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ACUERDO 26 DE 2008
(abril 10)
Gaceta Oficial No. 3272. 18 de julio de 2008
EMPRESA METROPOLITANA PARA LA SEGURIDAD -METROSEGURIDAD-
Por el cual se adopta el Reglamento para la Contratación de bienes y servicios de la Empresa Metropolitana para la Seguridad -METROSEGURIDAD-
LA JUNTA DIRECTIVA DE LA EMPRESA METROPOLITANA PARA LA SEGURIDAD -METROSEGURIDAD-
en cumplimiento de lo ordenado por el artículo 209 de la Constitución Política y en uso de las facultades legales y estatuarias, especialmente la Ley 1150 de 2006<sic, es 2007> y, el Decreto 178 de 2002 y,
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con lo señalado en el artículo 14 de la Ley 1150 de 2006, la contratación de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado estarán sometidas al Estatuto General de de Contratación de la Administración Pública, con excepción de aquellas que se encuentren en competencia con el sector privado nacional o internacional o desarrollen su actividad en mercados monopolísticos o mercados regulados.
Que de acuerdo con el objeto misional de Metroseguridad, la Empresa se encuentra dentro de las excepciones del artículo 14 de la Ley 1150 de 2006, por tanto los contratos que celebre Metroseguridad se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a sus actividades económicas y comerciales; es decir por los Códigos Civil y Comercial Colombianos.
Que el artículo 13 de la Ley 1150 de 2006 ordena que las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompa-tibilidades previsto legalmente para la contratación estatal.
Que el artículo 209 de la Constitución Política ordena que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Que el artículo 267 de la Constitución Política ordena que el control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría, en forma posterior y selectiva conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca la ley; la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación.
Que para adecuar la contratación al esquema normativo actual que le permita desarrollar su actividad económica en términos competitivos, de acuerdo con las políticas del Gobierno Nacional y con las estrategias trazadas por la administración de la Empresa, se hace necesario ajustar el manual de contratación existente con reglas que dinamicen, agilicen y hagan efectivas las relaciones contractuales competitivas.
Que la Junta Directiva, de conformidad con el literal e) del artículo 12 del Decreto 178 de 2002 ó Estatutos Sociales, tiene la facultad de adoptar los manuales que se requieran para el normal desarrollo de la Entidad.
Que los motivos y razones de la modificación de que se trata fueron expuestos a la Junta Directiva en su sesión del 12 de febrero de 2008, y estudiado y analizado el tema impartió su aprobación.
Que la Junta Directiva, con fundamento en lo anterior,
ACUERDA:
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1. OBJETO. El objeto del presente acuerdo es establecer las condiciones de los contratos que celebre la Entidad para el cumplimiento de convenios y contratos con entidades públicas y privadas; tanto los que corresponden al giro ordinario de sus negocios como para el funcionamiento de la misma; de tal forma que le permitan a Metroseguridad competir, en igualdad de oportunidades, con el sector privado.
PARAGRAFO. El presente Reglamento establece igualmente los principios, políticas, procedimientos, facultades y normas generales que regirán la actividad contractual de METROSEGURIDAD.
ARTÍCULO 2. PRINCIPIOS, ALCANCE Y NORMATIVA APLICABLE. En las actuaciones de la contratación de METROSEGURIDAD se tendrán en cuenta los principios que rigen la administración pública y el control fiscal, contenidos en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, las reglas del derecho común y las que se desarrollan de manera específica en el presente manual.
ARTÍCULO 3. NORMAS APLICABLES A LOS CONTRATOS. De conformidad con lo dispuesto por el artículo 14 de la Ley 1150 de 2006<sic, es 2007>, la contratación en METROSEGURIDAD se rige por los principios y las normas del derecho privado, sin perjuicio de las excepciones establecidas en este Reglamento o en la Ley.
En los contratos se podrán incluir las cláusulas excepcionales al derecho común, cuando así se considere conveniente por la naturaleza del contrato, o por ser éste consecuencia de la ejecución de convenios donde se hayan pactado dichas cláusulas.
Los contratos financiados por los organismos multilaterales de crédito o la banca comercial internacional, los que se celebren con personas extranjeras de derecho público u organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales, y aquellos que se celebren con entidades estatales, podrán someterse a los reglamentos de tales entidades en todo lo relacionado con procedimientos de formación y adjudicación, y a las cláusulas especiales de ejecución, cumplimiento, pago y ajustes, según las reglas que le sean impuestas por tales organismos.
ARTÍCULO 4. INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y NULIDADES. En los procesos contractuales se aplicarán en materia de inhabilidades, incompatibilidades y nulidades las normas contenidas en el Estatuto General de las normas contenidas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, y las normas que los modifiquen.
