INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 2 DE 2024
(julio 30)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
| Para: | Registradores de Instrumentos Públicos del País |
| De: | Superintendente de Notariado y Registro. |
| Asunto: | Lineamientos para el Proceso de Registro de Documentos Proferidos por la Superintendencia de Sociedades en Ejercicio de sus Funciones Jurisdiccionales |
INTRODUCCIÓN Y MARCO NORMATIVO GENERAL.
La Superintendencia de Sociedades ha solicitado nuestra colaboración para agilizar el proceso de registro de los documentos emitidos en ejercicio de sus funciones jurisdiccionales, los cuales están relacionados con el régimen de insolvencia empresarial, los procedimientos mercantiles y las intervenciones judiciales.
En virtud de lo anterior, y en el marco de la competencia funcional establecida en el numeral 19 del artículo 13 del Decreto 2723 de 2014, este Despacho expide la presente instrucción con el objetivo de impartir a los Registradores de Instrumentos Públicos las directrices necesarias para la correcta inscripción y registro de los documentos emitidos por la mencionada Superintendencia.
FUNCIONES JURISDICCIONALES DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES:
La Superintendencia de Sociedades, en aplicación de lo previsto en el artículo 116 de la Constitución Política ejerce funciones jurisdiccionales en los siguientes procesos:
1- Insolvencia empresarial: Reorganización y liquidación judicial en los términos previstos en el artículo 6 de la Ley 1116 de 2006 y todos sus decretos reglamentarios. Esta función ha sido asignada a la Delegatura de Procedimientos de Insolvencia y a las Direcciones y Grupos adscritos a dicha Delegatura, así como a las seis (6) intendencias regionales con sede en las ciudades de Medellín, Cali, Barranquilla, Cartagena, Bucaramanga y Manizales, y a las intendencias regionales que se puedan crearen el futuro de acuerdo con las necesidades del servicio.
2.- Intervención judicial por captación masiva no autorizada de dinero del público: En los términos del Decreto Legislativo 4334 de 2008 y sus decretos reglamentarios; en lo no previsto en estos, se aplican supletivamente las reglas del régimen de insolvencia, tal como lo señala el artículo 15 del decreto legislativo mencionado. Esta función ha sido asignada a la Dirección de Intervención Judicial y al Grupo de Pequeñas Intervenciones Judiciales de la Delegatura de Intervención y Asuntos Financieros Especiales.
3.- Procesos verbales por la interposición de acciones revocatorias y de simulación: Acorde con lo dispuesto en los artículos 74 y 75 de la Ley 1116 de 2006, y procesos verbales y verbales sumarios en materia societaria, de conformidad con lo dispuesto, entre otras normas, en el Código General del Proceso, la Ley 446 de 1998, la Ley 1429 de 2010, la Ley 1258 de 2008, la Ley 222 de 1995, el Decreto 1925 de 2009, el Código de Comercio y la Ley 1676 de 2013. Esta función se ejerce por parte de la Delegatura de Procedimientos Mercantiles y las Direcciones y Grupos adscritos a la misma.
DECISIONES JURISDICCIONALES - DOCUMENTOS SUJETOS A REGISTRO.
De conformidad con las disposiciones normativas señaladas en el numeral anterior, la Superintendencia de Sociedades profiere órdenes susceptibles de ser inscritas por parte de los Registradores de Instrumentos Públicos, así:
En los procesos de insolvencia empresarial:
> Medidas cautelares, decreto y levantamiento.
> Transferencia por adjudicación de bienes en los procesos de liquidación judicial.
> Acuerdo de reorganización.
> Cancelación de gravámenes.
En los procesos de intervención judicial:
> Medidas cautelares, decreto y levantamiento.
> Transferencia por adjudicación de bienes.
> Inscripción de medidas de intervención sobre negocios y operaciones, y transferencia.
> Cancelación de gravámenes.
