CIRCULAR EXTERNA 2025151000000005-5 DE 2025
(junio 3)
Diario Oficial No. 53.144 de 10 de junio de 2025
Diario Oficial disponible en la web de la Imprenta Nacional de Colombia el 10 de junio de 2025
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
| PARA: | ENTIDADES TERRITORIALES DEPARTAMENTALES, DISTRITALES Y MUNICIPALES Y ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD DE LOS REGIMENES SUBSIDIADO Y CONTRIBUTIVO. |
DE: | SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD |
ASUNTO: | MODIFICACIÓN DE LA CIRCULAR EXTERNA 001 DE 2020, EN CUANTO A CRITERIOS DE AUDITORÍA, RESPONSABLES, PLAZOS, PLANES DE MEJORAMIENTO Y OTRAS DISPOSICIONES |
La Superintendencia Nacional de Salud, en adelante SNS, mediante la Circular Externa 001 del 9 de enero de 2020, modificada a través de las Circulares Externas 2022151000000046-5 de 2022 y 202500030000003-5 de 2025, impartió instrucciones a las entidades territoriales y entidades promotoras de salud de los Regímenes Contributivo y Subsidiado (EPS (RC-RS)), sobre el ejercicio de las funciones de Inspección, Vigilancia y Control a nivel territorial, haciendo obligatoria la adopción e implementación de la Guía de Auditoría y del Informe de Auditoría dentro de los plazos establecidos.
La mencionada circular incluye como anexo la Guía de Auditoría Institucional 'GAUDI', la cual debe ser actualizada por la SNS conforme a las modificaciones reglamentarias emitidas por el Ministerio de Salud y Protección Social o las necesidades que identifique la Superintendencia.
En el marco del trámite de la consulta pública relacionada con la emisión de la Circular Externa 202500030000003-5 del 20 de febrero de 2025- modificación más reciente a la Circular Externa 001 de 2020-, la ciudadanía y las entidades territoriales generaron propuestas de modificación a la Guía relacionadas con cambios, eliminación y creación de criterios de auditoría, responsables, plazos y planes de mejoramiento.
A su vez, la SNS identificó algunos cambios normativos con injerencia en las instrucciones impartidas en la Circular Externa 001 de 2020 y en la Guía de Auditoría Institucional 'GAUDI', entre estos, el Decreto número 441 de 2022, las Resoluciones número 497 de 2021, 1035 de 2022, 2335 y 2367 de 2023, 87, 100 y 2718 de 2024, así como la Circular Externa 47 de 2022, y evidenció la necesidad de retomar la periodicidad definida en la Circular Externa 001 de 2020 (semestral), identificando la importancia de generar información periódica para toma de decisiones, así como la necesidad de continuar fortaleciendo las acciones de inspección y vigilancia de las Entidades Territoriales a las EPS que operan en su jurisdicción, toda vez que esto se ve directamente reflejado en la garantía de la calidad de la atención en salud para la población de su jurisdicción y la rectoría y gobernanza en el territorio.
Por lo tanto, se hace necesario efectuar modificaciones adicionales a la Circular Externa 001 de 2020 y derogar las Circulares Externas 2022151000000046-5 de 2022 y 2025500030000003-5 de 2025 excepto para las auditorías practicadas con anterioridad al 1 de julio de 2025, para que las disposiciones contenidas en esta resulten acordes con la normativa vigente y atiendan las propuestas formuladas por la ciudadanía, las entidades territoriales y EPS.
En virtud de lo anterior se efectúan las siguientes:
PRIMERA: Modifíquese el acápite “III. GENERALIDADES” de la Circular Externa 001 de 2020, modificado por la Circular Externa 2022151000000046-5 de 2022 el cual quedará así:
“La Superintendencia Nacional de Salud imparte instrucciones a las Entidades Territoriales y a las Entidades Promotoras de Salud (EPS), o quien haga sus veces, de los Regímenes Contributivo - RC y Subsidiado - RS, respecto de la obligatoriedad en la adopción de la Guía de Auditoría Institucional y el Aplicativo de Auditoría GAUDI, mediante los cuales, las Direcciones Territoriales de Salud evalúan el cumplimiento de competencias y obligaciones de las EPS del RC y RS, que operan en cada territorio, a partir de componentes, estándares, criterios a auditar, modo de verificación, situación evidenciada y normas presuntamente infringidas.
