RESOLUCIÓN 0658 DE 2025
(agosto 22)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA
Por medio de la cual se expide el Reglamento Interno del Programa de Vivienda del Instituto para el Desarrollo de Antioquia.
LA GERENTE GENERAL DEL INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA (EN ADELANTE EL IDEA),
en uso de sus facultades constitucionales, legales y estatutarias en especial las conferidas en los numerales 3 y 4 del artículo 16 de la Resolución de Junta Directiva No 006 de 2014 y en el artículo 53 de la Resolución de Junta Directiva No 012 de 2025 y,
CONSIDERANDO
A. Que es competencia y función de la Gerente General del IDEA, dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecución de las funciones de la organización y de su personal e igualmente, administrar el funcionamiento general de la Entidad e implementar y verificar el cumplimiento de las políticas establecidas en el Instituto por la Junta Directiva.
B. Que el Decreto 1083 de 2015, compila y reglamenta normas sobre empleo público, administración de personal, capacitación, estímulos, entre otros, estableciendo lineamientos para programas de bienestar social e incentivos que, según el decreto, deben orientarse a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado y de su familia, buscando elevar su satisfacción, eficacia, eficiencia y efectividad.
C. Que en cumplimiento del citado Decreto, el Programa de Vivienda del IDEA (en adelante el Programa), se desarrolla y monitorea como parte de las disposiciones internas relacionadas con el bienestar social de los empleados y hace parte de la estrategia de Calidad de Vida Laboral que busca dar respuesta a las necesidades de protección del empleado y de su familia, motivando a la vez el compromiso y buen desempeño de aquellos.
D. Que con fundamento en sus competencias la Junta Directiva del Instituto, mediante la Resolución No 012 del 30 de julio de 2025, simplificó y unificó la Política General del Programa de Vivienda para los Servidores Públicos del Instituto para el Desarrollo de Antioquia con el fin de racionalizar la normativa que rige dicho Programa y contar con un instrumento jurídico adaptado a las nuevas dinámicas y necesidades institucionales.
E. Que en la citada Resolución y de conformidad con lo dispuesto en el artículo Décimo Tercero de los Estatutos del IDEA, se delegó a la Gerente General para la implementación de dicha política institucional y para la expedición del Reglamento Interno del Programa.
En mérito de lo expuesto, la Gerente General del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1. Expedir el Reglamento Interno del Programa de Vivienda del IDEA para su adecuada aplicación, cuyo contenido se describe en la presente Resolución.
FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DEL PROGRAMA, ACTAS Y ARCHIVO.
ARTÍCULO 2. COMITÉ DEL PROGRAMA. El Comité es una instancia administrativa del instituto que actúa como sede de estudio, análisis y decisión frente a los trámites y solicitudes relacionados con el Programa, cuya conformación y funciones son las contempladas en el capítulo IV de la Política de Vivienda adoptada mediante Resolución de Junta Directiva No 012 de 2025.
ARTÍCULO 3. CONVOCATORIA. De manera ordinaria, el secretario técnico del Comité procederá a convocar a los miembros, con tres (3) días hábiles de anticipación, indicando día, hora, lugar de la reunión y el respectivo orden del día. Las sesiones extraordinarias podrán citarse con un (1) día hábil de anticipación. Así mismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas que se pondrán en consideración de los miembros del Comité.
Con la convocatoria se deberá remitir a los integrantes del Comité, los documentos soporte de los temas a tratar.
ARTÍCULO 4. SESIONES. Teniendo en cuenta que las sesiones del Comité del Programa pueden ser presenciales o a través de otros mecanismos para la toma de decisiones, cuando se trate de una sesión que no sea presencial, así se señalará expresamente en la citación y se darán las indicaciones correspondientes para la utilización del respectivo medio virtual.
Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma se reanudará a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, sin necesidad de una citación adicional a la que se realice dentro de la reunión o si la situación amerita un término de suspensión mayor, ello será definido en la sesión de comité y su reanudación requerirá una nueva citación.
ARTÍCULO 5. DESARROLLO DE LAS SESIONES. Las sesiones del Comité se desarrollarán así:
- En el día y hora señalados, el presidente del comité instalará la sesión.
- A continuación, el secretario técnico del comité verificará el quorum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del comité por parte del presidente. Para el caso de las sesiones extraordinarias, no podrán ser tratados temas adicionales a los remitidos en el orden del día anexo a la citación.
- A renglón seguido se irá evacuando, en su orden, el análisis de cada una de las solicitudes. Éstas se pondrán a consideración y cada uno de los miembros dará el sentido de su voto.
- Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del comité, el secretario técnico informará al presidente que todos los temas han sido agotados, procediendo éste a dar paso a las proposiciones y varios que los miembros del Comité consideren procedentes y pertinentes.
- Finalmente, agotadas las proposiciones y varios o en caso de no presentarse, el presidente levantará la sesión.
Ninguno de los integrantes del Comité podrá abstenerse de emitir su voto en la respectiva sesión, salvo que previamente haya manifestado algún impedimento o conflicto de interés en los términos de la ley y éste haya sido aceptado.
Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales se dejará constancia en la respectiva acta.
ARTÍCULO 6. ELABORACIÓN DE ACTAS. Las actas serán elaboradas por el secretario técnico del comité, quien deberá dejar constancia en ellas de las decisiones adoptadas por los integrantes y serán suscritas por el presidente y el secretario técnico. Todos los soportes documentales presentados para estudio en cada sesión son parte integral de las respectivas actas.
