INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 1 DE 2002
(enero 14)
<fuente: archivo interno entidad emisora>
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
| DE: | SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO |
| PARA: | NOTARIOS DEL PAIS |
| TEMA: | LAVADO DE ACTIVOS |
Señores Notarios:
El Lavado de dinero es una conducta delictiva que ha cobrado especial importancia dentro del contexto económico y político mundial debido a su profundo impacto en la estructura económica y social. Por este motivo se han creado mecanismos de orden nacional e internacional encaminados a prevenir, controlar y reprimir las conductas destinadas a ocultar o encubrir la naturaleza, origen, movimiento o propiedad de los bienes obtenidos como producto de actividades delictivas. El Lavado de Activos está estipulado como delito en el artículo 323 de la ley 599 de 2000.
En desarrollo de la norma anterior fue sancionado el Decreto 1957 del 17 de septiembre de 2001 que en los artículos 1o y 2o reglamenta lo previsto en la ley 526 de 1999, en cuanto al deber de información de actividades sospechosas que tienen los notarios. A partir de la fecha ustedes deberán informar a la UIAF, Unidad Especial de Información y Análisis Financiero entidad adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, acerca del otorgamiento de escrituras públicas y demás actos notariales sospechosos de involucrar actividades encaminadas a la ejecución del delito de lavado de activos.
Los notarios deberán tomar las medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que la realización de cualquier acto o negocio jurídico sometido a su autorización sea instrumento para la adquisición, resguardo, inversión, transporte, transformación, custodia, administración, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.
No constituye un eximente de responsabilidad que la atención y trámite del acto o negocio jurídico en la notaría se haya efectuado a través de los empleados de la misma o de protocolistas.
Se considera como inusual aquella operación que por su cuantía o características, demuestre racionalmente que se aparta de la actividad económica del usuario, derivada de los antecedentes de quien la realiza y de los criterios sobre riesgos o alertas.
Una operación sospechosa es aquella que por su número, cantidad o características pueda conducir razonablemente a concluir que se está ocultando, encubriendo, asegurando, custodiando, invirtiendo, adquiriendo, transformando cualquier tipo de bienes y servicios provenientes de actividades delictivas, o sea está dando apariencia de legalidad a las operaciones o fondos vinculados con las mismas.
1. Si la transacción se celebra en divisas
2. Si en la transacción intervienen extranjeros.
3. Si se efectúan operaciones sucesivas o periódicas por los mismos usuarios y la suma de las mismas supera los topes relacionados en los numerales 2, 3 y 4 de las acciones internas.
4. Cuando la diferencia entre el valor catastral del inmueble objeto del contrato y el precio declarado en el instrumento sea inferior a la mitad del avalúo.
5. Cuando se trata de constitución de sociedades, el objeto a desarrollar no se compadezca con el valor de los aportes del capital declarado.
6. Si el monto de la transacción excede en forma ostensible el monto declarado como capital social de una de las empresas participantes.
7. En los círculos notariales, cuya densidad poblacional sea inferior a cincuenta mil habitantes, en los cuales se presume que el notario conoce a la mayoría de los mismos, cuando alguna de estas personas solicite el servicio a la notaría respecto de actos que no corresponden al giro normal de sus actividades o negocios.
MANIFESTACIONES MÁS FRECUENTES DE LA CONDUCTA:
- Exportaciones ficticias
- Sobrefacturación de exportaciones
- Contrabando
- Venta fraccionada de divisas
- Obtención de préstamos ficticios
- Constitución de fundaciones
- Financiación de campañas políticas
- Compra de empresas quebradas
- Operaciones respecto de obras de arte o antigüedades
- Juegos de azar y loterías
- Casinos
- Compraventa de automóviles
- Agencia de viajes
- Operaciones bursátiles
- Mercado inmobiliario
- Sobrevaloración o subvaloración del inmueble
- Donaciones
- Paraísos fiscales
En consecuencia, de los mecanismos y controles que ustedes deben adoptar y que se relacionan a continuación, determinarán qué clase de negocios jurídicos se pueden considerar como inusuales o sospechosos.
