RESOLUCIÓN 100-000804 DE 2024

(febrero 15)

Diario Oficial No. 52.670 de 15 de febrero de 2024

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Por medio de la cual se modifica la Resolución número 100-000040 del 8 de enero de 2021.

EL SUPERINTENDENTE DE SOCIEDADES,

en uso de sus atribuciones legales, reglamentarias y, en especial, las conferidas por el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, los numerales 40, 46, 47 y 48 del artículo 8o del Decreto número 1736 de 2020 modificado por el Decreto número 1380 de 2021, y

CONSIDERANDO:

Que, la estructura de la Superintendencia de Sociedades se encuentra determinada por el artículo 6o del Decreto número 1736 de 2020 modificado por el Decreto número 1380 de 2021.

Que, según lo establecido en el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas del organismo o Entidad, su representante legal podrá crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, Grupos Internos de Trabajo.

Que, en desarrollo de lo anterior, el inciso tercero del precitado artículo señala que:

“(…) en el acto de creación de tales grupos se determinarán las tareas que deberán cumplir y las consiguientes responsabilidades, así como las demás normas necesarias para su funcionamiento”.

Que, de conformidad con artículo 8o del Decreto número 1736 de 2020, modificado por artículo 5o del Decreto número 1380 de 2021, son funciones del Superintendente de Sociedades, entre otras:

“(…)

44. Organizar las Intendencias Regionales, según las necesidades del servicio, en el territorio nacional.

46. Crear, organizar y suprimir grupos internos de trabajo y designar al funcionario que actuará como coordinador de cada grupo.

47. Organizar grupos internos de trabajo, comités, comisiones e instancias de coordinación internas para el mejor desempeño de las funciones de la Superintendencia.

48. Asignar o distribuir, dentro de la estructura definida en este decreto, las competencias que le correspondan a la Superintendencia de Sociedades cuando sea necesario para el mejor desempeño en la prestación del servicio o para la adecuada ejecución de funciones de competencia residual.

(…)”

Que, mediante la Resolución número 100-000040 del 8 de enero de 2021, se asignan unas funciones y se definen los grupos internos de trabajo en la Superintendencia de Sociedades.

Que, mediante la Resolución número 100-000040 del 8 de enero de 2021, modificada por la Resolución número 100-004238 del 9 de agosto de 2021, numeral 74.2 del artículo 74, son grupos de la Dirección Administrativa:

“74.2 Dirección Administrativa

74.2.1 Grupo de Gestión Documental

74.2.2 Grupo de Contratos

74.2.3 Grupo de Notificaciones Administrativas

74.2.4 Grupo Administrativo”

Que, mediante la Resolución número 100-000040 del 8 de enero de 2021, se asignaron las funciones del Grupo Administrativo, así:

“(…)

Artículo 84. Grupo Administrativo. El Grupo Administrativo adscrito a la Dirección Administrativa, tendrá las siguientes funciones:

84.1 Informar a la Dirección Administrativa sobre las necesidades de contratación relacionadas con el Proceso de Gestión de Infraestructura Física, para que sean incorporadas en el Plan Anual de Adquisiciones.

84.2 Preparar con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación los proyectos de inversión, relacionados con la infraestructura física de la Superintendencia.

84.3 Dar cumplimiento a las disposiciones que le correspondan, en materia de austeridad del gasto público.

84.4 Dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en el Manual de Control y Manejo Administrativo de los recursos físicos de la Entidad.

84.5 Realizar el seguimiento al Programa de Seguros de la Entidad y velar porque las pólizas que amparan los riesgos se mantengan vigentes.

84.6 Realizar las labores de prestación de los servicios generales y de mantenimiento de la infraestructura física y de equipos especiales que requiera la Superintendencia para su normal funcionamiento.

84.7 Adelantar los trámites de adquisición, construcción, conservación, mejoras y reparaciones locativas, de los bienes inmuebles al servicio de la Superintendencia.

84.8 Administrar y controlar todo lo relacionado con el parque automotor de la Entidad.

84.9 Administrar y controlar los bienes de consumo y devolutivos de propiedad de la Entidad, a cargo del Grupo Administrativo y velar por su oportuna contratación.

84.10 Gestionar el abastecimiento de combustible para las plantas eléctricas y vehículos de propiedad de la Entidad.

84.11 Implementar controles que permitan el adecuado uso de las comunicaciones telefónicas fijas y móviles de la Entidad.

84.12 Programar, controlar y prestar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones eléctricas, telefónicas, de acueducto, servicios sanitarios, ascensores y demás servicios similares, que hacen parte de la infraestructura física y verificar el correcto funcionamiento de los mismos.

84.13 Gestionar la solicitud de Estudios de Seguridad a la infraestructura física y aplicar los correctivos que se generen.

84.14 Desarrollar los programas del Sistema de Gestión Ambiental de la Entidad, siguiendo los lineamientos establecidos por la Secretaría General o el Superintendente de Sociedades.

84.15 Gestionar y manejar la caja menor de la Superintendencia en la ciudad de Bogotá, para los gastos que se consideren urgentes e imprescindibles.

84.16 Gestionar el trámite de pago oportuno de los servicios públicos a cargo de la sede Bogotá.

84.17 Diagnosticar e identificar los riesgos a los cuales está expuesta la infraestructura de los inmuebles de propiedad de la Entidad, tales como riesgos de desastres, de incendio, eléctricos, de inundación, de intrusión y seguridad y de vulnerabilidad sísmica, entre otros y realizar las acciones de planificación para mitigarlos o eliminarlos.

84.18 Identificar las necesidades de mejoramiento de la infraestructura de los inmuebles de la Entidad respecto de la accesibilidad al entorno físico de las personas en condición de discapacidad y planificar los ajustes razonables que sean necesarios para su mejoramiento.

(…)”

Que, el artículo 42 de la Ley 1523 de 2012, por la cual se adopta la Política Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y se establece el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y se dictan otras disposiciones, estableció algunas obligaciones específicas frente a la infraestructura expuesta en su artículo 42, así:

“Artículo 42. Análisis específicos de riesgo y planes de contingencia. Todas las entidades públicas o privadas encargadas de la prestación de servicios públicos, que ejecuten obras civiles mayores o que desarrollen actividades industriales o de otro tipo que puedan significar riesgo de desastre para la sociedad, así como las que específicamente determine la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, deberán realizar un análisis específico de riesgo que considere los posibles efectos de eventos naturales sobre la infraestructura expuesta y aquellos que se deriven de los daños de la misma en su área de influencia, así como los que se deriven de su operación. Con base en este análisis diseñará e implementarán las medidas de reducción del riesgo y planes de emergencia y contingencia que serán de su obligatorio cumplimiento”.

Que, el Decreto número 2157 de 2017 reglamentó el artículo 42 de la Ley 1523 de 2012 y fijó los lineamientos para el Plan de Gestión del Riesgo de Desastres de las Entidades Públicas y Privadas (PGRDEPP), como mecanismo para la planeación de la gestión del riesgo de desastres, en consecuencia, la Superintendencia en cabeza de la Secretaría General y la Dirección Administrativa debe implementar dicho plan para la reducción del riesgo en todas las sedes.

Que, con la modificación de la planta de personal de la Superintendencia de Sociedades a través de los Decretos número 1024 del 18 de mayo del 2012, 1737 del 22 de diciembre del 2020 y el 1381 de 2021, se incrementaron los cargos a 747 empleos, de los cuales 38 están adscritos al despacho del Superintendente y 709 en la planta global, por lo que se ha incrementado la demanda y variedad de bienes y servicios de apoyo a la gestión a todos los procesos de la Superintendencia de Sociedades.

Que, en razón al mencionado incremento de personal, se hace necesario segmentar las metas institucionales y distribuir la carga del trabajo, que actualmente se encuentra en su totalidad en el Grupo Administrativo, por lo que se requiere distribuirla en dos grupos, como se detalla a continuación:

- Grupo Administrativo: Continuará a cargo de las funciones de servicios públicos domiciliarios, servicios de telefonía, servicios de vigilancia, servicios de aseo y cafetería, servicio de transporte para los funcionarios que hacen operaciones de campo en cumplimiento de la función pública, así como los servicios de aseguramiento del patrimonio y de los bienes de propiedad y tenencia de la Entidad y posibles daños al patrimonio; suministro de papelería y útiles de oficina, administrar los inventarios, administrar la caja menor para atender la adquisición de bienes y servicios de carácter urgente e imprevisibles, garantizar un adecuado mantenimiento y bodegaje de los bienes que no se encuentran en uso, administrar la gestión y el pago de impuestos, valorizaciones, y contribuciones de origen legal, para los bienes inmuebles de propiedad y tenencia de la Superintendencia de Sociedades, así como las cuotas de administración ordinarias y cuotas extraordinarias de los bienes inmuebles de propiedad y tenencia de la Superintendencia de Sociedades que hacen parte de una copropiedad, administrar los bienes inmuebles de propiedad y tenencia de la Superintendencia de Sociedades dados en dación de pago, y las demás funciones que le correspondan.

- Grupo de Infraestructura: Se encargará de funciones inherentes a la infraestructura de los bienes inmuebles de propiedad y tenencia de la Superintendencia de Sociedades, incluyendo sus sistemas y equipos embebidos, tales como: Sistemas Eléctricos, Sistemas Hidráulicos, Sistemas Estructurales, Sistemas de Redes de Comunicación y Telefonía, Puesto de Trabajo, Sistemas de Gestión del Riesgo de Desastres, de Detección y Extinción de incendios, intervenciones preventivas y correctivas de los sistemas de calidad del aire, sistemas de iluminación, sistemas de intrusión, sistemas arquitectónicos (fachadas, cubiertas, mampostería, pisos, ajustes razonables para garantizar la accesibilidad a personas en condición de discapacidad de conformidad con la Ley 1618 de 2013, así como, su mantenimiento y mejoramiento continuo, a fin de reducir el riesgo por fenómenos naturales e intervención humana de conformidad con la Ley 1523 de 2012.

Que, conforme a lo anterior, se hace necesario realizar la modificación de los grupos de trabajo de la Secretaría General, con la creación del Grupo de Infraestructura adscrito a la Dirección Administrativa para mejorar la operatividad de estas dependencias de la Entidad y sus equipos de trabajo.

Que, en mérito de lo expuesto, el Superintendente de Sociedades,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. Modificar el artículo 74 de la Resolución número 100-000040 del 8 de enero de 2021, el cual quedará así:

“Artículo 74. Grupos internos de trabajo adscritos a la Secretaría General y a las dependencias de ese Despacho. Estarán adscritos al Despacho de la Secretaría General y sus dependencias adscritas, los siguientes Grupos de Trabajo:

74.1 Grupos de trabajo adscritos al Despacho de la Secretaría General

74.1.1 Grupo de Apoyo Judicial

74.1.2 Grupo de Registro de Especialistas

74.1.3 Grupo de Relación Estado - Ciudadano

74.2 Dirección Administrativa

74.2.1 Grupo de Gestión Documental

74.2.2 Grupo de Contratos

74.2.3 Grupo de Notificaciones Administrativas

74.2.4 Grupo Administrativo

74.2.5 Grupo de Infraestructura

74.3 Dirección Financiera

74.3.1 Grupo de Contabilidad

74.3.2 Grupo de Presupuesto

74.3.3 Grupo de Tesorería

74.3.4 Grupo de Cartera

74.3.5 Grupo de Cobro Coactivo y Judicial

74.3.5.1 Secretaría Administrativa del Grupo de Cobro Coactivo y Judicial

74.4 Dirección de Talento Humano

74.4.1 Grupo de Administración del Talento Humano

74.4.2 Grupo de Desarrollo del Talento Humano

74.4.3 Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo”.

ARTÍCULO 2o. Modificar el artículo 84 de la Resolución número 100-000040 del 8 de enero de 2021, el cual quedará así:

Artículo 84. Grupo Administrativo. El Grupo Administrativo adscrito a la Dirección Administrativa, tendrá las siguientes funciones:

84.1 Informar a la Dirección Administrativa sobre las necesidades de contratación relacionadas con el proceso de prestación de servicios administrativos, para que sean incorporadas en el Plan Anual de Adquisiciones.

84.2 Dar cumplimiento a las disposiciones que le correspondan en materia de austeridad del gasto público.

84.3 Dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en el Manual de Control y Manejo Administrativo de los recursos físicos de la Entidad.

