RESOLUCIÓN 3221 DE 2007
(septiembre 12)
Diario Oficial No. 46.768 de 1 de octubre de 2007
MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL
Por la cual se dictan disposiciones sobre actualización en la Base de Datos Unica de Afiliados (BDUA).
EL MINISTRO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL,
en ejercicio de sus atribuciones legales y reglamentarias, en especial en el artículo 173 de la Ley 100 de 1993, artículo 2o del Decreto Ley 205 de 2003, artículo 5o del Decreto 1281 de 2002, artículo 42 de la Ley 715 de 2001 y artículo 43 de la Ley 789 de 2002,
CONSIDERANDO:
Que mediante el Decreto 2280 de 2004, se reglamentó el proceso de compensación y el funcionamiento de la subcuenta de compensación interna del régimen contributivo del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga;
Que las bases de datos de aportantes y afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud deben ser actualizadas mensualmente por el Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, a través del Administrador Fiduciario, con fundamento en la información proveniente de las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo, y demás Entidades obligadas a Compensar, EOC, de las Direcciones Territoriales de Salud, de las Entidades Promotoras del Régimen Subsidiado, de los regímenes de excepción;
Que dichas Entidades están en la obligación de informar al Fosyga todas las variaciones que se presenten respecto de sus afiliados que generen efectos sobre el Sistema General de Seguridad Social en Salud y que la veracidad de la información reportada a la Base de Datos Unica de Afiliados es responsabilidad de dichas entidades;
Que mediante el artículo 2o del Decreto 2400 de 2002, se reguló la desafiliación a una Entidad Promotora de Salud del Régimen Contributivo;
Que la Base de Datos Unica de Afiliados, BDUA, se constituye en una de las principales herramientas para el ejercicio de las funciones de dirección y regulación del Sistema General de Seguridad Social en Salud así como para el flujo de los recursos, su control y protección, de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes;
Que de conformidad con los cruces de información que ha adelantado la Dirección General de Planeación y Análisis de Política del Ministerio de la Protección Social se ha encontrado que algunas EPS no han informado oportunamente la desafiliación de sus afiliados al Régimen Contributivo de Salud de conformidad con lo establecido en el Decreto 2400 de 2002, no obstante que no han sido declarados para compensar desde hace 4 meses o más, impidiendo a estas personas el derecho a trasladarse al Régimen Subsidiado;
Que de conformidad con la legislación vigente el giro de los recursos para el Régimen Subsidiado se encuentra condicionado al correcto cruce de la información con la BDUA y se hará de acuerdo con lo establecido en los artículos 4o y 5o de la resolución 5078 de 2006 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o deroguen;
Que el artículo 15 de la Resolución 0812 de 2007 establece que la Dirección General de Planeación y Análisis de Política del Ministerio de la Protección Social actualizará el Anexo Técnico que hace parte integral de la Resolución 0812 de 2007, cuando surjan modificaciones a las especificaciones técnicas en él contenidas o cuando sea necesario efectuar aclaraciones a los mismos;
Que con el fin de garantizar el cumplimiento de lo establecido en el Decreto 1703 de 2002, resulta necesario depurar la BDUA, para lo cual se requiere que el Ministerio dicte los lineamientos a quien actualiza y administra la información de la misma, ceñidos a las reglas sobre movilidad de afiliados en el Sistema General de Seguridad Social en Salud tales como traslados, suspensión, desafiliación y retiro establecidas en los Decretos 1485 de 1994, 806 de 1998, 1406 de 1999, 047 de 2000, 1703 de 2002, 2400 de 2002, artículo 21 de la Ley 1122 de 2007 y demás reglamentación;
Que el Ministerio acorde con las disposiciones legales antes citadas dará los parámetros para que el Administrador del Fosyga en su calidad de administrador de la BDUA, proceda de acuerdo con lo establecido en la parte resolutiva de esta resolución;
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Adoptar el anexo técnico para el reporte del giro de los saldos en las cuentas registradas para el recaudo de las cotizaciones de que trata el artículo 7o del Decreto 2280 de 2004, en la fecha y oportunidad que se indican en dicho anexo, y la solicitud de reintegro de saldos girados al Fosyga de que trata el artículo 14 del Decreto 2280 de 2004.