ARTÍCULO 7. TRÁMITE DE APROBACIÓN Y FIRMA DE ACTAS. El secretario técnico deberá remitir a cada uno de los miembros del Comité, el proyecto de acta, por correo electrónico, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su celebración, con el objeto de que aquellos remitan sus observaciones para lo cual tendrán dos (2) días hábiles siguientes al recibo del proyecto. Recibidas las respectivas observaciones, se elaborará el acta definitiva. Si dentro de este término el secretario técnico no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto es aceptado. La versión final del acta será generada a través del Sistema de Gestión de Documentos.
ARTÍCULO 8. IMPEDIMENTOS, RECUSACIONES Y CONFLICTOS DE INTERÉS. A efectos de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los integrantes del Comité les serán aplicables las causales de impedimento, recusación y conflictos de interés previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las señaladas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo) y demás normas concordantes que rigen la materia.
La decisión sobre estas situaciones estará a cargo del Presidente del Comité y para ello se seguirá el trámite previsto en el artículo 12 de la citada ley.
PARÁGRAFO: En caso de que la decisión implique la designación de miembros ad hoc, ésta será realizada por el presidente del Comité, la cual deberá constar en el acta.
ARTÍCULO 9. ADMINISTRACIÓN DE EXPEDIENTES. La Dirección de Talento Humano será la dependencia encargada de la administración de los expedientes en la fase de archivo de gestión de las series o subseries documentales generadas en el marco del Programa de Vivienda. Las series generadas en la actualidad son:
- ACTAS DE COMITÉ PROGRAMA DE VIVENDA
- HISTORIALES DE PRÉSTAMOS A EMPLEADOS
- PROGRAMA DE VIVIENDA
Las unidades documentales que se generen se deberán organizar en su soporte original -físico o electrónico- atendiendo a los parámetros establecidos por el Centro de Administración Documental en la Tabla de Retención Documental y en los procedimientos en la materia registrados en el Sistema Integrado de Gestión del Instituto.
Además, se deberá crear el expediente electrónico en el Sistema de Gestión de Documentos oficial del Instituto, manteniendo sus atributos originales y cumpliendo con las características de documentos electrónicos de archivo (Autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, conservación y preservación), acorde con lo establecido en el Sistema Integrado de Conservación.
CONVOCATORIA, POSTULACIÓN, VERIFICACIÓN DE REQUISITOS Y LISTAS DE ELEGIBLES.
ARTÍCULO 10. AVISO DE CONVOCATORIA Y CRONOGRAMA. El secretario técnico, presentará a consideración del Comité, el escrito de convocatoria y el cronograma de ésta, indicando fechas de apertura y cierre, presentación de documentos, verificación de requisitos, asignación de puntajes, entre otros, para su consideración y aprobación. Además, el secretario deberá presentar la respectiva labor o disponibilidad presupuestal del saldo que existe en el Fondo Especial donde se manejan los recursos del Programa de Vivienda, emitida por la Dirección de Convenios y Cooperación.
Una vez aprobado, se procederá a:
- Dar a conocer, a través de la publicación en los medios de comunicación internos, el aviso de convocatoria y el cronograma, para que los servidores procedan con sus postulaciones.
-Durante las fechas de apertura y hasta el día del cierre, los servidores presentarán la documentación soporte, de acuerdo con la modalidad de crédito para la cual se postulen.
ARTÍCULO 11. POSTULACIÓN. Los servidores que cumplan con las condiciones requeridas para postularse deberán diligenciar y preparar los documentos necesarios, según la modalidad del crédito, y deberán remitirla a la Dirección de Talento Humano con destino al secretario técnico del Comité, a través del Sistema de Gestión de Documentos.
Los documentos generales y los específicos para cada modalidad de crédito deberán aportarse en PDF y serán, los que se indican en el artículo 28 de la Política de Vivienda del IDEA.
ARTÍCULO 12. VERIFICACIÓN DE CONDICIONES Y REQUISITOS. La Dirección de Talento Humano realizará la verificación de cumplimiento de requisitos y condiciones necesarias para aspirar a ser beneficiario de un crédito del Programa de Vivienda, previamente a presentar las solicitudes ante el Comité.
La verificación de condiciones se hará de la siguiente manera:
1. Antigüedad laboral: El período de vinculación de mínimo dos (2) años continuos será verificado directamente por la Dirección de Talento Humano por medio de la hoja de vida del servidor, puntualmente su fecha de posesión en el cargo que desempeña en el Instituto.
2. Formato de solicitud: La Dirección de Talento Humano verificará que el formato de solicitud de préstamo definido para tal fin, esté debida y completamente diligenciado.
3. Autorización de cesantías: La Dirección de Talento Humano verificará que el servidor manifieste de forma expresa, mediante el formato diseñado para tal fin, su autorización para liquidar el cincuenta por ciento (50%) de la provisión de las cesantías causadas en favor del IDEA durante todo el plazo del crédito, por la vigencia comprendida entre el 1o de enero y el 31 de diciembre de cada año, independientemente del régimen al que pertenezca (anualizado o retroactivo), y que dichos recursos sean abonados al crédito o créditos que se otorguen.
4. Titularidad del inmueble: Cuando la postulación sea para compra para cambio de la primera o segunda vivienda, opción de compra en leasing habitacional, cancelación total o parcial de las obligaciones hipotecarias, construcción de vivienda en lote, aire o terraza, mejoramiento de vivienda (reformas, reparaciones y/o ampliaciones), la Dirección de Talento Humano verificará con el Certificado de Índice de Propietarios y con el contrato de arrendamiento según corresponda, que la vivienda o el contrato objeto del crédito sea de propiedad o esté a nombre del servidor o de su cónyuge o compañero (a) permanente.
