CIRCULAR EXTERNA 19 DE 2021

(octubre 7)

Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 599 de 8 de octubre de 2021

Señores

REPRESENTANTES LEGALES Y MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LAS ENTIDADES VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA AUTORIZADAS PARA EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD DE ASESORÍA Y ORGANISMOS DE AUTORREGULACIÓN DEL MERCADO DE VALORES

Referencia: Instrucciones relativas al desarrollo de la actividad de asesoría en el mercado de valores, criterios para la clasificación de productos simples o complejos y su distribución, y requisitos para la implementación de herramientas tecnológicas para el suministro de recomendaciones profesionales

Respetados señores:

De conformidad con las modificaciones establecidas por el Decreto 661 de 2018, incorporado en el Decreto 2555 de 2010, y en aras de promover un adecuado desarrollo de la actividad de asesoría y suministro de información a los inversionistas por parte de las entidades vigiladas autorizadas para desarrollar esa actividad, esta Superintendencia encuentra pertinente instruir a las entidades sobre el desarrollo de dicha actividad.

En desarrollo de lo anterior, esta Superintendencia por medio de la presente Circular imparte instrucciones para la clasificación de los productos como simples o complejos, buscando que mediante esta clasificación se determinen los inversionistas destinatarios de los mismos, atendiendo a sus necesidades y objetivos de inversión. Igualmente, y con la finalidad de promover la profundización y modernización del mercado de valores, imparte las instrucciones que deberán cumplir las entidades vigiladas que utilicen herramientas tecnológicas para el suministro de recomendaciones profesionales.

Adicionalmente y con el propósito de que las personas naturales estén idóneamente preparadas para desarrollar esa actividad y brindar asesoría través de las entidades vigiladas, es necesario impartir instrucciones para que los organismos de autorregulación del mercado de valores realicen los ajustes regulatorios y operativos necesarios, en desarrollo de las obligaciones que les asisten como organismos de autorregulación encargados de las funciones de certificación y responsables de la supervisión y disciplina de sus miembros autorregulados respecto de sus operaciones de intermediación de valores en desarrollo de las cuales deben brindar asesoría a sus clientes.

En consecuencia, este Despacho, en ejercicio de sus facultades legales y, en particular, las establecidas en los artículos 2.40.2.1.2, 2.40.2.1.3, 2.40.5.1.1 del Libro 40 de la Parte 2, el numeral 1° del artículo 7.3.1.1.2, los numerales 4° y 5° del artículo 7.4.1.1.4, el artículo 7.4.1.1.5, y los numerales 4º y 5º del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, imparte las siguientes instrucciones:

PRIMERA. Adicionar el Capítulo IV al Título II de la Parte III de la Circular Básica Jurídica relativo a la actividad de asesoría en el mercado de valores. <ANEXO 5>

SEGUNDA. Modificar el subnumeral 2.2.1 del Capítulo I del Título II de la Parte II de la Circular Básica Jurídica referente a las normas y principios a considerar en la celebración de negocios fiduciarios. <ANEXO 1>

TERCERA. Modificar el subnumeral 4.1 del Capítulo II del Título II de la Parte III de la Circular Básica Jurídica relacionado con el cumplimiento de los deberes de los intermediarios de valores respecto de contrapartes en el mercado mostrador que tengan la calidad de clientes inversionistas. <ANEXO 4>

CUARTA. Modificar el numeral 1 del Capítulo I del Título II de la Parte III de la Circular Básica Jurídica relativo a las reglas generales aplicables a la intermediación de valores. <ANEXO 3>

QUINTA. Modificar el numeral 5 del Capítulo I del Título III de la Parte III de la Circular Básica Jurídica relacionado con la asesoría y el deber de información en operaciones de adquisición de acciones cuando el emisor actúe como depositante directo. <ANEXO 6>

SEXTA. Modificar los numerales 3 y 5 del Capítulo III del Título III de la Parte III de la Circular Básica Jurídica relativo a los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes. <ANEXO 7>

SÉPTIMA. Modificar el numeral 1 del Capítulo III del Título V de la Parte III de la Circular Básica Jurídica relacionado con el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores – RNPMV. <ANEXO 8>

OCTAVA. Modificar los numerales 2 y 3 del Capítulo V del Título VI de la Parte III de la Circular Básica Jurídica relativos a la distribución de fondos de inversión colectiva. <ANEXO 9>

NOVENA. Adicionar el numeral 6 al Capítulo VI del Título III de la Parte II de la Circular Básica Jurídica referente al deber de asesoría en los Fondos Voluntarios de Pensión. <ANEXO 2>

DÉCIMA. PERÍODO DE AJUSTE. Los organismos de autorregulación del mercado de valores deberán implementar las actualizaciones y ajustes que correspondan en su reglamento y demás disposiciones normativas, así como al proceso de certificación, en el marco de sus competencias, dentro de los 6 meses siguientes a la fecha de la expedición de la presente Circular.

Surtido el plazo señalado y antes de la finalización del periodo de transición mencionado en la siguiente instrucción, los profesionales del mercado de valores que tengan vigente la certificación en las modalidades que permiten prestar asesoría y que vayan a desarrollarla en los términos del Decreto 661 de 2018 incorporado en el Decreto 2555 de 2010, deberán aplicar a los esquemas de renovación y/o actualización de la capacidad técnica y profesional, en lo concerniente al nuevo marco para el desarrollo de dicha actividad. Dichos esquemas podrán incluir, entre otros, instrumentos de educación continuada presencial o en línea, según lo que establezcan los organismos de autorregulación del mercado, como organismos de certificación de los profesionales del mercado de valores.

UNDÉCIMA. PERÍODO DE TRANSICIÓN. En atención a lo dispuesto en el artículo 14o del Decreto 661 de 2018 por medio del cual se establece el régimen de transición, las entidades vigiladas autorizadas para el desarrollo de la actividad de asesoría tendrán un año contado a partir de la expedición de la presente Circular para ajustarse a las instrucciones relacionadas con esta actividad y aquellas previstas en el citado Decreto.

Durante dicho periodo, los organismos de autorregulación del mercado de valores deberán adelantar las actividades de supervisión que resulten necesarias y permitan realizar una evaluación transversal del proceso de ajuste e implementación de las presentes instrucciones en sus miembros autorregulados que desarrollen la actividad de asesoría. Dicha información deberá ser incorporada en el Plan Anual de Actividades del año 2022, de acuerdo con lo previsto en el Capítulo VII, del Título IV de la Parte III de la Circular Básica Jurídica de la SFC.

La presente Circular rige a partir de su expedición.

Se anexan las páginas objeto de modificación.

Cordialmente,

JORGE CASTAÑO GUTIÉRREZ

Superintendente Financiero

ANEXO 1.

PARTE II - TÍTULO II - CAPÍTULO I.

La asesoría a que se refiere el presente numeral tiene el alcance previsto en el mismo y en ningún caso puede ser interpretada conforme a las normas relativas a la actividad de asesoría establecido en el Libro 40 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010. Sin embargo, para la celebración y ejecución de negocios fiduciarios que tengan dentro de sus finalidades invertir en valores, se debe dar aplicación a lo establecido en el mencionado Libro 40.

En aquellos negocios fiduciarios que no tengan dentro de sus finalidades invertir en valores, pero que administren temporalmente los recursos en fondos de inversión colectiva clasificados como productos universales, no se requiere llevar a cabo el perfilamiento de sus clientes, el análisis de conveniencia, ni el suministro de una recomendación profesional a los mismos.

2.2.1.2.3. Deber de protección de los bienes fideicomitidos. El fiduciario debe proteger y defender los bienes fideicomitidos contra actos de terceros, del beneficiario y aún del mismo constituyente para conseguir la finalidad prevista en el contrato. En tal sentido, cuando dichos bienes sean sustraídos o distraídos con o sin intervención de la sociedad fiduciaria, ésta debe, como vocera del fideicomiso, interponer las acciones legales que correspondan para su recuperación de conformidad con lo previsto en el numeral 4 del art. 1234 del C.Cio.

2.2.1.2.4. Deber de lealtad y buena fe. La realización de los negocios fiduciarios y la ejecución de los contratos a que estos den lugar, suponen el deber de respetar y salvaguardar el interés o utilidad del fideicomitente y/o beneficiario, absteniéndose de desarrollar actos que le ocasionen daño o lesionen sus intereses, por incurrir en situaciones de conflicto de interés.

 2.2.1.2.5. Deber de diligencia, profesionalidad y especialidad. En su actuar, las sociedades fiduciarias deben tener los conocimientos técnicos y prácticos de la profesión, emplearlos para adoptar las medidas tendientes a la mejor ejecución del negocio y prever circunstancias que puedan afectar su ejecución. En este sentido, deben abstenerse de realizar negocios fiduciarios en los cuales no tengan la adecuada experiencia para llevarlos a cabo o no cuenten con los recursos físicos, tecnológicos y humanos necesarios para su desarrollo.

2.2.1.2.6. Deber de previsión. La sociedad fiduciaria debe precisar claramente cuáles son sus obligaciones en los contratos para evitar situaciones de conflicto en su desarrollo. Igualmente, deben prever los diferentes riesgos que puedan afectar al negocio y a los bienes fideicomitidos y advertirlos a sus clientes desde la etapa precontractual.

2.2.1.3. Debe evitarse consignar cláusulas que desnaturalicen el negocio fiduciario, desvíen su objeto original o se traduzcan en menoscabo ilícito de algún derecho ajeno vr. gr. los pactos de no responsabilidad en obligaciones propias de un determinado negocio en los cuales es precisamente la responsabilidad de la sociedad fiduciaria la razón de ser de su celebración.

2.2.1.4. Debe hacerse claridad sobre el alcance jurídico que tienen las decisiones contenidas en las actas de los comités fiduciarios o las instrucciones especiales que profiera el fideicomitente, precisando de qué manera tienen la virtud de modificar, complementar o desarrollar el contrato fiduciario.

2.2.1.5. Debe evitarse la inclusión de cláusulas potestativas en las cuales se concedan facultades al fiduciario para alterar unilateralmente el contenido del contrato.

2.2.1.6. Debe evitarse consignar cláusulas en donde la sociedad fiduciaria se exima de responsabilidades que la ley le otorga de conformidad con los deberes atrás mencionados.

2.2.2. Interpretación

Los negocios fiduciarios deben interpretarse teniendo en cuenta los principios previstos en los arts. 1618 a 1624 del CC y tomando todas las manifestaciones de voluntad proferidas por las partes, sea que consten en un mismo documento o en varios, tales como la oferta, la aceptación de la oferta, las instrucciones generales, la aceptación de las mismas y cualquier acto similar verbal o escrito.

Cada una de las partes en los negocios fiduciarios debe recibir copia del contrato, así como de los demás actos y documentos que lo integren y complementen.

2.2.3. Prohibición general

En los términos del parágrafo del art. 2.5.2.1.1 del Decreto 2555 de 2010 el negocio fiduciario no puede servir de instrumento para realizar actos o contratos que no pueda celebrar directamente el fideicomitente de acuerdo con las disposiciones legales, en razón de lo cual le corresponde a la sociedad fiduciaria desarrollar acciones que le permitan evitar que el negocio fiduciario se convierta en un instrumento de fraude a la ley. Para tales efectos, se debe acudir a todas las herramientas de administración y gestión de riesgos que las disposiciones normativas le permitan.

2.2.4. Práctica insegura

Se considera práctica ilegal e insegura la estructuración y celebración de contratos de fiducia mercantil en cuyo objeto esté previsto que para la obtención de recursos se permita la vinculación de terceros, llámense inversionistas, cesionarios de beneficios, acreedores o cualquier otra denominación similar, o que impliquen la recepción de recursos en calidad de aportes con cargo al pago del precio de los derechos de beneficio cedidos, en los cuales la fiduciaria no se haya reservado la potestad de oponerse al ingreso de dichos terceros o no asuma responsabilidad alguna en la verificación de la legalidad de tales operaciones y en la procedencia y origen lícito de tales recursos.

Se considera práctica insegura la celebración de contratos de fiducia donde se garanticen rentabilidades. Lo anterior, sin perjuicio del deber del fiduciario de procurar el mayor rendimiento de los bienes objeto del negocio fiduciario.

Así mismo, con igual fundamento, se considera práctica ilegal e insegura la inclusión de cláusulas como las señaladas en el subnumeral 2.2.1.3 de este Capítulo.

2.2.5. Conflictos de interés

En desarrollo del deber de lealtad antes expuesto, en todos los negocios fiduciarios corresponde a las sociedades fiduciarias evitar y evaluar, frente a cada caso particular, la posible incursión en situaciones de conflictos de interés en los términos del numeral 9, art. 146 del EOSF.

Así las cosas, en los contratos respectivos debe dejarse constancia expresa de la realización de tal evaluación junto con los mecanismos previstos para conjurar la eventual configuración de situaciones que den origen a conflictos de interés y su solución. Dicha circunstancia es obligatoria cuando quiera que la sociedad fiduciaria tenga como fideicomitente, beneficiario o acreedor garantizado a entidades vinculadas. Para los efectos de este Capítulo, se entienden como vinculados las personas o entidades definidas en el literal d. del art. 2.6.12.1.15 del Decreto 2555 de 2010- para efectos del régimen de inversiones de los fondos de pensiones y cesantías.

