RESOLUCIÓN 20239300000021616 DE 2023

(marzo 31)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

Por la cual se establecen los costos de reproducción de la información pública que reposa en la Superintendencia Nacional de Salud.

EL SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD

En uso de sus facultades, en particular las conferidas en el numeral 33 del artículo 7 del Decreto 1080 de 2021, y

CONSIDERANDO

Que la Constitución Política en sus artículos 23 y 74, consagran el derecho que tiene toda persona a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución; así mismo a acceder a documentos públicos, salvo los casos que establezca la Ley.

Que, en concordancia con lo anterior, en los numerales 2 y 3 del artículo 5 de la Ley 1437 de 2011, se establece la posibilidad a los ciudadanos, para que en sus relaciones con las autoridades puedan solicitar y que se le expida copias de los documentos que reposen en los registros y archivos públicos, siempre que no estén bajo reserva legal.

Que mediante Ley 1712 de 2014, se reguló el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho, las excepciones a la publicidad de la información y se estableció, entre otras medidas, que las respuestas a las solicitudes deben ser gratuitas o sujetas a un costo que no supere el valor de la reproducción y envío de la misma al solicitante, prefiriéndose en lo posible, la respuesta por vía electrónica, con el consentimiento del solicitante.

Que mediante Ley 1755 de 2015⁽¹⁾, se reguló el derecho fundamental de petición, a través del cual se otorga la posibilidad de solicitar y requerir información sobre la acción de las autoridades y en particular, a que se expida copia de los documentos que éstas tramitan o conservan en sus archivos, siempre que no tengan el carácter de documentos reservados.

Que mediante Decreto No. 103 de 2015⁽²⁾, se reglamentó la Ley 1712 de 2014, respecto de la información pública en cuanto a “su adecuada publicación y divulgación, la recepción y respuesta a solicitudes de acceso a esta, su adecuada clasificación y reserva, la elaboración de los instrumentos de gestión de información, así como el seguimiento de la misma.”

Que la jurisprudencia de la Corte Constitucional (Sentencia T-487 de 2017), ha resaltado la importancia entre el derecho de acceso a la información y el derecho de petición, precisando que “la Constitución consagra expresamente el derecho fundamental de acceso a información pública (C.P. art. 74) y el derecho fundamental de petición (C.P. art. 2) como herramientas esenciales para hacer electivos los principios de transparencia y publicidad de los actos del Estado. En este sentido, la Corte ha reiterado que tales derechos son mecanismos esenciales para la satisfacción de los principios de publicidad y transparencia y en consecuencia se convierten en una salvaguarda fundamental de las personas contra la arbitrariedad estatal y en condiciones de posibilidad de los derechos políticos. Por tales razones, los límites a tales derechos se encuentran sometidos a exigentes condiciones constitucionales y el juicio de constitucionalidad de cualquier norma que los restrinja debe ser en extremo riguroso". Así mismo ha señalado la Corte, que la efectividad del derecho a obtener copias resulta también como una manifestación concreta del derecho a obtener pronta resolución a las peticiones formuladas que también hace parte del núcleo esencial del derecho de petición.

Que teniendo en cuenta que la obtención de copias de los documentos al interior de las entidades puede acarrear costos considerables, el Legislador en el artículo 29 de la citada Ley 1755 de 2015, autorizó el cobro de las sumas respectivas, estableciendo que en ningún caso el precio de las copias podrá exceder el valor de la reproducción, así mismo señaló que el valor de la reproducción no podrá ser superior al valor comercial de referencia en el mercado y que los costos de la expedición de las copias correrán por cuenta del interesado en obtenerlas.

Que el artículo 2.1.1.3.1.6. del Decreto 1081 de 2015, Único Reglamentario del Sector Presidencia de la República, establece que los sujetos obligados deben determinar mediante acto administrativo motivado, los costos de reproducción de la información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información en posesión, control o custodia del mismo, teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado, de tal forma que se encuentren dentro de parámetros del mercado. Dicho acto administrativo deberá ser suscrito por un funcionario del nivel directivo y será divulgado en la página web de la entidad, en el link de transparencia y acceso a la información pública.

Que, en cumplimiento de la Política de “Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Administración Pública”, consistente en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones y, por lo tanto, se dará prevalencia en la Superintendencia nacional de salud a la remisión de la información a través de correo electrónico u otros medios magnéticos o electrónicos que permitan la reproducción, captura, la distribución e intercambio seguro y confiable de la información, con el objeto incrementar la eficiencia administrativa.

Que el citado Decreto Único Reglamentario, a su vez señala que los sujetos obligados a suministrar las copias deben determinar, mediante acto administrativo los costos de reproducción de la información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información.

Que, adicionalmente, el Código General del Proceso⁽³⁾ dispone que los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso, se continúa requiriendo la  expedición de copias auténticas con destino a los juzgados o para otros menesteres por parte de los interesados.

Que mediante Decreto No. 1080 de 2021 se modificó la estructura de la Entidad y en su artículo 37 se estable dentro de las funciones de la Secretaría General, la de dirigir la planeación y control de la gestión documental de la entidad de conformidad con las normas vigentes y los lineamientos impartidos por el Archivo General de la Nación. Adicionalmente, el artículo 40 ibid. establece como parte de las funciones de la Dirección Administrativa, la de dirigir la planeación, ejecución, control y seguimiento de la gestión documental y la memoria institucional de la entidad, de conformidad con las políticas institucionales, la normativa vigente y los lineamientos impartidos por el Archivo General de la Nación.