La mencionada Guía orienta y fortalece el ejercicio de las competencias de inspección y vigilancia de las Entidades Territoriales de manera estandarizada, armónica, uniforme, conjunta y articulada, así como, el registro de los análisis de los hechos evidenciados y el cargue de los soportes o pruebas documentales que sustentan los hallazgos o cumplimientos en el ejercicio auditor, estos se realizan en forma in situ y en el aplicativo GAUDI dispuesto en ambiente Web por la Superintendencia Nacional de Salud, en el cual, una vez finalizado el proceso auditor, permite la generación del Informe de Auditoría.
Adicionalmente, en la Guía se define la formulación de planes de mejoramiento por parte de las EPS, para subsanar de fondo los hallazgos derivados de dichos procesos auditores y las estrategias de seguimiento que se implementarán por parte de las entidades territoriales departamentales y distritales. Así como el traslado, por parte de estas últimas, de los resultados a la Superintendencia Nacional de Salud.
Lo anterior, resulta necesario para el fortalecimiento del Sistema de Inspección, Vigilancia y Control y el logro del mejoramiento continuo, como columna vertebral del Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad en Salud (SOGCS), por parte de las diferentes instancias del SGSSS.
La Guía de Auditoría Institucional “GAUDI” se encuentra publicada en la página Web de la Superintendencia Nacional de Salud, en este enlace: https://docs.supersalud. gov.co/PortalWeb/metodologías/OtrosDocumentosMetodologias/Gu%C3%ADa%20 de%20Auditor%C3%ADa%20/nstitucional%20GAUDl.pdf y será actualizada por la entidad conforme a los cambios normativos y necesidades del sector salud, señalándose a qué versión corresponde.”
SEGUNDA: Modifíquese el inciso inicial del literal “B. Etapas de la auditoría” del acápite “IV. AUDITORÍA” de la Circular Externa 001 de 2020, el cual quedará así:
“B. Etapas de la auditoría
El desarrollo del proceso auditor debe llevarse a cabo respetando, las etapas definidas en la Guía de Auditoría Institucional (GAUDI), la cual se adopta como parte integral de esta Circular.
(...)”
TERCERA: Modifíquese el acápite “V. RESPONSABLE POR COMPONENTE” de la Circular Externa 001 de 2020, el cual quedará así:
“V. RESPONSABLES
Los responsables de los procesos auditores GAUDI, son las entidades territoriales de los ordenes departamental, distrital y municipal y las EPS (RC-RS). En tal sentido, estas tienen las siguientes responsabilidades:
I. El Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina y entidades territoriales distritales y municipales la planeación de la auditoría. Precisando que la definición del cronograma de auditorías será liderada por los departamentos y distritos en cumplimiento de sus competencias de dirigir y coordinar el sistema de salud, para lo que efectuará la articulación correspondiente con los municipios de su jurisdicción (no aplica para distritos) y las EPS objeto de auditoría.
II. Las Entidades territoriales departamentales la asistencia técnica a los municipios de su jurisdicción.
III. El Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina y entidades territoriales distritales y municipales la ejecución de la auditoría.
IV. Las EPS disponer los recursos humanos, técnicos y logísticos que permitan el desarrollo in situ de la auditoría por parte de las Entidades Territoriales y diligenciar las plantillas garantizando la calidad de la data registrada y el suministro de la evidencia documental del cumplimiento de los criterios evaluados.
V. Las Entidades territoriales departamentales la verificación de las auditorías de los municipios. Respecto a las auditorías del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina y los distritos se efectuará por la Superintendencia Nacional de Salud.
VI. Las entidades territoriales municipales, efectuar las correcciones que se requieran y enviar a verificación la auditoría.
VII. Las Entidades territoriales departamentales consolidar los hallazgos por EPS y solicitar a las mismas la formulación del plan de mejoramiento para revisión, aprobación, seguimiento y evaluación.
VIII. Las EPS (RC-RS) la elaboración, ajustes, ejecución y cumplimiento de los planes de mejoramiento aprobados, así como el suministro de información para el seguimiento y evaluación.”
