CIRCULAR 8 DE 2022
(marzo 4)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
| PARA: | ENTIDADES RECOBRANTES DE SERVICIOS DE SALUD O TECNOLOGÍAS NO FINANCIADOS CON LA UPC DE LOS AFIALIDOS AL RÉGIMEN CONTRIBUTIVO Y SUBSIDIADO |
| DE: | ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD (ADRES) |
| ASUNTO: | CRONOGRAMA DE RADICACIÓN DE CUENTAS POR CONCEPTO DE SERVICIOS Y TECNOLOGÍAS EN SALUD NO FINANCIADAS CON LA UPC - MARZO A JUNIO DE 2022 |
| FECHA: | 4 de marzo de 2022. |
La ADRES, actuando en el marco de sus competencias, informa a las entidades recobrantes interesadas en radicar cuentas por concepto de servicios y tecnologías no financiadas con la UPC que, toda vez que durante los meses de febrero e inicios de marzo de 2022 se culminó el trámite de revisión pendiente para las cuentas presentadas entre abril de 2018 y junio de 2020, y que en lo corrido del año no se ha culminado la suscripción de contratos de transacción, se modifica el periodo habilitado el 23 de marzo de 2022 de reingresos de APF, por una ventana de radicación en el mecanismo de Acuerdo de Punto Final.
Solicitamos respetuosamente, leer con detalle la totalidad de esta circular, en la cual se incluyen todas las aclaraciones respecto a los periodos, ventanas y demás consideraciones.
Cronograma a partir del mes de marzo y hasta junio de 2022:
Concepto
Lineamientos:
a) Para cualquier efecto, se precisa que las cuentas por servicios y tecnologías en salud no financiadas por la UPC efectivamente presentadas a la ADRES son aquellas que cumplen las especificaciones técnicas y requisitos señalados en el manual operativo y de auditoría, consolidadas al finalizar cada periodo habilitado para tal fin.
b) En el periodo “Acuerdo de Punto Final”, que comprende el lapso 23/03/2022 - 04/04/2022, las entidades recobrantes podrán presentar al mecanismo de saneamiento definitivo, las cuentas cuyo resultado del trámite de revisión de la línea corriente ha sido comunicado durante lo corrido de la presente vigencia, así como las demás que cumplan con los requisitos previstos en la normatividad vigente y el manual operativo y de auditoría.
c) Durante el periodo de radicación APF - Procesos Judiciales Complemento/Completos, las entidades recobrantes deberán concluir la presentación de las cuentas involucradas en los procesos judiciales presentados previamente al mecanismo de saneamiento, con el fin de que se pueda adelantar la suscripción de los contratos de transacción por proceso y se lleve a cabo el trámite de reconocimiento y pago.
Para el efecto, dentro de los 3 días hábiles siguientes a finalizar el periodo de radicación comprendido entre el 6 y 19 de abril de 2022, las entidades recobrantes deberán manifestar cuáles son los procesos judiciales sobre los que tienen voluntad de transar. Esta manifestación no implica una obligación contractual o legal, pero es el punto de partida para iniciar la construcción de las minutas para los contratos de transacción, priorizando los procesos que sean informados por las entidades recobrantes.
En cualquier caso, en el entendido que dentro del último paquete de cuentas del mecanismo de glosa trasversal comunicado en la presente vigencia, existen ítems inmersos en demandas, en los procesos judiciales que tengan pendientes servicios y tecnologías por radicar, la última oportunidad para presentarlos culmina en dicho periodo de radicación, es decir, a más tardar el 19 de abril de 2022, so pena de aceptar los contratos de transacción con las condiciones previstas en el Decreto 521 del 2020, esto es transar la totalidad de las pretensiones independiente de su presentación ante la ADRES.
Esta ventana, comprendida entre el 6 y 19 de abril de 2022, también es la última prevista para radicar nuevos procesos judiciales (no presentados en las anteriores ventanas), para lo cual se deberá traer la totalidad de las cuentas que se van a auditar por cada expediente.
