RESOLUCIÓN 113 DE 2012
(enero 26)
Diario Oficial No. 48.329 de 31 de enero de 2012
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL
Por la cual se dictan normas relacionadas con el funcionamiento e integración del Comité de Conciliación del Ministerio de Salud y Protección Social.
LA MINISTRA DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL,
en ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las conferidas por el artículo 9o de la Ley 489 de 1998 y el numeral 32 del artículo 6o del Decreto número 4107 de 2011 y,
CONSIDERANDO:
Que el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, adicionó un nuevo artículo a la Ley 23 de 1991 del siguiente tenor: “Las entidades y organismos de Derecho Público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los Entes Descentralizados de estos mismos niveles, deberán integrar un comité de conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen.”
Que el precitado artículo fue reglamentado por el Decreto número 1716 de 2009, norma que estableció que “El Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad”.
Que el Presidente de la República a través de la Directiva Presidencial 05 del 22 de mayo de 2009 fijó instrucciones para el adecuado ejercicio de la conciliación extrajudicial como requisito de procedibilidad en materia de lo contencioso administrativo señalando, entre otras cuestiones, que la solicitud de Conciliación debe ser estudiada por el Comité de Conciliación de manera oportuna y la decisión acerca de su viabilidad debe ser tomada en el menor tiempo posible y con la debida antelación a la citación a la audiencia.
Que el numeral 8 del artículo 2o de la Ley 1341 de 2009 indica que: “Con el fin de lograr la prestación de servicios eficientes a los ciudadanos, las entidades públicas deberán adoptar todas las medidas necesarias para garantizar el máximo aprovechamiento de las- Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el desarrollo de sus funciones”.
Que la Ley 1444 de 2011 “por medio de la cual se escindieron unos Ministerios, se otorgan precisas facultades extraordinarias al Presidente de la República para modificar la estructura de la Administración Pública y la Planta de Personal de la Fiscalía General de la Nación y se dictan otras disposiciones”, escindió del Ministerio de la Protección Social los objetivos y funciones asignados por las normas vigentes al Despacho del Viceministro de Salud y Bienestar, y los temas relacionados al mismo, así como las funciones asignadas al Viceministerio Técnico y creó el Ministerio de Salud y Protección Social.
Que se hace necesario actualizar el funcionamiento y composición del Comité de Conciliación y optimizar tiempos, distancias y recursos disponibles para garantizar la participación de todos los miembros en las decisiones del mismo, a través del uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, dando aplicación a los principios de eficacia, economía y celeridad, como principios orientadores de la función pública.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. PRINCIPIOS. Los miembros del Comité de Conciliación del Ministerio de Salud y Protección Social y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados, obrarán de conformidad con los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.
ARTÍCULO 2o. COMPOSICIÓN. El Comité de Conciliación estará conformado por los siguientes funcionarios, con derecho a voz y voto:
1. Miembros con voz y voto:
a) La Ministra de Salud y Protección Social o su delegado.
b) El Director de Prestación de Servicios y Atención Primaria.
c) El Director de Aseguramiento en Salud, Riesgos Profesionales y Pensiones.
d) El Director Jurídico.
e) El Ordenador del Gasto o quien haga sus veces.
2. Miembros con voz y sin voto:
a) Los funcionarios que por condición jerárquica y/o funcional deban asistir según el caso concreto.
b) El Jefe de la Oficina de Control Interno.
c) El Secretario Técnico del Comité.
PARÁGRAFO 1o. La participación de los integrantes del Comité es indelegable, con excepción de lo dispuesto en el literal a) del numeral 1 del presente artículo.
PARÁGRAFO 2o. El Comité invitará a un funcionario del grupo interno de trabajo adscrito al Despacho del Viceministro de Promoción y de Justicia, el cual fue designado por el artículo 33 del Decreto número 2897 de 2011 para el ejercicio transitorio de las funciones de la anterior Dirección de Defensa Jurídica del Estado, hasta tanto entre en funcionamiento la Unidad Administrativa Especial Agencia Nacional de Defensa Jurídica de la Nación creada en el artículo 5o de la Ley 1444 de 2011. Dicho funcionario tendrá la facultad de asistir a las sesiones en que sea invitado con derecho a voz y voto.
PARÁGRAFO 3o. El Jefe de la Oficina de Control Interno participará en las sesiones del Comité de Conciliación para verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que regulan el funcionamiento y la toma de decisiones del Comité de Conciliación y para supervisar la ejecución efectiva de las decisiones tomadas por el mismo.
ARTÍCULO 3o. SESIONES DEL COMITÉ. El Comité de Conciliación sesionará ordinariamente dos (2) veces al mes, por convocatoria que haga la Secretaría Técnica del mismo de conformidad con lo establecido en el artículo 7o de la presente resolución y extraordinariamente, cada vez que se presente una circunstancia que así lo amerite.
Presentada la solicitud de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual se comunicará en el curso de la audiencia de conciliación aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.
Estas sesiones se realizarán de forma presencial o virtualmente a través de medios electrónicos, informáticos, telefónicos, audiovisuales o cualquier medio que permita el intercambio de información entre los miembros del Comité.
La sesión virtual deberá desarrollarse dentro del término que especifique la convocatoria. Cada miembro que participe virtualmente en la misma, deberá diligenciar y enviar el correspondiente formato de votación a la Secretaría Técnica del Comité, a través de medios electrónicos, informáticos o impresos.
ARTÍCULO 4o. QUÓRUM. El Comité podrá sesionar con un mínimo de tres (3) de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.
