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ACUERDO 497 DE 2017
(diciembre 4)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
<NOTA DE VIGENCIA: Acuerdo derogado por el artículo 33 del Acuerdo 1 de 2023>
Por el cual se expide el Reglamento del Comité de Conciliación de la Entidad
Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud -ADRES -
- Modificado por el Acuerdo 2 de 11 de septiembre de 2020, "por el cual se modifica el Acuerdo número 497 de 2017 “por el cual se expide el Reglamento del Comité de Conciliación de la Entidad Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES-”". Rige a partir de su publicación.
EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DE LA ADMINISTRADORA DE LOS
RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD -
ADRES -
En uso de sus facultades legales y en especial las dispuestas en el numeral 10 del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015 y el numeral 10 del artículo 5o de la Resolución 280 de 2017
CONSIDERANDO:
Que el Comité de Conciliación de la Entidad Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud – ADRES es una instancia administrativa de creación legal, integrado mediante Resolución 280 de 2017 por el Director de la Administradora.de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES o su delegada, el Director de Gestión de los Recursos Financieros de Salud en calidad de ordenador del Gasto, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, el Director de Liquidaciones y Garantías, y el Director de Otras Prestaciones, que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre la prevención del daño antijurídico y la defensa de los intereses de la Entidad.
Que las reglas para el funcionamiento de los Comités de Conciliación se encuentran establecidas en la Subsección 2 Sección 1 del Capítulo 3 del Decreto 1069 de 2015, las cuales porexpresa disposición del artículo 2.2.4.3.1.2.1 del Decreto 1069 de 2015 son de obligatorio cumplimiento.
Que sin perjuicio de las reglas a que hace referencia el considerado anterior y en cumplimiento del numeral 10 del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015, es necesario expedir a través del presente Acuerda el Reglamento de Funcionamiento del Comité de Conciliación de la Entidad Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES-.
En mérito de lo expuesto,
ACUERDA:
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1o. ADOPCIÓN. Adoptar el Reglamento del Comité de Conciliación de Entidad Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social En Salud – ADRES, el cual está contenido en los siguientes artículos del presente acto administrativo,
ARTÍCULO 2o. NATURALEZA. El Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.
ARTÍCULO 3o. PRINCIPIOS RECTORES. Los miembros del Comité y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados, obrarán con sujeción a los principios consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política y 3o de la Ley 1437 de 2011, en especial, los de legalidad, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, eficacia, economía y celeridad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público
Además procurarán, dentro del marco de la legalidad, por hacer efectivos el derecho a acceder a una pronta administración de justicia, empleando de manera técnica, racional y eficiente los diferentes métodos alternativos de solución de conflictos en procura de evitar la prolongación Innecesaria de los conflictos en el tiempo.
ARTÍCULO 4o. DEBERES DE LOS INTEGRANTES Y ASISTENTES A LAS SESIONES DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. Con sujeción a la Ley, quienes participen en el Comité de Conciliación guardarán la debida reserva de las discusiones y decisiones que se hayan tomado en relación con la estrategia de defensa del Estado, so pena de las sanciones disciplinarias y penales a que haya lugar.
ARTÍCULO 5o. IMPARCIALIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ADOPCIÓN DE DECISIONES. Con el fin de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los integrantes del Comité les serán aplicables las causales de impedimento o conflicto de intereses previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las estatuidas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso.
ARTÍCULO 6o. TRÁMITE DE IMPEDIMENTOS, RECUSACIONES Y/O CONFLICTO DE INTERESES. Recibida la manifestación de alguno de sus miembros de encontrarse incurso en alguna de las causales de impedimento y/o conflicto de intereses su interés, corresponde a los demás integrantes del Comité de Conciliación decidir su procedencia, dé lo cual se dejará constancia en la respectiva acta y continuar la sesión can tos demás miembros habilitados para deliberar y decidir.
De igual manera, los integrantes del Comité podrán ser recusados, evento en el cual, se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.