Para los efectos de este Capítulo, las fiduciarias deben definir claramente los posibles conflictos de interés que puedan surgir, así como su tratamiento. En especial, se deben prever el tratamiento a dar a las siguientes operaciones:

2.2.5.1. Negocios celebrados entre fideicomisos administrados por una misma sociedad fiduciaria.

2.2.5.2. Negocios celebrados entre la fiduciaria y sus vinculados, y los fideicomisos administrados por la sociedad.

2.3. Contenido de los contratos

Sin perjuicio de las cláusulas que se deban incorporar en el contrato en virtud de las previsiones generales anteriormente expuestas, todos los contratos de negocios fiduciarios deben contener las que se señalan a continuación:

2.3.1. Objeto. Comprende las gestiones o actividades específicas constitutivas de la finalidad del negocio, haciendo una enunciación clara y completa de las mismas, según el tipo de negocio fiduciario celebrado. De la lectura del objeto del contrato debe quedar clara la conveniencia y necesidad de la utilización del vehículo fiduciario.

2.3.2. Bienes fideicomitidos. Se deben indican los términos y condiciones bajo los cuales se verifica la transferencia o entrega de los bienes fideicomitidos, la cual debe atender siempre la naturaleza de los bienes y la finalidad señalada por el fideicomitente, según el tipo de negocio fiduciario a desarrollar.

Cuando los bienes fideicomitidos sean derechos en contratos, bienes futuros sujetos a condición suspensiva de que existan, bienes o derechos intangibles o contratos accesorios, en el contrato se debe especificar claramente dicha connotación indicando las implicaciones y los riesgos que de dicha circunstancia se deriven, así como la forma como se efectuará su valoración.

Cuando los bienes fideicomitidos consistan en acciones, cuotas o partes de interés de sociedades, en el libro de registro de accionistas o en los respectivos estatutos, según corresponda, debe figurar como accionista o socio la sociedad fiduciaria actuando como vocera del patrimonio autónomo o del fideicomiso respectivo.

La destinación de los recursos recibidos, para efectos de su inversión, sólo puede ser establecida por el propio fideicomitente de manera expresa. Por lo anterior, el mecanismo subsidiario de inversión consagrado en el numeral 3 del art. 151 del EOSF no puede hallarse preimpreso en los modelos de contrato que se utilicen para instrumentalizar la respectiva relación jurídica.

2.3.3. Rendimientos o utilidades. Cuando quiera que en desarrollo de la gestión sobre los bienes fideicomitidos, éstos generen rendimientos o utilidades, debe establecerse el uso y destino que se dará a los mismos, así como el momento para su ejecución.

2.3.4. Obligaciones y derechos de las partes contratantes. Deben estipularse en cláusulas separadas las obligaciones y derechos del fiduciario, fideicomitente y/o beneficiario. En todo caso, las limitaciones o restricciones a tales derechos deben convenirse con arreglo a lo establecido en este Capítulo.

Las obligaciones, los derechos y las limitaciones deben guardar relación de causalidad con la finalidad perseguida en el contrato.

2.3.5. Remuneración. Se debe expresar los valores o factores sobre los cuales se determina la remuneración que percibirá la fiduciaria por su gestión, así como la forma y oportunidad en que la misma debe ser liquidada y cobrada.

En aquellos contratos cuya ejecución conlleve la celebración de otros contratos o negocios fiduciarios con el fin de dar cumplimiento al objeto contratado, debe establecerse claramente, si a ella hubiere lugar, la remuneración, la forma y oportunidad en que la misma debe ser liquidada y cobrada.

En igual sentido, debe establecerse la remuneración de los recursos administrados a través de fondos de inversión colectiva, en cuyo caso se aplicará lo establecido en el reglamento del fondo correspondiente. Todo lo anterior a fin de que el fideicomitente y/o beneficiario conozcan con claridad la comisión total que se paga a la sociedad fiduciaria.

En todo caso, no se pueden establecer formas de remuneración con las cuales se mimetice la garantía de un resultado o se desnaturalice la obligación del fiduciario de procurar el mayor rendimiento de los bienes fideicomitidos.

Igualmente debe buscarse que la comisión fiduciaria sea una verdadera remuneración al trabajo, responsabilidad y funciones asumidas por la sociedad fiduciaria.

2.3.6. Terminación del negocio fiduciario. Debe señalarse la forma como se transferirán los bienes y activos del negocio que existan al momento en que ocurra una cualquiera de las causales de extinción del contrato previstas en el mismo o en la ley, indicando las circunstancias que resulten pertinentes para el efecto, así como la forma en que se deben atender las obligaciones generadas en el negocio, cuando a ello haya lugar. Igualmente, debe preverse la manera de dar por terminado el negocio fiduciario cuando quiera que el fideicomitente incumpla con sus funciones de contribuir a los gastos del fideicomiso, si así se pactare o cuando el fideicomiso no cuente con recursos para atender tales gastos, si los mismos estuvieren a su cargo.

2.3.7. Órganos asesores y/o administradores. Si existen juntas o cuerpos colegiados con carácter de asesores y/o administradores, deben señalarse sus atribuciones y forma de integración.

La designación de sus integrantes debe hacerse por los fideicomitentes (sean estos adherentes o no) y/o por los beneficiarios del respectivo contrato, según se pacte, salvo que la designación corresponda al fiduciario en ejercicio de la gestión encomendada en el contrato, teniendo en cuenta y precisando la responsabilidad que de tal hecho se derive.

ANEXO 2.

PARTE II - TÍTULO III - CAPÍTULO VI.

PARTE II

MERCADO INTERMEDIADO

TÍTULO III

INSTRUCCIONES GENERALES RELATIVAS A LAS OPERACIONES DE LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE PENSIONES Y CESANTÍAS

CAPÍTULO VI: FONDOS VOLUNTARIOS DE PENSION – FVP.

1. CONSIDERACIONES GENERALES

2. REQUISITOS APLICABLES A LAS SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE FVP

2.1. Infraestructura administrativa, operativa y humana

2.2. Infraestructura tecnológica y operativa suficiente para administrar el respectivo FVP

2.3. Estructura de control interno

2.4. Códigos de buen gobierno corporativo

2.5. Sistema de gestión y administración de los riesgos

2.6. Custodia

2.7. Revisión periódica

3. AUTORIZACIONES

3.1. Requisitos para autorizar la constitución de nuevos FVP

3.2. Modificaciones al reglamento de funcionamiento del FVP en operación.

4. ALTERNATIVAS DE INVERSIÓN

4.1. Alternativas estandarizadas

4.2. Alternativas flexibles

4.3. Alternativas autogestionadas.

5. MECANISMOS DE REVELACIÓN DE INFORMACIÓN

5.1. Principios generales de revelación de información

5.2. Contenido mínimo del reglamento de funcionamiento

5.3. Deberes de información de las alternativas

5.4. Prospecto de portafolio

5.5. Informe de rendición de cuentas de la sociedad administradora

5.6. Ficha técnica

5.7. Extractos

5.8. Publicación de información en la página web de la sociedad administradora

6. DEBER DE ASESORÍA

de interés efectivo anual del respectivo portafolio del año inmediatamente anterior. Además, debe contener el objetivo de inversión del portafolio.

Adicionalmente, debe estar disponible un hipervínculo que remita a los partícipes y/o potenciales inversionistas a la herramienta de comparación de comisiones habilitada en la página web de esta Superintendencia.

6. DEBER DE ASESORIA

Para la vinculación y atención de los partícipes durante su permanencia en el respectivo FVP, las entidades deben dar cumplimiento al deber de asesoría, de conformidad con lo previsto en el Libro 40 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010 y en el Capítulo IV del Título II la Parte III de la presente Circular.

En virtud de la remisión del parágrafo del artículo 2.42.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010 a las normas que regulan los fondos de inversión colectiva (FIC) y, atendiendo a las características propias de los FVP, los portafolios o alternativas estandarizadas de los FVP pueden ser clasificados como productos universales. Así, de acuerdo con el parágrafo segundo del artículo 2.40.1.1.6. del Decreto 2555 de 2010, para la distribución de estos portafolios o alternativas estandarizadas que sean clasificados como productos universales, no se requiere llevar a cabo el perfilamiento de sus clientes, el análisis de conveniencia, ni el suministro de una recomendación profesional.

ANEXO 3.

PARTE III - TÍTULO II - CAPÍTULO I.

PARTE III

MERCADO DESINTERMEDIADO

TÍTULO II

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS ACTIVIDADES Y ENTIDADES DEL MERCADO DE VALORES

CAPÍTULO I: REGLAS GENERALES

1. INTERMEDIACIÓN DE VALORES

1.1. Consideraciones generales

La intermediación de valores como actividad del mercado de valores se rige por las disposiciones contenidas en el Decreto 2555 de 2010 en relación con las operaciones que permiten el desarrollo de esta actividad, en especial la Parte 7 del citado decreto, así como por las instrucciones por el presente Capítulo, más reglas que se adopten a través de los organismos de autorregulación del mercado de valores y las propias de los intermediarios de valores. Esta normatividad aplica sin perjuicio de los regímenes normativos particulares a cada especie de las entidades que desarrollan actividades y operaciones de intermediación de valores.

En tal sentido, tanto los intermediarios de valores como los proveedores de infraestructura del mercado de valores y los organismos de autorregulación del mismo, deben propender por generar procesos de trazabilidad de las operaciones del mercado de manera consolidada, para que la información existente en los diferentes foros de negociación y de registro se pueda relacionar entre sí de forma progresiva, y generar, dentro del proceso de supervisión y de monitoreo de operaciones, un único registro consecutivo de las operaciones realizadas en el mercado.

Para tal fin, los organismos de autorregulación deben apoyarse en la labor de monitoreo que realizan los administradores de sistemas de negociación de valores y los administradores de sistemas de registro de operaciones sobre valores. Igualmente, éstos últimos pueden, en virtud del art. 11.4.2.1.11 del Decreto 2555 de 2010, acordar con los organismos de autorregulación del mercado de valores que la labor de monitoreo se efectúe como parte del proceso de supervisión de los reglamentos de los respectivos sistemas, cuando así se haya pactado.

Así mismo, para cumplir con el objetivo de promover el desarrollo y eficiencia del mercado de valores, la intermediación de valores requiere de un alto grado de profesionalismo de sus actores. Por ello, cada intermediario de valores puede determinar de manera independiente los escenarios de negociación de su preferencia, asumiendo como parte de su responsabilidad el contar con las políticas y procedimientos necesarios y suficientes para el cumplimiento efectivo de la normatividad que rige esta actividad. Corresponde por tanto, a cada intermediario demostrar que en el desarrollo de sus operaciones y actividades de intermediación ha cumplido con sus políticas y procedimientos.

En este sentido, para la realización de las actividades y operaciones de intermediación de valores previstas en los arts. 7.1.1.1.1 y 7.1.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010 los intermediarios de valores deben implementar unas políticas y procedimientos escritos con el propósito de generar una cultura de cumplimiento interno para el desarrollo de las actividades y operaciones de intermediación de valores que le están autorizadas de conformidad con su objeto social. Dichas políticas y procedimientos deben ser evaluados por el intermediario de valores, por los organismos de autorregulación del mercado de valores y por la SFC de conformidad con sus competencias legales.

1.2. Principios aplicables en la definición de las políticas y procedimientos de los intermediarios de valores

1.2.1. Énfasis en el conocimiento del cliente

Los intermediarios de valores deben adoptar políticas y procedimientos para conocer a los clientes o posibles clientes con los cuales realicen o pretendan realizar operaciones de intermediación, de manera tal que les permitan clasificarlos como “cliente inversionista” o “inversionista profesional”.

De conformidad con el art. 7.2.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010 se denomina genéricamente cliente a quien intervenga en cualquier operación de intermediación en la que a su vez participe cualquier intermediario de valores.

Las políticas y procedimientos del intermediario de valores deben establecer que el ofrecimiento a un “cliente inversionista” para comprar y vender valores, realizar operaciones repo, simultáneas y/o de transferencia temporal de valores o realizar operaciones con instrumentos financieros derivados o con productos estructurados se debe efectuar teniendo en cuenta que éstos requieren del mayor grado de protección. Por consiguiente, estas políticas y procedimientos deben asegurar que las actividades y operaciones por cuenta propia realizadas por los intermediarios de valores con contrapartes clasificadas como “cliente inversionista” correspondan a la intención del cliente con conocimiento pleno de los riesgos que implican la realización de dichas operaciones, y que se dé cumplimiento a las obligaciones especiales establecidas en el articulo 7.4.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010.

1.2.2. Generación de una cultura de cumplimiento

La actividad de intermediación de valores y por tanto su regulación se fundamenta en la autonomía de los intermediarios de valores, producto de su profesionalismo. Tal situación les impone una mayor responsabilidad en el cumplimiento de sus deberes y, por lo tanto, sus políticas y procedimientos deben contener los elementos que sean necesarios para crear tal cultura de cumplimiento. De esa manera, son los intermediarios de valores quienes deben documentar adecuadamente la necesidad y suficiencia de sus políticas y procedimientos, asegurándose que las personas vinculadas a éste den cumplimiento a los mismos. Adicionalmente, son ellos quienes deben identificar y adoptar decisiones administrativas frente al desconocimiento o incumplimiento de dichas políticas o a las normas que rigen el mercado de valores, sin perjuicio de las

ANEXO 4.

PARTE III - TÍTULO II - CAPÍTULO II.

Igualmente, deben determinar la información y la manera cómo la misma debe solicitarse y entregarse a sus contrapartes en cada una de las etapas del procedimiento de cotización-cierre.

