RESOLUCIÓN 9384 DE 2022
(agosto 9)
Diario Oficial No. 52.122 de 10 de agosto de 2022
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023>
Por la cual se establecen lineamientos para la expedición de Certificados de Tradición y Libertad y, Certificaciones de no propiedad con el uso de tecnologías de la información, a través de canales presenciales y virtuales autorizados por la Entidad, y se fijan las condiciones de su operación.
EL DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO,
en ejercicio de las facultades conferidas por la Resolución número 08922 de 29 de julio de 2022, en desarrollo de los artículos 36 y 37 de la Ley 1579 de 2012, y los numerales 4 y 19 del artículo 13 del Decreto número 2723 de 2014, y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con el artículo 2o de la Ley 1341 de 2009, modificado parcialmente por el artículo 3o de la Ley 1978 de 2019, las entidades públicas deberán adoptar todas las medidas necesarias para garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el desarrollo de sus funciones con el fin de lograr la prestación de servicios eficientes a los ciudadanos.
Que el artículo 4o del Decreto ley 019 de 2012 modificado por el Decreto ley 2106 de 2019, “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”, estableció que las autoridades deben incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones para que los procesos administrativos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas al usuario por la prestación del servicio.
Que el artículo 9o del Decreto ley 2106 de 2019, estableció que, “[p]ara lograr mayor nivel de eficiencia en la administración pública y una adecuada interacción con los ciudadanos y usuarios, garantizando el derecho a la utilización de medios electrónicos, las autoridades deberán integrarse y hacer uso del modelo de Servicios Ciudadanos Digitales”.
Que, en concordancia con lo anterior, el artículo 27 del Decreto ley 019 de 2012, el cual modificó el Decreto número 2150 de 1955, señaló que el pago de obligaciones dinerarias relacionadas con derechos a favor de las autoridades que por virtud de la ley recauden recursos públicos podrá hacerse a través de cualquier medio de pago, para lo cual conminó a las entidades y organismos públicos y particulares que prestan función administrativa a adelantar las gestiones necesarias para viabilizar los pagos y recaudos por medios electrónicos.
Que a su vez, en el artículo 38 ibídem, se estableció que la política pública de racionalización de trámites atenderá como principios fundantes, entre otros, los de: (i) facilitar el acceso a la información y ejecución de los trámites y procedimientos administrativos por medios electrónicos, creando las condiciones de confianza en el uso de los mismos y (ii) contribuir a la mejora del funcionamiento interno de las entidades públicas que cumplan una función administrativa, incrementando la eficacia y la eficiencia de las mismas mediante el uso de las tecnologías de la información, cumpliendo con los atributos de seguridad jurídica propios de la comunicación electrónica. Que el artículo 36 de la Ley 1579 de 2012, establece que los servicios electrónicos dispuestos para los trámites de registro son un derecho de los ciudadanos y se constituyen en un canal alterno a los esquemas presenciales en operación y deberán prestarse con fundamento en los principios, políticas y reglamentaciones adoptadas por la Superintendencia de Notariado y Registro.
Que de conformidad con el artículo 37 de la mencionada ley, el servicio público registral deberá prestarse dentro de criterios de máxima simplificación, diversificación de canales de atención y principios de celeridad en la gestión pública pero sin poner en peligro los bienes y derechos que protege el Estado.
Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 4o del Decreto número 2723 de 2014 la Superintendencia de Notariado y Registro tendrá como objetivo la orientación, inspección, vigilancia y control de los servicios públicos que prestan los Notarios y los Registradores de Instrumentos Públicos, para que estos servicios se desarrollen conforme a la ley y bajo los principios de eficiencia, eficacia y efectividad.
Que en desarrollo de lo expuesto la Entidad dispuso en su sede electrónica el acceso para los servicios registrales, a fin de que los usuarios del servicio público registral obtengan el certificado de tradición y libertad y el certificado especial de no propiedad, a través del canal oficial de la Entidad https://certificados.supernotariado.gov.co/certificado
Que la Superintendencia de Notariado y Registro estableció, entre otras, una modalidad de recaudo electrónico de los recursos originados con ocasión de la prestación de los servicios registrales señalados previamente.
Que mediante la Resolución número 10401 de 2017, la Superintendencia dispuso la prestación de los servicios de expedición de certificados de tradición y libertad, certificados de no propiedad y la consulta de índice de propietarios y se fijaron las condiciones de operación para tal fin, en los Centros de Atención Distrital Especializados (CADE) en la ciudad de Bogotá y a nivel nacional en los diferentes centros de servicios y atención a la ciudadanía, en observancia de las disposiciones establecidas a través del Decreto número 197 de 2014 y el Documento conpes 3649 del 2010, contentivo de la Política Nacional de Servicio al Ciudadano.
Que la anterior resolución fue modificada parcialmente mediante la Resolución número 11669 de 2018, con el objeto de promover la expansión de los canales de prestación de estos servicios por medios electrónicos, en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, para que se prestaran los mismos servicios, a través de máquinas denominadas “agilizadores electrónicos”, en los círculos registrales del país dispuestos por la Entidad, en desarrollo de las disposiciones del previamente citado Estatuto Registral.
Que en ambos actos administrativos y dentro de las condiciones de operación de los servicios registrales por parte de los prestadores autorizados, se designó el uso de la modalidad de recaudo denominada “CUPOS” y la necesaria interrelación de esta operación, con la Sede Electrónica de la Entidad para el control de la prestación del servicio y del recaudo.