Que a Resolución Número 20218000013221-6 de 2021 “Por medio de la cual se crean unos Grupos Internos de Trabajo en las Direcciones de la Secretaría General y se dictan otras disposiciones", estableció en el artículo 13, dentro de las funciones del Grupo de Gestión Documental, entre otras, las siguientes: “2. Coordinar, supervisar y controlar la organización, almacenamiento, preservación, recuperación y consulta de la documentación de la Entidad”, “8. Identificar, proteger y garantizar el acceso a la información de archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado” y “12. Realizar la verificación sobre el trámite de documentación que requiera la autenticación de copias por parte de la Secretaría General.”.

Que, con base en lo anteriormente expuesto, es necesario establecer el costo de reproducción de la información pública y de la documentación, que no tenga el carácter de reserva legal, que requiera el peticionario con base en los precios del mercado.

Que en mérito de lo expuesto;

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. VALORES. Los valores para la expedición de copias de documentos físicos o digitales que genere, custodie o administre la Superintendencia Nacional de Salud bajo el carácter de información pública, solicitada por una persona jurídica o natural, para la vigencia 2023 serán los siguientes:

PARÁGRAFO. Valor de las Copias Auténticas. El costo de reproducción de las fotocopias auténticas solicitadas por un particular corresponderá al valor de una copia simple.

ARTÍCULO 2. AJUSTE DE PRECIOS. Los precios de cobro por copias a particulares, señalados en la presente Resolución se ratificarán o ajustarán anualmente conforme la necesidad por parte del Dirección Administrativa - Grupo de Gestión Documental, dentro de los primeros quince (15) días de cada vigencia fiscal o cuando los costos varíen de acuerdo con los precios promedio del mercado, lo cual se comunicará y socializará mediante listado en la página web de la entidad.

ARTÍCULO 3. COPIAS GRATUITAS. En los siguientes casos no habrá lugar al cobro de copias o mecanismo de reproducción:

1. Cuando la información se encuentre en forma electrónica o digital y el peticionario suministre el medio tecnológico respectivo o su correo electrónico para tal fin.

2. Cuando la solicitud sea originada en desarrollo de una acción pública o una investigación.

3. Cuando se haya ordenado por una autoridad administrativa o judicial, en estricto cumplimiento de sus funciones.

PARÁGRAFO. Las personas naturales o jurídicas que deseen acceder a la información pública a cargo de la Superintendencia Nacional de Salud podrán aportar medios de almacenamiento removibles que se adapten a la plataforma tecnológica de la entidad. Para tal efecto, se realizará el formateo de los medios de almacenamiento removibles allegados por los peticionarios, con el fin de proteger la plataforma tecnológica de la Entidad.

ARTÍCULO 4. PAGO Y TRÁMITE. Los costos en que deban incurrir los sujetos que ejercen el derecho de acceso a la información pública que no resulte objeto de reserva legal, serán cancelados previamente a favor de la Superintendencia Nacional de Salud, mediante consignación o transferencia en la cuenta corriente identificada con el nombre de Supersalud "Otros Ingresos", número 031-891255-97 de Bancolombia y deberá remitirse el soporte al correo electrónico direccionfinanciera@supersalud.gov.co con la identificación del nombre de la persona natural o jurídica, el número de identificación respectivo y bajo el asunto “pago copias reproducción”.

PARÁGRAFO. El Grupo de Tesorería con la copia de la consignación o transferencia en la que conste número de identificación y nombre del tercero beneficiario de la información pública (fotocopias), elaborará el Recibo de Caja.

ARTÍCULO 5. Presentada la constancia de pago por el peticionario ante el área encargada de recibir y tramitar la solicitud de copias, se verificará el valor consignado frente al número de copias y deberá procederse a la reproducción del documento y su entrega, lo cual deberá hacerse en los términos previstos en el artículo 14 del Código de Procedimiento administrativo y de lo Contencioso Administrativo, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

ARTÍCULO 6. PUBLICACIÓN. Publíquese el presente acto administrativo en la página web de la entidad en cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 de 2015.

ARTÍCULO 7. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 5015 de 2018.

Dada en Bogotá D.C., a los 31 días del mes 03 de 2023.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

ULAHÍ DAN BELTRÁN LÓPEZ

Superintendente Nacional de Salud

<Para consultar el anexo de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/ R_SNS_20239300000021616_2023_ANEXO.>

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>

1. Ley 1755 de 2015” Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo."

2. El Decreto 103 de 2015, fue objeto de compilación, mediante Decreto Único Reglamentario 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura” y 1081 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República.

3. Ley 1564 de 2012,” por medio del cual se expide el Código General del Proceso Capitulo IX. Artículo 244. Documento auténtico. Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento. Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso. También se presumirán auténticos los memoriales presentados para que formen parte del expediente, incluidas las demandas, sus contestaciones, los que impliquen disposición del derecho en litigio y los poderes en caso de sustitución. Así mismo se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos para ser título ejecutivo. La parte que aporte al proceso un documento, en original o en copia, reconoce con ello su autenticidad y no podrá impugnarlo, excepto cuando al presentarlo alegue su falsedad. Los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos. Lo dispuesto en este articulo se aplica en lodos los procesos y en todas las jurisdicciones.