Circular 6 de 2021 SS

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CIRCULAR EXTERNA 100-000006 DE 2021

(mayo 3)

Diario Oficial No. 51.664 de 4 de mayo de 2021

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Señores

Representantes legales, Administradores, Contadores y Revisores Fiscales Sociedades comerciales y empresas unipersonales que sean operadoras de libranzas o descuento directo, sociedades comerciales, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras que comercialicen sus productos o servicios en red o a través del mercadeo multinivel, sociedades Administradoras de Planes de Autofinanciamiento Comercial (SAPAC), y factores constituidos como sociedades comerciales cuya actividad incluya el factoring o la venta de cartera al descuento.

Referencia:

Reportes de Información -Instrucciones de carácter general

1. Ámbito de aplicación

En ejercicio de las funciones de inspección y vigilancia contempladas en los artículos 83 y 84 de la Ley 222 de 1995, esta Superintendencia está facultada para solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de las sociedades bajo su supervisión.

El Decreto número 1736 de 2020, modificó la estructura de la Superintendencia de Sociedades, y entre otros aspectos, creó la Delegatura de Intervención y Asuntos Financieros Especiales, a la que en los numerales 5 y 7 del artículo 28, le asignó la facultad de dirigir el ejercicio de las funciones de supervisión, en sus modalidades de inspección, vigilancia y control, así como determinar los casos en que se requiere la preparación de estados financieros de períodos intermedios y exigir su presentación, en relación con las siguientes personas jurídicas:

i. Sociedades comerciales y empresas unipersonales que sean operadoras de libranzas o descuento directo.

ii. Sociedades comerciales, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras que comercialicen sus productos o servicios, en red o a través del mercadeo multinivel.

iii. Sociedades Administradoras de Planes de Autofinanciamiento Comercial (SAPAC).

iv. Los factores constituidos como sociedades comerciales cuya actividad incluya el factoring o la venta de cartera al descuento.

De otra parte, la Ley 1902 de 2018 y el Decreto número 1074 de 2015 (modificado por el Decreto número 1008 de 2020), introdujeron modificaciones en materia de libranzas y factoring, prohibiendo que las personas jurídicas no vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia realicen directamente, sin contar con patrimonios autónomos o fondos de inversión colectiva, operaciones de enajenación de derechos patrimoniales de contenido crediticio derivados de operaciones de libranza y de administración de cartera. Así mismo, respecto a la actividad de factoring, se modificaron los presupuestos para el sometimiento a la vigilancia de esta Superintendencia.

En cumplimiento de la Política de Supervisión de la Superintendencia de Sociedades⁽¹⁾ y de la Política que de forma especial se emitió para las facultades de supervisión a cargo de la Delegatura de Intervención y Supervisión de Asuntos Financieros Especiales⁽²⁾, con el fin de ampliar, optimizar y homogenizar el diligenciamiento y envío de la información proveniente de estos sujetos de supervisión especial, se requerirá información adicional y específica tal como se señalará adelante.

Así las cosas, el presente acto administrativo se expide con el objeto de orientar e instruir a las entidades destinatarias del mismo sobre la información que deben remitir, así como los aspectos técnicos y operativos que deben ser considerados en la preparación y presentación de la información periódica, especialmente de aquella que debe ser enviada a través de los aplicativos dispuestos por esta Superintendencia y de los documentos y certificaciones adicionales que se requieran.

En todo caso, resulta pertinente advertir que la solicitud de información contenida en esta circular no suprime los requerimientos frente a la información financiera de fin de ejercicio o la correspondiente a otros informes especiales, como los informes 42, 50 y 52 o cualquier otro al que se encuentren obligados o que les sea requerido por la Superintendencia de Sociedades.

1.1. Sociedades operadoras de libranzas o descuento directo

Mediante la Circular Externa número 100-000003 del 19 de julio de 2018, se requirió a las sociedades operadoras de libranzas el reporte trimestral de información mediante el informe 06 - Actividad de Libranzas diseñado bajo XBRL.

No obstante, a partir de la vigencia de esta circular, el reporte deberá realizarse mediante el “Informe 54 - Actividad Libranza” diseñado en el aplicativo STORM, y serán destinatarias del requerimiento de información trimestral, todas las sociedades operadoras de libranzas o descuento directo que sean vigiladas y también aquellas inspeccionadas que sean requeridas anualmente.