ARTÍCULO 5. CONFLICTOS DE INTERESES. En los contratos que celebre METROSEGURIDAD se aplicarán las normas que sobre conflictos de intereses establece el Código de Comercio, la Ley 222 de 1995, y las normas que las modifiquen o complementen, así como las demás normas que las leyes establezcan.
En todo caso, cuando sobrevenga un evento que pueda dar lugar a conflictos de intereses, deberá aplicarse la regla según la cual debe privilegiarse el mejor interés de METROSEGURIDAD.
En caso de persistir las diferencias contractuales se podrá acudir a la jurisdicción competente.
ARTÍCULO 6. EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL. Cuando el contratista fuere persona jurídica deberán acreditar su existencia y representación legal mediante el certificado expedido por la autoridad competente, y la persona natural deberá acreditar su documento de identidad respectivo.
ARTÍCULO 7. INTERVENTORÍA. Los contratos deberán tener un interventor, vigilante o supervisor, cuando por la naturaleza del contrato se requiera, quien será responsable de la vigilancia y control integral de las actividades durante la ejecución y liquidación del mismo.
Sin perjuicio de lo anterior, cuando se trate de contratos de obra cuya cuantía sea o exceda de mil (1.000) SMLMV, podrá evaluarse la necesidad de contratar interventores externos.
ARTÍCULO 8. PROHIBICION DE COBRO DE DERECHOS DE PARTICIPACIÓN. Metroseguridad no exigirá en ningún caso el pago de derechos de participación en procesos de selección de contratistas. Para la expedición de copias de las reglas de participación se atenderá lo dispuesto por el artículo 24 del Código contencioso Administrativo Vigente.
ARTÍCULO 9. CONOCIMIENTO DE LA LEY COLOMBIANA. Las personas que celebren contratos con METROSEGURIDAD se someterán en todo a las leyes colombianas que sean aplicables en los aspectos laborales, de salud ocupacional y seguridad industrial, tributarios de importación y exportación, de seguros, entre otros. La ignorancia o desconocimiento de las leyes colombianas no se aceptará como causal de reclamo o incumplimiento.
DE LA SELECCIÓN DE OFERTAS.
ARTÍCULO 10. SELECCIÓN OBJETIVA. METROSEGURIDAD seleccionará la oferta más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, teniendo en cuenta los factores de escogencia y calificación que establezcan las reglas de participación bajo los siguientes criterios:
La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje.
La verificación documental de las condiciones antes señaladas se regirá con base en el Registro Único de Proponentes del Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio; esta calificación y clasificación certificada por las Cámaras de Comercio será plena prueba de las circunstancias que en ella se hagan constar.
PARAGRAFO: Para lo pertinente el RUP se regirá por lo establecido en la Ley 1150 de 2007 y las normas que la reglamenten o modifiquen.
ARTÍCULO 11. OFERTA MAS FAVORABLE. La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos, contenida en las reglas de participación, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichas reglas
En las reglas de participación para las contrataciones cuyo objeto sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y común utilización, el menor precio y las condiciones comerciales ofrecidas serán factores preponderantes en la evaluación.
No se podrá rechazar ofertas por la ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, que no sean necesarios para la comparación de las propuestas.
No se serán objeto de calificación, ni podrán establecerse como documento habilitante para participar en licitaciones o concursos las certificaciones de sistemas de gestión de calidad.
ARTÍCULO 12. DEFINICIÓN DE REGLAS. Se entiende por: Reglas Justas: Aquellas que permiten a la entidad seleccionar al «mejor contratista»; es decir, a la persona natural o jurídica que mejor puede cumplir con la prestación. Se consideran reglas injustas aquellas que rinden tributo al formalismo. Con el ánimo de cumplir con esta condición en los documentos que regulan los procesos selectivos se indicarán en forma precisa y detallada los requisitos que se consideran formales o no sustanciales para que los oferentes, en caso de incumplimiento de los mismos, cuenten con una oportunidad adecuada para su corrección. Reglas Objetivas: Aquellas que en su aplicación no inciden condiciones subjetivas de los evaluadores, es decir, si su resolución final no se afecta por aspectos particulares propios de su formación profesional, experiencia, capacitación, etc. Necesariamente para cumplir con esta condición los criterios de selección deben suponer la aplicación de un factor o regla matemática. Reglas Claras: Los criterios de selección deberán estar redactados de tal forma que admitan las interpretaciones que intencionalmente se han considerado necesarias y pertinentes. En ningún caso se admitirán condiciones redactadas de manera ambigua e imprecisa. Reglas Completas: En los documentos elaborados para la selección de contratistas se establecerán condiciones que permitan su aplicación integral sin que resulte necesario acudir a documentos o criterios externos no transcritos o referidos de manera expresa.
TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACIÓN.
