CIRCULAR 15 DE 2013
(septiembre 12)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA
| Para: | Todo el Personal |
| Asunto: | Directrices para la radicación de los correos electrónicos. |
La Secretaría General, con el fin de normalizar los procedimientos internos para la administración de las comunicaciones oficiales que se envían y se reciben a través de correo electrónico, las cuales deben cumplir con elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, que garanticen que los documentos electrónicos mantengan su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos, y en los que se requiere de los procesos de gestión documental y recursos tecnológicos, se permite dictar las siguientes directrices:
1. Correos electrónicos a enviar
1.1. Personal autorizado para el envío de correos electrónicos. Las comunicaciones oficiales vía correo electrónico a enviar solamente podrán ser remitidas para radicación, por los funcionarios autorizados para firmar documentos según se establece en la Resolución de Gerencia 0420 de 2013, es decir, el Gerente General, Secretario General, Subgerentes, Directores Operativos y Jefes de Oficina. Y en general, todos los funcionarios vinculados al Instituto, siempre y cuando lleve el visto bueno del jefe inmediato como firma en el correo electrónico.
1.2. Radicación de correos electrónicos. Las comunicaciones oficiales vía correo electrónico para enviar, deben dirigirse al buzón admindocumental@idea.qov.co por el jefe de la dependencia, registrando en el asunto “COE PARA RADICAR', siguiendo siempre la estructura para la elaboración de los correos electrónicos según el Manual Programa de Gestión Documental del IDEA y la Guía Técnica Colombiana 185 “Documentación Organizacional” del ICONTEC, la cual se anexa.
1.3. Fiabilidad de los correos electrónicos recibidos. El Centro de Administración Documental, debe garantizar que el contenido de los correos electrónicos es una representación completa, fiel y precisa del correo electrónico recibido por parte de los funcionarios del Instituto, razón por la cual, solo podrán ser modificados en la actividad de preparación del correo para su envío en los campos de PARA, CO y Asunto.
1.4. Envío de correos electrónicos. Los envíos de las comunicaciones oficiales vía correo electrónico solo serán efectuadas por el Centro de Administración Documental desde el buzón admindocumental@idea.qov.co. Cuando el contenido así lo amerite, se hará a través de correo electrónico certificado por Certimail, servicio prestado por Servicios Postales Nacionales que ofrece un registro verificable del contenido, entrega, hora y fecha oficial del correo electrónico.
2. Correos electrónicos recibidos
2.1. Recepción y radicación de correos electrónicos. Las comunicaciones oficiales recibidas vía correo electrónico por los servidores del Instituto, deben ser reenviadas al buzón admindocumenta1@idea.gov.co registrando en la descripción "COR PARA RADICAR". En el Centro de Administración Documental se procederá a radicar el correo electrónico, sin necesidad de imprimirlo.
2.2. Inalterabilidad de los correos electrónicos recibidos. Los correos electrónicos recibidos por los servidores del Instituto, no podrán ser modificados de su estructura original, tanto de forma como de fondo (contenido). Éste se enviará al buzón admindocumental@idea.gov.co tal como fue recibido inicialmente.
2.3. Fiabilidad de los correos electrónicos recibidos. El Centro de Administración Documental, debe garantizar que el contenido de los correos electrónicos es una representación completa, fiel y precisa del correo electrónico recibido por parte de los funcionarios del Instituto, razón por la cual, no podrán ser modificados en las actividades de radicación e impresión electrónica.
2.4. Distribución de correos electrónicos. Una vez radicado el e-mail se enviará desde el buzón admindocumental@idea.gov.co a su destinatario institucional, según el asunto y el trámite a que haya lugar.
3. Quejas, reclamos y sugerencias recibidas vía e-mail
3.1. Reporte de quejas, reclamos y sugerencias. Las solicitudes relacionadas con quejas, reclamos y sugerencias vía correo electrónico, las cuales están reglamentadas y definidas en el Capítulo II de la Resolución de Gerencia 0056 de 2013, y que administra la Oficina de Atención al Ciudadano, serán recibidas en los buzones contactenos@idea.gov.co y quejasyreclamos@idea.gov.co, Si algún servidor recibe la PQRS, deberá ser reenviada a este mismo buzón para su respectivo control y administración.