84.4 Realizar el seguimiento al Programa de Seguros de la Entidad y velar porque las pólizas que amparan los riesgos, se mantengan vigentes.

84.5 Realizar las labores de prestación de los servicios generales que requiera la Superintendencia para su normal funcionamiento.

84.6 Administrar y controlar todo lo relacionado con el parque automotor de la Entidad.

84.7 Administrar y controlar los bienes de consumo y devolutivos de propiedad de la Entidad, a cargo del Grupo Administrativo y velar por su oportuna contratación.

84.8 Gestionar el abastecimiento de combustible para las plantas eléctricas y vehículos de propiedad de la Entidad.

84.9 Implementar controles que permitan el adecuado uso de las comunicaciones telefónicas fijas y móviles de la Entidad.

84.10 Ejecutar los programas del Sistema de Gestión Ambiental de la Entidad, siguiendo los lineamientos establecidos por la Secretaría General o el Superintendente de Sociedades.

84.11 Gestionar y manejar la caja menor de la Superintendencia en la ciudad de Bogotá, para los gastos que se consideren urgentes e imprescindibles.

84.12 Gestionar el trámite de pago oportuno de los servicios públicos a cargo de la sede de Bogotá.

84.13 Formular planes anuales operativos para los servicios de aseo y cafetería, servicios de vigilancia, transporte y otros servicios en función de la apropiación presupuestal de la vigencia.

84.14 Apoyar al director(a) de la Dirección Administrativa en las actividades derivadas de los protocolos de atención de emergencias de conformidad con la reglamentación interna que están asignadas a esta.

84.15 Administrar los bienes inmuebles recibidos en dación de pago de propiedad del 100% y tenencia de la Superintendencia de Sociedades.

84.16 Las demás estén relacionadas con asuntos de su competencia.

ARTÍCULO 3o. Adicionar el artículo 84A a la Resolución número 100-000040 del 8 de enero de 2021, el cual quedará en los siguientes términos:

Artículo 84A. Grupo de Infraestructura. El Grupo de Infraestructura, adscrito a la Dirección Administrativa, tendrá las siguientes funciones:

84A.1 Informar a la Dirección Administrativa sobre las necesidades de contratación relacionadas con el proceso de gestión de infraestructura física, para que sean incorporadas en el Plan Anual de Adquisiciones.

84A.2 Preparar con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación, los proyectos de inversión, relacionados con la infraestructura física de la Superintendencia.

84A.3 Dar cumplimiento a las disposiciones que le correspondan en materia de austeridad del gasto público.

84A.4 Realizar las labores de mantenimiento de la infraestructura física y de equipos especiales que requiera la Superintendencia para su normal funcionamiento.

84A.5 Adelantar los trámites de adquisición, construcción, conservación, mejoras y reparaciones locativas, de los bienes inmuebles al servicio de la Superintendencia.

84A.6 Programar, controlar y prestar servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones eléctricas, telefónicas, de acueducto, servicios sanitarios, ascensores y demás servicios similares, que hacen parte de la infraestructura física, y verificar el correcto funcionamiento de los mismos.

84A.7 Gestionar la solicitud de estudios de seguridad a la infraestructura física y aplicar los correctivos que se requieran.

84A.8 Diagnosticar e identificar los riesgos a los cuales está expuesta la infraestructura de los inmuebles de propiedad de la Entidad, tales como riesgos de desastres, de incendio, eléctricos, de inundación y seguridad y de vulnerabilidad sísmica, entre otros, y realizar las acciones de planificación para mitigarlos o eliminarlos.

84A.9 Identificar las necesidades de mejoramiento de la infraestructura de los inmuebles de la Entidad respecto de la accesibilidad al entorno físico de las personas en condición de discapacidad y planificar los ajustes razonables que sean necesarios para su mejoramiento.

84A.10 Las demás que estén relacionadas con asuntos de su competencia.

ARTÍCULO 4o. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y modifica los artículos 74 y 84, adiciona el artículo 84A a la Resolución número 100-000040 de 2021 y deroga el artículo cuarto de la Resolución número 100- 004238 de 2021 y todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

El Superintendente de Sociedades,

Billy Escobar Pérez