CIRCULAR 15 DE 2018
(julio 25)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
| PARA: | SERVIDORES PÚBLICOS Y CONTRATISTAS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE LA ADRES. |
| DE: | DIRECTOR GENERAL |
| ASUNTO: | REGLAS SOBRE COMISIONES DE SERVICIOS Y DESPLAZAMIENTOS NACIONALES. |
| FECHA: | 2 5 JUL 2018 |
La Dirección General de la ADRES, considera necesario precisar las reglas que deben tener en cuenta los servidores públicos cuando cumplen una comisión de servicios y los contratistas de prestación de servicios en sus desplazamientos, las cuales se encuentran establecidas en la Resolución 046 del 22 de enero de 2018 que establece su trámite de solicitud y legalización.
1. Es deber de cada Director, Jefe de Oficina, Coordinador de Grupo Interno de Trabajo y Supervisor entregar al servidor público y/o contratista la documentación de rigor (Resolución, Proceso y Formatos) que rigen el proceso de comisión de servicios y desplazamientos nacionales, desde la programación de las mismas hasta el reporte de pagos por viáticos, gastos de viaje y legalización de viáticos.
2. En atención a lo previsto en los parágrafos 1 y 2 del artículo 16 de la citada Resolución(1), referentes al trámite de comisiones o desplazamientos excepcionales y la ausencia de inclusión de solicitudes de comisión de servicios o desplazamientos en la programación mensual; se ha definido desde la Dirección Administrativa y Financiera que este tipo de solicitudes se deberán radicar por el Sistema de Gestión Documental en el formato debidamente establecido a más tardar dentro de los siete (7) días hábiles previos al día del viaje nacional del servidor público o contratista por prestación de servicios. Así mismo, de los siete (7) días hábiles referenciados anteriormente, sólo se aceptarán cambios de la solicitud dentro del primer o segundo día hábil posterior al inicio de la elaboración del proyecto de acto administrativo dando cumplimiento a lo establecido en los numerales 1, 2 y 3 del artículo 13 de la Resolución 046 de 2018(2).
3. Para los abogados de la Oficina Asesora Jurídica, en caso de que existan actividades de representación judicial fuera de la programación mensual y que se deban atender en términos estrictamente legales sin perjuicio del cumplimiento de los siete (7) días hábiles establecidos para la notificación y trámite de la comisión de servicios y/o desplazamientos, dicha solicitud se podrá radicar por el Sistema de Gestión Documental en el formato establecido, máximo cuatro (4) días hábiles antes al día del viaje al interior del país, previa validación de disponibilidad de tiquetes aéreos por parte del solicitante.
4. Los tiquetes aéreos solo se expedirán cuando el acto administrativo de autorización de desplazamiento se encuentre aprobado y comunicado, conforme a lo establecido en el parágrafo 3 del artículo 17 de la Resolución 046 de 2018.
5. Para la legalización de comisiones de servicios y desplazamientos, el comisionado deberá entregar los soportes originales ante su dependencia dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al regreso de la comisión o desplazamiento, según el artículo 21 de la Resolución 046 de 2018.
6. Una vez legalizada la comisión de servicios o desplazamiento contando con la debida aprobación del Director, Jefe, Coordinador o supervisor de cada comisionado; la misma deberá ser enviada al quinto (5) día hábil como copia digital mediante correo electrónico dirigido al Grupo Interno de Gestión del Talento Humano, en cumplimiento de los artículos 22 (3) y 23 (4) de la Resolución 046 de 2018, esta legalización. Lo anterior se realizará con fines informativos para reportar al Grupo de Gestión Financiera Interna sobre la ejecución de los viáticos y gastos de viaje del mes inmediatamente anterior, de igual forma con el propósito de realizar el seguimiento a los términos establecidos para el trámite de legalizaciones correspondientes.
7. Si existen novedades en las legalizaciones, tales como la solicitud por mayor valor a los gastos de viaje pagados o el reintegro por concepto de transporte terrestre u otro gasto de viaje, las mismas deberán ser informadas en el correo electrónico que allega la legalización para el Grupo Interno de Gestión del Talento Humano. De igual forma el comisionado, jefe, supervisor inmediato o superior deberá poner en conocimiento al Grupo de Gestión Financiera Interna de dichas novedades de manera escrita.