ARTÍCULO 2o. <Resolución 123 de 2008 derogada, a partir del 1o. de julio de 2010, por el artículo 15 de la Resolución 1982 de 2010>
ARTÍCULO 3o. La Dirección General de Planeación y Análisis de Política del Ministerio de la Protección Social actualizará el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución, cuando surjan modificaciones a las especificaciones técnicas en él contenidas o cuando sea necesario efectuar aclaraciones a los mismos.
ARTÍCULO 4o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publi-cación.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
12 de septiembre de 2007.
El Viceministro Técnico encargado de las funciones del Ministro de la Protección Social,
CARLOS JORGE RODRÍGUEZ RESTREPO.
En virtud de lo establecido en el artículo 1o y 2o de la presente resolución, se definen las especificaciones técnicas para el envío en medio magnético de la información.
La información en medio magnético debe cumplir con las siguientes especificaciones:
1. MEDIO PARA ENVIAR LOS DATOS
1. CD.
2. Medios electrónicos, en el evento en que las EPS o EOC se encuentren fuera de Bogotá.
2. CARACTERISTICAS DE LOS ARCHIVOS
1. Archivos en formato ASCII delimitados por comas.
2. Los valores numéricos deben generarse sin ningún tipo de máscara. (Sin separación de miles y no deben contener decimales.
3. Los datos alfabéticos deben ser enviados en mayúsculas.
4. Cuando el dato no lleve valor (blanco), se debe incluir el campo separado por comas (,,).
5. Ningún dato en los campos debe venir encerrado entre comillas (“”), ni ningún otro caracter especial.
6. Las longitudes contenidas en los cuadros de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo permitido para el campo.
7. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con cero ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres.
3. NOMBRE DE LOS ARCHIVOS
-- El nombre de los archivos consta de dieciocho (18) caracteres con Extensión.TXT (Por ejemplo. EPS001SNC108102007.TXT), correspondientes a:
| NOMBRE | DESCRIPCION | LONGITUD |
| Código de la EPS | Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC. | 6 |
| Identificador del Archivo | Corresponde al código que identifica el tipo de Archivo: 1. SNC1 = Detalle de recursos no presentados a compensación NO identificados. 2. SNC2 = Detalle de recursos no presentados a compensación identificados. 3. SSNC = Solicitud de reintegro de recursos no presentados a compensación 4. EARC = Envío Afiliados Régimen Contributivo. 5. RARC = Respuesta Afiliados Régimen Contributivo. | 4 |
| Fecha de Envío | Fecha de presentación del archivo (ddmmaaaa): -- dd = Día de la presentación del archivo. -- mm = Mes de presentación del archivo. -- aaaa = Año de presentación del archivo. | 8 |
4. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DETALLE DE RECURSOS NO PRESENTADOS A COMPENSACION NO IDENTIFICADOS (Archivo SNC1)
Este archivo debe ser enviado al Administrador Fiduciario junto con los archivos de cotizantes y beneficiarios que se presentan en cada primer proceso de compensación del mes, en el cual se giran las cotizaciones de los saldos no compensados, correspondientes al mes inmediatamente anterior; el nombre del archivo debe reportarse en la casilla 6.1 del formato 3.1.
En caso de que el archivo enviado no pueda ser leído por el Administrador Fiduciario, o el total de los recursos consignados no correspondan con el reportado en el archivo, el Administrador Fiduciario se encargará de avisar a cada una de las Entidades de este hecho; estas a su vez deberán remitir un nuevo archivo identificado tal como se describe en el numeral 3 del presente anexo técnico. Solo hasta cuando este sea perfectamente válido, la Entidad podrá efectuar legalizaciones en los procesos de compensación de los recursos girados en él.