Si se admite la causal de impedimento, recusación y/o conflicto de intereses y con ello se afecta el quorum deliberatoria y decisorio, el Director de la Entidad, mediante acto administrativo que no tendrá recurso, designará: un servidor de la entidad, del nivel directivo, para que integre ad hoc el Comité, en reemplazo de quien haya sido declarado impedido o recusado, en tal caso se suspende la sesión correspondiente hasta que se produzca la designación.
FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ.
ARTÍCULO 7o. SESIONES ORDINARIAS. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.4.3.1.2.4 del Decreto 1099 de 2015, el Comité de Conciliación se reunirá no menos de dos veces al mes, y cuando las circunstancias lo exijan.
El Comité podrá sesionar con un mínimo de tres (3) de sus miembros permanentes.
ARTÍCULO 8o. SESIONES EXTRAORDINARIAS. El Comité de Conciliación se reunirá extraordinariamente cuando las circunstancias lo exijan, o cuando lo estime conveniente su Director o delegado, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o al menos dos (2) dé sus miembros con voz y votó, previa convocatoria que para tal propósito formule la Secretaría Técnica.
ARTÍCULO 9o. SUSPENSIÓN DE LAS SESIONES. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, en la misma, se señalará y se remitirá citación con la fecha y hora de reanudación, la cual deberá ser en el menor tiempo posible. En todo caso, la Secretaría Técnica confirmará la citación mediante correo electrónico enviado a cada uno de los integrantes e invitados permanentes del Comité y asimismo realizará su agendamiento a través del medio electrónico idóneo definido por la entidad.
ARTÍCULO 10. TRÁMITE DE SOLICITUDES DÉ CONCILIACIÓN. Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días hábiles, contados a partir de su recibo para temar la correspondiente decisión, la cual se comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando la certificación en la que consten sus fundamentos. En caso de que la decisión no pueda ser adoptada por requerirse la solicitud de pruebas o conceptos a otras entidades, el referido término podrá ser extendido atendiendo las circunstancias del caso, de lo cual se dejará constancia en el acta respectiva.
ARTÍCULO 11. SESIONES VIRTUALES. <Artículo modificado por el artículo 1 del Acuerdo 2 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando las necesidades del servicio así lo ameriten, el Comité de Conciliación podrá sesionar de manera no presencial; en todo caso, la convocatoria se efectuará por la Secretaría técnica en los términos dispuestos en el artículo 12 del presente reglamento.
Cada miembro que participe virtualmente deberá diligenciar y enviar el correspondiente formato de votación a la Secretaría Técnica del Comité a través de medios electrónicos, informáticos o impresos.
PARÁGRAFO 1o. Cualquier miembro del comité podrá solicitar la realización de la sesión presencial cuando considere que un asunto especifico puesto a consideración en sesión virtual amerita un estudio especial. En estos eventos, dichos asuntos serán discutidos en sesión extraordinaria presencial que deberá ser realizada dentro de los tres (3) días siguientes o en la siguiente sesión ordinaria, según las particularidades del asunto.
PARÁGRAFO 2o. Podrá tramitarse por esta vía el análisis y decisión de cualquier asunto que deba ser objeto de pronunciamiento del Comité, salvo que tenga una postura conciliatoria, sea total o parcial, de repetición contra algún servidor, ex servidor público o contratista, aprobatoria de cualquier mecanismo alternativo de solución de conflictos o que avale cualquier tipo de desistimiento.
ARTÍCULO 12. CONVOCATORIA. <Artículo modificado por el artículo 2 del Acuerdo 2 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> La Secretaría Técnica convocará a las sesiones ordinarias y extraordinarias a los miembros del Comité, con una antelación no menor a cinco (5) días, si se trata de una sesión ordinaria, y no menor a tres (3) días, si es extraordinaria, salvo que se trate de un asunto que reporte urgencia justificada y los miembros de manera unánime autoricen la realización de la sesión extraordinaria en un término menor.
En la convocatoria se indicará día, hora y lugar o canal virtual en el cual se efectuará la sesión respectiva y se allegará copia del orden del día.
La convocatoria podrá realizarse por medios físicos o electrónicos, especificando el medio que será utilizado para realizar la sesión virtual o el lugar en caso de que sea posible y necesaria la presencia física de los miembros.
