CIRCULAR 22 DE 2018
(noviembre 28)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
| PARA: | SERVIDORES PÚBLICOS DE LA ADRES |
| DE: | DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO (E) |
| ASUNTO: | LINEAMIENTOS PARA EL TRÁMITE DE INCAPACIDADES, DEMÁS NOVEDADES DE NÓMINA Y OTROS TRÁMITES ANTE EL GRUPO INTERNO DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO |
| FECHA: | 2 8 NOV 2018 |
La Dirección Administrativa y Financiera, dando alcance a la Circular No. 013 de 7 de marzo de 2018 “Lineamientos en asuntos de Talento Humano de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES”, considera necesario establecer los lineamientos para el trámite de reconocimiento, liquidación pago y/o descuento en nómina de las incapacidades por enfermedad, así como el trámite de btras novedades que afectan la nómina.
1. LINEAMIENTOS PARA EL TRÁMITE DE INCAPACIDADES
| TIPO DE INCAPACIDAD | NÚMERO DE DÍAS | QUIEN LAS ASUME | PORCENTAJE DE PAGO | MARCO NORMATIVO | OBSERVACIÓN |
| Incapacidades menores o iguales a 2 días | LA ADRES | 100% | Ley 100 de 1993 Decreto 4023 de 2011 Decreto 2943 de 2013 Decreto 780 de 2016 | ||
| INCAPACIDADES DE ORIGEN COMUN | Incapacidades ¡guales o mayores a 3 días y menores o ¡guales a 90 días | LA EPS | 66,66% | Ley 100 de 1993 Decreto 4023 de 2011 Decreto Ley 019 de2012 Decreto 2943 de2013 Decreto 780 de 2016 | La ADRES lo cancela por nómina y luego lo recobra a la EPS respectiva |
| Incapacidades iguales o mayores a 91 días y menores o iguales a 180 días | LA EPS | 50% | Decreto Ley 019 de 2012 Decreto 2943 de 2013 | La ADRES lo cancela por nómina y luego lo recobra a la EPS respectiva | |
| Incapacidades ¡guales o mayores a 181 días y hasta el día 360 o 540 si hay concepto de rehabilitación | LA AFP | 50% | Decreto 2463 de 2001 Decreto Ley 019 de 2012 Decreto 2943 de2013 | La ADRES lo cancela por nómina y luego lo recobra a la AFP respectiva | |
| TIPO DE INCAPACIDAD | NÚMERO DE DÍAS | QUIEN LAS ASUME | PORCENTAJE DE PAGO | MARCO NORMATIVO | OBSERVACIÓN |
| LICENCIAS | Licencias de Maternidad | LA EPS | 100% | Decreto 4023 de 2011 Decreto Ley 019 de 2012 | La ADRES lo cancela por nómina y luego lo recobra a la EPS respectiva |
| Licencias de Paternidad | LA EPS | 100% | Decreto 4023 de 2011 Decreto Ley 019 de 2012 | La ADRES lo cancela por nómina y luego lo recobra a la EPS respectiva | |
| INCAPACIDADES DE ORIGEN PROFESIONAL | No importa el número de días | LAARP | 100% | Ley 772 de 2002 | La ADRES lo cancela por nómina y luego lo recobra a la ARP |
2. NOVEDADES DE NÓMINA EN LA ADRES
Las siguientes novedades afectan la nómina, por lo tanto, deben tramitarse ante el Grupo Interno de Gestión del Talento Humano (GIGTH), al cierre de la recepción mensual de las novedades y de la siguiente forma:
| Novedad | Inicio del trámite |
| Cambio de cuentas bancarias. | Realizar una carta dirigida al GIGTH y adjuntar soporte de la cuenta bancaria, luego radicar en la ventanilla d correspondencia de la ADRES. |
| Eliminar alguna deducción que tenga registrada para efectos de retención en la fuente, sobre: medicina prepagada, dependientes (personas a cargo), intereses hipotecarios, descuento del ahorro AFC y descuento de aporte voluntario al Fondo de Pensión). | Solicitud mediante una carta dirigida al GIGTH y radicar en la ventanilla de correspondencia de la ADRES |
| Incapacidades y/o Licencias de Maternidad o Paternidad. | Diligenciar el Formato “Entrega de Incapacidad u otras Licencias” con código GETH-F24 Versión 01 y radicar en la ventanilla de correspondencia de la ADRES. |
| Novedad | Inicio del trámite |
| Nota 1: Para el caso de las licencias preparto o de maternidad, diligenciará el formato y anexará el certificado de la licencia en original y con la copia del Registro Civil de nacimiento del bebé. Nota 2: Para el caso de las licencias de paternidad, diligenciará el formato y anexará copia de la licencia de maternidad y Registro Civil de nacimiento del bebé. El trámite deberá ser realizado por el funcionario dentro de los 8 días calendario después de nacido el menor, toda vez que dichos documentos deben ser enviados desde el GIGTH a la EPS en un plazo no mayor a 30 días luego del nacimiento del bebe; sin perjuicio de que el funcionario informe a su jefe inmediato el momento en que empiece su licencia. | |