De acuerdo con lo anterior, a continuación, se relaciona la información requerida en este informe:

1.1.1. Reporte de tasas de libranzas

De conformidad con la Circular Básica Jurídica expedida por esta Superintendencia⁽³⁾, las entidades operadoras de libranza que se encuentren bajo la supervisión de la Superintendencia de Sociedades, deben remitir trimestralmente la información acerca de las tasas de financiamiento que cobran, con el fin de que los usuarios puedan compararlas en la página web www.supersociedades.gov.co.

El reporte de tasas de interés comprende la siguiente información:

- Tasa Efectiva Anual Promedio Ponderado

Definida como la sumatoria de (la tasa efectiva anual utilizada en cada uno de los créditos * el valor del crédito) / monto total desembolsado

- Tasa Efectiva Anual Promedio Simple

Definida como la sumatoria de la tasa efectiva anual utilizada en cada uno de los créditos/ número de créditos desembolsados.

- Monto Total Desembolsado

Monto total desembolsado durante el trimestre.

- Número de Créditos Desembolsados

Número total de los créditos desembolsados durante el trimestre.

La información debe ser calculada teniendo en cuenta únicamente los créditos otorgados durante el trimestre inmediatamente anterior a la fecha del reporte, mediante la modalidad de libranza para vivienda, planes complementarios de salud, educación y cualquier otra modalidad. Las tasas deben ser reportadas en términos efectivos anuales.

Si la entidad operadora de libranzas no efectuó desembolsos de créditos durante el trimestre correspondiente al reporte, deberá diligenciar el Informe indicando dicha situación en la carátula del formulario dispuesto para el efecto.

1.1.2. Revelación de indicadores de calidad de cartera y solvencia del vendedor

Las sociedades comerciales y empresas unipersonales operadoras de libranza sometidas a inspección o vigilancia de esta Superintendencia, que realicen operaciones de compra o venta de libranzas a través de patrimonios autónomos o fondos de inversión colectiva, con o sin responsabilidad cambiaria del vendedor o cesiones con o sin garantía de solvencia del deudor; deberán remitir la información según los lineamientos aquí previstos y teniendo en cuenta las siguientes definiciones:

1.1.2.1. Comercialización de créditos libranza: corresponde a cualquiera de las siguientes actividades:

Adquirir por medio de los patrimonios autónomos o fondos de inversión colectiva, créditos de libranza para su posterior venta o para conservarla en su propio patrimonio.

Otorgar créditos de libranza para su posterior venta, por medio de patrimonios autónomos o fondos de inversión colectiva.

1.1.2.2. Compra o venta con responsabilidad: Es la compraventa de cartera de créditos de libranza en la cual el vendedor se ha obligado a pagar el valor del crédito vendido en el evento en que no sea pagado por el deudor principal, o a reemplazar el título con otro, o cualquier otra figura en la cual se haga responsable por la ausencia de pago del crédito libranza.

1.1.2.3. Compra o venta sin responsabilidad: Aquella operación de Compraventa que no corresponda a la definición de “compra o venta con responsabilidad”.

De acuerdo con lo anterior, las sociedades operadoras que comercialicen cartera de libranzas deben enviar y presentar ante esta Superintendencia la siguiente información:

i) Los indicadores requeridos en el artículo 2.2.2.54.6 del Decreto número 1074 de 2015, deben ser enviados por medio del “Informe 54 - Actividad Libranza” diseñado en el aplicativo STORM.

ii) También deberán reportar por medio de este informe, la información relacionada con la compra y venta de cartera de libranzas realizada durante el trimestre.

iii) Certificación trimestral suscrita por el representante legal y revisor fiscal, si los hubiere, en la que manifiesten haber dado total cumplimiento durante el trimestre, a la obligación de revelación mensual prevista en la norma respecto de los indicadores de calidad de cartera. En la certificación informarán la dirección de la página de Internet en la que se encuentra publicada la información.

