CONCEPTO 220- 154956 DE 2023
(agosto 3)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
ASUNTO: Aspectos generales de la elaboración y aprobación de las actas.
Acuso recibo del escrito citado en la referencia por medio del cual plantea una consulta en los siguientes términos:
“1. ¿Las actas de reuniones sociales deben contener las intervenciones detalladas de todas las personas que participaron en la reunión, sin importar la calidad en la cual asistían a la asamblea? O simplemente, ¿debe contener un resumen de los principales puntos tratados y los resultados de aprobación?
2. ¿Qué sucede si el acta no es aprobada por la mayoría de los asistentes por la negativa de una parte de resumir o retirar unas expresiones?
3. ¿Cuánto tiempo tiene el presidente y la secretaria para poner a consideración su contenido?
4. ¿Se podría sustituir al secretario de la reunión con el fin de generar una redacción más imparcial?
5. ¿Se debe colocar el resumen de un dictamen de un tercero, que no ha sido debatido ni ha dado derecho de réplica?
6. En conclusión, si las reuniones sociales se realizan, pero no se aprueban las actas ¿qué se puede hacer para llevar el control en el libro de actas?
Sobre el particular, es preciso señalar que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020 y el numeral 2.3 del artículo 2 de la Resolución 100-000041 de 2021 de esta Entidad, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de una sociedad determinada.
En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, no comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento y tampoco pueden condicionar ni comprometer el ejercicio de sus competencias judiciales o administrativas en una situación de carácter particular y concreto.
Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos:
Respecto de las inquietudes planteadas en los numerales primero, cuarto y quinto relacionadas con la elaboración de las actas, es precio traer a colación los dispuesto en los artículos 189 y 431 del Código de Comercio(1), los cuales son del siguiente tenor:
“ARTÍCULO 189. Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.
La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.
(...)
ARTÍCULO 431. Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal.
Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura.” (Subrayado fuera de texto)
Así mismo se reitera lo establecido en el numeral 3.25 del Título IV del Capítulo III de la Circular Básica Jurídica No. 100-000008 del 12 de julio de 2022 proferida por la Superintendencia de Sociedades:
“3.25. Actas de las reuniones del máximo órgano social. Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma o por las personas de la reunión que se designen para tal efecto y firmadas por el presidente y el secretario de la misma.
En la elaboración de las actas deben observarse las siguientes reglas:
3.25.1. Serán numeradas cronológicamente y en forma continua, de modo que el número de la primera reunión del año lleve el número siguiente a la de la última reunión del año anterior.
3.25.2. Las actas deben incluir al menos, la siguiente información:
a. Número consecutivo del acta.
b. Ciudad donde se efectúa la reunión.
c. Fecha y hora en la que se realiza la reunión.
d. Fecha en que se convocó, salvo que se trate de una reunión universal.
e. Indicación de quien hizo la convocatoria y la calidad en que la efectuó.
f. Medio utilizado para convocar la reunión.
g. Lugar donde se llevó a cabo la reunión.
h. Nombre de la sociedad.
i. Verificación del quórum y lista de socios que asisten en las sociedades de personas o las acciones que están representadas en la reunión. Si concurren a través de apoderado, se indicará su nombre y si el asociado es una persona jurídica o un incapaz, se indicará en qué calidad actúa su representante.
j. El orden del día.
k. La indicación de las personas que actúen o se designen como presidente y secretario y el número de votos con que fueron elegidos.
l. Las decisiones adoptadas con el número de votos que se emitieron a favor, en contra o en blanco.
m. Las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión.
n. Las designaciones efectuadas.
o. La fecha y hora de clausura de la reunión.
p. El original del acta debe firmarse por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión o, en su defecto, por el revisor fiscal, así como por las personas comisionadas para aprobar el acta, en caso de haber sido nombrada una comisión para tal efecto.
q. Los estados financieros de fin de ejercicio, sus notas y demás anexos, así como los informes del representante legal, de la junta directiva y del revisor fiscal, deben incluirse en el cuerpo del acta o como anexos a ella, en la forma como hayan sido presentados a los asociados durante la reunión(2).”
En adición a lo anterior, a continuación, se exponen los apartes pertinentes del concepto 220-182949 del 29 de agosto de 2022, mediante el cual esta Oficina se pronunció en los siguientes términos:
“(…)
En primer lugar, es necesario poner de presente que la legislación mercantil no indica la forma como deben elaborarse las actas de reuniones de una Junta Directiva; sin embargo, es esencial que en el cuerpo de éstas quede debidamente consignado lo ocurrido en la sesión respectiva, máxime cuando el acta constituye en un documento soporte de prueba.
