CIRCULAR 14 DE 2018
(julio 16)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
| PARA: | SERVIDORES PÚBLICOS Y CONTRATISTAS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DEL GRUPO DE REPRESENTACIÓN JUDICIAL |
| DE: | DIRECTOR GENERAL |
| ASUNTO: | PAUTAS MÍNIMAS PARA LA DEFENSA EXTRAJUDICIAL Y JUDICIAL DE LA ENTIDAD |
| FECHA: | 16 DE JULIO DE 2018 |
Con el propósito de proteger los intereses de la Entidad, garantizando el flujo oportuno de los recursos y la sostenibilidad financiera del Sistema General de Segundad Social en Salud, la Dirección General de la ADRES, considera necesario especificarlas pautas mínimas que deberán ser aplicadas en la gestión que desarrollan los servidores públicos y contratistas de prestación de servicios que hacen parte el Grupo de Representación judicial, las cuales se exponen a continuación:
1. CONCILIACIONES EXTRAJUDICIALES
1.1 Asignación Solicitud de Conciliación
El Coordinador del Grupo de Representación Judicial asignará la solicitud de conciliación prejudicial al funcionario o contratista a través del Sistema de Gestión Documental (SGD) y a su vez a través de correo electrónico solicitará al Auxiliar Administrativo o quien haga sus veces elabore el respectivo poder.
Cuando el abogado externo no tenga habilitado el SGD, Coordinador del Grupo de Representación Judicial realizará el reparto a través de correo electrónico.
El Auxiliar Administrativo o quien haga sus veces le tomará la firma del poder al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y luego de tener el documento la presentación personal ante Notaría, entregará al funcionario o contratista el original, solicitando firma de recibido en la copia y archivando en secuencia cronológica de entrega, clasificado por nombre de apoderado.
1.2. Solicitud de Apoyo Técnico
Una vez analizada la solicitud de conciliación y conforme las funciones de cada una de las Direcciones y Subdirecciones que conforman la ADRES, deberá solicitar apoyo técnico, con el propósito que el área correspondiente se pronuncie sobre el asunto materia de controversia.
Las áreas a las que comúnmente se les solicita apoyo técnico son las siguientes:
- Dirección de Liquidaciones y Garantías.
- Dirección de Otras Prestaciones
1.2.1 Procedimiento para solicitar Apoyo Técnico
En primer lugar, es necesario precisar el asunto sobre el cual recae la solicitud de conciliación, es decir si se trata de:
- Recobros
- Reclamaciones
- Devolución de aportes
- Reintegro
A continuación, se detallan los procedimientos dependiendo de las temáticas antes referidas:
- RECOBROS
El apoyo técnico para los casos de recobro se deberá solicitar a la Dirección de Gestión de Tecnologías de Información y Comunicaciones y la Dirección de Otras Prestaciones, mediante correo electrónico a las siguientes direcciones;
carlos.armero@adres.qov.co-
harol.herrera@adres.qov.co
soporte.dqtic3@adres.qov.co
soporte.apoyo1@adres.qov.co
con copia claudia.fernandez@adres.qov.co
La solicitud de apoyo técnico debe contener la fecha límite de entrega.
- RECLAMACIONES
El apoyo técnico para los casos de reclamaciones se debe solicitar a las Direcciones de Otras Prestaciones y Gestión de Tecnología de la Información Dirección de Gestión de Tecnologías de Información y Comunicaciones, dicha solicitud se debe realizar mediante correo electrónico a las siguientes direcciones:
dieqo.mora@adres.gov.co
jeison.susa@adres.gov.co-
carlos.armero@adres.qov.co
con copia claudia.fernandez@adres.qov.co
- DEVOLUCIÓN DE APORTES O REINTEGRO DE RECURSOS
El apoyo técnico para los casos de devolución de aportes se debe solicitar a la Dirección de Liquidaciones y Garantías, mediante correo electrónico a las siguiente dirección: apoyotecnico dlq@adres.gov.co
1.3 Conceptos Técnicos a la Firma Auditora o quien haga sus veces
Tratándose de solicitudes de conciliación por el no pago de recobros y reclamaciones, luego de emitido el apoyo técnico por la Dirección de Otras Prestaciones, el apoderado de considerarlo necesario solicitará concepto técnico y/o pronunciamiento sobre la auditoría integral a la firma auditora o quien haga sus veces, conforme al modelo de formato que hace parte de la presente circular.
