RESOLUCIÓN SSPD -20165000037235 DE 2016

(septiembre 6)

Diario Oficial No. 49.991 de 9 de septiembre de 2016

SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 36745 de 2018>

Por la cual se adopta la utilización de la firma digital en la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.

EL SUPERINTENDENTE DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas en el artículo 77, 79, numeral 15 de la Ley 142 de 1994 y las otorgadas en el Decreto número 990 de 2002, en su artículo 7o, numeral 34, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo previsto en los artículos 209 de la Constitución Política de Colombia y 3o del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las actuaciones administrativas se desarrollarán con fundamento en los principios del debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad;

Que la Ley 527 de 1999_[1], en su artículo 2o, define la firma digital como “un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación”;

Que los artículos 7o y 28 de la Ley 527 de 1999, establecen lo siguiente:

“Artículo 7o. Firma. Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si:

a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación;

b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma”.

“Artículo 28. Atributos jurídicos de una firma digital. Cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tenía la intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo.

PARÁGRAFO. El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, si aquella incorpora los siguientes atributos:

1. Es única a la persona que la usa.

2. Es susceptible de ser verificada.

3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.

4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si estos son cambiados, la firma digital es invalidada.

5. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno nacional”;

Que los parágrafos 1o y 2o del artículo 6o de la Ley 962 de 2005_[2], establecen que las entidades y organismos de la Administración Pública deberán hacer públicos los medios tecnológicos o electrónicos de que dispongan, para atender los trámites y procedimientos de su competencia y podrán implementar las condiciones y requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, garantizando siempre los principios de autenticidad, disponibilidad e integridad;

Que en el Capítulo IV del Título III de la Ley 1437 de 2011_[3], se regula la utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo, remitiendo a la Ley 527 de 1999, en cuanto sus disposiciones sean compatibles con dichos procedimientos, estableciendo, en sus artículos 53 y siguientes, la posibilidad de expedir actos administrativos, el envío de notificaciones electrónicamente y archivar documentos públicos, entre otras actuaciones, a través de los referidos medios;

Que en el Capítulo V artículo 66 y siguientes de la Ley 1437 de 2011 se establecen los requisitos que deben tenerse en cuenta al momento de realizar la notificación de actos administrativos de carácter particular y concreto, donde se hace necesaria la entrega al interesado de una copia íntegra, auténtica y gratuita, que al ser enviada por un medio electrónico, requiere la aplicación de la Ley 527 de 1999, ya que esta dicta las disposiciones para asegurar la autenticidad, integridad y disponibilidad, de los actos administrativos emitidos y notificados por este medio;

Que en los artículos 160_[4] y 161 del Decreto-ley 19 de 2012_[5], modificatorios de los artículos 29 y 30 de la Ley 527 de 1999, se indica que para la validez de la firma digital se requiere de la intervención de una entidad certificadora, acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC), la cual avalará, entre otros aspectos, la identidad de la persona titular de la firma digital;

Que, en términos generales y con el propósito de propender al desarrollo de instituciones eficientes, transparentes y cercanas al ciudadano, que cumplan con los postulados del buen Gobierno, el Decreto-ley 19 de 2012_[6], suprimió y modificó requerimientos, procedimientos y trámites innecesarios en la Administración Pública, promoviendo el uso de herramientas electrónicas;

Que el Gobierno nacional, en la Directiva Presidencial número 04 del 2 de abril de 2014, evidencia su propósito de lograr una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz, adoptando como estrategia para la implementación de esta política, la denominada “Cero Papel” que consiste en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones, estrategia está que tiene por objeto, además de menguar los impactos desfavorables en el medio ambiente, por el uso desmedido del papel, incrementar la eficiencia administrativa;

Que siguiendo tales lineamientos y como evidencia del compromiso de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (Superservicios), con la eficiencia en el cumplimiento de las funciones que le son propias, en el proceso de Reingeniería Fase 2 del Sistema de Gestión Documental (Orfeo) de la Entidad, liderado por la Oficina de Informática de la Entidad, se han desarrollado nuevos módulos en el mismo, entre los que se encuentra la implementación del relativo a la firma digital;

Que frente al volumen de comunicaciones oficiales y documentos que se deben expedir para los diferentes trámites que se surten al interior y exterior de la Entidad, se requiere la utilización de medios electrónicos idóneos que ofrezcan seguridad jurídica y la agilidad requerida para la observancia y cumplimiento de las funciones de inspección, vigilancia y control otorgadas por la Constitución Política y la ley a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios;

Que corresponde a la Secretaría General de la Superservicios emitir actos administrativos, notificarlos y comunicarlos;

Que en tal contexto, es necesario reglamentar el envío, recepción, preservación, acceso, consulta y autentificación de la firma digital para comunicaciones oficiales producidas al interior de la Secretaría General de la Superservicios;

Por lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 36745 de 2018> Adoptar la firma digital para ser utilizada por la Secretaria General encargada de proferir los actos administrativos que resuelven en segunda instancia, los recursos de reposición emitidos por la dirección financiera y para ser utilizada por la Técnico Administrativo Código 3124 Grado 17 del Despacho del Superintendente, encargada de colaborar con las notificación de los actos administrativos, que profiere la Secretaria General, los actos emanados del despacho del Superintendente y de las oficinas asesoras del despacho, a través del módulo correspondiente en el Sistema de Gestión Documental (Orfeo).

PARÁGRAFO. La firma digital utilizada en las referidas comunicaciones oficiales y documentos de la Superservicios, tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma autógrafa, siempre y cuando el certificado de firma digital sea válido al momento de la suscripción de dichas comunicaciones oficiales y documentos, y además cumpla todos los requisitos establecidos en el artículo 28 de la Ley 527 de 1999.

ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 36745 de 2018> Autorizar el uso de firma digital a la Secretaria General de la Superservicios y a la Técnico Administrativo Código 3124 Grado 17 del Despacho del Superintendente para las comunicaciones oficiales y documentos de su competencia, indicados en el artículo 1o del presente acto administrativo, de conformidad con lo señalado en la parte considerativa del mismo.

PARÁGRAFO 1o. Es responsabilidad de los funcionarios antes mencionado el uso adecuado que se dé al certificado de firma digital, así como la custodia y confidencialidad de la contraseña de acceso, la cual es personal e intransferible.

PARÁGRAFO 2o. Corresponderá al Grupo de Talento Humano de la Superservicios informar al Grupo de Gestión Documental y Correspondencia de la misma, los cambios de personal respecto de los cargos autorizados para el uso de la firma digital en la Entidad.

ARTÍCULO 3o. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 36745 de 2018> Publicar el presente acto en el Diario Oficial, de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 65 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, así como en la página web de la Superservicios.

ARTÍCULO 4o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 6 de septiembre de 2016.

El Superintendente,

JOSÉ MIGUEL MENDOZA DAZA.

* * *

1 “Por la cual se define y se reglamenta el acceso y el uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”.

2 “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”.

3 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.

4 A través el Decreto número 333 de 2014, el Gobierno nacional reglamenta el artículo 160 del Decreto-ley 19 de 2012, estableciendo las características y requerimientos con base en los cuales el ONAC, acreditará a las entidades de certificación.

5 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”.

6 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”.