ACUERDO 63 DE 2021
(diciembre 7)
Diario Oficial No. 51.891 de 17 de diciembre de 2021
INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR “MARIANO OSPINA PÉREZ”
Por el cual se aprueba el Nuevo Estatuto de Presupuesto del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior “Mariano Ospina Pérez” (Icetex).
LA JUNTA DIRECTIVA DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR “MARIANO OSPINA PÉREZ” (ICETEX),
en ejercicio de sus funciones legales y en especial, las conferidas por la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, el Decreto Reglamentario 1050 del 6 de abril de 2006, los numerales 3, 15 y 16 del artículo 19 del Acuerdo 013 de 2007 y
CONSIDERANDO:
Que, la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, transformó al Icetex en una Entidad Financiera de Naturaleza Especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional.
Que, según el artículo 7o de la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, la Junta Directiva es el máximo órgano de Dirección y Administración del Icetex y sus funciones se establecerían en el reglamento que para el efecto expida el Gobierno nacional.
Que, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 3o del Estatuto Orgánico de Presupuesto, compilado en el Decreto 111 de 1996, y en virtud de la naturaleza jurídica del Icetex, el presupuesto del Instituto no hace parte del Presupuesto General de la Nación.
Que, el Gobierno nacional mediante el numeral 15 del artículo 9o del Decreto Reglamentario 1050 del 6 de abril de 2006, facultó a la Junta Directiva del Icetex para “Aprobar y modificar el estatuto de presupuesto del Icetex, como entidad financiera de naturaleza especial”.
Que, de acuerdo con lo establecido en los numerales 3, 15 y 16 del artículo 19 del Acuerdo 013 del 21 de febrero de 2007 del Icetex, le compete a la Junta Directiva “Expedir los estatutos internos del Icetex, así como cualquier reforma que a estos se necesite introducir”.
Que, en concordancia con lo anterior, la Junta Directiva del Icetex en sesión del 27 y 28 de noviembre de 2019 aprobó el Estatuto de Presupuesto de la Entidad mediante el Acuerdo 029 del 28 de noviembre de 2019, el cual fue modificado por el Acuerdo 28 del 29 de junio de 2021 “por el cual se adopta el nuevo Manual de Contratación y las Políticas de Celebración y Ejecución de Acuerdos Estratégicos y deroga un artículo del Acuerdo 029 de 2019, por medio del cual se aprueba el Estatuto de Presupuesto, del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior (Icetex)”.
Que, en atención a la necesidad de generar herramientas o mecanismos que permitan dotar de certeza la gestión presupuestal de la entidad, se requieren introducir las siguientes modificaciones en el Nuevo Estatuto de Presupuesto: (i) dar claridad sobre el nivel de detalle de aprobación del presupuesto anual por parte de la Junta Directiva y la Resolución de Desagregación del presupuesto expedida por el Presidente; (ii) establecer las diferentes situaciones en que se puede dar la modificación presupuestal, bien sea acudiendo a la Junta Directiva, requiriendo la expedición de una nueva resolución de desagregación o mediante solicitud escrita suscrita por el Ordenador del Gasto dirigida al Coordinador del Grupo de Presupuesto; (iii) permitir que la Junta Directiva autorice, en el mismo acuerdo en el que aprueba el presupuesto anual al Presidente, un cupo anual de vigencias futuras para que estas sean afectadas mediante resolución, de conformidad con las solicitudes elevadas por las áreas requirentes de dichas vigencias; (iv) establecer una precisa excepción a la caducidad de las vigencias futuras, para lo cual se crea la figura de los procesos en curso, a efectos de permitir que se adelanten los procesos de selección competitivos más allá de la vigencia comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año, con unas precisas limitaciones, haciendo posible la satisfacción de las necesidades de contratación de la Entidad y respetando plenamente las normas presupuestales aquí establecidas; y, (v) la modificación del artículo referido a la guía metodológica, debido a que resulta más eficiente indicar que, las disposiciones presupuestales contenidas en el Estatuto de Presupuesto que se aprueba mediante este Acuerdo, serán implementadas siguiendo los procedimientos presupuestales establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad del Instituto. Así mismo, se evidenció la necesidad de articular las normas presupuestales con las modificaciones introducidas por el Nuevo Manual de Contratación sobre la materia. En consecuencia, los motivos descritos anteriormente justifican la expedición de un Nuevo Estatuto de Presupuesto.
Que, en vista de la necesidad de facilitar la consulta del Estatuto de Presupuesto, brindado seguridad jurídica a los operadores y destinatarios de las normas presupuestales que gobiernan el Icetex, se optó por la expedición de un Nuevo Estatuto de Presupuesto que compile las normas aplicables correspondientes.