1.4 Ficha para Comité de Conciliación
El Acuerdo No. 497 del 2017 “por el cual se expide el Reglamento del Comité de Conciliación de la entidad Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud- ADRES”, establece que presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con 15 días hábiles para decidir la procedencia de esta, de modo que, le corresponde al apoderado la elaboración y presentación de las fichas técnicas.
Así mismo, el apoderado solicitará a la Coordinadora del Grupo de Representación Judicial incluya en el orden del día de la sesión de Comité de Conciliación que se tenga prevista, el caso que se encuentre a su cargo para que sea deliberado por los miembros de dicho órgano.
Por otra parte, resulta pertinente que el apoderado comunique a la Coordinadora del Grupo de Representación Judicial, las audiencias que tiene programadas y dentro de las cuales requiere de la respectiva decisión del Comité de Conciliación, esto con la finalidad de agendar la respectiva sesión con la debida antelación. Las fichas técnicas deberán satisfacer los requisitos de forma y contenido definidos por el comité de conciliación y el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado; éstas como mínimo deberán contar con los siguentes datos:
1. El tipo de acción
2. Identificación del convocante o convocantes
3. Identificación de los convocados
4. La cuantía
5. Los antecedentes del caso puesto a consideración del comité
6. Las pretensiones del convocante
7. La relación de las pruebas existentes
8. Un análisis sucinto de la caducidad y/o prescripción
9. Un análisis de la legitimación
10. Análisis legal y jurisprudencial del caso puesto a consideración
11. Formula de conciliación, transacción, arreglo o pacto de cumplimiento según sea el caso.
12. Se determinará en cada caso si hay o no lugar a la repetición, a qué título (dolo o culpa ) e identificará los funcionarios.
1.4.1 Exposición de las Fichas ante el Comité de Conciliación de la ADRES
El acuerdo 497 del 2017 en su artículo 28 instaura el procedimiento para la presentación y trámite de las fichas técnicas para el estudio de los casos en materia de conciliación. Dicho procedimiento establece que la presentación de las fichas le corresponde a los apoderados que con antelación hayan agendado sus casos en el orden del día.
El apoderado deberá exponer la ficha técnica, como mínimo argumentando los siguientes aspectos: hechos, pretensiones, legitimación en la causa, caducidad, normas aplicables al caso, jurisprudencia, apoyo técnico y concepto de viabilidad por parte de la Oficina Asesora Jurídica sobre la procedencia o no de la conciliación extrajudicial o judicial.
Por otro lado, el apoderado deberá absolver las dudas que expongan los miembros del Comité de Conciliación.
1.5 Asistencia a las Audiencias en Materia Extrajudicial
Es obligatorio que los apoderados asistan a las audiencias programadas por las autoridades administrativas, recuerde que la inasistencia puede considerarse indicio grave en contra(1) y consecuente compulsa de copias disciplinarias.
1.6 Pago de Conciliaciones Extrajudiciales
Tratándose de conciliaciones extrajudiciales dentro de las cuales el Comité de Conciliación adopte la decisión de conciliar total o parcialmente, y luego de ser avalada las autoridades administrativas y judiciales correspondientes, el apoderado de manera oportuna procederá a realizar la gestiones para el reconocimiento y pago del beneficiario.
Adicionalmente, el apoderado tendrá en cuenta las actividades especificadas en el procedimiento denominado “CUMPLIMIENTO Y PAGO DE SENTENCIAS JUDICIALES Y CONCILIACIONES.”