4.1. Cumplimiento de los deberes consagrados respecto de contrapartes que tengan la calidad de “clientes inversionistas”

4.1.1. Los intermediarios de valores que actúen como contrapartes en operaciones en el mercado mostrador con valores, instrumentos financieros derivados, productos estructurados, fondos de inversión colectiva, fondos de capital privado u otros activos financieros que generen expectativas de beneficios económicos, con clientes inversionistas en el mercado mostrador, deben implementar políticas y procedimientos para el tratamiento de estas contrapartes, de conformidad con lo establecido en el numeral 2 del presente Capítulo y con los deberes y obligaciones consagrados en los arts. 7.4.1.1.4 y 7.4.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010.

Estos intermediarios deben elaborar, actualizar y poner en práctica un manual que contenga las políticas y procedimientos para llevar a cabo las etapas de la actividad de asesoría necesarias para el cumplimiento de sus deberes y obligaciones. Para el efecto, el referido manual debe incorporar las políticas y procedimientos generales establecidos en el numeral 2.1 del Capítulo IV del Título II de la Parte III de la presente Circular, así como las políticas y procedimientos específicos establecidos en el numeral 2.2. del mismo Capítulo, en relación con las siguientes etapas:

4.1.1.1. Clasificación de los clientes

4.1.1.2. Perfilamiento de los clientes

4.1.1.3. Clasificación de los productos

4.1.1.4. Perfilamiento de los productos

4.1.1.5. Realización del análisis de conveniencia

4.1.2. De manera previa al cierre de una operación por cuenta propia, posición propia o como contraparte en el mercado mostrador con un cliente inversionista, dicho cliente debe ser informado expresamente que el intermediario está actuando como su contraparte. Adicionalmente, previo a su ejecución, la entidad debe informar por cualquier medio verificable las condiciones de mercado de la operación y las condiciones económicas de la misma, y cómo estas representan condiciones de mercado razonables para el cliente inversionista.

Para el análisis de las condiciones de mercado, el intermediario de valores debe tener en cuenta la información suministrada por los sistemas de negociación y/o registro de valores o por el proveedor de precios para valoración, así como la información de las operaciones recientes en las cuales ha participado el intermediario. En el caso que la información provista por los sistemas de negociación y/o registro o el proveedor de precios no sea suficiente para establecer las condiciones de mercado de una operación, el intermediario deberá aplicar y documentar los procedimientos que considere pertinentes para determinar las condiciones de negociación que considera razonables para la respectiva operación.

4.1.3. Los intermediarios de valores deben implementar el libro de instrucciones internas para la realización de operaciones de que trata el numeral 4 del artículo 7.4.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, de acuerdo con los principios establecidos a continuación:

4.1.3.1. Oportunidad. El registro de operaciones en el libro de instrucciones internas debe realizarse de manera oportuna. Para el efecto, la entidad debe registrar la información en el libro el mismo día en el que sea celebrada la respectiva operación, sin perjuicio de que el cumplimiento de las obligaciones de entrega de información al inversionista se realice de manera previa a la realización de la operación.

4.1.3.2. Información sobre las condiciones de la operación. Cada operación debe incluir la siguiente información:

4.1.3.2.1. La identificación de la contraparte y las características de la instrucción recibida, junto con la fecha y hora de recepción de la misma.

4.1.3.2.2. La información necesaria para identificar los medios a través de los cuales se pueda verificar el cumplimiento de las obligaciones de entrega de información al inversionista, incluyendo el análisis de conveniencia y de la información de las condiciones de mercado de la operación, de acuerdo al numeral 4.1.2. precedente.

4.1.3.2.3. La identificación o referencia del comprobante de registro de la operación en el sistema de registro de operaciones sobre valores o divisas.

4.1.3.3. Integralidad. Hacen parte integral del libro de instrucciones internas, los comprobantes del registro de la operación, los documentos o medios verificables en los cuales se valide el cumplimiento de las obligaciones de entrega de información al cliente inversionista y, en el caso de productos complejos, la acreditación por parte del inversionista de la recomendación profesional recibida previo a la operación.

5. RÉGIMEN APLICABLE AL REGISTRO DE OPERACIONES CON INSTRUMENTOS FINANCIEROS DERIVADOS Y CON PRODUCTOS ESTRUCTURADOS

En lo no previsto por el presente Capítulo, el registro de operaciones con instrumentos financieros derivados y con productos estructurados en las cuales se interponga una cámara de riesgo central de contraparte se rige por lo establecido en los reglamentos de la misma y del respectivo sistema de registro de operaciones.

Las entidades vigiladas que administren sistemas de registro de operaciones sobre valores y deseen implementar el registro de operaciones con instrumentos financieros derivados y con productos estructurados negociadas en el OTC o que no sean estandarizadas deben cumplir los requerimientos establecidos en los arts. 2.15.1.1.2, 2.15.1.1.3 y 2.15.1.1.6 del Decreto 2555 de 2010.

Adicionalmente, cuando se negocien las operaciones mencionadas en el párrafo anterior y éstas sean sobre divisas, su registro se debe realizar de acuerdo con las instrucciones que para el efecto establezca la Junta Directiva del Banco de la República.

ANEXO 5.

PARTE III - TÍTULO II - CAPÍTULO IV.

PARTE III

MERCADO DESINTERMEDIADO

TÍTULO II

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS ACTIVIDADES Y ENTIDADES DEL MERCADO DE VALORES

CAPÍTULO IV: ACTIVIDAD DE ASESORÍA EN EL MERCADO DE VALORESCONTENIDO

1. INTRUCCIONES GENERALES

1.1. Definiciones

1.2. Criterios generales

2. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD DE ASESORÍA

2.1. Políticas y procedimientos generales

2.2. Políticas y procedimientos específicos

3. DISTRIBUCIÓN Y GOBIERNO DE PRODUCTOS

3.1. Criterios generales para la distribución de productos

3.2. Distribución de productos complejos a clientes inversionistas

4. CLASIFICACIÓN DE PRODUCTOS

4.1. Productos simples

4.2. Criterios adicionales para instrumentos financieros derivados y productos estructurados

4.3. Criterios adicionales para instrumentos de deuda

4.4. Criterios adicionales para vehículos de inversión colectiva, cualquiera sea su estructura legal y/o denominación

5. HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS

5.1. Criterios generales relacionados con la herramienta tecnológica para el suministro de recomendaciones profesionales

5.2. Políticas para el uso de la herramienta tecnológica para el suministro de recomendaciones profesionales

5.3. Utilización de la herramienta tecnológica para el suministro de recomendaciones profesionales

6. INFORMES DE INVESTIGACIÓN Y COMUNICACIONES GENERALES

PARTE III

MERCADO DESINTERMEDIADO

TÍTULO II

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS ACTIVIDADES Y ENTIDADES DEL MERCADO DE VALORES

CAPÍTULO IV: ACTIVIDAD DE ASESORÍA EN EL MERCADO DE VALORES

1. INTRUCCIONES GENERALES

1.1. Definiciones

1.1.1. Productos. Conforme a lo establecido en el literal e) del artículo 2 de la Ley 1328 del 2009, se entiende por productos las operaciones legalmente autorizadas que se instrumentan en un contrato celebrado con el cliente o que tienen origen en la ley.

1.1.2. Servicio. Se entiende por servicio aquellas actividades conexas al desarrollo de las correspondientes operaciones que se prestan a los consumidores financieros.

1.1.3. Etapas. Son etapas de la actividad de asesoría: i) la elaboración del perfil del inversionista, ii) la elaboración del perfil del producto, iii) el análisis de conveniencia del producto, iv) el suministro de recomendaciones profesionales, v) la entrega de información al inversionista y vi) la distribución de los productos, de conformidad con las reglas establecidas para el desarrollo de la actividad de asesoría.

1.2. Criterios generales

Las entidades vigiladas que realicen la actividad de asesoría en el mercado de valores deben atender los siguientes criterios generales para el desarrollo de esta actividad:

1.2.1. Contemplar dentro de su Sistema de Administración de Riesgo Operativo (SARO) la gestión efectiva de los riesgos derivados del desarrollo de la actividad de asesoría.

1.2.2. Garantizar los recursos físicos, tecnológicos, humanos y todos aquellos necesarios para el desarrollo de la actividad de asesoría y su seguimiento.

1.2.3. Contar con una adecuada estructura de control interno que garantice la debida ejecución de la actividad de asesoría, de forma tal que se verifique el cumplimiento de las políticas y procedimientos y se asegure que éstos estén acordes con los criterios señalados por esta SFC y las demás normas que regulan esta actividad.

1.2.4. Adecuar sus políticas de protección e información al consumidor financiero y su Sistema de Atención al Consumidor Financiero (SAC) para la ejecución de la actividad de asesoría.

2. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD DE ASESORIA

Las entidades vigiladas que realicen la actividad de asesoría en el mercado de valores deben elaborar, actualizar y poner en práctica un manual de asesoría que contenga las políticas y procedimientos para el desarrollo de esta actividad que será de obligatorio cumplimiento para todas las personas involucradas en la actividad de asesoría. Este manual debe incluir el contenido mínimo señalado a continuación:

2.1. Políticas y procedimientos generales

El manual de asesoría debe contener procedimientos y políticas generales aprobadas por la junta directiva de la entidad, las cuales como mínimo deben contemplar lo siguiente:

2.1.1. Los procedimientos para la toma de decisiones y diseño de la actividad de asesoría en el mercado de valores.

2.1.2. Las áreas, comités o funcionarios responsables de cada una de las etapas de la actividad de asesoría en el mercado de valores, detallando sus funciones, deberes y responsabilidades.

2.1.3. Los procedimientos para la elaboración, aprobación y modificación de las políticas y procedimientos específicos, de conformidad con lo establecido en el numeral 2.2. Para el efecto, la junta directiva debe establecer el área o comité responsable.

2.1.4. Las políticas y procedimientos generales para el monitoreo de las etapas de la actividad de asesoría, estableciendo su periodicidad.

2.1.5. Las políticas y procedimientos para la identificación, revelación y gestión de conflictos de interés, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.40.3.2.1 del Decreto 2555 de 2010.

2.1.6. Las condiciones profesionales exigidas a los funcionarios responsables de cada una de las etapas de la actividad de asesoría.

2.1.7 Las políticas para la capacitación de las personas involucradas en la actividad de asesoría en aquellas materias que requieran actualizar los conocimientos para el desarrollo adecuado de sus funciones.

2.2. Políticas y procedimientos específicos

Además de los contenidos señalados en el subnumeral anterior, el manual de asesoría debe contener políticas y procedimientos específicos aplicables a las etapas de la actividad de asesoría en el mercado de valores, de acuerdo con las instrucciones incorporadas en el presente numeral.

Estas políticas y procedimientos específicos deben ser elaborados y aprobados por el área o comité designado por la junta directiva en cumplimiento de las políticas generales establecidas para el efecto.

2.2.1. Calidad de los clientes

Las entidades vigiladas deben establecer políticas y procedimientos encaminados a contar con la información necesaria para determinar la calidad del cliente como cliente inversionista o inversionista profesional, así como la actualización de esta clasificación. Adicionalmente, deben incorporar las políticas y procedimientos que les permitan establecer la experiencia y conocimientos del inversionista para efectos de determinar su calidad como cliente inversionista o inversionista profesional.

2.2.2. Perfilamiento del cliente

Las entidades vigiladas deben adoptar políticas y procedimientos para la elaboración y actualización del perfil del cliente, de acuerdo con la información suministrada por este, y las cuales deben contener, como mínimo, lo siguiente:

2.2.2.1. La identificación del tipo de información que será solicitada a los clientes y sin la cual la entidad no puede realizar la elaboración y actualización del perfil del cliente.

2.2.2.2. Los mecanismos que permitan a la entidad obtener toda la información necesaria del cliente para la elaboración y actualización del perfil del cliente, de acuerdo con la obligación de suministro de información requerida.

2.2.2.3. Los criterios para determinar y actualizar el perfil del cliente.

2.2.2.4. La periodicidad para la actualización del perfil del cliente.

2.2.3. Clasificación de los productos

Las entidades vigiladas deben establecer políticas y procedimientos para evaluar y clasificar los productos que ofrecen como simples o complejos, conforme a lo establecido en el numeral 4 del presente Capítulo. La evaluación y clasificación por parte del área o áreas responsables debe realizarse de manera previa a su ofrecimiento y debe ser documentada, de tal forma que las entidades vigiladas tengan a disposición de la SFC el análisis que justifique la clasificación de los productos.

Cuando las entidades vigiladas se aparten de los criterios establecidos para la clasificación de productos complejos, el análisis y la justificación para dicha decisión deben ser expresamente aprobados por el área o comité asignado por la junta directiva para tal efecto.

Adicionalmente, las entidades vigiladas deben definir:

2.2.3.1. Los criterios para evaluar la clasificación del producto.

2.2.3.2. El procedimiento para modificar la clasificación del producto.

2.2.3.3. El procedimiento para llevar a cabo el monitoreo periódico de los productos, con el propósito de revisar si la clasificación se ajusta a las condiciones actuales del producto.

2.2.4. Perfilamiento del producto

Las entidades vigiladas deben establecer políticas y procedimientos para la elaboración y actualización del perfil del producto, las cuales deben contener, como mínimo, lo siguiente:

2.2.4.1. Los criterios para el perfilamiento del producto.

La clasificación del producto como simple o complejo en ningún caso puede ser el criterio exclusivo o preponderante para el perfilamiento del producto por parte de las entidades vigiladas.

El perfilamiento de fondos de inversión colectiva (FIC) y de portafolios o alternativas estandarizadas de fondos voluntarios de pensiones (FVP) como productos universales requiere de un análisis profesional en el cual la entidad determine, mediante la aplicación de los criterios para el perfilamiento, que están dirigidos a cualquier tipo de inversionista sin ninguna característica o exigencia particular, esto es, que el FIC, portafolio o alternativa estandarizada clasificado como producto universal es adecuado para cualquier inversionista, independientemente de su perfil.

