CIRCULAR EXTERNA 100-000003 DE 2024

(abril 23)

Diario Oficial No. 52.736 de 23 de abril de 2024

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Señores

CÁMARAS DE COMERCIO.

ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO EXTRANJERAS CON NEGOCIOS PERMANENTES EN COLOMBIA.

REFERENCIA: Modificación al numeral 3 de la Circular Externa número 100- 000004 del 4 de octubre de 2023. Plazos para implementación de SAGRILAFT y PTEE por parte de las Cámaras de Comercio y las Entidades Sin Ánimo de Lucro Extranjeras con negocios permanentes en Colombia.

Periodo de transición.

Respetados señores:

La Superintendencia de Sociedades (en adelante “Superintendencia” o “Entidad”), se encuentra facultada para ejercer la inspección, vigilancia o control de la actividad económica, contable, administrativa, financiera y jurídica de las Cámaras de Comercio (en adelante “CÁMARAS”) en el marco del artículo 70 de la Ley 2069 de 2020 y los artículos 7o, 8o, 14, 17 y 17A, del Decreto número 1736 de 2020, modificado parcialmente por el Decreto número 1380 de 2021.

Así mismo, según lo establecido en el artículo 1o del Decreto número 0326 del 8 de marzo de 2023, son funciones del Superintendente de Sociedades ejercer la inspección, vigilancia y control sobre las Entidades Sin Ánimo de Lucro Extranjeras con Negocios Permanentes en Colombia (en adelante “ESALES”).

En ese sentido, con el objeto de incluir a las Cámaras de Comercio y a las ESALES, como Sujetos Obligados a establecer un Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM (en adelante “SAGRILAFT”) y Reporte de Operaciones Sospechosas a la UIAF; y a su vez como Entidades Obligadas a poner en marcha Programas de Transparencia y Ética Empresarial (en adelante “PTEE”) a través de Actividades de Autocontrol y Gestión de los Riesgos de Corrupción y Riesgos de Soborno Transnacional, se realizó la modificación al numeral 4 del Capítulo X de la Circular Externa número 100-000016 de 24 de diciembre de 2020 y al numeral 4 del Capítulo XIII de la Circular Externa número 100-000011 del 9 de agosto de 2021, a través de la Circular Externa número 100-000004 de 4 de octubre de 2023. En esta última, se establecieron los plazos para implementación de SAGRILAFT y PTEE por parte de las CÁMARAS y ESALES.

Con el fin de unificar para todos los sujetos y entidades obligadas el plazo de implementación y atendiendo a los pilares de construcción conjunta en nuestra supervisión, que hace relevante entender y escuchar a nuestros supervisados, y para que:

- La implementación del SAGRILAFT y los PTEE tengan una materialidad en su adopción y se pueda contar con todas las herramientas para ello, con el fin de que los riesgos de LA/FT/FPADM y corrupción y soborno transnacional (en adelante “C/ST”) sean gestionados debidamente.

- Se adopten procesos de implementación y aprobación en los términos exigidos en los Capítulos X y XIII mencionados.

- Se definan los roles de directivas y oficiales de cumplimiento bajo estándares de idoneidad profesional y con la observancia de los requisitos previstos.

- Se adopten procesos óptimos de debida diligencia y se consideren las medidas razonables a establecer.

- Se cuenten con insumos para la gestión integral de riesgos.

- Se instituyan procesos de divulgación y comunicación, y canales de denuncia internos.

- Y en general, se cumpla con las órdenes administrativas que integran los Capítulos X y XIII de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades.

Durante el tiempo de implementación del SAGRILAFT y PTEE por parte de las CÁMARAS y ESALES, esta Superintendencia acompañará y apoyará a los sujetos obligados en su implementación a través de espacios propicios para ello y en la construcción de material pedagógico con enfoque en estos nuevos sujetos, que desde luego, se divulgará en nuestra página web www.supersociedades.gov.co con el fin de que se cuente con una clara hoja de ruta que permita cumplir de manera efectiva con lo establecido en los Capítulos X y XIII de la Circular Básica Jurídica.

Además de lo anterior, siendo la pedagogía pilar fundamental de nuestra política de supervisión, se pretende que en desarrollo de la misma se entienda el contexto mundial que ha llevado a que las ESALES y las CÁMARAS se protejan de los riesgos LA/FT/FPADM y C/ST, en la medida en que en las economías mundiales y locales; las ESALES, por el loable propósito que desempeñan en áreas álgidas que requieren su intervención, como la protección de la democracia, el respeto a los derechos humanos, el medio ambiente, y la transparencia; y las CÁMARAS, por su vocación como entes gremiales, como garantes de la transparencia en la información de las figuras societarias y la publicidad frente a terceros a través de la función registral, las hacen vulnerables a estos riesgos.

