RESOLUCIÓN 18 DE 2014

(enero 22)

Diario Oficial No. 49.080 de 2 de marzo de 2014

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Por medio de la cual se establecen las Tarifas que el Archivo General de la Nación cobrará por concepto de venta de servicios.

EL DIRECTOR GENERAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO,

en uso de sus facultades constitucionales, legales y reglamentarias, en especial las conferidas por la Ley 489 de 1998, el Decreto número 2126 de 2012 y el Acuerdo 09 del 30 de noviembre de 2012 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, y

CONSIDERANDO:

Que mediante Decreto número 2126 del 16 de octubre de 2012, “se aprueba la modificación de la estructura del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y se determinan las funciones de sus dependencias”.

Que el numeral 7 del artículo 16 del Acuerdo 09 de 2012, le asigna al Director General del AGN, entre otras funciones la de “establecer las tarifas a cobrar por concepto de bienes y servicios prestados por la Entidad”.

Que el numeral 12 del artículo 16 del Acuerdo 09 de 2012, establece que es competencia del Director General expedir los actos administrativos necesarios para la gestión administrativa (...).

Que el artículo 17 del Acuerdo 09 de 2012, señala que los actos decisorios que adopte el Director General en ejercicio de las funciones asignadas por ley, por los Estatutos del AGN y el Acuerdo 073 del 27 de febrero de 2013 del Consejo Directivo, se denominarán resoluciones.

Que el Director General del AGN, mediante Resolución número 073 del 27 de febrero de 2013, estableció las tarifas que el AGN cobrará por concepto de venta de servicios.

Que mediante Resolución número 384 del 8 de agosto de 2013 el AGN estableció las tarifas por concepto de actividades en ejecución de proyectos archivísticos para el año 2013.

Que de conformidad con lo expuesto, se hace necesario unificar y actualizar las tarifas que por venta de servicios y actividades de ejecución de proyectos ofrece el AGN a las entidades públicas, privadas y a la ciudadanía en general.

Que para efecto del incremento de las tarifas de servicios Reprográficos, de Conservación y Restauración, Alquiler de Salas y Asistencia Técnica, el AGN, aplicará el porcentaje del Índice de Precios al Consumidor establecido por el Gobierno Nacional.

Que así mismo, para efectos del incremento de las tarifas de servicios de capacitación, la Entidad aplicará el porcentaje de aumento en el Salario Mínimo Legal Mensual aprobado por el Gobierno Nacional, para la presente vigencia.

Que en cuanto al cobro de las copias de los protocolos notariales que custodia esta Entidad, este Despacho adoptará las tarifas establecidas para tal efecto por la Superintendencia de Notariado y Registro según el artículo 5o de la Resolución número 088 de 8 de enero de 2014.

Que en mérito de lo anterior,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. Fijar las siguientes tarifas que el Archivo General de la Nación cobrará por concepto de la venta de servicios que ofrece en el área de servicios al público.

1. SERVICIOS REPROGRÁFICOS

1.1. Fotocopia

1.2. Fotocopiado de protocolos notariales con autenticación

Ver parágrafo del artículo 5o de la Resolución número 088 de 2014 de la Superintendencia de notariado y Registro.

1.3. Imagen digital

1.4. Microfilm:

1.4.1. Reproducción del patrimonio documental de la Nación que custodia el AGN

Nota 1. Para la microfilmación de los documentos que sean solicitados por entidades y que no pertenezcan al acervo documental que custodia el AGN, la tarifa se establecerá de acuerdo al diagnóstico del estado de la documentación.

1.5. Impresión digital

1.6. Reproducción heliografía de planos

2. SERVICIOS DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN

2.1. Política

Para los contratos interadministrativos el valor sin IVA se aproximará a la décima, centésima o millar superior más cercano.

2.2. Evaluación de soportes documentales y de materiales de almacenamiento

2.3. Pruebas para tintas, pigmentos y colorantes

2.4. Evaluación de biodeterioro de los soportes documentales

2.5. Monitoreo ambiental

Nota 1. La evaluación de la contaminación biológica se lleva a cabo en aire y/o en superficies, por consiguiente, la tarifa a cobrar será por muestra.

2.6. Restauración de documentos

La Tarifa será establecida de acuerdo con los resultados del diagnóstico, cuando la Entidad solicitante lo requiera.

3. Servicio de Alquiler de Salas

Nota 1. Se considera día, el equivalente a 8 horas hábiles.

4. SERVICIOS DE ASISTENCIA TÉCNICA

4.1. Políticas

a) Se cobra a partir de la segunda visita solicitada en un año, por una misma entidad;

b) Si la asistencia técnica incluye capacitación, se debe costear las horas de capacitación por separado;

c) En las asistencias técnicas que se prestan como parte de la función del Archivo General de la Nación, los gastos de viaje y desplazamiento siempre se planteará que sean asumidos por la entidad asistida.