1. Establecer la frecuencia volumen y características de los negocios jurídicos que realicen los usuarios del servicio.
REPORTE AUTOMÁTICO DE TRANSACCIONES
PARA DILIGENCIAR EL REPORTE CORRECTAMENTE CONSULTE EL INSTRUCTIVO RESPECTIVO
| Ciudad | 2. Fecha | ||||
| AAAA | MM | DD | |||
| 3. Nombre y número de la Notaría | 4. Tipo de Notaría (categoría) | 5. Nit de la Notaría | |||
6. Valor de la transacción $_____________ 7. Moneda __________________ _____________ 9 Fecha ______________________
Personas que intervienen en la transacción
| 11. Calidad | |
| 12. Dirección | |
| 13. Teléfono | |
| 15. Actividad |
Nit- C-E.- T-I. Pas. No.
| De trámite | a d g | Compraventa Fiducia Poder General | b e h | Hipoteca Leasing Otro | c f | Permuta Prenda |
INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO
1. Indique nombre de la ciudad donde se encuentra ubicada la notaría
2. Indique la fecha del reporte
3. Indique el nombre y número de la Notaría donde se realizó la operación.
4. Indique el tipo de notaría categoría según la clasificación legal.
5. Indique el código de la notaría según la clasificación asignada por la DIAN.
6. Indique el valor de la transacción.
7. Indique la moneda en que se realizó la transacción.
8. Indique la moneda en que se realizó la transacción
9. Indique el número de la escritura objeto del reporte
10. Indique la fecha de la escritura objeto del reporte
11. Relacione las personas que intervienen en la operación en caso de ser más de una se debe diligenciar un formulario por cada una.
12. Indique la calidad en que actúa cada una de las personas que intervienen en la transacción.
13. 12, 13, 14, y 15 indique la dirección, teléfono y actividad económica de las personas que intervienen en la transacción.
14. Indique el tipo de trámite objeto del reporte.
Nota: Si necesita enviar información adicional sobre la operación puede hacerlo en hojas adicionales o mediante el formato de ROS.
REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS
PARA DILIGENCIAR EL REPORTE CORRECTAMENTE CONSULTE EL INSTRUCTIVO RESPECTIVO
| 1. Número del Reporte | 2. Fecha | AAAA | MM | DD |
| . | . | . | . | . |
3. Clase de Reporte: a. __ Reporte inicial. B. __ Corrección a Reporte Anterior
c. __ Adición a Reporte Anterior.
4. En caso de corrección o adición al reporte número _________________
| SECCIÓN I | Información de la Institución que Reporta | |||||
| 5. Nombre y número de la Notaría | 6. Tipo de Notaría (Categ) | 7. Nit de la Notaría | ||||
| . | . | . | ||||
| SECCIÓN II | Información de la(s) persona(s) implicada(s) en la Operación sospechosa | |||||
| 8. Nombre completo o razón social | 9. Número de identificación | CC | TI | CE | PAS | NIT |
| 10. Dirección Domicilio | 11. Departamento | 12. Municipio | ||||
| 13. Teléfono (s) | Número(s) de Fax | 14. Cámara de Comercio | ||||
| 15. Dirección Trabajo | 16. Departamento | 17 Municipio | ||||
| 18. Teléfono (s) | Número(s) de Fax | |||||
| 19. Actividad Económica | 20. CIIU | |||||
21. Calidad en la que actúa el reportado
| a. | Comprador | c. | Socio | e. | Accionista | Otro | |||
| b. | Vendedor | d. | Propietario | f. | Arrendatario | Cual? | |||
| SECCIÓN III | Información de la Operación Sospechosa | ||||||||
22. Valor total de la Operación Sospechosa (S):
13. Tipo de Operación: Operación Local _____ Operación Nacional _____
24. Fecha de la Operación Sospechosa: ____ ___ ___
AAAA MM DD
Acerca del Producto Involucrado:
25. Indique con una X si la operación sospechosa se realizó a través de uno o algunos de los siguientes productos o servicios notariales:
| 1. Compraventa | 7. anticresis | 13. | 19. | ||||
| 2. Hipoteca | 8. Usufructo | 14. | 20. | ||||
| 3. Permuta | 9. Donaciones | 15. | 21. | ||||
| 4. Fiducia | 10. Poder general | 16. | |||||
| 5. Leasing | 11. Reforma Estatutaria | 17 | |||||
| 6. Prenda | 12. | 18. | |||||
Si es otro producto detállelo:
| No. | Número | Fecha |
| SECCIÓN IV | Descripción de la Operación sospechosa | |
La descripción de la operación sospechosa constituye un aspecto de vital importancia en el diligenciamiento del reporte, ya que incide directamente en la forma como se entiendan los hechos asociados a dicha operación. Por esta razón, se recomienda seguir los siguientes movimientos que le permitirán a la institución reportante realizar una adecuada descripción de los hechos, para así contribuir al buen desarrollo de análisis posteriores de la operación sospechosa.
