ACUERDO 1 DE 2023
(julio 11)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
Por medio del cual se adopta el reglamento interno del Comité de Conciliación de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES y se derogan los Acuerdos No. 497 del 4 de diciembre de 2017 y el Acuerdo 02 del 11 de septiembre de 2020.
EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DE LA ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD - ADRES
En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por los artículos 115 y el numeral 11 del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022 y
CONSIDERANDO
Que el artículo 209 de la Constitución Política, establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
El artículo 66 de la Ley 1753 de 2015, creó la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS), entidad de naturaleza especial del nivel descentralizado del orden nacional, asimilada a una empresa industrial y comercial del Estado, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio independiente, la cual estará adscrita al Ministerio de Salud y Protección Social (MSPS).
Que con la Ley 2220 de 2022 se expidió el Estatuto de Conciliación y se creó el Sistema Nacional de Conciliación.
Que el artículo 146 del Estatuto derogó todas las disposiciones que le sean contrarias y especialmente los artículos 24, 25, 35, 47, 49, 50, 51, 52, 53, 59, 61, 62, 63, 64, 65A, 65B, 66, 67, 76, 81, 82, 83, 84, 85, 86, 87 y 89 de la Ley 23 de 1991; 64, 65, 66, 69, 70, 71, 72, 73, 75, 77, 80, 81, 83, 84, 86, 91, 92, 94, 96, 99, 100, 104, 105, 106, 107, 108, 109 y 110 de la Ley 446 de 1998; la Ley 640 de 2001; el artículo 2o de la Ley 1367 de 2009; los artículos 51 y 52 de la Ley 1395 de 2010. El inciso 2 del numeral 6 del artículo 384 y los artículos 620 y 621 de la Ley 1564 de 2012; así como el parágrafo 1 del artículo 4o de la Ley 1579 de 2012.
Que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 117 de la Ley 2220 de 2022, resaltó que los Comités de Conciliación son una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público.” Asimismo, señaló que los comités de conciliación, tendrá en cuenta las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y la jurisprudencia de las altas cortes en esta materia. Y que la decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité.
Que el numeral 11 del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, establece como función del comité de conciliación de las entidades de derecho público, deben dictarse su propio reglamento.
Que la ADRES mediante la Resolución No. 1410 del 10 de mayo de 2023, modificó la Resolución No. 280 de 2017 "Por la cual se conforma el Comité de Conciliación de la Entidad Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES, específicamente el artículo 3 en relación con la conformación del Comité de Conciliación y el artículo 5, respecto a las funciones del Comité.” Adicionalmente derogó la Resolución No. 42991 de 2019.
Que el Director de la ADRES mediante la Resolución No. 0001477 del 15 de mayo de 2023, designó el delegado del Director General y los dos (2) funcionarios de dirección o confianza, establecidos en los numerales 1 y 7 del artículo 3o de la Resolución 280 de 2017, modificada por la Resolución No. 1410 de 2023, como integrantes permanentes con derecho a voz y voto del Comité de Conciliación de la ADRES.
Que con el propósito de dar cumplimiento a las funciones del Comité de Conciliación, a las recomendaciones emitidas por Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE), a través de la Comunicación Interinstitucional del 22 de diciembre de 2022, y adaptar la normatividad interna a las modificaciones normativas incluidas en el Estatuto de Conciliación, es necesario actualizar el reglamento del Comité de Conciliación de la ADRES.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1o. ADOPCIÓN. Adoptar el reglamento del Comité de Conciliación de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES.
ARTÍCULO 2o. COMITÉ DE CONCILIACIÓN. El Comité de Conciliación de la entidad es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas para la prevención del daño antijurídico y la defensa de los intereses públicos a cargo de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES.
ARTÍCULO 3o. DE LOS PRINCIPIOS RECTORES. Los miembros del Comité de Conciliación de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES, los servidores públicos y demás personas que intervengan en sus sesiones como apoderados e invitados, obrarán inspirados en los principios de la función pública tales como legalidad, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, eficacia, economía, publicidad y celeridad. De igual forma observarán los principios previstos en la Ley 2220 de 2022, como lo son el principio de autocomposición, garantía de acceso a la justicia, confidencialidad, informalidad, seguridad jurídica, entre otros.