En los procesos verbales de acciones revocatorias y simulación:
> Medida cautelar, decreto y levantamiento
> Fallo que ordena cancelar el registro del acto de adquisición del eventual comprador (es) demandado (s) vencido(s) en juicio y en consecuencia entendiendo que el inmueble queda en cabeza de la sociedad o persona en concurso o intervenida quien era el titular anterior del inmueble
Procesos verbales y verbales sumarios en materia societaria:
> Medida cautelar, decreto y levantamiento.
> Fallo que ordena cancelar el registro del acto de adquisición del eventual comprador (es) demandado (s) vencido(s) en juicio y en consecuencia entendiendo que el inmueble queda en cabeza de quien era su titular anterior.
> En virtud de lo anterior, y con base en el artículo 2 de la Ley 1579 de 2012, “Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos", la inscripción de las decisiones jurisdiccionales proferidas por la Superintendencia de Sociedades busca el cumplimiento de los objetivos del registro de la propiedad inmueble que se citan a continuación:
a) Servir de medio de tradición del derecho de dominio de los bienes raíces y de los otros derechos reales constituidos en ellos de conformidad con el artículo 756 del Código Civil;
b) Dar publicidad a los instrumentos que trasladen, transmitan, muden, graven, limiten, declaren, afecten, modifiquen o extingan derechos reales sobre bienes raíces;
c) Revestir de mérito probatorio a todos los instrumentos públicos sujetos a inscripción.
MODO DE HACER EL REGISTRO
En los artículos 13 al 23 de la Ley 1579 de 2012, “Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos”, se encuentran reguladas las etapas que componen el proceso de registro, siendo estas la radicación, la calificación, la inscripción y la constancia de haberse ejecutado ésta.
Con base en lo anterior, se imparten los siguientes lineamientos:
Orden de ingreso de los documentos sujetos a registro expedidos por la Superintendencia de Sociedades:
Para los efectos relacionados con la efectividad de la radicación de los documentos, deberán presentarse en el orden que se menciona a continuación:
1. Con un primer turno, el oficio que comunica la cancelación de las medidas cautelares ordenadas durante la liquidación o el proceso de intervención y que se encuentren inscritas en el folio de matrícula.
2. En el caso de la cancelación de gravámenes, se radicará el certificado de cancelación de la hipoteca expedido por la notaría, con fundamento en la orden que se profiere por parte de la Superintendencia de Sociedades.
3. Con turno seguido, la decisión judicial de adjudicación, emitida en procesos de liquidación judicial o intervención, con su constancia de ejecutoria.
RADICACIÓN
Para llevar a cabo esta etapa, los funcionarios de la Superintendencia de Sociedades a quienes la normativa les haya otorgado facultades jurisdiccionales, o el auxiliar de la justicia designado en el respectivo proceso judicial, deberán iniciar el proceso de registro ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos (ORIP), ya sea de forma presencial o electrónica, en estricto acatamiento de lo dispuesto en los artículos 14 y 15 de la Ley 1579 de 2012, como se indica a continuación:
PROCESO DE REGISTRO RADICACIÓN ELECTRÓNICA
SIR / FOLIO
FORMA PRESENCIAL.
El funcionario de la ventanilla de la ORIP deberá recibir los actos, títulos y documentos sujetos a registro, dirigidos a la correspondiente[1] Oficina de Registro de Instrumentos Públicos (ORIP), que incluyan las órdenes jurisdiccionales a registrar, los cuales deben contener la identificación del bien, incluyendo el(los) folio(s) de matrícula inmobiliaria, así como el nombre, NIT o cédula de ciudadanía del titular del bien y demás intervinientes, sobre quienes recaiga la decisión.
Este procedimiento se encuentra reglamentado por el parágrafo 1o del artículo 14 de la Ley 1579 de 2012, que establece que, para radicar físicamente cualquier instrumento público sujeto a inscripción en el registro, corresponde al interesado, ya sea a los funcionarios de la Superintendencia de Sociedades o al auxiliar de la justicia designado en el proceso judicial correspondiente, aportar otro ejemplar original o una copia especial y auténtica expedida por el despacho de origen. Este ejemplar se destina al archivo de la ORIP y es indispensable para la recepción del documento para su radicación.[2]
Radicación electrónica:
La Superintendencia de Notariado y Registro (SNR) dispone actualmente de una herramienta sistematizada conocida como Radicación Electrónica (REL). A través de esta plataforma, las entidades que generan documentos sujetos a registro realizan una preliquidación al cargar el documento, ya sea digitalizado o electrónico, acompañado de firma digital. Este proceso genera un Número de Identificación Registral (NIR), el cual es sometido a una fase de verificación y liquidación por parte de un funcionario de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos (ORIP).
