RESOLUCIÓN SSPD-20191000029165 DE 2019

(agosto 16)

Diario Oficial No. 51.061 de 30 de agosto 2019

SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS

Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental (TRD) en la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.

LA SUPERINTENDENTE DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS,

en ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas en los numerales 33 y 34 del artículo 7o del Decreto 990 de 2002, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 11 de la Ley 594 de 2000⁽¹⁾, señala en relación a la conformación de archivos públicos que el Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

Que el artículo 24 ibídem, establece la obligatoriedad para las entidades del Estado de elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental.

Que el artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura, define que la gestión documental en las entidades públicas se deberá desarrollar a partir de los instrumentos archivísticos, tales como: Cuadro de Clasificación y Tablas de Retención Documental, entre otros.

Que el parágrafo del artículo 2.8.2.1.14 del Decreto 1080 de 2015, dispone para las entidades del orden nacional que las funciones del Comité Interno de Archivo serán cumplidas por el Comité de Desarrollo Administrativo, cuya función “es asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivística y de gestión documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias”.

Que el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1499 de 2017, establece que en cada una de las entidades del orden nacional o territorial se debe integrar un “Comité Institucional de Gestión y Desempeño” encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), dentro del cual se incluye la política de Gestión Documental.

Que en consecuencia de lo anterior, el Comité Interno de Archivo que trata el artículo 2.8.2.1.14 del Decreto 1080 de 2015, quedó integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

Que mediante Resolución número SSPD 20191000011535 del 3 de mayo de 2019, se creó el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.

Que la citada resolución define en su artículo 5o los equipos de trabajo temáticos, entre los que se encuentra el comité responsable de la política de gestión documental.

Que el Acuerdo 004 de 2019, reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación, convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro Único de Series Documentales (RUSD) de las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) y define en su artículo 9o que las Tablas de Retención Documental (TRD) o Tablas de Valoración Documental (TVD) deberán ser aprobadas por el Comité Interno de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

Que en la sesión llevada a cabo el 17 de noviembre de 2015, el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, hoy Comité Institucional de Gestión y Desempeño, aprobó la actualización de las Tablas de Retención Documental de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y su envío al Archivo General de la Nación para su convalidación, como consta en el Acta número 1 del mencionado comité.

Que en sesión del 28 de marzo de 2019, la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios presentó y sustentó ante el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, las Tablas de Retención Documental, instancia que emitió concepto favorable del instrumento archivístico por cumplir los requisitos técnicos.

Que mediante radicado SSPD 2019-529-081024-2 del 31 de julio de 2019, el Archivo General de la Nación, remitió el certificado de convalidación de las Tablas de Retención documental de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios Superservicios.

Que las tablas de retención documental son el listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se le asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital, como se define en el artículo primero del Acuerdo 027 de 2006. Este instrumento archivístico, se elabora para los documentos activos que se están produciendo con fines administrativos en cada una de las dependencias u oficinas productoras de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. APROBACIÓN. Aprobar y adoptar las Tablas de Retención Documental para la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, convalidadas por el Archivo General de la Nación mediante certificado de convalidación del 18 de julio de 2019.

ARTÍCULO 2o. IMPLEMENTACIÓN. Las Tablas de Retención Documental se implementarán en la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, en todas las dependencias y grupos internos de trabajo.

De manera conjunta, el Grupo de Gestión Documental y la Oficina de Informática, deberán llevar a cabo las acciones necesarias para la implementación del instrumento archivístico en el sistema de gestión documental, herramienta que soporta la gestión documental de la Superintendencia.

ARTÍCULO 3o. DIVULGACIÓN. Las Tablas de Retención Documental deberán ser divulgadas entre los servidores públicos y demás personal que tenga injerencia en la producción documental, de acuerdo a lo definido en el artículo 17 del Acuerdo 004 de 2019.

ARTÍCULO 4o. ACTUALIZACIÓN. Las Tablas de Retención Documental deberán ser revisadas para su actualización o ajustes conforme a lo estipulado en el Título 5o del Acuerdo 004 de 2019. Dicho proceso que deberá ser liderado por el Grupo de Gestión Documental y Correspondencia.

ARTÍCULO 5o. PUBLICACIÓN. Ordenar la publicación del presente acto administrativo en el Diario Oficial y en la página web de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios www.superservicios.gov.co, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 18 del Acuerdo 004 de 2019.

ARTÍCULO 6o. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 16 de agosto de 2019.

La Superintendente de Servicios Públicos Domiciliarios,

Natasha Avendaño García.

NOTAS AL FINAL:

1. “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.