Actuarán con el propósito fundamental de proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público en correspondencia con la prevención del daño antijurídico y tendrá como propósito fundamental el reconocimiento efectivo de los derechos de los ciudadanos, la protección de los intereses y el patrimonio.
Dentro de este marco, deberá propiciar y promover la utilización efectiva de los mecanismos de solución de conflictos establecidos por la ley, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes. Así mismo deberá analizar las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado, los precedentes reiterados y consolidados, en procura de evitar la prolongación innecesaria de los conflictos en el tiempo.
ARTÍCULO 4o. IMPARCIALIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ADOPCIÓN DE DECISIONES. A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de las decisiones, a los integrantes del Comité de Conciliación les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las estatuidas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) y de todas aquellas que sobrevengan que regulen el tema.
ARTÍCULO 5o. TRÁMITE DE IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES. Si alguno de los integrantes del Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento señaladas en el artículo anterior, deberá informarlo al Comité previo a comenzar la deliberación del asunto sobre el cual se considera impedido; indicando de manera clara la causal y los fundamentos de tal declaración, los demás integrantes del Comité decidirán si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.
De igual manera, los integrantes del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.
En los casos en los cuales se presenten dudas o controversias en la interpretación o aplicación del régimen de inhabilidades e incompatibilidades de los miembros del Comité, se deberá elevar la consulta a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado en los términos establecidos en el ordinal 4 del artículo 6o del Decreto 1244 de 2021(1).
PARÁGRAFO. – En el evento que la declaratoria de impedimentos de los miembros dejen sin quorum para decidir los temas, se suspenderá la sesión en aquellos asuntos que exista y se procederá a citar nuevamente a sesión para continuar con el/los miembro/s ad hoc que serán designado/s por el Director General. El/los designado/s deberán ser de los niveles directivo o asesor y dicha asignación es de obligatoria aceptación.
FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ Y DESARROLLO DE LAS SESIONES.
ARTÍCULO 6o. SESIONES. El Comité de Conciliación se reunirá de manera ordinaria no menos de dos (2) veces al mes, y extraordinariamente, cuando lo autorice el presidente para el análisis de situaciones específicas, previa solicitud que formule el secretario técnico.
Las sesiones podrán ser presenciales y no presenciales, siempre y cuando se utilicen los medios electrónicos dispuestos para que la comunicación sea simultánea o sucesiva.
PARÁGRAFO 1o. En el evento en que el Director General o su delegado deba ausentarse durante el curso de la sesión o le sea imposible asistir a la misma, la sesión será presidida por cualquiera de los dos (2) miembros delegados por el Director General.
PARÁGRAFO 2o. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, previa reprogramación por parte de la secretaría técnica.
ARTÍCULO 7o. CONVOCATORIA. El secretario técnico del Comité convocará a los miembros e invitados permanentes por escrito, con indicación del día, hora y lugar de la reunión, con una antelación no menor a cinco (5) días hábiles, para las reuniones ordinarias y a tres (3) días hábiles si es extraordinaria.
El plazo de la convocatoria a las reuniones extraordinarias podrá ser inferior cuando se trate de un asunto que reporte urgencia justificada, cuando así lo estime el Director o su delegado, por solicitud del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o al menos dos (2) de sus miembros con voz y voto, previa autorización del Director o su delegado y convocatoria que para tal propósito formule el secretario técnico.
Con la convocatoria, el secretario técnico del Comité remitirá el orden del día de los casos, el cual estará acompañado de las fichas y documentos, soporte que se vayan a someter a estudio y decisión del Comité, elaborados por los apoderados o profesionales del caso.
PARÁGRAFO 1o. Los miembros del Comité de Conciliación podrán solicitar previa convocatoria, la inclusión de temáticas que consideren deban ser debatidos por el Comité.
PARÁGRAFO 2o. Los miembros del Comité podrán rechazar la convocatoria cuando no esté acompañada de los anexos requeridos para su análisis.
ARTÍCULO 8o. CANCELACIÓN DE LAS SESIONES. Cuando se deba cancelar la celebración de una sesión convocada, se dará aviso por medio eficaz a los miembros e invitados, informando a su vez el día, hora y lugar de la reprogramación de ésta y los cambios que llegaren a surgir en la agenda.