Que, de acuerdo con el documento Conpes 3816 de 2014, la política de Mejora Normativa tiene como objetivo promover el uso de herramientas y buenas prácticas regulatorias, a fin de lograr que las normas expedidas por la Rama Ejecutiva del Poder Público, en los órdenes nacional y territorial, revistan los parámetros de calidad técnica y jurídica; resultando eficaces, eficientes, transparentes, coherentes y simples en su aplicación. En este sentido, el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, Mariano Ospina Pérez (Icetex) se compromete a promover la calidad en la producción de las normas, su impacto, la racionalización del inventario normativo, la participación y consulta pública en el proceso de elaboración de las normas, al igual que la defensa y la divulgación del ordenamiento jurídico atinente a la entidad.
Que, conforme con el numeral 8 del artículo 8o del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el presente Acuerdo y sus documentos anexos fueron publicados para comentarios de los ciudadanos por un término de cinco (5) días hábiles entre el 16 y el 22 de noviembre de 2021 en el link:
h t t p s: / / p o r t a l. i c e t e x. g o v. c o / P o r t a l / H o m e / a t e n c i o n - a l - c i u d a d a n o / participaci%C3%B3n-ciudadana/mecanismos-de-participacion.
Que, resultado de la publicación para comentarios, en cumplimiento del ejercicio de participación ciudadana, no se recibieron observaciones al Acuerdo o sus documentos anexos por parte de la ciudadanía.
Que, la Junta Directiva extraordinaria virtual de fecha 3, 6 y 7 de diciembre de 2021, aprobó el Nuevo Estatuto de Presupuesto del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior “Mariano Ospina Pérez” (Icetex), conforme a la información presentada por la Vicepresidencia Financiera y los comentarios recibidos por las diferentes dependencias de la entidad.
Que, en mérito de lo expuesto,
ACUERDA:
I. ASPECTOS GENERALES
ARTÍCULO 1o. OBJETO. El presente Acuerdo constituye el Nuevo Estatuto de Presupuesto del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, Mariano Ospina Pérez (Icetex), el cual regulará lo correspondiente a la planeación, elaboración, conformación y aprobación, desagregación, modificación, ejecución y control al presupuesto.
ARTÍCULO 2o. INSTRUMENTOS DE GESTIÓN PRESUPUESTAL. Son aquellos que permiten planear y ejecutar adecuadamente los recursos de la Entidad, en concordancia con la misión y visión definidas, los objetivos y las metas previstas.
Se consideran instrumentos de gestión presupuestal los siguientes:
Plan Estratégico: Es el instrumento de gestión mediante el cual se identifican las bases estratégicas que le dan a la Entidad los lineamientos para permitirle cumplir con los objetivos definidos en los estatutos.
Plan Financiero: Es un instrumento de planificación y gestión de mediano plazo, que permite orientar y organizar los gastos e inversiones de la Entidad basados en proyecciones de ingresos y gastos.
Presupuesto Anual: Es el instrumento de planificación y gestión de corto plazo que contiene los estimativos de ingresos y egresos del año, con el fin de garantizar el funcionamiento normal para el cumplimiento de los objetivos y las metas previstas.
Flujo Anual de Caja: La planeación y control a la ejecución de gastos del Presupuesto Anual se hará mediante Flujo Anual de Caja, instrumento que permitirá identificar el monto máximo mensual de recursos disponibles y de pagos.
II. PRINCIPIOS DEL SISTEMA PRESUPUESTAL
ARTÍCULO 3o. PRINCIPIOS. Los principios del sistema presupuestal corresponden a los lineamientos básicos sobre los cuales se desenvuelve la gestión presupuestal y le dan consistencia. En el caso de la Entidad se aplicarán: legalidad, planificación, anualidad, universalidad, unidad de caja, especialización y programación integral.
Legalidad. En el presupuesto de la Entidad solo podrán incluirse ingresos o gastos que estén debidamente autorizados de conformidad con las normas legales vigentes o amparadas en providencias judiciales.
Planificación. El Presupuesto Anual deberá guardar concordancia con los contenidos del Plan Financiero, Plan Estratégico y el Flujo Anual de Caja.
Anualidad. El año fiscal comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Corresponde al período en el cual se comprometen y ejecutan las apropiaciones presupuestales, fecha después de la cual no se podrá asumir compromisos con cargo a las apropiaciones y a los cupos aprobados de vigencias futuras. Los saldos de apropiación y los cupos de vigencias futuras no comprometidos o ejecutados caducarán, salvo lo previsto en el artículo 26 del presente Estatuto.