| Licencia no remunerada, Licencia por luto. | Diligenciar el Formato “Solicitud Licencia NoRemunerada o por Luto” con código GETH-F12 Versión 01 y luego radicar en la ventanilla de correspondencia dela ADRES. Nota: Para el caso de licencia por luto, diligenciar elformato cuando regrese de dicha licencia sin perjuicio deque el funcionario informe por escrito a su jefe inmediatouna vez ocurra la calamidad.(1) Deberá aportar la Copia del Certificado de Defunción expedido por la autoridad competente dentro de los 30días siguientes a la ocurrencia del hecho. |
| Reconocimiento de primas técnicas. | El funcionario deberá presentar una carta de solicitud dirigida a la Dirección Administrativa y Financiera, anexando el Acuerdo de Gestión (Libre Nombramiento y Remoción) firmado por el jefe inmediato (para losAsesores, los deberá aprobar y firmar el Director Generalde la ADRES, con visto bueno del Director o Jefe deOficina) y radicar en la ventanilla de correspondencia de la ADRES. |
| Novedad | Inicio del trámite |
| Reconocimiento de primas de coordinación. | El Director o Jefe de Oficina deberá presentar una carta de solicitud dirigida a la Dirección Administrativa y Financiera y radicar en la ventanilla de correspondencia de la ADRES. |
| Nombramientos. | El Director o Jefe de Oficina deberá presentar una carta de solicitud dirigida a la Dirección Administrativa y Financiera, con la documentación que soporte la hoja de vida del candidato y luego radicar en la ventanilla de correspondencia de la ADRES. Nota 1: Si el Director o Jefe de Oficina requiere solicitar un cambio de empleo para un funcionario a su cargo, sólo debe radicar la carta de solicitud dirigida a la Dirección Administrativa y Financiera anexando la Hoja de Vida de dicho funcionario (la cual es actualizada desde el aplicativo SIGEP). Nota 2: Una vez se le notifique al funcionario de su acto administrativo “por cambio de empleo”, deberá diligenciar el Formato “Acta de Entrega Puesto de Trabajo” con código GETH-F10 versión 02. |
| Encargo. | Se dará aplicación a la Resolución 016 de 2017 "Por la cual se establecen los lineamientos y el procedimiento para la provisión de empleos de carrera administrativa mediante encargo en la ADRES'. |
| Renuncias. | Radicar en la ventanilla de correspondencia de la ADRES carta dirigida al Director General señalando con exactitud la fecha a partir de la cual presenta la renuncia. Nota: La presentación de la renuncia será dirigida al Director General de la ADRES, y debe cumplir los siguientes parámetros: Fecha de elaboración; nombre completo e identificación del funcionario que renuncia; cargo al que renuncia, con su código y grado; fecha a partir de la cual hace efectiva la renuncia; y firma. Deberá ir diligenciando el formato “Acta de Entrega Puesto de Trabajo” con código GETH-F10 versión 02, anexar soportes a que haya lugar y radicar copia de los documentos en la ventanilla de correspondencia de la ADRES. |
| Novedad | Inicio del trámite |
| Vacaciones. | Además de la programación de cada dependencia conFormato “Programación de Vacaciones - Funcionarios ADRES” con código GETH-F25 Versión 01, cada funcionario deberá diligenciar el Formato “Solicitud deVacaciones” con código GETH-F13 Versión 01 y radicar en la ventanilla de correspondencia de la ADRES, conmínimo un mes y medio de antelación a sus vacaciones. Nota: Una vez le notifiquen de su acto administrativo por vacaciones, deberá diligenciar el Formato “Acta de Entrega Puesto de Trabajo” con código GETH-F10 versión 02. |
| Traslados de EPS o a Fondos de Pensiones. | El funcionario deberá estar pendiente de su notificación de aprobación por parte de la entidad externa (EPS o Fondo de Pensiones) y luego radicar en la ventanilla de correspondencia de la ADRES, el certificado que le emita dicha entidad. |
| Deducciones disminuyen la base de retención en la fuente por pagos laborales. | que El formato “Certificación Tributaria” con código GETH- F22 Versión 01, se debe diligenciar una vez al año o cuando el funcionario lo requiera, adjuntando lo soportes a que haya lugar según lo citado dentro de dicho formato y luego radicar en la ventanilla de correspondencia de la ADRES. |
3. OTROS TRÁMITES ANTE EL GRUPO INTERNO DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
3.1. Documentos que ingresan a la hoja de vida
Los siguientes documentos deben archivarse en las hojas de vida de los servidores públicos, por lo tanto, deben ser radicados en la ventanilla de correspondencia de la ADRES.