ARTÍCULO 9o. OBLIGATORIEDAD DE LA ASISTENCIA. La asistencia de los miembros permanentes al Comité de Conciliación es obligatoria y no es delegable, excepto para el Director General, conforme al artículo 118 de la Ley 2220 de 2022.
PARÁGRAFO. –Cuando la sesión del Comité sea presencial y alguno o algunos de los miembros permanentes del Comité no pudiera asistir presencialmente, podrá asistir virtualmente mediante alguno de los medios previstos en este reglamento y el secretario técnico dejará constancia de ello en el acta.
ARTÍCULO 10. INASISTENCIA. Cuando algún miembro o invitado permanente no pueda asistir a una sesión, deberá comunicarlo por escrito al correo electrónico del secretario técnico del Comité presentando la correspondiente excusa, el día hábil anterior a la respectiva sesión o antes del inicio de la respectiva sesión.
En cada sesión el secretario técnico dejará constancia de la inasistencia en la correspondiente acta.
Si se trata de excusa sobreviniente, los integrantes del Comité deberán radicar la excusa al día hábil siguiente de la sesión ordinaria o extraordinaria, según sea del caso.
ARTÍCULO 11. INASISTENCIA A AUDIENCIAS DE CONCILIACIÓN. Cuando el juez imponga multa a la Entidad por no haber justificado la inasistencia a la audiencia de conciliación de conformidad con el artículo 110 de la Ley 2220 de 2022, corresponderá su pago a quien ostente la representación para el efecto. En caso de que la inasistencia sea por no haber otorgado poder para su representación por parte de la Oficina Asesora Jurídica, la multa estará a cargo del Jefe de esta o quien haga sus veces.
Lo anterior, teniendo en cuenta las consecuencias jurídicas en el proceso en los que esta conducta podrá ser considerada como indicio grave en contra de las pretensiones de la Entidad o de las excepciones de mérito en un eventual proceso judicial que verse sobre los mismos hechos.
ARTÍCULO 12. TRÁMITE DE SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN. Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días hábiles, contados a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual se comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando la certificación en la que consten sus fundamentos. En caso de que la decisión no pueda ser adoptada por requerirse la solicitud de pruebas o conceptos a otras entidades, el referido término podrá ser extendido atendiendo las circunstancias del caso, de lo cual se dejará constancia en el acta respectiva.
ARTÍCULO 13. DESARROLLO DE LA SESIÓN. En el día y hora señalados el presidente del Comité instalará y moderará la sesión. La reunión se desarrollará así:
El secretario técnico informará sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quorum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación de los miembros del Comité, por parte del presidente.
Igualmente se solicita a los miembros su pronunciamiento sobre la existencia de impedimentos o recusaciones. De presentarse impedimentos o recusaciones, el presidente del Comité, dará aplicación a lo contemplado en el artículo 5o de este reglamento.
El apoderado designado por la Oficina Asesora Jurídica en el respectivo asunto, podrá realizar la presentación de los casos a cargo, detallando la argumentación jurídica con base en las líneas de defensa, las normas vigentes, la jurisprudencia aplicable y la recomendación al Comité. Así mismo, absolverá las inquietudes que se le formulen, si a ello hubiera lugar.
Una vez se haya surtido la presentación, los miembros del Comité podrán deliberar sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.
Efectuada la deliberación, el secretario técnico procederá a preguntar a cada uno de los integrantes su voto.
Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el secretario técnico informará al presidente que todos los temas han sido agotados, para que este proceda a levantar la sesión.
ARTÍCULO 14. QUORUM DELIBERATORIO Y ADOPCIÓN DE DECISIONES. El Comité deliberará con la mitad más uno de sus miembros permanentes con voz y voto y en todo caso deberá estar presente el ordenador del gasto del caso objeto de votación en los asuntos en que la recomendación sea de conciliar. Las proposiciones y decisiones serán aprobadas por mayoría simple de los miembros asistentes con voz y voto.
Cuando no existiere quorum la sesión se realizará dentro de los tres (3) días siguientes.
El Comité de Conciliación deberá decidir y deliberar válidamente con la totalidad de los miembros con voz y voto cuando:
1. La proposición del abogado sea la de conciliar un asunto cuya cuantía exceda los cincuenta (50) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
2. El ordenador del gasto así lo requiera.
3. Se adopten políticas de conciliación.
En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate se solicitará al Director de Gestión de Tecnología, Informática y Comunicaciones o quien designe el Director General para que emita votación en sesión de Comité de Conciliación en la que se cuente con la asistencia de todos los miembros.
