CIRCULAR 4 DE 2020
(enero 30)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
| Para: | Servidores Públicos Y Contratistas De La Administradora De Los Recursos Del Sistema General De Seguridad Social En Salud (ADRES) |
| De: | Dirección General de la ADRES |
| Asunto: | Protocolo para atención de visitas y requerimientos de organismos de inspección, vigilancia y control |
Con el propósito de suministrar en forma completa, clara, precisa, oportuna y con apego a las disposiciones legales vigentes, la información y documentación requerida a través de los diferentes medios por los Organismos de Inspección, Vigilancia y Control a la Administradora de Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES) se hace necesario impartir una serie de lineamientos para tener en cuenta al momento de atenderlos, a efectos de fortalecer la gestión que adelanta la Entidad.
De conformidad con lo anterior y en consonancia con lo establecido en el numeral 16 [1] y 17 [2] del artículo 12 del Decreto 1429 de 2016 “Por el cual se modifica la estructura de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES - y se dictan otras disposiciones.”, es importante recordar que la Oficina de Control Interno es la dependencia encargada de coordinar las relaciones entre los Organismos de Inspección, Vigilancia y Control y la Entidad.
Para la lectura y aplicación del presente documento, entiéndase por el vocablo requerimiento, cualquier tipo de solicitud de información o documentación dirigida a la ADRES, por parte de los Organismos de Inspección, Vigilancia y Control del Estado, en el marco del cumplimiento de sus funciones[3].
1. Requerimientos escritos de organismos de inspección, vigilancia y control
1.1. Todo requerimiento recibido debe cumplir con el procedimiento de recepción, registro, radicación y distribución en correspondencia y atendido en la fecha establecida dentro de la solicitud.
1.2. En caso de contar con una justificación motivada que impida la repuesta en los términos fijados por el organismo de inspección, vigilancia y control y sea procedente, el Director (a) y lo Jefe de Oficina Asesora solicitará a la Oficina de Control Interno tramitar la prórroga a través de comunicación que radique en el Sistema de Gestión o administración documental de que disponga la ADRES, para que dicha oficina adelante el trámite de ampliación del plazo con el organismo respectivo.
1.3. De acuerdo con la temática objeto del requerimiento, la Oficina de Control Interno direccionará al área competente para que proyecte la respuesta y la misma será suscrita por el Director y/o Jefe de Oficina del área competente.
1.4. La Oficina de Control Interno fijará los términos máximos de respuesta de acuerdo con lo que señale cada requerimiento.
1.5. En aquellas situaciones en que la solicitud objeto de respuesta, requiera la intervención de varias dependencias, la dependencia que posea la mayor parte de la información requerida, será la encargada de consolidar la respuesta, para lo cual se coordinará desde la Oficina de Control Interno una reunión previa para acordar el procedimiento de respuesta. Sin embargo, en caso de que la respuesta incluya información de más de dos dependencias deberá ser consolidada por la Oficina de Control Interno y firmada por la Dirección General.
1.6. La dependencia responsable del requerimiento será directamente responsable de asegurar que la información incluida en la respuesta a los requerimientos de organismos de inspección, vigilancia y control sea oportuna, precisa, correcta, veraz y completa, y que el contenido se ciña a lo estrictamente solicitado y en el mismo orden indicado en el requerimiento.
1.7. El documento de respuesta a cada solicitud deberá ser dirigido y referenciado, según se indique por el organismo de control en su requerimiento. Así mismo, debe contener el radicado interno del Sistema de Gestión Documental SGD o el que haga sus veces, para la trazabilidad de este.
1.8. En todos los casos, se allegará copia escaneada de la respuesta generada a la Oficina de Control Interno para registro y control.
1.9. La documentación que se anexe a los oficios de respuesta, como su contenido, debe ser ordenada y separada por ANEXOS debidamente marcados y foliados. Si se trata de copias, las mismas deben ser legibles, no presentar enmendaduras o anotaciones al margen, sin que las mismas se expliquen en la comunicación con que se remiten.
1.10. Se debe guardar especial cuidado en remitir únicamente y en su totalidad, la documentación solicitada en forma expresa por los organismos de inspección, vigilancia y control, con las características por ellos requeridas.