Dicho acercamiento pedagógico, además, tendrá un énfasis en la actividad que desarrolla el Oficial de Cumplimiento por considerarlo un pilar fundamental en la ejecución de los Programas de Cumplimiento, para que en uso razonable de los recursos e idoneidad profesional pueda ser un agente activo en la prevención de los riesgos LA/FT/ FPADM y C/ST, tal como se indica en el numeral 5 del Capítulo X y XIII; entendiendo que la efectividad de los programas depende de un Buen Gobierno Corporativo y la sinergia de los roles que en el participan.

El enfoque de supervisión propugnará porque desde los mismos sujetos obligados, se pueda formar a sus propios garantes en la gestión de dichos riesgos y que sean éstos quien asuman este rol, sin incurrir en costos o gravámenes adicionales que impacten sus propias finanzas y capacidad patrimoniales y en el entendido en que la implementación no debe generar costos significativos para los nuevos Sujetos Obligados.

Por demás, la evidencia internacional ha dado cuenta que la materialización de riesgos LA/FT/FPADM y C/ST puede tener ocurrencia en otros actores del tráfico mercantil diferentes a las personas jurídicas societarias.

Amén de lo anterior, se hace necesario cobijar a un número más amplio de sujetos obligados a la implementación de SAGRILAFT y PTEE, diferentes a las sociedades mercantiles, en aras de generar una verdadera cultura de cumplimiento, que contribuya a la sostenibilidad de los diferentes sujetos obligados.

Dada la aprehensión que se requiere para esto, que implica la articulación del recurso humano, el recurso financiero y el acondicionamiento administrativo en estos nuevos obligados, se ha considerado viable otorgar un periodo de transición que permita cumplir a cabalidad con estas exigencias y que prepare de la mejor manera a las CÁMARAS y ESALES, de la mano de esta Entidad.

Finalmente, no se pierde de vista que uno los pilares del Plan Nacional de Desarrollo “Colombia Potencia Mundial de la Vida”, es la lucha frontal contra fenómenos como la corrupción y demás conductas contrarias al ordenamiento jurídico que puedan trasgredir o poner en riesgo el orden público económico y la intervención del Estado en la economía.

En virtud de la presente Circular Externa se modifica únicamente el plazo señalado en el numeral 3 de la Circular Externa número 100-000004 de 4 de octubre de 2023, el cual quedará así:

3. Plazos:

3.1 Las Cámaras de Comercio y las Entidades Sin Ánimo de Lucro Extranjeras con negocios permanentes en Colombia que se encuentren a la fecha bajo supervisión de esta Superintendencia, deberán poner en marcha el SAGRILAFT y el PTEE en los términos de los Capítulos X y XIII de la Circular Básica Jurídica de esta Entidad, a más tardar el 31 de mayo de 2025.

3.2 Cumplido el plazo anterior, las Cámaras de Comercio y las Entidades Sin Ánimo de Lucro Extranjeras con negocios permanentes en Colombia, deberán implementar el SAGRILAFT y PTEE a más tardar el 31 de mayo siguiente a su creación, conforme con lo dispuesto en el numeral 7.1 del Capítulo X y el numeral 9 del Capítulo XIII.

4. Periodo de transición:

A partir de la entrada en vigencia de la presente Circular Externa, las CÁMARAS y ESALES cuentan con un periodo que va desde la entrada en vigencia de esta Circular hasta el 31 de mayo de 2025⁽¹⁾, para ajustar e implementar un SAGRILAFT y un PTEE, en los términos dispuestos en los Capítulos X y XIII de la Circula Básica Jurídica de esta Superintendencia.

Durante el periodo de transición, la Superintendencia de Sociedades dispondrá los mecanismos de atención, capacitación, pedagogía y acompañamiento permanente que estime necesarios a fin de orientar a los nuevos sujetos Obligados para la correcta implementación del SAGRILAFT y PTEE.

Durante el periodo de transición acá dispuesto, la Superintendencia de Sociedades no exigirá el cumplimiento de las obligaciones inherentes a los Capítulos X y XII en materia de aplicación e implementación del SAGRILAFT y PTEE., sin perjuicio de que los Sujetos Obligados dispongan su implementación.

Vencido el periodo de transición las CÁMARAS Y ESALES deberán tener implementado en debida forma un SAGRILAFT y un PTEE, de acuerdo con los lineamientos previstos en los Capítulos X y XIII de la Circular Básica Jurídica.

Los demás apartes de la Circular en mención, no modificados expresamente en el presente acto administrativo, conservan su vigencia.

Esta Circular Externa rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

El Superintendente de Sociedades,

Billy Escobar Pérez.

NOTAS AL FINAL:

1. Entiéndase la entrada en vigencia de esta Circular, desde el momento de su publicación en el Diario Oficial