PARÁGRAFO. En caso de solicitarse por parte de uno de los miembros del Comité una revisión del caso sometido a estudio en sesión presencial, esta solicitud deberá ser argumentada por el respectivo miembro y automáticamente el voto de los miembros restantes no se entenderá efectuado hasta tanto el Comité sesione presencialmente.
ARTÍCULO 15. SALVAMENTO Y ACLARACIÓN DE VOTO. Los miembros del Comité cuya posición se aparte de la decisión adoptada por la mayoría simple, podrán salvar su voto expresando las razones que motivan su disenso, de las cuales dejará constancia en el acta de la sesión respectiva o en documento separado a solicitud del disidente. Igual trámite se dará para la aclaración del voto.
ARTÍCULO 16. SESIONES PRESENCIALES. Se someterán necesariamente a sesiones presenciales los siguientes asuntos:
1. Los asuntos cuya recomendación sea conciliar, independientemente del valor de la cuantía.
2. Cuando sea solicitado por cualquier integrante del Comité que cuente con voz y voto.
3. Los asuntos que traten de acciones de repetición.
ARTÍCULO 17. SESIONES NO PRESENCIALES DEL COMITÉ. El Comité de Conciliación podrá sesionar de manera no presencial, de manera virtual sincrónica o asincrónicamente, lo cual quedará establecido en la convocatoria que realice la secretaría técnica.
PARÁGRAFO. Cualquier miembro del comité podrá solicitar la realización de la sesión presencial cuando considere que un asunto específico puesto a consideración en sesión virtual amerita un estudio especial y para tal efecto deberá motivar su solicitud. En estos eventos, dichos asuntos serán discutidos en sesión extraordinaria presencial que deberá ser realizada dentro de los tres (3) días siguientes o en la siguiente sesión ordinaria, según las particularidades del asunto.
ARTÍCULO 18. PROCEDIMIENTO SESIONES NO PRESENCIALES. Las sesiones no presenciales del Comité de Conciliación se realizarán de conformidad con el siguiente procedimiento:
1. El secretario técnico convocará a la sesión no presencial sincrónica o asincrónica, a los miembros permanentes e invitados mediante los medios electrónicos o informáticos dispuestos, que permitan acreditar las deliberaciones y decisiones que adopte el Comité.
2. En dicha convocatoria se deberá precisar los asuntos a tratar y adjunto a la misma se remitirá la información requerida para adoptar las decisiones respectivas.
3. En las sesiones no presenciales asincrónicas, cada miembro que participe deberá diligenciar y enviar el correspondiente formato de votación frente cada uno de los puntos de la agenda de manera clara y expresa, a la secretaría técnica del Comité a través de medios electrónicos o informáticos el día de la sesión, dentro del término que se establezca para la votación.
4. De igual forma, los miembros del Comité de Conciliación en las sesiones no presenciales sincrónicas (virtuales), previa verificación del quorum, podrán deliberar y posteriormente emitir la votación para cada uno de los casos puestos a consideración.
5. Una vez adoptada la decisión por la mayoría de los miembros con voz y voto del Comité, el secretario técnico informará de forma inmediata por cualquier medio electrónico o informático dispuesto el resultado de la votación de cada sesión.
ARTÍCULO 19. RESERVA LEGAL DE LAS ESTRATEGIAS DE DEFENSA JURÍDICA. Si la decisión de no conciliar implica señalar total o parcialmente la estrategia de defensa jurídica de la entidad, el documento en el que conste la decisión gozará de reserva conforme lo dispuesto en los literales e) y h) y el parágrafo del artículo 19 de la Ley 1712 de 2014, o la norma que los modifique, adicione o sustituya.
ESTUDIO DE LA PROCEDENCIA DEL MEDIO DE CONTROL DE REPETICIÓN.
ARTÍCULO 20. PROCEDENCIA DEL MEDIO DE CONTROL DE REPETICIÓN. El Comité de Conciliación de la Entidad deberá realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición.