| Campo número | Nombre | Descripción | Longitud |
| 1 | Número consecutivo interno declaración EPS – EOC | Número consecutivo interno de la EPS – EOC que le asigna a la declaración de giro y compensación en que se giran los Saldos no Compensados. | 10 |
| 2 | Tipo de cuenta | 1. Corriente 2. Ahorros | 1 |
| 3 | Número de cuenta | Corresponde al número de cuenta asignado por la entidad bancaria a la cuenta destinada para el recaudo de las cotizaciones del SGSSS. | 20 |
| 4 | Valor de la consignación | Corresponde al valor total de la consignación (este valor se debe totalizar de acuerdo a la fecha de consignación del siguiente numeral). | 20 |
| 5 | Fecha de la consignación | Fecha en la cual se realizó la consignación a la cuenta recaudadora. Formato (dd/mm/aaaa). | 10 |
| 6 | Número consignación subcuenta compensación | Número de consignación con la cual la Entidad gira al Fosyga. | 20 |
| 7 | Número de cuenta Fosyga, subcuenta compensación | Número de la cuenta en la cual la Entidad consigna al Fosyga. | 20 |
| 8 | Fecha de consignación al Fosyga, subcuenta compensación | Fecha en la cual la entidad consignó en la cuenta del Fosyga. Formato (dd/mm/aaaa). | 10 |
| 9 | Valor consignado al Fosyga, subcuenta compensación | Valor que se consigna al Fosyga por la subcuenta. | 20 |
| 10 | Número consignación subcuenta solidaridad | Número de consignación con la cual la Entidad gira al Fosyga. | 20 |
| 11 | Número de cuenta Fosyga, subcuenta solidaridad | Número de la cuenta en la cual la Entidad consigna al Fosyga. | 20 |
| 12 | Fecha de consignación al Fosyga, subcuenta solidaridad. | Fecha en la cual la entidad consignó en la cuenta del Fosyga. Formato (dd/mm/aaaa). | 10 |
| 13 | Valor consignado al Fosyga, subcuenta solidaridad | Valor que se consigna al Fosyga por la subcuenta. | 20 |
| 14 | Número consignación subcuenta promoción y prevención | Número de consignación con la cual la Entidad gira al Fosyga. | 20 |
| 15 | Número de cuenta Fosyga, subcuenta promoción y prevención | Número de la cuenta en la cual la Entidad consigna al Fosyga. | 20 |
| 16 | Fecha de consignación al Fosyga, subcuenta promoción y prevención. | Fecha en la cual la entidad consignó en la cuenta del Fosyga. Formato (dd/mm/aaaa). | 10 |
| 17 | Valor consignado al Fosyga, subcuenta promoción y prevención | Valor que se consigna al Fosyga por la subcuenta. | 20 |
| 18 | Especificación del Aporte | 01. Valor Pendiente por legalizar 02. Intereses de Mora 03. Rendimientos Financieros según Indicador circular 102 de 2005. 04. Aporte superior a los topes permitidos. 05. Diferencias matemáticas | 2 |
| 19 | Identificador del Registro | Número único consecutivo, para identificar el registro en el archivo. | 10 |
4.1. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DETALLE DE RECURSOS NO PRESENTADOS A COMPENSACION IDENTIFICADOS (Archivo SNC2)
Este archivo debe ser enviado al Administrador Fiduciario junto con los archivos de cotizantes y beneficiarios que se presentan en cada primer proceso de compensación del mes, en el cual se giran las cotizaciones de los saldos no compensados, correspondientes al mes inmediatamente anterior; el nombre del archivo debe reportarse en la casilla 6.1 del formato 3.1.
En caso de que el archivo enviado no pueda ser leído por el Administrador Fiduciario, o el total de los recursos consignados no correspondan con el reportado en el archivo, el Administrador Fiduciario se encargará de avisar a cada una de las Entidades de este hecho; estas a su vez deberán remitir un nuevo archivo identificado tal como se describe en el numeral 3 del presente anexo técnico. Solo hasta cuando este sea perfectamente válido, la Entidad podrá efectuar legalizaciones en los procesos de compensación de los recursos girados en él.