Que el acceso a los canales electrónicos y virtuales implementados por la Superintendencia, buscan contribuir a la mejora continua de la prestación del servicio que cumple la Entidad, para el cumplimiento de los objetivos dirigidos a la eficacia y la eficiencia en la prestación de sus servicios mediante el uso de las tecnologías de la información, observando los atributos de seguridad jurídica propios de la comunicación electrónica y brindando diferentes alternativas a los ciudadanos para la solicitud, pago y acceso a los diferentes servicios registrales prestados por la Entidad.
Que ofrecer varios canales presenciales, virtuales y electrónicos de prestación de servicios registrales de la Superintendencia garantiza al ciudadano el acceso a diversas modalidades de atención que le permiten escoger la que más se ajuste a sus necesidades, además de garantizar una cobertura suficiente, en relación con la demanda que estos servicios representan en el país.
Que en aras de garantizar la correcta prestación del servicio público registral relacionada con la expedición de los certificados de tradición y libertad, se hace necesario dictar nuevos lineamientos para el uso de los canales de atención al ciudadano y ampliar a todos aquellos que resulten en beneficio de la operación administrativa de la Entidad, los cuales redunden en beneficio a la ciudadanía.
Que dando cumplimiento al artículo octavo, Deber de Información al Público, del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, se publicó en la página principal de la SNR, el proyecto de la presente resolución del 15 de octubre al 1 de noviembre de 2021, con el objeto de recibir opiniones, sugerencias, propuestas alternativas y/o observaciones por parte de la ciudadanía.
Que mediante Resolución número 08922 del 29 de julio de 2022 “Por medio de la cual se delega una función al Director Administrativo y Financiero”, se delegó la función de definir los lineamientos necesarios para la expedición de Certificados de Tradición y Libertad y Certificaciones de no propiedad con el uso de tecnologías de Información a través de canales presenciales y virtuales autorizados por la Entidad y, entre otras, se facultó al Director Administrativo y Financiero para la expedición de actos administrativos que se requieran para lograr dicho fin.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ASPECTOS GENERALES.
ARTÍCULO 1o. SERVICIOS Y CANALES AUTORIZADOS. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> Dispóngase la prestación de los servicios de expedición de certificados de tradición y libertad y certificación de no propiedad con destino a trámites de subsidios del gobierno, libreta militar u otros que se requieran, a través de los siguientes canales, entre otros:
1. Agilizadores electrónicos para la expedición de certificados:
- Centros de Atención Distrital Especializados (CADE) en la ciudad de Bogotá.
- En los diferentes centros de servicios y atención a la ciudadanía a nivel nacional (públicos o privados). En todo caso los puntos deberán ser autorizados de forma previa y oportuna por la Superintendencia de Notariado y Registro.
2. Plataformas virtuales para expedición de certificados electrónicos:
- En los canales de atención virtual que sean previamente autorizados por la Superintendencia de Notariado y Registro, en virtud de la ampliación de su presencia institucional conforme los requisitos y protocolos técnicos establecidos en la presente resolución.
PARÁGRAFO. La Superintendencia verificará que en la prestación de los servicios a través de estos canales, se dé aplicación a las tarifas fijadas anualmente por la Entidad para el Certificado de Tradición y Libertad y la Certificación de no propiedad con destino a los trámites que se requieran, a la que accederán los prestadores de servicio autorizados de conformidad con las disposiciones de la presente resolución.
ARTÍCULO 2o. DEFINICIONES. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> Para los efectos de la presente resolución se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Prestadores autorizados: La prestación de los servicios señalados en el artículo 1o de la presente resolución, estará a cargo de los prestadores autorizados quienes deberán realizar las labores de implementación de los puntos y/o canales de servicio que le sean previamente autorizados por la Superintendencia, haciéndose cargo de las condiciones de infraestructura y adecuaciones necesarias, así como de la provisión de insumos de operación mínimos y personal capacitado, para la correcta prestación del servicio al ciudadano, sin que represente alguna erogación económica para la Entidad.
Agilizador electrónico: Es un canal de autoservicio físico en el cual se prestará el o los servicios establecidos en el artículo 1o que sean autorizados por la Superintendencia de Notariado y Registro, en las condiciones establecidas dentro de la presente resolución.
Certificado de Tradición y Libertad: Es un documento que refleja la situación jurídica de los bienes inmuebles sometidos a registro, y que la reproduce de manera fiel y total a través de las inscripciones contenidas en el folio de matrícula inmobiliaria de cada bien inmueble.
Certificado de no Propiedad: Es un documento en el cual consta que sobre quien se solicita no es propietario de ningún bien inmueble.
ARTÍCULO 3o. VIGILANCIA DE LA OPERACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> La autorización de la operación será solicitada y aprobada a través de la Dirección Administrativa y Financiera de la Entidad, la cual ejercerá también como supervisora de los acuerdos para la prestación de los servicios de que trata el artículo 1o de la presente resolución. La Dirección Administrativa y Financiera podrá revocar la habilitación cuando el prestador incumpla alguna de las condiciones de operación establecidas en la presente resolución o en el Acuerdo de Servicios o protocolo o en los anexos técnicos que se expidan para este efecto. La Dirección Administrativa y Financiera, la Dirección Técnica de Registro y la Oficina de Tecnologías de la Información se coordinarán en el ámbito de sus competencias para llevar a cabo la vigilancia y verificación de la idónea prestación del servicio a cargo del prestador.