El análisis profesional por parte del área o áreas responsables debe ser documentado, de tal forma que las entidades vigiladas tengan a disposición de esta SFC el análisis que justifique el perfil del producto. Este análisis debe estar a disposición de los inversionistas, cuando se trate del perfilamiento de FIC, o de portafolios o alternativas estandarizadas de FVP como productos universales.

2.2.4.2. Las políticas y procedimientos para el monitoreo de los elementos que se utilizan para el perfilamiento del producto, así como los criterios para evaluar los cambios que generen la necesidad de actualización del perfil de los productos.

2.2.4.3. La periodicidad para la actualización del perfil del producto.

2.2.4.4. Políticas para el perfilamiento del producto cuando la entidad vigilada actúa como distribuidor de productos en los cuales otra entidad vigilada haya decidido el perfilamiento inicial.

2.2.5. Análisis de conveniencia

Las entidades vigiladas deben contar con políticas y procedimientos para la realización del análisis el cual determine si el perfil del producto es adecuado para un inversionista, de acuerdo con su perfil de cliente.

2.2.6. Recomendación profesional

2.2.6.1. Las entidades vigiladas deben establecer políticas y procedimientos para el suministro de la recomendación profesional. Así mismo, deben establecer los procedimientos que permitan seleccionar y analizar periódicamente algunas de las recomendaciones profesionales suministradas con el objetivo de evaluar internamente estos procesos.

2.2.6.2. Las entidades vigiladas deben establecer políticas y procedimientos específicos encaminados a garantizar el cumplimiento de los criterios para el envío de informes de investigación y comunicaciones generales que reciban el tratamiento de recomendaciones profesionales, conforme a lo señalado en el numeral 6 del presente Capítulo.

2.2.6.3. El suministro de la recomendación profesional puede comprender la realización de inversiones de manera agregada, a través de uno o varios productos u operaciones. En este caso se le deben informar al inversionista todos los productos y operaciones para los cuales se entiende se ha suministrado una recomendación profesional.

2.2.7. Documentación y registro

Las entidades vigiladas deben contar con políticas de gestión y actualización documental que garanticen el cumplimiento de las obligaciones de documentación y registro de la actividad de asesoría.

2.2.8. Revelación de tarifas y comisiones

Las entidades vigiladas deben establecer criterios para la definición de las tarifas y comisiones aplicables a la actividad de asesoría, las cuales deben ser compatibles con las necesidades y características del mercado objetivo de cada uno de los productos.

La estructura de costos debe ser transparente para el inversionista, de tal forma que este tenga claridad sobre la estructura de cobro y la totalidad de los costos asociados a la actividad de asesoría, identificando de forma detallada los productos y/o servicios asociados a cada uno de los cobros.

Las entidades vigiladas deben publicar en su página web las tarifas aplicables a la actividad de asesoría, las cuales deben en todo caso reflejar las actividades efectivamente realizadas por la entidad, particularmente cuando se trate de los servicios de solo ejecución.

2.2.9. Entrega de información al inversionista

Las entidades vigiladas deben establecer las políticas y procedimientos generales para garantizar que en la entrega de información general respecto de sus productos o en las interacciones con la entidad que no constituyan el ejercicio de la actividad de asesoría, no se incluyan contenidos que induzcan al receptor a pensar que está recibiendo una recomendación profesional respecto del producto.

Asimismo, deben establecer los criterios para evaluar la claridad y pertinencia de la información entregada a los inversionistas, de tal forma que la entidad vigilada cuente con parámetros uniformes de información que garanticen su entrega de manera homogénea y actualizada.

2.2.10. Personas autorizadas por la entidad para la ejecución de la actividad de asesoría

Independientemente que exista o no vinculación laboral, la autorización por parte de la entidad a una persona natural para la ejecución de la actividad de asesoría compromete la responsabilidad de la entidad vigilada en el cumplimiento de las reglas aplicables a la actividad de asesoría. En consecuencia, las personas naturales que ejecuten la actividad de asesoría en desarrollo de esta autorización deben actuar de acuerdo a lo establecido en las normas aplicables, el manual de asesoría, y las políticas y procedimientos establecidos por la entidad para la ejecución de la actividad.

Las entidades vigiladas deben publicar en su página web la información que permita identificar a las personas autorizadas por la misma para la ejecución de la actividad de asesoría, junto con la información de los productos respecto de los cuales la persona está autorizada para brindar recomendaciones profesionales.

Es obligación de la entidad establecer políticas y procedimientos para la selección, vinculación, y autorización del personal idóneo y capacitado para desarrollar la actividad de asesoría. Dichas políticas deben incluir criterios de experiencia, conocimiento y profesionalidad. Asimismo, las entidades deben contar con mecanismos que les permitan gestionar los riesgos generados por la autorización a personas no vinculadas laboralmente para ejecutar la actividad de asesoría.

Por otra parte, la entidad debe incorporar políticas dirigidas a las personas autorizadas para la ejecución de la actividad de asesoría respecto del ofrecimiento, promoción, vinculación o entrega de información relacionada con productos u oportunidades de inversión no ofrecidos por la entidad o respecto de los cuales las personas naturales no están autorizadas por la entidad para brindar recomendaciones profesionales.

Adicionalmente, la entidad debe implementar mecanismos de seguimiento y supervisión que garanticen que las personas naturales autorizadas para ejecutar la actividad de asesoría cumplan con todas las obligaciones derivadas del desarrollo de dicha actividad, y con las políticas y procedimientos establecidos por la entidad.

2.2.11. Criterios especiales aplicables para determinar si la asesoría se suministra bajo la modalidad independiente o no independiente.

3. GOBIERNO Y DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS

3.1. Criterios generales para el desarrollo y distribución de productos

Las entidades vigiladas deben establecer políticas y procedimientos aplicables al desarrollo y la distribución de todos sus productos, los cuales deben atender la normatividad aplicable para la distribución de cada uno de los productos. Asimismo, deben contener lo siguiente:

3.1.1. Mecanismos que permitan determinar el mercado objetivo de cada uno de los productos que desarrollen o distribuyan, incluyendo la identificación de las características del tipo de inversionistas compatibles con cada uno de los productos.

3.1.2. La estrategia de distribución de los productos, la cual debe estar de acuerdo con el mercado objetivo de los productos y ser objeto de monitoreo periódico.

3.1.3. Mecanismos de monitoreo que permitan identificar situaciones que puedan afectar las condiciones iniciales del producto y las estrategias para evaluar posibles modificaciones al mismo.

3.1.4. El acuerdo de distribución de productos con un tercero debe delimitar claramente las obligaciones de cada una de las partes, así como las reglas particulares necesarias para que el tercero pueda cumplir plenamente con las obligaciones derivadas del ejercicio de la actividad de asesoría durante el tiempo en que el inversionista está vinculado a la entidad.

En el caso de que los contratos de uso de red establezcan que el prestador de la red se limita a entregar información, promocionar el producto, o poner a disposición de los inversionistas las herramientas tecnológicas que disponga la entidad usuaria de la red para el suministro de recomendaciones profesionales, sin ejecutar la actividad de asesoría, los acuerdos o contratos deben establecer claramente las políticas a seguir por parte de cada una de las entidades para garantizar que en la entrega de información general respecto de sus productos o en las interacciones con la entidad, no se incluyan contenidos que induzcan al receptor a pensar que está recibiendo una recomendación profesional respecto del producto por parte de la entidad prestadora de la red.

3.1.5. La entidad vigilada prestadora de la red deberá cumplir las reglas de la actividad de asesoría para la debida atención del cliente, según lo dispuesto en el parágrafo 4 del artículo 2.34.1.1.2. y en el artículo 2.34.1.1.3. del Decreto 2555, de acuerdo con lo establecido en el contrato celebrado entre las partes. La entidad usuaria de la red es responsable de asegurar el cumplimiento de las reglas de la actividad de asesoría en los términos contractuales establecidos.

3.2. Distribución de productos complejos a clientes inversionistas

Para la distribución de productos complejos a clientes inversionistas las entidades vigiladas deben establecer políticas y procedimientos encaminados a dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 2.40.2.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

Estas políticas y procedimientos deben incorporar los siguientes criterios específicos con respecto a los productos que se ofrecen a clientes inversionistas, los cuales deben estar encaminados a la protección de estos inversionistas y a otorgar transparencia durante la actividad de asesoría:

3.2.1. La información otorgada debe ser suficiente, con una descripción clara de la complejidad y la estructura del producto, para el pleno entendimiento del mismo por parte del cliente inversionista.

3.2.2. Revelación de los riesgos asociados al producto complejo de forma suficiente para el entendimiento de éstos y sus efectos en las condiciones del producto, así como la identificación de los escenarios en los cuales estos riesgos se pueden materializar.

3.2.3. El perfil del producto debe ser adecuado para el perfil del cliente al cual se le ofrece.

3.2.4. Es obligatorio entregar al cliente inversionista de manera previa a la ejecución de la operación, el documento soporte del suministro de la recomendación profesional de un producto complejo, cuando este lo solicite.

3.2.5. La recomendación profesional suministrada al cliente debe considerar la inversión del producto complejo en un análisis integral del portafolio del inversionista, su situación financiera y su capacidad para asumir perdidas, de acuerdo con la información que este haya suministrado a la entidad.

3.2.6. La estructura riesgo-retorno del producto debe ser adecuada para los intereses y necesidades del cliente inversionista en el momento en el cual se realiza la inversión.

Al cliente inversionista se le podrán ofrecer productos alternativos que sean menos riesgosos y/o costosos, siempre y cuando se ajusten a su perfil y los mismos sean distribuidos por la misma entidad vigilada y/o sus vinculados.

4. CLASIFICACIÓN DE PRODUCTOS

La clasificación de productos como simples y complejos se debe llevar a cabo por el área responsable y según las políticas que se definan en el manual de asesoría. Adicionalmente, los criterios incorporados en el presente numeral deben ser analizados por parte de la entidad para la clasificación.

Para el caso de productos diseñados por parte de la entidad vigilada que estén compuestos por varios tipos de activos u operaciones, el análisis para su clasificación de complejidad deberá considerar las características agregadas del producto. En consecuencia, la inclusión de productos complejos no implica, por sí mismo, la clasificación del producto resultante como complejo.

4.1. Productos simples

Son productos simples aquellos que, según el análisis profesional de la entidad, cumplen con todos los siguientes criterios:

4.1.1 Productos que según su estructura son fácilmente comprensibles para los inversionistas en sus términos, riesgos, costos, rendimientos esperados y características.

4.1.2. Productos en los cuales la información sobre sus características, riesgos y costos sea transparente y de fácil acceso por parte del inversionista.

4.1.3. Productos en los cuales exista información disponible para el inversionista sobre su valor o precio o se negocien en sistemas de negociación de valores.

4.1.4. Productos en los cuales el inversionista tenga la posibilidad de salir de su posición en un término razonable y a precios razonables de mercado. El presente criterio no implica que los productos que incorporen limitaciones temporales para salir de la posición o penalidades por retiro anticipado, por este solo hecho, sean productos complejos.

Para aquellos productos que incorporen barreras de salida, estas deberán serán claras y fácilmente comprensibles para los inversionistas. Adicionalmente, la entidad debe evaluar los criterios particulares para los productos establecidos en los numerales 4.2, 4.3 y 4.4.

4.2. Criterios adicionales para instrumentos financieros derivados y productos estructurados

Los instrumentos financieros derivados y productos estructurados que incorporen alguna de las características siguientes, son productos complejos:

4.2.1. Instrumentos financieros derivados exóticos no listados en los numerales 5.1.1 al 5.1.4 del Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera.

4.2.2. Instrumentos financieros derivados que no tengan un valor razonable diario disponible para el inversionista.

4.2.3. Productos estructurados establecidos en el subnumeral 5.3 del Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera.

4.3. Criterios adicionales para instrumentos de deuda

Los instrumentos de deuda que incorporen alguna de las siguientes características son productos complejos:

4.3.1. Cuyo pago esté subordinado al reembolso de la deuda en poder de otros;

4.3.2. Que carezcan de una fecha de vencimiento o rescate específica;

4.3.3. Que tengan mecanismos de garantía sobre el principal o fuentes de pago que resulten difícilmente comprensibles.

4.4. Criterios adicionales para vehículos de inversión colectiva, cualquiera sea su estructura legal y/o denominación

El análisis profesional para la clasificación de complejidad de los vehículos de inversión colectiva, incluyendo pero sin limitarse a fondos de inversión colectiva y los portafolios y/o alternativas estandarizadas de los fondos voluntarios de pensión, deberá considerar las características agregadas del producto. En consecuencia, la inclusión de productos complejos dentro de la política de inversiones del vehículo no implica, por sí mismo, la clasificación del producto resultante como complejo.

