CONCEPTO 61185 DE 2025
(julio 14)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA
MECANISMOS DELIBERATORIOS Y DECISORIOS
Síntesis: el mecanismo previsto en el artículo 20 de la Ley 222 de 1995 tiene un carácter meramente decisorio, ya que busca conocer el sentido del voto de cada uno de los miembros de la junta directiva respecto de determinado asunto, mientras que las reuniones no presenciales conllevan un proceso deliberativo para la toma de decisiones que debe sujetarse a las mismas reglas legales y estatutarias sobre convocatoria, quórum (para deliberar y decidir) y mayorías previstas para las reuniones presenciales.
«… mediante la cual formula una consulta relacionada con la 'custodia digital de actas' y la celebración de 'reuniones no presenciales de la junta directiva' de una entidad vigilada por esta Superintendencia, cuyos interrogantes se transcriben a continuación:
'¿Es jurídicamente viable que una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia custodie y conserve únicamente en medios digitales las actas de la junta directiva y de la asamblea general de accionistas, sin que sea necesario llevar libros físicos ni imprimir dichas actas, siempre que se garantice su integridad, autenticidad y disponibilidad conforme con la normatividad vigente?'
Al respecto, amablemente le informamos que el artículo 56 del Código de Comercio, en concordancia con la Ley 527 de 1999 (artículo 12) establece la posibilidad de llevar los libros de comercio en archivos electrónicos, siempre que se garantice en forma ordenada la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su conservación, de conformidad con las normas contables vigentes y aplicables al diligenciamiento de los libros de contabilidad.
De igual forma, el artículo 2.2.2.39.2 del Decreto 1074 de 2015 precisó que el registro de los libros de comercio en medios electrónicos debe 'surtirse ante la Cámara de Comercio del domicilio del comerciante, de conformidad con las plataformas electrónicas o sistemas de información previstos para tal efecto mediante las instrucciones que, sobre el particular imparta la Superintendencia de Industria y Comercio', función que en la actualidad ejerce la Superintendencia de Sociedades[1] (Circular Externa 100 -000002 del 25 de abril de 2022 de la Superintendencia de Sociedades).
Con fundamento en el anterior marco normativo, la Superintendencia Financiera a través de la Circular Básica Jurídica (C.E. 006 de 2025) Parte I, Título IV, Capítulo I, numeral 2 impartió las siguientes instrucciones a sus vigiladas respecto del registro de libros en Cámaras de Comercio:
Las entidades vigiladas deben atender lo dispuesto en el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio y, en consecuencia, inscribir en el registro mercantil los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios. En todo caso, las entidades vigiladas podrán llevar dichos libros en archivos electrónicos siempre que cumplan con los requerimientos establecidos en el artículo 56 del Código de Comercio y las disposiciones contenidas en el artículo 2.2.2.39.1. del Decreto 1074 de 2015 o las normas que lo modifiquen.
En ese orden, las entidades vigiladas por esta Superintendencia, en su condición de comerciantes, cuentan con la posibilidad de llevar los libros de comercio en archivos electrónicos, siempre que cumplan con las condiciones previstas en las normas aplicables a la materia: artículo 56 del Código de Comercio, la Ley 527 de 1999 (artículo 12) y el Decreto 1074 de 2015, sin que de estas disposiciones se deduzca la viabilidad de convertir los libros que se llevan en medios físicos a electrónicos.
La anterior consideración se realiza a partir del análisis del citado Decreto 1074 que en su artículo 2.2.2.39.4 se ocupa de establecer los requisitos que debe observar el comerciante para cumplir con la formalidad del registro de los libros ante las Cámaras de Comercio cuando decida llevarlos de manera electrónica, particularmente, el numeral 4 de este último artículo prescribe que para el registro de un libro por ese medio 'las páginas del libro físico que le antecedió, que no hubieran sido empleadas, deberán ser anuladas'.
En relación con el alcance de la citada disposición, es de anotar que la Circular Externa 100 -000002 del 25 de abril de 2022 de la Superintendencia de Sociedades, en su numeral 1.3.2.1 instruye a las Cámaras de Comercio sobre el deber de 'establecer los controles que impidan el registro en forma simultánea de un mismo libro, en medios electrónicos o de forma física, a fin de evitar su duplicidad'.
“¿Es jurídicamente viable que la junta directiva de una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia celebre de manera mensual reuniones no presenciales a través de manifestaciones de voto individuales, en los términos del artículo 20 de la Ley 222 de 1995 y demás normas aplicables, siempre que se cumplan los requisitos de información previa, comunicación y constancia establecidos por la ley?”
En atención a los términos de su inquietud, debemos precisar que el artículo 20 de la Ley 222 de 1995 consagra un mecanismo especial para la toma de decisiones por parte del máximo órgano social o de la junta directiva, en los siguientes términos:
Serán válidas las decisiones del máximo órgano social o de la junta directiva cuando por escrito, todos los socios o miembros expresen el sentido de su voto. En este evento la mayoría respectiva se computará sobre el total de las partes de interés, cuotas o acciones en circulación o de los miembros de la junta directiva, según el caso. Si los socios o miembros hubieren expresado su voto en documentos separados, éstos deberán recibirse en un término máximo de un mes, contado a partir de la primera comunicación recibida.
El representante legal informará a los socios o miembros de junta el sentido de la decisión, dentro de los cinco días siguientes a la recepción de los documentos en los que se exprese el voto.
Este mecanismo extraordinario para la toma de decisiones no debe confundirse con las reuniones no presenciales previstas en el artículo 19 de la misma Ley 222, a través de las cuales todos los socios o miembros de la asamblea de accionistas o la junta directiva pueden “deliberar y decidir” por comunicación simultanea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado.
Respecto de las reuniones no presenciales, el artículo 2.2.1.16.1 del Decreto 1074 de 2015 -Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo- (adicionado por el Decreto 398 de 2020) establece que cuando en esta se hace referencia a -todos los socios o miembros- 'se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente' (se resalta).
De igual forma, la norma impone al representante legal la obligación de 'dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva'.
Así mismo, el citado artículo dispone que 'las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quórum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995'.
Con referencia en el anterior contexto normativo, es dable indicar que el mecanismo previsto en el artículo 20 de la citada Ley 222 tiene un carácter meramente decisorio, ya que busca conocer el sentido del voto de cada uno de los miembros de la asamblea de accionistas o de la junta directiva respecto de determinado asunto, mientras que las reuniones no presenciales conllevan un proceso deliberativo para la toma de decisiones que debe sujetarse a las mismas reglas legales y estatutarias sobre convocatoria, quórum (para deliberar y decidir) y mayorías previstas para las reuniones presenciales.
Así las cosas, la entidad que pretenda realizar reuniones no presenciales deberá sujetarse a las reglas y formalidades previstas en los artículos 19 de la Ley 222 de 1995 y 2.2.1.16.1 del Decreto 1074 de 2015, y observar las reglas de convocatoria, quorum y mayorías establecidas en sus estatutos y en la ley.
Lo anterior, sin perjuicio de la posibilidad con que cuenta la respectiva sociedad de tomar decisiones bajo el mecanismo previsto en el artículo 20 de la Ley 222 de 1995, el cual como se indicó es extraordinario y al no tener carácter deliberativo no tiene las características propias de reunión del respectivo órgano social.
A este respecto, consideramos pertinente recordar que los establecimientos bancarios, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda, compañías de financiamiento, sociedades de capitalización y sociedades de servicios financieros deben tener una reunión ordinaria de junta directiva por lo menos una vez al mes (numeral 6 del artículo 73 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero).
…»
1. Artículo 70 de la Ley 2069 de 2020.