CUARTA: Modifíquese el acápite “VI. PLAZOS Y PERIODO DE AUDITORÍA” de la Circular Externa 001 de 2020, modificado por la Circular Externa 2025500030000003-5 de 2025 el cual quedará así:
“VI. PLAZOS Y PERIODOS DE AUDITORÍA
Los periodos objeto de auditoría y los plazos para el cargue de la información a través del Aplicativo GAUDI, por parte de las Entidades Territoriales a la Superintendencia Nacional de Salud, serán los siguientes:
1. Los periodos objeto de auditoría, serán semestrales, por ello, el desarrollo de los procesos auditores, a partir de la evaluación del primer semestre 2025 y sucesivos, se realizarán de acuerdo con los siguientes plazos:
Tabla número 1. Términos y plazos de ejecución de auditorías
| Periodo objeto de auditoría | Fecha de inicio de auditorías y apertura del Aplicativo GAUDI | Fecha máxima de creación y ejecución de las auditorías | Fecha máxima para revisión y ajustes de las auditorías - Cierre de la plataforma |
| Responsables | NA | El Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina y entidades territoriales distritales y municipales y EPS (RC-RS) | Entidades territoriales departamentales, municipales y Superintendencia Nacional de Salud |
| Del 1 de enero al 30 de junio | 1 de agosto | Hasta el 30 de septiembre | Hasta 30 de noviembre |
| Del 1 de julio al 31 de diciembre | 1 de marzo | Hasta 30 de abril | Hasta 30 de junio |
Los periodos objeto de auditoría, a través de la Guía de Auditoría Institucional (GAUDI), serán semestrales (del semestre inmediatamente anterior), por ello, la ejecución, verificación y finalización de las auditorías se realizarán atendiendo las fechas contenidas en el cuadro anterior.
Las entidades territoriales del orden distrital, municipal y el Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina deberán culminar los procesos auditores, así como cargar en el Aplicativo el acto administrativo mediante el cual se ordenó la auditoría (con evidencia del recibo por parte de la EPS), el acta de auditoría debidamente diligenciada y firmada por las partes y el informe firmado por el representante legal de la Entidad Territorial del orden Distrital, Municipal y el Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, antes de la fecha de “Cierre de la plataforma”. Posterior a esta fecha, únicamente se podrán efectuar consultas.
Los organismos de carácter departamental y Distrital en materia de Salud definirán los cronogramas de ejecución de las auditorías que se desarrollarán en su territorio, en coordinación con los municipios (en el caso de departamentos) y EPS que operan en la jurisdicción. Para dar cumplimiento a los plazos aquí definidos.
De igual forma, los departamentos elaborarán los cronogramas para organizar el proceso de revisión y ajuste, el cual deberá ser socializado oportunamente a los municipios de su jurisdicción.
2. Los plazos para la solicitud, revisión, aprobación, ejecución y seguimiento a los planes de mejoramiento (PM) requeridos para subsanar los hallazgos derivados de las auditorías GAUDI, serán los siguientes:
Tabla número 2. Términos y plazos de ejecución de planes de mejoramiento por parte de las EPS
| Periodo al que Corresponden Las Auditorías | Consolidación de hallazgos por EPS y solicitud del PM a las EPS | Remisión del PM | Ajustes al PM | Revisión y aprobación o no del PM | Ejecución del PM | Cargue del PM en aplicativo | Envío informe de evaluación del PM |
| Responsables | Entidades territoriales departamentales y distritales | EPS (RSRC) | EPS (RSRC) | Entidades territoriales departamentales y distritales | EPS (RSRC) | Entidades territoriales departamentales y distritales | Entidades territoriales departamentales y distritales |
| Del 1 de enero al 31 de diciembre | Hasta el 15 de julio | Hasta el 31 de julio | el 10 de agosto | Hasta el 20 de agosto | Del 1 de septiembre al 30 de noviembre | Hasta el 31 agosto | Del 1 al 15 de diciembre |
Las fases del Plan de Mejoramiento se desarrollarán por EPS a nivel departamental, con periodicidad anual, consolidando los resultados de las auditorías por EPS de los dos periodos objeto de evaluación (ejemplo: en 2026 se ejecutarán las fases de los planes de mejoramiento producto de los hallazgos de las auditorías correspondientes a los periodos objeto de evaluación: enero-junio y julio-diciembre de 2025) atendiendo las fechas contenidas en el cuadro anterior.
La Superintendencia dispondrá los mecanismos y estructuras del cargue de información de los Planes de Mejoramiento, así como, las fases y directrices para su implementación a través de la Guía de Auditoría Institucional.
Por otra parte, las entidades territoriales definirán en el marco de su autonomía y de acuerdo con la criticidad de los hallazgos, la periodicidad y mecanismos mediante los cuales efectuarán el seguimiento y monitoreo del cumplimiento de los planes de mejoramiento a que se hizo alusión.”