| Documento | Inicio del trámite |
| Evaluación de Servidores de Carrera. | Diligenciar los Formatos de la Comisión Nacional del Servicio Civil vigentes y radicar en la ventanilla de correspondencia de la ADRES. |
| Evaluación de Servidores Públicos en Provisionalidad. | Diligenciar el Formato “Seguimiento al Desempeño Laboral de Servidores Vinculados con Carácter Provisional” con código GETH-F08 Versión 02 y radicar en la ventanilla de correspondencia de la ADRES. Formato “Plan Mejoramiento Empleados Públicos Provisionales” con código GETH-F09 Versión 01 y radicar en la ventanilla de correspondencia de la ADRES. |
| Acuerdos de Gestión para Gerentes Públicos. | Los Acuerdos de Gestión deben allegarse por cada uno de los Directores y Jefes de Oficina, mediante memorando dirigido al Coordinador del Grupo de Gestión del Talento Humano y radicado en la ventanilla de correspondencia de la ADRES. |
| Certificado académico u otro documento que solicite archivar. | Carta del servidor público anexando el documento y solicitando inclusión en la hoja de vida, luego radicar en la ventanilla de correspondencia de la ADRES. |
3.2. Otros Formatos Suministrados desde el Grupo Interno de Gestión del Talento Humano
Para otros tipos de solicitudes, los funcionarios de planta de las diferentes dependencias deberán tener en cuenta el siguiente trámite:
| Documento | Inicio del trámite |
| Permisos remunerados por concepto de estudio, sindical, cita médica, capacitación particular y otros. | Diligenciar el formato “Solicitud Permiso” con código GETH-F02 Versión 01 y luego radicar en la ventanilla de correspondencia de la ADRES. Nota 1: Para los permisos de medio día hábil remunerado, el Jefe Inmediato, Coordinador de Grupo, Director o Jefe de Oficina firmará y aprobará el respectivo formato. Nota 2: Para los permisos de uno, dos o tres días hábiles remunerados, el Director General de la ADRES o el Director Administrativo y Financiero firmará y aprobará el respectivo formato(2). |
| Certificaciones laborales. | Diligenciar el formato “Solicitud Certificaciones Laborales” con código GETH-F01 Versión 01 y luego radicar en la ventanilla de correspondencia de la ADRES. |
| Documento | Inicio del trámite |
| Uso de bicicleta. | Diligenciar el formato “Registro y Solicitud de Incentivo Uso de Bicicleta” con código GETH-F14 Versión 01 y luego radicar en ventanilla de correspondencia de la ADRES. |
| Solicitud de retiro parcial o definitiva del Fondo Nacional del Ahorro (FNA). | Cada funcionario lo puede realizar por la página electrónica del FNA o solicitarlo mediante una carta dirigida al GIGTH que debe ser radicada en la ventanilla de correspondencia de la ADRES. |
28 NOV 2018
JUÁN JOSE TRUJILLO RAMIREZ
Dirtector Administrativo
1. Decreto 648 de 2017, Artículo 2.2.5.5.15 Licencia por luto. Los empleados públicos tendrán derecho a una licencia por luto, por un término de cinco (5) días hábiles,contados a partir del fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad ysegundo civil, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1635 de 2013, o las normas que la modifiquen o adicionen. Una vez ocurrido el hecho que genere la licencia porluto el empleado deberá informarlo a la jefatura de personal o a la que haga sus veces, la cual deberá conferirla licencia mediante año administrativo motivado. El servidordeberá presentar ante la jefatura de personal o ante la instancia que haga sus veces, dentro de los 30 días siguientes, la documentación que la soporta en los términosdel artículo 10 de la Ley 1635 de 2013.
2. Decreto 648 de 2017, Artículo 2.2.5.5.17. Permiso remunerado. El empleado puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres (3) días hábiles cuando medie justa causa. Corresponde al nominador o a su delegado la facultad de autorizar o negarlos permisos.