| Campo número | Nombre | Descripción | Longitud |
| 1 | Número consecutivo interno declaración EPS – EOC | Número consecutivo interno de la EPS – EOC que le asigna a la declaración de giro y compensación en que se giran los Saldos no Compensados. | 10 |
| 2 | Periodo | Corresponde al mes del año del periodo que por el cual se recibió el recaudo de la cotización: (mm/aaaa) | 7 |
| 3 | Tipo documento del cotizante | Corresponde a los tipos establecidos por la resolución 812 de 2007. | 2 |
| 4 | Número de identificación del cotizante. | Número de documento | 16 |
| 5 | Primer apellido | Corresponde al primer apellido del cotizante | 20 |
| 6 | Segundo apellido | Corresponde al segundo apellido del cotizante | 30 |
| 7 | Primer nombre | Corresponde al primer nombre del cotizante | 20 |
| 8 | Segundo nombre | Corresponde al segundo nombre del cotizante | 30 |
| 9 | Tipo de cotizante | Corresponde a los tipos establecidos por la resolución 812 de 2007. | 2 |
| 10 | Tipo de documento del aportante | Corresponde a los tipos establecidos por la resolución 812 de 2007. | 2 |
| 11 | Número documento del aportante | Número de documento | 20 |
| 12 | IBC | Ingreso Base Cotización, reportado en la autoliquidación. | 15 |
| 13 | Total Días Cotizados | Total de días cotizados. | 2 |
| 14 | Fecha de consignación de los aportes | Fecha en la cual el aportante realizó el pago de la cotización en la respectiva autoliquidación. Formato (dd/mm/aaaa). | 10 |
| 15 | Valor de la cotización | Corresponde al valor de la cotización del afiliado para el periodo reportado en la autoliquidación | 15 |
| 16 | Número de autoliquidación | Número de la planilla de autoliquidación en la cual se presentó al cotizante | 16 |
| 17 | Origen del Aporte | 1. Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) 2. Planilla de Autoliquidación. | 1 |
| 18 | Operador de PILA (en el caso de que el campo 17 tenga el valor '1') | Deberá consignarse el código del operador que aparece en la planilla PILA. | 2 |
| 19 | Tipo de cuenta | 1. Corriente 2. Ahorros | 1 |
| 20 | Número de cuenta | Corresponde al número de cuenta asignado por la entidad bancaria a la cuenta destinada para el recaudo de las cotizaciones del SGSSS. | 20 |
| 21 | Número consignación subcuenta compensación | Número de consignación con la cual la Entidad gira al Fosyga. | 20 |
| 22 | Número de cuenta Fosyga, subcuenta compensación | Número de la cuenta en la cual la Entidad consigna al Fosyga. | 20 |
| 23 | Fecha de consignación al Fosyga, subcuenta compensacion. | Fecha en la cual la entidad consignó en la cuenta del Fosyga. Formato (dd/mm/aaaa). | 10 |
| 24 | Valor consignado al Fosyga, subcuenta compensación | Valor que se consigna al Fosyga por la subcuenta. | 20 |
| 25 | Número consignación subcuenta solidaridad | Número de consignación con la cual la Entidad gira al Fosyga. | 20 |
| 26 | Número de cuenta Fosyga, subcuenta solidaridad | Número de la cuenta en la cual la Entidad consigna al Fosyga | 20 |
| 27 | Fecha de consignación al Fosyga, subcuenta solidaridad. | Fecha en la cual la entidad consignó en la cuenta del Fosyga. Formato (dd/mm/aaaa). | 10 |
| 28 | Valor consignado al Fosyga, subcuenta solidaridad | Valor que se consigna al Fosyga por la subcuenta. | 20 |
| 29 | Número consignación subcuenta promoción y prevención | Número de consignación con la cual la Entidad gira al Fosyga. | 20 |
| 30 | Número de cuenta Fosyga, subcuenta promoción y prevención | Número de la cuenta en la cual la Entidad consigna al Fosyga. | 20 |
| 31 | Fecha de consignación al Fosyga, subcuenta promoción y prevención. | Fecha en la cual la entidad consignó en la cuenta del Fosyga. Formato (dd/mm/aaaa). | 10 |
| 32 | Valor consignado al Fosyga, subcuenta promoción y prevención | Valor que se consigna al Fosyga por la subcuenta. | 20 |
| 33 | Especificación del Aporte | 01. Valor Pendiente por legalizar 02. Cotizaciones de afiliados ya compensados como beneficiarios. 03. Cotizaciones de afiliados ya compensados con la cotización de otro aportante. 04. Giro de recursos por apropiaciones incorrectas. 05. Giro de recursos, recibidos por causa de reintegros laborales de afiliados ya compensados. 06. Giro de recursos, de afiliados que se pensionan en la actualidad y ya han sido compensados para los periodos en que el pagador de la pensión gira los aportes retroactivos. | 2 |