Universalidad. El presupuesto anual contendrá la totalidad de los ingresos y egresos que se espera realizar durante la vigencia fiscal respectiva. En consecuencia, ningún funcionario podrá efectuar gastos ni erogaciones con cargo a los recursos de la Entidad para fines no previstos en el presupuesto.
Unidad de Caja. Con el recaudo de todos los ingresos y recursos de capital se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el Presupuesto Anual. Se exceptúan los ingresos que tengan destinación específica y las restricciones de carácter contractual que establezca el titular del respectivo recurso.
Especialización. Las apropiaciones deben referirse al objeto, funciones y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas.
Programación Integral. El presupuesto deberá contemplar simultáneamente los ingresos y egresos que las exigencias técnicas y administrativas demanden como necesarios para su ejecución y operación, de conformidad con los procedimientos y normas legales vigentes.
PARÁGRAFO. Las afectaciones al presupuesto se harán teniendo en cuenta la prestación principal originada en los compromisos que se adquieran y con cargo al mismo rubro se cubrirán los demás costos inherentes o accesorios.
III. COMPOSICIÓN DEL PRESUPUESTO
ARTÍCULO 4o. COMPOSICIÓN. El presupuesto se compone de las siguientes partes: presupuesto de ingresos, presupuesto de gastos y de inversión, disponibilidad final y disposiciones generales.
Presupuesto de Ingresos: Comprende la disponibilidad inicial, los ingresos operacionales, los no operacionales y los Aportes de la Nación.
a) <Literal modificado por el artículo 1 del Acuerdo 19 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> La disponibilidad inicial, corresponde al saldo de caja, bancos e inversiones temporales, descontando los recursos que pertenecen a terceros estimados a 31 de diciembre del año en curso.
Para la realización del ajuste del monto definitivo, se procederá de conformidad con lo dispuesto en la “Guía para la liquidación de la disponibilidad inicial presupuestal para cada vigencia fiscal”. Este ajuste incluirá todas aquellas partidas que ingresen posterior a la última modificación de presupuesto aprobada por parte de la Junta Directiva para la vigencia inmediatamente anterior.
La Junta Directiva faculta al Presidente del ICETEX para incorporar la actualización de recursos de la disponibilidad inicial en desarrollo de lo establecido para cada vigencia fiscal, mediante acto administrativo de modificación al presupuesto y actualización a la desagregación, una vez aprobado el cierre financiero de la vigencia anterior.
PARÁGRAFO: La incorporación de la actualización de la “disponibilidad inicial” en el presupuesto del ICETEX realizada por el Presidente de ICETEX mediante acto administrativo, será informada a la Junta Directiva con posterioridad.
b) Los ingresos presupuestales operacionales se clasificarán en: recaudo directo de cartera, ingresos por administración de fondos, rendimientos financieros y otros ingresos operacionales.
c) Los ingresos presupuestales no operacionales, se clasificarán en recursos del crédito externo o interno, recursos de terceros y otros ingresos no operacionales.
d) Los Aportes de la Nación, se clasifican de acuerdo como sean asignados al Icetex en el Presupuesto General de la Nación.
<Inciso adicionado por el artículo 1 del Acuerdo 19 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Los Aportes de la Nación, que serán incorporados al presupuesto del ICETEX son aquellas partidas que se determinen dentro de la cadena de valor del proyecto de inversión con destino al ICETEX, que son transferidas a través del Ministerio de Educación Nacional y que están relacionadas con el Programa de Crédito Educativo para líneas de crédito propias reembolsables del ICETEX.
El Presupuesto de Gastos y de Inversión: Estará constituido por los gastos presupuestales operacionales, gastos presupuestales no operacionales y el presupuesto de inversión.
a) Los gastos presupuestales operacionales, se clasificarán en gastos administrativos, gastos de operación y servicios, y otros gastos operacionales.
b) Los gastos presupuestales no operacionales, incluirán el servicio de la deuda y otros gastos no operacionales.
c) El presupuesto de inversión se clasificará a nivel de programas, y si se requiere, a nivel de proyectos.
Disponibilidad Final: Corresponde a la diferencia entre la disponibilidad inicial más el total del Presupuesto de Ingresos menos el total del Presupuesto de Gastos y de Inversión.
Disposiciones Generales: Corresponden a las normas tendientes a asegurar la correcta ejecución del Presupuesto Anual, las cuales regirán únicamente durante el año fiscal para el cual se expidan.
IV. PROGRAMACIÓN, APROBACIÓN, DESAGREGACIÓN Y MODIFICACIÓN DEL PRESUPUESTO.
ARTÍCULO 5o. PROGRAMACIÓN. Corresponde a la Vicepresidencia Financiera coordinar con la Secretaría General y la Oficina Asesora de Planeación, la elaboración del proyecto anual de presupuesto.