PARÁGRAFO 1o. Las sesiones extraordinarias para la aprobación de los acuerdos de transacción a los que se refiere el artículo 237 de la ley 1955 de 2019 podrán ser convocadas con un (1) día de antelación.
PARÁGRAFO 2o. Los miembros del Comité de Conciliación podrán rechazar la convocatoria física o electrónica cuando no esté acompañada de las fichas y anexos necesarios que permitan su deliberación.
PARÁGRAFO 3o. Cualquier miembro del Comité podrá solicitar la realización de sesión extraordinaria presencial, cuando considere que un caso específico puesto a consideración para sesión virtual amerita o requiere un estudio especial. De suceder lo anterior, dicho asunto será excluido del orden del día y discutido en sesión extraordinaria presencial que deberá ser realizada dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.
ARTÍCULO 13. INASISTENCIA A LAS SESIONES. Los integrantes del Comité deberán comunicar por escrito a la secretaría técnica del Comité, las razones por las cuales no le fue posible asistir a la respectiva sesión;
La radicación de la excusa deberá hacerse al día siguiente hábil de la sesión ordinaria o extraordinaria, según sea el caso.
ARTÍCULO 14. DESARROLLO DE LA SESIÓN. <Artículo modificado por el artículo 4 del Acuerdo 2 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Una vez reunidos en el lugar y la fecha convocada, el desarrollo de la sesión se efectuará de la siguiente forma:
1. La Secretaría Técnica hará un control previo de asistencia.
2. El presidente del Comité someterá a consideración de los integrantes de este, el orden del día para su aprobación o modificación.
3. Una vez aprobado el orden del día deberá ser desarrollado en su totalidad, salvo que en la deliberación se disponga la imposibilidad de votación por motivos de ajustes a las fichas presentadas
4. El presidente dará la palabra a los miembros del Comité para que indiquen si una vez revisado el orden del día se encuentran incursos en alguna causal de impedimento, recusación o conflicto de intereses. De estar frente a esta circunstancia, se dará aplicación al artículo 6 del presente reglamento.
5. Para efectos de la exposición de los casos sometidos a consideración del Comité, el presidente le dará la palabra a los apoderados a cargo de los respectivos asuntos, quienes procederán a exponer el caso y al final realizarán una proposición para que el Comité fije su postura respecto del mismo.
6. Una vez culminada la presentación de los abogados, se procederá a deliberar las propuestas presentadas, así como las posiciones sustitutivas o aditivas formuladas por los integrantes e invitados del Comité de Conciliación para efectuar la votación respectiva. La decisión del Comité de Conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no constituye ordenación del gasto.
7. Culminado el orden del día, la Secretaría técnica informará a los integrantes del Comité de Conciliación que todos los asuntos del orden del día han sido evacuados, procediendo el presidente a levantar la sesión.
PARÁGRAFO. La secretaría técnica del Comité de Conciliación podrá grabar las sesiones para apoyar la elaboración de las actas, no obstante, dichas grabaciones no harán parte íntegra de estas.
ARTÍCULO 15. QUORUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. Previa citación de todos sus integrantes, el Comité podrá sesionar con un mínimo de tres (3) de sus miembros permanentes y adoptara las decisiones por mayoría simple de los asistentes.
Sin perjuicio de lo aquí establecido, cuando no existiere quorum, la sesión se realizará dentro de los tres (03) días hábiles siguientes.
Ei comité de conciliación deberá decidir y deliberar válidamente con la totalidad de los miembros con voz y voto, cuando
1. La proposición del abogado sea la de conciliar un asunto cuya cuantía exceda los doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes
2. El Ordenador del Gasto así lo requiera
3. Se adopten políticas de conciliación
PARÁGRAFO. En caso de solicitarse, por parte de uno de los miembros del Comité una revisión del caso sometido a su estudio en sesión presencial, esta solicitud deberá ser argumentada por él respectivo miembro y automáticamente el voto de los miembros restantes no se entenderá efectuado hasta tanto el Comité sesione presencialmente.
