, en materia de vigilancia preventiva.

6. Ordenar medidas necesarias para subsanar o prevenir irregularidades o situaciones anormales.

7. Solicitar información y realizar visitas de inspección.

Que, de acuerdo con el artículo 24 ibidem, la Superintendencia de Notariado y Registro está facultada para aplicar el régimen disciplinario especial a los curadores urbanos, sin perjuicio del poder preferente de la Procuraduría General de la Nación.

Que el artículo 13 del Acuerdo 09 de 2018 fija la responsabilidad en la entrega documental por faltas temporales o por la pérdida de la función pública de estudiar, tramitar y expedir licencias urbanísticas, y otras actuaciones relacionadas con la expedición de las licencias de competencia del curador urbano.

Que el 11 de julio de 2022, la Superintendencia de Notariado y Registro radicó en la Procuraduría General de la Nación solicitud de intervenir “para conminar a las administraciones municipales o distritales a nivel nacional, a través de sus secretarías de planeación municipal o distrital, según sea el caso, dar cumplimiento a la normatividad descrita."

Que, en virtud de lo anterior, el 23 de agosto de 2022 se celebró una mesa de trabajo con el Archivo General de la Nación y la Superintendencia de Notariado y Registro, para conocer las razones por las cuales las administraciones municipales y distritales no están acatando las normas antedichas, así como el procedimiento para la entrega de los fondos documentales acumulados, expedidos por los curadores urbanos a las secretarías de planeación de las administraciones municipales y distritales. Posteriormente, el 14 de febrero de 2023 se llevó a cabo una reunión con las mismas entidades, para verificar el avance en el cumplimiento de las normas en comento.

Que, en el marco de su función preventiva, la Procuraduría General de la Nación busca anticiparse y evitar la ocurrencia de hechos que afecten los derechos de las personas, mediante la detección y advertencia de riesgos por medio de mecanismos e instrumentos que contribuyan a mejorar los resultados de la gestión pública.

Que es necesario exhortar a los alcaldes, alcaldesas y curadores urbanos a cumplir y atender las obligaciones legales de entregar y recibir los fondos documentales expedidos por las curadurías urbanas.

Que, en mérito de lo expuesto,

DISPONE:

PRIMERO. EXHORTAR a las alcaldesas y alcaldes municipales y distritales a:

1. Asumir la organización, preservación y conservación de los expedientes documentales de las licencias urbanísticas de los fondos documentales por faltas temporales o absolutas del curador urbano, en los términos del artículo 2.2.6.6.5.4. del Decreto 1077 de 2015.

2. Recibir los fondos correspondientes a los trámites documentales expedidos por las curadurías urbanas a nivel nacional, cuando no se haya posesionado el reemplazo del curador saliente, conforme a la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo No. 009 de 2018 o las normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan.

3. Garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos, según lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 594 de 2000.

SEGUNDO. EXHORTAR a las curadoras y curadores urbanos a:

1. Entregar los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados al momento de desvincularse, de acuerdo con las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación y garantizando el cumplimiento del Acuerdo No. 009 de 2018 o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

2. Acoger e implementar los lineamientos expedidos por la Superintendencia de Notariado y Registro acerca del manejo de los archivos, en el marco de la Ley 594 de 2000.

TERCERO. EXHORTAR a la Superintendencia de Notariado y Registro a: Ejercer eficiente y oportunamente las funciones de que trata el artículo 20 de la Ley 1796 de 2016.

2. Sin perjuicio de la competencia de la Procuraduría General de la Nación, adelantar los procesos disciplinarios e imponer las sanciones a que haya lugar a los curadores urbanos, de conformidad con los numerales 3 y 4 del artículo 20 y el articulo 23 y subsiguientes de la Ley 1796 de 2016.

3. Previa coordinación con el Archivo General de la Nación, establecer normas para el manejo de los archivos de las entidades privadas que le corresponde inspeccionar y vigilar, según lo previsto en la Ley 594 de 2000 y las demás normas reglamentarias.

CUARTO. La Procuraduría Delegada Preventiva y de Control de Gestión 1. Primera para la Vigilancia Preventiva de la Función Pública, vigilará preventivamente el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo No. 009 de 2018, con el fin de anticiparse a la vulneración a la debida transferencia y conservación de los fondos documentales.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

MARGARITA CABELLO BLANCO

Procuradora General de la Nación

<NOTAS DE PIE DE PÁGINAS>

1. "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones".

2. "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales".

3. "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones".

4. "Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo".

5. "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Vivienda, Ciudad y Territorio".

6. "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura".

7. "Por la cual se establecen medidas enfocadas a la protección del comprador de vivienda, el incremento de la seguridad de las edificaciones y el fortalecimiento de la Función Pública que ejercen los curadores urbanos, se asignan unas funciones a la Superintendencia de Notariado y Registro y se dictan otras disposiciones".