Para ello, el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total o parcial efectuado por la entidad pública, de una conciliación, condena o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, o al vencimiento del plazo con que cuenta la administración para el pago de condenas conforme lo establece el artículo 192 de la Ley 1437 de 2011, o la norma que la sustituya o modifique, lo que suceda primero, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al secretario técnico del Comité de Conciliación, para que en un término no superior a cuatro (4) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro del término de caducidad de la acción.
Adoptada la decisión por parte del Comité y de ser procedente, el jefe de la Oficina Asesora Jurídica deberá designar un apoderado, quien deberá presentar la respectiva demanda de repetición.
ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE FICHAS E INFORMES.
ARTÍCULO 21. PROCEDIMIENTO PARA PRESENTAR LOS CASOS AL COMITÉ DE CONCILIACIÓN, FICHA Y DOCUMENTOS SOPORTE. El funcionario y/o abogado que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial, prejudicial o mecanismo alternativo de solución de conflictos, acción de repetición o llamamiento en garantía con fines de repetición, deberá revisar todos los antecedentes normativos, doctrinales y jurisprudenciales, las pruebas, los antecedentes de la actuación administrativa cuando fuera del caso, y demás elementos de material probatorio que permitan conocer y valorar el caso y recomendar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos.
El apoderado encargado del asunto deberá diligenciar la ficha técnica contentiva del estudio y recomendación, en el formato que para el efecto ha dispuesto la Agencia Nacional para la Defensa Jurídica del Estado (EKOGUI) o del sistema que se designe para tal fin, con el número asignado por quien ejerce las funciones de secretario técnico.
La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas son responsabilidad del funcionario y/o abogado que elabore la correspondiente ficha.
Dentro de la ficha que se presente al Comité de Conciliación, en el formato adoptado por la ADRES, se deberá plasmar con claridad cuáles son los actos administrativos objeto de debate o que fundamentan la recomendación.
PARÁGRAFO. – Sin perjuicio de lo establecido en el Manual de Pruebas de la Oficina Asesora Jurídica; quien ejerza la secretaría técnica del Comité, se encargará de coordinar y apoyar las solicitudes de información que elaboren los apoderados para las dependencias de la entidad, requerimiento de documentos y soportes necesarios para el análisis de cada caso. Las dependencias darán atención prioritaria al requerimiento que realice la Oficina Asesora Jurídica, gestionando y remitiendo lo que corresponda.
ARTÍCULO 22. INFORMES DE GESTIÓN DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. En concordancia con lo establecido en el artículo 122 de la Ley 2220 de 2022, la prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades al interior de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES.
El secretario técnico del Comité presentará un informe semestral de las actividades asignadas en febrero y julio de cada año en el cual se determinará los asuntos estudiados en el periodo respectivo y las decisiones adoptadas, de conformidad con el numeral 3 del artículo 121 de la Ley 2220 de 2022, que será entregado al director de la ADRES y a los miembros del Comité de Conciliación.
El Comité de Conciliación tendrá diez (10) días hábiles para su aprobación, contados a partir de la entrega del informe por parte de la Secretaría Técnica.
De igual forma, conforme a lo señalado en el artículo 127 de la Ley 2220 de 2022, dentro de los tres (3) días siguientes a la aprobación del Comité de Conciliación, a su publicación en la página web de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES.
PARÁGRAFO. – El informe deberá contener al menos: i) Una relación de las sesiones del Comité indicando la fecha, el número del acta, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión del Comité, el valor conciliado, o aprobado para demandar en repetición y la ejecución o desarrollo de la audiencia indicando si fue o no homologado el acuerdo conciliatorio.
También se deberá incluir el informe sobre el llamamiento en garantía dentro de los procesos judiciales respondidos en el respectivo periodo.
Adicionalmente, en el informe se relacionarán las actividades que ha ejecutado el Comité en cuanto a la prevención del daño antijurídico, mejoramiento y correctivos a la defensa de los intereses litigiosos de la entidad. En este sentido, podrán relacionarse las circulares, oficios, directivas y en general todos aquellos documentos que contengan tales directrices.
SECRETARÍA TÉCNICA, ACTAS Y ARCHIVO.
ARTÍCULO 23. SECRETARIA TÉCNICA. La secretaría técnica del Comité de Conciliación de la entidad será ejercida por un profesional del derecho de la Oficina Asesora Jurídica, servidor público que designe el Comité, por el término de un (1) año, que no será prorrogable.