Las áreas de la Entidad deberán enviar a la Oficina Asesora de Planeación el Anteproyecto de Presupuesto del área, antes del 30 de septiembre.
ARTÍCULO 6o. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO. La Oficina Asesora de Planeación, en coordinación con las Vicepresidencias, Secretaría General y demás dependencias, elaborará el anteproyecto de presupuesto anual de la Entidad y coordinará los trámites necesarios para su aprobación y modificación, previa validación de la Vicepresidencia Financiera.
La Oficina Asesora de Planeación elaborará el Plan Financiero, con fundamento en el análisis histórico de los ingresos efectivamente recaudados, proyectando anualmente los montos que se esperan recaudar. Para la proyección de los gastos, se considerarán las necesidades de la administración para cumplir su objeto, funciones, programas y proyectos. Todo lo anterior, con la debida validación por parte de la Vicepresidencia Financiera.
ARTÍCULO 7o. APROBACIÓN. <Artículo modificado por el artículo 2 del Acuerdo 19 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> El Representante Legal deberá presentar antes del 30 de noviembre el proyecto del Presupuesto Anual a la Junta Directiva para su consideración y posterior aprobación. El presupuesto se aprobará antes del 31 de diciembre de cada año.
El presupuesto anual se aprobará por parte de la Junta Directiva de acuerdo con el siguiente nivel de detalle:
ACUERDO No. Por el cual se modifica parcialmente el Acuerdo 63 de 2021 “Por el cual se aprueba el Nuevo Estatuto de Presupuesto del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior “Mariano Ospina Pérez” – ICETEX” ARTÍCULO 2. Modificar el Artículo 7 del Acuerdo 63 de 2021, el cual quedará así: Artículo 7o. Aprobación. El Representante Legal deberá presentar antes del 30 de noviembre el proyecto del Presupuesto Anual a la Junta Directiva para su consideración y posterior aprobación. El presupuesto se aprobará antes del 31 de diciembre de cada año. El presupuesto anual se aprobará por parte de la Junta Directiva de acuerdo con el siguiente nivel de detalle: PRESUPUESTO DE INGRESOS DISPONIBILIDAD INICIAL INGRESOS DE LA VIGENCIA INGRESOS OPERACIONALES RECAUDO DIRECTO DE CARTERA INGRESOS POR FONDOS EN ADMINISTRACIÓN RENDIMIENTOS FINANCIEROS OTROS INGRESOS OPERACIONALES INGRESOS NO OPERACIONALES RECURSOS DE CRÉDITO EXTERNO O INTERNO RECURSOS DE TERCEROS OTROS INGRESOS NO OPERACIONALES RESERVAS PATRIMONIALES EMISIONES DE TÍTULOS DE DEUDA APORTES DE LA NACIÓN APORTES INVERSIÓN ICETEX PPTO GASTOS E INVERSION + DISPONIBILIDAD FINAL PRESUPUESTO DE GASTOS Y DE INVERSIÓN GASTOS OPERACIONALES GASTOS ADMINISTRATIVOS GASTOS DE OPERACIÓN Y SERVICIOS OTROS GASTOS OPERACIONALES GASTOS NO OPERACIONALES SERVICIO DE LA DEUDA OTROS GASTOS NO OPERACIONALES PRESUPUESTO DE INVERSIÓN PROGRAMA DE CRÉDITOS EDUCATIVOS PROGRAMA MODERNIZACIÓN Y TRANSFORMACIÓN DISPONIBILIDAD FINAL
ARTÍCULO 8o. MODIFICACIÓN DEL PROYECTO. Cuando a juicio de la Junta Directiva hubiere necesidad de modificar el proyecto de Presupuesto Anual, lo devolverá al Representante Legal a más tardar la primera semana de diciembre, para que se efectúen los ajustes pertinentes.
ARTÍCULO 9o. NO PRESENTACIÓN DEL PROYECTO. Si el Proyecto de Presupuesto Anual no hubiere sido presentado a la Junta Directiva dentro del plazo señalado en el presente Estatuto, la Junta Directiva mediante Acuerdo repetirá el Presupuesto definitivo de la anualidad actual. Este Acuerdo se expedirá a más tardar el 31 de diciembre de la vigencia fiscal en curso.
En la repetición deberán excluirse los ingresos aforados por una sola vigencia y reducidos los gastos que se estaban financiando con los mismos.
PARÁGRAFO. Esta operación se realizará sin detrimento de las responsabilidades administrativas que puedan tener los funcionarios de la Entidad por esta situación.