Adicionalmente, se requiere que las entidades recobrantes soliciten a las autoridades judiciales la suspensión de los procesos judiciales que presenten al mecanismo de Acuerdo de Punto Final, y que cuenten con fechas programadas para audiencia de trámite y de juzgamiento.
En caso de que a corte 19 de abril de 2022 no se haya radicado la totalidad de los ítems que componen alguna(s) de la(s) demanda(s) presentadas en periodos anteriores y la entidad recobrante no manifieste dentro de los 3 días hábiles siguientes a finalizar el periodo de radicación, su interés en transar el proceso judicial que los incorpora, se dará por terminado el mecanismo de saneamiento definitivo para las cuentas radicadas, manteniendo el estado que resulte del proceso de verificación y revisión en Acuerdo de Punto Final, sin perjuicio del costo de auditoría que deberá asumir la entidad recobrante, en virtud de la presentación al mecanismo de saneamiento, conforme el artículo 237 de la Ley 1955 de 2019 y el numeral 9.1.5 del artículo 9o del Decreto 521 de 2020.
Para lo anterior, el representante legal de la entidad recobrante deberá radicar documento escrito con asunto “Cuentas demandadas del NO UPC para resolverse en el marco del artículo 237 de la Ley 1955 de 2019 y el Decreto 521 de 2020”. El documento deberá contener lo siguiente:
(i) Cuadro resumen de procesos judiciales adelantados ante la rama judicial sobre los que tiene voluntad de transar y no culminó la radicación de la totalidad de los ítems que los componen: debe presentarse un cuadro por número de proceso ante la rama judicial (identificando el código único nacional de radicación de procesos, sin guiones, espacios ni caracteres especiales).
(ii) Cuadro resumen de procesos judiciales adelantados ante la Superintendencia Nacional de Salud (solo cuando aplique) sobre los que tiene voluntad de transar y no culminó la radicación de la totalidad de los ítems que los componen: debe presentarse un cuadro por número de radicado asignado por la SNS (sin guiones, espacios ni caracteres especiales).
(iii) Cuadro resumen de procesos judiciales adelantados ante la rama judicial sobre los cuales no se tenga voluntad de transar: debe presentarse un cuadro por número de proceso ante la rama judicial (identificando el código único de nacional de radicación de procesos, sin guiones, espacios ni caracteres especiales).
(iv) Cuadro resumen de procesos judiciales adelantados ante la Superintendencia Nacional de Salud (solo cuando aplique) sobre los cuales no se tenga voluntad de transar: debe presentarse un cuadro por número de radicado asignado por la SNS (sin guiones, espacios ni caracteres especiales).
Los cuadros resumen se deberán relacionar en el documento suscrito por el representante legal y adjunto en el formato Excel anexo integral de la Circular 032 de 2021, separando los procesos judiciales adelantados ante la rama judicial de los que son de conocimiento de la Superintendencia Nacional de Salud.
Las entidades recobrantes deberán tener en consideración que la transacción se surtirá sobre la totalidad de los ítems que componen las pretensiones de un mismo proceso judicial, con independencia de que se haya presentado la totalidad de los ítems en el mecanismo de saneamiento definitivo, de acuerdo con el Decreto 521 del 2020.
d) Respecto del periodo APF - NO HUERFANAS error marcación en MIPRES, se informa que corresponde a lo previsto en el numeral VI del capítulo V del Manual Operativo y de Auditoría - Componente prescripción médica, que señala:
5.2.4.4. Componente Prescripción médica
(...)
VI. Para el caso de enfermedades huérfanas:
- La entidad recobrante deberá validar en la historia clínica del paciente si el usuario tiene una enfermedad huérfana o por el contrario corresponde a un error de marcación en MIPRES, por parte del profesional de la salud.
- Una vez se identifica que el caso corresponde a un error de marcación, un médico adscrito a la entidad recobrante deberá emitir una certificación en la cual indique que posterior a la revisión y análisis de la historia clínica del paciente objeto de recobro/cobro se concluye que no tiene una enfermedad huérfana, adjuntando la historia clínica evaluada.