1.11. Para garantizar la integralidad de la información que se entrega en medio óptico o magnético, la misma debe incluir en el cuerpo del documento, como mínimo: i) una huella digital HASH, ii) el nombre del archivo, iii) la fecha de creación, iv) el tamaño del archivo v) la cantidad de registros incluidos y cumplir con las políticas de segundad de la información y protección de datos adoptadas por la Entidad. El medio que se entregue deberá estar debidamente etiquetado con los datos que corresponden a la solicitud, la entidad a la que se dirige, los archivos que contiene y la fecha de su creación.
1.12. El área encargada de la respuesta deberá guardar y custodiar en debida forma, una copia exacta de la información que se entregue para posteriores verificaciones o consultas que se requieran.
1.13. Todos los servidores de la entidad deben dar prioridad a la atención de los requerimientos que presenten los organismos de inspección, vigilancia y control de orden nacional, municipal o distrital, preparando con la debida antelación la información, previendo los tiempos requeridos para la revisión y aprobación. Además, deben alertar a la Oficina de Control Interno oportunamente sobre cualquier novedad que se presente y que dificulte la entrega de la información requerida.
2. Atención de Visitas
2.1. La Dirección Administrativa y Financiera impartirá instrucciones al personal de vigilancia de la entidad, con el fin de orientar a los funcionarios de los entes de control. El grupo de vigilancia deberá solicitar la identificación del funcionario y registrarlo en la minuta del día, e informar inmediatamente a la Oficina de Control Interno.
2.2. Los servidores públicos y contratistas de los organismos de inspección, vigilancia y control que efectúen visitas con el propósito de adelantar indagaciones, evaluaciones, investigaciones, solicitudes de información y cualquier diligencia oficial, relacionada con el ejercicio de sus funciones, serán recibidos y atendidos en primera instancia por la Oficina de Control Interno, de acuerdo con sus competencias.
2.3 La Oficina de Control Interno presentará y acompañará a los funcionarios del organismo de inspección, vigilancia y control que adelanten la visita, al Director(a) y/o Jefe de la dependencia competente o a quien el delegue para atender la visita, teniendo en cuenta que la información entregada siempre debe llevar el aval del directivo que delega.
2.4. Siempre que se adelante una visita administrativa o fiscal, el servidor que atendió la visita debe suscribir acta de la diligencia, la cual debe ser acompañada por la Oficina de Control Interno. Esta acta debe contener la información que se solicita, la que se entrega y la que quede pendiente, si es el caso, a efectos de realizar el seguimiento correspondiente.
2.5. En el evento de acordar compromisos de entrega posterior de información, el funcionario y/o contratista que atienda la visita debe asegurarse de remitirla, en los términos señalados en el acta y será el responsable de la información y documentación entregada. La Oficina de Control Interno realizará seguimiento a los compromisos adquiridos en las actas.
2.6. En general, estas visitas no son anunciadas con anticipación, por lo cual se recuerda que es deber de todo servidor público brindar la información pública de manera oportuna y transparente. Además de tener actitud de colaboración para el desarrollo de estas.
En cualquier caso y cuando se requiera, las dependencias podrán solicitar el apoyo y asesoría de la Oficina de Control Interno.
El cumplimiento de los anteriores lineamientos es de carácter obligatorio, so pena de incumplir con los deberes y obligaciones establecidas en el Código Disciplinario Único Ley 734 de 2002[4], las normas que le modifiquen o sustituyan.
3. Derogatoria
La presente Circular rige a partir de la fecha de su publicación, y deroga la Circular No 10 del 12 de Diciembre de 2017, y los demás lineamientos emitidos que le sean contrarios.
Dada en Bogotá, a los 30 ENE 2029
CRISTINA ARANGD OLAYA
Directora General Administradora de Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud
1. Asesorar al Director General de la ADRES en las relaciones institucionales y funcionales con los organismos de control.
2. Actuar como interlocutor frente a los organismos de control en desarrollo de las auditorías que los mismos practiquen sobre la Entidad, y en la recepción, coordinación, preparación y entrega de cualquier información a cualquier entidad que lo requiera.
3. Corresponden a Organismos de Inspección, Vigilancia y Control los siguientes: Contraloría General de la República, Procuraduría General de la Nación, Congreso de la República, Fiscalía General de la Nación, Superintendencia Nacional de Salud y Defensoría del Pueblo.
4. De acuerdo con el numeral 2o del artículo 48 del Código Disciplinario Único (Ley 734 de 2002) constituye una falta gravísima “obstaculizar en forma grave la o las investigaciones que realicen las autoridades administrativas, jurisdiccionales o de control, o no suministrar oportunamente a los miembros del Congreso de la República las informaciones y documentos necesarios para el ejercicio del control político”.