ARTÍCULO 16. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA. La elaboración del orden del día le compete a la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación, y se ajustará entre otras necesidades a indicar:
1. El tipo de sesión que se llevará a cabo
2. los objetivos de la sesión convocada
3. La exposición de los casos puestos a consideración del Comité de Conciliación, en donde se indicará de forma sucinta el tipo de solicitud, la jurisdicción y la cuantía, así como el sentido de cada una de las propuestas.
4. Anexar las correspondientes fichas técnicas, ayudas de memoria o conceptos que efectué cada apoderado.
PARÁGRAFO. Una vez reunido el comité en el lugar y hora indicados en la convocatoria, este procederá a indicar si aprueba o no el orden puesto a su consideración.
ARTÍCULO 17. SALVAMENTO Y ACLARACIÓN DE VOTO. En los eventos en los que algún integrante del comité de Conciliación se aparte de la decisión mayorttaria o considere la necesidad de aclarar su voto, deberá expresar formalmente las razones en las que se funda, debiéndose dejar expresa constancia dejas mismas en el acta o en documento separado, a solicitud del respectivo integrante.
ARTÍCULO 18. APROBACIÓN DE LAS ACTAS DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. Los proyectos de actas elaborados por la Secretaria Técnica del Comité deberán ser remitidos por este dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a su realización para aprobación de los miembros asistentes a la sesión, quienes tendrán dos (02) días hábiles siguientes a la recepción del proyecta para formular observaciones, vencido dicho término sin recibir pronunciamiento se entenderá que su contenido ha sido aprobado.
Una vez verificadas e incluidas las modificaciones respectivas, las actas deberán ser suscritas por la totalidad de los miembros asistentes a la sesión correspondiente y archivadas por el la Secretaria Técnica.
ARTÍCULO 19. TIPOLOGÍA DE LAS DECISIONES. Las decisiones de carácter particular y directrices que adopte el Comité constarán en las respectivas actas. Las decisiones de carácter general se plasmarán en Resoluciones y se suscribirán por el Director General de la Entidad.
Las decisiones que guardan relación con la procedencia de la conciliación, o de cualquier otro mecanismo alternativo de solución de conflictos, del pacto de cumplimiento, de la acción de repetición ó, del llamamiento en garantía con fines de repetición se consignarán en las respectivas actas de las sesiones del Comité de Conciliación que serán suscritas por la totalidad de integrantes con voz y voto que participaron en la respectiva sesión y se certificarán por parte del secretario Técnico.
ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE FICHAS TÉCNICAS E INFORMES.
ARTÍCULO 20. FICHAS TÉCNICAS. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial o de otro mecanismo alternativo de solución de conflictos, o del proceso judicial en el que se deba evaluar y estudiar para aprobación la oferta de revocatoria directa a la que se refiere el parágrafo del artículo 95 de la Ley 1437 de 2011, o el estudio de la procedencia de iniciar la acción de repetición, deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, según los lineamientos definidos por el Comité de Conciliación en estas materias, asimismo deberá cumplir con los requisitos definidos en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado – éKOGUI, si los hubiere.
Los abogados de la entidad para efectos dé conceptuar sobre los anteriores asuntos, deberán tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 446 de 1998, 640 de 2001, 678 de 2001, 1437 de 2011, 1564 de 2012, el Decretó 1069 de 2015, las normas que las modifiquen o sustituyan, así como las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso.
La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema eKOGUl, según corresponda, y la integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en ellas, son responsabilidad del abogado que las elabore.
ARTÍCULO 21. INFORMES SOBRE EL ESTUDIO DE PROCEDENCIA DE LLAMAMIENTOS EN GARANTÍA CON FINES DE REPETICIÓN. Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 678 de 2001, en concordancia con el artículo 2.2.4.3.1.2.13 del Decreto 1069 de 2015. o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan los apoderados de la Entidad deberán presentar informe al Comité para que éste determine la procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.