4.2. Servicios de Asistencia Técnica

5. SERVICIOS DE CAPACITACIÓN ARCHIVÍSTICA

5.1. Políticas

a) Para grupos inferiores a 10 participantes, la entidad solicitante del servicio, deberá cancelar la tarifa mínima para un grupo de 10 personas;

b) La capacitación que se desarrolle fuera de Bogotá, tendrá adicionalmente el cobro de gastos de viaje y desplazamiento;

c) Para los cursos y/o talleres dictados fuera del AGN la logística debe ser asumida por el contratante;

d) Si el curso o taller es de una intensidad horaria menor a 40 horas, la tarifa se liquidará por un valor proporcional por hora dictada.

5.2. Servicios de Capacitación

CURSO SOBRE ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE ARCHIVOS (Intensidad 40 horas)

TALLERES (Intensidad 40 horas)

SEMINARIOS (Intensidad 24 horas)

TALLERES (Intensidad 16 horas)

5.3. Capacitación fuera de las instalaciones del AGN

Nota 1. La capacitación que se desarrolle fuera de Bogotá, tendrá adicionalmente el cobro de gastos de viaje y desplazamiento.

Nota 2. Las tarifas para capacitaciones fuera de Bogotá, no incluyen impuestos de territorialidad, y deberán ser asumidos por la entidad solicitante.

Nota 3. La entidad solicitante del servicio deberá remitir previamente al Archivo General de la Nación y a la firma del contrato, el listado de los participantes para planificar la logística del evento. Cualquier participante adicional al listado original, deberá ser informado previamente al evento y ser cancelado el valor adicional respectivo.

PARÁGRAFO 1o. El Director General podrá exonerar del pago de las tarifas del servicio de capacitación, cuando exista disponibilidad de cupos en los eventos y de hacer descuentos por el porcentaje que estime conveniente, cuando los interesados lo soliciten, mediante petición motivada.

PARÁGRAFO 2o. Los miembros de los Comités Técnicos del Sistema Nacional de Archivos, podrán acceder a los beneficios a que hace alusión el parágrafo 1o del presente artículo, siempre y cuando asistan por lo menos al ochenta por ciento de las reuniones convocadas durante el año inmediatamente anterior a la solicitud.

PARÁGRAFO 3o. Los miembros de los Consejos Territoriales de Archivos, podrán acceder a los beneficios a que hace alusión el parágrafo 1o del presente artículo, para lo cual el AGN tendrá en cuenta su participación activa en los mismos y que la solicitud de exoneración de pago sea realizada por el Presidente del respectivo Consejo.

6. PROYECTOS DE ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICAS

6.1. Definiciones

ML. Debe entenderse esta sigla como la abreviatura de Metros Lineales. Aclarándose que todo servicio de organización documental, genera un cobro básico por cada metro lineal.

Organización Documental. Un proceso de organización es aquel en el cual se realiza la clasificación, ordenación y descripción de series documentales.

Clasificación. Toda labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser: clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo. Clasificación de piezas en el interior de un fondo. Clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza, mediante la cual se identifican.

Ordenación. Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros de acuerdo con una unidad - orden establecido de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de la serie. Ubicación física de los documentos dentro de la respectiva serie en el orden previamente acordado.

Descripción. Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación.

6.2. Tarifas

Las tarifas SIN IVA establecidas para el proceso de Organización Documental, de acuerdo con el nivel de complejidad de las unidades documentales a intervenir son las siguientes:

Tabla número 1

Nota 1. La complejidad de las unidades documentales a intervenir es una variable fundamental en la determinación del costo del proceso.

En la Tabla 2 se muestran las actividades que conforman un proceso de organización estándar, las cuales están incluidas dentro de la tarifa referida en la Tabla 1.

Tabla número 2

Nota 2. Además de las actividades definidas dentro de un proceso de organización estándar, existen una serie de tareas importantes de adelantar dentro de un proceso de organización documental, cuya atención se debe definir y acordar conjuntamente con el cliente, de acuerdo con las necesidades particulares del mismo, el estado de conservación de la documentación y las series a intervenir. En la siguiente tabla se presenta una descripción de las actividades adicionales que complementan efectivamente un proceso de organización, las cuales estarán sujetas al costeo presentado por el área de Proyectos, previo diagnóstico que se efectúe del trabajo a realizarse, dado que estas actividades no se encuentran incluidas dentro de la tarifa básica establecida en el presente artículo (Tabla 1).