QUINTA: Modifíquese el acápite “VII. INSTRUCCIONES” de la Circular Externa 001 de 2020, el cual quedará así:
“VII. INSTRUCCIONES
Para los fines del ejercicio de la inspección y vigilancia del aseguramiento y la prestación de servicios definidos en la presente Circular y en la Guía de Auditoría Institucional (GAUDI), se imparten las siguientes instrucciones:
A. A las Entidades Territoriales del orden departamental:
1. Implementar la Guía de Auditoría Institucional (GAUDI), absteniéndose de modificar su estructura y contenidos.
2. Gestionar, organizar y disponer los recursos (talento humano, físicos, tecnológicos, entre otros.) necesarios para la coordinación de cronogramas, verificación de las auditorías GAUDI que realicen los municipios de su jurisdicción y lo correspondiente a planes de mejoramiento.
3. Brindar asistencia técnica y asesoría a los municipios de su jurisdicción en la adopción e implementación de la Guía de Auditoría Institucional (GAUDI) y continuar fortaleciendo su adherencia de acuerdo con necesidades que se identifiquen.
4. Coordinar las auditorías con los municipios de su jurisdicción y las EPS que operen en la misma, mediante una programación oportuna.
5. Verificar que los municipios cumplan con los principios de auditoría.
6. Gestionar oportunamente la creación o inactivación de usuarios, para el acceso al aplicativo GAUDI, en cumplimiento del proceso definido por la Superintendencia Nacional de Salud.
7. Verificar las auditorías realizadas por los municipios de su jurisdicción y solicitar los ajustes pertinentes a fin de que los procesos auditores cumplan con los criterios de calidad requeridos acorde con los plazos establecidos para el desarrollo de estos.
8. Realizar seguimiento y monitoreo a los municipios de su jurisdicción, respecto al cumplimiento de la implementación de la Guía de Auditoría Institucional (GAUDI) e informar los incumplimientos identificados a la Superintendencia Nacional de Salud, con las evidencias que los sustenten.
9. Consolidar anualmente por EPS a nivel departamental los hallazgos resultado de las auditorías efectuadas por los municipios de su jurisdicción.
10. Solicitar anualmente por EPS a nivel departamental la suscripción de planes de mejoramiento.
11. Realizar revisión de los planes de mejoramiento que propongan las EPS, en caso de requerirse solicitar ajustes y aprobar o no dichos planes.
12. Efectuar seguimiento y evaluación de los planes de mejoramiento y remitir a la Superintendencia Nacional de Salud, informe con los resultados de la evaluación de cumplimiento de estos, a través de los mecanismos definidos.
B. A las Entidades Territoriales del orden Distrital:
1. Implementar la Guía de Auditoría Institucional (GAUDI), absteniéndose de modificar su estructura y contenidos.
2. Gestionar, organizar y disponer los recursos (talento humano, físicos, tecnológicos, entre otros.) necesarios para la ejecución de las auditorías GAUDI y lo correspondiente a planes de mejoramiento.
3. Realizar una adecuada selección, inducción y reinducción del talento humano que desarrollará las auditorías a efectos de garantizar la calidad del proceso auditor.
4. Coordinar las auditorías con las EPS que operen en la jurisdicción, mediante una programación oportuna.
5. Gestionar oportunamente la creación o inactivación de usuarios en cumplimiento del proceso definido por la Superintendencia Nacional de Salud.
6. Cumplir con los principios de auditoría.
7. Ejecutar las auditorías programadas, en concordancia con los contenidos de la Guía de Auditoría Institucional (GAUDI), garantizando el cumplimiento de los criterios de calidad.
8. Cargar en el Aplicativo el acto administrativo mediante el cual se ordenó la auditoría (con evidencia del recibo por parte de la EPS) y el acta de auditoría debidamente diligenciada y firmada por las partes en los plazos y términos definidos.
9. Una vez finalizada la auditoría, descargar el Informe de Auditoría y firmar por el representante legal de la Entidad Territorial, o a quién éste delegue. En caso de delegación este documento debe adjuntarse al archivo del informe. El informe se debe cargar, en el Aplicativo en la opción dispuesta para tal fin.
10. Enviar copia del informe de auditoría a la respectiva EPS.
11. Consolidar anualmente por EPS a nivel distrital los hallazgos, resultado de las auditorías efectuadas en su jurisdicción.