Dicho documento debe ser escaneado y enviado en formato PDF en los mismos plazos en que se envíe el reporte trimestral con los indicadores señalados, a través de la sección Presentación Informes Empresariales, botón STORM- “Envío de documentos adicionales” del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades. gov.co el cual una vez remitido en debida forma permitirá que el sistema cree un número de radicado con el que se entenderá cumplido el requisito de presentación del informe.

iv) Adicionalmente de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.2.54.7 del Decreto número 1074 de 2015, deberán remitir:

a) Copia de los informes de las cuatro auditorías anuales, en las que se detallen los aspectos requeridos en la norma y,

b) Una certificación suscrita por el representante legal y revisor fiscal, si lo hubiere, en la que conste:

- La conservación y acceso a los compradores de los reportes de nómina correspondientes al descuento directo y el estado de cuenta del crédito libranza,

- el hecho de que se cuenta con los mecanismos tecnológicos que le permitan controlar y contabilizar oportuna y adecuadamente los recaudos y pagos de las libranzas,

- la existencia de un sistema de administración de riesgo que evite que las operaciones que se realicen puedan ser utilizadas para el lavado de activos y la financiación de actividades terroristas y,

- la existencia de la oficina de atención al comprador, que esté en capacidad de informar sobre el estado de los créditos libranzas comprados y atender y procesar quejas y reclamos.

1.1.3. Información sobre otras cuentas del balance

Las sociedades operadoras de libranzas o descuento directo que sean vigiladas por la Superintendencia de Sociedades, así como aquellas inspeccionadas que sean requeridas anualmente para ello, independientemente de si otorgan créditos o comercializan cartera, deben remitir en el reporte trimestral la información de algunas cuentas de balance en la forma establecida en el formulario dispuesto para el efecto.

De igual modo, en cumplimiento de lo dispuesto en la Circular Básica Jurídica, deberán remitir anualmente junto con el envío de los estados financieros con corte a 31 de diciembre del año anterior, un certificado firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal, si fuere el caso, en el que se indique el origen de los recursos.

1.1.4. Información sobre la gestión de riesgos

Las sociedades operadoras de libranzas registradas y vigiladas deberán remitir a esta Superintendencia una certificación suscrita por el representante legal y revisor fiscal, si lo hubiere, en la que informen la existencia y composición del Departamento de Riesgo Financiero que realice el análisis de viabilidad, sostenibilidad, operatividad y demás y estudios de pronóstico y evaluación de los riesgos de que trata el Decreto número 1074 de 2015, el área a la cual reportan, la periodicidad con que efectúan los reportes y una copia del último reporte elaborado. Esta información se debe remitir con corte a 31 de diciembre de cada año.

Lo anterior sin perjuicio del seguimiento y de la obligación que le asiste al revisor fiscal de expresar en su dictamen su opinión sobre el cumplimiento de la gestión de riesgos operativos que establece el artículo 2.2.2.54.8 del Decreto número 1074 de 2015.

La información se debe presentar en un sólo documento, el cual debe ser escaneado y enviado en formato PDF, a través de la sección Presentación Informes Empresariales, botón STORM- “Envío de documentos adicionales” del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co el cual una vez remitido en debida forma permitirá que el sistema cree un número de radicado con el que se entenderá cumplido el requisito de presentación de la información solicitada.

Plazos para el envío de la información:

i. La información trimestral correspondiente a las tasas de libranzas, indicadores de calidad de cartera y solvencia y las otras cuentas de balance será reportada a esta Superintendencia a través del “Informe 54 - Actividad Libranza”, diseñado para el efecto en el aplicativo STORM, el cual remplazará el Informe 06 creado bajo la taxonomía de XBRL.

Los plazos para la presentación del Informe de libranzas son los siguientes:

Para el año 2021, el primer reporte de información será el correspondiente al trimestre comprendido del 1 de abril al 30 de junio de 2021 (fecha máxima de reporte: 31 de julio de 2021) y así sucesivamente, hasta la fecha en que esta Superintendencia declare instrucciones diferentes o disponga otro medio, forma y presentación de envío de la información solicitada.