2. PROCESOS JUDICIALES
2.1 Asignación Procesos Judiciales
El Coordinador del Grupo de Representación Judicial asignará el proceso judicial al funcionario o contratista a través del Sistema de Gestión Documental (SGD) y a su vez a través de correo electrónico solicitará al Auxiliar Administrativo o quien haga sus veces elabore el respectivo poder.
Cuando el abogado externo no tenga habilitado el SGD, Coordinador del Grupo de Representación Judicial realizará el reparto a través de correo electrónico.
El Auxiliar Administrativo o quien haga sus veces le tomará la firma del poder al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y luego de tener el documento la presentación personal ante Notaría, entregará al funcionario o contratista el original, solicitando firma de recibido en la copia y archivando en secuencia cronológica de entrega, clasificado por nombre de apoderado.
2.1.1 Procesos Antiguos
Para llevar a cabo una adecuada representación judicial, basados en los parámetros óptimos de oportunidad y eficiencia, sin excepción el apoderado deberá radicar el poder que le confiere facultades para actuaren el proceso judicial. Es preciso señalar que la Ley 1123 de 2007 -Código Disciplinario del Abogado, constituye como falta a la debida diligencia profesional "la demora a la iniciación o prosecución de las gestiones encomendadas o dejar de hacer oportunamente las diligencias propias de la actuación profesional, descuidarlas o abandonarlas”.
Por esta razón, una vez entregado el poder por el Auxiliar Administrativo o quien haga sus veces, el apoderado firmará el recibido del mismo y contará con un término de cinco (5) días hábiles para radicado ante el despacho judicial.
2.2 Contestación de la Demanda
2.2.1 Solicitud Apoyo Técnico
Una vez analizadas las pretensiones de la demanda y conforme las funciones de cada una de las Direcciones y Subdirecciones que conforman la ADRES, deberá solicitar apoyo técnico, con el propósito que el área correspondiente se pronuncie sobre el asunto materia de controversia, insumo que será usado en la elaboración de la contestación de la demanda.
Frente a este tema, es necesario remitirse al punto 1.2 del presente instructivo.
2.2.2 Solicitud Concepto Técnico
Tratándose de demandas cuyas pretensiones versen sobre el pago de recobros y reclamaciones, luego de emitido el apoyo técnico por la Dirección de Otras Prestaciones, el apoderado de considerarlo necesario solicitará concepto técnico y/o pronunciamiento sobre la auditoría integral a la firma auditora o quien haga sus veces, conforme al modelo de formato que hace parte de la presente circular.
2.3 Ficha Comité de Conciliación
Para efectos de la audiencia del artículo 77 del Código Procesal del Trabajo y la Seguridad Social, es necesario
En lo que respecta a este tema, es necesario remitirse al puntos 1.3 del presente instructivo.
2.4 Asistencia obligatoria a las audiencias judiciales y las consecuencias de ley por la inasistencia de los apoderados
Los apoderados tienen el deber de ocuparse de las diligencias desplegadas de los procesos judiciales, a su cargo, puesto que, es un deber profesional del abogado consagrado en la Ley 1123 de 2007 en su artículo 28:
(...)“10. Atender con celosa diligencia sus encargos profesionales, lo cual se extiende a! control de los abogados suplentes y dependientes, así como a los miembros de la firma o asociación de abogados que represente al suscribir contrato de prestación de servicios, y a aquellos que contrate para el cumplimiento del mismo''
El apoderado tendrá que atender todas las etapas procesales de los procesos asignados, dentro de las cuales está la de asistir a las audiencias, pues es.importante contar con su intervención para el curso del proceso.
Respecto a las consecuencias de la inasistencia, el artículo 372 del Código General del Proceso señala:
(...) “Consecuencias de ¡a inasistencia. La inasistencia injustificada del demandante hará presumir ciertos los hechos en que se fundan las excepciones propuestas por el demandado siempre que sean susceptibles de confesión; la del demandado hará presumir ciertos los hechos susceptibles de confesión en que se funde la demanda.