En las ausencias temporales del secretario técnico, que no impliquen vacancia, el Comité de Conciliación designará un secretario técnico para su reemplazo.
ARTÍCULO 24. FUNCIONES DEL SECRETARIO TÉCNICO. El secretario técnico del Comité tendrá a su cargo las siguientes funciones:
1. Elaborar y garantizar la suscripción de las actas de cada sesión del Comité dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.
2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.
3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado y socializado con el representante legal de la entidad y los miembros del Comité cada seis (6) meses.
4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que este requiera para la formulación y diseño de las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico, las políticas generales que orientan la defensa judicial de la entidad y las directrices referentes a los Mecanismos de Solución de Conflictos.
5. Coordinar las reuniones o sesiones de trabajo necesarias con los directivos y/o delegados de las áreas administrativas o misionales involucrados en las actividades señaladas en el numeral anterior.
6. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de ejercer el medio de control de repetición.
7. Atender oportunamente y por orden de ingreso las peticiones para estudio del Comité asignándoles un número consecutivo.
8. Remitir al agente del Ministerio Público, con una antelación no inferior a cinco (5) días a la fecha fijada para la realización de la audiencia de conciliación, el acta o el certificado en el que conste la decisión del Comité de Conciliación de la entidad pública convocada sobre la solicitud de conciliación.
9. Difundir ampliamente las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico al interior de la entidad para garantizar su apropiación por parte de todas las servidoras y servidores.
10. Entregar copia de las actas del Comité de Conciliación o certificaciones que contengan la decisión adoptada a quienes representan los intereses litigiosos de la entidad respecto de los asuntos a su cargo. Las apoderadas y apoderados deberán atender las decisiones allí contenidas de manera obligatoria.
11. Proyectar y presentar el Plan de Acción Anual del Comité de Conciliación a consideración y aprobación de esta instancia administrativa.
12. Verificar que las fichas técnicas que se someten a consideración del Comité cuenten con la metodología diseñada por la Agencia Nacional de Defensa del Estado y se encuentren debidamente incorporadas en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado EKOGUI o el que haga sus veces.
13. Coordinar el archivo y control de las actas del Comité y en general de toda la documentación que se genere con ocasión del cumplimiento de las funciones asignadas a éste.
14. Gestionar y verificar el registro de su designación dentro del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado EKOGUI o el que haga sus veces.
15. Las demás que le sean asignadas por el reglamento, el Comité y la ley.
PARÁGRAFO 1o. La designación o cambio del secretario técnico deberá ser informado por parte del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la designación.
PARÁGRAFO 2o. De conformidad con lo establecido en el artículo 105 de la Ley 1815 de 2016, semestralmente también se reportarán para lo de su competencia, a la Contraloría General de la República, cada uno de los fallos judiciales pagados con recursos públicos durante el período respectivo, anexando la correspondiente certificación del Comité de Conciliación, donde conste el fundamento de la decisión de iniciar o no las respectivas acciones de repetición.
ARTÍCULO 25. ELABORACIÓN DE ACTAS. De cada uno de los asuntos tratados en el Comité de Conciliación se dejará constancia, así como del contenido de las deliberaciones y del sentido de las votaciones a través de actas. Las actas serán elaboradas por el secretario técnico del Comité, quien deberá dejar constancia en ellas de los participantes, del desarrollo de la sesión, las deliberaciones y las decisiones adoptadas y tendrán una numeración consecutiva para las actas.
Las actas serán suscritas por el Director o su delegado y el secretario técnico del Comité.
Las fichas técnicas y los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión hacen parte integral de la respectiva acta, las cuales serán archivados por el secretario técnico.
ARTÍCULO 26. TRÁMITE DE APROBACIÓN DE ACTAS. Los proyectos de actas serán remitidos a los directivos participantes de cada sesión dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a su realización, quienes contarán con cinco (5) días hábiles para formular observaciones y/o ajustes. Vencido dicho término, se entenderá aprobado su contenido y por tanto se habilita al Director o su delegado y al secretario técnico a suscribir la respectiva acta.
ARTÍCULO 27. ARCHIVO DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. El archivo de los asuntos y actas del Comité de Conciliación reposarán en el archivo de la entidad, a cargo de la Oficina Asesora Jurídica.