Para la modalidad de adquisición mediante cambio de primera o segunda vivienda, se verificará adicionalmente, que se demuestre que la titularidad del dominio de la vivienda que se pretende vender es de más de cinco (5) años.
Teniendo en cuenta que, en casos excepcionales, se aceptará que la titularidad del dominio de la vivienda que se pretende vender sea de por lo menos tres (3) años, si el aspirante se encuentra en dicha situación, deberá contar previamente a la postulación con la autorización del Comité de Vivienda, requisito que debe verificar la Dirección de Talento Humano.
5. Capacidad de pago: El servidor deberá tener capacidad de pago al momento de la postulación, legalización del crédito y para el momento del desembolso. Ello se verificará por parte de la Dirección de Talento Humano con la colilla de pago quincenal del servidor, constatando que, una vez aplicadas las deducciones correspondientes -incluida la cuota del crédito-, el valor neto que recibirá el servidor no sea inferior al cincuenta por ciento (50%) del salario de éste.
No obstante, lo anterior, la capacidad de endeudamiento puede evaluarse teniendo en cuenta los ingresos tanto del beneficiario como de su cónyuge o compañero permanente o los ingresos adicionales del servidor que puedan ser acreditados, teniendo en cuenta, en todo caso, que la deducción se hará por nómina.
Si el servidor opta por acreditar ingresos adicionales propios o de su cónyuge o compañero permanente, deberá indicar de qué ingresos se trata, adjuntar los soportes documentales que los respalden y acreditar que tales ingresos no están destinados a cubrir ningún otro tipo de obligaciones. Esta información adicional deberá aportarse con el formato de postulación.
La Dirección de Talento Humano realizará la verificación proyectando una simulación teniendo en cuenta los ingresos adicionales, en caso de haberlos acreditado, así como las deducciones de todos los conceptos que tenga el servidor, incluyendo el valor que tendría la cuota del crédito.
El Director de Talento Humano será el encargado de verificar dicha capacidad a través del informe que elabore con destino al Comité del Programa para la toma de la decisión.
Teniendo en cuenta que, para el momento del desembolso, el servidor deberá haber conservado la capacidad de pago y deducción de nómina, dicha situación se verificará de nuevo por la Dirección de Talento Humano, para lo cual se emitirá un nuevo informe.
6. Condición de propietario. Para la adquisición de primera o segunda vivienda se deberá acreditar la condición de propietario o no propietario a través del certificado expedido por la Superintendencia de Notariado y Registro. La Dirección de Talento Humano verificará el cumplimiento de dicha condición, teniendo en cuenta las excepciones contempladas en el numeral 6 del artículo 26 de la Política de Vivienda.
Adicionalmente, la Dirección de Talento Humano verificará ante la Superintendencia de Notariado y Registro, el SIGEP o las demás entidades públicas o privadas que suministren información al respecto, que las transferencias del derecho real de dominio que por cualquier causa se realicen y que resulten favorecer la postulación en una convocatoria, hayan sido efectuadas con dos (2) años de anterioridad a la fecha prevista para la respectiva convocatoria.
7. Cumplimiento del cronograma de la convocatoria: El aspirante deberá observar las fechas establecidas en el cronograma que para el efecto fije el Comité de Vivienda, para lo cual debe presentar el formato de solicitud con los documentos anexos dentro de las fechas allí previstas y cumplir con cada una de las etapas que se establezcan en el cronograma.
8. Hoja de vida en el SIGEP actualizada: La Dirección de Talento Humano verificará el cumplimiento de dicha circunstancia a través de la revisión de la hoja de vida del servidor.
9. Otras verificaciones. La Dirección de Talento Humano verificará, además, lo siguiente:
9.1 Cuando se trate de compra de primera o segunda vivienda sobre planos, verificará que el proyecto cuenta con todos los documentos en regla y que, la escrituración y entrega del inmueble objeto de compra, se dará durante el plazo que se otorga para la consecución, entrega de la documentación necesaria para el inicio del estudio de títulos y suscripción del contrato de mutuo, esto es, seis (6) meses, prorrogables por tres (3) meses más.
9.2 Si el inmueble que va a comprar el beneficiario del crédito es de propiedad de su ex cónyuge o ex compañero(a) permanente, verificará que se acredite, mediante el Registro Civil de Nacimiento con las correspondientes notas marginales, la disolución del vínculo conyugal o patrimonial. Para tal efecto, deberá constar la anotación del divorcio, la cesación de los efectos civiles del matrimonio religioso o la cesación de la unión marital de hecho, así como la disolución y liquidación de la sociedad conyugal o de la sociedad patrimonial. Todas estas situaciones deberán haberse formalizado con una antelación mínima de dos (2) años a la fecha de adquisición del inmueble.
9.3 Frente a la modalidad de compra de vivienda (primera y segunda), verificará que el servidor pueda aspirar al crédito, toda vez que los beneficiarios del Programa durante su vinculación con el Instituto sólo podrán acceder a dos (2) créditos en esta modalidad, salvo que se trate de la excepción contemplada en el artículo 27 de la Política de Vivienda, debidamente estudiada, analizada y viabilizada por el Comité del Programa.
9.4 Con independencia de la modalidad de crédito a la que aspiren los servidores, verificará que los beneficiarios únicamente tengan vigentes dos (2) créditos de manera concomitante, salvo autorización expresa del Comité de Vivienda.
9.5 Cuando el servidor tenga un crédito vigente y aspire a un segundo crédito, con independencia de la modalidad del mismo, verificará que entre una y otra solicitud medien mínimo dos (2) años, contados a partir de la suscripción del contrato de mutuo.
9.6 Verificará que el servidor aspirante presente los documentos generales y específicos requeridos para cada modalidad de crédito, de conformidad con lo establecido en la Política de Vivienda.
