CIRCULAR EXTERNA 100-000013 DE 2021
(agosto 11)
Diario Oficial No. 51.764 de 12 de agosto de 2021
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
<NOTA DE VIGENCIA: Circular derogada por la Circular 5 de 2023>
Señores
Administradores, contadores y revisores fiscales de sociedades comerciales, empresasunipersonales y sucursales de sociedad extranjera
Referencia: Política de Supervisión Societaria y Contable
Apreciados señores,
La Superintendencia de Sociedades tiene como uno de sus objetivos, preservar el orden público económico a través del ejercicio de funciones de supervisión sobre sociedades comerciales, sucursales de sociedad extranjera y empresas unipersonales, para que en su formación y funcionamiento y en el desarrollo de su objeto social, se ajusten a la ley comercial y a los estatutos, lo cual se lleva a cabo mediante la inspección, vigilancia y control de las sociedades y demás entidades que señale la ley.
El reconocimiento legal de la Superintendencia de Sociedades y la facultad administrativa de supervisión de esta Entidad sobre sociedades comerciales, empresas unipersonales y sucursales de sociedad extranjera, contribuye permanentemente a la protección del orden público económico y promueve el crecimiento económico en pro de la materialización del objetivo “más empresa, más empleo”, a través de una cultura de cumplimiento de las normas societarias y contables por parte de los supervisados, que permita tener más empresas competitivas, productivas y perdurables en beneficio del país.
Esta Entidad ya ha expedido los lineamientos generales que se han desarrollado durante los últimos años para establecer una adecuada supervisión, acorde con la realidad económica del país. En consecuencia y para continuar aportando a la aclaración de los parámetros bajo los cuales actúa y ejerce sus funciones, resulta adecuado socializar con los supervisados las medidas que tienen relación con el ejercicio de las facultades de supervisión en materia societaria y contable, que contribuyan a una cultura de cumplimiento de las normas.
Los lineamientos que por la presente se imparten, se basan en los tres pilares fundamentales de la Política de Supervisión general de esta Superintendencia a saber: (i) la pedagogía; (ii) el cumplimiento normativo y (iii) la actuación oportuna y temprana, con el objetivo de hacer de la Superintendencia una entidad mucho más cercana a sus supervisados y un verdadero aliado de las empresas en su propósito de generar valor para sus grupos de interés.
1. Pedagogía
En desarrollo de la pedagogía, la Superintendencia de Sociedades enfocará sus esfuerzos en divulgar, reforzar, guiar, explicar y retroalimentar a los supervisados sobre el conocimiento de las normas societarias y contables que les son aplicables, que redunden, de un lado, en el cumplimiento normativo y, de otro lado, en la divulgación de buenas prácticas empresariales. Para tal fin, se continuará con el desarrollo de las siguientes actividades:
1.1. Creación de espacios para la capacitación y refuerzo sobre la normatividad existente, así como las instrucciones impartidas por esta entidad, para prevenir la comisión de las infracciones que se presentan con mayor frecuencia.
1.2. Divulgación en redes sociales y a través de la página web de la Superintendencia de Sociedades de infografías y demás contenidos de interés tales como: videos, cartillas, folletos, guías prácticas, conceptos, normogramas, cronogramas de eventos, destinados a promover el cumplimiento de las normas societarias y contables, y las buenas prácticas empresariales.
1.3. Divulgación en redes sociales y a través de la página web de la Superintendencia de Sociedades de contenidos destinados a dar a conocer los requisitos que deben cumplir las peticiones, quejas, reclamos y denuncias que les permitan a los usuarios cumplir con los requisitos previstos en las normas para que la Entidad pueda dar trámite expedito a las reclamaciones, a la vez que permitan consultar el estado de la investigación en línea.
1.4. Creación de foros u otros espacios, para lograr el entendimiento adecuado de las facultades de supervisión de la Superintendencia de Sociedades en materia societaria y contable.
1.5. Publicación anual de los libros de Pronunciamientos Administrativos, con las principales decisiones emitidas por la Delegatura de Supervisión Societaria.