Para los efectos de la aprobación de que trata este artículo la Dirección Administrativa y Financiera junto con la Oficina de Tecnologías de la Información definirán el mecanismo a través del cual se validará el cumplimiento de las condiciones técnicas y financieras relacionadas con los requisitos establecidos en la presente resolución. Dentro de dicho mecanismo, se definirán a su vez, las condiciones que el prestador deberá seguir para realizar reportes en tiempo real a la Superintendencia de Notariado y Registro.
ARTÍCULO 4o. FALLA TÉCNICA EN LA OPERACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> Cuando se presenten fallas de tipo técnico, atribuibles a los equipos o servicios prestados, serán de entera responsabilidad del prestador y deberán solucionarse oportunamente de forma que no se presente interrupción en las operaciones de cara a los usuarios. En todo caso el prestador deberá reportar las fallas ocurridas en los términos que se defina en el acuerdo de servicio correspondiente.
ARTÍCULO 5o. USO DE LAS HERRAMIENTAS Y TECNOLOGÍAS DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO E INTEGRACIÓN DE LOS PRESTADORES DEL SERVICIO. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> La Superintendencia cuenta con su plataforma de servicios virtuales (Sede Electrónica) por medio de la cual también ha dispuesto para los ciudadanos la prestación de los servicios enunciados en el artículo 1o de la presente resolución; de esta manera, los prestadores deberán integrarse con la plataforma de la Superintendencia tanto para la prestación de los servicios indicada en el artículo 1o, como para la generación de reportes, para lo cual, los prestadores realizarán los ajustes tecnológicos a los que haya lugar con ocasión a dicha integración.
ARTÍCULO 6o. MODALIDAD DE RECAUDO. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> Los prestadores que deseen ser habilitados por la Superintendencia para la prestación de los servicios a través de agilizadores electrónicos para la expedición de certificados físicos, los adquirirán por el valor establecido en el literal b) del artículo 13 de la Resolución número 2170 del 28 de febrero de 2022, o la que la modifique o sustituya.
Los prestadores que deseen ser habilitados por la Superintendencia para la prestación de los servicios a través de plataformas virtuales para expedición de certificados electrónicos los adquirirán por el valor establecido en el literal a) del artículo 13 de la Resolución número 2170 del 28 de febrero de 2022, o la que la modifique o sustituya.
El recaudo se realizará a través del uso de una cuenta de usuario virtual única, dispuesta en la plataforma tecnológica de la Superintendencia otorgada a cada prestador, por medio de la cual a través de una transacción PSE, (sin perjuicio de otros medios de pago que establezca la Superintendencia), se realizará el abono directo de los recursos a una cuenta centralizada de recaudo de la Entidad, por el valor mínimo requerido que se fije para cada caso particular, observando en todo caso el monto mínimo dispuesto en el artículo 7o de la presente resolución y conforme al acuerdo suscrito entre la Superintendencia y el prestador autorizado, convirtiéndose el abono en un “Cupo” disponible para el prestador que suministre los servicios autorizados.
ARTÍCULO 7o. MONTO Y CONDICIONES DEL RECAUDO. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> Al momento de obtener la habilitación para operar por parte de la Dirección Administrativa y Financiera, los prestadores deberán realizar una primera consignación equivalente a veinte mil (20.000) servicios individuales de Certificados de Tradición y Libertad a la tarifa que le corresponda según su habilitación.
La Dirección Administrativa y Financiera controlará que cada prestador consuma mensualmente el monto equivalente a no menos de la operación de veinte mil (20.000) servicios individuales de Certificados de Tradición y Libertad, a la tarifa que se le autorice previamente al prestador. Dicho saldo deberá permanecer disponible en la plataforma como mínimo dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes. De no ser así, deberá realizar la recarga correspondiente para completar tal monto, dentro de los 5 días, hábiles de cada mes.
Si pasados los primeros cinco (5) días hábiles del mes, el prestador no realiza la recarga de la que trata el presente artículo, la Dirección Administrativa y Financiera enviará comunicación escrita en la cual advertirá al prestador de esta situación, de no atender el requerimiento en cinco (5) días hábiles, la autorización concedida al prestador será revocada, procediendo la Dirección Administrativa y Financiera a devolver el saldo que le corresponda al prestador.
Si en una vigencia fiscal la Dirección Administrativa y Financiera envía un total de tres (3) comunicaciones requiriendo la recarga y consumo de que trata el presente artículo, dicha dependencia procederá a revocar la autorización concedida al prestador, procediendo a devolver el saldo que le corresponda al prestador.
ARTÍCULO 8o. TARIFAS AL CIUDADANO. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> Cada prestador autorizado por la Superintendencia, al momento de realizar la entrega de la factura o documento equivalente deberá constatar que la misma, refleje los valores relacionados con la compra de los certificados, discriminando la tarifa autorizada por la Superintendencia y los valores que correspondan al cobro por los costos de la operación de su canal. Sin perjuicio de lo anterior, será el ciudadano quien escoja libremente acceder a los servicios.
En todo caso el prestador deberá poner en conocimiento del usuario que a través de la página oficial de la Superintendencia de Notariado y Registro (www.supernotariado.gov. co) podrá acceder a los mismos servicios suministrados por el prestador, sin cargo alguno.