Sin embargo, los vehículos de inversión colectiva que incorporen alguna de las siguientes características, son productos complejos:

4.4.1. Que inviertan en títulos valores, documentos de contenido crediticio y cualquier otro documento representativo de obligaciones dinerarias, no inscritos en el RNVE ni listados en una bolsa de valores o sistema de negociación autorizado por esta SFC o en un sistema de cotización de valores del extranjero, divulgadas a través de la página web de la SFC;

4.4.2. Que inviertan en acciones u otros títulos de participación en el capital de sociedades u otras personas jurídicas de cualquier naturaleza, no inscritos en el RNVE ni listados en una bolsa de valores o sistema de negociación autorizado por esta SFC o en un sistema de cotización de valores del extranjero, divulgadas a través de la página web de la SFC;

4.4.3. Que inviertan en commodities, siempre y cuando estos commodities no estén representados en un valor;

4.4.4. Que realicen operaciones de naturaleza apalancada;

4.4.5. Inmobiliarios, siempre y cuando sus participaciones no se negocien a través de un sistema de negociación de valores;

4.4.6. Bursátiles o ETFs que repliquen o sigan índices nacionales o internacionales, siempre y cuando estos índices no correspondan a aquellos elaborados por bolsas de valores, entidades nacionales o del exterior reconocidas por esta SFC, divulgadas a través de la página web de esta SFC;

4.4.7. Bursátiles o ETFs que repliquen o sigan subyacentes que no sean claros o fácilmente comprensibles;

4.4.8. Fondos de capital privado.

5. HERRAMIENTAS TECNÓLOGICAS

Las entidades vigiladas que realicen la actividad de asesoría en el mercado de valores pueden utilizar medios físicos o electrónicos verificables que incorporen el uso de mecanismos tecnológicos, automatizados o estandarizados, con el propósito de llevar a cabo una o varias de las etapas de la actividad de asesoría y/o la ejecución de las operaciones. Las entidades vigiladas deben garantizar que a través de la herramienta tecnológica se dé cumplimiento a todas las obligaciones establecidas en la normatividad aplicable para cada una de estas etapas, incluyendo las políticas y procedimientos adoptados por la entidad en el manual de asesoría.

Adicionalmente, las entidades vigiladas que utilicen herramientas tecnológicas para el suministro de recomendaciones profesionales deben cumplir con las obligaciones establecidas en los numerales 5.1, 5.2 y 5.3 siguientes.

5.1. Criterios generales relacionados con la herramienta tecnológica para el suministro de recomendaciones profesionales

5.1.1. Las entidades vigiladas deben dar cumplimiento a lo establecido en las disposiciones aplicables al Sistema de Administración de Riesgo Operativo (SARO) y a canales, medios, seguridad y calidad en el manejo de información en la prestación de servicios financieros.

5.1.2. Las entidades vigiladas deben garantizar que los funcionarios que vayan a interactuar con la herramienta tecnológica estén capacitados para su uso.

5.2. Políticas para el uso de la herramienta tecnológica para el suministro de recomendaciones profesionales

Las entidades vigiladas que utilicen herramientas tecnológicas para el suministro de recomendaciones profesionales deben contemplar políticas y procedimientos que incluyan las condiciones de la herramienta tecnológica. Estas políticas y procedimientos deben contener, como mínimo, lo siguiente:

5.2.1. Gobierno de la herramienta tecnológica. Las políticas para el gobierno de la herramienta tecnológica deben ser aprobadas por la junta directiva.

5.2.1.1. El área o áreas responsables del diseño, implementación, utilización y monitoreo de la herramienta tecnológica.

5.2.1.2. La estrategia para adecuar los sistemas de administración de riesgos de la entidad vigilada para que contemplen los riesgos que se puedan presentar en el diseño, implementación, utilización y monitoreo de la herramienta tecnológica.

5.2.1.3. Las políticas para la toma de decisiones por parte del área o áreas responsables del diseño, implementación, utilización y monitoreo de la herramienta tecnológica.

5.2.1.4. Los criterios mínimos de calidad de la información que será utilizada como insumo por parte de la herramienta tecnológica, propendiendo por la utilización de datos imparciales, completos, actualizados, confiables, relevantes, consistentes y pertinentes.

5.2.1.5. Los criterios para evaluar las recomendaciones profesionales que provee la herramienta tecnológica, con el propósito de asegurar que las mismas estén acordes con lo establecido en la normatividad vigente.

5.2.1.6. Las políticas para la identificación, prevención, administración y revelación de conflictos de interés que se puedan presentar en relación con la herramienta tecnológica.

5.2.2. Diseño de la herramienta tecnológica

Las entidades vigiladas que utilicen herramientas tecnológicas para el suministro de recomendaciones profesionales deben contemplar políticas y procedimientos aprobados por el comité o área responsable que defina la junta directiva y contener, como mínimo, los siguientes elementos relativos al diseño de la herramienta tecnológica:

5.2.2.1. El proceso que debe adelantar la entidad vigilada para que el área responsable autorice el funcionamiento de la herramienta tecnológica, el cual debe contemplar, como mínimo, la descripción del funcionamiento general de la herramienta. Esta autorización debe otorgarse de manera previa a la implementación de la herramienta tecnológica.

5.2.2.2. El proceso para realizar modificaciones a la herramienta tecnológica.

5.2.2.3. La definición de los criterios para determinar el tipo y la calidad de los insumos de información que utilizará la herramienta tecnológica, así como la calidad del resultado que arroje la misma.

5.2.2.4. El proceso para elegir y definir el proveedor tecnológico que desarrolle la herramienta tecnológica, en caso de que la entidad vigilada decida tercerizar el desarrollo de ésta.

5.2.2.4. Los criterios para la actualización de la recomendación profesional debido a rebalanceos, incluyendo la periodicidad mínima de la revisión, en caso de ser aplicable.

5.2.3. Implementación de la herramienta tecnológica

Las entidades vigiladas que utilicen herramientas tecnológicas para el suministro de recomendaciones profesionales deben contemplar políticas y procedimientos aprobados por el comité o área responsable que defina la junta directiva y contener, como mínimo, los siguientes elementos relativos a la implementación de estas herramientas:

5.2.3.1. La obligatoriedad de realizar pruebas técnicas y funcionales iniciales de la herramienta tecnológica de manera previa a su puesta en funcionamiento, hasta garantizar su estabilidad. Dichas pruebas deben estar documentadas.

5.2.3.2. La obligatoriedad de realizar pruebas técnicas y funcionales de las actualizaciones de la herramienta tecnológica de manera previa a su puesta en funcionamiento, hasta garantizar su estabilidad. Dichas pruebas deben estar documentadas, junto con los resultados de las mismas.

5.2.3.3. El cumplimiento de los criterios para la puesta en funcionamiento de la herramienta tecnológica o sus actualizaciones.

5.2.4. Monitoreo de la herramienta tecnológica

Las entidades vigiladas que utilicen herramientas tecnológicas para el suministro de recomendaciones profesionales deben contemplar políticas y procedimientos aprobados por el comité o área responsable que defina la junta directiva y contener, como mínimo, los siguientes elementos relativos al monitoreo de estas herramientas:

5.2.4.1. Las áreas responsables del monitoreo de la herramienta tecnológica tanto del funcionamiento operativo como de las recomendaciones profesionales suministradas.

5.2.4.2. Los criterios para evaluar el funcionamiento operativo de la herramienta tecnológica.

5.2.4.3. Los criterios para identificar las posibles fallas en el funcionamiento de la herramienta tecnológica, los cuales deben incluir sesgos en la lógica de la herramienta, manipulación de tendencias, inclusión de funciones no previstas y errores en la codificación o en las premisas de diseño.

5.2.4.4. Los protocolos para seguir en el evento que ocurran fallas en el funcionamiento de la herramienta tecnológica y el procedimiento para identificar y avisar a los clientes que pudieron verse afectados.

5.2.4.5. Las metodologías aplicables para la realización de pruebas periódicas que permitan asegurar el correcto funcionamiento de la herramienta tecnológica y la idoneidad de las recomendaciones profesionales brindadas por este medio, así como la periodicidad de estas pruebas la cual debe ser, por lo menos, anual.

5.2.4.6. La obligatoriedad de realizar un monitoreo permanente a la reactividad de la herramienta tecnológica frente a las condiciones del mercado y sus cambios, así como a los demás supuestos en los que se base la herramienta tecnológica, con el propósito de garantizar la idoneidad de las recomendaciones profesionales.

5.2.4.7. La obligatoriedad de documentar la ejecución, desempeño y cumplimiento de las pruebas y del monitoreo de la herramienta tecnológica.

5.3. Utilización de la herramienta tecnológica para el suministro de recomendaciones profesionales

Las entidades vigiladas que utilicen herramientas tecnológicas para el desarrollo de la actividad de asesoría deben contar con un reglamento de uso y funcionamiento de la herramienta, el cual debe estar a disposición de los inversionistas y contener, como mínimo, lo siguiente:

5.3.1. Entregar información que facilite la comprensión general del funcionamiento de la herramienta tecnológica y las condiciones para el suministro de la recomendación profesional. La entidad vigilada debe advertir que la herramienta tecnológica puede no resultar conveniente para todo tipo de clientes.

5.3.2. La revelación de las tarifas y comisiones asociadas a la utilización de la herramienta tecnológica.

5.3.3. Informar las condiciones de acceso al asesor certificado en caso de requerir un complemento de la recomendación profesional suministrada por la herramienta tecnológica.

5.3.4. Informar al cliente las situaciones que pueden llevar a la actualización de la recomendación profesional. En el caso que la herramienta incorpore la ejecución de operaciones y/o la modificación de las condiciones iniciales de la inversión, adicionalmente, se debe informar al cliente de manera previa que el rebalanceo o modificación de las condiciones iniciales opera como una actualización de la recomendación profesional, junto con la identificación de las modificaciones realizadas y los efectos de renunciar a la actualización de la recomendación profesional.

5.3.5. Informar al cliente las condiciones para la aceptación de la modificación de las condiciones iniciales de inversión, incluyendo la determinación de si ésta puede ser dada de manera general y previa por parte del cliente.

5.3.6. Informar que el objetivo de la herramienta tecnológica es brindar una recomendación profesional.

6. INFORMES DE INVESTIGACIÓN Y COMUNICACIONES GENERALES

Los informes de investigación y comunicaciones generales enviados a los inversionistas por parte de las entidades vigiladas recibirán el tratamiento de recomendaciones profesionales cuando cumplan con los siguientes criterios:

6.1. El inversionista haya aceptado expresamente la posibilidad de recibir recomendaciones profesionales por medio de informes de investigación o comunicaciones generales.

6.2. Se envíe a inversionistas debidamente identificados según su perfil y el perfil del producto comprendido en el informe de investigación o comunicación general.

6.3. Se informe expresamente al inversionista que, según su perfil y el perfil del producto comprendido en el informe de investigación o comunicación general, se está suministrando una recomendación profesional.

6.4. Se informe al inversionista las condiciones para acceder a un asesor certificado en caso de requerir un complemento de la recomendación profesional.

6.5. No se incluyan productos complejos en el caso de clientes inversionistas.

ANEXO 6.

PARTE III - TÍTULO III - CAPÍTULO I.

inversionista que tenga o vaya a tener bajo su administración, sin que sea necesario verificar si el inversionista es propietario de más acciones cuya administración esté en cabeza de otra SCBV u otro depositante directo.

4.1.3. El monto total mensual de las operaciones que impliquen la entrega de recursos al inversionista o a un tercero, o la compraventa de acciones por fuera de los módulos o sistemas transaccionales de una bolsa de valores no superen en el mes calendario sesenta y seis mil Unidades de Valor Real (66.000 UVR) vigentes al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.

Para el cálculo del monto definido en este subnumeral 4.1.3, la SCBV tendrá en cuenta los montos de todas las operaciones sin que sea necesario verificar si el inversionista realizó otras operaciones a través de un intermediario de valores distinto u otro depositante directo.

4.2. Vinculación simplificada

Las SCBV pueden vincular inversionistas mediante el trámite contemplado en el presente numeral para la celebración de operaciones de intermediación de bajo monto en el mercado de valores. En estos casos, el proceso para llevar a cabo el conocimiento de los clientes debe comprender la individualización de éstos a través de la verificación de la siguiente información contenida en el documento de identidad de los clientes: el tipo de documento de identidad, el nombre, el número y la fecha de expedición. Esta verificación se debe llevar a cabo al momento de la vinculación del cliente. Adicionalmente, las entidades deben dar cumplimiento a lo dispuesto en los subnumerales 4.2.2.1.4. y 4.2.2.2.1.1.2 del Capítulo IV del Título IV de la Parte I de la CBJ.

Las excepciones y reglas especiales contenidas en el presente numeral para la vinculación aplican únicamente para las operaciones de intermediación de bajo monto en el mercado de valores. Por lo tanto, en el evento en que el inversionista decida realizar una operación o adquirir un servicio diferente, las SCBV deben obtener la información requerida en el subnumeral 4.2.2.2.1.1.3. del Capítulo IV del Título IV de la Parte I de la CBJ, de acuerdo a las disposiciones vigentes, de manera previa a la adquisición del nuevo servicio.

En todo caso, las SCBV deben establecer procedimientos que les permitan verificar el cumplimiento de las condiciones establecidas en el subnumeral 4.1. del presente Capitulo, así como el contenido y veracidad de la información suministrada por el inversionista.

4.3. Información a los inversionistas

Las SCBV deben informar claramente a los inversionistas todas las características y restricciones aplicables a estas operaciones, así como los efectos de su incumplimiento.

De otra parte, las SCBV deben suministrar a los clientes información clara, completa y oportuna sobre los medios y canales habilitados para la realización de operaciones y transacciones.

4.4. Instrucciones especiales respecto de la administración de los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo

4.4.1. Las SCBV deben adoptar mecanismos especiales en sus políticas de administración de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo que les permita administrar los riesgos asociados a las operaciones de intermediación de bajo monto en el mercado de valores, para lo cual pueden:

4.4.1.1. Establecer un número y monto máximo de operaciones permitidas para conservar las características previstas en el subnumeral 4.1 de este Capítulo.