1.6. Diagnóstico de los equipos de trabajo, sobre las principales causas de inobservancia de las normas societarias y contables, para realizar actividades de pedagogía.
2. Cumplimiento normativo
Si bien la pedagogía propende por el cumplimiento normativo, resultan necesarias otras medidas para subsanar irregularidades a través de las actividades de supervisión de esta Superintendencia, tendientes a verificar que se adopte y se aplique la normativa existente en materia societaria y contable, en pro del crecimiento de las empresas, la generación de empleo y un relacionamiento armónico con sus grupos de interés.
En este sentido, se continuará con el desarrollo de las siguientes acciones:
2.1. Ejecución de actividades de verificación de cumplimiento, a través de la supervisión In Situ o Extra Situ(1), de oficio o a petición de parte, con el fin de recaudar información y documentación relevante, o adelantar otras actuaciones que resulten necesarias, para la verificación del cumplimiento de las normas, órdenes e instrucciones de la Superintendencia de Sociedades.
En desarrollo de la supervisión Extra Situ, esta Superintendencia podrá adelantar diligencias de toma de información de manera virtual cuando por las necesidades del servicio se requiera, con el fin de verificar, a través de medios tecnológicos, el cumplimento normativo en materia contable y societaria y realizar actividades pedagógicas o iniciar otras actuaciones administrativas.
2.2. Ejecución de actividades de supervisión Ex Ante, cuando la normatividad así lo imponga, se verificarán los trámites societarios que requieran autorización de esta Superintendencia en aras de proteger los derechos de los asociados y acreedores. Por su parte, en el marco de las sociedades sometidas a control, la Superintendencia de Sociedades hará seguimiento a los planes de mejoramiento para apoyar la superación de situaciones críticas de orden jurídico, contable, económico o administrativo.
2.3. Creación de planes de normalización, según las directrices que se impartan para el efecto, a fin de apoyar a los supervisados a regularizar situaciones de incumplimiento. Un ejemplo de ello es la Circular Externa 100-000003 del 26 de marzo de 2021, que contiene el Plan de Normalización del Registro de Situaciones de Control y Grupos Empresariales(2), que tiene como objetivo fomentar las inscripciones de las situaciones de control y grupos empresariales no reveladas actualmente, mediante el establecimiento de sanciones especiales por allanamiento de las conductas incumplidas en los términos de la ley, mediante la asistencia a cursos dictados por la Superintendencia de Sociedades. Se espera poder emitir otros planes similares en otras materias.
2.4. Participación permanente de los equipos de la Superintendencia de Sociedades en la actualización de la normatividad interna, relativa a resoluciones, circulares y manuales, especialmente en la Circular Básica Jurídica, la cual debe ser una guía práctica para el cumplimiento normativo y la prestación de servicios por parte de la Entidad.
2.5. Elaboración de acuerdos con otras autoridades de supervisión para complementar la información con que cuenta la Superintendencia para el ejercicio coordinado de sus funciones.
2.6. Seguimiento periódico a planes, programas y estrategias de mejoramiento adoptados por las empresas.
2.7. Desarrollo de la función de supervisión, como policía administrativa, cuando se adviertan infracciones a las normas, mediante las cuales se podrá:
a) Impartir órdenes administrativas de corrección por incumplimientos leves y no reiterados. Cuando se evidencie un presunto incumplimiento normativo, la Entidad podrá adoptar medidas correctivas a través de órdenes administrativas, para subsanar las irregularidades, siempre que no constituyan un incumplimiento grave o reiterado.
b) Iniciar investigaciones administrativas sancionatorias. La Superintendencia de Sociedades podrá iniciar investigaciones administrativas sancionatorias por el incumplimiento de las normas societarias y contables, para lo cual se tendrá en cuenta su consecuencia disuasoria frente al comportamiento de los administradores societarios y demás obligados al cumplimiento de las disposiciones legales aplicables y órdenes e instrucciones de la Entidad, garantizando el debido proceso.