ARTÍCULO 9o. MEDIOS DE PAGO AL CIUDADANO. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> Para facilitar el pago de los servicios solicitados por parte del ciudadano, el prestador pondrá a disposición del ciudadano las diferentes formas de pago que existen en el mercado financiero de acuerdo con su modelo de operación propuesto y aprobado por la Superintendencia. Los valores asociados a la implementación de estos canales de pagos correrán por cuenta del prestador y no serán exigibles a la Superintendencia.
ARTÍCULO 10. LUGARES DE EXPEDICIÓN. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> La expedición de certificados de tradición y libertad y, certificaciones de no propiedad de que trata la presente resolución, será prestada en los lugares autorizados, dispuestos en el artículo 1o de la presente resolución, sin perjuicio de los demás espacios y/o puntos de servicio en los que la Superintendencia autorice la operación para cada prestador.
ARTÍCULO 11. CONTROL DE LA OPERACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> Con el fin de tener el control de la operación de expedición de los certificados de tradición y libertad y certificados de no propiedad, y no permitir la gestión de estos a tramitadores y particulares no autorizados, solo serán habilitados los prestadores que cumplan con las exigencias requeridas por la Superintendencia en la presente resolución, y cuyos protocolos de operación sean debidamente aprobados.
ARTÍCULO 12. FORMALIDAD DE LOS CERTIFICADOS Y CERTIFICACIONES. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> Los prestadores deberán expedir los certificados y certificaciones de conformidad con los parámetros técnicos y jurídicos establecidos por la SNR.
ARTÍCULO 13. USO DE IMAGEN INSTITUCIONAL. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> La Superintendencia permitirá al prestador autorizado el uso de la imagen institucional, previas revisiones y aprobaciones con el fin de que se garanticen las políticas del Gobierno nacional para el caso, acordes con el manual de la Entidad y previa aprobación del Grupo de Divulgación de la Entidad.
CONDICIONES PARA LA OPERACIÓN A TRAVÉS DE AGILIZADORES ELECTRÓNICOS PARA LA EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS.
ARTÍCULO 14. CONDICIONES PARA LA OPERACIÓN A TRAVÉS DE AGILIZADORES ELECTRÓNICOS PARA LA EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> Para la prestación de los servicios autorizados en el artículo 1o de la presente resolución, el prestador respectivo deberá sujetarse a las condiciones y requisitos estipulados por la Entidad en la presente resolución, así como en las modificaciones o reglamentaciones que de forma complementaria establezca la Superintendencia.
En todo caso, para solicitar la habilitación como prestador, los interesados deberán cumplir con los siguientes requisitos:
2.1 DOCUMENTACIÓN PARA PERSONA NATURAL
| 1 | Solicitud de presentación de la propuesta: debidamente diligenciado y firmada por el solicitante. (Anexo No. 1 de la presente resolución) |
| 2 | Registro Mercantil: certificado con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días a la presentación de la solicitud. La actividad comercial debe ser acorde con el servicio a prestar. |
| 3 | Fotocopia de la cédula de ciudadanía, o documento idóneo de identificación, como la cédula de extranjería |
PARÁGRAFO. En todo caso, la Superintendencia podrá requerir condiciones o requisitos técnicos adicionales a los solicitantes en caso de requerirlo.
ARTÍCULO 15. AGILIZADORES ELECTRÓNICOS PARA LA EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> Para garantizar la correcta prestación del servicio de expedición de certificados el prestador deberá cumplir, como mínimo, con los requisitos técnicos descritos a continuación
| Requisito técnico | Descripción |
| Interfaz de Usuario (UI) | El Monitor táctil será la interfaz entre el usuario y el software del aplicativo, corresponderá al medio donde el usuario ingresará sus datos para la operación de los trámites que se ofrecerán por parte de la Superintendencia. Pantalla táctil a color, sistema de fácil uso e interacción con el usuario de forma intuitiva. Teclado metálico resistente para introducir información requerida (opcional) Debe contar con monitor de alta calidad y duración. El monitor deberá contar como mínimo con lo siguiente: Tamaño mínimo de la pantalla 15”. Resolución mínima 1024 x 768. Monitora color. Pantalla touch. |
| Impresora de CTL | El agilizador deberá permitir la impresión láser en papel fotocopia tamaño carta de 75 gramos. Además, como mínimo, deberán contar con las siguientes características: Velocidad de Impresión de mínimo 40 ppm. Mínimo Memoria de 128 MB, 2 bandejas de papel. Cada bandeja de 1.000 hojas mínimo. Capacidad total de mínimo 2.000 hojas. |
| Características físicas | Gabinete para servicios con acceso frontal. Pintura Electroestática de alta resistencia. Deberá contar con sistemas de ventilación para evitar sobrecalentamientos. Soportes (“patas”) ajustables, deberán poder atornillarse o anclarse directamente al piso. Debe incluir todos los accesorios para su correcta instalación y funcionamiento (tornillería, cables, arneses, soportes, etc.). Ensamblado en acero. Con caja de seguridad. Chapa de clave dual. Acceso independiente al dinero. Altura máxima 2 metros. Ancho máximo 1 metro. Profundidad máxima 1 metro. |