4.4.1.2. Limitar los canales a través de los cuales se pueden realizar operaciones y transacciones.

4.4.1.3. Las demás que consideren necesarias.

4.4.2. En el evento en que el inversionista que se haya vinculado a través de este trámite simplificado realice una operación que resulte en que el monto total de las acciones de su propiedad supere los sesenta y seis mil Unidades de Valor Real (66.000 UVR) vigentes al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, las SCBV deben obtener la información requerida en el subnumeral 4.2.2.2.1.1.3. del Capítulo IV del Título IV de la Parte I de la CBJ de manera previa a la realización de cualquier operación.

4.5. Obtención de información requerida para adelantar el procedimiento de conocimiento del cliente

Cuando el inversionista solicite la entrega de recursos provenientes de las operaciones de intermediación de bajo monto en el mercado de valores o alguna de las partes decida dar por terminada la relación contractual, por cualquiera de las causales previamente acordadas, la SCBV debe obtener la información requerida en el subnumeral 4.2.2.2.1.1.3. del Capítulo IV del Título IV de la Parte I de la CBJ, previo a que la SCBV proceda a entregar y/o trasladar los valores y/o el dinero que tenía bajo su administración, siempre que en dicho momento el monto de los valores y/o el dinero de propiedad del inversionista administrados por la SCBV supere los sesenta y seis mil Unidades de Valor Real (66.000 UVR) vigentes al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.

5. ASESORÍA Y DEBER DE INFORMACIÓN EN OPERACIONES DE ADQUISICIÓN DE ACCIONES CUANDO EL EMISOR ACTÚE COMO DEPOSITANTE DIRECTO

Cuando un inversionista vaya a adquirir acciones de un emisor que ha decidido actuar como depositante directo de las mismas y el inversionista acepte que el emisor actúe en tal condición respecto de sus acciones, las SCBV a través de las cuales adquieren las mencionadas acciones deben prestar asesoría, sin perjuicio de que los inversionistas puedan solicitar que esta operación se realice a través de servicios de solo ejecución, de acuerdo con las disposiciones contenidas en el artículo 7.8.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010. En todo caso las SCBV deben cumplir con el deber especial de información establecido en el Libro 3 de la Parte 7 del Decreto 2555 de 2010. Estos deberes se deben cumplir en el momento de la adquisición, conforme a las siguientes instrucciones.

La referida manifestación de aceptación del inversionista para que el emisor actúe como depositante directo de sus acciones puede hacerse por cualquier medio verificable que habilite la SCBV para el efecto.

5.1. Deber de información

Las SCBV deben informar lo siguiente a los inversionistas, de manera previa y por medios físicos o electrónicos verificables, que pueden incorporar el uso de mecanismos tecnológicos, automatizados o estandarizados:

5.1.1. Que las acciones se encuentran o encontrarán bajo la administración del emisor que actúa como depositante directo de las mismas en un depósito centralizado de valores.

5.1.2. El contenido del prospecto que corresponde a la emisión y/o el programa de enajenación y reglamento del proceso de democratización, lo cual se podrá hacer con la entrega física o electrónica de estos documentos o indicando claramente la ruta a seguir para ubicarlos en la página web del emisor o en los mecanismos de divulgación de información al público previstos en el Decreto 2555 de 2010. Cuando se trate de acciones negociadas en el mercado secundario, las SCBV deben indicar que la información actualizada del emisor se debe consultar en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE).

5.1.3. Que la actuación de la SCBV abarca únicamente la operación de adquisición de las mencionadas acciones y, por ende, una vez se perfeccione esta operación se terminará la relación contractual entre el inversionista y la SCBV, subsistiendo únicamente la relación entre el inversionista y el emisor, en su calidad de depositante directo.

5.1.4. Los mecanismos a través de los cuales el inversionista podrá realizar operaciones posteriores de venta de las mencionadas acciones, incluyendo la posibilidad de que en caso que desee enajenarlas por un monto inferior a sesenta y seis mil (66.000) unidades de valor real (UVR), lo podrá hacer en el mercado mostrador, por fuera de los módulos o sistemas transaccionales de la bolsa de valores y sin necesidad de vincularse a una SCBV, siempre y cuando se cumpla con las previsiones dispuestas en la normatividad aplicable.

5.1.5. Los mecanismos a través de los cuales el inversionista podrá adelantar un proceso de vinculación ante las SCBV con el fin de realizar operaciones de venta posteriores sobre dichas acciones, incluyendo la posibilidad de aplicar lo establecido en el subnumeral 5.3. del presente Capítulo, y la posibilidad de que los inversionistas puedan solicitar que esta operación se realice a través de servicios de solo ejecución, de acuerdo a las disposiciones contenidas en el artículo 7.8.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010. Asimismo, las SCBV deben informar si existe un programa de recompra por parte del emisor y las condiciones de éste, de ser el caso.

5.1.6. Las tarifas derivadas de la operación de adquisición de las mencionadas acciones, que deberán estar publicadas en su página web, las cuales, en todo caso, deben reflejar las actividades que efectivamente realiza la SCBV.

6. DEBER DE INFORMACIÓN FRENTE A INVERSIONISTAS CON INVERSIONES EXISTENTES EN ACCIONES.

En desarrollo de su función de administrar el libro de registro de accionistas de la compañía, el emisor, en cualquier momento, puede tomar la decisión de actuar en calidad de depositante directo de sus acciones ante el respectivo depósito centralizado de valores, en las condiciones que considere pertinentes. En estos casos, el emisor debe manifestar esta decisión expresamente, a través de los mecanismos de divulgación de información al público previstos en el Decreto 2555 de 2010, indicando las condiciones en las cuales va a actuar en esta calidad, el plazo mínimo de antelación con el cual informará cualquier cambio en esta situación, los costos que éste asumirá y/o aquellos que trasladará a los accionistas, los mecanismos que utilizará para informar cualquier modificación en los mencionados costos, el procedimiento que se llevará a cabo para realizar el traslado de depositante directo y cualquier otra que considere relevante. Así mismo, el emisor deberá informar a través de estos mismos mecanismos, cualquier modificación que se presente en relación con las situaciones antes descritas.

Los emisores que actúan como depositantes directos de los inversionistas en los términos de este Capítulo, no asumen las obligaciones propias de los intermediarios del mercado de valores. A partir del momento en que se trasladen los inversionistas al emisor depositante directo, éste debe atender las instrucciones en materia de prevención y control de lavado de activos y de la financiación del terrorismo contempladas en el Capítulo VII del Título I de la Parte III de esta Circular. Para los eventos de negociación en el mercado secundario, el emisor de valores que actúe como depositante directo debe cumplir con las instrucciones contenidas en el subnumeral 2.4.2 del mencionado Capítulo VII del Título I de la Parte III.

Los emisores de valores a los que se refiere este numeral 6 pueden llevar a cabo los procedimientos para el conocimiento de los inversionistas en el mercado secundario a los que se refiere el subnumeral 2.4.2 el Capítulo VII del Título I de la Parte III de esta Circular a través de entidades vigiladas, en cuyo caso estas entidades vigiladas deberán cumplir con las instrucciones contenidas en el mencionado subnumeral 2.4.2.

6.1. Inversionistas con información de contacto actualizada que opten porque el emisor actúe como su depositante directo

Cuando un inversionista que tenga acciones frente a las cuales el emisor ha decidido actuar como depositante directo, le informe a su SCBV que ha decido optar porque dicho emisor actúe como depositante directo respecto de sus acciones, las SCBV deben cumplir con el deber especial de información establecido en el Libro 3 de la Parte 7 del Decreto 2555 de

ANEXO 7.

PARTE III - TÍTULO III - CAPÍTULO III.

sociedades comisionistas de bolsa de valores son responsables de evaluar el perfil del cliente con el fin de determinar si el acceso a su sistema electrónico de ruteo se ajusta al mismo.

Cuando estas entidades ofrezcan a sus clientes o habiliten para sus operadores un sistema electrónico de ruteo de órdenes se entiende que son administradores del mismo. Estos administradores son los responsables de que el sistema electrónico de ruteo de órdenes opere adecuadamente y que los clientes u operadores en calidad de usuarios del mismo, cumplan con lo establecido en los reglamentos, manuales, contratos y demás normas aplicables.

De acuerdo con lo señalado, las sociedades comisionistas de bolsa de valores son responsables por el monitoreo de las órdenes ingresadas a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, así como de la identificación, gestión y control de los riesgos asociados a dichos sistemas y el cumplimiento de las operaciones.

4. VALORES Y OPERACIONES

Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes pueden ser utilizados para transmitir órdenes sobre cualquier tipo de valor negociado en un sistema de negociación de valores o en una bolsa de valores, sin perjuicio de la facultad de los sistemas de negociación de valores, de las bolsas de valores o de las propias sociedades comisionistas de bolsa de valores de limitar el tipo de operaciones o valores sobre los cuales se puede ofrecer o facilitar el acceso a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, lo cual debe ser informado de manera previa y expresa a los clientes por parte de la sociedad comisionista de bolsa de valores.

5. REQUERIMIENTOS APLICABLES A LAS SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSA DE VALORES

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores en desarrollo de los contratos de ruteo electrónico de órdenes deben cumplir con los siguientes requisitos:

5.1. Requisitos previos

De manera previa a la puesta en funcionamiento de un sistema electrónico de ruteo de órdenes por parte de las sociedades comisionistas de bolsa de valores, éstas deben cumplir como mínimo con los siguientes aspectos:

5.1.1. Contar con la aprobación de la junta directiva de la sociedad para el desarrollo y ofrecimiento a sus clientes de sistemas electrónicos de ruteo para la canalización de sus órdenes y de los manuales que contengan las políticas y procedimientos aplicables al desarrollo de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes y a la gestión de riesgos de los mismos.

5.1.2. Contar con un contrato marco que contenga como mínimo los parámetros establecidos en el presente Capítulo.

5.1.3. Contar con la infraestructura física, administrativa, humana, técnica, tecnológica y operativa, adecuada para el funcionamiento y control del sistema electrónico de ruteo de órdenes, de conformidad con requerimientos y estándares establecidos por los administradores de los sistemas de negociación de valores o de las bolsas de valores para garantizar un acceso seguro a sus sistemas, así como aquellos particulares que puedan llegar a establecer los organismos de autorregulación y/o la SFC.

5.1.4. Implementar las políticas y procedimientos especiales para gestionar los riesgos asociados al sistema electrónico de ruteo de órdenes que permita a la sociedad identificar, medir, controlar y monitorear eficazmente los riesgos que se puedan generar en el funcionamiento de dicho sistema, la operativa de sus clientes u operadores a través del mismo y la interconexión a los sistemas de negociación de valores o a las bolsas de valores.

5.1.5. Contar con planes de contingencia que garanticen la continuidad de la transmisión de órdenes a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, su modificación o cancelación, así como la consulta de las operaciones.

5.1.6. Contar con procedimientos que sirvan para garantizar la trazabilidad de todas las órdenes y operaciones realizadas a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes para que puedan ser auditadas desde el momento en que se ingresen al sistema electrónico de ruteo y se transmitan a los respectivos sistemas de negociación de valores o bolsas de valores, así como durante su ejecución o cuando se efectúen modificaciones o cancelaciones, y el correspondiente calce de operaciones en los sistemas de negociación o bolsas de valores hasta su liquidación.

En consecuencia, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben contar con procesos de archivo y custodia de pistas de auditoría para asegurar la trazabilidad de las órdenes, y en general, de toda la información relacionada con la actividad de los usuarios de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

Adicionalmente, los mecanismos relacionados con el uso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes por parte de los operadores de la sociedad comisionista de bolsa de valores deben permitir la identificación plena del respectivo operador bajo un único código y única posición en la cual actúa, en concordancia con las disposiciones y modalidades de acceso de operadores establecidas por el respectivo sistema de negociación de valores o bolsa de valores.

5.1.7. Implementar mecanismos y procedimientos de control de riesgos que permitan la aplicación automática de límites operativos a la actividad de los clientes y los operadores en los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.1.8. Contar con mecanismos de autenticación de los usuarios a través de códigos y claves de acceso únicos, individuales e intransferibles, e implementar herramientas técnicas que permitan validar que los mismos no permitan el acceso o uso no autorizado. Para el efecto, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben ejecutar un procedimiento seguro en su creación, modificación o cancelación, así como la trazabilidad de la operativa de cada uno de los códigos y la adecuada y completa conservación de las pistas de auditoría correspondientes. Esta información debe estar a disposición de los sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores, de los organismos de autorregulación del mercado de valores y de la SFC.

5.1.9. Dar cumplimiento, en lo que resulte aplicable, a lo previsto en cuanto a requerimientos mínimos de seguridad y calidad en el manejo de información a través de medios y canales de distribución de productos y servicios del Capítulo I, Título II de la Parte I de esta Circular, y en particular a los subnumerales 2.3.6., 2.3.3.2, 2.3.4.9., 2.3.5., y 2.3.7. de dicho Capítulo.