ARTÍCULO 10. NO APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO. Si el proyecto de presupuesto no fuere aprobado por la Junta Directiva dentro del plazo fijado, regirá para la siguiente anualidad el proyecto que el Representante Legal haya presentado oportunamente.
En este caso, el Presupuesto Anual se deberá aprobar mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal.
El Secretario de la Junta Directiva dará a conocer a todas las áreas el acto administrativo mediante el cual se aprobó el Presupuesto Anual de la Entidad.
ARTÍCULO 11. PRESUPUESTO DEFINITIVO. Por presupuesto definitivo se entenderá el presupuesto debidamente aprobado, según lo establecido en este Estatuto, incluyendo todas las modificaciones que hayan sido efectuadas.
ARTÍCULO 12. DESAGREGACIÓN. El Presidente expedirá el acto administrativo que contemple el nivel de detalle de clasificación presupuestal que deba atender la resolución de desagregación y como mínimo deberá contemplar el nivel de detalle consagrado en el presupuesto anual aprobado por la Junta Directiva.
Corresponde al Representante Legal de la Entidad o a su delegado, expedir el acto administrativo mediante el cual se desagrega el presupuesto aprobado por la Junta Directiva.
El acto administrativo de desagregación del presupuesto deberá ser expedido antes del 31 de diciembre para que rija a partir del 1 de enero del siguiente año.
Los programas o proyectos del presupuesto de inversión se desagregarán por tipo de gasto específico.
ARTÍCULO 13. MODIFICACIONES. Las modificaciones al Presupuesto Anual son las adiciones, traslado y reducciones.
Las adiciones y reducciones deberán ser aprobadas por la Junta Directiva con fundamento en las solicitudes que presente la administración.
Los traslados que no representen ajustes al monto de los rubros autorizados por la Junta Directiva tendrán aprobación del Presidente del Icetex. Una vez aprobados, se debe actualizar el acto administrativo de desagregación del presupuesto anual.
Las modificaciones de adición, traslado y reducciones que se presenten ante la Junta Directiva requieren previamente una certificación expedida por el Coordinador del Grupo de presupuesto o quien haga sus veces, en la que se señale que los recursos están libres de afectación, o que no han sido incorporados al presupuesto anual para ser adicionados.
Modificaciones presupuestales:
Adición. Cuando durante la ejecución del Presupuesto de Gastos y de Inversión se hiciere indispensable incrementar el monto de las apropiaciones, para complementar las insuficientes, ampliar los servicios existentes o establecer nuevos servicios, entre otros, el Representante Legal deberá presentar la solicitud para su aprobación a la Junta Directiva, estableciendo en forma clara y precisa el recurso que ha de servir de base para su apertura y con el cual se incrementa el Presupuesto de Ingresos.
Traslado. Corresponde a la Junta Directiva, autorizar los traslados que modifiquen los montos en los rubros inicialmente aprobados, con fundamento en las solicitudes presentadas por el Representante Legal.
En caso de traslados que representen modificaciones a la resolución de desagregación y que no modifiquen los montos en los rubros inicialmente aprobados por la Junta Directiva, no será necesario acudir a este órgano colegiado y bastará con la aprobación del Presidente del Icetex. Su ejecución se realizará una vez se actualice la resolución de desagregación.
Los traslados presupuestales que no representen modificaciones en los montos de los rubros contemplados en la resolución de desagregación se solicitarán por el área requirente mediante memorando al Coordinador del Grupo Presupuesto o a quien haga sus veces y donde se señale el fundamento de dicha solicitud.
Reducción. En cualquier mes del año, el Representante Legal deberá reducir parcialmente las apropiaciones presupuestales cuando se estime que el Presupuesto de Ingresos del año pueda ser inferior al total de los compromisos. En tales casos el Representante Legal someterá a condiciones especiales la asunción de nuevos compromisos.
Una vez aprobada la solicitud de modificación por parte de la Junta Directiva, el Representante Legal deberá actualizar la Resolución de desagregación del Presupuesto Anual, para lo cual podrá valerse de la certificación expedida por la Secretaría Técnica o el acta de la correspondiente sesión de la Junta Directiva en la que conste la modificación.
V. EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
ARTÍCULO 14. EJECUCIÓN DE INGRESOS. Para la ejecución de los ingresos operacionales y no operacionales se tendrán en cuenta el recaudo efectivo de los recursos de la Entidad y su registro en los aplicativos transaccionales y financieros.
ARTÍCULO 15. EJECUCIÓN DE GASTOS. La ejecución de gastos comprende desde la afectación al presupuesto, la asunción de los compromisos y termina con la recepción del bien o prestación del servicio, y en los demás eventos, con el cumplimiento de los requisitos que hagan exigible su respectivo pago.