(...)
La norma anterior, en concordancia con el artículo 431 de la misma obra, nos indica la forma como deben ser elaboradas las actas de la asamblea general de accionistas o junta de socios, en donde, entre otros, debe establecerse el lugar, la fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura(3).” (Subrayado fuera de texto)
Conforme a lo expuesto, queda clara la información mínima que deben contener las actas de reuniones del máximo órgano social de una sociedad.
En cuanto a la segunda inquietud relacionada con la aprobación de las actas, en el mismo concepto 220-182949 de 2022 se manifestó lo siguiente:
“(...) En lo atinente a la aprobación de las actas de la Junta Directiva por parte de los miembros que la conforman, observamos que el Código de Comercio tampoco consagra previsiones al respecto adicionales a la contenida en su artículo 441, el cual señala que en el registro mercantil se inscribirá la designación de representantes legales mediante copia de la parte pertinente del acta de la junta directiva o de la asamblea, en su caso, una vez aprobada, y firmada por el presidente y el secretario, o en su defecto, por el revisor fiscal.
A contrario sensu, en lo relativo a las actas de asamblea de accionistas el artículo 189 del Código de Comercio, de manera nítida señala que las decisiones que adopte el máximo órgano social de la compañía deben constar en actas debidamente aprobadas o bien por la misma asamblea, o por las personas que
A contrario sensu, en lo relativo a las actas de asamblea de accionistas el artículo 189 del Código de Comercio, de manera nítida señala que las decisiones que adopte el máximo órgano social de la compañía deben constar en actas debidamente aprobadas o bien por la misma asamblea, o por las personas que se designen para dicho propósito. Dichas actas una vez aprobadas deben ser firmadas por el presidente y el secretario que actuaron en dicha sesión(4)” (Subrayado fuera de texto)
En este sentido, es claro que las actas de asamblea de accionistas deben ser aprobadas por el mismo órgano, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto.
Respecto de su tercera pregunta, se informa que no existe un término fijado por la ley para elaboración del acta; sin embargo, se recomienda que una vez agotado el orden del día se proceda inmediatamente a elaborar el acta y se someta a consideración del órgano o que se designe una comisión en la reunión para tal efecto. Lo anterior, en la medida que aunque no exista un término fijado por la ley para elaborar y asentar las actas, esto no significa que la sociedad esté exenta de dar cumplimiento a tal obligación, pues se debe tener presente que como todo comerciante, la sociedad tiene el deber de conservar y llevar con arreglo a la ley los libros y documentos relacionados con sus negocios y actividades, so pena de que la Superintendencia de Sociedades, en ejercicio de sus funciones, pueda imponer multas o sanciones por el incumplimiento de la ley, los estatutos y las órdenes que la misma imparta.
Ahora bien, para el caso de las reuniones no presenciales y para el “otro mecanismo para la toma de decisiones” consagrados en los artículos 19 y 20 de la Ley 222 de 1995, el artículo 21 de la misma ley señala que las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo(5).
Por último, la respuesta a la sexta pregunta se encuentra subsumida en las respuestas dadas a las demás preguntas.
En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y que en la Página WEB de esta Entidad puede consultar directamente la normatividad y los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, así como el aplicativo Tesauro donde podrá consultar la doctrina jurídica y la jurisprudencia mercantil de la entidad.
1. COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 410 de 1971. Artículos 189 y 431. Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo comercio.html
2. COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular 100-000008 DE 2022 (julio 12). Asunto: Circular Básica Jurídica. Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/documents/107391/161153/Circular+100-000008+de+12+de+julio+de+2022.pdf/64cf7caa-1459-0c5c-65b8-b4c1 d744569d?version=1.0&t=1671572805862
3. COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-182949 de 2022 (agosto 29). Asunto: Actas de Junta Directiva-Elaboración y Aprobación. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/5SpkJYMBEuABJIgadk7K
4. Ibídem
5. COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 222 de 1995. (20 de diciembre de 1995) Asunto: Por la cual se modifica el Libro II del Código de Comercio, se expide un nuevo régimen de procesos concursales y se dictan otras disposiciones. Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley 0222 1995.html#19