En consecuencia, la información del primer trimestre del año 2021, se enviará y recibirá en la forma indicada en la Circular número 100-000003 del 19 de julio de 2018, por el sistema XBRL.

ii. La información relacionada con el artículo 2.2.2.54.7 del Decreto número 1074 de 2015, se debe remitir con corte a 31 de diciembre de cada año, y deberá ser radicada en la Entidad a más tardar el 31 de enero del año siguiente.

iii. La información sobre la gestión de riesgos deberá ser enviada junto con el reporte trimestral de la actividad de libranzas correspondiente al cuarto trimestre del año, a más tardar el 31 de enero del año siguiente.

Los plazos anteriormente citados son improrrogables. El incumplimiento de las órdenes impartidas dará lugar a las sanciones pertinentes, conforme al numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995.

1.2. Sociedades Administradoras de Planes de Autofinanciamiento Comercial (SAPAC).

Con el fin de apoyar la labor de supervisión de la Entidad, es necesario solicitar información periódica a las SAPAC, que permita adelantar una vigilancia prudencial, frente a los derechos de los suscriptores y la situación financiera de cada sociedad.

En atención a esto, se solicitará a las SAPAC un informe trimestral, conformado por cuatro formularios, con la siguiente información:

1.2.1. Información general de la SAPAC: Deberá registrarse la información financiera relacionada con el desarrollo de su objeto social.

1.2.2. Información de los grupos: En este formulario deberá registrar la información de cada uno de los grupos de suscriptores.

1.2.3. Cuotas devueltas en el período: Deberá registrar la información de cada uno de los suscriptores a los que la sociedad le devolvió sus aportes por no haber recibido el bien objeto del plan de autofinanciamiento comercial o por la terminación anticipada del contrato.

1.2.4. Cuotas por devolver en el período: Deberá registrase la información de cada uno de los suscriptores con cuotas pendientes por devolver.

La información mencionada anteriormente, será reportada a esta Superintendencia trimestralmente a través del “Informe 56 - Actividad SAPAC”, diseñado para el efecto en el aplicativo STORM.

Plazos para el envío de información:

Los plazos para la presentación de los Informes de las SAPAC son los siguientes:

1.3. Sociedades comerciales, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras que comercialicen sus productos o servicios en red o a través del mercadeo multinivel

Se requiere que las sociedades, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras que inician la comercialización de bienes o servicios por el sistema multinivel, lo informen oportunamente a esta Entidad para verificar que la actividad se está realizando cumpliendo con los requisitos legales y, de igual modo, que aquellas que ya están desarrollando la actividad, informen los cambios que realicen.

1.3.1. Los sujetos descritos, que dentro de su objeto social contemplen el desarrollo de estas actividades o que las realicen efectivamente, deberán remitir la información que se detalla a continuación:

1.3.1.1. Copia simple de la escritura pública o documento privado de constitución. En el caso de sucursales de sociedades extranjeras se remitirá copia simple del documento de constitución de la sociedad extranjera y de la resolución o acto en que se haya acordado establecer negocios permanentes en Colombia.

1.3.1.2. Copia simple de todas las reformas al instrumento de constitución, así como un documento en el que se compilen los estatutos vigentes de la compañía. En caso de no haberse realizado reformas al documento de constitución, así se deberá manifestar expresamente.

1.3.1.3. Las sucursales de sociedades extranjeras deberán remitir copia de todas las reformas al instrumento de constitución de la sociedad extranjera y a la resolución o acto en que se haya acordado establecer negocios permanentes en Colombia, así como un documento en el que se compilen los estatutos vigentes de la compañía.

1.3.1.4. Información relativa a la dirección y ciudad donde funciona la oficina abierta al público en Colombia de que trata el parágrafo del artículo 2o de la Ley 1700 de 2013, así como de todos los establecimientos de comercio que tenga la compañía multinivel en el país.

1.3.1.5. Copia de los planes de compensación vigentes y de los demás documentos en los cuales se incluyan condiciones que puedan afectar el desarrollo de la relación contractual con los vendedores independientes, tales como códigos de ética, códigos de conducta, términos y condiciones o políticas de la sociedad, de acuerdo con lo establecido en los artículos 6o de la Ley 1700 de 2013 y 2.2.2.50.2 del Decreto número 1074 de 2015.

1.3.1.6. Listado que contenga una descripción detallada de los productos o servicios que la compañía comercializa. De igual modo, se debe enviar la dirección de la página web en donde se promocionan los productos o servicios ofrecidos.

