RESOLUCIÓN SSPD – 20211000096895 DE 2021

(abril 21)

Diario Oficial No. 51.652 de 21 de abril de 2021

SUPERINTENDENCIAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS

Por la cual se reglamentan las funciones del Equipo Temático Responsable de la Política de Gestión Documental, definida en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

LA SUPERINTENDENTE DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS,

en ejercicio de las facultades delegadas por el numeral 15 del artículo 79 de la Ley 142 de 1994 y el artículo 8 numeral 18 del Decreto 1369 de 2020, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 80 de 1989 “por medio del cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones”, establece las funciones relacionadas con la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, departamental, municipal y distrital para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental.

Que la Ley 594 del 2000 “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, establece diferentes niveles y principios generales que regulan la función archivística, y de aquellos que prestan funciones públicas.

Que el Decreto 2482 de 2012 “Por el cual se establecen los lineamientos para la integración de la planeación la gestión”, adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación, el cual incluye políticas de desarrollo administrativo de la gestión documental del Estado.

Que el Decreto 1080 de 2015 “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”, reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, donde determina en el artículo 2.8.2.1.14. que la función del Comité Interno de Archivo “es asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivística y de gestión documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias”. Así mismo, en el parágrafo del mismo artículo establece que “en las entidades del orden nacional las funciones del comité interno de archivos serán cumplidas por el Comité de Desarrollo Administrativo establecido en el Decreto 2482 del 2012”.

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1499 de 2017, las entidades del orden nacional deben integrar un Comité Institucional de Gestión y Desempeño, para orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión referido, que sustituirá los demás comités que tengan relación con modelo y que no sean obligatorios por mandato legal.

Que mediante Decreto 1369 de 2020 se modificó la estructura de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios para su fortalecimiento y para el afianzamiento de las actividades de vigilancia, inspección y control, así como para asumir y articular nuevas actividades que desde su creación le han sido asignadas.

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 5o de la Resolución 20211000005225 del 26 de febrero 2021 “por el cual se crea el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y se deroga una resolución”, se conformará el equipo de trabajo temático para la Política de Gestión Documental, el cual será el responsable de adelantar políticas, propuestas y estrategias para la implementación, seguimiento y sostenibilidad de las políticas competentes a la normatividad vigente.

Que por lo anteriormente expuesto se hace necesario reglamentar el Equipo Temático de la Política de Gestión Documental.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. CONFORMACIÓN. El Equipo Temático de la Política de Gestión Documental de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, estará conformado por los siguientes integrantes:

- El(la) Director(a) Administrativo (a), quien actuará como Presidente del Equipo Temático.

- El Coordinador(a) del Grupo de Gestión Documental y Correspondencia, quien actuará como Secretario Técnico del Equipo Temático.

- La Secretaría General

- El Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

- El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación e Innovación Institucional

- El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica

- El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendrá voz, pero no voto, y

- El Equipo Temático podrá invitar a funcionarios o participantes que pueden aportar a los asuntos tratados elementos de juicio cuando las necesidades así lo ameriten, quienes actuarán con voz, pero no voto.

ARTÍCULO 2o. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO TEMÁTICO. Son funciones y responsabilidades del Equipo Temático de la Política de Gestión Documental de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios la siguientes:

1. Asesorar a la alta Dirección, responsable de cumplir las políticas archivísticas, en la definición de los programas y proyectos de la función archivística, para la correcta aplicación de la normatividad archivística en la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.

2. Velar por la aplicación del criterio de homogeneidad en la gestión de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.

3. Aprobar los manuales, reglamento interno de archivo y demás documentos que reglamentan la función archivística en la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.

4. Aprobar los planes y programas de gestión documental, con miras a proteger los documentos contra diferentes riesgos.

5. Evaluar, aprobar y hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental en la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, presentando las recomendaciones pertinentes de acuerdo con la normatividad vigente.

6. Aprobar el Programa de Gestión Documental de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.

7. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información en la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, de acuerdo con el impacto de la función archivística interna y la gestión documental.

8. Hacer las recomendaciones necesarias de acuerdo con la reglamentación vigente y los procesos administrativos y técnicos que mejoren la organización, conservación y custodia del archivo, de conformidad con la Ley 564 de 2000 y demás normas reglamentadas.

9. Preparar el presupuesto anual para la administración y funcionamiento del archivo.

10. Actualizar e interpretar la normatividad que expida el Archivo General de la Nación y mantener el nomograma de la gestión documental actualizado.