ARTÍCULO 16. APROPIACIONES. Las apropiaciones son autorizaciones máximas de gasto que pueden comprometerse durante la anualidad respectiva. Después del 31 de diciembre de cada año las apropiaciones no podrán adicionarse, ni transferirse, ni contracreditarse, ni comprometerse.
ARTÍCULO 17. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. Es el documento con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos, expedido por el Coordinador del Grupo de Presupuesto.
Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el registro del compromiso correspondiente. En consecuencia, deberá llevarse un registro de estas operaciones que permita determinar los saldos de apropiación disponible para asumir nuevos compromisos.
Liberación. El saldo no utilizado parcial o totalmente del Certificado de Disponibilidad Presupuestal deberá ser liberado, de acuerdo con la solicitud expresa del ordenador del gasto o conforme con lo establecido en las cláusulas contractuales.
ARTÍCULO 18. REGISTRO PRESUPUESTAL DE COMPROMISO. Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que esta no se será desviada a ningún otro fin.
El Coordinador del Grupo de Presupuesto, será el responsable de efectuar el registro presupuestal correspondiente en los términos y con el cumplimiento de los requisitos establecidos en las normas legales.
Todos los compromisos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados disponibilidad presupuestal previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos.
Los compromisos sobre apropiaciones financiadas con rentas provenientes de contratos, convenios o empréstitos, sólo se podrán asumir cuando estos se hayan perfeccionado.
ARTÍCULO 19. REGISTRO PRESUPUESTAL DE LA OBLIGACIÓN. Es la operación mediante la cual se reconoce una obligación previa al desembolso de los recursos una vez recibidos los bienes y servicios objeto de gasto con cumplimiento de las formalidades establecidas en las normas vigentes.
ARTÍCULO 20. PROHIBICIÓN. Prohíbase tramitar obligaciones que afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos. El Representante Legal y el funcionario que ordene el gasto o en quienes estos hayan delegado, responderán disciplinariamente, sin perjuicio de las demás responsabilidades personales establecidas en la Constitución o en la Ley.
ARTÍCULO 21. Las obligaciones de compromisos legalmente adquiridos de vigencias anteriores que no hayan sido pagadas se deberán pagar con cargo al presupuesto vigente en el mismo rubro presupuestal.
En todo caso el área requirente, deberá contar con la disponibilidad presupuestal en la vigencia en curso, para atender las obligaciones de que trata el presente artículo.
VI. VIGENCIAS FUTURAS
ARTÍCULO 22. Cuando se requiera asumir compromisos que cubran varias vigencias fiscales, se deberá obtener previamente la autorización de vigencias futuras por parte de la Junta Directiva. Para su autorización se deberá presentar la respectiva justificación técnico económica del área solicitante y el certificado de disponibilidad presupuestal de los recursos que se van a comprometer durante la vigencia en curso, cuando a ello hubiere lugar.
Así mismo, la Junta Directiva podrá autorizar que se asuman compromisos que afecten los presupuestos de vigencias futuras sin apropiación en el presupuesto del año en el que se concede la autorización y cuya ejecución se inicia dentro de la vigencia fiscal siguiente a la que se concede. En todo caso, el compromiso que se adquiera con cargo a dichas vigencias futuras deberá suscribirse a más tardar el 31 de diciembre del año en el que fueron aprobadas, salvo lo previsto para los procesos de contratación en curso regulados por el artículo 27 del Estatuto de Presupuesto.
ARTÍCULO 23. AUTORIZACIONES. Las autorizaciones para comprometer vigencias futuras podrán otorgarse por parte de la Junta Directiva simultáneamente con la aprobación del Presupuesto anual de la Entidad.
ARTÍCULO 24. CUPO DE VIGENCIAS FUTURAS. <Artículo modificado por el artículo 3 del Acuerdo 19 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Durante cada vigencia fiscal, al momento de aprobar el presupuesto anual del ICETEX según lo establecido en el artículo 7 del presente Estatuto, la Junta Directiva podrá autorizar al Presidente de la entidad, un cupo de hasta el 5% de la suma del presupuesto inicial aprobado para los rubros de Gastos operacionales e inversiones del Programa de Modernización y Transformación, para asumir compromisos con cargo a vigencias futuras que se extiendan máximo hasta 31 de diciembre de la vigencia inmediatamente siguiente.
ARTÍCULO 25. CUMPLIMIENTO VIGENCIAS FUTURAS. Durante cada año se deberán incluir en los proyectos de presupuesto las asignaciones necesarias para darle cumplimiento a las vigencias futuras autorizadas.