12. Solicitar anualmente por EPS a nivel distrital la suscripción de planes de mejoramiento.
13. Realizar revisión de los planes de mejoramiento que propongan las EPS, en caso de requerirse solicitar ajustes y aprobar o no dichos planes.
14. Efectuar seguimiento y evaluación de los planes de mejoramiento y remitir a la Superintendencia Nacional de Salud, informe con los resultados de la evaluación de cumplimiento de estos, a través de los mecanismos definidos.
C. Al Departamento Archipiélago San Andrés, Providencia y Santa Catalina y las Entidades Territoriales del orden Municipal:
1. Implementar la Guía de Auditoría Institucional (GAUDI), absteniéndose de modificar su estructura y contenidos.
2. Gestionar, organizar y disponer los recursos (talento humano, físicos, tecnológicos, entre otros.) necesarios para la ejecución de las auditorías GAUDI.
3. Asistir a las reuniones convocadas por el departamento (aplica municipios).
4. Gestionar oportunamente la creación o inactivación de usuarios en cumplimiento del proceso definido por la Superintendencia Nacional de Salud.
5. Cumplir con los principios de auditoría.
6. Participar en la programación de los procesos auditores articuladamente con el departamento y las EPS que operan en el territorio de su jurisdicción.
7. Realizar una adecuada selección, inducción y reinducción del talento humano que desarrollará las auditorías a efectos de garantizar la calidad del proceso auditor.
8. Ejecutar las auditorías programadas, en concordancia con los contenidos de la Guía de Auditoría Institucional (GAUDI), garantizando el cumplimiento de los criterios de calidad.
9. Cargar en el Aplicativo GAUDI el acto administrativo mediante el cual se ordenó la auditoría (con evidencia del recibo por parte de la EPS) y el acta de auditoría debidamente diligenciada y firmada por las partes en los plazos y términos definidos.
10. Realizar los ajustes a las auditorías por solicitud del departamento si a ello hubiere lugar, en los plazos definidos.
11. Una vez finalizada la auditoría, descargar el Informe de Auditoría y firmar por el representante legal de la Entidad Territorial, o a quién éste delegue. En caso de delegación este documento debe adjuntarse al archivo del informe. El informe se debe cargar, en el Aplicativo GAUDI en la opción dispuesta para tal fin.
12. Enviar copia del informe de auditoría a las respectivas EPS.
D. A las Entidades Promotoras de Salud de los regímenes contributivo y subsidiado:
1. Cumplir los principios de la auditoría.
2. Cumplir con las fases y los plazos establecidos para el desarrollo de los procesos auditores.
3. Participar en la programación de los procesos auditores articuladamente con el departamento, distrito y los municipios, según corresponda.
4. Disponer los recursos humanos, técnicos y logísticos que permitan el desarrollo in situ de las auditorías por parte de las Entidades Territoriales.
5. Suministrar oportunamente y en los términos definidos por las Entidades Territoriales la totalidad de la información, para contribuir con el desarrollo exitoso del proceso auditor.
6. Firmar las actas de las auditorías.
7. Definir los Planes de Mejoramiento tendientes a superar los hallazgos identificados resultado de los procesos auditores, si a ello hubiere lugar y efectuar los ajustes acordes con las observaciones de la Entidad Territorial.
8. Ejecutar los Planes de Mejoramiento aprobados y suministrar a la Entidad Territorial la información que requiera en la fase de seguimiento para demostrar su cumplimiento.
De conformidad con lo establecido en los artículos 130 y 131 de la Ley 1438 de 2011, modificados por los artículos 2o y 3o de la Ley 1949 de 2019, la inobservancia e incumplimiento de las instrucciones impartidas en esta circular dará lugar a la imposición de sanciones por parte de la Superintendencia Nacional de Salud, previo agotamiento del debido proceso administrativo, esto, sin perjuicio de las demás responsabilidades disciplinarias, fiscales, penales o civiles que puedan derivarse y las sanciones que puedan imponer otras autoridades judiciales y/o administrativas.
La presente Circular rige a partir de su publicación y promulgación en el Diario Oficial, modifica la Circular Externa 001 de 2020 y deroga las Circulares Externas 2022151000000046-5 de 2022 y 2025500030000003-5 de 2025 excepto para las auditorías practicadas con anterioridad al 1 de julio de 2025.
Dada en Bogotá, D. C., a 3 de junio de 2025.
El Superintendente Nacional de Salud,
Helver Giovanny Rubiano García.