PARÁGRAFO: El análisis realizado para la verificación de condiciones y requisitos debe constar en un informe elaborado por la Dirección de Talento Humano, que será publicado en la intranet del instituto para conocimiento y observaciones de quienes se postularon, según las fechas establecidas en el cronograma de la convocatoria.
ARTÍCULO 13. CONSULTA EN CENTRALES DE RIESGOS Y VERIFICACIÓN SARLAF. De manera concomitante con la verificación de las condiciones y requisitos de los aspirantes, la Dirección de Talento Humano, solicitará a través del Sistema de Gestión de Documentos a la Dirección de Crédito y Cartera y a la Gerencia de Riesgos, la consulta en las centrales de riesgos y en las listas restrictivas, de cada uno de los servidores aspirantes a crédito y sus cónyuges o compañeros permanentes.
Los resultados de las consultas serán informados a la Dirección de Talento Humano quien los revisará y los plasmará en su informe con destino al Comité del Programa de Vivienda, para que en los casos donde exista alguna novedad objeto de análisis y discusión, se resuelva en sesión del Comité y se determine la viabilidad del otorgamiento del crédito.
ARTÍCULO 14. ASIGNACIÓN DE PUNTAJES. Verificados los requisitos y las condiciones, y una vez resueltas las eventuales observaciones presentadas por los postulados, el secretario técnico convocará a sesión del Comité para el análisis, evaluación, asignación de los puntajes de acuerdo con los factores de valoración y decisión de las adjudicaciones de los créditos. Con fundamento en lo anterior se elaborarán las listas de elegibles.
PARÁGRAFO: Tanto durante la etapa de verificación de condiciones y requisitos, como en la de análisis, evaluación y decisión de las solicitudes, se podrá pedir a los servidores las aclaraciones, documentos o información adicional complementaria necesaria para la toma de decisiones.
ARTÍCULO 15. LISTAS DE ELEGIBLES Y ADJUDICACIÓN DE CRÉDITOS. Para efectos de la adjudicación, se conformarán dos listas de elegibles, la primera para los postulados a cualquiera de las modalidades de crédito referidas a primera vivienda y la segunda para los postulados a cualquiera de las modalidades de crédito referidas a segunda vivienda.
Para cada lista se ordenarán las solicitudes según el puntaje obtenido. Los préstamos serán asignados en estricto orden descendente de puntaje y de acuerdo con el presupuesto disponible, iniciando por la primera lista.
Si al momento de la asignación, el presupuesto no es suficiente para cubrir la totalidad de las solicitudes aprobadas, los postulados que cumplieron con el total de los requisitos quedarán inscritos en las respectivas listas de elegibles, las cuales tendrá una vigencia contada desde el día de la comunicación de la preaprobación hasta el 31 de diciembre de la anualidad correspondiente a la convocatoria.
Serán adjudicados nuevos créditos durante la vigencia, en estricto orden de puntaje, en la medida en que se cuente con los recursos necesarios para el efecto, agotando siempre en primer lugar la primera lista. En todo caso, quedar inscrito en lista de elegibles constituye una mera expectativa de ser adjudicatario y no un derecho adquirido a serlo.
Cuando se presente igualdad de puntos entre dos o más beneficiarios en la correspondiente lista de elegibles, se aplicarán en estricto orden, los criterios de desempate establecidos en la Política de Vivienda.
PARÁGRAFO: Los montos de los préstamos, la tasa de interés anual diferencial y los plazos, están establecidos en la Política de Vivienda, de acuerdo con los niveles y rangos salariales, donde, el monto máximo, está establecido con un HASTA, lo que significa que el Comité del Programa tiene la discrecionalidad de aprobar montos inferiores a los allí establecidos o a los solicitados por los aspirantes, teniendo en cuenta la capacidad de endeudamiento, el presupuesto asignado al programa, el número de solicitudes u otras situaciones relevantes para la toma de la decisión.
ARTÍCULO 16. PUBLICACIÓN Y OBSERVACIONES A LA LISTA DE ELEGIBLES. Una vez asignados los puntajes por el Comité, el secretario publicará las listas de elegibles en la intranet. Los interesados tendrán tres (3) días hábiles siguientes a la publicación para presentar observaciones a través del Sistema de Gestión de Documentos, dirigidas a la Dirección de Talento Humano con destino al secretario técnico del Comité, presentando de forma clara el argumento de la observación y los soportes que respaldan la misma.
Finalizado el plazo para presentar observaciones, el Comité dará respuesta a cada una de ellas, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, a través del secretario técnico y en caso de modificación de las listas de elegibles ordenará de nuevo la publicación de éstas en la intranet.
DOCUMENTACIÓN PARA EL ESTUDIO DE TÍTULOS Y LEGALIZACIÓN DEL CRÉDITO.
ARTÍCULO 17. DOCUMENTACIÓN PARA EL ESTUDIO DE TÍTULOS. Una vez el servidor reciba la comunicación de la preaprobación del crédito con las condiciones del mismo, contará con un término de seis (6) meses prorrogables por tres (3) meses más para la consecución del inmueble, si es del caso según la modalidad de crédito, entrega de la documentación necesaria para el inicio del estudio de títulos y suscripción del contrato de mutuo.
Para tal fin la Dirección de Talento Humano enviará a la Dirección Jurídica los documentos relacionados con el inmueble que fueron aportados por el servidor en el momento de la postulación. Para el caso de los servidores favorecidos para la modalidad de adquisición de vivienda (compra de primera o segunda), recibida la comunicación de la preaprobación del crédito, una vez seleccionado el inmueble, deberán aportar a la Dirección de Talento Humano el Certificado de Libertad y Tradición del inmueble que se pretende adquirir, el cual no debe tener una fecha de expedición superior a 30 días.