5.1.10. Contar con la certificación de los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores a los cuales se pretende acceder a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes sobre el cumplimiento de los estándares de comunicación, seguridad y demás que sean requeridos para acceder a sus respectivos sistemas. Estos estándares deben ser monitoreados permanentemente por las sociedades comisionistas de bolsas de valores y por el respectivo sistema de negociación de valores o las bolsas de valores a la cual se accede a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.1.11. Realizar de manera periódica y coordinada con los administradores de los sistemas de negociación de valores y de las bolsas de valores, pruebas sobre la capacidad de los sistemas para la recepción y manejo de órdenes a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.1.12. Adoptar las medidas pertinentes para evitar el uso indebido de los accesos directos otorgados a los clientes, el acceso por parte de terceros no autorizados, así como la ejecución de órdenes o estrategias que puedan vulnerar la normativa del mercado de valores, para lo cual deben establecer políticas, procedimientos y mecanismos para el monitoreo y la generación de alertas sobre la operación de los clientes a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes. Los mecanismos de monitoreo y las alertas deben ser diseñadas con base en criterios definidos por la junta directiva de la sociedad comisionista de bolsa de valores para las distintas etapas del proceso (pre-negociación, tiempo real y post-negociación), para lo cual se pueden tener en cuenta, entre otros, aquellos emitidos por los organismos de autorregulación de valores, siempre y cuando los mismos no entren en conflicto con la normativa aplicable.

En cualquier caso, si una sociedad comisionista de bolsa de valores llega a identificar circunstancias, órdenes u operaciones que puedan vulnerar la normativa del mercado o advierta la posible realización de conductas que atentan contra la transparencia, confianza y seguridad del mercado, debe informar de manera inmediata a los organismos de autorregulación y a la SFC.

5.1.13. Capacitar a sus operadores y a sus clientes sobre el manejo de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes. En particular, los clientes deben ser capacitados e informados sobre los riesgos a los cuales se encuentran expuestos por el uso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes y los mecanismos o reglas de seguridad aplicables a los mismos.

5.1.14. Dar cumplimiento de la normativa aplicable al manejo de órdenes de clientes a través del LEO. Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben asegurarse que en los mencionados libros electrónicos se puedan diferenciar las órdenes impartidas a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, de aquéllas que se hayan recibido a través de otros medios o canales.

5.2. Reglamentos y manuales

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben elaborar e implementar reglamentos y manuales en los cuales se señalen como mínimo las políticas y procedimientos para: el ingreso, validación, rechazo y aceptación de órdenes, administración, controles y supervisión de los diferentes riesgos que se pudieran generar, así como los controles para la realización de las operaciones a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

Dichos reglamentos y manuales deben ser aprobados por la junta directiva de la sociedad comisionista de bolsa de valores y ser enviados para su no objeción a la SFC.

En los manuales deben estar contenidos todas las políticas y los procedimientos, incluidos los de tipo comercial o tecnológico y los relativos a la administración de riesgos, así como todas aquellas disposiciones que permitan dar cumplimiento a lo establecido en el presente Capítulo y a los principios o estándares establecidos por la Organización Internacional de Comisiones de Valores (OICV o IOSCO por sus siglas en inglés) relacionados con los mecanismos de acceso electrónico directo o direct electronic access to markets, cuyos principales aspectos se destacan a continuación:

5.2.1. Previos al acceso electrónico directo

5.2.1.1. Estándares mínimos para los clientes

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben verificar respecto de sus clientes la existencia de recursos financieros suficientes y apropiados, tanto valores como efectivo y las correspondientes garantías, de acuerdo con la estrategia y el perfil del cliente, de acuerdo a lo establecido por la sociedad comisionista de bolsa de valores.

5.2.1.2. El contrato de ruteo electrónico de órdenes debe establecer como mínimo que el cliente está dispuesto a cumplir:

5.2.1.2.1. Con la normativa del mercado,

5.2.1.2.2. Con los deberes y obligaciones establecidos en la regulación, y

5.2.1.2.3. Con la reglamentación de los sistemas de negociación de valores y de las bolsas de valores.

5.2.1.3. Responsabilidad de las sociedades comisionistas de bolsa de valores

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores son responsables por el monitoreo de las órdenes ingresadas por sus operadores o por sus clientes a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, así como de la identificación, gestión y control de los riesgos asociados a dichos sistemas y el cumplimiento de las operaciones.

5.2.2. Flujo de información

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben establecer mecanismos adecuados de información, como mínimo, en los siguientes aspectos:

5.2.2.1. Identificación del cliente. Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben revelar a las autoridades del mercado, una vez se les requiera y de manera oportuna, la información que permita identificar a sus clientes y operadores, así como la trazabilidad de las órdenes y operaciones realizadas a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.2.2.2. Información previa y posterior a la negociación. Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben garantizar que los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes permitan acceder a toda la información del mercado necesaria para el adecuado funcionamiento del respectivo sistema, antes, durante y después de la operación, así como facilitar una adecuada y oportuna gestión de los riesgos.

5.2.3. Sistemas y controles

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben contar con sistemas y controles que:

5.2.3.1. Faciliten el acceso electrónico directo siempre y cuando sean eficaces y razonablemente diseñados, de forma tal que permitan la gestión de los riesgos en la negociación sin afectar la trasparencia y seguridad del mercado.

5.2.3.2. Permitan el acceso a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes a los sistemas de negociación de valores o bolsas de valores, para lo cual tienen que implementar controles automatizados de pre-negociación, los cuales permitan controlar el acceso electrónico directo de los clientes para aquellas órdenes que excedan las posiciones y los límites de exposición al riesgo de contraparte o demás que defina la sociedad comisionista de bolsa de valores. Igualmente, deben existir controles y mecanismos para monitorear las órdenes enviadas a través de estos sistemas y las operaciones producto de esas órdenes con el fin de prevenir o alertar situaciones que pudieran vulnerar la transparencia del mercado.

5.2.3.3. Garanticen el funcionamiento adecuado, de forma tal, que tengan la capacidad técnica y operativa para procesar grandes volúmenes de órdenes y operaciones, así como mecanismos apropiados de contingencia que les permitan dar continuidad a la operación a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes hacia los sistemas de negociación de valores o bolsas de valores.

5.2.3.4. Establezcan de manera clara y precisa los responsables de la cadena de administración y gestión de los riesgos, así como los mecanismos de solución de problemas detectados, los planes de contingencia y las actualizaciones de los sistemas.

5.3. Disponibilidad de recursos

Previa a la realización de operaciones a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben asegurarse que el cliente a quien se facilita el acceso cuenta con los recursos en dinero y/o los valores, así como las garantías que correspondan para impartir órdenes a través del sistema. Para el efecto, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben implementar mecanismos de control automatizado que permitan verificar la disponibilidad de recursos o valores del cliente, independientemente del medio a través del cual se envíen las órdenes a la sociedad comisionista de bolsa de valores, salvo aquellos casos en los cuales el cliente es depositante directo de sus valores y/o cuando la custodia de los mismos se encuentra a cargo de una entidad diferente a la sociedad comisionista de bolsa de valores.

5.4. Deberes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores

5.4.1. Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben cumplir con lo señalado en los arts. 7.3.1.1.2 y 7.3.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, en relación con los deberes especiales de los intermediarios de valores y, en particular, el deber de asesoría. Lo anterior sin perjuicio de que los inversionistas puedan solicitar que las operaciones realizadas por medio del sistema electrónico de ruteo de órdenes se realicen a través de servicios de solo ejecución, de acuerdo con las disposiciones contenidas en el artículo 7.8.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010. Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes de clientes no eximen a las sociedades comisionistas de bolsa de valores de cumplir con las normas aplicables a su actividad como intermediarios de valores y las disposiciones en materia de los sistemas de administración de riesgos.

5.4.2. Cumplir las disposiciones sobre el sistema de administración de riesgo operativo –SARO-.

5.4.3. Cumplir las disposiciones sobre el sistema de administración de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo –SARLAFT-.

5.4.4. Realizar el monitoreo de las órdenes que se transmitan por conducto de sus sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, con el fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones de los clientes y advertir la posible realización de conductas que atenten contra la transparencia, confianza y seguridad del mercado.

5.4.5. Establecer mecanismos para facilitar a sus clientes el acceso a la información para su operativa en los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.4.6. De sus operadores que ejecutan órdenes a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes:

5.4.6.1. Cumplir con todos los deberes aplicables a la actividad de intermediación de valores y a las personas naturales vinculadas a las sociedades comisionistas de bolsa de valores de acuerdo con lo establecido en la normatividad que regula la materia, en particular en el Decreto 2555 de 2010 y las instrucciones de esta Superintendencia, de los organismos de autorregulación del mercado de valores y los reglamentos de los sistemas de negociación de valores y de las bolsas de valores.

5.4.6.2. Ejecutar las órdenes bajo los límites y criterios aplicables al manejo de un mismo perfil o posición en la sociedad comisionista de bolsa (cuenta propia, terceros o vehículos de administración de recursos de terceros), las cuales deben ser concordantes con aquellas establecidas para operar directamente en los sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores a las cuales se accede.

5.4.6.3. Acceder a los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes bajo un código y clave de acceso único, que permita su identificación plena en los sistemas. En ningún caso, un operador podrá ejecutar órdenes para otros operadores o terceros mediante el uso de códigos o claves de usuarios distintos del suyo propio.

5.5. Contenido mínimo de los contratos

En los contratos de ruteo electrónico de órdenes se deben incorporar, como mínimo, los siguientes contenidos:

5.5.1. El objeto del contrato.

5.5.2. Términos y definiciones.

5.5.3. Las condiciones económicas del contrato:

5.5.3.1. Determinación de costos y gastos.

5.5.3.2. Régimen de tarifas aplicables para el acceso al mercado a través del sistema electrónico de ruteo de órdenes.

5.5.4. Los valores que pueden ser negociados en el marco del contrato, así como el tipo de operaciones que se pueden realizar con base en éste y los límites operativos que serán aplicables.

5.5.5. Horarios de disponibilidad del sistema electrónico de ruteo de órdenes y las reglas de operación en días u horarios no hábiles del mercado.

5.5.6. Deberes y responsabilidades de cada una de las partes. En particular, el contrato debe prever como mínimo:

5.5.6.1. Obligaciones de las sociedades comisionistas de bolsa de valores

5.5.6.1.1 Informar los mecanismos a través de los cuales los inversionistas puedan conocer la información financiera, económica, contable, jurídica y administrativa de los emisores o del tipo de operaciones que realiza, incluyendo aquella que se considera información relevante o cualquier otra sensible para la operativa del cliente a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.5.6.1.2. Capacitar en forma previa y permanente a los clientes en relación con el manejo de la plataforma tecnológica para la ejecución de órdenes a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, las modificaciones o actualizaciones de los mismos, así como informar acerca de los riesgos asociados a su uso.

5.5.6.1.3. Adicionar a su código de conducta reglas para evitar infracciones a las normas del mercado de valores por parte de los operadores que efectúen operaciones a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.5.6.1.4. Obtener de sus clientes información sobre su situación financiera y su perfil de cliente a fin de verificar que cuenten con recursos y valores suficientes, conocimiento de las reglas del mercado, del sistema de negociación de valores o bolsas de valores al cual accede y del funcionamiento del sistema electrónico de ruteo de órdenes. Igualmente, las sociedades comisionistas de bolsa de valores están obligadas a actualizar periódicamente dicha información y en todo caso, siempre que ocurran eventos o circunstancias materiales que afecten o cambien la situación del cliente o su perfil.

5.5.6.2. Obligaciones del cliente

5.5.6.2.1. Contar con los recursos y valores necesarios para realizar operaciones en los sistemas de negociación de valores, a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.5.6.2.2. Conservar en todo momento la confidencialidad y privacidad en el uso de su clave y código de acceso a los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.5.6.2.3. No permitir el uso de su clave y código de acceso a los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes por parte de terceros.

5.5.6.2.4. Declarar en forma expresa su aceptación y sujeción a las normas de mercado, así como a los reglamentos de los sistemas de negociación de valores o de las bolsas de valores a los que accede, y a las reglas y disposiciones propias del contrato suscrito con la sociedad comisionista de bolsa de valores.

5.5.7. Vigencia del contrato.

5.5.8. Las condiciones y régimen de terminación del contrato.

5.5.9. La fecha en que se suscribe el contrato y fecha a partir de la cual empieza a regir.

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben enviar los modelos de contratos de ruteo electrónico de órdenes a celebrar con sus clientes, así como sus ajustes, para la no objeción de la SFC.

Está prohibido a las sociedades comisionistas de bolsa de valores facilitar el uso de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes a sus clientes sin celebrar un contrato que incorpore las condiciones mínimas establecidas en el presente Capítulo y demás normas aplicables.

5.6. Condiciones de operación de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes

Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes deben cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

5.6.1. Capacidad

Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben tener capacidad suficiente para gestionar los volúmenes de órdenes previsibles y tener la posibilidad de ampliar su capacidad para responder al aumento del flujo de órdenes.

ANEXO 8.

PARTE III - TÍTULO V - CAPÍTULO III.

PARTE III

MERCADO DESINTERMEDIADO

TÍTULO V

SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN DEL MERCADO DE VALORES - SIMEV

CAPÍTULO III: REGISTRO NACIONAL DE PROFESIONALES DEL MERCADO - RNPMV

1. SUJETOS DE INSCRIPCIÓN EN EL RNPMV

De conformidad con el art. 7 de la Ley 964 de 2005 en concordancia con el art. 5.4.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, como requisito previo para actuar en el mercado de valores, deben inscribirse en el RNPMV, debiendo certificarse como profesionales del segmento en los que se pretenda desarrollar una actividad determinada, las siguientes personas, con independencia del cargo que ocupen o la naturaleza de la vinculación:

1.1. Cualquier persona que al interior de un intermediario de valores tome directamente decisiones, o imparta directamente instrucciones acerca de la estructura, límites, políticas o estrategias para la realización de operaciones de intermediación de valores y/u operaciones de derivados financieros.

En esta categoría no están incluidos los presidentes de las entidades ni los miembros de juntas directivas, por el solo hecho de su calidad.