ARTÍCULO 22. INFORMES DE GESTIÓN DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. Con el propósito de dar cumplimiento al numeral 30 del artículo 2.2.4.3.1.2.6 del Decreto 1069 de 2015, o la norma que lo modifique o sustituya, el Secretario Técnico del Comité deberá preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al Director General y a los miembros del Comité cada seis (6) meses.
El informe deberá contener al menos <texto ilegible> los <texto ilegible> el valor <texto ilegible> (II) <texto ilegible> en garantia con fines de repetición efectuados por los apoderados de la entidad; (iv) <texto ilegible> la presentación de <texto ilegible> impugnados de conformidad con el artículo 95 de la Ley 1437 de 2011, o la norma que lo modifique o sustituye; (v) las actividades ejecutadas en relación con el Plan Operativo de la Politicas de Prevención del Daño Antijuridico de la entidad y, (vi) <texto ilegible> a cargo del Comite de Conciliación
Las diferentes dependencias de la Agencia deberán entregar los insumos que se requieran para la elaboración del Informe de gestión a cargo del Secretario Técnico del Comité de Conciliación.
SECRETARIA TÉCNICA, ACTAS, CERTIFICACIONES Y ARCHIVO.
ARTÍCULO 23. SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ. <Artículo modificado por el artículo 4 del Acuerdo 2 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por el funcionario que designe la Oficina Asesora Jurídica, quien tendrá dedicación exclusiva para el ejercicio de las funciones señaladas en artículo 24 del presente Acuerdo, en concordancia con lo dispuesto por el artículo 2.2.4.3.1.2.6 del Decreto 1069 de 2015 y los lineamientos emitidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado - ANDJE en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MiPG).
ARTÍCULO 24. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. Son funciones de la Secretaria Técnica del Comité de Conciliación, las siguientes:
1. Convocar y citar a los miembros e invitados a cada una de las sesiones del Comité.
2. Elaborar las actas de cada sesión del Comité para la firma del Presidente y el Secretario del Comité, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.
3. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.
4. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del Departamento y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
5. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del Departamento.
6. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.
7. Elaborar el orden del día a tratar en la sesión, en coordinación con el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y/o Presidente del Comité.
8. Las demás que le sean asignadas por el Comité.
PARÁGRAFO PRIMERO: La designación o el cambio del Secretario Técnico, deberán ser informados inmediatamente a la Agencia de Defensa Jurídica del Estado.
PARAGRAFO SEGUNDO: De conformidad con lo establecido en el artículo 105 de la Ley 1815 de 2016 y además de lo establecido en l numeral 6 del presente artículo, semestralmente también se reportarán para lo de su competencia a la Contraloría General de la República, cada uno de los fallos judiciales pagados con dineros públicos durante el período respectivo, anexando la correspondiente certificación del Comité de Conciliación, donde conste e fundamento de la decisión de iniciar o no, las respectivas acciones de repetición.
ARTÍCULO 25. CONSULTA DE ACTAS, SOLICITUD DE COPIAS AUTÉNTICAS Y CERTIFICACIONES. En el evento en el cual se requiera efectuar consulta a las actas de las sesiones ordinarias o extraordinarias, adelantadas por el Comité de Conciliación, el interesado deberá solicitar autorización al Secretario Técnico, que en todo caso, podrá disponer un responsable de Archivo, para la supervisión de la devolución íntegra de los documentos.
Para efectos de la obtención de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones, estas serán tramitadas por quien ostente la titularidad de la Secretaria Técnica.
ARTÍCULO 26. ARCHIVOS DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. <Artículo modificado por el artículo 5 del Acuerdo 2 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> La secretaría Técnica del Comité de Conciliación tendrá a su cargo la custodia y conservación de los archivos del Comité de Conciliación, así como los de su cargo.
PARÁGRAFO. Se deberá validar por parte del funcionario designado por la Oficina Asesora Jurídica, que los apoderados efectúen el cargue documental de las fichas, actas y documentos relacionados con la etapa prejudicial o conciliatoria de los procesos judiciales en el Sistema Único de Gestión e información de la Actividad Litigiosa del Estado - EKOGUI.