ARTÍCULO 18. REVISIÓN DEL CERTIFICADO DE LIBERTAD Y TRADICIÓN DEL INMUEBLE. Para la revisión inicial del Certificado de Libertad y Tradición del inmueble por parte de la Dirección Jurídica, se surtirán los siguientes pasos:
1. La Dirección de Talento Humano solicita la verificación inicial del certificado de libertad y tradición del inmueble seleccionado por el beneficiario.
2. Se realiza la revisión del certificado de libertad y tradición con el fin de identificar si el inmueble presenta algún gravamen, embargo, limitación al dominio, afectación a vivienda de interés familiar o a patrimonio de familia inembargable, entre otros.
3. En caso de evidenciarse alguna situación que afecte el inmueble, se informa al beneficiario mediante el Sistema de Gestión de Documentos, con copia a la Dirección de Talento Humano, para que determine si desea continuar con dicho inmueble o desistir del mismo y presentar otra opción para iniciar nuevamente con el estudio.
La decisión de continuar aplica, entre otros, en los casos en los que el inmueble se encuentra afectado a vivienda familiar o gravado con hipoteca, pero el propietario ya ha cancelado el crédito y se compromete a levantar la afectación o cancelar la hipoteca en la misma escritura pública de compraventa, como acto previo.
4. Si el inmueble no presenta ningún gravamen o limitación al dominio, o si se recibe la comunicación referida en el numeral anterior, la Dirección Jurídica solicita la visita ocular al inmueble.
ARTÍCULO 19. VISITA OCULAR. La Dirección Jurídica solicita a la Dirección Comercial, por medio del Sistema de Gestión de Documentos que proceda con la realización de la visita ocular al inmueble y la emisión del respectivo informe.
La realización de las visitas deberá hacerse por los servidores de la lista elaborada por la Dirección de Talento Humano para tal fin y podrá, si lo considera necesario, buscar apoyo en otras dependencias del Instituto, o en la Gobernación de Antioquia para acompañarse de un profesional que cuente con el Registro Abierto de Avaluadores (RAA).
Cuando la visita ocular sea para la modalidad de adquisición de vivienda para cambio, en el informe deberá plasmarse que la propiedad que se va a adquirir es mejor que la vivienda que se posee y que pretenden cambiar, apoyado en la revisión de los avalúos de ambos inmuebles, los cuales deberán ser aportados por el beneficiario y emitidos por un avaluador que se encuentre inscrito en el Registro Abierto de Avaluadores (RAA).
En caso de que la modalidad sea para adquisición de segunda vivienda y el inmueble esté ubicado fuera del Departamento de Antioquia, los costos y gastos de visitas técnicas u otro desplazamiento que se considere necesario realizar, serán por cuenta del beneficiario, por lo que deberá informar fechas y medios de realización de la visita para que sea avalada por el Comité de Vivienda.
ARTÍCULO 20. ESTUDIO DE TÍTULOS. Una vez realizada la visita ocular al inmueble, la Dirección Comercial emite informe técnico de la visita y comunica a la Dirección Jurídica, a través del Sistema de Gestión de Documentos con copia a la Dirección de Talento Humano, si es factible continuar con el estudio del inmueble. En caso de que el bien no sea apto, la Dirección de Talento Humano informará dicha situación al beneficiario, a través del Sistema de Gestión de Documentos, indicándole que debe elegir otro inmueble e iniciar nuevamente su estudio, en el caso de la modalidad de adquisición de vivienda.
En caso de que el inmueble sea apto para continuar con el trámite, se procederá con el estudio de títulos así:
1. La Dirección Jurídica solicitará al beneficiario, mediante el Sistema de Gestión de Documentos y con copia a la Dirección de Talento Humano, copia simple de las escrituras públicas de los actos jurídicos realizados sobre el inmueble en los últimos diez (10) años, conforme a lo señalado en el certificado de libertad y tradición. No obstante, en casos especiales podrá solicitarse información adicional e incluso otras escrituras públicas.
Si el inmueble se encuentra ubicado en propiedad horizontal, la comunicación enviada al beneficiario indicará que, de la escritura de constitución de la propiedad horizontal, únicamente debe aportar:
- Las primeras páginas donde se identifique la naturaleza del acto jurídico y las personas que lo suscriben.
- Las páginas donde se describa el inmueble sometido al régimen de propiedad horizontal y aparezcan sus linderos.
- Las páginas donde se individualice el inmueble que se pretende adquirir, incluyendo su área y linderos.
- Las páginas donde conste el coeficiente de copropiedad del inmueble que se pretende adquirir.
- Las páginas donde figuren las firmas de quienes intervinieron en la escritura pública.
2. Una vez la Dirección Jurídica verifique que el inmueble tiene concepto favorable para continuar con el trámite y que la hipoteca abierta sin límite de cuantía y de primer grado constituye garantía adecuada para el IDEA, solicitará a la Gerencia de Riesgos, a través del Sistema de Gestión de Documentos y con copia a la Dirección de Talento Humano, que proceda a realizar la verificación en listas de control de todas las personas naturales y jurídicas que aparecen en el certificado de libertad, con excepción de aquellas vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia.
3. La Gerencia de Riesgos realizará el procedimiento establecido en el Manual SARLAFT adoptado por la entidad, respecto de las personas indicadas e informará a la Dirección Jurídica, con copia a la Dirección de Talento Humano, si es posible continuar con el análisis del inmueble. En caso de concepto negativo, la Dirección de Talento Humano informará al beneficiario, mediante el Sistema de Gestión de Documentos, que debe elegir otro inmueble para iniciar nuevamente su estudio.