ARTÍCULO 13. TRÁMITES. Los trámites que se cumplirán para la celebración de los contratos de METROSEGURIDAD serán los siguientes:
13.1 ACTIVIDAD PRECONTRACTUAL. El trámite precontractual se adelantará de conformidad con las reglas que a continuación se indican:
13.1.1 SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTA. Por regla general METROSEGURIDAD seleccionará al contratista previo la realización de una Solicitud Pública de Oferta. En este procedimiento se observarán las siguientes reglas:
La Solicitud Pública de Oferta se surtirá en los procesos contractuales cuyo presupuesto oficial estimado sea superior a mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (1000 SMLMV), con la publicación en la página web de los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia, salvo cuando se trate de contratar bienes, servicios, obras y, actividades que comprometan la defensa y seguridad nacionales.
METROSEGURIDAD podrá, además, formular invitaciones a proveedores mayoristas o distribuidores mayoristas o autorizados, para garantizar la concurrencia de oferentes en sus procesos;
Los interesados podrán formular observaciones a las reglas de participación mediante la utilización de los mecanismos que en dichas reglas se establezcan;
13.1.2 SOLICITUD PRIVADA DE OFERTA. Para la celebración contratos cuyo presupuesto oficial estimado oscile entre trescientos salarios mínimos legales mensuales (300 SMLMV), y hasta mil salarios mínimos legales mensuales (1000 SMLMV), será requisito invitar como mínimo a tres (3) oferentes mediante comunicación dirigida por cualquier medio escrito o electrónico.
No obstante lo anterior, si realizadas las invitaciones solo se presenta un oferente, cuya oferta satisfaga las necesidades de METROSEGURIDAD, se podrá contratar con éste.
13.1.3 CONTRATACIÓN CON UNA OFERTA. Se podrá contratar con una oferta, teniendo en cuenta las condiciones y precios del mercado, en los siguientes casos:
1) Cuando el valor estimado del contrato no supere la cuantía de 300 SMLMV
2) Cuando en la Solicitud Pública de Oferta o en la Solicitud Privada de Oferta no se presente propuesta o las recibidas no cumplan con las reglas establecidas por METROSEGURIDAD;
3) Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la realización de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales;
4) Contratos para la ejecución de proyectos de gestión comunitaria para ejecutar recursos públicos o privados;
5) Contratos para la ejecución de proyectos de capacitación;
6) Contratos en los que METROSEGURIDAD deba cumplir las precisas instrucciones de los dueños de los recursos, entidades contratantes;
7) Los convenios o contratos interadministrativos.
8) Cuando no exista pluralidad de oferentes, es decir, cuando el contratista sea propietario de los derechos de autor o propiedad industrial; o cuando de acuerdo con la información que se pueda obtener, solo existe una persona que pueda proveer los bienes o servicios;
9) Cuando se trate de adquisición de bienes o servicios cuyos precios estén fijados por autoridad competente;
10) Cuando el proveedor sea único o exclusivo del bien o servicio a adquirir.
11) Cuando tenga por objeto adquirir nuevas tecnologías (know how).
12) Contratos para la actualización, ampliación o modificación de software o la adquisición de licencias de uso.
13) Contratos de asesoría en comunicación, publicidad y mercadeo.
14) Cuando sean bienes y servicios de proveedores o aliados estratégicos.
15) De arrendamiento o adquisición de inmuebles.
16) Adquisición de bienes y servicios necesarios para la seguridad del municipio de Medellín, con destino a los organismos de seguridad, defensa y justicia del Estado.
17) Los contratos de encargo fiduciario.
18) De empréstito.
19) Los contratos para la ejecución de los programas de protección de personas amenazadas, de programas de desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley, incluida la atención de los respectivos grupos familiares.
20) En los demás casos en los que la Gerencia General, previa justificación técnica, económica o jurídica, determine.
PARÁGRAFO: Para efectos de la contratación, se podrán tener en cuenta ofertas presentadas por firmas no invitadas siempre y cuando sean presentadas dentro de los plazos establecidos.
ARTÍCULO 14. OTRA SOLICITUD DE OFERTAS. De acuerdo con las circunstancias o necesidades particulares, la Empresa podrá adoptar otras modalidades de solicitud de ofertas o hacerlo por etapas, solicitando inicialmente la presentación de propuesta técnica, para luego de una selección, se proceda a solicitar la oferta económica.
Así mismo podrá utilizar otras formas de contratación consagradas en la legislación, como la contratación electrónica, la subasta pública y la subasta inversa, entre otras.
La Gerencia General, expedirá el reglamento correspondiente.
ARTÍCULO 15. PROVEEDORES ESTRATÉGICOS. La Empresa podrá hacer una selección de proveedores estratégicos con el fin de optimizar las condiciones comerciales de los negocios, aprovechar los desarrollos técnicos y tecnológicos y obtener ventajas competitivas.