8. Se deberá cumplir de forma expresa lo señalado en el parágrafo 2 del artículo 17 de la Resolución No. 046 de 2018, que reza: “No habrá lugar a autorizar comisión o desplazamiento al servidor público o contratista que no hubiere adelantado el trámite de legalización de comisiones o desplazamientos realizados con anterioridad”
9. Para los abogados de la Oficina Asesora Jurídica, en el evento de presentarse viajes continuos, el término para las legalizaciones vence al tercer (3) día hábil siguiente a la culminación de la última comisión o desplazamiento ante su jefe, supervisor inmediato o superior y al quinto (5) día hábil, el comisionado deberá allegar por correo electrónico las respectivas copias digitales de las legalizaciones al Grupo Interno de Gestión del Talento Humano.
10. Si el servidor público acumula tres (3) comisiones de servicios sin legalizar, se dará traslado a Control Interno Disciplinario para lo de su competencia.
11. No se generarán paz y salvos para los servidores públicos y contratistas que no efectúen las legalizaciones antes de su desvinculación de la Entidad o de la terminación del contrato.
12. Es responsabilidad del servidor público o contratista por prestación de servicios que requiera viajar a nivel nacional, el inicio del trámite de solicitud de comisión de servicios o desplazamiento, cumpliendo con los tiempos anteriormente estipulados y conforme a lo establecido para efectos de programación, trámite de la solicitud, prorrogas de las comisiones, cancelación, corrección o modificación de la comisión, comisiones excepcionales, prohibiciones y registro presupuestal y pago de que tratan los artículos 12, 13, 14, 15, 16, 17 y 18 de la Resolución 046 de 2018.
13. Desde el Grupo de Gestión Financiera Interna, se centralizará la información mensual sobre los viáticos y gastos de viaje ejecutados en el mes inmediatamente anterior.
COMUNIQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá., a los
CARLOS MARIO RAMÍREZ RAMÍREZ
Director General de la Administradora de Recursos del Sistema
General de Seguridad Social en Salud - ADRES
1. Resolución 046 de 2018, https://www.adres.gov.co/Portals/0ZADRES/Normas/Resoluci%C3%B3n%20046 pdf?ver=2018-06-21 -153040-020
2. ARTÍCULO 13.- El Grupo Interno de Gestión del Talento Humano de la Dirección Administrativa y Financiera, procederá a:
1. Revisar el cumplimiento de los requisitos de las solicitudes de comisiones y desplazamientos.
2. Informar al Director y/o Jefe de dependencia solicitante, las observaciones respecto de comisiones y desplazamientos devueltos para corregir o no aprobados.
3. Proyectar el acto administrativo para revisión y firma del Director Administrativo y Financiero; los actos administrativos que autorizan comisiones o desplazamientos serán numerados y fechados.
3. ARTÍCULO 22.-TÉRMINO. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la comisión o desplazamiento, el servidor público o contratista, deberá legalizar el pago total ordenado ante cada dependencia con documentación original y entregará copia mediante correo electrónico al Grupo Interno de Gestión del Talento Humano de la Dirección Administrativa y Financiera, con el fin de cumplir la Política Cero Papel/...)
4. ARTÍCULO 23.- DOCUMENTOS. Para efecto de la legalización de las comisiones o desplazamientos autorizados y realizados por los servidores públicos o los contratistas es necesaria la presentación de los siguientes documentos:
1. Informe de comisión o desplazamiento debidamente diligenciado y suscrito por el servidor público o contratista que realizó la comisión o el desplazamiento y el jefe inmediato o supervisor, según el caso.
2. Certificado de cumplimiento de comisión o desplazamiento allegado en original, fotocopia o escaneado según el caso.
3. Pasabordos y/o comprobantes de gastos de viaje, según el caso. Cuando por situaciones especiales se incurra en gastos de transporte terrestre diferentes de los contemplados en el parágrafo 1 del artículo 24, la legalización de los mismos se soportará en los tiquetes expedidos por la empresa de transporte que prestó el servicio. Si por circunstancias particulares no se puede acceder a dicho documento, se podrá legalizar el gasto con comprobante que contenga la fecha, hora y lugar del traslado, la firma con documento de identidad de quien realizó el servicio, el cual deberá ser avalado con el visto bueno del jefe inmediato o supervisor del contrato según sea el caso