1.3.1.7. Respecto de los productos deberá indicarse si son de fabricación nacional o importados y si cuentan con el correspondiente registro ante el Instituto Nacional de Vigilancia de Alimentos y Medicamentos (INVIMA), para efecto de su comercialización, si aplica. En caso afirmativo se deberá indicar el número del registro.

1.3.1.8. Una descripción de la herramienta tecnológica o del soporte lógico utilizado por la sociedad para llevar a cabo el control de las compensaciones o beneficios económicos que se causan a favor de los vendedores independientes, de los que trata el numeral 2 del artículo 5o de la Ley 1700 de 2013.

1.3.1.9. Documentos que demuestren que, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 5o de la Ley 1700 de 2013, el costo inicial de participación de los vendedores independientes incluye “materiales de capacitación, así como referencias y guías de información” relacionados con la forma cómo ha de llevarse a cabo el negocio, sobre una base no lucrativa.

1.3.1.10. Modelo o formato del contrato que se suscribe entre la compañía y los vendedores independientes, de acuerdo con lo señalado en el artículo 9o de la Ley 1700 de 2013.

Las sociedades que envíen la información antes indicada y cumplan con los requisitos de ley, serán incluidas en el listado de sociedades vigiladas que reportan a la Superintendencia, el cual será publicado en la página web de la Entidad⁽⁴⁾.

Se advierte a las sociedades, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras que aún no han reportado la información antes indicada a la Superintendencia de Sociedades, que no deben anunciar en su publicidad, ni por ningún medio de comunicación, que se encuentran vigilados y/o han reportado información a esta Superintendencia.

1.3.2. Información adicional

Las sociedades vigiladas deberán además enviar el reporte denominado “Informe de Propósito Especial No. 07”, por medio del sistema XBRL.

De igual modo, en cumplimiento de lo dispuesto en la Circular Básica Jurídica, las sociedades vigiladas deberán remitir anualmente junto con el envío de los estados financieros con corte a 31 de diciembre del año anterior, un certificado firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal, si fuere el caso, en el que se indique el origen de los recursos, que está al día en el pago de sus obligaciones frente a los vendedores y que dichos pagos tuvieron relación directa con la venta de bienes y servicios.

Plazos para el envío de la información:

i) El plazo para remitir la documentación de las sociedades, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras que iniciaron la comercialización de bienes o servicios por el sistema multinivel hasta el 31 de diciembre de 2020 y no han enviado información del punto 1.3.1.1 a 1.3.1.10, deberán hacerlo a más tardar el 30 de julio de 2021.

ii) Las sociedades que incluyan en su objeto social la actividad multinivel o mercadeo en red o la realicen efectivamente a partir del año 2021, deberán remitir la información dentro del mes siguiente al inicio de tales operaciones.

iii) El plazo para el envío del “Informe de Propósito Especial número 07” es a más tardar el 15 de agosto de cada año.

1.4. Sociedades de factoring o de descuento de cartera

De acuerdo con las modificaciones introducidas en los numerales 5, 6 y parágrafo 1 del artículo 2.2.2.1.1.5 del Decreto número 1074 de 2015, por el artículo 3o del Decreto número 1008 de 2020, en materia de factoring, estarán sometidas a la vigilancia de esta Superintendencia las siguientes sociedades:

i) Las sociedades de factoring que no se encuentren vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, que dentro de su objeto contemplen la actividad de factoring, y realicen dicha actividad de manera profesional y habitual, es decir, cuando el valor de su operaciones sea igual o superior a quince mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (15.000 SMLMV) en el año calendario inmediatamente anterior, conforme al salario mínimo del año siguiente, o si dichas actividades se han realizado con más de 50 personas naturales o jurídicas; y

ii) Los factores constituidos como sociedades comerciales que no estén vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia que hayan realizado en el año inmediatamente anterior contratos de mandato específicos con terceras personas para la adquisición de facturas, o que tengan contratos de mandato específicos vigentes al corte del ejercicio del año calendario inmediatamente anterior. En este último caso, la vigilancia se mantendrá mientras dichos contratos estén vigentes o se estén ejecutando.