3.2. Radicación de las solicitudes de quejas, reclamos y sugerencias. La Oficina de Atención al Ciudadano desde el buzón contactenos@idea.gov.co, reenviará la PQRS al buzón del Centro de Administración Documental para su debida oficialización y radicación. Una vez radicada la PQRS, se remitirá nuevamente vía correo electrónico a la Oficina de Atención al Ciudadano para su respectivo control y envío a la dependencia encargada de responderla.
3.3. Radicación de las respuestas de quejas, reclamos y sugerencias radicadas. Una vez la dependencia efectúe la respectiva respuesta a la solicitud PQRS, se enviará al buzón admindocumental@idea.gov.co para su radicación con copia a contactenos@idea.gov.co, la cual deberá ser suscrita por el jefe de la dependencia, registrando en el asunto “PQRS PARA RADICAR”. En la elaboración del correo electrónico se debe seguir la estructura relacionada en el numeral 1.2, la cual se anexa.
3.4. Personal autorizado para el envío de PQRS. Las respuestas a las PQRS a enviar vía correo electrónico, solamente podrán ser remitidas para radicación, por los servidores autorizados de conformidad con el numeral 1.1
3.5. Envío de las respuestas de quejas, reclamos y sugerencias. Los envíos de las respuestas a PQRS vía correo electrónico solo serán efectuadas por el Centro de Administración Documental desde el buzón admindocumental@idea.qov.co, las cuales siempre se harán a través de correo electrónico certificado por Certimail, servicio prestado por Servicios Postales Nacionales que ofrece un registro verificable del contenido, entrega, hora y fecha oficial del correo electrónico, con copia al buzón contactenos@idea.qov.co.
4. Recomendaciones para la administración de los correos electrónicos
4.1. Al momento de elaborar los correos electrónicos se debe escribir directamente el texto en el correo electrónico. No se deben pegar gráficos, ni insertar figuras, logos, ni cualquier otro elemento gráfico, ni colocar fondos en la plantilla del correo electrónico.
4.2. Los correos electrónicos radicados son indizados en el sistema de gestión documental para su respectiva consulta, además, de efectuarles vínculo archivístico estableciendo el enlace del correo electrónico con su respectivo expediente digital.
4.3. Cuando la comunicación vía correo electrónico contenga anexos, en lo posible se deben adjuntar en archivo electrónico: Word, Excel, PowerPoint, u otro y preferiblemente en formato pdf.
4.4. En cada dependencia deben separar los mensajes que se constituyen en documentos de archivo de los mensajes que son informales y no proporcionan trámites dentro del IDEA.
4.5. Los documentos electrónicos, tanto en las dependencias como en el Centro de Administración Documental, deben ser guardados y clasificados en carpetas electrónicas según lo indicado en las Tablas de Retención Documental.
4.6. La Dirección Operativa de Sistemas debe realizar una copia periódica (en el sistema de backup empleado en la institución, o en CD, DVD no reescribibles) de las carpetas con sus mensajes y documentos anexos.
Las directrices señaladas deben ser acatadas por todos los funcionarios, cuyo cumplimiento permite normalización y agilidad en los procedimientos internos del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA.
PAULA CRISTINA ALAPE MEJÍA
Secretaria General
ESTRUCTURA DE LOS CORREOS ELECTRÓNICOS
Medellín, (DD) de (MM) de (AAAA)
[Título] [En: Mayúscula Inicial]
[Nombre Completo] [En: MAYÚSCULA SOSTENIDA]
[Cargo] [En: Mayúscula Inicial]
[Entidad] [En: Mayúscula Inicial]
[Dirección de correo electrónico]
[Ciudad, Departamento] [En: Mayúscula Inicial]
[Asunto:]
[Saludo.]
[Contenido.]
[Despedida.]
[Copia:] [Dirección de correo electrónico]
[Anexos:]
[Archivar en:]
JUAN GUILLERMO BEDOYA JIMÉNEZ
Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones
