RESOLUCIÓN 575 DE 2014
(septiembre 2)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA - IDEA
Por medio de la cual se adopta la segunda actualización de las tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA
EL GERENTE GENERAL DEL INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA – IDEA
en uso de sus atribuciones legales, y en especial de las conferidas por la Resolución de la H. Junta Directiva 006 del 03 de junio de 2014 y,
CONSIDERANDO
1. Que el Instituto para el Desarrollo de Antioquia -IDEA-, es un Establecimiento Público de carácter Departamental, descentralizado de fomento y desarrollo, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, creado por la Ordenanza 13 de 1964.
2. Que el Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA, reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.
3. Que el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, reglamentado por el Acuerdo del Archivo General de la Nación 004 del 15 de marzo de 2013, establece que es obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
4. Que mediante Acuerdo 004 del 25 de junio de 2005, el Consejo Departamental de Archivos de Antioquia aprobó las Tablas de Retención Documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia -IDEA-,
5. Que mediante Resolución de Gerencia 1645 del 7 de octubre de 2005, se adoptan las Tablas de Retención Documental del IDEA.
6. Que el primer proceso de actualización de las Tablas de Retención Documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, se llevó a cabo en el año 2009, cuando se produjeron cambios en la asignación de funciones de las Dependencias de la Entidad, y se aprobaron a través del Acta de Comité de Archivo 02 de junio 04 de 2009.
7. Que entre los años 2011 y 2012 se realizaron varias modificaciones a la estructura organizacional del IDEA, por lo cual fue necesario elaborar una segunda actualización de las de Tablas de Retención Documental, que reflejara todos los cambios en la producción documental derivados de las modificaciones estructurales y de funciones, y se aprobó a través del Acta de Comité Interno de Archivo 01 del 15 de febrero de 2013.
8. Que el artículo 14 del Acuerdo del Archivo General de la Nación 004 del 15 de marzo de 2013, establece que las Tablas de Retención Documental deberán actualizarse, entre otras razones cuando existan cambios en la estructura orgánica de la Entidad, cuando existan cambios en las funciones, cuando se generen nuevas series y tipos documentales.
9 Que el Instituto para el Desarrollo de Antioquia, mediante comunicación radicado (DEA 201320735 del 19 de febrero de 2013, envió al Consejo Departamental de Archivos de Antioquia, la segunda actualización de las Tablas de Retención Documental para su respectiva convalidación, de conformidad con lo establecido en el literal a) del artículo 10 del Acuerdo del Archivo General de la Nación 004 de 2013.
10. Que el Consejo Departamental de Archivos de Antioquia, mediante comunicación radicado IDEA 2013112351 del 23 de diciembre de 2013, emitió el concepto técnico con observaciones que no permitieron la aprobación de las Tablas de Retención Documental, e hizo devolución de las mismas, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 del Acuerdo del Archivo General de la Nación 004 de 2013.
11. Que el Instituto para el Desarrollo de Antioquia -IDEA-, de conformidad con lo establecido en el artículo 12 del Acuerdo del Archivo General de la Nación 004 de 2013, realizó los ajustes a la segunda actualización de las Tablas de Retención Documental acogiendo el concepto técnico emanado del Consejo Departamental de Archivos de Antioquia, y se aprobaron a través del Acta de Comité Interno de Archivo 01 del 21 de enero de 2014.
12. Que el Instituto para el Desarrollo de Antioquia, mediante comunicación radicado IDEA 2014200298 del 22 de enero de 2014, envió al Consejo Departamental de Archivos de Antioquia, la segunda actualización de las Tablas de Retención Documental ajustada, para su respectiva convalidación, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 del Acuerdo del Archivo General de la Nación 004 de 2013.
13. Que el Consejo Departamental de Archivos de Antioquia, mediante Acuerdo 001 del 5 de junio de 2014, aprobó la segunda actualización de las Tablas de Retención Documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia-IDEA-, y ordenó adoptarlas y aplicarlas internamente a través de la expedición de acto administrativo.
14. Que el artículo 8 del Acuerdo del Archivo General de la Nación 004 de 2013, establece que las Tablas de Retención Documental deben ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la Entidad.
Que, en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
PRIMERO. Adoptar y aplicar la segunda actualización de las Tablas de Retención Documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, las cuales fueron aprobadas por el Consejo Departamental de Archivos de Antioquia, mediante Acuerdo 001 del 5 de junio de 2014.
SEGUNDO. La responsabilidad por la organización, conservación, transferencia y consulta de las series documentales relacionados en la Tabla de Retención Documental de todas las Dependencias del Instituto para el Desarrollo de Antioquia -IDEA-, corresponde a cada uno de los jefes de las mismas.
TERCERO. La Tabla de Retención Documental deberá continuar su proceso de actualización cuando se evidencien los siguientes casos:
- Cuando existan cambios en la estructura orgánica del Instituto.
- Cuando existan cambios en el manual específico de funciones y competencias laborales para los empleos de la planta de personal del Instituto.
- Cuando el Instituto sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación.
- Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país, que infieran directamente en la gestión administrativa y la producción documental.
- Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos.
- Cuando se generen nuevas series y tipos documentales.
- Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y procedimientos que afecten la producción de documentos.
PARAGRAFO PRIMERO. Las Dependencias deberán informar mediante memorando a la Subgerencia de Servicios Administrativos, los casos que apliquen según su competencia, para proceder con la actualización de las Tablas de Retención Documental.
PARÁGRAFO SEGUNDO. La actualización de las Tablas de Retención Documental deberá surtir el proceso de aprobación por parte del Comité Interno de Archivo y Gestión Documental y deberán enviarse al Consejo Departamental de Archivos para su respectiva convalidación.
CUARTO. Publicar la segunda actualización de las Tablas de Retención Documental en la página web del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA (www.idea.qov.co)
QUINTO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
CÚMPLASE
Dada en Medellín, al 02 de septiembre de 2014
IVÁN MAURICIO PÉREZ SALAZAR
Gerente General