1. Realice una descripción de los hechos, de manera organizada, ciara y completa, indicando (donde aplique) la forma en que se relacionan personas, productos financieros, transacciones, instituciones financieras y demás agentes de la operación sospechosa.
2. Haga una una breve descripción de los bienes objeto del reporte indicando ubicación, propietarios, valor o cualquier otro dato que considere importante dentro del reporte.
3. Tenga en cuenta en la medida de lo posible un ordenamiento cronológico de los eventos, si esto ayuda al entendimiento de los mismos.
4. Mencione las características de la operación por las cuales se considera como sospechosa.
5. Mencione cualquier irregularidad que se haya detectado con las personas o transacciones implicadas en la operación sospechosa.
6. Si la institución recibió alguna declaración, explicación, justificación u otro, que los implicados hayan dado y que se relacionen con la operación sospechosa, menciónela e indique la forma en que se hizo (escrita o verbalmente, a partir de un requerimiento formal de la institución, otros)
7. Mencione si la operación sospechosa se relaciona con algún reporte realizado anteriormente por la institución o con otras operaciones.
8. No omita ningún dato conocido de la operación y mencione cualquier hecho adicional que pueda contribuir al análisis de la misma.
28. Se ha notificado a otra autoridad? NO ___ SI ___ CUÁL? ______________________________
El presente reporte atiende a las normas legales establecidas referentes a la prevención, detección y lucha contra el Lavado de Activos en Colombia, a saber: Ley 526 del 12 de Agosto de 1999. Decreto 1957 de 2001 Artículos 1 y 2.
El reporte no constituye denuncia penal y es absolutamente reservado conforme a la Ley. Quien lo realice se encuentra amparado por la exoneración de su responsabilidad consagrada por la Ley.
INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO DEL REPORTE PARA NOTARIAS
¿Cuándo hacer un reporte?
El reporte de operaciones sospechosas debe ser elaborado por todas las notarías del país toda operación en la cual se tengan fundamentadas sobre el origen licito de los recursos puede considerarse como sospechosa de actividades de Lavado de Activos.
Instrucciones Generales
1. Diligencie el formato de reporte de operaciones sospechosas en su totalidad. Si alguna de las celdas no aplica coloque una línea.
2. Los documentos de soporte que se hayan utilizado para detectar la operación sospechosa no los envíe, estos serán solicitados por parte de la Unidad en caso de ser necesario.
3. Guarde una copia del reporte de la operación sospechosa.
4. Si se necesita más espacio para diligenciar el formulario en alguno de los campos, continúe haciéndolo en una fotocopia de la página respectiva (por ejemplo, si esto ocurre en la parte de la descripción de la operación sospechosa o en el anexo de los productos notariales, etc.)
5. Envíe el reporte de la operación sospechosa a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) por correo certificado o correo electrónico. En lo posible utilice correo electrónico o medio magnético.
Instrucciones Especificas
Respecto a la Información del Reporte
Numeral 1: Indique el número del reporte según la asignación que lleve internamente la notaría a este respecto.
Numeral 2: Indique la fecha del reporte en el orden: año, mes, día.