| 34 | Identificador del Registro | Número único consecutivo, para identificar el registro | 10 |
4.2. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DETALLE DE SOLICITUD DE REINTEGRO DE RECURSOS NO PRESENTADOS A COMPENSACION (Archivo SSNC)
Este archivo se utilizará únicamente para solicitar el reintegro de recursos al Fosyga, de los recursos girados y soportados por los archivos SNC1 y SNC2 descritos en el presente anexo técnico. Solo podrán ser solicitados los recursos que en el campo 18 del archivo SNC1 y en el campo 33 del archivo SNC2 hayan sido marcados con los causales 01. Los demás giros realizados en estos 2 archivos no son recursos que las entidades puedan solicitar ya que estos son ingresos del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
| Campo número | Nombre | Descripción | Longitud |
| 1 | Número Declaración EPS - EOC | Número consecutivo interno de la EPS – EOC que le asigna a la declaración de giro y compensación que presenta. | 10 |
| 2 | Número Radicación Administrador Fiduciario. | Número de radicación dado por el administrador fiduciario, cuando se recibió el dinero que se está solicitando en reintegro. | 10 |
| 3 | Archivo de Giro | Archivo en el cual fue girado el dinero: 1. SNC1 2. SNC2 | 4 |
| 4 | Identificador del Registro | Identificador del registro, del archivo (SNC1 o SNC2) en el cual fue girado el recurso. | 10 |
| 5 | Valor Solicitado subcuenta compensación | Corresponde al valor que se está solicitando del girado a esta subcuenta | 20 |
| 6 | Valor Solicitado subcuenta solidaridad. | Corresponde al valor que se está solicitando del girado a esta subcuenta | 20 |
| 7 | Valor Solicitado subcuenta promoción y prevención. | Corresponde al valor que se está solicitando del girado a esta subcuenta | 20 |
| 8 | Causal de Reintegro | 01. Persona no afiliada a la entidad. 02. Pago correspondiente a otro riesgo (pensiones, ARP…). 03. Devolución de aporte al aportante, previa corrección de la autoliquidación correspondiente. | 2 |
5. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO ENVIO AFILIADOS REGIMEN CONTRIBUTIVO (Archivo EARC)
| Campo número | Nombre | Descripción | Longitud |
| 1 | Código de la EPS | Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC. | 6 |
| 2 | Tipo documento del afiliado | Corresponde a los tipos establecidos por la Resolución 812 de 2007. | 2 |
| 3 | Número de identificación del afiliado. | Número de documento | 16 |
| 4 | Primer apellido | Corresponde al primer apellido del afiliado | 20 |
| 5 | Segundo apellido | Corresponde al segundo apellido del afiliado | 30 |
| 6 | Primer nombre | Corresponde al primer nombre del afiliado | 20 |
| 7 | Segundo nombre | Corresponde al segundo nombre del afiliado | 30 |
| 8 | Tipo de Afiliado | Corresponde a los tipos establecidos por la resolución 812 de 2007. | 10 |
| 9 | Estado | Estado de afiliación en el cual se encuentra en la Base de Datos Unica de Afiliados BDUA. | 1 |
| 10 | Serial | Corresponde al Serial único del afiliado, el cual le fue asignado por la BDUA | |
6. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO RESPUESTA AFILIADOS REGIMEN CONTRIBUTIVO (Archivo RARC)
| Campo número | Nombre | Descripción | Longitud |
| 1 | Código de la EPS | Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC. | 6 |
| 2 | Serial | Corresponde al Serial único del afiliado, el cual le fue asignado por la BDUA, enviado en el archivo EARC. | |
| 3 | Causal | Corresponde a los motivos por los cuales el afiliado debe o no ser desafiliado en la BDUA; estos pueden ser: 01. SÍ debe ser desafiliado. Los siguientes son los causales por los cuales las EPS – EOC consideran que el afiliado no debe ser DESAFILIADO. 02. Acuerdo de Pago. 03. Empresa del aportante en liquidación. 04. Prepensionado. 05. Artículo 43 Ley 789 de 2002. 06. Tutela. | 2 |
| 4 | Fecha de Retiro | En el caso de que el causal del campo 3 sea 01, este campo debe diligenciarse con la fecha en la cual se hace efectiva la desafiliación en la entidad (formato dd/mm/aaaa), que deberá coincidir con el mes y el año del último periodo presentado a compensación; de lo contrario el sistema la calculará, tal como se describe en el artículo 2 de la presente resolución. | 10 |