| Sistema de sonido | Deberá contar con sistema de sonido de alta calidad, incluyendo bocinas y buffer, con botón de volumen. Sistema de Altavoces Activos (mínimo 2) Un subwoofer amplificador de Sonido Integrado. Sistema completamente integrado al gabinete. |
| Sistemas para respaldo de energía | Capacidad 1000 VA Sistema de Respaldo Ininterrumpibles, ofrece regulación de voltaje, supresión de sobretensiones y soporte de larga duración por batería durante apagones. Soporta en nivel básico hasta por 60 minutos durante apagones, para permitir el apagado sin pérdida de datos. Tiempo típico de respaldo a media carga 20 min. Protección contra cortocircuitos. |
| Transacciones digitales | El Dispositivo habilitado para pagos, debe permitir como mínimo los siguientes medios de pago: Tarjeta débito Tarjeta crédito |
| Debe permitir lectura de banda magnética Debe permitir lectura de Chip - El dispositivo debe permitir, además, imprimir el recibo de pago por la transacción realizada. | |
| Transacciones en efectivo | La máquina debe permitir dar cambio exacto. Debe recibir nueva y antigua familia de monedas y billetes de todas las denominaciones. |
| Seguridad | Debe incluir los siguientes elementos mínimos de seguridad: Ubicación centralizada del dinero en caja fuerte con apertura de cerradura inteligente y clave dual, se puede complementar con autenticación del usuario por clave y huella dactilar si aplica. Sistema de alarma con sensores de apertura incluidos. El sistema de seguridad debe permitir configurar notificación por medio de sistema de monitoreo y/o aplicación de administración para los casos de asaltos y/o prácticas fraudulentas sobre las máquinas |
| Sistema de cámaras | Debe incluir lo siguiente: DVR interna con 2 cámaras análogas para grabación por transacción o movimiento. Almacenamiento local de videos por 3 meses. El DVR debe tener un disco duro discapacidad mínima de 2 TB. Cámara 1: |
| Se debe encargar de grabar la persona que está realizando la transacción (usuario final) También debe grabar el proceso de autenticación de los usuarios del sistema, si aplica. Cámara 2: Encargado de monitorear los billetes que ingresan por el billetero. | |
| Accesorios adicionales | Impresora de recibos (Obligatorio) Teclado mecánico (Opcional) Sistema de video para grabar las transacciones (Opcional) Lector de código QR (Opcional) Lector de código de barras (Opcional) |
| Requisito técnico | Descripción |
| Canales de soporte | El prestador deberá contar con canales de soporte para la atención de usuarios. La información de los canales de atención deberá estar visibles hacia el usuario en el chasis del agilizador. El prestador, mínimo deberá contar con un canal telefónico en Bogotá y a nivel nacional. El tiempo de atención sobre estos canales deberá ser menor a 1 minuto. |
| Integración con servicios de la SNR para la expedición de certificados | El prestador deberá integrarse con los servicios intercambio de información que dispone la SNR para la expedición de certificados de libertad. El prestador deberá realizar los desarrollos para consumir y acceder a los servicios que exponga la SNR. Así como el desarrollo de la interfaz de consulta de las matrículas inmobiliarias. |
| Conectividad | El prestador deberá disponer del servicio de conectividad en los agilizadores, este servicio deberá contar con una disponibilidad de mínimo 99,95% en el mes, con un ancho de banda mínimo de 10 Mbps. |
ARTÍCULO 16. PROTOCOLO DE OPERACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> El solicitante deberá contar con un protocolo de operación, previamente revisado y aprobado por la Dirección Administrativa y Financiera, la Dirección Técnica de Registro y Oficina de Tecnologías de la Información, áreas competentes de garantizar la correcta prestación del servicio.
El protocolo de operación contendrá la descripción detallada de, como mínimo, los factores relacionados a continuación entre otros que exija la Superintendencia en el marco de cada solicitud, así:
- Cantidad de insumos mínimos a proveer por punto de atención (papelería, tóner, y demás insumos de oficina requeridos para la operación).
- Características mínimas de hardware y software de equipos de cómputo y sus periféricos para la operación.
- Requisitos mínimos del personal a contratar para la puesta a disposición del servicio (Características académicas, laborales, cantidad, entre otros).
- Requisitos de elementos y mecanismos de publicidad en los puntos.
- Acuerdos de niveles de servicio (condiciones mínimas de horarios, canales, protocolos de atención a PQRS, etc.)
- Lugares que se destinarán para la prestación del servicio.
A dicho protocolo le serán añadidos los siguientes acápites que serán estipulados por la Superintendencia, entre otros que considere convenientes:
- Obligaciones del tercero prestador
- Faltas al protocolo de operación
- Causales de cesación de efectos
PARÁGRAFO. El protocolo de operación deberá corresponder a los mínimos establecidos en el artículo 15 de la presente resolución.
CONDICIONES PARA LA EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS A TRAVÉS DE PLATAFORMAS VIRTUALES.
ARTÍCULO 17. CONDICIONES PARA LA OPERACIÓN A TRAVÉS DE PLATAFORMAS VIRTUALES. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> Para la prestación de los servicios autorizados en el artículo 1o de la presente resolución, el prestador respectivo deberá sujetarse a las condiciones y requisitos estipulados por la Entidad en la presente resolución, así como en las modificaciones o reglamentaciones que de forma complementaria establezca la Superintendencia.