11. Consignar sus decisiones en actas las cuales servirán de respaldo de las determinaciones tomadas.

12. Las demás que le sean asignadas y correspondan a su naturaleza.

ARTÍCULO 3o. FUNCIONES DE LA PRESIDENCIA DEL EQUIPO TEMÁTICO.  

1. Presidir las reuniones ordinarias y extraordinarias del Equipo Temático.

2. Convocar a las reuniones ordinarias y extraordinarias a través del Secretario Técnico del Equipo Temático.

3. Las demás que sean propias de su cargo.

ARTÍCULO 4o. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA.  

1. Citar a reunión de acuerdo con la programación y cuando se estime necesario.

2. Preparar el Orden del Día y la documentación que deba presentarse a la respectiva sesión, de llevar al acta de cada reunión y someterla a la probación y forma de todos lo que en ella intervengan.

3. Divulgar la decisión adoptada por el Equipo Temático de la Política de la Gestión Documental.

4. Fijar programas de capacitación a los funcionarios de la Superservicios.

5. Auditar a las diferentes áreas en el cumplimiento de las políticas de gestión documental.

6. Presentar informe anual de la gestión realizada.

PARÁGRAFO 1o. De las actas del equipo temático de la política de gestión documental. Dichas actas llevarán una numeración de orden cronológico, listado de asistencia, orden del día, compromisos acordados y firma de los asistentes. Su archivo y su custodia estarán a cargo del Secretario(a) Técnico del Equipo Temático de la Política de la Gestión Documental.

PARÁGRAFO 2o. De las actas de eliminación. Cuando en las reuniones que efectúe el Equipo Temático, se trate sobre asuntos relacionados con la eliminación documental, se relacionarán las decisiones en la respectiva Acta de Eliminación Documental conforme a la Ley 594 de 2000 y las normas que la reglamenten o modifiquen.

ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DE LOS DEMÁS MIEMBROS DEL EQUIPO TEMÁTICO.

1. Asistir a las sesiones del equipo temático convocados por el presidente o secretario técnico.

2. Participar activamente en el equipo temático y aportar conocimiento, donde se evidencie el seguimiento y evaluación de las actividades programadas.

3. Apoyar al equipo temático en el desarrollo logístico de las reuniones y las demás que se le asignen y sean de su naturaleza.

ARTÍCULO 6o. SESIONES DEL EQUIPO TEMÁTICO. El Equipo Temático de la Política de Gestión Documental sesionará en pleno, al menos dos veces al año, y cuando sean convocados por su presidente o secretario técnico.

PARÁGRAFO 1o. El Equipo Temático podrá sesionar de manera no presencial a solicitud de su presidente o secretario técnico. La deliberación y decisión de asuntos del equipo temático, en sesiones virtuales, podrá adelantarse por cualquier medio tecnológico disponible, teniendo en cuenta el siguiente procedimiento:

1. El secretario técnico convocará la sesión no presencial mediante cualquier medio de transmisión de mensajes de datos a todos los miembros del equipo temático, así como a los invitados que deban participar en el mismo. En dicha convocatoria se deberán precisar los asuntos a tratar y adjunto a la misma se remitirá la información requerida para adoptar las decisiones respectivas.

2. Cada uno de los miembros del equipo temático, deberá manifestar su posición frente a los asuntos sometidos a su consideración, de manera clara y expresa y remitirá por cualquier medio de transmisión de mensajes al secretario técnico. Para tal efecto, los miembros del equipo temático podrán deliberar por correo electrónico, o por cualquier medio tecnológico que se encuentre a disposición.

3. Una vez adoptada la decisión por la mayoría de los miembros con voz y voto del equipo temático, el secretario técnico la informará por cualquier medio de transmisión de mensajes de datos a todos los miembros de equipo temático y procederá a levantar el acta de correspondiente, en la que se dejará constancia del medio utilizado.

PARÁGRAFO 2o. Para la toma de decisiones de los equipos temáticos se requerirá que todos sus participantes estén presentes en la respectiva sesión virtual o presencial según sea el caso.

A las sesiones no presenciales del equipo temático, se les aplicará lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, sus adiciones y reformas, en lo pertinente.

ARTÍCULO 7o. SEGUIMIENTO A LA APLICACIÓN DE LAS POLÍTICAS. El Equipo Temático de la Política de Gestión Documental, establecerá con las áreas responsables los procedimientos de seguimiento y el sistema de auditoría para la correcta aplicación por parte de los colaboradores de las políticas de gestión documental que se emitan en la Superservicios.

ARTÍCULO 8o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas aquellas que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C., a 21 de abril de 2021.

La Superintendente de Servicios Públicos Domiciliarios,

Natasha Avendaño García