RESOLUCIÓN SSPD - 20181000120415 DE 2018
(septiembre 25)
Diario Oficial No. 50.728 de 26 de septiembre de 2018
SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS
Por la cual se autoriza la utilización de firma mecánica en la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
LA SUPERINTENDENTE DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS (E),
en ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confieren en el numeral 15 del artículo 79 de la Ley 142 de 1994, los numerales 33 y 34 del artículo 7o del Decreto 990 de 2002, y
CONSIDERANDO:
Que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 209 de la Constitución Política, la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios, entre otros, de celeridad, economía, eficiencia y eficacia.
Que el artículo 12 del Decreto 2150 de 1995, señala que “los jefes de las entidades que integran la Administración Pública podrán hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, en tratándose de firmas masivas”.
Que el artículo 26 del mencionado decreto regula la transmisión de datos a través de medios electrónicos a efectos de enviar y recibir la información requerida para la actuación administrativa.
Que el artículo 6o de la Ley 962 de 2005(1), establece que las entidades y organismos de la Administración Pública, deben poner en conocimiento de los ciudadanos, los medios tecnológicos o documentos electrónicos de que dispongan para atender los trámites y procedimientos de su competencia y hacerlos públicos para permitir su utilización, e implementar las condiciones y requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, garantizando siempre los principios de autenticidad, disponibilidad e integridad.
Que el Decreto 19 de 2012, en su artículo 26, prevé la presunción legal de las firmas que obran en los trámites de las autoridades públicas.
Que en el artículo 53 de la Ley 1437 de 2011(2), se regula la utilización de medios electrónicos en los trámites y procedimientos administrativos, en tanto sean compatibles con la naturaleza de los mismos, aplicándoles las disposiciones de la Ley 527 de 1999(3).
Que a través de la Directiva Presidencial número 004 del 2 de abril de 2012, el Gobierno nacional, dentro de sus propósitos para lograr una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz, adopta como estrategia la política denominada “cero papel” que consiste en sustituir los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, y que se sustenta en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones, estrategia esta que tiene por objeto, además de disminuir los impactos desfavorables en el medio ambiente por el uso desmedido del papel, incrementar la eficiencia administrativa.
Que atendiendo tales lineamientos y como evidencia del compromiso de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (Superservicios), con la eficiencia en el cumplimiento de las funciones que le son propias, en el proceso de actualización del Sistema de Gestión Documental (ORFEO), se han desarrollado nuevos módulos, entre los que se encuentra el correspondiente a la firma mecánica.
Que frente al volumen de comunicaciones oficiales y documentos que se deben expedir para atender los diferentes trámites que se surten al interior y exterior de la Entidad, se requiere la utilización de medios electrónicos idóneos, que ofrezcan seguridad jurídica y la agilidad requerida para la observancia y cumplimiento de las funciones presidenciales de inspección, vigilancia y control, asignadas a la Superservicios.
Que mediante Resolución 20171000211945 del 30 de octubre del 2017, la Superintendente de Servicios Públicos Domiciliarios autorizó el uso de la firma mecánica a la Dirección General Territorial y a las Direcciones Territoriales.
Que es necesario autorizar la utilización de la firma mecánica a otros funcionarios de la Superservicios, bajo las Políticas de Cero Papel y Gobierno Digital, para la expedición de documentos que deban ser tramitados de manera masiva, contemplándose como firma masiva “aquellas agrupaciones de documentos o comunicaciones que por su volumen requieren ser suscritas en bloque”(4).
Que para el efecto los documentos que podrán ser firmados masivamente serán las resoluciones, memorandos, comunicaciones, oficios y documentos relacionados con el trámite de notificaciones, que debido a su volumen es necesario el uso de la firma mecánica como mecanismo más expedito y eficaz para agilizar dichos trámites.