En todo caso, para solicitar la habilitación como prestador, los interesados deberán cumplir con los siguientes requisitos:
2.1 DOCUMENTACIÓN PARA PERSONA NATURAL
| 1 | Solicitud de presentación de la propuesta: debidamente diligenciada y firmada por el solicitante. (Anexo No. 1 de la presente resolución) |
| 2 | Registro Mercantil: certificado con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días a la presentación de la solicitud. La actividad comercial debe ser acorde con el servicio a prestar. |
| 3 | Fotocopia de la cédula de ciudadanía, o documento idóneo de identificación, como la cédula de extranjería. |
PARÁGRAFO. En todo caso, la Superintendencia podrá requerir condiciones o requisitos técnicos adicionales a los solicitantes en caso de requerirlo.
ARTÍCULO 18. PLATAFORMAS VIRTUALES PARA EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS ELECTRÓNICOS. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> Para garantizar la correcta prestación del servicio de expedición de certificados a través de plataformas virtuales el solicitante deberá presentar dentro del requisito de “Propuesta de Protocolo de Operación”, establecido en el artículo anterior, la propuesta para la prestación de este servicio.
El prestador deberá tener implementado los siguientes requerimientos técnicos y funcionales:
- Certificado de sitio seguro SSL última versión de tipo OV.
- La plataforma deberá dar cumplimiento en la mitigación el top 10 de riesgos de OWASP.
- Realizar prueba de Ethical Hacking cada 3 meses por empresa externa certificada.
- Los tiempos de respuesta del sitio para la visualización del contenido no debe superar 500 ms.
- El portal virtual deberá informar al usuario la política de tratamiento de datos personales.
- El portal deberá solicitar al usuario un registro para la descarga de certificados con la siguiente información: tipo y número de documento, nombres, email. La información de registro de los usuarios deberá ser compartida con la SNR.
- Presentar un plan de recuperación de desastres con el fin de garantizar la disponibilidad y continuidad del servicio.
- El alojamiento de la plataforma del servicio deberá estar en un centro de datos que cumpla con las condiciones físicas, de seguridad, de comunicaciones, de respaldo eléctrico de acuerdo con el estándar TIER o ICREA que aseguren una disponibilidad de mínimo 99,98%, siempre y cuando cumplan con lo establecido en el Capítulo Tercero “TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES A TERCEROS PAÍSES” del Título V de la Circular Externa número 005 de 2017 de la SIC.
- Contar con certificación PCI-DDS emitida por una entidad que cuente con la categoría QSA (Qualified Security Assessor).
- El servicio debe permitir el envío a través de correo electrónico al usuario el certificado solicitado.
- El servicio debe permitir la descarga y envío a través de correo electrónico del recibo de pago al usuario el certificado solicitado.
- El servicio deberá permitir consultar el historial de solicitudes del usuario, para la descarga de los certificados dentro del tiempo de vigencia.
- El servicio deberá permitir la validación de certificados de tradición y libertad.
- El servicio deberá permitir al usuario la devolución del dinero cuando existan fallas en la generación de los mismos.
ARTÍCULO 19. PROTOCOLO DE OPERACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> El solicitante deberá contar con un protocolo de operación, previamente revisado y aprobado por la Dirección Administrativa y Financiera, la Dirección Técnica de Registro y Oficina de Tecnologías de la Información, áreas competentes de garantizar la correcta prestación del servicio.
El protocolo de operación contendrá la descripción detallada de, como mínimo, los factores relacionados a continuación, entre otros que exija la Superintendencia en el marco de cada solicitud, así:
- Características mínimas del software para la operación.
- Requisitos mínimos del personal a contratar para la puesta a disposición del servicio (características académicas, laborales, cantidad, entre otros).
- Acuerdos de niveles de servicio (condiciones mínimas de horarios, canales, protocolos de atención a PQRS, etc.).
A dicho protocolo le serán añadidos los siguientes acápites que serán estipulados por la Superintendencia, entre otros que considere convenientes:
- Obligaciones del tercero prestador
- Faltas al protocolo de operación
- Causales de cesación de efectos
PARÁGRAFO. El protocolo de operación deberá corresponder a los mínimos establecidos en el artículo 18 de la presente resolución.
AUTORIZACIONES PARA AUTOCONSUMO DE CERTIFICADOS DE TRADICIÓN Y LIBERTAD.
ARTÍCULO 20. AUTORIZACIONES PARA AUTOCONSUMO DE CERTIFICADOS DE TRADICIÓN Y LIBERTAD. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> Las personas jurídicas o personas naturales comerciantes cuya actividad económica se encuentre directamente relacionada con el sector inmobiliario y/o estas requieran de los certificados de tradición y libertad para el desarrollo óptimo de su actividad, podrán solicitar a la Dirección Administrativa y Financiera la autorización para acceder a un cupo transitorio de autoconsumo de certificados de tradición y libertad, cuyo consumo corresponda a la expedición mínima de 1000 CTL mensuales.
Las personas naturales o jurídicas que sean autorizadas para hacer uso de la modalidad de autoconsumo no podrán comercializar, de ninguna manera, los certificados de tradición y libertad que adquieran por este canal, so pena de la cancelación definitiva de la autorización.