6.3 Tarifas SIN IVA para las actividades Digitalización, Microfilmación y Alquiler de Depósitos, serán las siguientes:

PARÁGRAFO 1o. Se entiende por la tipología de contrato de Alquiler de Depósitos, aquellos en los que el AGN entrega en calidad de arrendamiento un espacio o depósito, por metro cuadrado, y el cliente es el único responsable por la custodia y almacenamiento de la documentación o cualquier otro bien, ciñéndose a los protocolos de seguridad establecidos por el AGN para la entrada y salida de elementos de sus instalaciones.

No obstante, de ser requerido el servicio de Administración integral de la documentación, se tendrá un costo adicional según las actividades requeridas, tales como: recepción de documentación, atención de consultas, envío de documentación por correo electrónico, servicios de monitoreo de condiciones ambientales, entre otras.

ARTÍCULO 2o. El costo para la tipología de contrato de Diagnóstico Integral, se determinará según los valores estimados por mano de obra profesional y técnica, insumos y demás gastos que demanden actividades tales como: identificación de la entidad, levantamiento de fichas diagnóstico por procesos archivísticos y de conservación, evaluación de los planes que integran el Sistema integrado de Conservación, monitoreo o seguimientos, horas de asistencia técnica, etc.

ARTÍCULO 3o. Para determinar el costo para proyectos de Interventoría, se estimará el valor de la mano de obra requerida, insumos, tiempo de ejecución y demás gastos adicionales que demande la verificación de una muestra documental o productos entregados por terceros, a fin de realizar procesos de control de calidad y certificar el cumplimiento de procesos archivísticos.

Dicha muestra se establece en un 10% sobre el volumen total de intervención, no obstante el porcentaje puede variar, según análisis previo con el cliente.

PARÁGRAFO. Todos los proyectos archivísticos deben contemplar el costo de la Fase de Planeación, la cual se estimará con base en el tiempo requerido para la elaboración del Plan de Dirección del Proyecto y sus planes subsidiarios (comunicaciones, calidad, riesgos, metodología y cronograma), los cuales son desarrollados por el Director del proyecto y Profesionales de diversas áreas, con el fin de garantizar que todas las condiciones estén dadas para iniciar, en forma efectiva, con la ejecución del contrato.

De requerirse actividades adicionales, la tarifa se establecerá de acuerdo con el diagnóstico del estado de conservación de la documentación.

ARTÍCULO 4o. Las tarifas correspondientes a actividades adicionales a las previstas en la presente resolución, correspondientes al desarrollo de proyectos archivísticos, estarán sujetas al costeo presentado por el área responsable, previo diagnóstico que se efectúe del trabajo a realizar.

ARTÍCULO 5o. Las Tarifas de venta de bienes y servicios Reprográficos, de Conservación y Restauración, Alquiler de Salas, Alquiler de Depósitos y/o Custodia de Expedientes y Asistencia Técnica, establecidas en el artículo 1o de la presente resolución, se incrementarán anualmente en el porcentaje del Índice de Precios al Consumidor que sea previsto por el Gobierno Nacional para cada vigencia fiscal.

PARÁGRAFO. La tarifa a cobrar por los servicios citados en el presente artículo, podrá ser superior al aumento del índice de precios al consumidor, con fundamento en el estudio de costos de los insumos que se efectúe al momento de la prestación de dichos servicios.

ARTÍCULO 6o. Las tarifas de servicios de capacitación, establecidas en el artículo 1o de la presente resolución, se incrementarán anualmente según el porcentaje de aumento en el Salario Mínimo Legal Mensual Vigente aprobado por el Gobierno Nacional para cada vigencia fiscal.

ARTÍCULO 7o. APROXIMACIÓN AL MÚLTIPLO MÁS CERCANO. Para facilitar el recaudo y contabilización de los valores resultantes de la liquidación de los bienes y servicios del Archivo General de la Nación, estos se aproximaron a la decena, centena o millar superior más cercana.

ARTÍCULO 8o. El Director General podrá conceder descuentos o exonerar del pago de las tarifas por los servicios relacionadas anteriormente, a las entidades públicas y a las entidades privadas sin ánimo de lucro; excepto las enunciadas en los numerales Uno “servicios reprográficos” y Dos “servicios de conservación y restauración”.

ARTÍCULO 9o. El servicio de Visita Guiada, solicitado por entidades públicas y/o particulares no tendrá costo alguno.

ARTÍCULO 10. Comunicar la presente resolución a la comunidad institucional del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, para lo de su competencia.

ARTÍCULO 11. Ordenar a los responsables de las comunicaciones del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, publicar la presente resolución, en la Página web de la entidad.

ARTÍCULO 12. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., el 22 de enero de 2014.

El Director General,

CARLOS ALBERTO ZAPATA CÁRDENAS.