Que es necesario advertir que conforme lo establecido en la Ley 527 de 1999, los documentos que conformen un mensaje de datos deberán ser suscritos con firma digital, en cumplimiento de lo señalado en la mencionada normativa.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Autorizar la firma mecánica, tratándose de firmas masivas requeridas para la expedición de resoluciones, memorandos, comunicaciones, oficios y documentos relacionados con el trámite de notificaciones, a los siguientes servidores y para el cumplimiento de las funciones que a continuación se indican:
| Cargo | Funciones |
| Superintendente de Servicios Públicos Domiciliarios | Las establecidas en el artículo 7o del Decreto 990 de 2002. |
| Superintendentes Delegados | Las establecidas en el artículo 13 del Decreto 990 de 2002. |
| Secretario General | Las establecidas en el artículo 21 del Decreto 990 de 2002. |
| Jefes de Oficinas Asesoras | Las establecidas en los artículos 11 y 12 del Decreto 990 de 2002. |
| Jefes de Oficina | Las establecidas en los artículos 8o, 9o y 10 del Decreto 990 de 2002. |
| Director de Entidades Intervenidas y en Liquidación | Las establecidas en el artículo 17 del Decreto 990 de 2002. |
| Director General Territorial | Las establecidas en el artículo 18 del Decreto 990 de 2002 y las delegadas a través de la Resolución SSPD 20161000065165 del 9 de diciembre de 2016. |
| Directores Territoriales | Las establecidas en el artículo 19 del Decreto 990 de 2002 y las delegadas a través de actos administrativos, cuando haya lugar a ello. |
| Director Administrativo | Las establecidas en el artículo 22 del Decreto 990 de 2002. |
| Director Financiero | Las establecidas en el artículo 23 del Decreto 990 de 2002. |
| Directores Técnicos de Gestión de las Superintendencias Delegadas | Las establecidas en el artículo 15 del Decreto 990 de 2002 y las delegadas a través de actos administrativos, cuando a ello haya lugar. |
| Directores de Investigaciones de las Superintendencias Delegadas | Las establecidas en el artículo 16 del Decreto 990 de 2002 y las delegadas a través de actos administrativos, cuando haya lugar a ello. |
| Coordinadores de grupos de todas las dependencias | Las establecidas en el Decreto 990 de 2002, de acuerdo a la naturaleza de su grupo y la dependencia a la que pertenezcan. |
| Funcionarios designados como notificadores de Superservicios. | Las establecidas en el Decreto 990 de 2002, de acuerdo con la dependencia a la que pertenezcan y el documento de designación respectivo. |
PARÁGRAFO 1. La firma mecánica consistirá en una firma digitalizada implementada en el Sistema de Gestión Documental ORFEO, vinculada a un suscriptor garantizando la identidad del firmante, bajo parámetros de seguridad a través del sistema.
PARÁGRAFO 2. Ninguna utilización de la firma mecánica en otro acto administrativo o documento distintos a los señalados en el presente artículo estará autorizada y por ende, no surtirá ningún efecto jurídico.
PARÁGRAFO 3. Los funcionarios autorizados en virtud de la presente resolución, harán uso de la firma mecánica bajo su responsabilidad.
ARTÍCULO 2o. La firma mecánica que se imprimirá en los documentos previstos en el artículo primero de la presente resolución consistirá en un facsímil con el nombre del funcionario, el cargo que ocupa en la Entidad y su firma.
PARÁGRAFO. Las características de la firma mecánica serán las contenidas en el registro del módulo de administración de firma contenido en el Sistema de Gestión Documental ORFEO.
ARTÍCULO 3o. Derogar la Resolución 20171000211945 del 30 de octubre del 2017 y todas aquellas disposiciones contrarias al presente acto administrativo, de conformidad con lo previsto en la parte considerativa.
ARTÍCULO 4o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 65 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 25 de septiembre de 2018.
La Superintendente de Servicios Públicos Domiciliarios (e),
María Paula Jaramillo Restrepo.
NOTAS AL FINAL:
1. “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”.
2. “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.
3. “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”.
4. Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. Instructivo Firma Digital y Mecánica-Sistema Integrado de Gestión y Mejora (SIGME).
Centro Normativo Keralty
n.d.
Última actualización: 30 de diciembre de 2025