- Esta certificación deberá ser firmada adicionalmente por el Representante legal de la entidad recobrante. No se considerarán ni tendrá validez para este proceso, la remisión de las historias clínicas anteriores al evento, es decir a la marcación incorrecta en MIPRES.
La presentación de las cuentas que cumplen con dicha condición se deberá efectuar en un periodo de radicación especial, toda vez que la ADRES debe acondicionar el sistema de información.
La entidad recobrante deberá verificar que las solicitudes que se presentan cumplan con lo allí establecido y, además de los soportes señalados anteriormente, deberá cumplir con los demás requisitos previstos en el citado capítulo del Manual Operativo y de Auditoría.
e) Frente al periodo NO HUERFANAS error marcación en MIPRES - CAP VI, se informa que corresponde a lo previsto en el numeral 4 del capítulo VI del Manual Operativo y de Auditoría - Componente prescripción médica, que señala:
6.3.4.4. Componente Prescripción médica
(...)
4. Para el caso de enfermedades huérfanas:
- La entidad recobrante deberá validar en la historia clínica del paciente si el usuario tiene una enfermedad huérfana o por el contrario corresponde a un error de marcación en MIPRES, por parte del profesional de la salud.
- Una vez se identifica que el caso corresponde a un error de marcación, un médico adscrito a la entidad recobrante deberá emitir una certificación en la cual indique que posterior a la revisión y análisis de la historia clínica del paciente objeto de recobro/cobro se concluye que no tiene una enfermedad huérfana, adjuntando la historia clínica evaluada.
- Esta certificación deberá ser firmada adicionalmente por el Representante legal de la entidad recobrante. No se considerarán ni tendrá validez para este proceso, la remisión de las historias clínicas anteriores al evento, es decir a la marcación incorrecta en MIPRES.
Es importante precisar que la presentación de las cuentas que cumplen con dicha condición se deberá efectuar en un periodo de radicación especial, toda vez que la ADRES debe acondicionar el sistema de información, esto es levantar la validación del SIVIGILA.
La entidad recobrante deberá verificar que las solicitudes que se presentan cumplan con lo allí establecido y, además de los soportes señalados anteriormente, deberá cumplir con los demás requisitos previstos en el citado capítulo del Manual Operativo y de Auditoría.
f) Las cuentas que: i) fueron radicadas ante la ADRES y cuentan con resultado de auditoría en línea corriente donde se aplicó glosa total o parcial, y las que ii) no han sido radicadas ante la ADRES, podrán presentarse al mecanismo de saneamiento hasta el 30 de mayo de 2022, en los términos y condiciones establecidos mediante el manual operativo y de auditoría, y la presente circular.
En este sentido, el periodo “Acuerdo de Punto Final - Ultimo Prestaciones a 25 de mayo de 2019” es el último habilitado para presentar, por primera vez al mecanismo de saneamiento, las cuentas que no hayan sido presentadas y no hagan parte de procesos judiciales.
g) El periodo de radicación Acuerdo de Punto Final - Reingresos es el último habilitado para presentar los ítems del Anexo 2 de los contratos de transacción que se hayan suscrito entre el 2 de octubre de 2021 y el 31 de mayo de 2022, sobre los cuales se manifestó que serían objeto de corrección o ajuste.
En el caso de que los ítems relacionados en el Anexo 2 de los contratos suscritos al corte 31 de mayo de 2022, no sean presentados conforme al presente cronograma de radicación en el periodo Acuerdo de Punto Final - Reingresos, comprendido entre el 15 y 29 de junio de 2022, se entenderá que la entidad recobrante aceptó los resultados de auditoría certificados en el cierre del respectivo paquete y renuncia a efectuar cualquier reclamación administrativa, judicial o extrajudicial por cualquier concepto relacionado con los servicios y tecnologías en salud incluidos en el Anexo 2, conforme lo dispuesto en los contratos de transacción suscritos.