1.4.1. De conformidad con lo anterior, los factores constituidos como sociedades comerciales y que estén bajo los supuestos de vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, deben presentar la siguiente información:

1.4.1.1. Un archivo en formato Excel que contenga, la relación de cada una de las operaciones realizadas durante el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año 2020, con valor, nombre e identificación de la persona natural o jurídica;

1.4.1.2. Un archivo en formato Excel que contenga, la relación de los contratos de mandato específicos, vigentes a 31 de diciembre de 2020, donde se indique, valor de los recursos entregados por el cliente, nombre e identificación de la persona natural o jurídica;

1.4.1.3. Copia del certificado de existencia y representación legal de la sociedad con fecha de expedición no mayor a 30 días;

1.4.1.4. Estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2020, con sus respectivas notas;

1.4.1.5. Informar si la actividad de factoring actualmente se realiza a través de contratos o entidades sin personificación jurídica⁽⁵⁾. En caso afirmativo, se le requiere allegar copia de los contratos o soportes correspondientes;

1.4.1.6. Para las sociedades que realicen la actividad de factoring por medio de contratos de mandato de libre inversión y/o contratos de mandato específico, deberán remitir una certificación en la cual se informe si la sociedad con corte a 31 de diciembre de 2020, cumple con los límites establecidos en los artículos 1o del Decreto 1981 de 1988 y 89 de la Ley 1676 de 2013.

1.4.2. Información adicional

Para las sociedades que ejecuten operaciones de factoring y se encuentren vigiladas por la Superintendencia de Sociedades, se requerirá además de la información financiera de fin de ejercicio, información con corte a 30 de junio de cada año, en el reporte denominado “Informe de Propósito Especial número 07” por medio del sistema XBRL.

Así mismo, deberán remitir el Código de Buen Gobierno Empresarial adoptado por el máximo órgano social, al cual deben ajustarse los administradores en cuanto a: i) prácticas anticorrupción, ii) operaciones con asociados y vinculados económicos, iii) deberes y obligaciones con los clientes, socios y público en general, iv) la planeación y ejecución financiera y administrativa de los negocios sociales, con el objeto de atender oportunamente las obligaciones a cargo de la compañía y, iv) la prevención, revelación y administración de los conflictos de intereses. Este documento se remitirá una sola vez siempre que no hubiese sido modificado.

Plazos para el envío de información:

i) La información mencionada en los numerales 1.4.1.1. a 1.4.1.6, deberá ser remitida y radicada en esta Superintendencia a más tardar el 30 de agosto de 2021.

ii) En lo sucesivo, las sociedades que se constituyan a partir del año 2021 o inicien el desarrollo de la actividad de factoring de manera profesional y habitual después de esta fecha, deberán verificar si cumplen con los presupuestos señalados en los numerales 5 y 6 del artículo 2.2.2.1.1.5 del citado Decreto número 1074 de 2015 y, en caso afirmativo, tendrán que remitir a esta Entidad dentro de los primeros cuatro meses del año, la información relacionada anteriormente, que corresponda a estados financieros y operaciones realizadas en el año calendario inmediatamente anterior a la fecha de su presentación.

iii) El plazo para el envío del “informe de Propósito Especial número 07”, y el Código de Buen Gobierno, es a más tardar el 15 de agosto de cada año.

2. PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Los usuarios encuentran todos los servicios necesarios para la presentación de los informes requeridos por esta Superintendencia, en el portal www.supersociedades.gov.co parte derecha sección “Presentación Informes Empresariales” - botón SIRFIN, o botón STORM, según sea el caso, así:

- Efectuar el registro de las Entidades Empresariales que por primera vez envían información a la Superintendencia de Sociedades;

- Crear o generar una nueva contraseña;

- Descargar e instalar el aplicativo XBRL Express; Descargar e instalar el aplicativo STORM;

- Consultar y descargar manuales, videos de capacitación e instructivos;

- Enviar archivos con extensión XBRL o STR;

- Consultar el estado del envío de los archivos XBRL o STR;

- Descargar archivos enviados; y

- Consultar mensajes de error.

La presentación del informe diligenciado en el aplicativo STORM USER, deberá realizarse a través de la sección de Presentación Informes Empresariales, botón STORM y dentro de esta sección la opción número 3 envío de información (https://www. supersociedades.gov.co/delegatura_aec/informes_empresariales/Pag inas/storm.aspx).