Asimismo, la entidad originadora, que para el asunto que nos ocupa es la Superintendencia de Sociedades, cargará el recibo de pago del impuesto de registro o el documento que acredite la exoneración y de ser el caso, lo relacionado con la extemporaneidad.
Si el documento sujeto a registro, corresponde a un círculo registral, con el que se tenga implementada la interoperabilidad con la respectiva Gobernación, el cargue del recibo de pago o la exoneración del impuesto de registro, se hará de manera automática.
Una vez completada la fase de liquidación y cargue del pago del impuesto de registro la Superintendencia de Sociedades deberá generar el recibo de pago de derechos de registro y efectuar el pago respectivo. En este punto, el sistema radica automáticamente el trámite en los sistemas misionales de las ORIP pertinentes, donde se llevarán a cabo las demás etapas del proceso de registro.
Liquidar las órdenes correspondientes a la transferencia del derecho de dominio, como acto sin cuantía, de acuerdo con lo establecido en los artículos 58 y 68 de la Ley 1116 de 2006[3], además de lo dispuesto en la resolución de actualización de tarifas proferida por la SNR, vigente a la fecha de la radicación.
La responsabilidad del pago de la tarifa correspondiente recae exclusivamente en el auxiliar de la justicia designado por la Superintendencia de Sociedades, al momento de radicar la documentación (oficio y/o providencia).
Es importante reiterar que, los actos sin cuantía no están equiparados a los actos exentos, tal como se especifica en la resolución de tarifas regístrales de la SNR.
La inscripción y cancelación de medidas cautelares están exentas del pago de derechos de registro.
2. CALIFICACIÓN
El funcionario calificador procederá al análisis jurídico con el fin de verificar que los documentos sujetos a registro cumplan con las exigencias legales para su inscripción. Para ello, deberá tener en cuenta, entre otros aspectos, los siguientes:
En cuanto a los documentos que transfieran el dominio u otro derecho real, como las providencias de adjudicación, se debe constatar que el inmueble esté debidamente identificado, incluyendo su número de matrícula inmobiliaria, nomenclatura o nombre, linderos, área expresada en el Sistema Métrico Decimal, así como los datos de identificación de los intervinientes, conforme a lo dispuesto en el parágrafo 1o del artículo 16 del Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos[4]
No obstante, la Circular No. 1100 del 8 de julio de 2014, emitida por las Superintendencias Delegadas para el Registro y el Notariado, respectivamente, de esta Entidad, establece una directriz sobre el tema del área de los bienes inmuebles. En ella se específica lo siguiente: "(...) Con fundamento en lo anterior, debemos recordar que la Ley 1579 o Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos comenzó a regir a partir del 01 de octubre de 2012, sin establecer algún tipo régimen de transición respecto al Decreto 1250 de 1970, razón por la cual se hace necesario aclarar que para aquellos inmuebles, en los que no figure área o no se encuentre debidamente expresada en el sistema métrico decimal en los títulos inscritos y folio de matrícula inmobiliaria, procederá el registro de los actos relacionados con estos inmuebles, siempre y cuando no haya variación alguna de los elementos que lo identifican.
Es decir, que procede la inscripción de dichos actos o negocios jurídicos que no impliquen la variación de la información que reposa en los antecedentes regístrales del predio.
Por otra parte, cuando se trate de segregaciones, englobes u otro acto que implique la variación física y jurídica del predio, si resulta necesario identificar el predio con su correspondiente área, teniendo en cuenta la información que reposa en los títulos inscritos en la respectiva oficina de registro. (Cursiva fuera de texto).