PARÁGRAFO: El valor de los compromisos adquiridos para cada anualidad, así como los valores ejecutados, deberán sujetarse al valor previsto para cada vigencia de acuerdo con el certificado de cupo autorizado de vigencia futura expedido.
En el evento que se advierta de forma previa a la suscripción del contrato o durante la ejecución de este, que los valores a ejecutar durante cada vigencia no se ajusten a los valores aprobados para cada anualidad conforme al certificado de cupo autorizado de vigencia futura, el área requirente deberá solicitar a la Junta Directiva la modificación de las vigencias futuras autorizadas, en los términos del artículo 28 del Estatuto de Presupuesto y adelantar el trámite respectivo.
ARTÍCULO 26. CADUCIDAD VIGENCIAS FUTURAS. Los cupos anuales autorizados para asumir compromisos de vigencias futuras no utilizados a 31 de diciembre de cada año caducan, salvo las expresas excepciones contempladas en este Estatuto.
ARTÍCULO 27. EXCEPCIÓN A LA CADUCIDAD DE LAS VIGENCIAS FUTURAS. Establézcase como única excepción a la caducidad de las vigencias futuras, en los términos del artículo 26 del Estatuto de Presupuesto.
1. Procesos de contratación en curso. En los eventos en que se encuentre en trámite un proceso de selección competitivo con todos los requerimientos legales en una vigencia determinada y el compromiso presupuestal se efectúe en la vigencia fiscal siguiente, el contrato se atenderá con el presupuesto de esta última vigencia, según lo previsto en el certificado de cupo autorizado de vigencia futura. Para este propósito, deberán tenerse en cuenta los siguientes lineamientos.
1.1. El valor del contrato no deberá superar el valor del certificado de cupo autorizado de vigencias futuras para cada una de las vigencias. En caso que lo supere o modifique, el área requirente deberá solicitar a la Junta Directiva la modificación de las vigencias futuras autorizadas, en los términos del artículo 28 del Estatuto de Presupuesto y adelantar el trámite respectivo.
1.2. El plazo máximo para la adjudicación de los procesos de contratación en curso será el 31 de marzo de la siguiente vigencia a la cual este proceso tuvo inicio.
ARTÍCULO 28. MODIFICACIÓN DE VIGENCIAS FUTURAS. Las autorizaciones de vigencias futuras podrán modificarse por parte de la Junta Directiva reprogramándolas, adicionándolas o reduciéndolas en valor o en plazo.
ARTÍCULO 29. REGISTRO Y CONTROL. <Artículo modificado por el artículo 4 del Acuerdo 19 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> En cada anualidad, el Grupo de Presupuesto registrará los compromisos adquiridos con cargo a las autorizaciones de vigencias futuras y llevará la relación de las autorizaciones de vigencias futuras y de la ejecución de los compromisos asumidos con car go a las mismas.
Le corresponde al ordenador del gasto solicitar la liberación de los recursos de Vigencias Futuras que no se vayan a utilizar, una vez se materialicen las circunstancias que la originaron.
VII. SEGUIMIENTO FINANCIERO
ARTÍCULO 30. SEGUIMIENTO FINANCIERO. Es competencia de la Oficina Asesora de Planeación efectuar el seguimiento a la ejecución acorde con la programación del Presupuesto Anual, en cuanto permite evaluar las tendencias de cada rubro presupuestal, para tener elementos de juicio en la formulación de operaciones presupuestales de la vigencia y en el Presupuesto Anual del año siguiente.
El Coordinador del Grupo de Presupuesto, remitirá a la Oficina Asesora de Planeación y a la Oficina de Control Interno, así como a todas las áreas ejecutoras del Presupuesto, un informe mensual de la Ejecución del Presupuesto Anual después del cierre financiero del mes, o parcial cuando el Representante Legal lo requiera.
VIII. FLUJO ANUAL DE CAJA
ARTÍCULO 31. FLUJO ANUAL DE CAJA. El control a la ejecución de los gastos y de los programas de inversión del Presupuesto Anual se hará a través del Flujo Anual de Caja. Este es el instrumento mediante el cual se proyectan los fondos disponibles y los pagos mensuales de la Entidad, en lo que se refiere a sus propios ingresos con el fin de cumplir sus compromisos.
PARÁGRAFO 1o. El Flujo Anual de Caja estará clasificado en el mismo nivel de detalle del Presupuesto Anual aprobado por la Junta Directiva. Será proyectado por la Dirección de Tesorería de la Vicepresidencia Financiera, con apoyo de la Oficina Asesora de Planeación, en el mes de diciembre y se aprobará mediante acto administrativo del Representante Legal o de quien delegue.