PARÁGRAFO 1o. En caso de solicitarse, por parte de uno de los miembros del Comité una revisión del caso sometido a su estudio en sesión presencial, esta solicitud deberá ser argumentada por el respectivo miembro y automáticamente el voto de los miembros restantes no se entenderá efectuado hasta tanto el Comité sesione presencialmente.
ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DEL COMITÉ. El Comité de Conciliación ejercerá las siguientes funciones:
1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.
2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.
3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado contra la entidad, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado y las deficiencias en las actuaciones administrativas de la entidad, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.
4. Fijar las directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.
5. Determinar en cada caso la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.
6. Evaluar los procesos que han sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar sobre esta decisión al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones, anexando copia de la providencia condenatoria de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.
7. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.
8. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos encomendados.
9. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité.
10. Dictarse su propio reglamento.
11. Las demás que le sean asignadas por ley o reglamento.
ARTÍCULO 6o. SECRETARÍA TÉCNICA. La Secretaría Técnica designada por el Comité de Conciliación, cumplirá con las siguientes funciones:
1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité.
2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.
3. Preparar un informe de la Gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al Ministro de Salud y Protección Social y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida al grupo interno de trabajo adscrito al Despacho del Viceministro de Promoción y de Justicia, el cual fue designado por el artículo 33 del Decreto número 2897 de 2011 para el ejercicio transitorio de las funciones de la anterior Dirección de Defensa Jurídica del Estado, hasta tanto entre en funcionamiento la Unidad Administrativa Especial Agencia Nacional de Defensa Jurídica de la Nación creada en el artículo 5o de la Ley 1444 de 2011.
4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que este requiera para la formulación y diseño de las políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la entidad.
5. Llevar el control de participación de los miembros del Comité a cada una de las reuniones, dejando constancia en el acta respectiva e indicando cuáles ausencias fueron debidamente justificadas.
6. Rendir informe de las acciones de repetición que conozca el Comité.
7. Las demás que le sean asignadas por el Comité.
ARTÍCULO 7o. CONVOCATORIA. El Secretario Técnico convocará con una antelación no menor de cinco (5) días a sesiones ordinarias a los miembros del Comité y al designado del grupo interno de trabajo adscrito al Despacho del Viceministro de Promoción y de Justicia para el ejercicio transitorio de las funciones de la anterior Dirección de Defensa Jurídica del Estado, hasta tanto entre en funcionamiento la Unidad Administrativa Especial Agencia Nacional de Defensa Jurídica de la Nación creada en el artículo 5o de la Ley 1444 de 2011, por cualquier medio físico o electrónico, indicando el día, la hora y el lugar o forma de la reunión. Así mismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración de los miembros del Comité.
La citación física o electrónica deberá especificar el medio que será utilizado para realizar la sesión virtual o el lugar en caso de que sea posible y necesaria la presencia física de los miembros. Además, deberá especificar el objeto de la sesión y anexar por vía física o electrónica el respectivo orden del día, las fichas técnicas, ayudas de memoria o conceptos que efectúe el abogado a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración del Comité.
PARÁGRAFO 1o. Los miembros del Comité de Conciliación podrán rechazar la convocatoria física o electrónica cuando no esté acompañada de los anexos de que trata el presente artículo.
PARÁGRAFO 2o. Cualquier miembro del Comité podrá solicitar la realización de sesión extraordinaria presencial, cuando considere que un caso específico puesto a consideración para sesión virtual, amerita o requiere un estudio especial. De suceder lo anterior, dicho asunto será excluido del orden día y será discutido en sesión extraordinaria presencial que deberá ser realizada dentro de los tres (3) días siguientes.
ARTÍCULO 8o. FICHAS TÉCNICAS. Cada caso sometido a consideración del Comité de Conciliación deberá estar contenido en una ficha técnica elaborada por el abogado respectivo, de conformidad con el diseño unificado realizado por el grupo interno de trabajo adscrito al Despacho del Viceministro de Promoción y de Justicia para el ejercicio transitorio de las funciones de la anterior Dirección de Defensa Jurídica del Estado, hasta tanto entre en funcionamiento la Unidad Administrativa Especial Agencia Nacional de Defensa Jurídica de la Nación creada en el artículo 5o de la Ley 1444 de 2011.
ARTÍCULO 9o. ACTAS. Al final de cada sesión del Comité de Conciliación, el Secretario Técnico dejará constancia de las deliberaciones y decisiones adoptadas por los miembros en el acta respectiva. Las fichas técnicas harán parte integral del acta correspondiente a la sesión en que fueron discutidas.
Dentro de los cinco (5) días siguientes a la sesión del Comité de Conciliación, las actas de las que trata el presente artículo deberán ser remitidas por medios electrónicos para revisión y observaciones de los miembros del Comité. En caso de que a los tres (3) días siguientes al envío del proyecto de acta un miembro no realice ningún tipo de observación, se entenderá que hay acuerdo respecto de su contenido. Después de corregidas las observaciones que efectivamente se presenten, se reenviará el acta impresa para firma de cada uno de los miembros del Comité, quienes contarán con cinco (5) días hábiles para devolverla debidamente firmada.
ARTÍCULO 10. APLICACIÓN DE LAS DECISIONES DEL COMITÉ. Las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación o por el Ministro de Salud y Protección Social serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados del Ministerio en los procesos a su cargo.
ARTÍCULO 11. PUBLICIDAD. El Ministerio deberá publicar en la página web las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios celebrados ante los agentes del Ministerio Público dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la transparencia en las decisiones del Comité.
ARTÍCULO 12. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial, la Resolución número 4305 de 2010.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D.C., a 26 de enero de 2012.
La Ministra de Salud y Protección Social,
BEATRIZ LONDOÑO SOTO.