ARTÍCULO 28. CERTIFICACIONES. Las certificaciones de las decisiones adoptadas por el Comité serán suscritas por quien ejerza la Secretaría Técnica, para su presentación en el despacho que corresponda.
Dichas certificaciones deberán contenerla identificación del asunto, el número de radicación de éste, las partes intervinientes y el despacho de conocimiento, así como la fecha de la sesión en la que se adoptó la decisión y el sentido de ésta.
ARTÍCULO 29. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS DECISIONES ADOPTADAS POR EL COMITÉ. Corresponde al secretario técnico del Comité de Conciliación verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.
PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO.
ARTÍCULO 30. POLÍTICAS DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO Y PLANES DE ACCIÓN. Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, estudiará, analizará y aprobará de ser el caso las propuestas de política de prevención del daño antijurídico o planes de acción que presente la Oficina Asesora Jurídica de la Entidad.
De igual forma, el Comité de Conciliación deberá proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos con fundamento en los cuales se ha condenado a la entidad, o en los procesos que haya decidido conciliar o se haya acudido a otro mecanismo de solución de conflictos previsto en la ley.
El Comité de Conciliación podrá adoptar políticas de conciliación en casos análogos, determinando la procedencia o improcedencia de la conciliación prejudicial, señalando una posición institucional que fije parámetros dentro de los cuales los apoderados de la entidad actuarán en las audiencias de conciliación. No obstante, cada uno de los casos debe ser sometido a consideración de los miembros del Comité de Conciliación, por el apoderado a cargo del caso previo a la celebración de la audiencia, conforme al procedimiento de presentación de fichas indicado en el presente reglamento.
La Política de Prevención del Daño Antijurídico deberá ser evaluada, actualizada e implementada cada dos (2) años, de acuerdo con los lineamientos expedidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE).
PARÁGRAFO. En la eventualidad de que durante el período respectivo no se hayan materializado daños antijurídicos, la Política de Prevención del Daño Antijurídico deberá constituirse con el fin de mitigar los riesgos existentes que puedan presentarse en la entidad y que generen posibles acciones judiciales en su contra.
ARTÍCULO 31. PROCEDIMIENTO EN CASO DE APLICACIÓN DE LA POLÍTICA DE CONCILIACIÓN. La aplicación de las políticas de conciliación adoptadas por el Comité de Conciliación en casos análogos requiere de la elaboración de la ficha técnica por parte del apoderado y la solicitud expresa de aplicar la política de conciliación al caso concreto.
ARTÍCULO 32. SOLICITUD DE RECONSIDERACIÓN POR PARTE DEL MINISTERIO PÚBLICO. En caso de que el Ministerio Público requiera la reconsideración de una decisión sobre la procedencia de la conciliación, el secretario técnico convocará a nueva sesión donde el abogado a cargo expondrá las razones manifestadas por el Ministerio Público para reconsideración del Comité de Conciliación.
ARTÍCULO 33. PUBLICACIÓN, VIGENCIA Y DEROGATORIAS. El presente reglamento regirá a partir de la fecha de su publicación en la página web de la entidad y deroga expresamente el reglamento adoptado mediante Acuerdo 497 del 4 de diciembre de 2017 y el Acuerdo 02 del 11 de septiembre de 2020 y demás disposiciones que le sean contrarias.
Para su aprobación se firma por los miembros del comité, a los once (11) días del mes de julio de dos mil veintitrés (2023).
PUBLÍQUESE, COMUNIQUESE Y CÚMPLASE
JULIETA NARANJO LUJAN
Presidente del Comité de Conciliación - Delegada del Director General
CARMEN ROCIO RANGEL QUINTERO
Directora de Gestión de los Recursos Financieros del Sistema de Seguridad Social en Salud
JAIRO TIRADO MARTINEZ
Director de Otras Prestaciones
CLAUDIA PULIDO BUITRAGO
Directora (E) de Liquidaciones y Garantías
ISABEL CRISTINA ESTRADA GONZÁLEZ
Directora (E) Administrativa y Financiera
MARCOS JAHER PARRA OVIEDO
Jefe Oficina Asesora Juridica
HUGO PRADA LOZADA
Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Control de Riesgos
CESAR ANDRES JIMÉNEZ VALENCIA
Subdirector de Garantías
1. Por el cual se modifican parcialmente las funciones y estructura de la Unidad Administrativa Especial Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