PARÁGRAFO 2o. El Comité de Activos y Pasivos será el órgano responsable de la administración, seguimiento y gestión de la ejecución mensual del Flujo de Caja.
IX. OTRAS DISPOSICIONES
ARTÍCULO 32. CAJAS MENORES. La Junta Directiva autoriza al Representante Legal o a quien delegue la aprobación del número y la cuantía máxima de las Cajas Menores de la Entidad.
El Representante Legal o quien sea delegado, será el competente para expedir el acto administrativo que regirá la constitución y funcionamiento de las cajas menores, en la cual se indique la cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar y el rubro presupuestal a afectar.
La ordenación del gasto de las cajas menores de la Entidad está en cabeza del Representante Legal, quien podrá delegarla mediante resolución.
ARTÍCULO 33. ERRORES DE TRANSCRIPCIÓN Y ARITMÉTICOS. El Representante Legal realizará a través de acto administrativo las aclaraciones y correcciones de leyenda necesarias para enmendar los errores de transcripción y aritméticos que figuren en el Presupuesto Anual.
ARTÍCULO 34. PROCEDIMIENTOS PRESUPUESTALES. Las áreas interesadas en adelantar cualquier actividad de carácter presupuestal deberán atender los procedimientos presupuestales establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad, para instrumentalizar las disposiciones del presente Estatuto de Presupuesto.
ARTÍCULO 35. APORTES DE LA NACIÓN. <Artículo modificado por el artículo 5 del Acuerdo 19 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Los recursos de la Nación destinados a créditos reembolsables se incluirán en el presupuesto del ICETEX, discriminando el objeto del gasto para los cuales fueron creados.
Los recursos de la Nación transferidos a través de convenios no se incluirán en el presupuesto propio del ICETEX, debido a que estos son transferidos al fondo objeto para el cual fueron creados, por lo tanto, se registrarán mediante la contabilidad de los fondos constituidos para tal efecto.
PARÁGRAFO: Los recursos de la Nación estimados en la cadena de valor remitida por el Ministerio de Educación Nacional que son transferidos al fondo objeto para el cual fueron creados y que no hacen parte del presupuesto propio del ICETEX, serán informados a la Junta Directiva acorde a lo reportado en la programación del Ministerio de Educación Nacional.
ARTÍCULO 36. RECURSOS DE TERCEROS. Las disposiciones contenidas en el presente estatuto no regirán para la administración y ejecución de los recursos de terceros, es decir, aquellos recursos provenientes de los Fondos en Administración y de los Títulos de Ahorro Educativo TAE.
ARTÍCULO 37. APROPIACIONES DEL SERVICIO DE LA DEUDA. Los gastos que sean necesarios para la administración, consecución y servicio de las operaciones de empréstito, las propias del manejo de la deuda, las operaciones conexas y las demás relacionadas con los recursos del empréstito serán atendidas con cargo a las apropiaciones del Servicio de la Deuda.
Cuando exista apropiación presupuestal en el Servicio de la Deuda podrán efectuarse anticipos en el pago de los contratos de empréstito.
ARTÍCULO 38. FALLOS Y TUTELAS. El Icetex deberá pagar los fallos de tutela con cargo al rubro que corresponda a la naturaleza del negocio fallado. Para pagarlas se deben efectuar los traslados presupuestales requeridos. Con cargo al rubro Sentencias y Conciliaciones se podrán pagar todos los gastos originados en los tribunales de Arbitramento.
ARTÍCULO 39. SERVICIOS PERSONALES. Las obligaciones por concepto de Servicios Personales Asociados a la Nómina, Contribuciones Inherentes a la Nómina, Servicios Públicos, Comunicaciones, Transporte y los Impuestos, se pueden pagar con cargo al presupuesto vigente cualquiera sea el año de su causación.
ARTÍCULO 40. COMUNICACIONES. El presente Acuerdo deberá ser comunicado a través de la Secretaría General del Icetex a la Vicepresidencia de Fondos en Administración, Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología, Vicepresidencia Financiera, Vicepresidencia de Crédito y Cobranza, Oficina de Riesgos, Oficina Asesora de Planeación, Oficina Comercial y Mercadeo, Oficina de Relaciones Internacionales y Oficina Asesora de Comunicaciones.
ARTÍCULO 41. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición, y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Acuerdo 029 del 28 de noviembre de 2019 proferido por la Junta Directiva.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dado en Bogotá, D. C., a 7 de diciembre de 2021.
El Presidente de Junta Directiva,
José Maximiliano Gómez Torres.
La Secretaria Técnica de Junta Directiva,
Margareth Sofía silva Montaña