4. La Dirección Jurídica por solicitud elevada desde la Dirección de Talento Humano, a través del Sistema de Gestión de Documentos, elabora el estudio de títulos del inmueble y una vez realizado, lo remite a la Dirección de Talento Humano, con copia al beneficiario. Para el estudio de títulos, la Dirección Jurídica tendrá un término de cinco (5) días hábiles contados a partir del día siguiente al recibo de la solicitud. Este término podrá prorrogarse si la complejidad del estudio de títulos lo amerita.
ARTÍCULO 21. AVALÚO COMERCIAL. Elaborado el estudio de títulos con concepto favorable, la Dirección de Talento Humano le solicita al beneficiario que aporte el avalúo o avalúos comerciales según se requiera del o los inmuebles, para ser revisados por la Dirección Comercial.
ARTÍCULO 22. INFORME TÉCNICO FRENTE A VISITA OCULAR Y AVALÚO COMERCIAL. La Dirección Comercial una vez realizada la visita y revisado el o los avalúos que le sean remitidos, emitirá informe sobre éstos, a través del Sistema de Gestión de Documentos, dirigido a la Dirección de Talento Humano.
Los informes frente a la visita ocular y del o los avalúos podrán emitirse de forma separada o en un mismo documento.
ARTÍCULO 23. SOLICITUD DE LABOR A NOMBRE DE CADA BENEFICIARIO. Una vez emitido el informe técnico frente a la visita ocular y el avalúo comercial por parte de la Dirección Comercial, la Dirección de Talento Humano, a través del Sistema de Gestión de Documentos, solicita a la Dirección de Convenios y Cooperación la expedición del documento labor a nombre de cada servidor beneficiado con el programa, de acuerdo con el monto que efectivamente utilizará para el crédito de vivienda.
ARTÍCULO 24. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO DE MUTUO Y PAGARÉ EN BLANCO CON CARTA DE INSTRUCCIONES. Emitida la labor, la Dirección de Talento Humano verifica que todos los documentos se encuentren completos y actualizados en el expediente, realiza una proyección del valor del crédito aprobado con el plazo y respectiva cuota y con el expediente completo solicita a través del Sistema de Gestión de Documentos a la Dirección Jurídica, la elaboración del contrato de mutuo. Además, deberá remitir el expediente físico en caso de ser necesario.
La Dirección Jurídica elabora el contrato de mutuo, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la solicitud; gestiona la recolección de las firmas del servidor competente del instituto, del beneficiario y de su cónyuge o compañero permanente, cuando aplique y lo radica en el Centro de Administración Documental. De manera simultánea, elabora el pagaré en blanco con carta de instrucciones y gestiona su firma por parte del beneficiario y su cónyuge o compañero permanente.
Suscrito el contrato, la Dirección Jurídica lo publica en el SECOP y a través del Sistema de Gestión de Documentos, con copia a la Dirección de Talento Humano, solicita a la Dirección de Operaciones o al área competente, la guarda y custodia del contrato de mutuo y del pagaré en blanco con carta de instrucciones.
Si el servidor no cumple con todos los requisitos necesarios para la suscripción del contrato de mutuo dentro de los seis (6) meses concedidos, prorrogables por tres (3) meses más, el crédito quedará cancelado y sólo podrá elevar de nuevo una solicitud de crédito en el marco del Programa, transcurrido un (1) año desde la fecha en la cual se la haya informado por parte del Comité del Programa la cancelación del beneficio otorgado, por no cumplir con los requisitos exigidos para dicho trámite.
PARÁGRAFO: El servidor podrá solicitar al Comité del Programa, la no imposición de la sanción por demostrar una causa ajena a su voluntad, debidamente soportada, que le impidió cumplir con los requisitos.
ARTÍCULO 25. REPARTO NOTARIAL. Una vez suscrito y legalizado el contrato de mutuo, la Dirección de Talento Humano procederá a realizar el reparto notarial en la Plataforma de la Superintendencia de Notariado y Registro y una vez llegue el acta de reparto, se le dará a conocer al servidor beneficiario para que se ponga en contacto con la notaría asignada e inicie el proceso de escrituración de compraventa y constitución de hipoteca abierta de primer grado sin límite de cuantía a favor del IDEA.
ARTÍCULO 26. SEGUROS. Una vez suscrito y legalizado el contrato de mutuo, la Dirección de Talento Humano procederá a solicitar a la Gerencia Administrativa la inclusión del beneficiario en las pólizas con compañías de seguros legalmente autorizadas en Colombia, en los términos dispuestos en el artículo 21 de la Política de Vivienda.
Incluidos los beneficiarios en las respectivas pólizas, la Gerencia Administrativa a través del Sistema de Gestión de Documentos, notificará a la Dirección de Talento Humano dicha inclusión y la solicitud del respectivo descuento del valor de la prima a cada uno de ellos.
ARTÍCULO 27. CONSTITUCIÓN DE ESCRITURA PÚBLICA DE COMPRAVENTA E HIPOTECA A FAVOR DEL IDEA. Una vez asignada la notaría y elaborado el proyecto de escritura, dicho despacho deberá remitir por correo electrónico el proyecto de escritura pública a la Dirección Jurídica, con el fin de que sea revisado y realizar las correcciones pertinentes. Las observaciones deberán ser comunicadas a través de correo electrónico, al protocolista asignado.
Una vez corregida y en limpio la escritura pública, la notaría la enviará para su suscripción por parte del servidor competente del IDEA, o éste deberá desplazarse a la notaría para firmarla, según lo indique la respectiva notaría.