Los presidentes o miembros de junta directiva que tengan código de acceso de operador a un sistema de negociación deben certificarse en la modalidad que establezca el reglamento de certificación.

1.2. Cualquier persona que al interior de un intermediario de valores o de un miembro de una bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales u otros commodities, sea la autoridad encargada de la administración de riesgos de mercado.

1.3. Cualquier persona que realice una de las siguientes actividades:

1.3.1. Quien ejecute órdenes de clientes o terceros sobre valores, derivados financieros, o quien imparta instrucciones para la ejecución de dichas órdenes, con sujeción a instrucciones, directrices, lineamientos y/o políticas establecidas por la entidad a la cual está vinculado, por los reglamentos o normas aplicables a los fondos de inversión colectiva, contratos fiduciarios de inversión, contratos de administración de portafolios de terceros, fondos de pensiones obligatorias y voluntarias, fondos de cesantías, o directamente por sus clientes, según corresponda;

1.3.2. Quien estructure, ejecute o imparta instrucciones para realizar operaciones de intermediación de valores o derivados financieros con recursos de propiedad de la entidad (posición propia o cuenta propia) o en las cuales se actúe como contraparte;

1.3.3. Quien tenga asignado un código de acceso de operador o su equivalente a cualquier sistema de negociación o de registro de operaciones sobre valores o quien ingrese órdenes en los mismos. Se exceptúan quienes exclusivamente utilicen dicho código para realizar colocaciones en el mercado primario;

1.3.4. Quien realice cualquiera de las actividades anteriores, o realice actividades de corretaje sobre valores o derivados financieros, al servicio de un Corredor de Valores Especializado en TES –CVTES-;

1.3.5. Quien ejecute las actividades de intermediación autorizadas a los intermediarios no vigilados por la SFC;

1.3.6. Cualquier persona que tenga acceso físico a una mesa de negociación y que estando en ella realice cualquiera de las actividades descritas en los subnumerales 1.3.1, 1.3.2 y 1.3.3 anteriores.

Para efectos del presente numeral, se entiende por mesa de negociación, cualquier recinto en el cual las personas naturales vinculadas a un intermediario de valores estructuren, ejecuten o realicen operaciones de compra y venta de valores, compra y venta de otros activos financieros, operaciones de derivados, ya sea por cuenta propia, o en los cuales reciban órdenes o instrucciones para celebrar tales operaciones en nombre de terceros, teniendo acceso a información de sistemas de negociación y/o de registro de operaciones a través de pantallas, ya sean éstas activas o pasivas.

1.4. Cualquier persona que desarrolle la actividad de asesoría en el mercado de valores para la celebración de operaciones de derivados y operaciones que se realicen por conducto de una bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales y otros commodities.

Se entiende que una persona desarrolla la actividad de asesoría en el mercado de valores cuando esté autorizado por una entidad vigilada para la elaboración o suministro de recomendaciones profesionales.

No están incluidos en esta categoría las personas cuya labor comercial se límite a la entrega de información sobre alternativas de inversión o a poner a disposición de los inversionistas las herramientas tecnológicas de que disponga la entidad para el suministro de recomendaciones profesionales, siempre y cuando estas personas no desarrollen la actividad de asesoría en el mercado de valores. Tampoco están incluidos los corresponsales no bancarios, los corresponsales no bursátiles ni los asesores comerciales que promuevan la compra y/o venta de CDT ni CDAT.

1.5. Para el caso de los fondos mutuos de inversión sometidos a la inspección y vigilancia de la SFC, solamente deben certificarse e inscribirse en el RNPMV aquellas personas naturales que teniendo acceso directo a un sistema de negociación y/o registro de operaciones sobre valores adelante cualesquiera de las actividades enunciadas en el subnumeral 1.3 del presente Capítulo. Los fondos mutuos de inversión controlados no requieren certificación ni inscripción en el RNPMV por haber sido exceptuados por el Gobierno Nacional en el art. 5.4.1.1.2. del Decreto 2555 de 2010.

1.6. Las personas naturales que al interior de las sociedades comisionistas estructuren, dirijan y ejecuten operaciones sobre bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, incluidas las operaciones de derivados sobre tales productos, así como las personas naturales que asesoren o promocionen los servicios de registro que ofrecen los miembros de las bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities.

ANEXO 9.

PARTE III - TÍTULO VI - CAPÍTULO V.

PARTE III

MERCADO DESINTERMEDIADO

TÍTULO VI

INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA CONSTITUCIÓN, ADMINISTRACIÓN, GESTIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA - FICs

CAPÍTULO V: DISTRIBUCIÓN DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA

CONTENIDO

1. MEDIOS AUTORIZADOS PARA REALIZAR LA DISTRIBUCIÓN DE FIC

2. DEBER DE ASESORÍA

3. OBLIGACIONES DE LOS DISTRIBUIDORES ESPECIALIZADOS A TRAVÉS DE CUENTAS ÓMNIBUS

4. REQUERIMIENTOS ESPECIALES PARA LOS SUJETOS PROMOTORES QUE COMPONEN LA FUERZA DE VENTAS

5. REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DE LA CUENTA ÓMNIBUS

6. DISTRIBUCIÓN DE FONDOS DE INVERSIÓN DEL EXTERIOR

7. ADQUISICIÓN DE PARTICIPACIONES DE BAJO MONTO EN FICS

PARTE III

MERCADO DESINTERMEDIADO

TÍTULO VI

INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA CONSTITUCIÓN, ADMINISTRACIÓN, GESTIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA - FICs

CAPÍTULO V: DISTRIBUCIÓN DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA

1. MEDIOS AUTORIZADOS PARA REALIZAR LA DISTRIBUCIÓN DE FICs

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3.1.4.1.2 del Decreto 2555 de 2010, la actividad de distribución de los FIC puede realizarse por los siguientes medios autorizados:

1.1. Directamente a través de la fuerza de ventas de la sociedad administradora;

1.2. Por el distribuidor especializado de que trata el artículo 3.1.4.2.1. del Decreto 2555 de 2010;

1.3. Por medio del contrato remunerado de uso de red, celebrado por la sociedad administradora de FIC con una entidad vigilada habilitada para prestar ese servicio, en los términos del artículo 2.34.1.1.1. y siguientes del Decreto 2555 de 2010; y

1.4. Por medio del contrato de corresponsalía, caso en el cual únicamente se podrán prestar por el corresponsal los servicios establecidos en el artículo 2.36.9.1.6. del Decreto 2555 de 2010. Los corresponsales de las sociedades administradoras de FICs no podrán prestar ningún tipo de asesoría para la vinculación de clientes e inversión en dichos fondos, ni para la realización de inversiones respecto de clientes ya vinculados, no obstante, podrán recolectar y entregar documentación e información relacionada con los servicios previstos en el citado artículo.

En todo caso, la adquisición y enajenación de los valores representativos de los derechos de participación de los fondos de inversión colectiva cerrados inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores – RNVE podrá realizarse en desarrollo de las actividades de intermediación de valores previstas en el artículo 7.1.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010. Estas operaciones se rigen por las disposiciones especiales aplicables a la intermediación de valores, incluyendo el cumplimiento de los deberes y obligaciones del intermediario de valores respecto de sus clientes.

2. DEBER DE ASESORÍA

Las entidades que realicen la actividad de distribución de FIC deben dar cumplimiento al deber de asesoría, de conformidad con lo previsto en el Libro 40 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010 y en el Capítulo IV del Título II la Parte III de la presente Circular.

En virtud del parágrafo segundo del artículo 2.40.1.1.6. del Decreto 2555 de 2010, para la distribución de los FIC que sean clasificados como productos universales, no se requiere llevar a cabo el perfilamiento de sus clientes, el análisis de conveniencia, ni el suministro de una recomendación profesional.

En virtud de los artículos 2.40.1.2.1 y 3.3.2.2.4 del Decreto 2555 de 2010, la comercialización de las participaciones de fondos de capital privado no constituye ejercicio de la distribución de FIC, por lo que para la vinculación de inversionistas a fondos de capital privado (FCP) no es obligatorio el suministro de una recomendación profesional. Sin embargo, las entidades que comercialicen FCP pueden incorporar dentro de sus políticas y procedimientos para la realización de la actividad de asesoría, la posibilidad de brindar recomendaciones profesionales respecto de los valores representativos de participaciones en FCP.

3. OBLIGACIONES DE LOS DISTRIBUIDORES ESPECIALIZADOS A TRAVÉS DE CUENTAS ÓMNIBUS

Cuando el distribuidor especializado realice el manejo de los inversionistas a través de cuentas ómnibus, éste es quien se relaciona con los inversionistas registrados en la cuenta, a través de la cual se invierten los recursos aportados por ellos al FIC promocionado. En consecuencia, el distribuidor especializado, respecto de los inversionistas registrados en cada cuenta ómnibus que administre, es el responsable de cumplir, entre otros, con los deberes de conocimiento del cliente, segregación de los recursos de los inversionistas, suministro de información a éstos sobre la cuenta ómnibus y las inversiones realizadas a través de la misma, y atención y servicio al cliente, entre otros que correspondan a dicha relación.

Así mismo, el distribuidor especializado es quien como administrador de la cuenta ómnibus, obrando en nombre propio y por cuenta de los inversionistas registrados en ésta, se relaciona con la sociedad administradora del FIC en el cual se invierten los recursos de tales inversionistas, y ejerce frente a ésta los derechos derivados de la calidad de inversionista.

Los términos y condiciones de la relación entre la Sociedad Administradora y el distribuidor especializado deben establecerse en un contrato escrito a suscribirse por ambas partes. Adicionalmente, los términos y condiciones de la relación entre el distribuidor especializado y el inversionista de la cuenta ómnibus deben establecerse en el respectivo reglamento de la cuenta ómnibus.

El contrato a suscribirse entre la sociedad administradora y el distribuidor especializado y el reglamento que regula la relación entre el distribuidor especializado y los inversionistas deben garantizar el cumplimiento de las disposiciones previstas en el Decreto 2555 de 2010, el presente Título y las demás condiciones que resulten necesarias para una adecuada interacción entre la Sociedad Administradora y el Distribuidor así como una adecuada y suficiente información hacia los inversionistas, de tal manera que se asegure un adecuado ejercicio de la actividad de distribución.

Con arreglo a lo dispuesto en el numeral 13 del artículo 3.1.4.1.6 y en el numeral 10 del artículo 3.1.4.2.3 del Decreto 2555 de 2010, además de las obligaciones previstas en dichos artículos y en otras normas aplicables, los distribuidores especializados de FICs deben cumplir con las siguientes obligaciones:

3.1. Atender las disposiciones contenidas en el artículo 3.1.4.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

3.2. Documentar las solicitudes de redención de participaciones, y los demás aspectos de la relación del distribuidor especializado con el cliente inversionista que deban ser documentados, de acuerdo con la regulación aplicable y las políticas adoptadas por la junta directiva de la sociedad administradora de FICs y/o del distribuidor especializado, según sea el caso, en las etapas de promoción, vinculación, vigencia y redención de las participaciones del cliente inversionista en el respectivo FIC.

En todos los casos, el distribuidor especializado debe informar al inversionista que quien invierte en el FIC a través de una cuenta ómnibus no puede tener otras inversiones en el mismo FIC en el cual han de colocarse los recursos de la cuenta ómnibus, ya sea de manera directa o a través de otra cuenta ómnibus, mientras tenga la calidad de inversionista registrado en esa cuenta ómnibus. Una vez suministrada esta información, el distribuidor especializado debe pedir al inversionista que manifieste expresamente si tiene inversiones en el mismo FIC en el cual han de colocarse los recursos de la cuenta ómnibus, ya sea de manera directa o a través de otra cuenta ómnibus, que se compromete a no tenerlas mientras esté registrado en la cuenta ómnibus, y por ende asume la responsabilidad que le corresponde en caso que llegare a tenerlas, así como del cumplimiento de los límites establecidos en la regulación respecto de la participación máxima por inversionista en el correspondiente FIC. Estas manifestaciones deben ser documentadas y estar debidamente firmadas por el inversionista. En todo caso, si el distribuidor llegare a identificar alguna circunstancia que pudiera indicar un posible incumplimiento del límite por parte de un inversionista, debe reportar dicha situación a la sociedad administradora y a la SFC.

3.3. Documentar la vinculación de cada inversionista registrado en la cuenta ómnibus, y entregar al inversionista copia del reglamento de la misma, a través de medios físicos o electrónicos verificables.

3.4. Cumplir los deberes relativos al conocimiento del cliente, respecto de todos y cada uno de los inversionistas registrados en la cuenta ómnibus.

3.5. Durante la vigencia de la inversión en el FIC, suministrar al menos trimestralmente a los inversionistas registrados en la cuenta ómnibus la información relacionada con ésta y con el FIC en el cual se efectúen inversiones a través de la misma. Para el efecto, el distribuidor especializado debe entregar a cada inversionista registrado en la cuenta ómnibus un extracto con la siguiente información:

3.5.1. Identificación de la cuenta ómnibus.

3.5.2. Identificación del inversionista registrado.

3.5.3. Tipo de participación.

3.5.4. Saldo inicial y final del período revelado.

3.5.5. El valor y la fecha de recepción de las inversiones iniciales o adicionales.

3.5.6. El número de unidades poseídas a través de la cuenta ómnibus en el FIC en el cual se efectúan inversiones a través de ésta, y su valor, en la fecha de corte del extracto.

3.5.7. Los rendimientos abonados durante el período y las retenciones practicadas, en la proporción correspondiente a la participación del inversionista en la cuenta ómnibus.