ARTÍCULO 21. REQUISITOS PARA LA AUTORIZACIÓN PARA AUTOCONSUMO DE CERTIFICADOS DE TRADICIÓN Y LIBERTAD. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> Las personas interesadas en obtener una autorización para autoconsumo de certificados de tradición y libertad deberán acreditar los siguientes requisitos y presentar la siguiente documentación:
- Certificado de existencia y representación legal certificado de registro mercantil, cuando proceda, en el cual conste como actividad comercial una o alguna de las siguientes: i) actividades inmobiliarias; ii) actividades financieras.
- RUT en el cual conste como actividad comercial una o alguna de las siguientes: i) actividades inmobiliarias; ii) actividades financieras.
- Cédula de ciudadanía de la persona natural comerciante o cédula de ciudadanía del representante legal de la persona jurídica.
- Formato de solicitud de autorización para autoconsumo (Anexo 4).
ARTÍCULO 22. RECAUDO DE LOS DINEROS PARA AUTOCONSUMO DE CERTIFICADOS DE TRADICIÓN Y LIBERTAD. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> Las personas naturales comerciantes y jurídicas que sean autorizadas por la Dirección Administrativa y Financiera deberán prepagar el valor correspondiente al autoconsumo autorizado, el cual deberá realizarse a través de los medios virtuales dispuestos en la plataforma de la Superintendencia de Notariado y Registro.
ARTÍCULO 23. TARIFA DE LOS CERTIFICADOS EXPEDIDOS PARA AUTOCONSUMO. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> La tarifa para los certificados expedidos a través de la modalidad de autoconsumo corresponderá a la establecida en el literal a) del artículo 13 de la Resolución número 2170 del 28 de marzo de 2022, o la que la modifique o sustituya.
DISPOSICIONES FINALES.
ARTÍCULO 24. DEROGATORIAS. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> La presente resolución deroga en su integridad la Resolución número 10401 del 26 de septiembre de 2017 y la Resolución número 11669 de 26 de septiembre de 2018.
ARTÍCULO 25. PUBLICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> La presente resolución se publicará en el Diario Oficial y en la página web de la Entidad.
ARTÍCULO 26. TRANSITORIO. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> Los prestadores a quienes de forma previa a la presente resolución se les hubiere autorizado la prestación de los servicios de que trata este acto administrativo contarán con el término de noventa (90) días calendario para presentar nuevamente la solicitud de autorización en los términos de la presente resolución; pasado dicho término sin que se presente la solicitud de autorización se terminarán los acuerdos de conformidad con lo establecido en cada acuerdo suscrito con la Entidad.
PARÁGRAFO. La Dirección Administrativa y financiera, establecerá en un término no mayor a un (1) mes el procedimiento operativo, que le permita recepcionar y validar las solicitudes presentadas por los prestadores, para las modalidades establecidas en esta resolución.
ARTÍCULO 27. VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 3915 de 2023> La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
Publíquese y cúmplase.
9 de agosto de 2022.
El Director Administrativo y Financiero,
Álvaro de Fátima Gómez Trujillo
CONSULTAR ANEXO EN EL DIARIO OFICIAL IMPRESO O EN EL FORMATO PDF PUBLICADO EN LA WEB WWW.IMPRENTA.GOV.CO
SOLICITUD DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA.
Fecha de diligenciamiento __/__/__
Ciudad:________________
NIT___Cédula__Cédula de Extrangería__No.__________________
Razón Social/Nombre:
Representante Legal, Tipo de documento y No de identificación:
Dirección:
Ciudad:
Correo Electronico:
Descripción de la actividad económica:
Señores Superintendencia de Notariado y Registro, de manera atenta presento a ustedes la propuesta y solicitud de prestación de los servicios de:
Agilizadores electronicos para la expedición de certificados físicos___
Plataformas virtuales para expedición de certificados electrónicos___
Para estos efectos, adjunto los documentos y requisitos exigidos en la Resolución 09384 del 9 de agosto de 2022.
Cordialmente,
___________________
Nombre
Identificación
COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN.
El (los) suscrito (s) a saber. ____________________domiciliado en ___________ identificado(s) con ______________________________quien obra en calidad de _____________que en adelante se denominara EL SOLICITANTE, manifiesta(n) su voluntad de asumir, de manera unilateral, el presente COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN, teniendo en cuenta las siguientes concideraciones:
PRIMERA: Que la Superintendencia de Notariado y Registro a travéz de la Resolución___________de _____________estableció la prestación del servicio público registyral con el uso de las tecnologías de la información a través de canales prsenciales y virtuales autorizados por la Entidad, y se fijan las condiciones de su operación
SEGUNDA: Que es interés de EL SOLICITANTE presentar su propuesta para la prestación de servicio público registral con el uso de las tecnologías de la información a travéz de canales presenciales y virtuales autorizados por la Entidad, y se fijan las condiciones de su operación.
TERCERA: Que EL SOLICITANTE se encuentre dispuesto a asumir la información propia que resulte necesaria para aportar transparencia en el proceso, en tal sentido suscribe el presente compromiso unilateral anticorrupción que se regirá por las siguientes cláusulas:
CLAUSULA PRIMERA COMPROMISOS ASUMIDOS. EL SOLICITANTE, mediante la suscripción del presente doumento, asume los siguientes compromisos:
EL SOLICITANTE no ofrecerá ni dará sobornos ni ninguna otra forma de halago a ningún funcionario público en relación con su propuesta, con el proceso de aprobación como operador, ni con la ejecución del acuerdo que pueda cccelebrarse como resultado de la aprobación de su propuesta.