En caso de que el documento sea entregado en el IDEA, antes de la firma por parte del ordenador del gasto, el abogado que realizó la revisión del proyecto deberá verificar que todas las observaciones y correcciones sugeridas hayan sido debidamente incorporadas en el texto definitivo, otorgando su visto bueno. Esta validación deberá contar también con el visto bueno del Director Jurídico.
ARTÍCULO 28. TRÁMITES NOTARIALES, PAGO DE IMPUESTOS Y REGISTRO. Una vez suscrito el contrato de mutuo y firmada y protocolizada la Escritura Pública de Compraventa, el beneficiario del préstamo tendrá tres (3) meses para realizar los trámites de notaría, rentas y registro de la escritura pública. Para tal fin la notaría liquidará los gastos notariales, rentas, registro y demás que se generen para el negocio jurídico.
Teniendo en cuenta que al valor del préstamo se le podrá adicionar dos puntos cinco por ciento (2.5%) calculado sobre el valor del crédito otorgado, para los gastos notariales, de rentas y de registro, para lo cual el beneficiario manifestará en el formato de postulación, si hará uso de dicho valor, el beneficiario entregará la liquidación ante la Dirección de Talento Humano para que ésta proceda con los trámites del desembolso de dicho valor.
Si los gastos mencionados son inferiores al 2.5% del crédito, se desembolsará conforme al documento de liquidación. El beneficiario presentará los soportes del pago ante la Dirección de Talento Humano.
Adelantados estos trámites y entregada por parte de la Oficina de Instrumentos Públicos la escritura pública de compraventa e hipoteca original que presta merito ejecutivo, el beneficiario la allegará al IDEA para que la Dirección Jurídica verifique que todo quedó como se pactó en el contrato de mutuo y que la garantía hipotecaria a favor del IDEA haya sido efectivamente constituida y registrada.
ARTÍCULO 29. TRÁMITE PARA EL DESEMBOLSO. Una vez finalizados los trámites notariales, pago de impuestos y registro de la Escritura Pública, la Dirección de Talento Humano procederá con las gestiones internas para el desembolso, iniciando con la verificación del cumplimiento de los siguientes requisitos, según la modalidad de crédito:
- Escritura Pública registrada con hipoteca de primer grado a favor del IDEA que preste merito ejecutivo.
- Certificados de libertad y tradición actualizados.
- Fotocopia de la cédula de los vendedores.
- Fotocopia del RUT de los vendedores.
- Certificación bancaria del vendedor.
- Certificados de índice de no propiedad del servidor y su cónyuge o compañero(a).
- Colillas de pago de los últimos dos (2) meses.
- Pagaré y carta de instrucciones firmados.
- Contrato de mutuo suscrito.
- Certificación de inclusión en pólizas de vida, incendio y desempleo.
Cumplidos estos requisitos, la Dirección de Talento Humano solicitará a la Dirección de Convenios y Cooperación, a través del Sistema de Gestión de Documentos, el desembolso del crédito y a la Dirección de Operaciones o al área competente, la guarda y custodia de la Escritura Pública registrada con hipoteca de primer grado a favor del IDEA que preste mérito ejecutivo.
El valor del préstamo otorgado por el Comité del Programa se pagará y entregará de la forma dispuesta en el artículo 22 de la Política de Vivienda.
PARÁGRAFO: El procedimiento general descrito en el presente capítulo aplica para todas las modalidades de Crédito de Vivienda, con las diferencias o particularidades que se presenten en cada una de ellas, como en el caso de la cancelación de obligaciones hipotecarias o el ejercicio de la opción de compra en contrato de leasing habitacional, donde el trámite del desembolso se realiza previo a la constitución de la garantía, para lo cual se recomienda que, en la medida de lo posible, en la misma escritura pública en la que se cancele la hipoteca existente o se ejerza la opción de compra a favor del acreedor anterior, se constituya simultáneamente la hipoteca a favor del IDEA.
ARTÍCULO 30. FORMA DE PAGO Y ABONOS A CAPITAL. Los créditos otorgados se pagarán con el sistema de amortización gradual, mediante cuota quincenal para servidores y mensual para exservidores, en los plazos señalados en la Política de Vivienda.
El valor correspondiente a la primera cuota del crédito se deducirá de manera quincenal de la nómina del servidor público beneficiario, a partir de la quincena inmediatamente siguiente al desembolso.
TRÁMITE DE NOVEDADES ASOCIADAS A LOS CRÉDITOS DE VIVIENDA.
ARTÍCULO 31. En cualquier tiempo y en cualquiera de las modalidades de crédito, pueden presentarse, novedades y el Comité de Vivienda será el competente para decidir sobre las mismas, bien sea autorizando o rechazando la solicitud, por lo que, para su trámite, el secretario técnico las recibirá y llevará el análisis de la novedad al Comité del Programa para la respectiva decisión.