Tan pronto como se envíe el archivo a través del portal web, el sistema le suministrará un número de radicación. Para todos los efectos, el número de radicación será la única prueba de cumplimiento de la orden impartida.

3. GENERALIDADES DE STORM USER

Sobre el aplicativo STORM USER:

- Una vez instalado el aplicativo, encontrará todos los tipos de informes requeridos por la Superintendencia de Sociedades y no es necesario instalarlo más de una vez para diligenciar cualquier otro informe solicitado. Esto se puede hacer de manera sencilla, creando un nuevo informe dentro del mismo programa.

- No podrán hacerse modificaciones al aplicativo obtenido vía Internet o por cualquier medio, ni tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.

- El archivo con extensión.str generado de manera automática por el aplicativo STORM USER no debe ser modificado de manera alguna, pues cualquier alteración a su estructura, nombre o ubicación compromete la integridad del archivo.

4. INFORME DE PROPÓSITO ESPECIAL

Para las sociedades que tienen la obligación de remitir el informe de propósito especial solicitado, deberán hacerlo de manera electrónica a través del Sistema Integrado de Reportes Financieros (SIRFIN), en la página web de la Superintendencia (https://www. supersociedades.gov.co/delegatura_aec/informes_empresariales/Pag inas/default.aspx) y el mismo debe estar expresado EN MILES DE PESOS.

Informe de Propósito Especial (Taxonomía 07 – Punto de Entrada 10)

La información solicitada corresponde a:

Este informe de propósito especial NO requiere ser certificado ni dictaminado, en los términos de los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995.

Para dar por recibida la información requerida, debe acompañar el informe del documento denominado “Constancia” mediante el cual de manera expresa se señale que la información remitida a través del informe electrónico es fielmente tomada de los libros contables, suscrito por el Representante Legal y el contador como responsables de la preparación y presentación de la información financiera solicitada.

Dicho documento debe ser escaneado y enviado en formato.PDF, a través de la sección “presentación de informes empresariales” subsección SIRFIN – “Envío de documentos adicionales”, del portal web de la Superintenencia de Sociedades: www.supersociedades. gov.co, en el link que se menciona a continuación: https://superwas.supersociedades.gov. co/nsriWebSociedades/login.xhtml, el cual una vez remitido en debida forma permitirá que el sistema cree un número de radicado con el que se entenderá cumplido el requisito de presentación del informe de propósito especial solicitado.

La atención al público para la radicación de documentos y consultas sobre el diligenciamiento de los formularios, se cumplirá de lunes a viernes en jornada continua, de 8:00 a. m. a 5:00 p. m.

Los medios electrónicos estarán disponibles 24 horas al día en el portal www. supersociedades.gov.co.

Los siguientes mecanismos adicionales de soporte estarán también disponibles para todas las entidades empresariales en horario hábil:

- Correo electrónico: efinancieros@supersociedades.gov.co

- Atención telefónica en los siguientes números:

Bogotá: 3245777- 2201000 Ext. 7177

Barranquilla: 4010411

Bucaramanga: 6970911

Cartagena: 6931511

Cali: 4851411

Medellín: 6072811

Manizales: 8918610

5. VIGENCIA DE LAS INSTRUCCIONES IMPARTIDAS

La presente circular es de carácter obligatorio para todas las sociedades aquí descritas y su vigencia empieza a partir de la fecha de su publicación, hasta que esta Superintendencia declare instrucciones diferentes.

Con la expedición del presente acto administrativo, se deroga en su totalidad la Circular Externa número 100-000003 del 19 de julio de 2018 y la Circular Externa número 100- 000001 del 25 de enero de 2016.

Publíquese y cúmplase.

El Superintendente de Sociedades,

Juan Pablo Liévano Vegalara

NOTAS AL FINAL:

1. Memorando 100-010610 del 26 de noviembre de 2019.

2. Circular Externa 100-000005 del 30 de abril de 2021

3. 100-000005 de 2017.

4. Circular 100-000005 del 30 de abril de 2021, numeral 2.2.3

5. Ver concepto de la Superintendencia de Sociedades número 220-169225 del 10 de diciembre de 2019

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