En ese sentido, se debe proceder a la inscripción de dichos actos o negocios jurídicos que no impliquen la variación de la información que reposa en los antecedentes regístrales del predio. Sin embargo, cuando se trate de segregaciones, englobes u otros actos que impliquen la variación física y jurídica del predio, será necesario identificar el predio con su correspondiente área, utilizando el sistema métrico decimal. Esta precisión es importante para evitar devoluciones.
Aunado a lo anterior, en la valoración jurídica de los diferentes documentos se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
a) Si del análisis realizado al acto de transferencia se tiene como resultado la no procedencia de la inscripción, el funcionario calificador no debe registrar el levantamiento de las medidas cautelares, esto con el fin de poder conservar la seguridad jurídica de los inmuebles, ya que, aunque los documentos precitados ingresan con turnos diferentes, se consideran uno solo para sus efectos jurídicos.
b) Se debe validar el pago de los emolumentos correspondientes por concepto de impuesto y derechos de registro que correspondan, siendo necesario recordar que los documentos relacionados con el régimen judicial de insolvencia empresarial y de intervención, se liquidan como actos sin cuantía, como está dispuesto en los artículos 58 y 68 de la Ley 1116 de 2006[5]
c) Las cancelaciones en el registro se deben ceñir a lo establecido en el artículo 62 de la Ley 1579 de 2012, siendo importante validar la procedencia de la cancelación.
d) En caso de presentarse un acto de aclaración, se debe observar que el mismo haya ingresado con turno separado, pero de forma consecutiva al título objeto de aclaración.
e) Con respecto a la cancelación de las medidas cautelares, se debe revisar si la orden implica el levantamiento de todas las medidas cautelares o sólo la que corresponde a la Superintendencia de Sociedades, por lo que se debe validar la información que se encuentra en la providencia, en la cual se deberá indicar claramente si las medidas cautelares que no fueron ordenadas por esa Superintendencia o el Juez de la liquidación se cancelan o continúan vigentes.
f) En los documentos contentivos de transferencia del derecho de dominio, en virtud de una adjudicación de bienes, un acuerdo de reorganización o un proceso de intervención, se debe verificar que cuente con su correspondiente constancia de ejecutoria y cumpla con los requisitos de ley.
g) Si en el documento o acto sujeto de inscripción (cancelación o transferencia) se relacionan varias matrículas inmobiliarias, pero en el estudio jurídico se evidencia que en alguna de ellas no es posible su registro, en este caso no se debe realizar la inscripción en ninguno de ellos, ya que no es dable aplicar la figura jurídica del registro parcial de manera oficiosa[6].
En este caso, el funcionario de la Superintendencia de Sociedades interesado podrá justificar el registro parcial en los términos establecidos en el artículo 17 de la Ley 1579 de 2012.
h) La inscripción de los adjudicatarios se hará en la forma indicada en la providencia de adjudicación, igualmente, en el campo destinado para la participación se incluirá el porcentaje adjudicado.
3. INSCRIPCIÓN
Si el acto, título o documento cumple con los requisitos de ley, se inscribirá con el código registral que corresponda, acorde con los actos administrativos expedidos por la SNR que regulan el tema.