Cabe reiterar que los ítems solo pueden ser reingresados para corrección o ajuste por una única vez conforme se pactó en los contratos de transacción.
h) En los periodos de radicación antes señalados, las entidades recobrantes deberán presentar las cuentas según las condiciones del segundo segmento del que trata el Manual Operativo y de Auditoría, es decir, deberán allegar los soportes documentales previstos en el citado Manual (aplica el capítulo 5, para las cuentas que se presenten al Acuerdo de Punto Final, y el capítulo 6 para: i) las prestaciones efectuadas entre el 25 de mayo de 2019 y el 29 de febrero de 2020 a los afiliados del régimen contributivo, y ii) para las prestaciones efectuadas entre el 01 de enero y el 29 de febrero de 2020 a los afiliados del régimen subsidiado).
i) En el periodo de radicación denominado “Prestaciones entre el 1 de enero y 29 de febrero de 2020”, las entidades del régimen subsidiado podrán presentar las cuentas correspondientes a suministros efectuados entre el 01 de enero y el 29 de febrero de 2020, periodo en el cual la ADRES asumió dicha competencia.
j) En los dos últimos días de cada periodo de radicación las entidades deberán realizar la consolidación y envío de las tapas (Formato MYT-R) debidamente suscritas. Por lo cual, durante estos días no se podrá realizar cargue de archivos planos.
k) Las entidades recobrantes que en cada uno de los periodos de radicación antes señalados, pretendan presentar cuentas bajo las excepcionalidades de BDUA(1), deberán informarlo al correo requisitosgeneralesAPF@adres.gov.coel tercer día hábil antes del inicio del periodo. Si a la solicitud que se presenta le aplica una causal de BDUA excepcional, la entidad recobrante deberá diligenciar la causal correspondiente en el Formato 1 o Anexo 1 del Manual Operativo y de Auditoría, según corresponda, el campo 57 si es MTY01 o el campo 58 si es MYT02.
l) Las entidades recobrantes deberán garantizar:
- Que al inicio de la radicación de cada periodo se cuente con la información actualizada de las firmas digitales.
- Que en los tres (03) primeros días hábiles de cada periodo de radicación se realice el envío y cumplimiento de los requisitos generales a que haya lugar.
m) La información del Formato 3 del que trata el Manual Operativo y de Auditoría deberá presentarse como requisito general para las ventanas de procesos judiciales y contener la información de todos los recobros radicados en dicha ventana. Este deberá ser aportado en Excel, firmado, cifrado y ser dispuesto en la carpeta denominada “ARCHIVOSPDFREQGEN” del SFTP antes de los dos últimos de cierre de la respectiva ventana. En todo caso la información deberá ser consistente y atender lo dispuesto en la Circular 039 de 2020.
El formato 3 deberá ser nombrado de la siguiente manera: MYT140SRGEXXXXXXXXNI000XXXXXXXXXRG009.xlsx.cms
Las XXXXXXXX que siguen de MYT140SRGE corresponden a AAAAMMDD de acuerdo con la ventana de radicación correspondiente.
Las XXXXXXXXX que siguen del NI000XXXXXXXXX corresponden al NIT de la entidad recobrante.
Las entidades recobrantes deberán garantizar la calidad de la información diligenciada en el formato 3; los campos deben presentarse con las especificaciones señaladas en las Circulares 061 y 063 de 2020. Particularmente, se requiere la consistencia de la información del campo del proceso judicial actual, cuya especificación alude a 21 dígitos numéricos, o un máximo de 23, salvo en los casos que se traten procesos que cursen en la Superintendencia Nacional de Salud.
n) En lo que respecta al Formato 7 del que trata el Manual Operativo y de Auditoría, este se deberá tipificar en los soportes como “Otros”.
o) En los periodos habilitados, las entidades recobrantes podrán presentar las correcciones sobre los ítems previamente auditados bajo las reglas y condiciones del Acuerdo de Punto Final y que no hayan quedado aprobados, así como las objeciones o subsanaciones de que trata la Resolución 3511 de 2020, utilizando los formatos MYT01 y MYT02, según corresponda.
p) Las incidencias que las entidades recobrantes tengan durante el periodo de radicación asociadas a criterios de auditoría, rechazos, validaciones y demás aspectos conceptuales deberán ser reportadas dentro del mismo periodo y únicamente al correo recobros_dop@adres.gov.co En el asunto del correo deberán indicar la incidencia, el nombre de la EPS y la fecha de la incidencia.