La Alianza podrá desarrollarse en forma directa con el proveedor interesado, bien sea que se trate de adquisición de bienes o servicios, o que la Alianza se utilice para participar a manera de consorcio, unión temporal u otra modalidad como oferente o proveedor de bienes y servicios ante otras entidades.
ARTÍCULO 16. COMPETENCIA GENERAL. Corresponde al Gerente General de la Empresa, como su Representante Legal, la competencia general para disponer la iniciación del trámite para la selección del contratista, ordenar la celebración de un contrato, aceptar la propuesta, adjudicar y suscribir los contratos o documentos a que haya lugar de conformidad con lo establecido en el presente Reglamento.
La competencia para la contratación por valor hasta cien (100) SMLMV se delega igualmente en la Secretaría General, quien deberá adelantar los procedimientos señalados en este Reglamento.
ARTÍCULO 17. EJECUCIÓN Y CONTROL. Sólo podrá iniciarse la ejecución de los contratos que estuvieren debidamente celebrados, pagado el impuesto de timbre, aprobadas las garantías, según el caso y que se haya cumplido con los requisitos exigidos en cada contrato en particular.
ARTÍCULO 18. ADICIÓN O MODIFICACIÓN. Todas las disposiciones del contrato, salvo la que estipula el objeto, podrán adicionarse o modificarse mientras el contrato esté vigente. Las modificaciones se harán constar en cláusulas adicionales.
ARTÍCULO 19. EL CONTRATO Y SU FINIQUITO. La Secretaría General determinará las minutas y modelos que deberán utilizarse para la celebración de los contratos o convenios. Así mismo en su texto se deberán acordar las condiciones para su debida y oportuna ejecución y los mecanismos para declararse a paz y salvo.
DISPOSICIONES FINALES.
ARTÍCULO 20. AUTORIZACIÓN. Con el objeto ajustar el presente manual a los eventuales cambios que ocurran en la estructura de la Entidad, la Gerencia General expedirá las reglamentaciones necesarias y las modificaciones que considere. Igualmente establecerá las reglas relativas al control institucional sobre la actividad contractual y los procedimientos para el pago de las obligaciones que adquiera la Entidad. Del ejercicio de las anteriores facultades deberá informar a la Junta Directiva.
ARTÍCULO 21. PARTICIPACIÓN CIUDADANA. METROSEGURIDAD propiciará el espacio para adelantar acciones en aras de permitir el control ciudadano en la ejecución de los proyectos que ejecute. Para este efecto podrá apoyarse en organizaciones gremiales, cívicas, y comunitarias, así como lograr el concurso de las universidades.
ARTÍCULO 22. GARANTÍAS. METROSEGURIDAD analizará, los riesgos del contrato que se planea celebrar, la necesidad de la exigencia de garantías, las clase, niveles de amparo de los riesgos de los contratos, cuantía y vigencia; atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago y a las condiciones del mercado, así lo hará constar en el contrato.
Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros o garantías o bancarias debidamente autorizadas para operar en el país, tratándose de pólizas serán de las otorgadas para las entidades públicas y éstas no expirarán por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral.
ARTÍCULO 23. REQUISITOS DE EJECUCIÓN DE CONTRATOS. Para la ejecución se requerirá de la aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes, salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con lo previsto en la ley orgánica del presupuesto.
Para la presentación de la propuesta, para la celebración del contrato y para cada pago, se deberá acreditar por el proponente y/o contratista que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.
ARTÍCULO 24. PROCEDIMIENTOS EN CURSO. Los procesos de contratación que se encuentren en curso en cualquiera de las etapas se continuarán rigiendo por la normativa anterior. Sin embargo cuando se inicie una nueva etapa, se aplicará lo previsto en este manual, de acuerdo con las etapas precontractual, contractual o postcontractual.
ARTÍCULO 25. OBLIGATORIEDAD. Las normas contenidas en este Reglamento son de obligatorio cumplimiento y utilización por todos los servidores y asesores de la Empresa. En lo no dispuesto en este Reglamento, los contratos se regirán por las normas civiles y comerciales vigentes.
ARTÍCULO 26. VIGENCIA. El presente acuerdo rige desde la fecha de su expedición y deroga las disposiciones y reglamentos internos que le sean contrarios, en especial los Acuerdos 13 de 2005 y 21 de 2006 y las normas que los reglamentan o modifican.
Dado en Medellín, a los
PUBLIQUESE Y CUMPLASE
CLAUDIA PATRICIA RESTREPO M
Presidente
GABRIEL JAIME URREGO B
Secretario
El presente Acuerdo se discutió y aprobó en la sesión plenaria del diez (10) de Abril de dos mil ocho (2008).
MARÍA EUGENIA PÉREZ ZEA
Secretaria General