Los códigos de especificación para los actos sujeto de inscripción proferidos por la Superintendencia de Sociedades, son los siguientes:
| CÓDIGO | NATURALEZA JURÍDICA |
| 01 | TRADICIÓN |
| 0179 | ACUERDO DE REORGANIZACIÓN - ART. 36 LEY 1116 DE 2006 |
| 0180 | ACUERDO DE ADJUDICACIÓN - ART. 37 LEY 1116 DE 2006 |
| 0181 | ADJUDICACION EN PROCESO DE LIQUIDACION JUDICIAL ART. 58 LEY 1116 DE 2006 |
| 01018 | TRANSFERENCIA DE DOMINIO PARA INTEGRACIÓN DE LA MASA DE INTERVENCIÓN |
| 04 | MEDIDAS CAUTELARES |
| 0424 | EMBARGO DE BIENES Y HABERES DE PROPIEDAD DEL INTERVENIDO |
| 0460 | PROHIBICIÓN DE ENAJENAR SIN AUTORIZACIÓN |
| 0466 | TOMA DE POSESIÓN INMEDIATA DE BIENES, HABERES Y NEGOCIOS DE ENTIDAD VIGILADA |
| 0476 | EMBARGO PROCESO DE REORGANIZACION LEY 1116 DE 2006 |
| 0481 | INICIO DE PROCESO DE LIQUIDACION JUDICIAL ART.47 LEY 1116 DE 2006 |
| 0489 | EMBARGO EN PROCESO DE LIQUIDACION JUDICIAL (ARTÍCULO 50, EN CONCORDANCIA CON EL ARTÍCULO 54 DE LA LEY 1116 DE 2006. |
| 04008 | MEDIDA CAUTELAR SOBRE NEGOCIOS Y OPERACIONES OBJETO DE INTERVENCIÓN |
| 0492 | DEMANDA EN PROCESO VERBAL |
| 0495 | EMBARGO EN PROCESO VERBAL |
| 0496 | EMBARGO EN PROCESO DECLARATIVO |
| 04001 | DEMANDA EN PROCESO DECLARATIVO |
| 07/08 | CANCELACIONES |
| 0842 | CANCELACIÓN PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA |
Es importante destacar que, una vez realizada la etapa de calificación por parte de la ORIP, la finalización del trámite puede arrojar uno de los siguientes resultados:
a. Cuando el documento haya sido inscrito, se comunicará la constancia de inscripción a los intervinientes y a la Superintendencia de Sociedades, mediante correo electrónico.
b. Si el documento fue devuelto sin registrar, cuando medie aceptación de notificación electrónica, se procederá al envío de la nota devolutiva al correo electrónico señalado para tal fin.
En ausencia de la aceptación, se enviará un comunicado vía correo electrónico solicitando la comparecencia del interesado a la Oficina de Registro, con el fin de llevar a cabo la notificación personal.
EMBARGOS
Los embargos librados en proceso penal concurren con los embargos provenientes de jurisdicción coactiva y concursal.
En el caso de los embargos originados en la jurisdicción coactiva, la regla es la concurrencia, salvo frente al concursal.
Los embargos derivados del proceso concursal prevalecen por pasiva y por activa frente a todos los demás, salvo respecto de los penales, es decir aquellos cuyo bien jurídico tutelado es la fe pública, de manera particular se trata de aquellos procesos en que se investiga la falsedad de los títulos que conforman la tradición. Art. 61 del C.P.P.-
Respecto de los Delitos asociados a la moralidad pública en el marco del Estatuto contra la corrupción, se admite la concurrencia en virtud del artículo 35 Ley 190 de 1995.
VIGENCIAS Y DEROGATORIAS
A partir de la expedición de la presente Instrucción Administrativa, se derogan las Circulares No. 721 del 29 de diciembre de 2011 y 94 del 6 de febrero de 2015, la Instrucción Administrativa No. 19 del 6 de octubre de 2009 y demás disposiciones que le sean contrarias.
Agradecemos a los señores Registradores de Instrumentos Públicos y a los funcionarios encargados de las etapas del proceso de registro en las respectivas ORIP el cumplimiento de los lineamientos consignados en el presente instructivo.
Cordialmente,
ROOSVELT RODRÍGUEZ RENGIFO
SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO
<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>
1. ARTÍCULO 5o. CIRCUNSCRIPCIÓN TERRITORIAL Y COMPETENCIA. El registro de los documentos públicos referidos a inmuebles se verificará en la oficina de registro de instrumentos públicos en cuyo circulo esté ubicado el bien inmueble así la radicación o solicitud de registro se haya efectuado por cualquiera de los medios establecidos en la presente ley.
2. ARTICULO 14. PARÁGRAFO 1o. Para radicar físicamente cualquier instrumento público que debe inscribirse en el registro, el interesado deberá aportar otro ejemplar original o una copia especial y autentica expedido por el Despacho de origen, destinado al archivo de la Oficina de Registro, sin el cual no podrá recibirse para su radicación.