Numeral 3: Seleccione la opción correspondiente según sea el tipo de reporte.
Numeral 4: En caso de que sea una corrección o una adición, indique el número del reporte con respecto al cual se hace.
Respecto la Información de la Institución
(Numeral 5 al 7): indique la información correspondiente para cada celda con respecto a la notaría que está reportando la operación sospechosa. Esta información debe ser coincidente con la de la Superintendencia de Notariado y Registro.
Respecto a la información de la(s) Persona(s) Implicada(s) en la Operación Sospechosa
Numeral 8: Indique el nombre completo o la razón social de las personas implicadas en la operación sospechosa, según sea persona natural o jurídica respectivamente.
Si hay más de una persona relacionada con la operación, utilice el anexo que se encuentra adjunto al formato.
Numeral 9: Indique con una X la casilla correspondiente del tipo de documento de identificación de [as personas implicadas en la operación, e indique el número de dicho documento (CC= Cédula de Ciudadanía, Tl= Tarjeta de Identidad, CE= Cédula de Extranjería, Pas = Pasaporte, NiT= Número de Identificación Tributario).
Numerales 10 a 18: indique la información correspondiente para cada celda con respecto a las personas implicadas en la operación sospechosa.
Numeral 19: Indique la información correspondiente a la actividad económica de las personas implicadas en la operación sospechosa.
Numeral 20: El CIIU corresponde al Código Industrial Internacional Unificado. Si el CIIU no aplica en la actividad económica, coloque una línea.
Numeral 21: Indique la calidad en la que actúa cada una de las personas reportadas según el tipo de tramite notarial al que haga referencia el reporte
Respecto a la información de la Operación Sospechosa
Numeral 22: Indique el monto total de la operación sospechosa en conjunto.
Numeral 23: Indique el tipo de operación, local si se trata de una transacción dentro de la jurisdicción del circulo notarial nacional o internacional.
Numeral 24: Indique la fecha en la cual se presentó la operación sospechosa.
Numeral 25: Indique con una X el tipo de productos o servicios notariales implicados en la operación. Además, en el segundo cuadro relacione los números y fechas de producto o servicio específico (donde aplique), utilizando la numeración del primer cuadro pata indicar el tipo.
2. En las notarías de Primera Categoría, reportar mensualmente todas las transacciones cuyo valor supere el monto de Ochocientos (800) salarios mínimos legales mensuales vigentes. O cuando la suma de varias operaciones realizadas durante un periodo de 6 meses supere este monto. Para ello se debe usar el formato de “Reporte de Operaciones Notariales" que se anexa a la presente.
3. En las notarías de Segunda Categoría, reportar mensualmente todas las transacciones cuyo valor supere el monto de Cuatrocientos (400) salarios mínimos legales mensuales vigentes. O cuando la suma de varias operaciones realizadas durante un período de 6 meses supere este monto. Para ello se debe usar el formato de “Reporte de Operaciones Notariales” que se anexa a la presente.
4. En las notarías de Tercera Categoría, reportar mensualmente todas las transacciones cuyo valor supere el monto de Doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes. O cuando la suma de varias operaciones realizadas durante un período de 6 meses supere este monto. Para ello se debe usar el formato de “Reporte de Operaciones Notariales” que se anexa a la presente.
5. Reportar a la UIAF dentro de los términos establecidos en esta instrucción las operaciones sospechosas que se realicen en la notaría teniendo en cuenta las señales de alerta y las manifestaciones del delito que se enuncian en este documento. Para ello deben usar el software de "ROS stand alone” suministrado por la UIAF o el formato de “Reporte de Operaciones Sospechosas” que se anexa a la presente.
6. Capacitar a los empleados o protocolistas de la Notaría en el tema de lavado de activos.
Los activos ilícitos son aquellos que provienen de cualquier delito, como por ejemplo, secuestro, extorsión, enriquecimiento ilícito, hurto de vehículos, piratería terrestre, asaltos banca nos o tráfico de estupefacientes..