Por ejemplo:
- BDUA_NOMBRE DE LA EPS_FECHA DE LA INCIDENCIA
- DCI_NOMBRE DE LA EPS_FECHA DE LA INCIDENCIA
q) Las entidades recobrantes que consideren pertinente remitir un archivo Excel o TXT con observaciones o justificaciones que detallen el motivo por el cual no están de acuerdo con la glosa impuesta en el trámite de verificación y revisión, podrán enviarlo a los correos electrónicos recobros dop@adres.gov.co insumos227@adres.gov.co al momento de presentar cuentas por concepto de servicios y tecnologías no financiadas con la UPC que correspondan a un reingreso producto de corrección o ajuste, por las líneas de radicación corriente o Acuerdo de Punto Final (APF).
El archivo deberá mantener la estructura de la hoja de “glosas” del resultado al trámite de revisión y verificación dispuesto por la ADRES en el SFTP de cada entidad recobrante, al final del cual se deberán incluir dos columnas; una denominada “Acepta” con el fin de que señale SI o NO para cada causal de no aprobación de los ítems; y otra denominada “observación” en la que señale la justificación que la entidad recobrante considere. Dicha columna no deberá contener caracteres especiales.
Las entidades recobrantes podrán allegar documentación adicional a los soportes requeridos para la verificación de los requisitos, que en su consideración pueda desvirtuar la glosa impuesta, la cual deberá tipificar como “Otros”. En la columna de observaciones del archivo que remitan, las entidades recobrantes podrán hacer referencia a dichos soportes adicionales.
Cabe precisar que, tanto el archivo de las observaciones como los soportes adicionales que remitan las entidades recobrantes, son un insumo adicional para el trámite de verificación y revisión, sin que ello implique que con su envío serán subsanadas todas las causales de no aprobación de las cuentas correspondientes.
r) Para las cuentas que sean presentadas como reingreso a surtir su corrección o ajuste en los periodos habilitados para Acuerdo de Punto Final, se deberán tener en cuenta las siguientes consideraciones:
- Se reitera que, el ítem y número de radicación anterior que se debe diligenciar en los medios magnéticos corresponde al número de radicado asignado por el FOSYGA/ADRES en la radicación corriente. Así las cosas, para las cuentas que se presenten al mecanismo de saneamiento Acuerdo de Punto Final - APF y tengan un número de radicación inicial de MYT01 o MYT02, la entidad recobrante debe allegar en el campo No. 4 NroRadicacionAnt el número asignado en la radicación corriente (inicial).
- Ahora bien, para las cuentas cuya primera presentación a surtir el trámite de verificación se dio en el mecanismo de saneamiento, y por consiguiente no cuentan con radicaciones previas en MYT 01 - 02, se debe relacionar el número de radicación asignado en la primera presentación por APF en el campo No. 62 NoRadicaciónrecobroanterior (FormatoMYT-01) o en el campo No. 65 NoRadicación recobro anterior (FormatoMYT-02V). En estos casos, el campo No. 4 NroRadicacionAnt debe ir vacío, y el campo No. 3 TRadicación se marcará como “1”, es decir, nuevo.
JORGE ENRIQUE GUTIERREZ SAMPEDRO
Director General
1. Las causas de BDUA excepcional son: i) corresponde a fallos de tutela que obligan a una entidad recobrante a prestar el servicio o tecnología a un usuario que no se encuentra afiliado con dicha entidad o; ii) corresponde a fallos de tutela que obligan a una entidad recobrante a prestar el servicio o tecnología a un usuario con una entidad del régimen exceptuado o especial o; iii) corresponde a servicios o tecnologías que corresponden a menores fallecidos con documento CN (Certificado de nacido vivo).