El Comité de Vivienda deberá dar respuesta al solicitante, a través del secretario técnico. Las solicitudes podrán versar sobre:
a. Sustitución o modificación de garantía hipotecaria. Con excepción de la modalidad de adquisición de primera vivienda, los beneficiarios (empleados o exempleados) podrán solicitar el cambio de garantía del crédito, entendida como la posibilidad de ofrecer un inmueble diferente al que respalda la obligación y sobre el cual recaiga la hipoteca abierta sin límite de cuantía. El nuevo inmueble deberá cumplir con todas las condiciones necesarias de suficiencia e idoneidad para respaldar eficazmente la obligación.
b. Períodos de gracia, refinanciación o reestructuración. Los beneficiarios (empleados o exempleados) podrán solicitar la reestructuración o refinanciación del crédito, justificando su solicitud y adjuntando los soportes que la respalden. En caso de autorización, el Comité podrá modificar la tasa y condiciones de pago y determinar los controles a que haya lugar para garantizar el cumplimiento de las obligaciones del crédito. También se podrán solicitar periodos de gracia debidamente justificados, previamente a que el beneficiario incurra en mora.
c. Concesión de prórrogas. Durante las etapas del proceso, entre la convocatoria y la adjudicación de los créditos del Programa de Vivienda, donde se contemplan términos para el cumplimiento de requisitos o trámites y la posibilidad de prórrogas, el servidor podrá solicitar la concesión de las mismas ante el Comité de Vivienda, presentando los respectivos argumentos.
d. Autorización para la afectación o desafectación de la propiedad por los motivos contemplados en la normatividad Colombiana, así como las correcciones de área.
e. Acuerdos de pago. Los beneficiarios (empleados o exempleados) podrán solicitar la suscripción de acuerdos de pago cuando presenten atrasos en el pago de sus cuotas, siempre y cuando la mora no supere cuatro (4) pagos quincenales para el caso de servidores y dos (2) pagos mensuales para exservidores. En caso de aprobarse el acuerdo de pago, el mismo deberá ser avalado por el Comité de Conciliación del Instituto.
f. Disminución hasta del 25% de la liquidación y abono de las cesantías al Programa para destinarlos a educación, de acuerdo con la ley, siempre y cuando el servidor sólo tenga un crédito vigente del Programa.
g. Redistribución del porcentaje de cesantías, cuando el servidor posea dos créditos del Programa de Vivienda, el abono del cincuenta por ciento (50%) de las cesantías se aplicará de manera proporcional, esto es, 25% a cada uno de los créditos. No obstante, en caso de requerir una distribución diferente podrá solicitarlo al Comité de Vivienda presentado la debida justificación de la solicitud. Si el citado comité accede a la solicitud, se comunicará al servidor y a la Dirección de Talento Humano para que efectúe los trámites y los correspondientes ajustes en los documentos a que haya lugar.
h. Cambio de domicilio en primera vivienda antes del término previsto en la Política de Vivienda. Si se presenta alguna situación excepcional que implique la necesidad de los beneficiaros de cambiar de domicilio, antes del cumplimiento del plazo mínimo de permanencia, el servidor deberá elevar solicitud por escrito al Comité de Vivienda, pidiendo la autorización para el cambio, con la debida justificación y soportes.
En caso de que sea aprobada la solicitud y el cambio de domicilio incluya la necesidad de vender el inmueble antes del plazo estipulado, el beneficiario deberá constituir una hipoteca de primer grado, abierta y sin límite de cuantía sobre el nuevo inmueble que adquiera o sobre otro que cumpla con las condiciones necesarias y respalde eficaz y suficientemente el saldo del crédito para lo cual se hará el respectivo análisis por las dependencias competentes.
i. Otras situaciones que deban ser aprobadas por el Comité. Cuando se presente alguna situación particular relacionada con el Programa de Vivienda o excepciones que deba aprobar el Comité, deberá llevarse la situación debidamente documentada y justificada para que el Comité tome sus decisiones.
RESPONSABILIDADES DE LAS DEPENDENCIAS.
ARTÍCULO 32. RESPONSABILIDADES POR DEPENDENCIA. Cada dependencia intervendrá conforme a los roles definidos en el presente reglamento y sus actos administrativos complementarios. Las responsabilidades específicas de cada área, entre otras, son:
- Dirección de Talento Humano: Coordinar e impulsar el proceso en todas sus fases y adelantar todos los trámites internos relacionados con el Programa.
- Dirección Jurídica: Análisis jurídico de inmuebles, estudio de títulos, elaboración del contrato de mutuo, gestión del pagaré, modificaciones al contrato de mutuo, verificación documental para la firma de la escritura y cobro jurídico.
- Dirección Comercial: Realización de visita técnica, análisis de avalúos comerciales de los inmuebles y elaboración de informes.
- Gerencia de Riesgos: Ejecución del estudio SARLAFT.
- Dirección de Convenios y Cooperación: Gestión presupuestal y trámite del desembolso.
- Dirección de Crédito y Cartera: Consulta en centrales de riesgos, administración de la cartera de los exservidores, seguimiento del crédito, reporte de moras, gestión de acuerdos de pago, mientras se surte la transición a la Dirección de Talento Humano.
- Oficina de Control Interno: Acompañamiento y supervisión en la verificación de la destinación del crédito.
- Dirección de Operaciones o Área Competente: Guarda y custodia documental.
DISPOSICIONES FINALES.
ARTICULO 33. ADMINISTRACIÓN DE LA CARTERA DEL PROGRAMA. La Dirección de Talento Humano a través del secretario técnico del Comité del Programa, será responsable de administrar la cartera de los créditos de vivienda, incluyendo los otorgados a exservidores del IDEA, de conformidad con el procedimiento interno que se elabore para tal efecto.
PARÁGRAFO TRANSITORIO: La Dirección de Crédito y Cartera continuará con la administración de la cartera de los créditos otorgados a los exservidores, mientras que la Dirección de Talento Humano realiza los ajustes logísticos y tecnológicos necesarios para asumir esta función.
Tanto para la implementación de los ajustes requeridos como para la elaboración del procedimiento interno, la Dirección de Talento Humano dispondrá de un término de seis (6) meses, contados a partir de la publicación de la presente reglamentación.
ARTICULO 34. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. El presente acto administrativo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución No 0554-23 de 2023 y las demás que le sean contrarias.
Dada en Medellín, a los 22-08-2025
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
CATALINA GÓMEZ TORO
Gerente General