La información requerida por la Unidad de Información y Análisis Financiero “UIAF”, deberá ser remitida en medio magnético dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes, pero cuando existan motivos fundados que ameriten el reporte inmediato a la UIAF, este se hará por el medio más ágil posible.
La información deberá mantenerse organizada internamente en cada notaría por orden alfabético empezando por el primer apellido o por el número de identificación, de tal manera que esto permita atender los requerimientos de la autoridad respectiva y pueda ser utilizada eficientemente para la detección de actividades inusuales o sospechosas. Así mismo, se deberán archivar por orden consecutivo los Reportes de Operaciones Sospechosas enviados a la UIAF con la respectiva documentación de soporte. Los notarios no podrán dar a conocer a las personas que han efectuado o intenten efectuar actos jurídicos o transacciones que hayan sido reportadas como inusuales o sospechosos a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) y deberán guardar reserva sobre dicha información.
CUADRO DE LAS ACTUACIONES NOTARIALES SUCEPTIBLES DE LAVADO DE ACTIVOS
| ACTO NOTARIAL | MECANISMOS DE CONTROL |
| Compraventa, de Inmuebles, Naves y Aeronaves Hipoteca Permuta Fiducia Leasing Prenda Anticresis Usufructo Donaciones Constitución de fundaciones Sociedades: Constitución Fusión Escisión Capitalización Compraventa de acciones y demás | 1. Establecer la frecuencia, volumen y características de los negocios jurídicos que realicen los usuarios del servicio. 2. Si la transacción se celebra en divisas. 3. SI en la Transacción Intervienen extranjeros 4. En las notarías de Primera Categoría, se considerarán como inusuales aquellas transacciones cuyo valor supere el monto de ochocientos (800) salarios mínimos legales mensuales vigentes. En las notarías de Segunda Categoría, se considerarán como inusuales aquellas transacciones cuyo valor supere el monto de cuatrocientos (400) salarios mínimos legales mensuales vigentes. En las notarías de Tercera Categoría, se considerarán como inusuales aquellas transacciones cuyo valor supere el monto de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes. 5. Si se efectúan operaciones sucesivas o periódicas por los mismos usuarios y la suma de las mismas supera el tope relacionado en el numeral anterior. 6. Cuando el precio declarado en el instrumento sea inferior a la mitad del valor catastral del inmueble objeto del contrato o cuando el precio declarado sea superior al doble del valor catastral. 7. Cuando se trate de constitución de sociedades, el objeto a desarrollar no se compadezca con el valor de los aportes del capital declarado. 8. Si el valor de la Transacción Excede en forma ostensible el monto declarado como capital social. 9. En los círculos notariales, cuya densidad poblacional sea inferior a cincuenta mil habitantes, en los cuales se presume que el notario conoce a la mayoría de los mismos, cuando alguna de estas personas solicite el servicio a la notaría respecto de actos que no corresponden al giro normal de sus actividades o negocios. |
ARTICULO 323.- Lavado de Activos. El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas delitos contra el sistema financiero, la administración pública, o vinculados con el producto de los delitos objeto de un concierto para delinquir, relacionados con el tráfico de drogas tóxicas estupefacientes o sustancias sicotrópicas, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derechos sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito incurrirá, por esta sola conducta en prisión de seis (6) a quince (15) años y multa de quinientos (500) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
La misma pena se aplicaré cuando las conductas descritas en el inciso anterior se realicen sobre bienes cuya extinción de dominio haya sido declarada.
El lavado de activos será punible aun cuando las actividades de que provienen los bienes, o los actos penados en los apartados anteriores se hubieren realizado, total o parcialmente, en el extranjero.
Las penas privativas de la libertad previstas en el presente artículo se aumentarán de una tercera parte a la mitad cuando para la realización de las conductas se efectuaren operaciones de cambio o de comercio exterior, o se introdujeren mercancías al territorio nacional.
El aumento de pena previsto, en el inciso anterior, también se aplicará cuando se introdujeren mercancías de contrabando al territorio nacional.
Cordialmente,
EUGENIO GIL GIL
Superintendente de Notariado y Registro