FICHAS TÉCNICAS, VIGILANCIA Y SUPERVISIÓN DE LAS DECISIONES ADOPTADAS POR EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN.
ARTÍCULO 27. ADOPCIÓN DE FICHAS TÉCNICAS EN MATERIA DE CONCILIACIÓN, REPETICIÓN E INFORMES DE LLAMAMIENTO EN GARANTÍA CON FINES DE REPETICIÓN. Cada caso sometido a consideración del Comité de Conciliación deberá estar contenido en una ficha técnica elaborada por el abogado respectivo, de conformidad con el diseño establecido por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, debiendo contener la siguiente inforínacíón mínima:
1. El tipo de acción
2. identificación del convocante o convocantes
3. Identificación de los convocados
4. La cuantía
5. Los antecedentes del caso puesto a consideración del Comité
6. Las pretensiones del convocante
7. La relación de las pruebas existentes
8. Un análisis sucinto de la caducidad y/o prescripción
9. Un análisis de la legitimación en la causa
10. Análisis legal y jurisprudencial del caso puesto a consideración
11. Formula de conciliación, transacción, arreglo o pacto de cumplimiento según sea el caso.
12. Sé determinará en cada caso si hay o no lugar a la repetición, a qué título (dolo o culpa) e identificará los funcionarios.
ARTÍCULO 28. PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN Y TRÁMITE DE LAS FICHAS TÉCNICAS PARA EL ESTUDIO DE LOS CASOS EN MATERIA DE CONCILIACIÓN, REPETICIÓN, Y LLAMAMIENTO EN GARANTÍA CON FINES DE REPETICIÓN. La presentación de las fichas técnicas le compete a cada uno de loé apoderados de la entidad, que para la respectiva sesión, agendaron los casos é integraron el orden del día sugerido. La conceptualización respectiva deberá encontrarse acorde con la normatividad aplicable en materia general, frente a la conciliación, la repetición, o el llamamiento en garantía; y en materia específica, a las características de hecho y de derecho de cada caso en concreto.
PARÁGRAFO. Sin perjuicio de lo prescrito, en materia procedimental para la presentación y trámite de las fichas técnicas deberá observarse los lineamientos establecidos por el sistema único de información y gestión litigiosa de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
ARTÍCULO 29. INFORMES DE GESTIÓN Y REPORTES DE SEGUIMIENTO. El Secretario Técnico de! Comité de Conciliación deberá preparar un informe semestral relacionado con la gestión del Comité de Conciliación así corno el cumplimiento de las fundones y atribuciones legales por parte del mismo.
Los informes deberán seguir los parámetros dispuestos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y serán presentados para la revisión del Comité en la primera sesión ordinaria de diciembre y junio de cada año. Una vez aprobados, el director de la Oficina Asesora Jurídica procederá a remitirlos a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, o quien haga sus veces.
ARTÍCULO 30. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS DECISIONES ADOPTADAS POR EL COMITÉ. La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación en coordinación con los apoderados, deberá informar al Comité, a más tardar en la siguiente sesión ordinaria, el cumplimiento y trámite que se ha dado a las decisiones que aquél ha adoptado.
Para los fines antes indicados, los abogados que tengan a su cargo los respectivos asuntos, deberán allegar copia del acta de audiencia ante las instancias judiciales o pre judiciales, y el auto que aprueba o imprueba la decisión del Comité, según sea el caso.
La entrega de los documentos relacionados en el párrafo anterior deberá hacerse a la Secretaria Técnica representada por su titular, o quien este disponga.
PARÁGRAFO. El Ordenador del Gasto de la Entidad y el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica a través del Grupo de Defensa Judicial, deberán mantener la información sobre pago y cumplimiento de sentencias actualizada.
ARTÍCULO 31. VIGENCIA. El presente reglamento regirá a partir de la fecha de su publicación.
Dado en Bogotá D.C, a los 4 DIC 2017
PÚBLIQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
CARMEN EUGENIA DÁVILA GUERRERO
Presidente
MONICA ÁLEXANDRA DUQUE PADILLA
Secretaria Técnica