Cuando ninguna de las partes concurra a la audiencia, esta no podrá celebrarse, y vencido el término sin que se justifique la inasistencia, el juez, por medio de auto, declarará terminado el proceso.
Las consecuencias previstas en los incisos anteriores se aplicarán, en lo pertinente, para el caso de la demanda de reconvención y de intervención de terceros principales.
Cuando se trate de litisconsorcio necesario las consecuencias anteriores solo se aplicarán por inasistencia injustificada de todos los litisconsortes necesarios. Cuando se trate de litisconsorcio facultativo las consecuencias se aplicarán al litisconsorte ausente.
A la parte o al apoderado que no concurra a la audiencia se le impondrá multa de cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes (smlmv).”
2.5 Oportunidad y eficiencia en la defensa judicial
Para reducir el riesgo fiscal que representan las demandas contra la Entidad, los apoderados que tengan a cargo la defensa de los intereses litigiosos de la ADRES deberán actuar dentro los términos legales, intervenir de manera adecuada y con lenguaje apropiado en cada una de sus intervenciones ante la autoridades judiciales, así como, elaborar escritos que contengan coherencia con el asunto materia de controversia.
La procuraduría auxiliar para asuntos disciplinarios en el Concepto 190 de 2006 estableció como deberes de los apoderados judiciales:
“Es claro que quienes tengan que ver con esos procesos judiciales, deben estar pendientes de los términos procesales, intervenir cuando se requiera y en la forma como sea procedente según las condiciones y circunstancias que surjan del proceso, en acatamiento de los deberes que le son propios no sólo como servidor público sino como profesional del derecho y apoderado judicial. Igualmente, quienes colaboren con ello, siendo también funcionarios, les obliga la atención y seguimiento de dichas actuaciones como parte de los deberes que les incumben y se derivan de la relación de sujeción que se adquiere al vincularse a la administración pública.”
2.6 Pago de Sentencias
Cuando en un proceso judicial se profiera sentencia condenatoria contra la ADRES, el apoderado de manera oportuna deberá elaborar informe dirigido al Coordinador del Grupo de Representación Judicial, especificando como mínimo los siguientes datos: fecha de la sentencia y fecha de ejecutoria, sentido del fallo, fecha a partir de la cual se debe reconocer y pagar intereses moratorios, corrientes o indexaciones, número de recobros o reclamaciones que deben pagarse, identificación de la prestación económica que deba reconocerse o de la obligación de hacer.
El Coordinador del Grupo de Representación Judicial con base en el informe rendido por el apoderado indicará si debe o no proyectar el acta de liquidación y realizar las demás actividades especificadas en el procedimiento denominado "CUMPLIMIENTO Y PAGO DE SENTENCIAS JUDICIALES Y CONCILIACIONES,”
3. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
Toda la información que pueda conocer el apoderado en ejercicio de la Defensa Jurídica de ADRES, será confidencial e intransferible, queda prohibido revelar datos relacionados de los procesos judiciales a personas externas y ajenas a la entidad, así mismo las estrategias de defensas que se aplican para el desarrollo de la misma.
Lo anterior en consideración del acuerdo de confidencialidad firmado por los apoderados que sean funcionarios públicos y a la cláusula del contrato de prestación de servicios que hace referencia a la confidencialidad.
Dada en Bogotá., a los 16 JUL 2018
COMUNIQUESE Y CÚMPLASE
CARLOS MARIO RAMÍREZ RAMÍREZ
Director General de la Administradora de Recursos del Sistema
General de Seguridad Social en Salud - ADRES
1. Ley 640 de 2001, 'ARTICULO 22. INASISTENCIA A LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN DERECHO. Salvo en materias laboral, polícia y de familia, si las partes o alguna de ellas no comparece a la audiencia de conciliación a la que fue citada y no justifica su inasistencia dentro de los tres (3) días siguientes, su conducta podrá ser considerada como indicio grave en contra de sus pretensiones o de sus excepciones de mérito en un eventual proceso judicial que verse sobre los mismos hechos.