En este punto, se debe tener en cuenta que la finalidad de este tipo de investigaciones consiste en la imposición de sanciones por el incumplimiento de las normas, que promuevan la corrección de los incumplimientos y sirvan de medida disuasoria contra futuros incumplimientos. Es importante tener en cuenta que las investigaciones administrativas sancionatorias sólo están dirigidas a la imposición ex post de sanciones y, por ello, no tienen una función indemnizatoria ni buscan declarar la nulidad de alguna actuación en particular, pues para ello existen otras vías de orden judicial cuya competencia al interior de la Superintendencia corresponde a otras Delegaturas en ejercicio de funciones jurisdiccionales.
Por lo tanto, es de la mayor importancia que los supervisados y los usuarios de los servicios de la Superintendencia tengan en cuenta la diferencia de las funciones administrativas y judiciales de la Superintendencia de Sociedades al momento de realizar sus peticiones o demandas.
3. Actuación oportuna y temprana
Las actuaciones oportunas y tempranas por parte del supervisor en materia societaria y contable, son fundamentales para mitigar efectos adversos en los supervisados por el incumplimiento de las normas societarias y contables y situaciones críticas administrativas, jurídicas, financieras y contables que puedan ponerlos o revelen riesgos de insolvencia y, por ende, amenazar la productividad, competitividad y perdurabilidad de las empresas.
En ese sentido, la Superintendencia de Sociedades, además de las actividades pedagógicas y de cumplimiento de las normas, también ha puesto en marcha un sistema de alertas tempranas, para identificar situaciones de riesgo de insolvencia o incumplimientos normativos que permitan una actuación oportuna y temprana con el fin de mitigar la afectación al orden público económico.
Para estos efectos, se continuará con el desarrollo de algunas o varias de las siguientes actividades:
3.1. Revisión y ajuste permanente del Sistema de Alertas Tempranas creado por la Superintendencia de Sociedades para la mitigación del riesgo de insolvencia e incumplimiento normativo, el cual está o estará compuesto de alertas financieras, contables y jurídicas. Este sistema contiene instrumentos para el análisis masivo de datos.
3.2. Determinación de sociedades o sectores de la economía que presentan muy alto o alto interés de supervisión, conforme al sistema de alertas tempranas diseñado para tal fin, que requieran actuación prioritaria.
3.3. Determinación de muestras de sociedades que serían objeto de gestión para periodos específicos, conforme al sistema de alertas tempranas.
3.4. Elaboración de encuestas para conocer la situación de los supervisados, las principales problemáticas afrontadas, así como las estrategias implementadas para superar el incumplimiento, la crisis o el riesgo de insolvencia.
3.5. Emisión de instrucciones particulares, que propendan a corregir las irregularidades financieras, contables y jurídicas.
3.6. Realización de seguimiento periódico de los estados financieros de las muestras seleccionadas, según la herramienta de alertas tempranas y establecer planes de mejoramiento.
3.7. Realización de las acciones necesarias que le permitan incrementar las fuentes de información y aprovechar de mejor manera las existentes.
Para la Superintendencia de Sociedades es importante que los destinatarios de esta Circular Externa comprendan la política supervisión societaria y contable, la cual está dirigida a la preservación del orden público económico en beneficio de todas las entidades supervisadas, de manera que a través de la pedagogía, el cumplimiento normativo y la actuación oportuna y temprana sean más competitivas, productivas y perdurables, contando así con más empresa y más empleo en beneficio de todo el país.
Esta Circular Externa rige a partir de la fecha de su publicación. Publíquese, comuníquese y cúmplase.
El Superintendente de Sociedades,
Juan Pablo Liévano Vegalara.
<NOTAS DE PIE DE PAGINA>.
1. Visitas In Situ: son aquellas visitas remotas o presenciales que hará la Superintendencia a sus supervisados, con o sin previo aviso. Supervisión Extra Situ: son los requerimientos de información por escrito que hará la Superintendencia a sus supervisados y aquellas diligencias de tomas de información virtual.
2. Vigente hasta 31 de diciembre de 2021.