EL SOLICITANTE se compromete a no permitir que nadie, bien sea empleado de la compañia o un agente comisionista independiente, o un asesor o consultor haga lo señalado anteriormente en su nombre.
El SOLICITANTE se compromete formalmente a impartir instriciones a todos sus empleados, agentes, asesores, y a cualesquier otros representantes suyos, exigiéndoles el cumplimiento en todo momento de las leyes de la Republica de Colombia, especialmente de aquellas que rigen la presente solicitud y la relación que podrían derivarse de ella, y les pondrá las obligaciones de:
a) No ofrecer o pagar sobornos a cualquier halago a los funcionarios de la SUPERINTENDENCIA, ni a cualquier otro servidor público o privado que pueda influir en la aprobación de la propuesta, bien sea directa o indirectamente, ni a terceras personas que por su influencia sobre funcionarios públicos, puedan influir sobre la aprobación de la propuesta.
b) No ofrecer pagos o halagos a los funcionarios de la SUPERINTENDENCIA durante el desarrollo de acuerdo que se suscriba si llegase a ser elegida su propuesta.
EL SOLICITANTE se compromete formalmente a no efectuar acuerdos, o realizar actos o conductas que tengan por objeto o como efecto la colusión en la presente solicitud entre los cuales se encuentre el que es materia del presente Reglamento, o la fijación de los términos de la propuesta.
CLAUSULA SEGUNDA. CONSECUENCIAS DE INCUMPLIMIENTO: EL SOLICITANTE asume a travéz de la suscripción del presente compromiso, las consecuencias a que haya lugar si se verifica el incumplimiento de los compromisos anticorrupción.
En constancia de lo anterior, y como manifestación de la acecptación de los compromisos unilaterales incorporados en el presente documento, se firma el mismo en la ciudad de _____________ a los _____dias del mes__________ del año____.
EL SOLICITANTE:
NOMBRE:________________________
FIRMA:__________________________
ANEXO No:3 CAPACIDAD FINANCIERA (CF)
El solicitante debe acreditar los requisitos habilitantes de capacidad financiera mediante la presentación de los Estados Financieros con el Balance General, el Estado de Resultados, y las notas a los estados financieros (suscritos por el Representante Legal y Contador Público). Se deberá presentar una certificación donde se proyecten los indicadores financieros solicitados la cual debe estar firmada por El Contador Público y/o Revisor Fiscal, así mismo el Contador Público y/o Revisor Fiscal que sertifiquen los indicadores deben presentar en disiplinarios expedido por la junta central de contadores, vigente para la fecha de presentación de la propuesta (no mayor a tres (3) meses de expedición) y fotocopias de las tarjetas profecionales, información que debe corresponder al último año.
En el caso en que se trate de personas extranjeras, por no tener domicili o sucursal en el país, deben allegar los indicadores debidamente certificados. El Contador Público y/o Revisor Fiscal que certifiquen los indicadores deben presentar en forma clara el nombre y número de la tarjeta profecional, quienes deben anexar el certificado de antecedentes diciplinarios expedido por la junta central de contadores, vigente para la fecha de presentación de la solicitud (no mayor a tre (3) meses de expedición) y fotocopias de las tarjetas profecionales.
El solicitante debe cumplir con los siguientes indicadores financieros, calculados sobre la información a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la solicitud, para tal efecto se evaluará con CUMPLE o NO CUMPLE, cada uno de ellos.
Indicadores de Capacidad Financieras (cf), solicitados:
Con el fin de verificar la capacidad financiera el interesado deberá tener los siguientes indicadores:
| INDICADORES | MARGEN SOLICITADO |
| LA LIQUIDEZ Activo Corriente / pasivo corriente | Mayor o igual a 1.5 veces |
| NIVEL DE ENDEUDAMIENTO Pasivo total / activo total | Menor o igual a 70% |
| RAZON COBERTURA DE INTERESES Utilidad operacional / Gastos de intereses | Mayor o igual a 3 veces |
Cumple: Si al verificar la capacidad financiera a título de requisito, el interesado cumple con la totalidad de los indicadores financieros establecidos.
No cumple: Si al verificar la capacidad financiera a título de requisito, el interesado no cumple con la totalidad de los indicadores financieros establecidos .
ANEXO No. 4 SOLICITUD MASIVO
Fecha de solicitud __/__/__
Ciudad:________________
NIT___ Cédula__ Cédula de Extrangeria__No.________________
Razón Social/Nombre:
Representante Legal, documento y No. de identificación:
Teléfono:
Correo Electrónico:
Señores Superintendencia de Notariado y Registro, de manera atenta solicito la descarga masiva de _______ matrículas inmobiliarias, las cuales digité en el archivo Excel que acompaña este anexo, y de las cuales reconozco mi responsabilidad en los errores de digitación que se presenten, razón por la cual acepto que no procederá devolución alguna.
Cordialmente,
______________
Nombre:
Identificación:
| Codigo Oficina | Número Matricula |
| 50c | 1457056 |
| 51 | 211250 |
Puede ingresar 1000 Matriculas a procesar, los dos primeros registros son de Ejemplo, debe editar este archivo con la información que desea obtener y cargarlo en la plataforma de Masivos SNR, recuerde que el formulario de las celdas debe ser de tipo Texto.
<Consultar anexo original directamente en el siguiente enlace:
http://168.61.69.177/documentospdf/PDF/R_SNR_9384_2022.pdf