CONCEPTO 004232 int 482 DE 2024

(junio 24)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<Publicado en la página web de la DIAN: 22 de julio de 2024>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Unidad Informática de Doctrina

Extracto

Esta Subdirección está facultada para absolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de la DIAN^[1]. En este sentido, la doctrina emitida será de carácter general, no se referirá a asuntos particulares y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 2019^[2].

Se consulta sobre la posibilidad de rechazar por parte del adquirente, la representación gráfica que no cumpla con los requisitos mínimos señalados en la Resolución 000165 de 2023.

Al respecto, considera este Despacho:

En primer lugar, es importante precisar que en virtud de lo señalado en el numeral 2 del artículo 35 de la Resolución 000165 de 2023, la representación gráfica es una de las maneras mediante las cuales el facturador electrónico realiza la entrega de la factura al adquirente de bienes y/o servicios que no tiene la calidad de sujeto obligado a facturar.

Ahora bien, la mencionada disposición establece en el parágrafo 1 qué tratándose de la factura electrónica de venta, las representaciones graficas en formato digital y la impresa deberán contener como mínimo los requisitos señalados en los numerales del 1 al 5, del 8 al 13, 15, 16 y 18 del artículo 11 de la mencionada resolución.

Respecto de la representación gráfica esta subdirección, en el Concepto Unificado - obligación formal de facturar y sistema de factura electrónica No 106 del 22 de agosto de 2022, expresó:

“La Representación Gráfica. La representación gráfica puede ser diseñada de acuerdo con las necesidades del OFE; como la generación está en formato XML, entonces cualquier herramienta informática de conversión de este formato

a.pdf,.docx, u otros formatos digitales será suficiente para cumplir con lo previsto en la normatividad vigente. (...) La representación gráfica debe incluir el código QR en todas las páginas de los formatos digitales y de la impresión en papel de la factura electrónica. La representación gráfica siempre será “una representación, una imagen” de la información consignada en el formato XML de los perfiles de transacciones comerciales para la DIAN.

Esto significa que el documento electrónico siempre será el que tenga valor legal para las autoridades nacionales. Si cualquier persona requiere validar la autenticidad de una representación gráfica, entonces deberá acceder al sitio web que la DIAN disponga para ello, activar el hiperenlace, diligenciar los campos de información, disparar el botón de Validación, y comparar lo que le muestra la respuesta devuelta por el sistema de facturación electrónica de la DIAN con lo que le exhibe la representación que tiene a la mano, y proceder en consecuencia. Si la información difiere, podrá denunciar el hecho a la DIAN, porque puede tratarse de un documento apócrifo, sin validez legal, y que podría ser la evidencia de una acción que amerita ser investigada fiscalmente, con las implicaciones comerciales, administrativas y penales que se deriven por la infracción del Estatuto tributario”.

Así las cosas, se debe precisar que el hecho de que en la representación gráfica de la factura electrónica de venta no se vea reflejado el dígito de verificación (DV) esto no invalida la factura. Lo anterior debido a las razones precitadas y, principalmente, porque la representación gráfica no es en sí misma la factura electrónica de venta previamente validada por la DIAN, sino que corresponde a “una representación, una imagen de la información consignada en el formato XML de los perfiles de transacciones comerciales para la DIAN”. (Resaltado fuera de texto)

Así las cosas, si bien la representación gráfica debe cumplir con un mínimo de requisitos, ésta no equivale a una factura de venta, y sólo el documento electrónico es el que goza de valor legal para efectos de cumplir con la obligación formal de facturar. En este sentido, la ausencia de alguno de los requisitos de la representación gráfica no afecta la validez de la factura.

No obstante, y dado que la expedición de la factura de venta se materializa solamente cuando se ha realizado la entrega de este documento al adquirente de bienes y/o servicios, si un facturador electrónico entrega una representación gráfica por cualquiera de los medios señalados en el numeral 2 del artículo 35 de la Resolución 000165 de 2023, sin el cumplimiento de los requisitos señalados en el parágrafo 1 del mencionado artículo, se entenderá que éste no ha cumplido con la obligación de entregar la factura de venta y por ende, no ha cumplido con la expedición de la misma. Lo anterior sin perjuicio de la validez que tiene la factura de venta, si fue previamente validada por la DIAN de acuerdo a lo estipulado en el artículo 33 y 34 de la referida resolución.

Bajo este escenario resulta procedente que el adquirente solicite al facturador electrónico que la representación gráfica contenga la información mínima requerida en la Resolución 000165 de 2023.

En los anteriores términos se absuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. De conformidad con el numeral 4 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7 de la Resolución DIAN 91 de 2021.

2. De conformidad con el numeral 1 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7-1 de la Resolución DIAN 91 de 2021.