3. ARTÍCULO 68. FORMALIDADES. El acuerdo de reorganización y el de adjudicación deberán constar íntegramente en un documento escrito, firmado par quienes lo hayan votado favorablemente Cuando el acuerdo tenga por objeto transferir, modificar, limitar el dominio u otro derecho real sobre bienes sujetos a registro, constituir gravámenes o cancelarios, la inscripción de la parte pertinente del acta en el correspondiente registro será suficiente sin que se requiera el otorgamiento previo de escritura pública u otro documento.
Si el promotor ha utilizado para la votación sistemas de comunicación simultánea o sucesiva, deberá acompañar prueba de la expresión y contenido de las decisiones y de los votos en documento o documentos escritos, debidamente firmados por él mismo.
Para efectos de timbre, impuestos y derechos de registro el acuerdo de reorganización o de adjudicación, al igual que las escrituras públicas otorgadas en su desarrollo o ejecución, incluidas aquellas que tengan por objeto reformas estatutarias o daciones en pago sujetas a dicha solemnidad, directamente relacionadas con el mismo, serán documentos sin cuantía. Los documentos en que consten las deudas una vez reestructuradas quedan exentos del impuesto de timbre.
El pago de impuestos prediales, cuotas de administración, servicios públicos y cualquier otra tasa o contribución necesarios para obtener el paz y salvo en la enajenación de inmuebles o cualquier otro bien sujeto a registro, sólo podrá exigirse respecto de aquellas acreencias causadas con posterioridad al inicio del proceso de insolvencia. Las anteriores, quedarán sujetas a los términos del acuerdo a las resultas del trámite de liquidación judicial El funcionario que desatienda lo dispuesto en el presente inciso, responderá civil y penalmente parios daños y perjuicios causados, sin perjuicio de las multas sucesivas que imponga el Juez del concurso, las cuales podrán ascender hasta doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
4. Artículo 16, PARÁGRAFO 1o. No procederá la inscripción de documentos que transfieran el dominio u otro derecho real, sino está plenamente identificado el inmueble por su número de matrícula inmobiliaria, nomenclatura o nombre, linderos, área en el Sistema Métrico Decimal y los intervinientes por su documento de Identidad. En tratándose de segregaciones o de ventas pardales deberán identificarse el predio de mayor extensión, así como el área restante, con excepción de las entidades públicas que manejan programas de titulación predial. También se verificará el pago de los emolumentos correspondientes por concepto de los derechos e impuesto de registro.
ARTÍCULO 58. Reglas para la adjudicación. Los bienes no enajenados por el liquidador, de conformidad con lo previsto en el artículo anterior, serán adjudicados a los acreedores mediante providencia motivada, de conformidad con las siguientes reglas:
(...)
Para la transferencia del derecho de dominio de bienes sujetos a registro bastará la inscripción de la providencia de la adjudicación en el correspondiente registro, sin necesidad de otorgar ningún otro documento o paz y salvo. Dicha providencia será considerada sin cuantía para efectos de timbre, impuestos y derechos de registro, sin que al nuevo adquiriente se le pueda hacer exigibles las obligaciones que pesen sobre los bienes adjudicados o adquiridos.
(...)
ARTÍCULO 68. Formalidades. El acuerdo de reorganización y el de adjudicación deberán constar íntegramente en un documento escrito, firmado por quienes lo hayan votado favorablemente. Cuando el acuerdo tenga por objeto transferir, modificar, limitar el dominio u otro derecho real sobre los bienes sujetos a registro, construir gravámenes o cancelarlos, la inscripción de la parte pertinente del acta en el correspondiente registro será suficiente sin que se requiera el otorgamiento previo de escritura pública u otro documento.
(...)
Para efectos de timbre, impuestos y derechos de registro el acuerdo de reorganización o de adjudicación, al cual que las escrituras públicas otorgadas en su desarrollo o ejecución, incluidas aquellas que tengan por objeto reformas estatutarias o daciones en pago sujetas a dicha solemnidad, directamente relacionadas con el mismo, serán documentos sin cuantía.
Los documentos en que consten las deudas una vez reestructuradas queden exentos del impuesto de timbre"
